Hozzon létre egy csoportos jelentést vagy összefoglaló jelentést. Az adatok csoportosítása és rendezése az Access Access űrlap jelentéstábla módban történő rendezésben nem aktív

Adatok rendezése, keresése és szűrése

Az adatbázis-táblázatokban tárolt adatok csak akkor használhatók hatékonyan, ha egyszerű és elérhető eszközök állnak rendelkezésre a szükséges információk megtalálására. A táblák hatalmas számú rekordot tartalmazhatnak, és egy jó DBMS-nek lehetővé kell tennie a megfelelő gyors és egyszerű megtalálását és kiválasztását. Az Access 2002 e tekintetben egy példa arra, hogyan hajthatja végre ezeket a műveleteket a felhasználói élmény maximalizálása és egyidejűleg nagy mennyiségű adat hatékony feldolgozása érdekében.

Az adatok rendezése mindig a szükséges információk könnyebb megtalálását szolgálja. Ha egy táblázat megjelenik a képernyőn (vagy papíron), sokkal könnyebb megtalálni a kívánt sort, ha a sorok rendben vannak. Megszokta, hogy a táblázatos adatok betűrendben, dátum szerint, a számokat tartalmazó oszlopok értékeinek növelésével vagy csökkentésével vannak rendezve. De különböző helyzetekben szeretnénk a sorokat különböző szempontok szerint rendezni (táblaoszlopok). Ideális esetben ezt könnyű kézmozdulattal kell megtenni. Az Access pontosan ezt teszi lehetővé. Alapértelmezés szerint, ha egy táblázatot Táblázatok módban nyit meg, akkor a kulcsmező értéke szerint rendeződik. Ha egy táblához nincs megadva kulcsmező, a rekordok a táblázatba való beírásuk sorrendjében jelennek meg. Ha egy másik mező értéke szerint szeretné rendezni a rekordokat, csak vigye a kurzort a megfelelő oszlop bármely sorára, és kattintson az eszköztár egyik gombjára: Rendezés növekvő sorrendben vagy Csökkenő rendezés.

A művelet másik módja: kattintson a jobb gombbal a kívánt oszlop bármely sorára, és válassza ki a megfelelő parancsot a helyi menüből (1. ábra).

Így a rekordokat a táblázat bármely oszlopa szerint rendezheti. Korlátozások csak a megrendelhető adatok típusára vonatkoznak – nem rendezheti a MEMO típusú mezők, a hiperhivatkozások vagy az OLE objektumok értékeit.

A rendezés megfelelő alkalmazásához ismernie kell néhány egyszerű szabályt.

· Növekvő sorrendben történő rendezéskor az üres mezőket tartalmazó rekordok (üres értékekkel) elsőként jelennek meg a listában.

· A szövegmezőkben lévő számok karakterláncokként vannak rendezve, nem numerikus értékekként. Ha numerikusan szeretné rendezni őket, akkor minden szöveges karakterláncnak ugyanannyi karaktert kell tartalmaznia. Ha a karakterlánc kevesebb karaktert tartalmaz, akkor először nem szignifikáns nullákat kell beillesztenie.

· Amikor ment egy táblázatot, a rendezési sorrend is mentésre kerül.

Rizs. 1.

Megjegyzés

A rendezési sorrend az adatbázis létrehozásakor a Beállítások párbeszédpanelen megadott nyelvi beállításoktól függ. A beállítás módosításához válassza az Eszközök menü Beállítások parancsát, nyissa meg az Általános lapot, és válassza ki a kívánt nyelvet az Új adatbázis-rendezési sorrend mezőben.

Ha módosítja a rekordok rendezési sorrendjét egy táblában, majd úgy dönt, hogy bezárja, az Access megkérdezi, hogy kívánja-e menteni az elrendezés módosításait. Ha igennel válaszol, akkor az új rendezési sorrend mentésre kerül, és a táblázat következő megnyitásakor lejátszásra kerül. Az eredeti rendezési sorrendhez (a kulcsmező értékével) való visszatéréshez a Feljegyzések, Szűrő eltávolítása / Rendezés menü parancsát kell végrehajtani.

