інформаційний потік - це сукупність циркулюючих в системі організації повідомлень, необхідних для управління і контролю. Інформаційний потік може існувати у вигляді паперових і електронних документів.

Види інформаційних потоків

Сучасне підприємство наскрізь пронизане матеріальними потоками, тобто рухом матеріальних ресурсів, незавершеного виробництва, готової продукції.

Інформаційні потоки на сучасному підприємстві генеруються матеріальними потоками і є потоки повідомлень в мовної, документованої і інших формах між ланками організаційної структури компанії і між компанією і зовнішнім середовищем. В самому загалом вигляді можна виділити:

1. Логістичний блок.

2. Стратегічний блок.

3. Фінансовий блок.

Розглянемо приблизний зміст інформаційних потоків. першою позначимо інформаційну модель однією з важливих сфер діяльності підприємства - логістичний блок (малюнок 2.4).

Малюнок 2.4 - Інформаційна модель процесу управління закупівлями

Відповідно до сучасних досліджень інформаційну модель процесу управління закупівлями розглядають складається з декількох складових частин.

перший блок - вхідної інформації:

1. "Дані по запасах" - база даних по наявним запасам.

2. "Заявки підприємств" - подані заявки на постачання.

3. "Запланований обсяг виробництва, послуг" - виробнича програма.

4. "Інформація за джерелами постачання" - довідники, бази даних та інші джерела інформації по постачальникам.

5. "Інформація про хід виконання замовлення, контракту" - інформація, яка надається про хід виконання укладених контрактів на поставку продукції.

6. "Продукція, що поставляється" - поставляється за контрактом продукція.

другий блок- вихідна інформація:

1. "Відхилені заявки" - відхилені з різних причин заявки підрозділів (необгрунтованість, неможливість реалізації, відмова постачальників та інше).

2. "Контракти, договори" - укладені контракти на поставку.

3. "Фінансові документи" - фінансова документація по укладених контрактах (авансові рахунки, рахунки до оплати).

4. "Товари на склад" - надходження товарів, що пройшли вхідний контроль, на склад.

5. "Повернення товарів" - повернення неякісних або невідповідних контрактом товарів постачальнику.

6. "Оновлені дані по запасах" - уточнена інформація по запасах в базі даних.

Блок керування включає:

1. "Норми постачання" - встановлені норми витрат матеріалів (довідники, керівництва і т.д.).

2. "Допустимі умови закупівель" - прийнятні умови поставки (вартість, термін та ін.).

3. "Довгострокові угоди" - встановлені довгострокові угоди, партнерські зв'язки та інші умови, що склалися поставок.

4. "Стандарти якості" - встановлені стандарти якості.

Підрозділи, що працюють з даними інформаційними потоками, показані також на малюнку 2.5. Це - "Відділ логістики", "Планово-економічний відділ" ( "Відділ планування"), "Бухгалтерія" і "Склад"; крім того, що замовляють підрозділи, які подають заявки на постачання ( "Виробництво" та інші).

VII. ЛОГІСТИКА

4. Інформаційна логістика

Важливість створення і використання інформаційних систем в логістичних системах

В основі процесу управління МП лежить обробка інформації, що циркулює в логістичних системах. Необхідною умовою злагодженої роботи всіх ланок ЛЦ є наявність інформаційних систем, які подібно центральній нервовій системі, в змозі швидко і економічно підвести потрібний сигнал до потрібної точки в потрібний момент. Одним з найважливіших умов успішного функціонування виробництва в цілому є наявність такої системи інформації, яка дозволила б пов'язати воєдино всю діяльність (постачання, виробництво, транспорт, складське господарство, розподіл і т.д.) і керувати нею виходячи з принципів єдиного цілого. На сучасному рівні розвитку суспільного виробництва стало очевидно, що інформація - це самостійний виробничий фактор, Потенційні можливості якого відкривають широкі перспективи для зміцнення конкурентоспроможності фірм. Потоки інформації є тими єднальними нитками, на які нанизуються всі елементи логістичної системи.

інформаційна логістика організовує потік даних, який супроводжує МП, займається створенням і управлінням інформаційними системами (ІС), які технічно і програмно забезпечують передачу і обробку логістичної інформації. предметом вивчення інформаційної логістики є особливості побудови і функціонування ІС, що забезпечують функціонування ЛС. метоюінформаційної логістики є побудова та експлуатація інформаційних систем, що забезпечують наявність : 1) потрібної інформації (для управління МП); 2) в потрібному місці; 3) в потрібний час; 4) необхідного змісту (для особи приймаючої рішення); 5) з мінімальними витратами.

За допомогою інформаційної логістики і вдосконалення на її базі методів планування і управління в компаніях провідних промислових країн відбувається в даний час процес, суттю якого є заміна фізичних запасів надійною інформацією.

Інформаційний потік. Види інформаційних потоків. Взаємозв'язок інформаційних і матеріальних потоків

Кожному МП відповідає деякий інформаційний потік. Інформаційний потік (ІП) -це потік повідомлень в мовної, документної (паперовій та електронній) і іншій формі, що генерується вихідним МП в розглянутій ЛЗ, між ЛЗ і зовнішнім середовищем і призначений для реалізації керуючих функцій. У табл. 4.1 приведена одна з можливих класифікацій ВП.

