Fluxul de informații - Acesta este un set de mesaje circulante necesare pentru gestionarea și controlul. Fluxul de informații poate exista sub formă de hârtie și documente electronice.

Tipuri de fluxuri de informații

Întreprinderea modernă este pătrunsă cu fluxuri de materiale, adică mișcarea resurselor materiale, producția neterminată, produsele finite.

Fluxurile de informații la o întreprindere modernă sunt generate de fluxurile de materiale și sunt fluxurile de mesaje în vorbire, documentate și alte forme între legăturile companiei și între companie și mediul extern. În foarte curând general Puteți aloca:

1. Blocul de logistică.

2. bloc strategic.

3. Blocul financiar.

Luați în considerare un conținut aproximativ de fluxuri de informații. Prima denotă modelul de informare Una dintre domeniile importante ale întreprinderii este un bloc logistic (Figura 2.4).

Figura 2.4 - Modelul de informare al procesului de gestionare a achizițiilor

Conform studiilor moderne, modelul de informare al procesului de gestionare a achizițiilor este considerat format din mai multe componente.

Primul bloc - Informații primite:

1. "Date despre inventar" - bază de date pentru rezervele disponibile.

2. "Aplicații ale întreprinderilor" - depunerea cererilor de aprovizionare.

3. "Volumul planificat de producție, servicii" - Programul de producție.

4. "Informații privind sursele sursă" - directoare, baze de date și alte surse de informații despre furnizori.

5. "Informații privind progresul executării ordinului, contractului" - informații furnizate cu privire la progresul contractelor încheiate pentru furnizarea de produse.

6. "produse furnizate" - furnizate în cadrul produselor contractuale.

Al doilea bloc- Outcoming:

1. "Aplicații respinse" - respinse din diverse motive pentru subdiviziuni (nerezonabile, imposibilitatea implementării, refuzul furnizorilor și altele).

2. "Contracte, contracte" - deținuți pentru contracte de furnizare.

3. "Documente financiare" - Documentație financiară pentru contracte concordate (Conturi Advance, Conturi pentru plată).

4. "Bunuri la depozit" - primirea de bunuri care au trecut controlul de intrare, depozitului.

5. "Întoarcerea bunurilor" - RETURNUL Furnizorului de calitate slabă sau neconformă.

6. "Datele de inventar actualizate" - informații rafinate privind rezervele din baza de date.

Blocul de control Include:

1. "Norme de aprovizionare" - norme de consum semnificative (cărți de referință, manuale etc.).

2. "Condiții de achiziții publice admise" - Termeni de livrare acceptabili (cost, timp etc.).

3. "Acorduri pe termen lung" - a stabilit acorduri pe termen lung, parteneriate și alte condiții de aprovizionare existente.

4. Standarde de calitate - standarde de calitate montate.

Diviziile care lucrează cu fluxurile de informații sunt, de asemenea, prezentate în Figura 2.5. Acesta este "departamentul de logistică", "Departamentul de Planificare și Economie" ("Departamentul de Planificare"), "Contabilitate" și "Depozit"; În plus, subdiviziunile comandate care prezintă cereri de furnizare (producție "și altele).

VII. LOGISTICĂ

4. Logistica informației

Importanța creării și utilizării sistemelor informatice în sistemele logistice

Procesul de control al MP se bazează pe prelucrarea informațiilor care circulă în sistemele logistice. O condiție prealabilă pentru munca convenită a tuturor legăturilor LC este prezența sistemelor informatice, care sunt similare sistemului nervos central, este capabil să ia rapid și economic semnalul dorit la punctul dorit la momentul potrivit. Una dintre cele mai importante condiții pentru funcționarea cu succes a producției este o prezență a unui astfel de sistem de informații care ar lega toate activitățile (furnizarea, producția, transportul, depozitarea, distribuția etc.) și gestionează-o pe baza principiilor din ansamblu. La nivelul actual, dezvoltarea producției sociale a devenit evidentă că informațiile sunt factorul de producție independentA căror oportunități potențiale sunt deschise de perspective extinse pentru consolidarea competitivității firmelor. Fluxurile de informații sunt acele fire de legare la care sunt laminate toate elementele sistemului logistic.

Informații logistică. organizează un flux de date care însoțește MP, crearea și gestionarea sistemelor informatice (IP), care oferă tehnică și programare transmiterea și prelucrarea informațiilor logistice. Subiect Studii informații logistică. Caracteristicile construcției și funcționării IP-ului, care asigură funcționarea dansurilor. Scopinformații Logistica este construcția și funcționarea sistemelor informatice care oferă disponibilitate : 1) informațiile necesare (pentru gestionarea MP); 2) în locul potrivit; 3) la momentul potrivit; 4) conținutul necesar (pentru factorul de decizie); 5) cu costuri minime.

Cu ajutorul logisticii și îmbunătățirii informațiilor pe baza metodelor de planificare și management în societățile din țările industriale de vârf, procesul se produce în prezent, din care este esența căreia este înlocuirea stocurilor fizice cu informații fiabile.

Fluxul de informații. Tipuri de fluxuri de informații. Interrelierea informațiilor și a fluxurilor de materiale

Fiecare MP corespunde unui flux de informații. Fluxul de informații (IP) -acesta este un flux de mesaje în vorbire, document (hârtie și electronică) și o formă diferită generată de deputatul original din medicamentele luate în considerare între medicamente și un mediu extern și destinat implementării funcțiilor de control. În fila. 4.1 prezintă una dintre clasificările posibile ale capului.