Néha több mező értéke szerint kell rendeznie. Ehhez először mozgassa a rendezendő oszlopokat úgy, hogy azok egyrészt egymás mellett jelenjenek meg, másrészt a prioritások figyelembevételével a prioritások balról jobbra vannak beállítva, mivel a bal szélső oszlopban lévő értékek először lesz rendezve. Ezt követően ki kell jelölnie az összes oszlopot, és az eszköztáron a Rendezés növekvő sorrendben vagy a Csökkenő rendezés gombra kell kattintania.

Négy módszerrel szűrheti a rekordokat Rács vagy Űrlap módban: szűrés kijelölés alapján, szűrés űrlap szerint, szűrés Bemenet és Speciális szűrő.

Szűrés kijelölés szerint

1. Indítsa el a Microsoft Access programot, majd nyissa meg az adatbázist

2. Egy űrlapon, részűrlapon, táblázaton vagy altáblázaton válassza ki a szűrni kívánt érték egy példányát (például név vagy szám).

3. A Rekordokon válassza a Szűrő lehetőséget, majd kattintson a Szűrés kijelölés alapján gombra.

4. Ismételje meg a 2. és 3. lépést, amíg meg nem szerzi a keresett rekordot.

MEGJEGYZÉS: Szűrheti azokat a rekordokat is, amelyeknek nincs konkrét jelentése. Az érték kiválasztása után kattintson a jobb gombbal, és válassza a Szűrő Kijelölt kizárása lehetőséget.

Szűrés alak szerint

1. Nyisson meg egy űrlapot űrlap vagy táblázat módban, lekérdezés vagy űrlap módban

Adattábla nézet. Szűrje ki a bejegyzéseket az altáblázat megjelenítési altáblázatában a kibontás jelzőjére kattintva.

2. A Rekordokon válassza ki a Szűrő elemet, majd kattintson a Szűrés űrlap szerint gombra a normál szűrőablak megnyitásához.

Feltételeket állíthat be az űrlaphoz, az alűrlap főtáblájához vagy bármely megjelenített alűrlap-táblázathoz. Minden részűrlapnak vagy altáblázatnak megvan a maga Keresés és Vagy lapja.

1. Válassza ki a mezőt a feltételek megadásához.

2. Adjon meg egy szűrőfeltételt a keresett érték kiválasztásával a mezőértékek listájában (ha a lista mezőértékeket tartalmaz), vagy írjon be egy értéket a mezőbe.

3. Ha olyan rekordokat szeretne keresni, amelyekben egy adott mező üres vagy nem üres, akkor a mezőben a Null-or-Not értéket kell megadni.

4. A szűrőben bejegyzéseket tartalmazó további értékek megadásához kattintson az űrlap, alűrlap, táblázat vagy altábla Vagy lapjára a szűréshez, majd adjon meg további feltételeket.

5. A Szűrő menüben kattintson a Szűrő alkalmazása gombra a szűrési eredmények megtekintéséhez.

Szűrés az adatbevitelhez

1. Nyisson meg egy űrlapot űrlap vagy táblázat nézetben, lekérdezés vagy űrlap adattábla nézetben. Szűrje ki a bejegyzéseket az altáblázat megjelenítési altáblázatában a kibontás jelzőjére kattintva.

2. Kattintson a jobb gombbal egy mezőre egy alűrlapon, táblázat nézetben vagy szűrési résztábla nézetben, és adja meg a keresett értéket a helyi menü ablakának szűréséhez.

3. Nyomja meg az Enter billentyűt a szűrő alkalmazásához, majd zárja be a helyi menüt.

Speciális szűrő

1. Nyisson meg egy űrlapot űrlap vagy táblázat nézetben, lekérdezés vagy űrlap adattábla nézetben.

2. Kattintson a szűrni kívánt űrlapra, részűrlapra, táblázatra vagy altáblázatra.

3. A Rekordok részben válassza a Szűrő lehetőséget, majd kattintson a Speciális szűrő gombra.

4. Adjon hozzá olyan mezőket, amelyekben meg kell adnia azokat az értékeket vagy egyéb feltételeket, amelyeket a szűrő a Rácsszerkezet rekordjainak megkereséséhez fog használni.

5. Rendezési sorrend megadásához kattintson a Rendezés gombra a cellában lévő mezőnél, kattintson a nyíl gombra, és válasszon rendezési sorrendet. A Microsoft Access először a lekérdezéstervben a bal szélső mezőt rendezi, majd a következő mezőt jobbra, és így tovább.

