Як в електронній пошті створити список розсилки. Створення групи розсилки в Outlook

Часто буває потрібно відправити повідомлення відразу декільком одержувачам - наприклад, всім адресатам, чиї листи у вас знаходяться в папці Гумор або в папці Сім'я. створивши групу, Ви зможете заощадити час, і нерви, так як вам не доведеться вручну вводити всі їх адреси. Для створення групи потрібно виконати наступні дії.

Виберіть в меню пункти Сервісу Адресна книга, для того щоб відкрити вікно Адресна книга.
Виберіть пункти Файл-Створити групу. При цьому з'явиться діалогове вікно, в якому ви зможете створити групу.
Введіть ім'я групи. Постарайтеся придумати вдале ім'я, що відбиває склад групи і зміст обговорюваних з кореспондентами питань.
Додайте до групи контакти. За допомогою кнопки Вибрати виділіть всіх відносяться до даної групи адресатів. При цьому на екрані з'явиться нове діалогове вікно з адресами електронної пошти кореспондентів, які ви зможете включити в групу. У лівій частині вікна виділіть потрібні ім'я та адресу і за допомогою кнопки Вибрати додайте їх в групу в правій частині вікна.
Коли повністю сформуєте групу, клацніть на кнопці ОК.
Щоб закрити вікно Властивості цієї групи, клацніть на кнопці ОК.
Закрийте вікно Адресна книга.

Тепер з групою можна працювати.

Щоб відправити повідомлення всій групі, введіть її Назва в поле Кому, Копія або Прихована. Після цього повідомлення буде автоматично відправлено всім членам групи.

Крім того, можна клацнути на кнопці Кому і вибрати групу зі списку адресної книги.

Що таке прихована копія?

Полем Прихована користуються для створення «сліпих» копій повідомлення, тобто копій, в яких відсутні імена інших одержувачів цього листа. Таким чином, якщо ви відправите приховану копію листа групі людей, ніхто з них не знатиме інших адресатів.

Щоб отримати доступ до поля Прихована, в відкритому вікні нове повідомлення, виберіть команду Вид \u003d\u003e Все заголовки. Адресати, зазначені в полі Прихована, отримають копію листа разом з усіма іншими. Але ті, чиї імена значилися в польовому або Копія, адрес з поля Прихована не побачать.

Пам'ятайте, що поле Кому заповнювати обов'язково. Якщо не хочете нічого туди вводити, впишіть адресу власної електронної пошти.

Дуже зручно вписувати ім'я групи в поле Прихована. Читайте про це поле в урізанні «Що таке прихована копія?» в цьому розділі.

Можливість створення прихованої копії дуже зручна при розсилці повідомлення кільком людям. Наприклад, відправляючи свіжий анекдот, внесіть всі адреси в поле Прихована, а в поле Кому вкажіть своє ім'я. Тоді всі зможуть прочитати новий анекдот (а можливо, і не всі - хіба мало що може трапитися), і адресатам не доведеться розглядати величезний список імен на початку листа.

Інструкція

викличте головне системне меню, Натиснувши кнопку «Пуск», і перейдіть в пункт «Всі програми». Розкрийте посилання Microsoft Office і запустіть додаток Outlook. Для того щоб використовувати імена адресатів, що знаходяться в адресній книзі додатки, розкрийте меню «Файл» верхньої сервісної панелі Oulook і вкажіть команду «Створити».

Виберіть підкоманду «Список розсилки» і надрукуйте бажане ім'я створюваного списку в рядку «Ім'я». Перейдіть на вкладку «Список розсилки» в діалоговому вікні та скористайтеся посиланням «Вибрати учасників». Вкажіть адресну книгу, яка містить потрібні адреси електронної пошти, в каталозі «Адресна книга». Надрукуйте ім'я обраного адресата в рядку «Пошук» та виділіть определившееся ім'я в каталозі, розташованому під рядком пошуку. Натисніть посилання «Учасники» і повторіть всі вищеописані дії для кожного потрібного адресата розсилки. Підтвердіть виконання обраного дії, натиснувши кнопку OK.

При необхідності створення списку розсилки з імен в повідомленнях електронної пошти перейдіть до потрібного імені в рядку «Кому» і викличте його контекстне меню кліком правої кнопки миші. Вкажіть команду «Копіювати» і розкрийте вузол Microsoft Office. Виберіть пункт «Списки розсилки» в розділі «Створити новий елемент Outlook» і перейдіть на вкладку «Списки розсилки" діалогового вікна.