Între MP și IP, nu există o compoziție fără echivoc, adică Sincronicitatea în momentul apariției, orientării etc. IP poate fi înaintea deputatului (negociere, contractare etc.) sau în spatele acesteia (informații privind obținerea bunurilor livrate):
· înainte Fluxul de informații in tejghea Direcția conține, de regulă, informații despre ordin;
· înainte Fluxul de informații B. drept Direcția este mesaje preliminare despre sosirea viitoare a încărcăturii;
· in acelasi timp Fluxul de material este informații în drept direcția parametrilor cantitativi și calitativi ai deputatului;
· ca urmare a Pentru fluxul de material în tejghea Direcția poate fi deținută informații privind rezultatele acceptării încărcăturii în cantitate sau calitate, o varietate de plângeri, confirmare.

Este posibilă prezența mai multor sp, care însoțește MP.

Tabelul 4.1.

Clasificarea fluxurilor de informații

Semn de clasificare
Atitudinea față de LS și legăturile sale	Internă, externă, orizontală, verticală, intrare, weekend
Tipul de transportatori de informații	Pe hârtie, medii magnetice, optice, digitale, electronice
Utilizarea periodică	Regular, periodic, operațional
Atribuirea informațiilor	Directiva (gestionarea), reglementarea, contabilitatea și analitică, auxiliară
Gradul de deschidere	Deschis, închis, secret
Metoda de transfer de date	Curier, Mail, Telefon, Telegraph, Televizor, Email, Fax, prin rețele de telecomunicații
Modul de schimb de informații.	"On-line", "off linia"
Direcția față de MP	În direcția înainte cu deputați, în contra-direcție cu MP
Sincronicitate cu MP.	Avansat, simultan, ulterior

Sistem informatic. Tipuri de sisteme informatice pe micro nivel

Sistem informatic - Acesta este un set cu siguranță organizat de echipamente de calcul interdependente și software.Permițându-vă să rezolvați anumite probleme funcționale, de exemplu, în sarcini de gestionare logistică - MP. Cele mai frecvente IP sunt împărțite în două subsisteme: funcționale și furnizoare. Subsistem funcționalse compune dintr-un set de sarcini rezolvate grupate prin semnul obiectivului comun. Obessubsistemul de panțos Include următoarele elemente: tehnic furnizarea, adică un set de mijloace tehnice care asigură prelucrarea și transmiterea fluxurilor de informații; info. Prevedere care include diverse cărți de referință, clasificatoare, codificatori, descrieri formalizate de date; suport matematic, adică setul de metode de rezolvare a problemelor funcționale.

Nivelurile micro distinge următoarele trei tipuri de IP:

1) Planificat IP sunt create cu privire la nivelul administrativ al managementului pentru a face soluții pe termen lung: crearea și optimizarea legăturilor lanțului logistic; planificarea productiei; management general rezerve; Gestionarea rezervelor și a altor persoane.

2) Expirație sau expedierea este creată la nivelul gestionării depozitului sau a atelierului pentru a asigura activitatea bine stabilită a LAN, pentru luarea deciziilor pe termen mediu și lung: eliminarea transportului intra-store sau intra-apă; Selectarea bunurilor la comenzi și achiziția acestora; contabilizarea mărfurilor expediate; Gestionarea detaliată a stocurilor.

3) Executiv IP sunt create la nivelul managementului administrativ sau operațional pentru a executa vârstele de zi cu zi în timp real: controlul deputatului; gestionarea operațională a serviciului de producție; Managementul mișcării etc.

Sistemele de informare planificate rezolvă problemele care leagă medicamentele cu deputați cumulativ. În același timp, este supusă planificării finale în lanțul "de producție-furnizare a vânzărilor, care vă permite să creați un sistem eficient de organizare a producției, construit pe cerințele pieței, cu emiterea necesară Cerințe pentru sistemul de suport material și tehnic al întreprinderii. Aceste sisteme planificate "leagă" sistemul logistic în mediul extern, la fluxul de material cumulativ.

Sistemele de dispută și executive detaliază planurile planificate și asigură execuția lor în locurile de producție separate, în depozite, precum și locurile de muncă specifice.

Integrarea verticală și orizontală a sistemelor informatice

În conformitate cu conceptul de logistică, sistemele informatice legate de diferite grupuri sunt integrate într-un singur IP. Există o integrare verticală și orizontală. Integrare verticala se ia în considerare relația dintre sistemele planificate, dispositive și executive prin fluxuri de informații verticale. Schema schematică Fluxurile de informații verticale care leagă sistemele planificate, dispusul și sistemele executive sunt prezentate în fig. 4.1.

Integrare orizontală este luată în considerare relația dintre complexele individuale de sarcini în dispoziția și servomotoarele prin fluxuri de informații orizontale.