6. A felvett mezők feltételei mezőben írjon be egy értéket a Kereséskor cellába, vagy írjon be egy kifejezést.

7. A Szűrő menüben kattintson a Szűrő alkalmazása gombra a szűrési eredmények megtekintéséhez.

Az Access 2010 lehetővé teszi, hogy hatalmas mennyiségű adattal dolgozzon, ami azt jelenti, hogy nehéz lehet bármit is tudni az adatbázisról, ha csak ránéz. A rendezés és a szűrés két olyan eszköz, amelyek lehetővé teszik az adatok rendszerezésének és megtekintésének testreszabását, megkönnyítve ezzel a munkát.

A rendezésről és a szűrésről

Alapvetően a rendezés és a szűrés olyan eszközök, amelyek lehetővé teszik az adatok rendszerezését. Az adatok rendezésekor sorba rakod azokat. Az adatok szűrésével elrejtheti a nem fontos adatokat, és csak az Önt érdeklő adatokra összpontosíthat.

Rekordok rendezése

A rekordok rendezésekor logikai sorrendbe helyezi őket, és hasonló adatokat csoportosít. Ennek eredményeként a rendezett adatok gyakran könnyebben olvashatók és megérthetők, mint a rendezetlen adatok. Alapértelmezés szerint az Access a rekordokat azonosítószámuk szerint rendezi. A felvételek rögzítésének azonban számos más módja is van. Például egy pékség tulajdonában lévő adatbázisban található információk többféleképpen rendezhetők:

• A rendelések a rendelés dátuma vagy a megrendelést leadó vásárlók vezetékneve szerint rendezhetők.
• Az ügyfelek név vagy város vagy az ügyfelek lakóhelyének irányítószáma szerint rendezhetők.
• A termékeket név, kategória (torták, sütemények, muffinok stb.) vagy ár szerint lehet rendezni.

A szöveget és a számokat is kétféleképpen rendezheti: növekvő és csökkenő sorrendben. A növekvő azt jelenti, hogy felfelé haladunk, tehát a növekvő sorrendben a számokat a legkisebbtől a legnagyobbig, a szöveget pedig A-tól Z-ig rendezzük. A csökkenő számok esetén a csökkenést vagy a legnagyobb értéket jelenti, szöveg esetén pedig a Z-t A-ig. A táblázatokban megjelenő alapértelmezett azonosítók rendezése növekvő rendezés, tehát a legalacsonyabb azonosítószámok jelennek meg először.

Példánkban táblázat szerint fogunk rendezni. A rekordokat azonban bármelyik Access objektumban rendezheti. Az eljárás alapvetően ugyanaz.

A rekordok rendezéséhez:

A táblázat most a kiválasztott mező szerint lesz rendezve.

Az új nézet mentéséhez kattintson a Mentés gombra a Gyorselérési eszköztáron.

A rendezés mentése után a rekordok így lesznek rendezve mindaddig, amíg nem hajt végre újabb rendezést, vagy nem törli az aktuálisat. A rendezés eltávolításához egyszerűen kattintson a Rendezés eltávolítása parancsra.

Rekordok szűrése

A szűrők lehetővé teszik, hogy csak a megtekinteni kívánt adatokat tekintse meg. Szűrő létrehozásakor beállíthatja a megjeleníteni kívánt adatok feltételeit. A szűrő ezután megkeresi a táblázat összes rekordját, megkeresi azokat, amelyek megfelelnek a keresési feltételeknek, és ideiglenesen elrejti azokat, amelyek nem.

A szűrők hasznosak, mert lehetővé teszik, hogy konkrét rekordokra összpontosítson anélkül, hogy elterelné a figyelmét az Önt nem érdeklő adatok. Ha például rendelkezik egy ügyfél- és rendelési információkat tartalmazó adatbázissal, létrehozhat egy szűrőt, amely csak az adott városban élő ügyfeleket, vagy csak az adott terméket tartalmazó rendeléseket jeleníti meg. Ezen adatok szűrővel való megtekintése sokkal kényelmesebb, mint egy nagy táblázatban való keresés.

Példáinkban és magyarázatainkban szűrőket alkalmazunk a táblázatokra. Azonban bármilyen Access objektumra alkalmazhat szűrőket. Az eljárás alapvetően ugyanaz.