Виберіть посилання «Вибрати учасників» в розділі «Учасники» і викличте контекстне меню однойменної рядки кліком правої кнопки миші в наступному діалоговому вікні «Вибір членів». Вкажіть пункт «Вставити» і підтвердіть збереження зроблених змін, натиснувши кнопку OK.

Надрукуйте бажане ім'я створюваної розсилки в рядку «Ім'я» і ще раз поверніться на вкладку «Списки розсилки». Скористайтеся командою «Зберегти і закрити» в розділі «Дії».

Увага! Всі кроки описаної нижче процедури будуть коректно виконуватися, тільки якщо Ваш комп'ютер знаходиться всередині факультетської мережі (де дозволений доступ до сервера за допомогою RPC).

Запустіть.

Якщо Ви ще не робили цього на своєму комп'ютері, з'явиться вікно майстра по початкового налаштовування Outlook 2007, на першій сторінці якого потрібно просто натиснути кнопку далі. Нижче наведені картинки, зроблені на основі російськомовної версії програми, для англомовної вони будуть іншими.

На наступній сторінці встановіть прапорець Налаштувати вручну параметри сервера або додаткові типи серверів і знову ж клацніть далі.

На сторінці Вибір служби електронної пошти виберіть пункт сервер Microsoft Exchangeі клацніть далі.

На сторінці налаштування Microsoft Exchange поле Сервер Microsoft Exchangeвведіть exch.chem.msu.ru, А в поле Ім'я користувача - призначений Вам ім'я користувача (на зображенні ekv) І клацніть кнопку перевірити ім'я.

На екрані має з'явитися додаткове вікно із запитом імені користувача та пароля. У цьому вікні перед ім'ям користувача потрібно вказати слово maildomain і поставити зворотну косу риску. У полі парольвведіть виданий Вам пароль для доступу до сервера. Щоб його не довелося вводити кожен раз, встановіть прапорець зберегти парольі клацніть OK.

Увага! Якщо ім'я користувача та пароль, які Ви використовували при вході в систему на своєму комп'ютері, не збігаються з тими, які задані на поштовому сервері, вікно із запитом пароля буде виникати кожен раз при підключенні до сервера.

В наразі програма спробує встановити з'єднання з поштовим сервером, Використовуючи введену Вами інформацію. Якщо ця інформація правильна і зв'язок з сервером є, Ви знову побачите сторінку Налаштування Microsoft Exchange, Але вже в зміненому вигляді (ім'я сервера EXCH.maildomain.chem.msu.ruі підкреслене ім'я користувача). Підкреслення означає, що Ваш обліковий запис був однозначно ідентифікована. Залиште встановленим прапорець Використовувати режим кешування Exchange (Це дозволить Вам працювати з поштою при відсутності зв'язку з сервером і дещо знизить навантаження на нього), після чого клацніть далі.

Поява сторінки з написом Вітаємо! означає, що Ви успішно налаштували Microsoft Office Outlook 2007для роботи з Microsoft Exchange Server. клацніть Готово, І програма Outlook запуститься на Вашому комп'ютері.

Якщо в подальшому Вам знадобиться змінити налаштування підключення до сервера, скористайтеся пунктом Параметри облікових записівв меню сервіспрограми Outlook. Або запустіть програму Поштаз панелі управління(Control Panel) Системи Windows і клацніть у вікні кнопку Облікові записи.

Cамоучітель MS Outlook → Основи Outlook → Що таке Outlook?

Що таке Outlook?

Outlook 2002 - потужне і всеосяжне в плані управління інформацією додаток. Але кожен предмет (це відноситься не тільки до програмним продуктам) Вимагає введення в специфіку даної галузі і демонстрації загальних принципів роботи, техніки і т. Д. У цій частині будуть розглянуті основи Outlook: від установки додатка до безпосередньої роботи з електронною поштою.

Починати книгу з розповіді про роботу з електронною поштою ми вважаємо некоректним, якщо не сказати неправильним, оскільки Outlook - це не додаток для роботи з електронною поштою. Outlook являє собою єднання всіх коштів, пов'язаних з управлінням персональною інформацією, в яких пошта займає істотну, але все-таки частина. В іншому випадку можна цілком було обійтися і Outlook Express - додатком, що входять в стандартний пакет, що поставляється з операційною системою Windows і є тільки поштовим клієнтом.