Між МП та ВП немає однозначної відповідності, тобто синхронності в часі виникнення, спрямованості і ін. ІП може випереджати МП (проведення переговорів, укладання контрактів і т.д.) або відставати від нього (інформація про отримання поставленого товару):
· випереджаюче інформаційний потік у зустрічному напрямку містить, як правило, відомості про замовлення;
· випереджаюче інформаційний потік в прямому напрямку - це попередні повідомлення про майбутнє прибуття вантажу;
· одночасно з матеріальним потоком йде інформація в прямому напрямку про кількісні та якісні параметри МП;
· слідом за матеріальним потоком в зустрічному напрямку може проходити інформація про результати приймання вантажу за кількістю або за якістю, різноманітні претензії, підтвердження.

Можливим є наявність декількох ІП, супроводжуючих МП.

Таблиця 4.1

Класифікація інформаційних потоків

ознака класифікації
Ставлення до ЛЗ і її ланкам	Внутрішні, зовнішні, горизонтальні, вертикальні, вхідні, вихідні
Вид носіїв інформації	На паперових носіях, на магнітних носіях, оптичні, цифрові, електронні
періодичність використання	Регулярні, періодичні, оперативні
призначення інформації	Директивні (керуючі), нормативно-довідкові, обліково-аналітичні, допоміжні
ступінь відкритості	Відкриті, закриті, секретні
Спосіб передачі даних	Кур'єром, поштою, телефоном, телеграфом, телетайпом, електронною поштою, факсом, по телекомунікаційних мереж
Режим обміну інформацією	«On-line», «off line»
Спрямованість щодо МП	У прямому напрямку з МП, в зустрічному напрямку з МП
Синхронність з МП	Випереджаючі, одночасні, наступні

Інформаційна система. Види інформаційних систем на мікрорівні

Інформаційна система - це певним чином організована сукупність взаємопов'язаних засобів обчислювальної техніки і програмного забезпечення, Що дозволяє вирішувати ті чи інші функціональні завдання, наприклад, в логістиці - задач по управлінню МП. Найбільш часто ІС поділяють на дві підсистеми: функціональну і що забезпечує. функціональна підсистемаскладається із сукупності розв'язуваних завдань, згрупованих за ознакою спільності мети. обеспечивают підсистема, включає наступні елементи: технічне забезпечення, т. е. сукупність технічних засобів, що забезпечують обробку і передачу інформаційних потоків; інформаційне забезпечення, що включає різні довідники, класифікатори, кодифікатори, засоби формалізованого опису даних; математичне забезпечення, Т. Е. Сукупність методів рішення функціональних завдань.

На мікрорівні розрізняють наступні три види ІС:

1) планові ІС створюються на адміністративному рівні управління для прийняття довгострокових рішень: створення та оптимізація ланок логістичного ланцюга; планування виробництва; загальне управління запасами; управління резервами і ін.

2) диспозитивні або диспетчерські ІС створюються на рівні управління складом або цехом для забезпечення налагодженої роботи ЛЗ, для прийняття рішень на середньострокову і довгострокову перспективу: розпорядження внутрішньоскладського або внутризаводским транспортом; відбір вантажів за замовленням та їх комплектування; облік вантажів, що відправляються; детальне управління запасами.

3) виконавчі ІС створюються на рівні адміністративного або оперативного управління для виконання повсякденних справ в режимі реального часу: контроль МП; оперативне управління обслуговуванням виробництва; управління переміщеннями і т.п.

У планових інформаційних системах зважуються задачі, що зв'язують ЛЗ з сукупним МП. При цьому здійснюється наскрізне планування в ланцюзі «збут-виробництво-постачання», що дозволяє створити ефективну систему організації виробництва, побудовану на вимогах ринку, з видачею необхідних вимог у систему матеріально-технічного забезпечення підприємства. Цим планові системи як би «уплутують» логістичну систему в зовнішнє середовище, в сукупний матеріальний потік.

Диспозитивні і виконавчі системи деталізують намічені плани і забезпечують їх виконання на окремих виробничих ділянках, в складах, а також на конкретних робочих місцях.

Вертикальна і горизонтальна інтеграція інформаційних систем

Відповідно до концепції логістики інформаційні системи, що відносяться до різних груп, інтегруються в єдину ІС. Розрізняють вертикальну і горизонтальну інтеграцію. вертикальною інтеграцією вважається зв'язок між плановою, диспозитивною і виконавчою системами за допомогою вертикальних інформаційних потоків. Принципова схема вертикальних інформаційних потоків, що зв'язують планові, диспозитивні і виконавчі системи, наведена на рис. 4.1.

горизонтальною інтеграцією вважається зв'язок між окремими комплексами завдань у диспозитивних і виконавчих системах за допомогою горизонтальних інформаційних потоків.

