Cum se creează o listă de corespondență în e-mail. Crearea unui grup de distribuție în Outlook

Adesea este necesar să trimiteți un mesaj mai multor destinatari simultan - de exemplu, la toate adresele ale căror litere pe care le aveți în folderul umor sau în dosarul familiei. A creat un grupPuteți economisi timp și nervi, deoarece nu trebuie să introduceți manual toate adresele lor. Pentru a crea un grup, trebuie să efectuați pașii următori.

1. Selectați elementele de serviciu de agendă din meniu, pentru a deschide fereastra Agendă Agendă.
2. Selectați articolele de grup de fișiere. În acest caz, apare o casetă de dialog în care puteți crea un grup.
3. Introduceți numele grupului. Încercați să veniți cu un nume de succes, reflectând compoziția grupului și conținutul problemelor discutate cu corespondentul.
4. Adăugați la grupul de contact. Utilizați butonul Selectare pentru a selecta toate grupurile destinatar care se referă la acest grup. În același timp, pe ecran apare o nouă casetă de dialog cu adresele de e-mail ale corespondenților pe care le puteți include în grup. În partea stângă a ferestrei, selectați numele și adresa dorită și utilizați butonul Selectare pentru a le adăuga în grupul din partea dreaptă a ferestrei.
5. Când formați complet un grup, faceți clic pe butonul OK.
6. Pentru a închide fereastra Proprietăți a acestui grup, faceți clic pe butonul OK.
7. Închideți fereastra de agendă.

Acum puteți lucra cu grupul.

Pentru a trimite un mesaj întregului grup, introduceți numele în câmpul la care, copiați sau ascunși. După aceasta, mesajul va fi trimis automat tuturor membrilor grupului.

În plus, puteți face clic pe butonul Cui și selectați un grup din lista de agendă.

Ce este o copie ascunsă?

Câmpul ascuns folosește pentru a crea copii "orb" ale mesajului, adică Copii în care nu există nume ale altor destinatari ai acestei scrisori. Astfel, dacă trimiteți o copie ascunsă a scrisorii către grupul de oameni, niciunul dintre ei nu va cunoaște alți destinatari.

Pentru a accesa câmpul ascuns, în deschide fereastra Mesaje noi Selectați comanda Vizualizare \u003d\u003e Toate titlurile. Depunerii specificați în câmpul ascuns vor primi o copie a scrisorii împreună cu toate celelalte. Dar cei ale căror nume erau în câmp sau copie, adresele din câmp ascuns nu vor vedea.

sa nu uiti asta câmp pentru a completa în mod necesar. Dacă nu doriți să introduceți nimic acolo, introduceți propria adresă de e-mail.

Este foarte convenabil să introduceți numele grupului în câmpul ascuns. Citiți despre acest câmp în Insert "Ce este o copie ascunsă?" In aceasta sectiune.

Abilitatea de a crea o copie ascunsă este foarte convenabilă atunci când trimiteți un mesaj mai multor persoane. De exemplu, prin trimiterea unei glume proaspete, faceți toate adresele în câmpul ascuns și în câmpul care specifică numele dvs. Apoi toată lumea va putea să citească un nou anecdote (și poate nu totul - niciodată nu știți ce se poate întâmpla), iar destinatarii nu trebuie să se uite la o listă uriașă de nume la începutul scrisorii.

Instrucțiuni

Chemați principalul lucru meniu de sistem.Făcând clic pe butonul Start și mergeți la "Toate programele". Extindeți linkul Microsoft Office. Și rulați aplicația Outlook. Pentru a utiliza numele destinatarilor care se află în cartea de adrese a aplicației, extindeți meniul "Fișier" al panoului de service Toulook Top și specificați comanda "Creați".

Selectați Trimiteți "Listă de corespondență" și introduceți numele dorit al listei create în șirul de nume ". Faceți clic pe fila "Listă de mail" din caseta de dialog care se deschide și utilizează referința "Selectați participanți". Specificați agenda care conține adresele de e-mail dorite în directorul de agendă. Imprimați numele destinației selectate în linia "Căutare" și selectați numele definit în directorul directorului situat sub șirul de căutare. Faceți clic pe linkul "Participanți" și repetați toate acțiunile descrise mai sus pentru fiecare dorire a destinației de trimitere. Confirmați execuția acțiunii selectate făcând clic pe butonul OK.