В першу частину книги увійшли такі розділи, як:

Знайомство з Outlook. У цьому розділі будуть розглянуті: установка Outlook, загальні принципи роботи в Outlook, а також інтерфейс і робота з вбудованою довідковою системою.
Календар. Ви навчитеся планувати поодинокі і повторювані зустрічі, а також працювати з уявленнями Outlook.
Завдання. У цій главі наводяться відомості про призначення завдань і обліку їх виконання, а також про перетворення елементів.
Контакти. Прочитавши цю главу, ви дізнаєтеся, як створювати контакти і працювати з адресними книгами користувача.
Нотатки. У цьому розділі розглядається робота з нотатками і буфером обміну Microsoft Office.
Щоденник. Ви познайомитеся з автоматичним і ручним веденням вашої діяльності в щоденнику Outlook.
Outlook сьогодні і особисті папки. Остання глава розповідає про спосіб зберігання елементів Outlook, створенні та використанні власних папок, а також про роботу з файлової системою комп'ютера засобами Outlook.

Прихована копія в Outlook 2010.

Microsoft Outlook набагато краще ніж продукт, ніж той який був у Windows XP - Outlook Express.

У Windows 7 це вже повноцінний клієнт і до речі з досить приємним зовнішнім інтерфейсом, Що не може не радувати.

Як в Outlook 2007 і Outlook 2010. створити правило, щоб всі листи з певного адреси переміщалися в певну папку.

Буває, що до Вас на пошту MS Outlook приходять постійно листи від певного адресата і щоб мати швидкий доступ до них їх бажано б перемістити в окрему папку і при цьому, щоб всі наступні листи від даного адресата переміщалися туди автоматично. Ось тут до нас на допомогу приходить функція «Правила й оповіщення».

Для початку створимо папку, куди будуть переміщатися листи від певного адресата. Для цього натискаємо правою кнопкою мишки по папці «Вхідні» і в меню вибираємо «Створити папку».

Задаємо ім'я створеної папки і тиснемо «ОК».

Ось у нас з'явилася створена нами папка

Але самі листи туди переміщатися не будуть, для цього необхідно налаштувати правило. Для того щоб створити правило натискаємо правою кнопкою миші по будь-якого листа від адресата для листів від якого хочемо створити правило і в меню вибираємо «Створити правило».

У вікні, ставимо галочки, як показано на малюнку нижче

У наступному вікні необхідно вибрати створену нами папку. Тобто, ми вибираємо папку в яку будуть переміщатися листи від певного адресата. Тиснемо «ОК».

Наступне повідомлення питає про те виконати наше нове правило для всіх листів поточної папки, тобто, перемістити чи вже отримані листи від певного адресата в створену нами папку.

Ставимо галочку як на малюнку нижче і тиснемо «ОК»

Ну от і все. Правило створено. Вже отримані листи від певного адресата відсортовані в створену нами папку і всі наступні листи від цього адресата будуть також автоматично переміщатися в цю папку.

Поділюся з вами невеликий заметочку про те як заховати вікно Outlook 2010 у трей. Тобто якщо вам потрібно що б пошта у вас завжди була відкрита при роботі з комп'ютером, але не заважала вам ще однієї іконкою в робочій панелі внизу (зазвичай панель знизу). Як ви можете помітити іконка Outlook висить так само і в треї, так навіщо ж вона буде забирати у вас дорогоцінну робочу область і взагалі дублюватися, особливо це дратує людей які використовують велика кількість програм одночасно.

Власне забирається програма в трей буквально трьома натисканнями.

перше натискання вам потрібно здійснити на стрілочки розгортає трей, це справа внизу, біля годинника. друге натискання на іконці Outlook яка знаходиться в розгорнулося треї. Натискання потрібно здійснити правою кнопкою мишки. третє натискання робимо лівою клавішею миші на словах « приховувати згорнуте»(Дія показано зліва на зображенні в моїй замітці).

От і все. Тепер коли ви повернете програму Outlook 2010, то вона згорнеться в трей, а у вас буде більше вільного місця. Нові прийшли листи будуть як і раніше відображатися попередженням біля годинника в правому нижньому кутку. До речі відкрити Outlook можна натиснувши на іконку в треї двома клацаннями лівої кнопки миші.

Використання групи контактів (раніше - «список розсилки») для відправки повідомлення або електронні листи кільком людям - групи проекту, комісія або навіть просто групою друзів - без необхідності для додавання кожного імені Кому, копія або СК рядки окремо.

Відомості про групи контактів в Outlook для Mac см. В статті Створення списку розсилки або групи контактів в Outlook для Mac.

додаткові відомості

Створення групи контактів

Примітка: Учасник, який додається до групи контактів, може бути відсутнім в адресній книзі. Його ім'я та адресу електронної пошти включаються при копіюванні і вставці в повідомленні електронної пошти.