Мал. 4.1. Принципова схема вертикальних інформаційних потоків в мікрологістичних системах

Глава 2. Управління інформаційними потоками промислових підприємств на основі оптимізації документообігу

2.1. Інформаційні потоки підприємства: структура та особливості побудови

В цілому інформаційне поле підприємства можна поділити на власне і зовнішнє. власне інформаційне поле об'єднує інформацію, що зароджується всередині підприємства. До такої інформації слід відносити 1:

Дані бухгалтерського обліку та іншої обов'язкової звітності за поточний та минулі періоди;

Первинні документи бухгалтерського, торгового і оперативного обліку;

Накази і розпорядження керівника і менеджерів всіх ланок (письмові та усні);

Дані внутрішнього документообігу (паперового та електронного);

Результати свого аналізу фінансово-господарської діяльності;

Інші дані (наприклад, результати анкетування співробітників підприємства).

Важливо відзначити, що якість власного інформаційного поля підприємства в основному залежить тільки від позиції самого підприємства (в першу чергу, керівництва). Чітка організаційна структура управління, раціональний розподіл функціональних обов'язків серед персоналу, надійний і зручний облік на базі сучасних автоматизованих систем, продумана схема документообігу сприяють поліпшенню та розвитку інформаційного поля, що, в свою чергу, призводить до підвищення якості прийнятих управлінських рішень. Навпаки, зневага до проблем збору, обробки та аналізу внутрішньої інформації загрожує важкими проблемами при управлінні бізнес-процесами на підприємстві. І все-таки оптимізація внутрішнього інформаційного поля підприємства завдання досить проста по відношенню до зовнішнього поля.

Справа в тому, що власне поле формується за рахунок внутрішніх джерел інформації, які легко можна перевірити на повноту і достовірність. У разі зовнішнього поля це аж ніяк не гарантовано. Кількість різновидів зовнішньої інформації та її джерел вельми значно, тому обмежимося перерахуванням основних:

Закони, укази, накази та інші нормативні документи федерального рівня;

Нормативні акти галузевого, регіонального і місцевого рівня (часто суперечливі);

Коментарі до вказаних вище нормативних актів (преса, інші ЗМІ, бази даних, Інтернет);

Дані про стан галузі (ЗМІ, Інтернет, результати замовних досліджень);

Дані про стан світової економіки (ЗМІ, бази даних, Інтернет);

Інформація від клієнтів (зворотний зв'язок);

Висновки консультантів і експертів, результати зовнішніх (замовних) маркетингових досліджень і аудиторських перевірок.

Коротко перерахуємо основні проблеми, що виникають при створенні зовнішнього інформаційного поля.

Частковість інформації. У ряді випадків джерело дає не всю інформацію, а якусь її частину. При цьому незрозуміло, де і як можна знайти інформацію, якої бракує.

Недостовірність інформації. Частина інформації (особливо в деяких ЗМІ та в Інтернет) видається сумнівною, а в ряді випадках і помилковою. Проте, інших джерел може не бути, і тоді доводиться або враховувати таку інформацію, або відмовлятися від неї.

Суперечливість інформації. Одні джерела суперечать іншим, причому не можна однозначно визначити достовірне джерело.

Надмірність інформації. Інформація занадто докладна, і на виділення з неї необхідної для бізнесу частині необхідні значні зусилля.

Різнорідність інформації. Інформація з різних джерел надходить в різному вигляді (На папері, усно, по електронній пошті, У вигляді графіків і таблиць, в вигляді Інтернет-файлів різної кодування і т.д.). Досить складно організувати уніфікацію такої інформації для подальшого зберігання та обробки за єдиною технологією.

Як видно навіть з цього короткого переліку проблем, формування та підтримку в хорошому стані інформаційного поля підприємства - дуже непросте завдання. Проте, вирішувати її доводиться, так як ціна серйозної управлінської помилки незрівнянно вищий.

Чи впорається із зовнішнім і внутрішнім потоком інформації так, щоб керівник міг приймати ефективні рішення і успішно вести справи компанії, - в цьому полягає мета інформаційно-керуючої системи (ІКС).

У більшості випадків інформаційно-керуючі системи компаній найчастіше досить ус-пешно використовувалися лише як засіб автоматизації певних процесів, для збору і обробки різноманітної інформації і вирішення інших локальних задач, досить сла-бо пересічних із загальною лінією розвитку компанії.

Принципово нова комплексна концепція створення корпоративної інформаційної системи (КІС) на відміну від більшості існуючих на сьогоднішній день ІКС повинна бути орієнтована на вирішення стратегічних завдань компанії, в числі яких зниження витратних частин бюджету і собівартості продукції, підвищення ефективності управ-ління та забезпечення її інвестиційної привабливості, ук-репленіе існуючих ринків збуту і освоєння нових видів діяльності. Таким чином, можна сказати, що ця корпора-тивная система є тією платформою, на основі якої будується нова, вдосконалена модель ведення бізнесу компанії - бізнесу прибуткового і високорентабельного, забезпе-чувати компанії вихід на новий рівень конкурентоспро-можності.

Пропонується розглянути відмінні риси ІСС та КІС (рисунок 2.1.).