Dacă aveți nevoie să creați o listă de distribuție din numele mesajelor de e-mail, selectați numele necesar în linia "To" și apelați meniul său context făcând clic pe butonul din dreapta al mouse-ului. Specificați comanda "Copiere" și deschideți nodul Microsoft Office. Selectați "Listele de corespondență" din secțiunea "Creați nou Outlook" și accesați fila "Listuri de mail" din caseta de dialog care a deschis caseta de dialog.

Selectați linkul "Selectați Participanți" din secțiunea "Participanți" și sunați la meniul contextual al aceluiași nume cu butonul din dreapta al mouse-ului din următoarea casetă de dialog "Selectați membrii". Specificați elementul "Paste" și confirmați modificările de salvare realizate prin apăsarea butonului OK.

Imprimați numele dorit al corespondentului în linia "Nume" și reveniți la fila "Listuri de mail". Utilizați comanda Salvare și închidere în secțiunea "Acțiuni".

Atenţie! Toate etapele descrise mai jos a procedurii vor fi executate corect numai dacă computerul dvs. se află în rețeaua Facultății (unde este permisă accesul la server utilizând RPC).

Alerga.

Dacă nu ați făcut încă acest lucru pe computer, va apărea fereastra Wizard configurare inițială Outlook 2007, pe prima pagină a căreia trebuie doar să faceți clic pe buton Mai departe. Mai jos sunt imagini realizate pe baza versiunii limbii ruse a programului, pentru limba engleză pe care vor fi diferiți.

În pagina următoare, bifați caseta de selectare. Configurați setările serverului manual sau tipurile suplimentare de servere Și din nou, faceți clic pe Mai departe.

Pe pagina Selectarea e-mailului Setați comutatorul în poziție Microsoft Server. schimb valutarși faceți clic pe Mai departe.

Pe pagina Setări Microsoft. schimb valutar camp Microsoft Exchange Server.introduce exch.chem.msu.ru.și în câmp Nume de utilizator - numele de utilizator atribuit (în imagine eKV.) și faceți clic pe buton Verificați numele.

O fereastră suplimentară trebuie să apară pe ecran cu o interogare a numelui de utilizator și a parolei. În această fereastră, înainte de numele de utilizator, trebuie să specificați cuvântul maildomain. Și pune o linie oblică inversă. În câmpul Parolaintroduceți parola pentru a accesa serverul. Astfel încât nu trebuie să introducă fiecare casetă de selectare Salveaza parolași faceți clic pe O.K..

Atenţie! Dacă numele de utilizator și parola pe care le-ați utilizat la introducerea sistemului de pe computer, nu se potrivesc cu cele care sunt setate pe serverul de e-mail, fereastra de parolă va apărea de fiecare dată când vă conectați la server.

ÎN acest moment Programul va încerca să stabilească o conexiune mail Server.utilizând informațiile pe care le-ați introdus. Dacă aceste informații sunt corecte și comunicarea cu serverul este, veți vedea din nou pagina Setările de schimb Microsoft., dar deja în forma modificată (numele serverului Exch.maildomain.chem.msu.ru.și numele de utilizator subliniat). Sublinierea înseamnă că contul dvs. a fost identificat fără ambiguitate. Lăsați steagul instalat Utilizați modul de caching Exchange (Acest lucru vă va permite să lucrați cu corespondență în absența comunicării cu serverul și veți reduce ușor sarcina pe ea), apoi faceți clic pe Mai departe.

Apariția paginii cu inscripția Felicitări! înseamnă că ați fost configurat cu succes Microsoft Office Outlook 2007pentru a lucra cu Microsoft Exchange Server. Clic GataȘi programul Outlook va porni pe computerul dvs.