Додавання групи контактів, отриманої від іншого користувача

Якщо ви отримали повідомлення, яке містить потрібну вам групу контактів, збережіть її в список контактів.

Відкрийте повідомлення електронної пошти, що містить групу контактів.

У полі Кому або копія клацніть правою кнопкою миші групу контактів і виберіть команду Додати в контакти Outlook.

додаткові відомості

Створення списку розсилки

Списки розсилки за замовчуванням зберігаються в папці Контакти. Якщо ви використовуєте облікову запис Microsoft Exchange, глобальний список адрес може містити глобальні списки розсилки, які доступні для всіх користувачів мережі. Особисті списки розсилки, які ви створюєте в своїй папці Контакти, Доступні лише вам, але ви можете

Відкрийте повідомлення електронної пошти, що містить список розсилки.

У заголовку повідомлення клацніть правою кнопкою миші список розсилки і виберіть в контекстному меню команду Додати в контакти Outlook.

Іноді користувачеві потрібно змінити, доповнити, передати список контактів потрібній людині, перенести його на додатковий пристрій. Щоб робити це було зручно, в додатку Outlook є всі необхідні інструменти.

Як перенести адреси з Outlook

Як експортувати контакти

Способи перенесення даних розрізняються залежно від версії поштового клієнта Outlook.

Експорт контактів з Outlook 2013

Щоб експортувати дані з Outlook 2013, відкрийте програму і у вкладці «Файл» - «Відкрити і експортувати» виберіть «Імпорт і експорт».
Поштовий клієнт запропонує можливі варіанти. Натисніть на пункт «Експорт в файл».

Виберіть потрібну для запису інформації папку.

Задайте назву що зберігається об'єкту і натисніть кнопку «Готово».

Новий CSV-файл можна перевірити на комп'ютері, відкривши його в програмі Excel.

Експорт контактів з Outlook 2010.

Відкрийте Outlook 2010 і перейдіть на вкладку «Файл».
Натисніть «Файл» на панелі управління у верхній частині вікна Outlook

Відкриється вікно параметрів Outlook. У лівому горизонтальному меню клікніть на «Додатково».

Відкриється «Майстер експорту», \u200b\u200bтут виберіть пункт «Значення, розділені комами (Windows)», це інша назва CSV-файлу. Натисніть «Далі».

Виберіть папку, в якій буде зберігатися інформація про контакт.
Зачекайте, поки процес переміщення інформації не закінчиться.

При використанні вмісту перенесених контактів в інших продуктах поштового клієнта знадобиться пункт «Файл даних Outlook (PST)».

Експорт контактів з Outlook 2007

Щоб перенести контакти з Outlook 2007, відкрийте програму і розгорніть вкладку «Файл». У списку функцій натисніть «Імпорт і експорт».
Відкриється «Майстер імпорту», \u200b\u200bякий знадобиться для формування документа. Відзначте «Експорт в файл».
У вікні, виберіть «Значення, розділені комами (Windows)». Продовжіть, натиснувши на кнопку «Далі».
Позначте папку, яка буде місцем для збереження. Натисніть на «Далі».
Дочекайтеся закінчення процесу переміщення.

Як з Outlook перенести контакти в Excel

Незалежно від того, яку версію Outlook, після перенесення CSV-файлу на комп'ютер його можна буде відкрити в Excel.

Не лякайтеся, якщо побачите в документі порожні клітинки. Це ті позиції, які були заповнені, коли контакт ще знаходився в Outlook. Не кожна людина прописує всю інформацію: про домашньому телефоні, Назву організації або посади контакту.

Після перегляду перенесеного файлу в Excel немає зберігайте зміни при закритті. Це може зруйнувати структуру документа і його прочитання буде неможливо.

Як імпортувати контакти в усіх версіях Outlook

Процес додавання CSV-файлу в пошту буде однаковий для всіх версій Outlook. Це робиться так само, як і експорт: «Файл» - «Відкрити і експортувати» - «Імпорт і експорт». У «Майстрі» виберіть «Імпортувати з іншої програми або файлу».
Після вибору дії натисніть «Далі». Чекайте закінчення процесу перенесення.

Імпорт адрес і пошти інтернету в Outlook всіх версій

Щоб імпортувати контакти з Outlook, знову зайдіть в «Майстер імпорту та експорту». Виберіть «Імпорт з іншої програми або файлу».
У вікні, натисніть «Імпорт адрес і пошти інтернету».
Виберіть з двох запропонованих варіантів імпортування «Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x або пошта Windows».
Натисніть «Далі» і почекайте, поки контакти імпортуються.