Таким чином, інформаційно-керуючі системи найчастіше досить ус-пешно використовуються лише як засіб автоматизації певних процесів, для збору і обробки різноманітної інформації і вирішення інших локальних задач, досить сла-бо пересічних із загальною лінією розвитку компанії.

На відміну від ІКС, в числі компонентів КІС, що забезпечують ефектив-ву діяльність компанії в цілому, - єдина система управління компанією, автоматизовані системи управління техно-логічними процесами, мережеві та телекомунікаційні комплекси системи передачі телеметричної інформації, системи життєзабезпечення, Internet і Intranet-рішення.

Корпоративна інформаційна система будів-ится як єдиний комплекс програмно-технічних і організаційних рішень, що охоплюють всі виробничі, тих-технологічного, фінансові та господарські процеси і об'єд-ня всі підрозділи підприємства в єдиний інформаційний простір.

коло конкретних завдань, Що вирішуються в результаті створення со-тимчасової інформаційної системи, включає:

Об'єднання в єдиний інформаційний простір біль-шого числа територіально віддалених один від одного об'єктів і підрозділів компанії;

Високошвидкісну передачу по каналах зв'язку будь-яких видів інформаційних потоків;

Підтримку діяльності всіх підрозділів і об'єктів підприємства;

Автоматизацію всіх технологічних і бізнес-процесів компанії, оперативний контроль і управління процесами про-ництва, транспортування і збуту, взаєморозрахунків з спожи-ками і постачальниками, управління персоналом і т.д .;

Потужні засоби обробки і аналізу одержуваної ін-формації, розрахунок планової і фактичної собівартості про-дукції;

Забезпечення необхідного рівня безпеки і захисту інформаційних ресурсів підприємства.

Малюнок 2.1. - Процес трансформації інформаційно-керуючої системи підприємства в корпоративну інформаційну систему

Головним підсумком впровадження корпоративної інформаційної системи має стати створення на підприємстві ефективного та дієвого механізму управління, що охоплює бізнес-процеси - фінансово-виробничі, технологічні, маркетинг, продажі і т.д. В результаті цього корпорація вихо-дить на якісно новий рівень управління та планування своєї діяльності.

Вона підвищує прибутковість за рахунок:

Налагодження платіжної дисципліни і чіткого контролю за розрахунками, дебіторською та кредиторською заборгованістю і пла-тежамі по ним;

Ефективного управління всіма видами ресурсів і ство-ня гнучкої системи їх стратегічного і оперативного планує-вання.

Зниження витрат відбувається за рахунок:

Оптимізації облікової та податкової політики, впровадження чет-кого механізму розрахунку і виплат податків;

Можливості оперативного перерозподілу матеріальних-них потоків.

При цьому підвищується інвестиційна привабливість за рахунок використання загальноприйнятих світових стандартів обліку і повною «прозорості» фінансово-економічних потоків для інвесторів і кредиторів, а так само якість і оперативність ра-боти кожного підрозділу підприємства. Останнє відбувається із-дит за рахунок:

Створення єдиного інформаційного простору для тих-нологічних і бізнес-систем, створення єдиної бази знань підприємства;

Впровадження внутрішньокорпоративних стандартів і використан-ня єдиної технології обробки інформації на всіх рівнях управління;

Впровадження систем електронного документообігу, позво-ляющего раціонально організувати внутрішні і зовнішні ін-формаційні потоки;

Організації чіткого персонального контролю за исполне-ням наказів, доручень.

Формування єдиного інформаційного поля діяльності компанії спирається на отримання інформації з різних джерел. Тому для забезпечення її ефективного викорис-ня повинен враховуватися ряд принципів, які гарантують резуль-татівность інформаційного забезпечення. При організації ін-формаційного забезпечення необхідно виходити з ряду ос-новних положень (принципів).

Принцип взаємодії. Під ним розуміються основні керівні положення, які опосередковують мета, зміст і форми ділового співробітництва на підприємстві.

Принцип законності. Під ним розуміється повсюдне, безумовне і точне виконання всіма посадовими особами та підрозділами чинного законодавства.

Принцип паритетності (рівноправності) сторін і поділу їх компетенції.

Принцип конфіденційності. Цінність і конфіденційна-ність основної маси інформації, що використовується при інфор-мационного взаємодії, передбачає необхідність нераз-ошення державної, службової та комерційної таємниць, інших відомостей, що охороняються законом, забезпечення повноти і до-стоверності даних.

Принцип компенсаційного. Питання про компенсації Огове-ється в окремих договорах або у відповідних норма-тивних актах.

Принцип інформаційної сумісності. без впровадження інформаційні технології неможливе ефективне взаємо-дія між підрозділами. При обробці величезних мас-Сівов різноманітної інформації технічні засоби, Виконан-няющие цю задачу, повинні «розуміти» один одного, що досяг-ється за рахунок загальних принципів інформаційної сумісності. Даний принцип повинен закладатися в основу розробки всіх складних інформаційних систем, пов'язаних з необхід-мостью їх взаємодії.