Dacă aveți nevoie să modificați setările de conectare la server, utilizați elementul. Configurarea conturilorîn meniu Serviciuprograme Outlook.. Sau rulați programul Oficiul postalde Panouri de control(Panou de control.) Sisteme Windows și faceți clic pe butonul din fereastra care apare Conturi.

MS Outlook Causer → Bazele Outlook → Ce este Outlook?

Ce este Outlook?

Outlook 2002 este o aplicație puternică și cuprinzătoare a planului de gestionare a aplicațiilor. Dar fiecare element (acest lucru se aplică nu numai la produse de software) Este nevoie de introducere a specificului acestei zone și demonstrând principiile generale ale muncii, tehnologiei etc. În această parte, vor fi luate în considerare fundamentele Outlook: de la instalarea unei aplicații la lucrările directe cu e-mail.

Începeți o carte cu o poveste despre lucrul cu e-mailul pe care îl considerăm incorect, dacă nu este greșit, deoarece Outlook nu este o aplicație de lucru cu e-mail. Outlook este unitatea tuturor mijloacelor legate de gestionarea informațiilor personale în care poștalul este esențial, dar încă o parte. În caz contrar, a fost posibil să faceți și Outlook Express - o aplicație inclusă în pachetul standard furnizat cu sistem de operare Windows și sunt doar un client poștal.

Prima parte a cărții include astfel de capitole ca:

• Cunoștință cu Outlook. Acest capitol va lua în considerare: setarea perspectivelor, principii generale Funcționează în Outlook, precum și o interfață și lucrează cu sistemul de referință încorporat.
• Calendarul. Veți învăța să planificați întâlniri unice și repetitive, precum și să lucrați cu viziuni Outlook.
• Sarcini. Acest capitol oferă informații privind atribuirea sarcinilor și a contabilității implementării acestora, precum și conversia elementelor.
• Contacte. După ce ați citit acest capitol, veți învăța cum să creați contacte și să lucrați cu cărți vizate de utilizator.
• Note. Acest capitol discută despre lucrul cu note și Microsoft Office Exchange Tampon.
• Jurnal. Vă veți familiariza cu conducerea automată și manuală a activității dvs. în Jurnalul Outlook.
• Outlook astăzi Și foldere personale. Ultimul capitol indică metoda de stocare a elementelor Outlook, crearea și utilizarea propriilor dosare, precum și despre lucrul cu sistemul de fișiere Computer folosind Outlook.

Copie ascunsă în Outlook 2010

Microsoft Outlook este mult mai bun decât produsul decât cel care a fost în Windows XP - Outlook Express.

În Windows 7, acesta este un client cu drepturi depline și de felul cu destul de plăcut interfață externăAsta nu poate decât să se bucure.

Ca și în Outlook 2007 și Outlook 2010, creați o regulă pentru a muta toate literele de la o anumită adresă la un anumit dosar.

Se întâmplă că scrieți constant de la un anumit destinatar la dvs. pe MS Outlook Mail și să aveți acces rapid Acestea ar fi recomandabile să se mute într-un dosar separat pentru ei și astfel încât toate literele ulterioare din această adresă să se miște automat. Aici, funcția "Regulile și alertele" vine să ne ajute.

Pentru a începe, vom crea un dosar în cazul în care literele de la un anumit destinatar se vor mișca. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul din dreapta pe folderul "Inbox" și în meniul care se deschide, selectați "Creați un dosar".

Specificăm numele dosarului creat și faceți clic pe "OK".

Aici am apărut dosarul

Dar scrisorile în sine nu se vor mișca acolo, pentru că trebuie să configurați regula. Pentru a crea regula cu mouse-ul din dreapta pe orice literă de la destinație pentru litere de la care vrem să creăm o regulă și în meniul care se deschide, selectați "Creare regulă".

În fereastra care se deschide, puneți căpușe, așa cum se arată în figura de mai jos

În fereastra următoare se deschide, trebuie să selectați dosarul pe care l-ați creat. Adică, selectăm dosarul în care vor fi mutate litere de la un destinatar specific. Faceți clic pe "OK".

Următorul mesaj întreabă dacă să ne îndeplinească noua regulă pentru toate literele din dosarul curent, adică dacă literele au primit deja de la un destinatar specific din dosarul creat de noi.