Egy egyszerű szűrő létrehozásához:

Kattintson az OK gombra. A szűrő alkalmazásra kerül. Ügyfeleink táblázata már csak azokat az ügyfeleket jeleníti meg, akik Caryban élnek.

A szűrő be- és kikapcsolása lehetővé teszi a szűrő be- és kikapcsolását. A bejegyzések szűrő nélküli megtekintéséhez egyszerűen kattintson a Szűrő váltása gombra. A szűrő visszaállításához kattintson újra.

Szűrő létrehozása kijelölésből

A választható szűrés lehetővé teszi, hogy konkrét adatokat válasszon ki egy táblázatból, és keressen hozzá hasonló vagy eltérő adatokat. Például, ha egy pékségben dolgozik egy adatbázissal, és meg akarja találni az összes olyan terméket, amelynek nevében szerepel a csokoládé szó, akkor kiválaszthatja ezt a szót egy terméknévben, és létrehozhat egy szűrőt ezzel a kijelöléssel. A kiválasztási szűrő létrehozása kényelmesebb lehet, mint egy egyszerű szűrő létrehozása, ha a mező, amelyben dolgozik, sok elemet tartalmaz.

Szűrő létrehozása kijelölésből:

A szűrő alkalmazásra kerül. Táblázatunkban mostantól csak azok a termékek jelennek meg, amelyek nevében szerepel a csokoládé szó.

Szűrő létrehozása keresési lekérdezésből

Szűrőt úgy is létrehozhat, hogy beír egy keresett kifejezést, és megadja, hogy az adatok hogyan egyeznek az adott kifejezésekkel. Szűrő létrehozása keresési kifejezésből hasonló a kijelölésből történő szűrő létrehozásához.

Szöveg szűrése keresési lekérdezés alapján

Szöveg keresési szó beírásával történő szűrésekor ugyanazokat a beállításokat használhatja, mint a kijelölés szerinti szűrésnél, például Tartalmazza, Nem tartalmaz, C-vel végződik és nem végződik. Az alábbi lehetőségek közül is választhat:

• Egyenlő értékek, amely csak azokat az adatrekordokat tartalmazza, amelyek azonosak a kiválasztott adatokkal
• Nem egyenlő, amely magában foglalja az összes rekordot, kivéve azokat az adatokat, amelyek azonosak a kijelöléssel
• A következővel kezdődik, amely csak azokat a rekordokat tartalmazza, amelyeknek a kiválasztott mező adatai egy keresett kifejezéssel kezdődnek
• Nem ezzel kezdődik, beleértve az összes rekordot, kivéve azokat, amelyeknek a kiválasztott mező adatai keresési lekérdezéssel kezdődnek

Szöveg szűrése egy keresési kifejezésre:

Számok szűrése keresett kifejezéssel

A számok keresési kifejezéssel történő szűrése hasonló a szövegszűréshez. Számokkal való munka során azonban különféle szűrési lehetőségek állnak rendelkezésre. Az Egyenlő és Nem Egyenlő mellett a következők közül választhat:

• Több, mint csak olyan bejegyzések szerepeltetése, amelyekben a számok nagyobbak vagy egyenlőek, mint a beírt szám
• Kisebb, mint csak azokat a rekordokat tartalmazza, amelyekben a számok kisebbek vagy egyenlők a megadott számmal
• Egy adott tartományba eső számokat tartalmazó bejegyzések között

Számok keresési kifejezés szerinti szűrése:

Az egyes számtípusok más szűrési beállításokat is tartalmazhatnak. Például a numerikus formában tárolt dátumok (hh / nn / yy-pl. 2010. 12. 01.) tartalmazzák az időszakok szerinti szűrési lehetőségeket.

A táblázat sorai egy vagy több oszlop tartalma szerint rendezhetők. Ehhez válassza ki azt a mezőt, amelyre a rendezést végrehajtja, majd kattintson az eszköztár Rendezése növekvő vagy Csökkenő sorrendbe rendezés gombjára.