Корпоративної інформаційної системі для управління середньої або великою компанією повинні бути притаманні дотримуюся-щие ознаки:

Висока функціональність;

Модульна архітектура;

Висока продуктивність;

Висока гнучкість відповідно до вимог замовника;

Гнучка конфігурація робочого місця;

Централізоване розмежування повноважень користування земельними діл-телей;

Повна відповідність нормативним і законодавчим актам;

Орієнтація на доступні технічні і програмні середовищ-ства.

Функціональна структура інформаційної системи компанії представлена \u200b\u200bна малюнку 2.2.

Малюнок 2.2. - Внутрішня структура інформаційної системи промислового підприємства

В рамках підсистеми «оперативний облік» реалізуються сле-дмуть функції:

а) збут: ведення договорів на поставку продукції; формиро-вання наказів на відвантаження продукції; передача даних в кон-тур фінансового обліку; встановлення зв'язку з митними дек-Декларації (ВМД); друк наказів і страхових квитанцій; фор-мування звітності по відвантаженню продукції; ведення «кредит-ної лінії» клієнта;

б) склади сировини і матеріалів: оформлення прибуткових і рас-Ходна документів; оформлення накладних на внутрішнє пере-ня; оформлення товарно-транспортних накладних; облік малоцінних і швидкозношуваних предметів; формування даних для секторів розрахунків з постачальниками та підрядника-ми, формування звітності по руху ТМЦ;

в) система обліку пересування залізничного транспор-ту: облік особових рахунків; облік витрат за послуги залізної доро-ги; контроль очікуваних заліків та грошових коштів в дорозі; формування звітної документації та ін.

У підсистемі «управління фінансами» реалізуються дотримуюся-щие види робіт:

а) дебітори / кредитори: розрахунки з дебіторами за відвантажений-небезпечну продукцію; проведення операцій взаємозаліку; проведення вексельних операцій; облік експортних контрактів; аналіз де-дебіторська і кредиторської заборгованості;

б) банківські операції: оформлення банківських докумен-тів; облік залишків коштів на рахунках; операції з продажу / по-Купка валюти;

в) планування і фінансовий аналіз: складання зведеного бюджету компанії і контроль його виконання; деталізований-ний аналіз фінансового стану компанії; контроль обліку грошових коштів у виручці компанії;

г) бухгалтерський облік: автоматичне формування проводок у головній книзі на основі первинних документів, гнучка на-стройка плану рахунків бухгалтерського обліку, формування всіх бухгалтерських проводок в системі, формування бухгалтерського балансу.

У підсистемі «виробництво» реалізуються такі функції:

а) калькуляція планової собівартості продукції гнучке налаштування виробничої програми, розрахунок потреби в напівфабрикатах, формування зведеної і розгорнутої кальку-ляції, розрахунок комерційної собівартості, аналіз рентабельність-ності, порівняльний аналіз собівартості,

б) розрахунок і аналіз виробничої собівартості, фор-мування і аналіз виробничої собівартості продук-ції за статтями витрат, аналіз витрат на 1 карбованець товарної про-дукції, порівняльний аналіз планової та фактичної собівартості;

в) склад готової продукції, облік надходження продукції на склад, облік витрат готової продукції, формування зведень по руху готової продукції.

У підсистемі «основні засоби» реалізуються функції:

а) облік основних засобів, підготовка документації по по-дження, вибуття та переміщення основних засобів, розрахунок амортизаційних відрахувань; облік руху основних засобів, формування вікової структури обладнання та ін .;

б) реалізація та інше вибуття основних засобів, підготов-ка рахунків-фактур, облік виручки від реалізації основних засобів, формування звітності.

У підсистемі «адміністратор системи» реалізується:

а) управління доступом гнучке налаштування повноважень поль-зователем в підсистемі, організація груп користувачів, обмеження доступу до даних окремих підрозділів;

б) цілісність даних; система спеціалізованих про-програмних засобів, спрямованих на підтримку логічної і фізичної цілісності даних системи; операційний моні-Торінг дій користувачів; статичний контроль активно-сті користувачів;

в) моніторинг помилок реєстрація системних помилок; кон-троль виникнення, аналіз причини; збереження контексту помилок розробника;

г) управління друкованої звітністю;

д) конфігурація параметрів системи: настройка на «вла-ділка системи»; настройка на специфіку обліку та організації господарської діяльності, настройка системних параметрів системи; настройка розміщення даних.

Внутрішнє управління інформаційними потоками підприємства базується на понятті документообігу.

Успіх управлінської діяльності в значній мірі за-висить від того, наскільки швидко і якісно відбувається обработ-ка всієї необхідної документації, рух якої осуществля-ється за визначеними маршрутами від місця складання або поступ-лення в організацію до відправки зацікавленим організаціям або здачі на зберігання в архів. Це рух документів називає-ся документообігом 1. Він повинен бути організований таким обра-зом, щоб не було затримок і скупчень документів на робочих місцях. З цією метою в організаціях необхідно розробляти маршрути проходження документів і встановлювати конкретні терміни їх знаходження у кожного виконавця, здійснювати контроль за їх проходженням по всіх робочих місцях. Порядок руху документів можна представити таким чином (рисунок 2.3).