Am pus o bifată ca în figura de mai jos și faceți clic pe "OK"

Asta este. Regula creată. Literele deja primite de la un destinatar specific sunt sortate în dosarul creat de noi și toate literele ulterioare din această destinație se vor deplasa automat în acest dosar.

Voi împărtăși cu dvs. o notă mică despre cum să ascundeți fereastra Outlook 2010 din tavă. Asta este, dacă aveți nevoie de poștă electronică, ați fost întotdeauna deschisă când lucrați cu un computer, dar nu ați interferat cu o altă pictogramă panoul de lucru În partea de jos (de obicei panoul inferior). Așa cum puteți observa icoana Outlook atârnată, precum și în tavă, de ce va lua zona prețioasă cu dvs. și, în general, duplicat, este deosebit de enervant oameni care folosesc un numar mare de programe în același timp.

De fapt, programul din tavă este literalmente trei prese.

Prima presă Trebuie să exersați pe săgeată rotind tava, este de până la dreapta, lângă ceas. Al doilea atingere Pe pictograma Outlook, care este situată în implementarea tăvii. Apăsând pentru a face butonul drept al limbii. A treia presare Facem butonul stâng al mouse-ului în cuvintele " Alunecare laminată"(Acțiunea este afișată în stânga în imagine din nota mea).

Asta e tot. Acum, când veți ucide programul Outlook 2010, se va transforma într-o tavă și veți avea mai mult spațiu liber. Noile litere care au venit vor fi afișate ca un avertisment în apropierea ceasului din colțul din dreapta jos. Apropo, deschideți Outlook făcând clic pe pictograma din tavă cu două clicuri ale butonului stâng al mouse-ului.

Folosind grupul de contact (anterior - lista de corespondență) pentru a trimite un mesaj de e-mail mai multor persoane - grupuri de proiecte, comision sau doar un grup de prieteni - fără a fi nevoie să adăugați fiecare nume cuiva, o copie sau SC rând separat.

Pentru informații despre grupurile de contacte din Outlook for Mac, consultați Crearea unei liste de distribuție sau a unui grup de contacte în Outlook pentru Mac.

Informații suplimentare

Crearea unui grup de contacte

Notă: Participantul adăugat la grupul de contact poate fi absent în agenda de adrese. Numele și adresa de e-mail sunt incluse la copierea și introducerea dintr-un mesaj de e-mail.

Adăugarea unui grup de contacte primite de la un alt utilizator

Dacă ați primit un mesaj care conține grupul de contact de care aveți nevoie, salvați-l în lista de contacte.

Deschideți un mesaj de e-mail care conține un grup de contact.

În câmpul Kom. sau Copie Faceți clic dreapta pe grupul de contacte și selectați comanda. Adăugați la Contact Outlook.

Informații suplimentare

Crearea unei liste de corespondență

Listele de corespondență în mod implicit sunt stocate în dosar Contacte. Dacă utilizați contul Înregistrarea Microsoft. Schimb, lista de adrese globale poate conține liste de discuții globale care sunt disponibile tuturor utilizatorilor de rețea. Listări personale pe care le creați în dosarul dvs. Contacte, numai tu ești disponibil, dar poți

Deschideți un mesaj de e-mail care conține lista de discuții.

În antetul mesajului, faceți clic dreapta pe lista de discuții și selectați comanda din meniul contextual. Adăugați la Contact Outlook.

Uneori, utilizatorul trebuie schimbat, complement, transferați lista de contacte către persoana potrivită, transferați-o la un dispozitiv suplimentar. Pentru a face acest lucru a fost convenabil, în aplicația Outlook există toate instrumentele necesare.

Cum se transferă adresele din Outlook

Cum să exportați contacte

Metodele de transfer de date variază în funcție de versiunea clientului de e-mail Outlook.

Exporturile de contacte din Outlook 2013

1. Pentru a exporta datele din Outlook 2013, deschideți programul și în fila Fișier - "Deschiderea și exportul" Selectați "Import și Export".
2. Clientul poștal va oferi opțiuni posibile. Faceți clic pe "Export în fișier".