Smochin. 4.1. Schema schematică a fluxurilor de informații verticale în sistemele microloști

Capitolul 2. Gestionarea fluxurilor de informații ale întreprinderilor industriale bazate pe optimizarea gestionării documentelor

2.1. Fluxurile de informații ale întreprinderii: Structura și caracteristicile construcției

În general, domeniul de informare al întreprinderii poate fi împărțit în propriul său și extern. Proprii Câmpul de informare combină informațiile care apar în cadrul întreprinderii. Aceste informații trebuie atribuite la 1:

Datele contabile și alte rapoarte obligatorii pentru perioadele actuale și anterioare;

Documentele primare ale contabilității contabile, comerț și funcționare;

Comenzi și ordine ale capului și managerilor tuturor unităților (scrise și orale);

Gestionarea documentelor interne de date (hârtie și electronică);

Rezultatele analizei proprii a activităților financiare și economice;

Alte date (de exemplu, rezultatele sondajului angajaților întreprinderii).

Este important de menționat că calitatea propriului domeniu de informare al întreprinderii depinde în principal de poziția întreprinderii în sine (în primul rând, conducerea). O structură de gestionare organizațională clară, o distribuție rațională a taxelor funcționale în rândul personalului, contabilității fiabile și convenabile pe baza sistemelor moderne automate, un sistem bine gânditor de gestionare a documentelor contribuie la îmbunătățirea și dezvoltarea domeniului informațional, care, La rândul său, duce la îmbunătățirea calității deciziilor manageriale. Dimpotrivă, ignorarea pentru colectarea, prelucrarea și analizarea informațiilor interne este plină de probleme grave atunci când gestionați procesele de afaceri în întreprindere. Cu toate acestea, optimizarea câmpului de informații interne a sarcinii întreprinderii este destul de simplă față de domeniul extern.

Faptul este că câmpul dvs. este format în detrimentul surselor interne de informații care pot fi ușor verificate pentru exhaustivitate și precizie. În cazul unui câmp extern, acest lucru nu este garantat. Numărul de soiuri de informații externe și sursele sale este foarte mult, așa că ne limităm pe lista principală:

Legile, decretele, ordinele și alte documente de reglementare ale nivelului federal;

Acte de reglementare ale industriei, nivel regional și local (adesea contradictorii);

Comentarii privind actele de reglementare de mai sus (presă, alte materiale media, baze de date, internet);

Datele privind starea industriei (mass-media, internet, rezultatele cercetărilor înregistrate);

Datele privind starea economiei globale (mass-media, baze de date, internet);

Informații de la clienți (feedback);

Concluziile consultanților și experților, rezultatele cercetărilor și auditurilor de marketing externe (personalizate).

Listați pe scurt principalele probleme apărute la crearea unui câmp de informații externe.

Informații parțiale. În unele cazuri, sursa nu oferă toate informațiile, dar o parte din ea. În același timp, nu este clar unde și cum să găsiți informațiile lipsă.

Fiabilitatea informațiilor. O parte din informație (în special în unele medii și Internet) pare a fi dubioasă și, în unele cazuri, și false. Cu toate acestea, ar putea să nu fie alte surse și apoi trebuie să luați în considerare aceste informații sau să renunțați.

Contribuabilitatea informațiilor. Unele surse contravin altora și este imposibil să se determine cu siguranță o sursă fiabilă.

Redundanță de informații. Informațiile sunt prea detaliate și este necesar un efort considerabil pentru a evidenția partea afacerii.

Eterogenitatea informațiilor. Informațiile din diferite surse intră diverse forme (pe hârtie, oral, e-mail, sub formă de grafice și tabele, sub formă de fișiere de internet de diferite codificări etc.). Este destul de dificil să organizați unificarea acestor informații pentru depozitarea și prelucrarea ulterioară pe o singură tehnologie.

După cum se poate vedea chiar și din această listă scurtă de probleme, formarea și întreținerea câmpului de informare a întreprinderii în stare bună este o sarcină foarte dificilă. Cu toate acestea, este necesar să o rezolvăm, deoarece prețul unei erori serioase de gestionare este incomensurabil mai mare.

Aceasta va face față fluxului extern și intern al informațiilor, astfel încât managerul să poată lua decizii eficiente și să efectueze cu succes afacerile companiei - acesta este scopul sistemului de management al informațiilor (IUE).

În majoritatea cazurilor, sistemele de gestionare a informațiilor sunt utilizate cel mai adesea suficient pentru a fi utilizate numai ca mijloc de automatizare a anumitor procese, pentru colectarea și prelucrarea unei varietăți de informații și rezolvarea altor sarcini locale, intersecția suspicioasă cu linia generală de dezvoltare a companie.

Fundamental nou nou concept de creație corporativă sistem informatic (KIS) Spre deosebire de cea mai mare parte a Meses existente până în prezent, ar trebui să se concentreze pe rezolvarea obiectivelor strategice ale companiei, inclusiv o scădere a costurilor bugetului și a costurilor produselor, îmbunătățind eficiența managementului și asigurarea atractivității investițiilor sale, conducerea existentă Piețele de vânzări și mastering noi activități. Astfel, se poate spune că acest sistem corporativ este platforma bazată pe un nou model de afaceri avansat al unei companii de afaceri este o afacere profitabilă și profitabilă, iar compania are acces la un nou nivel de competitivitate.

Se propune să se ia în considerare caracteristicile distinctive ale IUS și KIS (Figura 2.1).

Astfel, sistemele de gestionare a informațiilor utilizate cel mai adesea suficient doar ca mijloc de automatizare a anumitor procese, pentru colectarea și prelucrarea unei varietăți de informații și rezolvarea altor sarcini locale, lipirea suficient de a intersecta cu linia generală de dezvoltare a companiei.