Малюнок 2.3. - Схема руху документів на підприємстві

Правильна організа-ція роботи з документами залежить від того, наскільки чітко поділу-лени функції і обов'язки між працівниками підприємства. Точ-ве знання своїх обов'язків підвищує відповідальність кожного працівника і виключає дублювання операцій при роботі з доку-ментами.

Відповідно до мети створення документи поділяються на:

Распо-рядітельние (наказ, вказівка);

Організаційні (положення, статут, інструкція, протокол);

Інформаційно-довідкові (справ-ка, докладнаяілі пояснювальна записка, акт, службовий лист, телеграма, телефонограма, факсограма, про відрядження удос-товереніе);

Особисті (автобіографія, заява, доручення).

У документаційне забезпечення управління можна виділити три групи документів:

Внутрішні (створені в організації і не виходять за її межі) - розпорядча, довідково-інформаційна документація;

Вхідні (надходять в організацію). Сюди відносяться документи вищестоящих органів управління (постанови, рішення, накази, вказівки, інструктивно-методичні листи), документи інших організацій (листи, рішення, акти), звернення громадян та т.д .;

Вихідні (відправляються в інші організації) - листи, планово-звітна документація.

Документи розподіляються в організації відповідно до фун-кціямі підрозділів і виконавців. Ці функції закріплені в положеннях про структурні підрозділи і в посадових інстр-рукції виконавців.

Обробка вхідних документів.

Вхідні документи (тобто вся кореспонденція, що надходить в орга-цію поштою, телеграфом, факсом або будь-яким іншим шляхом) повинні пройти експедиційну обробку. Співробітник експедиції, перш за все, перевіряє правильність доставки кореспонденції, її збереження (відсутність пошкоджень упаковки, повноту надісланих матеріалів і т.д.). Розкриваються всі конверти, крім особистої кореспонденції. Конверти знищуються, за винятком тих випадків, коли на конверті є позначки «конфіденційно» або «терміново», а також, якщо адреса відправника, дати відправлення і надходження проставлені толь-ко на конверті. Експедиційна обробка документів повинна здійс-ствляться в день їх надходження в організацію.

Потім входять документи сортуються на реєстровані і не-реєстровані. Не всі вхідні документи підлягають реєстрації. Організація сама визначає перелік нерегістріруемих докумен-тів. Як правило, до документів, що не підлягає реєстрації, відно-сятся вітальні листи, каталоги, друковані видання (брошки-ри, журнали), повідомлення про зустрічі і т.п.

На реєстрованих документах проставляється реєстраційний штамп, що містить назву організації, дату надходження доку-мента, його номер.

Вхідні документи проходять попередню обробку в кан-целяріі, де їх розподіляють на потоки:

Керівникам організації - для обов'язкового рассмотре-ня;

Структурним підрозділам - для виконання. Документи, які виконуються декількома підрозділами, розмножуються і передаються одночасно всім виконавцям.

Керівник організації, розглянувши документ, визначає ис-полнітеля, дає йому чіткі і конкретні вказівки і встановлює реальні терміни виконання. Ці вказівки оформляються у вигляді Резо-Люції на самому документі. Відомості про виконавця і терміні испол-нения документа заносяться секретарем-референтом в реєстраційно-ний журнал і служать підставою для взяття документа на контроль.

Документ з резолюцією керівника передається виконавцю і знаходиться у нього в роботі до остаточного вирішення питання. Ко-ли робота над документом завершена, на документі про-представляється відмітка про його виконання і направлення до справи. Після цього документ разом з копією відповіді передається секретареві-рефе-ренту для підшивки в справу.

Обробка вихідних документів.

Вихідними називаються документи, що відправляються з організації. Їх обробка включає наступні етапи:

Складання проекту документа виконавцем;

Узгодження проекту документа;

Перевірка правильності оформлення проекту документа;

Підписання документа керівником;

Реєстрація документа;

Відправлення документа адресату;

Підшивка другого примірника (копії) документа до справи.

Проект документа складається виконавцем і узгоджується із зацікавленими посадовими особами або структурними під-поділами. До передачі підготовленого документа на підпис виконавець повинен перевірити зміст документа і додатку-ня до нього, правильність оформлення документа, наявність необхід-мих реквізитів. Вихідні документи оформляються в двох екземп-лярах, за винятком факсів і телефонограм, які складаючи-ються в одному екземплярі.

Підготовлений проект документа подається на підпис керівнику організації. Після підписання керівником двох примірників документ реєструється в журналі реєстрації исхо-дящих документів.

Експедиційна обробка вихідних документів включає сор-вання, упаковку, оформлення поштового відправлення і здачу в від-ділення зв'язку.

внутрішні документи - це документи, які готуються, оформляються і виконуються в межах самої установи. Їх під-готовка і оформлення здійснюються відповідно до загальних пра-вилами оформлення вихідних документів і включають наступні етапи.

Звітність складається з численних узагальнених, деталізованих і особливих довідок, що представляють собою інформаційний супровід логістичних операцій. Рух інформаційного потоку, що зв'язує між собою всі ці компоненти, відбувається по комунікаційним каналам.