Selectați folderul pe care doriți să îl înregistrați informații.

Setați numele la obiectul salvat și faceți clic pe Terminare.

Noul fișier CSV poate fi verificat pe computer prin deschiderea acestuia în Excel.

Exportați contacte din Outlook 2010

1. Deschide Outlook 2010 și mergeți la fila Fișier.

   Faceți clic pe "Fișier" de pe panoul de control din partea de sus a ferestrei Outlook

Se deschide fereastra Parameter Outlook. În meniul orizontal din stânga, faceți clic pe "În plus".

"Expert Expert" se va deschide, selectați "Valori separate prin virgule (Windows)" este un alt nume al fișierului CSV. Faceți clic pe "Next".

2. Selectați un dosar în care vor fi stocate informațiile de contact.
3. Așteptați până când procesul de deplasare a informațiilor nu se termină.

Când utilizați conținutul contactelor mutate în alte produse client de poștă electronică, veți avea nevoie de un fișier de date Outlook (PST).

Exportați contacte din Outlook 2007

1. Pentru a transfera contactele din Outlook 2007, deschideți programul și implementați fila Fișier. În lista de funcții, faceți clic pe "Import și Export".
2. Se deschide "maestrul de import", care va fi necesar pentru a forma un document. Verificați "Export în fișier".
3. În fereastra care se deschide, selectați "Valori separate prin virgule (Windows)". Continuați făcând clic pe butonul "Următorul".
4. Recoveaza dosarul care va fi plasat pentru a salva. Faceți clic pe "Următorul".
5. Așteptați procesul de mișcare.

Cum se transferă contactele pentru Excel din Outlook

Indiferent de versiunea Outlook, după transferul unui fișier CSV la un computer, acesta poate fi deschis în Excel.

Nu vă fie frică dacă vedeți celule goale în document. Acestea sunt pozițiile care nu au fost umplute atunci când contactul era încă în Outlook. Nu fiecare persoană prescrie toate informațiile: despre telefon fix, numele organizației sau postul de contact.

După vizualizarea fișierului transferat în Excel, nu salvați modificările la închidere. Acest lucru poate distruge structura documentului și poate citi că va fi imposibil.

Cum să importați contacte în toate versiunile Outlook

1. Procesul de adăugare a unui fișier CSV către Mail va fi același pentru toate versiunile Outlook. Acest lucru se face în același mod ca și exporturile: "Fișier" - "Deschis și export" - "Import și export". În "Expertul" selectați "Import dintr-un alt program sau fișier".
2. 
   
3. După selectarea acțiunii, faceți clic pe "Next". Așteptați pentru sfârșitul procesului de transfer.

Importați adrese și corespondență Internet în Outlook Toate versiunile

1. Pentru a importa contacte din Outlook, mergeți din nou la "Master of Import și Export" din nou. Selectați "Importați dintr-un alt program sau fișier".
2. În fereastra care se deschide, faceți clic pe "Importați adrese și postări pe Internet".
3. Selectați din două opțiuni de import propuse "Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x sau Windows Mail".
4. Faceți clic pe "Next" și așteptați până când contactele sunt importate.

Importați dintr-un alt program sau fișier în orice versiune de Outlook

1. După selectarea "Importați dintr-un alt program sau fișier", acesta apare posibilitatea de a adăuga contacte de la Utilitarul Lotus Organizator, precum și informații de la Access, Excel sau Simple fisier text. Selectați programul de unde intenționați să adăugați contacte.
2. O fereastră apare cu o gamă de parametri. Dacă doriți să creați duplicate, faceți clic pe elementul "Permiteți Duplicat Creare".
3. Selectați un dosar de unde doriți să luați informații.
4. Atribuiți un loc unde datele vor fi stocate.