Імпорт з іншої програми або файлу в будь-якої версії Outlook

Після вибору «Імпорт з іншої програми або файлу» з'являється можливість додати контакти з утиліти Lotus Organizer, а також інформацію з Access, Excel або простого текстового файлу. Виберіть програму, звідки плануєте додати контакти.
З'явиться вікно з вибором параметрів. Якщо хочете створити дублікати, натисніть на пункт «Дозволити створення дублікатів».
Виберіть папку, звідки потрібно взяти інформацію.
Призначте місце, де буде зберігатися дані.

Відео: інструкція по перенесенню контактів

Де в Outlook розташувалася адресна книга

Вся інформація про адресній книзі, повідомленнях, календарях і нотатках зберігається на комп'ютері в заархівує. У разі якщо виникне необхідність знайти, копіювати або перенести її, корисно буде знати, в яких папках розташовується потрібний PST-файл:

диск: / Користувачі /<имя пользователя>
диск: / Користувачі /<имя пользователя>/ Roaming / Local / Microsoft / Outlook;
диск: / Users /<имя пользователя>/ Documents / Файли Outlook;
диск: / Користувачі /<имя пользователя>/ Мої документи / Файли Outlook;
диск: / Documents and Settings /<имя пользователя>

У разі використання IMAP, Microsoft Exchange або outlook.com місце збереження вашої поштової інформації - простір сервера. Дані записуються в форматі PAB. В такому випадку виявити їх можна буде тут:

диск: / Користувачі /<имя пользователя>/ AppData / Local / Microsoft / Outlook;
диск: / Documents and Settings.

Якщо ви використовували обліковий запис Microsoft Exchange Server, то «Автономна адресна книга» розташовується за наступними адресами:

диск: / Користувачі /<имя пользователя>/ AppData / Local / Microsoft / Outlook;
диск: / Documents and Settings /<имя пользователя>/ Local Settings / Application Data / Microsoft / Outlook.

Створення адресної книги в Outlook

Після того як адресна книга була створена, в неї можна додавати контакти.

Як додати контакти в Outlook

Контакти зберігають інформацію про людей. Можна ввести тільки адресу електронної пошти або заповнити більше інформації, Наприклад, номери телефонів, фотографію людини, поштова адреса, адреса роботи.

Після створення систематизованої папки контактів програма буде знаходити потрібний по першим декількох буквах і автоматично заповнювати електронну адресу.

Додавання контакту з повідомлення електронної пошти

Для початку необхідно відкрити отримане повідомлення, натиснути правою кнопкою миші на ім'я людини і вибрати «Додати до контактам Outlook». Заповніть необхідну інформацію відповідно до назв полів, потім збережіть.

Додавання контакту з нуля

Відео: інструкція по додаванню контактів

Як створити список розсилки в різних версіях Outlook

Для одночасного надсилання відразу декільком абонентам рекомендуємо користуватися інструментом «Група контактів».

Створення списку розсилки в Outlook 2013

Створення списку розсилки в Outlook 2010.

У головному меню робочої програми виберіть пункт «Створити групу контактів». заповніть важливу інформацію і збережіть.

Відео: як створити групу контактів в Outlook 2010.

В Outlook 2007 виконайте шлях «Файл» - «Створити» - «Список розсилки» або натисніть Ctrl + Shift + L. Заповніть інформацію про учасників, збережіть.

Виберіть адресну книгу через «Файл» - «Створити» або скористайтеся командою Ctrl + Shift + L

Скільком людям можна відправити послання за один раз, залежить від розміру файлів імен. Орієнтовно, середня кількість - 100 контактів.

Видалення контактів в Outlook

Для того щоб контактів не подвоювалася, при їх імпортуванні в «Майстрі імпорту» не забувайте міняти стандартні параметри перенесення «Дозволити створення дублікатів» на інший пункт, де пропонується варіант заміни існуючих.

Якщо ж контакти вже подвоїлися, то прибрати їх можна в «Списку контактів», натиснувши пункт «Телефони». У відкритому перед вами поле необхідно виділити дубльовані контакти, а потім натиснути DELETE.

Якщо в «Параметрах контактів» прибрати галочку з розділу «автоматично перевіряти дублікати контактів», то при виборі людини програма Outlook НЕ буде відслідковувати повторюються візитні картки.

основною функцією програми Microsoft Outlook є робота з електронною поштою. Крім цього, вона може виконувати функції записника і менеджера контактів. Ознайомившись зі способами додавання, видалення контактів і створення груп в поштовому клієнті Outlook, користувач може налаштувати програму так, як йому зручно, і з її допомогою залишиться на зв'язку з друзями і колегами.