Spre deosebire de Jus, printre componentele KIS, asigurând activitatea eficientă a companiei în ansamblu, - un sistem Gestionarea companiei, sisteme automate de control ale proceselor tehnologice, complexe de rețea și de telecomunicații ale sistemului de transmisie a informațiilor de telemetrie, sisteme de suport pentru viață, internet și soluții Intranet.

Sistemul de informații corporative este strict ca un singur complex de software și soluții tehnice și organizaționale care acoperă toate procesele de producție, tehnologice, financiare și economice și combină toate unitățile întreprinderii într-un singur spațiu de informare.

Un cerc sarcini specificeRezolvată ca urmare a creării unui sistem informatic co-temporal, include:

Asociere într-un spațiu unic de informare al majorității terenurilor teritoriale de la alte obiecte și diviziuni ale companiei;

Transmisie de mare viteză pe canale de comunicare ale oricăror tipuri de fluxuri de informații;

Activitățile de sprijin ale tuturor diviziilor și obiectelor întreprinderii;

Automatizarea tuturor proceselor tehnologice și de afaceri ale companiei, controlul operațional și gestionarea proceselor pro-producție, transport și vânzări, așezări reciproce cu consimțări și furnizori, gestionarea personalului etc.;

Mijloace puternice de prelucrare și analiză a formării obținute, calculul costului planificat și real al pro-ducei;

Asigurarea nivelului necesar de securitate și protecție resurse de informare Întreprinderi.

Figura 2.1. - procesul de transformare a sistemului de gestionare a informațiilor al întreprinderii la sistemul de informații corporative

Rezultatul principal al implementării sistemului de informații corporative ar trebui să fie crearea unui mecanism eficient și eficient de gestionare, care acoperă procesele de afaceri - financiare și producție, tehnologice, marketing, vânzări etc. Ca urmare, Corporația se extinde la un nivel calitativ nou de gestionare și planificare a activităților sale.

Crește randamentul pe cheltuială:

Stabilirea disciplinei de plată și controlul clar asupra calculelor, creanțelor și datoriilor și colegilor;

Gestionarea eficientă a tuturor tipurilor de resurse și crearea unui sistem flexibil de planificare strategică și operațională.

Reducerea costurilor are loc datorită:

Optimizarea politicilor contabile și fiscale, introducerea unui mecanism uniform pentru calcularea și plata impozitelor;

Posibilitățile de redistribuire operațională a fluxurilor materiale.

În același timp, atractivitatea investițiilor crește prin utilizarea standardelor mondiale general acceptate de contabilitate și completă "transparență" a fluxurilor financiare și economice pentru investitori și creditori, precum și calitatea și eficiența roboților RA-a fiecărei unități de întreprindere. Acesta din urmă se datorează:

Crearea unui spațiu unic de informare pentru sistemele tehnologice și de afaceri, creând o singură bază a cunoștințelor întreprinderii;

Introducerea standardelor intracorporate și utilizarea unei tehnologii unice de procesare a informațiilor la toate nivelurile de management;

Introducerea sistemelor electronice de gestionare a documentelor, care vor putea organiza rațional fluxurile interne și externe;

Organizații de control personal clar asupra executării ordinelor, comenzi.

Formarea unui singur domeniu de informare al companiei se bazează pe obținerea de informații din diferite surse. Prin urmare, pentru a asigura utilizarea efectivă, o serie de principii care garantează rezultatul sprijinului de informare ar trebui luate în considerare. La organizarea de sprijin in-formațional, este necesar să se procedeeze de la o serie de dispoziții noi (principii).

Principiul interacțiunii. Sub aceasta se înțelege principalele orientări care mediază obiectivul, conținutul și formele de cooperare în afaceri în întreprindere.

Principiul legalității. Sub aceasta este înțeleasă de îndeplinirea omniprezentă, necondiționată și exactă a tuturor funcționarilor și diviziilor legislației în vigoare.

Principiul parității (egalității) părților și împărțirea competenței lor.

Principiul confidențialității. Valoarea și confidențialitatea majorității informațiilor utilizate în interacțiunea interacționează, implică necesitatea pentru nerespectarea de stat, de serviciu și de secrete comerciale, alte informații protejate prin lege, asigurând completitudinea și actualizarea datelor.

Principiul despăgubirii. Întrebarea de despăgubire este bogată în Ogov în contracte separate sau în acte normative relevante.

Principiul compatibilității informațiilor. Fără implementare tehnologia Informatiei O interacțiune eficientă între unități este imposibilă. Când procesează imens Mac-Sivov o varietate de informații mijloace tehniceefectuarea acestei sarcini, trebuie să "înțeleagă" reciproc, care se realizează din cauza principii generale compatibilitatea informațiilor. Acest principiu ar trebui să se bazeze pe dezvoltarea tuturor sistemelor complexe de informare asociate nevoii de interacțiune.

Sistemul de informații corporative pentru gestionarea unei companii medii sau mari trebuie să fie inerent în următoarele semne:

Funcționalitate ridicată;

Arhitectura modulară;

Performanta ridicata;

Flexibilitate ridicată în conformitate cu cerințele clientului;

Configurarea flexibilă a locului de muncă;

Delimitarea centralizată a puterilor utilizatorilor;

Respectarea deplină a actelor de reglementare și legislativă;

Orientare în medii tehnice și software accesibile.