Логістичні інформаційні потоки характеризуються:

· Неоднорідністю (інформація, яка використовується в логістичних системах, якісно різнорідна). Слід зазначити, що під однорідністю в лінійному програмуванні і, зокрема, в транспортній задачі розуміється необмежена можливість перевезення продукції з будь-якого пункту відправлення в будь-який пункт призначення.

Стосовно до процесу руху інформації всередині логістичної системи вимога однорідності також передбачає необмежену можливість передачі будь-якого документа в будь-який структурний підрозділ апарату управління;

· Множинністю підрозділів - постачальників інформації;

· Множинністю підрозділів - споживачів інформації;

· Складністю і трудністю практичної видимості інформаційних маршрутів;

· Множинністю числа передач одиниць документації по кожному маршруту;

· Многовариантностью оптимізації інформаційних потоків.

Методично важливим з точки зору логістики є визначення взаємодії матеріального та інформаційного потоків. Завжди вважалося, що матеріальний потік генерує інформаційний, т. Е. Постулировалась первинність матеріального потоку. Однак сучасні інформаційні технології змінили послідовність взаємодії матеріального та інформаційного потоків, і в даний час розрізняють три варіанти їх взаємодії.

1. Інформаційний потік випереджає матеріальний. У цьому випадку від інформаційного потоку надходять відомості про досягнення матеріальних потоків (прямий напрямок) або він містить відомості про замовлення (зустрічний напрямок).

2. Інформація супроводжує матеріальний потік, рухається одночасно з ним. Цим потоком йдуть відомості про кількісні та якісні параметри матеріальних потоків, що дозволяє правильно і швидко оцінювати їх стан і приймати необхідні регулюючі рішення.

3. Інформаційний потік відстає від матеріальних потоків. У цей випадку інформація служить тільки для оцінки результатів.

Будь-яка логістична компанія, і не тільки потребує реклами. Реклама малого формату відмінно підійде для компаній, що розвиваються, з невеликим рекламним бюджетом. Для того щоб назва фірми, магазину чи організації достатньо надокучили оці потенційного споживача, немає нічого кращого, ніж нагадувати йому про своє існування в стінах його рідного дому.

Транспортні компанії дуже тісно пов'язані зі споживчим ринком - це вантажоперевезення, доставка продуктових і промислових товарів, склади, в тому числі і оптові, дрібнооптові, а це малий бізнес і відповідно реклама дуже актуальна не тільки на великих стендах, а й реклама на під'їздах, листівки в поштових скриньках і т.д.

Сучасні умови специфічні значним підвищенням кількості інформаційних потоків всередині організації через постійні розростань і ускладнення їх структури. Підвищення ефективності управління інформаційними потоками в організації в сучасних економічних умовах дуже важливо, так як безпосередньо впливає на продуктивність роботи, як співробітників, так і організації в цілому.

Величезна кількість реалізованих певних одиничних комунікацій об'єднуються і створюють інформаційні потоки організації. Під потоком інформації мається на увазі спрямоване переміщення даних від джерел аж до споживачів. Регулювання даних в інформаційних потоках має на меті усунути повторення даних, зменшити шляху її проходження, застосовувати відповідну конфігурацію передачі і гарантувати оптимальний взаємообмін даними в організації.

Підставами для якісних потоків даних вважаються здійснення умов підбору підходящої форми передачі даних і підбору відповідних технологічних процесів передачі інформації. Дієве управління інформаційними потоками в практиці можливо розглядати як важливу обставину успіху в досягненні важливих для організацій цілей. але на наразі немає загального підходу до регулювання інформаційних потоків.

Можна сформувати таку типологію інформаційних потоків:

1 По швидкості кодування і передачі повідомлення:

а) швидкі;

б) повільні;

2 За призначенням

а) громадські;

б) спеціальні;

в) секретні;

3 За значенням

а) повні;

б) корисні;

в) актуальні;

г) застарілі;

а) односпрямовані;

в) розгалужені;

5 Залежно від сторони виникнення

а) потоки, створювані відправником інформації;

б) потоки виникають за рахунок одержувача інформації;

6 За функціональним областям

а) складські;

б) фінансові;

в) кадрові;

г) маркетингові;

д) технологічні;

е) адміністративні

Особливу роль в системі управління організацією грають «бар'єри» ефективного формування та застосування інформаційних потоків.

«Бар'єри» формування та застосування інформаційних потоків - це перешкода, що перешкоджає найкращому протіканню інформаційних процесів (збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку, розподілу і поширення даних) в організації. Характеристика «бар'єрів» представлена \u200b\u200bна малюнку 1. Є ряд «бар'єрів» переміщення інформаційних потоків, які грунтовно стримують надходження значимих даних керівнику організації. Подібні «бар'єри» в повному обсязі характерні для виробничих організацій.