Video: Instrucțiuni de transfer de contact

Unde se află cartea de adrese în Outlook

Toate informațiile despre agendă, mesaje, calendare și note sunt stocate pe un computer într-o formă arhivată. Dacă este necesar să găsiți, să copiați sau să îl transferați, va fi util să știți care dosare sunt localizate fișierul PST dorit:

• dISC: / Utilizatori /<имя пользователя>
• dISC: / Utilizatori /<имя пользователя>/ Roaming / locale / Microsoft / Outlook;
• dISC: / Utilizatori /<имя пользователя>/ Documente / Fișiere Outlook;
• dISC: / Utilizatori /<имя пользователя>/ Documentele mele / fișierele Outlook;
• dISC: / Documente și setări /<имя пользователя>

În cazul utilizării IMAP, Microsoft Exchange sau Outlook.com, locația informațiilor dvs. de e-mail este spațiul serverului. Datele sunt scrise în format PAB. În acest caz, le puteți detecta aici:

• dISC: / Utilizatori /<имя пользователя>/ AppData / Local / Microsoft / Outlook;
• disc: / Documente și setări.

Dacă ați folosit cont Microsoft Exchange Server, apoi "Agenda de adrese autonome" se află la următoarele adrese:

• dISC: / Utilizatori /<имя пользователя>/ AppData / Local / Microsoft / Outlook;
• dISC: / Documente și setări /<имя пользователя>/ Setări locale / date de aplicație / Microsoft / Outlook.

Crearea unei agende în Outlook

După crearea cărții de adrese, contactele pot fi adăugate la acesta.

Cum se adaugă contacte la Outlook

Contacte stochează informații despre oameni. Puteți introduce doar o adresă de e-mail sau completați mai multe informatiiDe exemplu, numere de telefon, o fotografie a unei persoane, adresa de corespondență, adresa de lucru.

După crearea unui dosar de contact sistematic, programul va găsi primele câteva litere și va completa automat adresa de e-mail.

Adăugați contactul din mesajul de e-mail

Mai întâi trebuie să deschideți mesajul primit, faceți clic dreapta pe numele persoanei și alegeți "Adăugați la contact Outlook." Completați informațiile necesare în funcție de numele câmpului, apoi salvați.

Adăugați contact de la zero

Video: Contact Instrucțiuni de adăugare

Cum se creează o listă de corespondență în diferite versiuni ale Outlook

Pentru expedierea simultană, mai mulți abonați sunt recomandați să utilizeze instrumentul "Grup de contact".

Crearea unei liste de corespondență în Outlook 2013

Crearea unei liste de discuții în Outlook 2010

În meniul principal program de lucru Selectați elementul "Creați un grup de contact". Completati informații importante Și salvați.

Video: Cum se creează un grup de contacte în Outlook 2010

În Outlook 2007, executați calea "Fișier" - "Creați" - "Listă de corespondență" sau apăsați Ctrl + Shift + L. Completați informațiile participanților, salvați.

Selectați agendă prin "Fișier" - "Creați" sau utilizați comanda CTRL + SHIFT + L

Câți oameni pot trimite un mesaj la un moment dat depinde de dimensiunea fișierelor de nume. Aproximativ, numărul mediu este de 100 de contacte.

Eliminarea contactelor în Outlook

Pentru ca contactele să nu se dubleze, nu uitați să schimbați parametrii standard pentru rezolvarea duplicatelor pentru a schimba parametrii standard pentru a "permite crearea duplicatelor" într-un alt element în care se propune opțiunea de înlocuire a celor existente.

Dacă contactele s-au dublat deja, le puteți elimina în "Lista contactelor" apăsând elementul "telefoane". În câmpul pe care îl deschideți, trebuie să selectați contactele duplicate, apoi faceți clic pe Ștergere.

Dacă în "Setări de contact", scoateți caseta de selectare din secțiunea "Verificarea automată a duplicatului Contacts", atunci când alegeți o persoană, programul Outlook nu va urmări cărțile de vizită repetitive.

Funcția principală programe Microsoft. Outlook lucrează cu e-mail. În plus, poate efectua funcții caiet și managerul de contacte. După ce ați citit cum să adăugați, să ștergeți contactele și să creați grupuri în prin client prin poștă Outlook, utilizatorul poate configura programul ca fiind convenabil pentru el, iar cu ajutorul său va rămâne în contact cu prietenii și colegii.