Structura funcțională a sistemului informațional al companiei este prezentată în Figura 2.2.

Figura 2.2. - structura internă a sistemului informatic al întreprinderii industriale

Ca parte a subsistemului "Contabilitate operațională", sunt implementate următoarele funcții:

a) vânzări: efectuarea de contracte pentru furnizarea de produse; Formarea comenzilor pentru expedierea produselor; transmiterea datelor într-un apartament de contabilitate financiară; stabilirea unei legături cu decretele vamale (GTD); Imprimarea comenzilor și a încasărilor de asigurare; Fortificarea transporturilor de produse; menținând o "linie de credit" a clientului;

b) depozitele de materii prime și materiale: înregistrarea documentelor de primire și rasă; Înregistrarea facturilor pentru re-executarea internă; înregistrarea cheltuielilor comerciale; Contabilitate pentru obiecte cu valoare redusă și fără obiecte gratuite; Formarea datelor pentru sectoarele de decontare cu furnizori și contractori, formarea de raportare privind circulația TMC;

c) Sistemul de contabilizare a transportului feroviar: Contabilitatea conturilor personale; Contabilitate pentru serviciile de fier Doro-GI; Monitorizarea testelor așteptate și bani pe drum; Formarea documentației de raportare și a altor persoane.

În subsistemul de management financiar, sunt puse în aplicare următoarele tipuri de lucrări:

a) debitori / creditori: calcule cu debitorii pentru produse expediate; efectuarea de operațiuni reciproce; efectuarea operațiunilor facturilor; Contabilitatea contractelor de export; Analiza de-bitori și a datoriilor;

b) operațiuni bancare: înregistrarea documentelor bancare; Solduri contabile pe conturi; Operațiuni de vânzare / cuplare;

c) planificarea și analiza financiară: compilarea bugetului consolidat al societății și controlul executării acestuia; Analiza detaliată a situației financiare a societății; contabilitate monetară în veniturile companiei;

d) Contabilitate: Formarea automată a unui procuror în cartea principală pe baza documentelor primare, planul flexibil de construcție a conturilor contabile, formarea tuturor postărilor contabile din sistem, formarea unui echilibru contabil.

Următoarele funcții sunt implementate în subsistemul de producție:

a) Calculul costului planificat al produselor flexibile a programului de producție, calculul necesității de produse semifinite, formarea unui calcul consolidat și implementat, calculul costului comercial, analiza profitabilității, analiza comparativa cost,

b) calcularea și analiza costurilor de producție, formarea și analiza costului de producție al produselor în conformitate cu articolele cu costuri, analiza costurilor de 1 ruble de pro-dlucare a mărfurilor, o analiză comparativă a afirmației planificate și efective;

c) depozitul de produse finite, reprezentând primirea produselor în depozit, contabilizarea consumului de produse finite, formarea de rapoarte privind circulația produselor finite.

În subsistemul "Instrumente fixe", sunt implementate funcții:

(a) contabilizarea activelor fixe, pregătirea documentației privind ipoteca, eliminarea și circulația activelor fixe, calculul deducerilor de amortizare; Reprezentând circulația activelor fixe, formarea structurii de vârstă a echipamentului etc.;

b) punerea în aplicare și alte eliminări a activelor fixe, pregătirea facturilor, contabilizarea veniturilor din implementarea activelor fixe, raportare.

Subsistemul "Administrator de sistem" este implementat:

a) Controlul accesului este un cadru flexibil al competențelor utilizatorului din subsistem, organizarea grupurilor de utilizatori, restricționând accesul la datele diviziilor individuale;

b) integritatea datelor; Sistemul de instrumente de pro-gram specializate care vizează menținerea integrității logice și fizice a acestor sisteme; monitorizarea operațională a acțiunii utilizatorilor; Controlul static al utilizatorilor activi;

c) înregistrarea de monitorizare a erorilor erori de sistem.; apariția con-trol, analiza cauzei; economisind contextul erorilor dezvoltatorului;

d) gestionarea rapoartelor tipărite;

e) Configurarea parametrilor de sistem: Configurarea pe "Sistemul VLA-Delta"; Configurarea la specificul contabilității și organizării activității economice, stabilirea parametrilor sistemului de sistem; Setarea plasării datelor.

Gestionarea internă a fluxurilor de informații ale întreprinderii se bazează pe conceptul de gestionare a documentelor.

Succesul activităților de management este evaluat în mare măsură de cât de repede și calitativ prelucrarea tuturor documentelor necesare, a căror mișcare este efectuată de anumite rute din plasarea sau primirea organizației care urmează să fie trimise organizațiilor interesate sau depunerii în arhivă. Această mișcare a documentelor este denumită fluxul de documente 1. Trebuie să fie organizată astfel încât să nu existe întârzieri și clustere de documente la locul de muncă. În acest scop, în organizații este necesar să se dezvolte rutele de documente și să stabilească calendarul specific al șederii lor de la fiecare interpret, să monitorizeze pasajul lor pe toate locurile de muncă. Procedura de deplasare a documentelor poate fi reprezentată după cum urmează (Figura 2.3).

Figura 2.3. - Schema de deplasare a documentelor la întreprindere

Organizarea corectă a muncii cu documentele depinde de cât de clar funcțiile și funcțiile între angajați ale întreprinderii sunt descărcate. Cunoașterea exactă a îndatoririlor lor crește responsabilitatea fiecărui angajat și elimină duplicarea operațiunilor atunci când lucrează cu documente.