Малюнок 1. Характеристика «бар'єрів»

1 Координаційно-структурна недосконалість

4 Способи оброблення інформаційних потоків

5 Ефективні класичні установки адміністрації для своїх співробітників

6 Протіводействіесреднегозвена

Але з огляду на особливості сучасної економічної середовища, роль інформаційно-комунікаційних технологій, розвиток цифрової економіки і т.п. необхідно також виділити такі специфічні і значущі бар'єри:

1 Інфраструктурний бар'єр полягає в суперечливому функціонуванні тієї інформаційної мережі, Яка постачає осіб, приймають управлінські рішення, новою інформацією про стан справ в організації;

2 Дисбаланс інтересів керівної ланки і інтересів співробітників в процесі реалізації управлінських рішень;

3 Технічний бар'єр - втрати і спотворення ділової інформації через збої або недостатнього використання необхідної техніки;

4 Технологічний бар'єр - втрати і спотворення ділової інформації з приводу невикористання необхідних технологій обробки інформації.

На малюнку 2 представлено розташування «бар'єрів» в організації.

Малюнок 2. Види інформаційних потоків і «бар'єрів», пов'язаних з їх формуванням

На малюнку 2 дисбаланс інтересів може виникати між генеральним директором і відділом продажів. Непорозуміння можуть виникнути між бухгалтерією і банком, відділом продажів і складом. Технічні бар'єри можуть виникнути в будь-якому відділі організації. Для подолання технічного «бар'єру» можна використовувати такі інструменти як додаткове навчання співробітників роботі з існуючими інформаційними технологіями (в разі якщо наявні програмні засоби використовуються не в повному обсязі); провести додаткове профілактичне обслуговування техніки, щоб уникнути збоїв в роботі. Дисбаланс інтересів керівної ланки і інтересів співробітників можна вирішити, проводячи додаткові корпоративні семінари, тренінги, робота з корпоративним психологом також може допомогти вирішенню нерозуміння сторін один одного. Менеджери керівної ланки повинні вміти правильно доносити до співробітників, що від них вимагається, які цілі переслідує організація, приймаючи рішення з того чи іншого питання.

Вищевказані «бар'єри» у величезній частці пов'язані з менеджментом організації і належать до внутрішніх обставин. Таким чином, можна виділити, що сприятливий підсумок діяльності менеджера залежить від в покладений термін наданих даних, які він застосовує з метою планування, аналізу, контролю та реалізації управління і своєчасного прийняття управленческіхрешеній.

Один з основних і ефективних шляхів розвитку організації полягає у формуванні досить зручною інформаційної системи, що сприяє прийняттю оперативних і надійних управлінських постанов. Складовою подібного розвитку в повній мірі здатне стати визначення інформаційних «бар'єрів», а також робота над ними, над скороченням їх впливу на якість діяльності організації. В цьому плані значущим компонентом перетворення системи управління організації можна вважати її реструктурування і формування електронної адміністрації. Реструктурування системи управління організацією - це зміна системи управління організацією з застосуванням новітніх інформаційних технологій з метою збільшення продуктивності застосування інформаційних потоків. Основна мета реструктуризації системи управління - це формування електронної адміністрації організації. Відчутну роль в сучасних працях з економічної інформатики захоплює теорія електронного офісу. Вона ґрунтується на ідеях еластичного вбудовування передових технологій оброблення в діяльність класичних офісів (органів управління організаціями). Остаточною метою здійснення концепції електронного офісу вважається скорочення до мінімуму внутрішньоорганізаційні втрат процесу управління за рахунок переходу з класичних (паперовий) надань документів до їх електронних аналогів.

Таким чином, в ході використання новітніх інформаційних технологій з метою формування електронного офісу організації необхідно зосередити увагу на вирішенні двох питань: переміщення інформаційних потоків в системі управління організацією, відбір і подолання стандартних «бар'єрів» їх результативного розвитку і застосування в системі управління організації. Приділяючи інтерес основними параметрами інформаційних потоків, керуючий може розраховувати на збільшення продуктивності передачі даних в організації. В даному випадку інформаційні потоки знаходять системоутворюючі здатності. Будь-яка локальна задача по підвищенню продуктивності передачі даних у міру постанови стане порівнюватися з роботою в зовнішньому оточенні.

Найважливішою частиною діяльності організації є розробка системи способів (інструментів) управління або подолання (ліквідації) «бар'єрів», пов'язаних з формуванням і управлінням інформаційними потоками, так як усунення «бар'єрів» або їх ефективне управління безпосередньо позначається на прийнятті управлінських рішень, що в свою чергу впливає на конкурентоспроможність і результативність діяльності організації.

Список літератури:

1. Панасюк А.Ю. Управлінське спілкування. практичні поради. / А. Ю. Панасюк. - М .: Економіка, 2014. - 112 с.
2. Плотніков М. В. Ефективні комунікації в організації. [ Електронний ресурс] - URL: http://www.elitarium.ru/2008/11/26/kommunikacii_organizacija.html (дата звернення 20.04.2018).
3. Пугачов В. П. Керівництво персоналом організації: навч. для вузів / В. П. Пугачов. - М.: Аспект Пресс, 2015. - 279 с.
4. Різдвяна Н. Управлінська комунікація / Н. Різдвяна // Народна освіта. - 2016. - № 1. - С. 94-105.