În conformitate cu scopul de a crea documente sunt împărțite în:

Dozatoare (ordine, indicație);

Organizațională (poziție, charter, instruire, protocol);

Informații și referințe (sesizare, raportare notă explicativă, act, scrisoare de serviciu, telegramă, mesaj telefonic, faxogram, contabilitate rack de călătorie);

Personal (autobiografie, declarație, procura).

Trei grupe de documente pot fi distinse în documentația de gestionare:

Internă (creată în organizație și nu odată cu aceasta) - Documentație administrativă, de referință și de informare;

Intrarea (intrarea în organizație). Acestea includ documente ale organismelor de conducere mai mari (decizii, decizii, ordine, instrucțiuni, orientări și scrisori metodologice), documente ale altor organizații (scrisori, decizii, acte), recursul cetățenilor etc.;

(Trimis la alte organizații) - scrisori de raportare programată.

Documentele sunt distribuite organizației în conformitate cu unitățile și artiștii fun-kztsi. Aceste funcții sunt consacrate în prevederile privind unitățile structurale și în instrucțiunile oficiale ale artiștilor interpreți sau executanți.

Procesarea documentelor primite.

Documentele primite (adică întreaga corespondență introdusă în orientare prin poștă, telegraf, fax sau orice alt mod) trebuie să treacă prelucrarea transmiterii. Un angajat de expediție verifică în primul rând corectitudinea livrării corespondenței, conservarea acesteia (absența deteriorării ambalajului, caracterul complet al materialelor trimise etc.). Toate plicurile sunt deschise, cu excepția corespondenței personale. Plicurile sunt distruse, cu excepția cazurilor în care plicul conține "confidențial" sau "urgent", precum și la adresa expeditorului, datele de trimitere și încasări sunt afectate numai de plicuri. Prelucrarea expediționar a documentelor ar trebui pusă în aplicare în ziua primirii acestora către organizație.

Apoi documentele primite sunt sortate prin înregistrate și neregulate. Nu toate documentele primite sunt supuse înregistrării. Organizația însăși determină lista documentelor neînregistrate. De regulă, scrisori de felicitare, cataloage, publicații tipărite (broșuri, reviste), întâlniri etc.

În documentele înregistrate, ștampila de înregistrare este aplicată, conținând numele organizației, data sosirii documentului, numărul acestuia.

Documentele primite sunt pre-tratate în pivniță, unde sunt distribuite fluxurilor:

Liderii organizației - pentru o examinare obligatorie;

Diviziuni structurale - pentru execuție. Documentele care sunt efectuate de mai multe divizii sunt înmulțite și transmise simultan tuturor artiștilor interpreți sau executanți.

Șeful organizației, având în vedere documentul, determină insulele, îi oferă instrucțiuni clare și specifice și stabilește termenele reale. Aceste orientări sunt întocmite sub forma unei reduceri pe document în sine. Informații despre performer și data de execuție a documentului sunt înregistrate de secretarul referențial la revista de înregistrare și să servească drept bază pentru a lua un document de control.

Documentul cu rezoluția managerului este transferat contractorului și este în activitatea sa până la decizia finală a problemei. Cog-Da Lucrarea pe document este finalizată, pe document este semnul executării și direcției sale în acest caz. După aceasta, documentul, împreună cu o copie a răspunsului, este transferat în secretarul-chiria pentru liant.

Procesarea documentelor de ieșire.

Iubirea sunt documentele trimise de la organizație. Procesarea lor include următorii pași:

Întocmirea unui document de către contractant;

Coordonarea proiectului de document;

Verificarea desemnării proiectului de document;

Semnând documentul de către cap;

Înregistrarea documentelor;

Trimiterea unui document destinatarului;

Cusatura a celei de-a doua instanțe (copii) a documentului în acest caz.

Proiectul de document este întocmit de către contractant și este convenit cu oficialii interesați sau subdiviziunile structurale. Înainte de transmiterea documentului pregătit asupra semnăturii, Contractantul trebuie să verifice conținutul documentului și atașamentul la acesta, corectitudinea documentului, prezența detaliilor necesare. Documentele de ieșire sunt emise în două exemplare, cu excepția faxurilor și a telefoanelor, care sunt într-un singur instanță.

Proiectul de document pregătit este supus semnăturii șefului organizației. După semnarea de către șeful a două exemplare, documentul este înregistrat în jurnalul procedurilor de procedură.

Prelucrarea expediționar a documentelor de ieșire include tristețe, ambalare, design expediere poștală Și pentru livrarea în Divizia de Comunicare.

Documente interne - Acestea sunt documentele care sunt pregătite, sunt emise și executate în cadrul instituției în sine. Legarea și designul lor sunt efectuate în conformitate cu practicienii generali ai proiectării documentelor de ieșire și includ următorii pași.

Raportarea constă în numeroase referințe generalizate, detaliate și speciale, care sunt sprijin informațional pentru operațiunile de logistică. Mișcarea fluxului de informații, care conectează toate aceste componente între ele, apare în conformitate cu canalele de comunicare.

Fluxurile de informații logistice sunt caracterizate de:

· Neomogenitatea (informațiile utilizate în sistemele logistice, este foarte eterogenă). Trebuie remarcat faptul că, în cadrul programului liniar și, în special, în sarcina de transport înseamnă o posibilitate nelimitată de a transporta produse din orice punct de plecare la orice destinație.

În ceea ce privește procesul de depunere a informațiilor în cadrul sistemului logistic, omogenitatea necesită o posibilitate nelimitată de transmitere a oricărui document structural al aparatului de conducere;

· Multiplicitatea unităților - Furnizori de informații;

· Multiplicitatea diviziilor - consumatorii de informații;

· Complexitatea și dificultatea tulburării practice a rutelor de informare;

· Multiplicitatea numărului de transmisii a unităților de documentare pentru fiecare traseu;

· Multiivarianditate de optimizare a fluxului de informații.

Din punct de vedere metodic, din punct de vedere al logisticii este de a determina interacțiunea fluxurilor de materiale și de informare. Se credea întotdeauna că fluxul material generează informații, adică, primatul fluxului de material a fost postulat. Cu toate acestea, tehnologiile moderne de informare au schimbat secvența de interacțiune a fluxurilor de materiale și de informare și distinge în prezent între interacțiunea lor.

1. Fluxul de informații este înainte de material. În acest caz, fluxul de informații vine la realizarea fluxurilor de materiale (direcție directă) sau conține informații despre comandă (contra direcției).

2. Informațiile însoțește fluxul de materiale, se mișcă simultan cu acesta. Acest flux include informații despre parametrii cantitativi și calitativi ai fluxurilor de materiale, ceea ce face posibilă evaluarea corectă și rapidă a stării lor și a face soluțiile de reglementare necesare.

3. Fluxul de informații este întârziat în spatele fluxurilor de materiale. În acest caz, informațiile servește numai pentru a evalua rezultatele.

Orice companie de logistică, și nu numai că are nevoie de publicitate. Publicitatea în format mic este perfectă pentru dezvoltarea companiilor, cu un mic buget de publicitate. Pentru ca numele companiei, un magazin sau o organizație, este suficient să se confrunte cu ochiul unui potențial consumator, nu este nimic mai bun decât să-i amintească de existența sa în zidurile casei sale.

Companiile de logistică sunt foarte strâns legate de piața de consum - acest lucru este transportul de mărfuri, livrarea de produse alimentare și industriale, depozite, inclusiv en-gros, înfășurări mici și această afacere mică și, în consecință, publicitatea este foarte relevantă nu numai pe standuri mari , dar și publicitate pe intrări, pliante în cutii poștale etc.

Condițiile moderne sunt specifice unei creșteri semnificative a numărului de fluxuri de informații în cadrul organizației datorită creșterii constante și complicațiilor structurii lor. Îmbunătățirea eficienței gestionării fluxului de informații în cadrul organizației în condiții economice moderne este foarte importantă, deoarece este direct afectată de performanța muncii, atât angajați, cât și de organizație ca întreg.

O cantitate imensă de anumite comunicări unitate implementate și creează fluxuri de informații ale organizației. Sub fluxul de informații implică o mișcare direcțională a datelor de la surse până la consumatori. Reglementarea datelor în fluxurile de informații are ca scop eliminarea repetării datelor, reducerea căilor pasajului său, aplicați configurația corespunzătoare de transmisie și asigurarea unor date optime de schimb în cadrul organizației.

Motivele pentru fluxuri de date de înaltă calitate sunt considerate a asigura punerea în aplicare a condițiilor de selecție pentru formularul corespunzător de transfer de date și selecția adecvată procese tehnologice Transfer de informații. Gestionarea eficientă a fluxurilor de informații în practică este posibilă să se ia în considerare ca o circumstanță importantă de succes în atingerea unor obiective importante pentru organizații. Dar la de data asta Nu există o abordare generală pentru reglarea fluxurilor de informații.

Puteți forma următoarea tipologie a fluxurilor de informații:

1 prin codificarea vitezei și transferarea notificării:

a) rapid;

b) lent;

2 prin numire

a) public;

b) special;

c) secret;

3 prin sens

un plin;

b) util;

c) relevante;

d) depășită;

a) unidirecțional;

c) ramificat;

5, în funcție de partea apariției

a) fluxurile create de expeditorul de informații;

b) fluxurile rezultate din destinatarul informațiilor;

6 prin zone funcționale

a) depozitul;

b) financiar;

c) personal;

d) marketingul;

e) tehnologică;

e) administrativ

Un rol special în sistemul de management este jucat de "barierele" formării și aplicării efective a fluxurilor de informații.

Barierele formării și utilizarea fluxurilor de informații reprezintă un obstacol care împiedică cel mai bun flux de procese de informare (colectare, prelucrare, acumulare, depozitare, căutare, distribuție și distribuție a datelor) în cadrul organizației. Caracteristica "barierelor" este prezentată în figura 1. Există o serie de "bariere" la circulația fluxurilor de informații, care împiedică cu atenție primirea unor date semnificative șefului organizației. "Bariere" similare sunt pe deplin caracteristic organizațiilor de producție.

Figura 1. Caracteristicile "barierelor"

1 Coordonare și imperfecțiune structurală

4 modalități de procesare a fluxurilor de informații

5 setări eficiente de administrare clasică pentru angajații lor

6 anti-Heaven-dovada

Dar având în vedere particularitățile mediului economic modern, rolul tehnologiilor informației și comunicațiilor, dezvoltarea unei economii digitale etc. De asemenea, este necesar să se aloce următoarele bariere specifice și semnificative:

1 Bariera de infrastructură este în funcționarea contradictorie a acestora rețeaua de informații.care furnizează persoane care acceptă soluții manageriale informație nouă cu privire la starea de lucruri în cadrul organizației;

2 dezechilibru al intereselor legăturii de guvernare și interesele angajaților în procesul de punere în aplicare a deciziilor de conducere;

3 Bariera tehnică - pierderea și denaturarea informațiilor de afaceri din cauza eșecurilor sau a utilizării insuficiente a echipamentului necesar;

4 Barieră tehnologică - pierderea și denaturarea informațiilor de afaceri din cauza neutilizării tehnologiilor necesare pentru prelucrarea informațiilor.

Figura 2 prezintă localizarea barierelor din cadrul organizației.

Figura 2. Tipuri de fluxuri de informații și "bariere" asociate cu formarea lor

În figura 2, dezechilibrul de interes poate apărea între directorul general și divizia de vânzări. Neînțelegerile pot apărea între contabilitate și bancă, departamentul de vânzări și depozitul. Barierele tehnice pot apărea în orice departament al organizației. Pentru a depăși "bariera" tehnică, puteți utiliza astfel de instrumente ca instruire suplimentară a angajaților de a lucra cu tehnologiile informaționale existente (dacă software-ul disponibil nu este complet utilizat); Efectuați o întreținere preventivă suplimentară a tehnologiei pentru a evita eșecurile la locul de muncă. Dezechilibrul intereselor legăturii de guvernare și interesele angajaților pot fi rezolvate prin efectuarea unor seminarii corporative suplimentare, instruiri, lucrări cu un psiholog corporativ poate, de asemenea, să ajute la rezolvarea incomprehensiunii celorlalți. Managerii managerii ar trebui să poată transmite în mod corect angajaților, ceea ce necesită scopul organizației, luând decizii cu privire la acest lucru sau care contează.

"Barierele" de mai sus sunt asociate cu gestionarea organizației și aparțin circumstanțelor interne. Astfel, este posibil să se facă distincția că rezultatul favorabil al activității managerului depinde de termenul pentru datele furnizate, pe care le aplică pentru planificarea, analizarea, monitorizarea și implementarea managementului și acceptarea în timp util a managementului.

Una dintre modalitățile principale și eficiente de a dezvolta o organizație este de a forma un sistem informatic suficient de convenabil care promovează adoptarea reglementărilor de gestionare operaționale și fiabile. Componenta unei astfel de dezvoltări este pe deplin capabilă să determine informațiile "bariere", precum și de a lucra asupra acestora, pentru a reduce impactul asupra calității activităților organizației. În acest sens, restructurarea și formarea administrării electronice pot fi considerate o componentă semnificativă a transformării sistemului de management. Restructurarea sistemului de management al organizației este o schimbare a sistemului de management al organizației folosind cele mai recente tehnologii informaționale pentru a crește performanța fluxurilor de informații. Scopul fundamental al restructurării sistemului de management este formarea administrației electronice a organizației. Un rol tangibil în lucrările moderne privind informatica economică este capturat de teoria biroului electronic. Se bazează pe ideile de încorporare elastică a tehnologiilor avansate de prelucrare în activitățile birourilor clasice (organizații ale organizațiilor organizațiilor). Scopul final al punerii în aplicare a conceptului de birou electronic este considerat a reduce numărul minim de pierderi intra-corporative din procesul de gestionare datorită tranziției de la furnizarea de documente clasice (hârtie) la analogii lor electronici.

Astfel, în timpul utilizării celor mai recente tehnologii informaționale, pentru a forma un birou electronic al unei organizații, este necesar să se concentreze asupra rezolvării a două aspecte: circulația fluxurilor de informații în sistemul de gestionare a organizației, selecției și depășirii standardului "Barierele" dezvoltării și aplicării efective în sistemul de management al organizației. Plata interesului pentru principalele caracteristici ale fluxurilor de informații, managerul poate conta pe o creștere a performanței transferului de date în cadrul organizației. În acest caz, fluxurile de informații dobândesc abilități de formare a sistemelor. Orice sarcină locală pentru creșterea performanței transmisiei de date, deoarece hotărârea va face ca îmbinarea cu munca în mediul exterior.

Cea mai importantă parte a activităților organizației este de a dezvolta un sistem de metode (instrumente) de gestionare sau de depășire a "barierelor" legate de formarea și gestionarea fluxurilor de informații, ca eliminarea "barierelor" sau gestionarea efectivă a acestora afectează în mod direct adoptarea deciziilor de gestionare, care, la rândul său, afectează competitivitatea și eficacitatea activităților organizației.

Bibliografie:

1. Panasyuk A.Yu. Comunicarea managementului. Sfaturi practice. / A. Yu. Panasyuk. - M.: Economie, 2014. - 112 p.
2. Plotnikov M.v. Comunicări eficiente în organizație. [ Resurse electronice] - URL: http://www.elitarium.ru/2008/11/26/kommunikacika_organizacija.html (data recursului 04/20/2018).
3. Pugachev V. P. Organizația Resurselor Umane: Studii. Pentru universitățile / V. P. Pugachev. - M.: Aspect Press, 2015. - 279 p.
4. N. N. Comunicarea managementului / N. Crăciun // Educație publică. - 2016. - № 1. - P. 94-105.