Egy adott érték keresésekor az Access megtalálja és megjeleníti a megfelelő rekordot. Ha azonban több rekord is megfelel a megadott kritériumnak, akkor a munka kényelme érdekében szükségessé válik, hogy csak azokat jelenítsék meg a képernyőn a rendezési és szűrési gombok segítségével. az eszköztáron (vagy a Rekordok menü Szűrés és rendezés ( Rendezés) pontján) csak a működéshez szükséges rekordokat jelenítheti meg a képernyőn, valamint gyorsan rendezheti a kívánt sorrendbe. A teljes táblázat rendezéséhez használja a két rendezést. gombokat, és konkrét rekordok kiválasztásához használjon három szűrőgombot

Gyors rendezés

Néha meghatározott sorrendbe kell rendeznie a rekordokat. Az eszköztár rendezési gombjai lehetővé teszik az oszlopok növekvő vagy csökkenő sorrendbe rendezését. Először jelölje ki a rendezendő mezőket, majd kattintson a Rendezés növekvő (AZ) vagy Csökkenő (ZA) (Rendezés) lehetőségre. Csökkenő (ZA))

A rendezési mező kiválasztásához helyezze a kurzort bármely rekord szintjére. Ezután kattintson a megfelelő gombra, és az adatok azonnal rendezésre kerülnek.

Ha több mező szerint szeretné rendezni az adatokat, jelöljön ki több oszlopot. Ehhez először jelöljön ki egy oszlopot, majd nyomja meg a gombot és húzza a kurzort (Ez kijelöli a szomszédos oszlopokat) Ebben az esetben a tábla rekordjai először az első oszlop szerint vannak rendezve, majd a második szerint stb.

A rekordok eredeti sorrendjének visszaállításához használja a Rekordok ^ Szűrő/rendezés eltávolítása parancsot

Szűrés

A szűrés lehetővé teszi, hogy egy űrlapon csak bizonyos rekordokat tekintsen meg. Válassza ki a szűrni kívánt adatokat, majd kattintson az eszköztáron a Szűrés kijelölés alapján gombra. A szűrő javításához kattintson a Szűrő módosítása gombra. Részletesebb szűrési feltétel megadásához válassza a Rekordok menü Szűrő parancsát és a Speciális szűrés alparancsot. Normál vagy speciális szűrő alkalmazásához kattintson a Szűrő alkalmazása gombra az eszköztáron .

5. Lekérdezések létrehozása ms Access környezetben

Lekérdezés tervezési folyamata a szabványos lekérdezési ablak eszköztárával Konstruktőr.

Érdeklődések

A lekérdezések gyors és hatékony hozzáférést biztosítanak a táblázatban tárolt adatokhoz.

Amikor egy táblázatot MS Access használatával hoz létre, észreveheti, hogy a program nem engedélyezi a számított mezők használatát. Nem is lehet nem elsődleges kulcs alapján rendezni.

A lekérdezéseken keresztül rendezheti vagy értékelheti a kifejezéseket. Például gyűjtse össze a kapcsolódó táblák adatait.

A lekérdezés végrehajtásakor az MS Access beolvassa az adatokat a táblákból, és táblázat módban megjeleníti a végrehajtás eredményét. Ne feledje, hogy a lekérdezés eredménye nem kerül mentésre. Az adatok mindig táblázatokban tárolódnak. Egy lekérdezésben az MS Access csak utasításokat tárol arra vonatkozóan, hogy a lekérdezés végrehajtása során hogyan kell az adatokat rendezni.

Egyes lekérdezések esetén módosíthatja a táblázatnézetben megjelenő lekérdezési eredményt. Ezek a változások az eredeti táblázatokban is megjelennek majd. A kérés alapján formanyomtatványt, beszámolót tervezhet.

Táblázatrekordok rendezése

A táblázatban az adatok mindig elsődleges kulcs szerint vannak rendezve. Az adatok rendezésének más módjának megszervezéséhez egy lekérdezést használnak. Ilyen lekérdezés létrehozásához az adatbázis ablakban válassza ki a ikont “ TÁBLÁZAT ”és jelölje meg a rendezni kívánt táblázatot. Piktogram kiválasztása “ ÚJ KÉRÉS" , Az eszköztáron található párbeszédpanel megnyit egy új lekérdezést az adatbázis-ablakban megadott táblához. A piktogram választásának eredményeként “ ÚJ KÉRÉS ”, a párbeszédpanel megjeleníti a forrástábla összes mezőnevének listáját, amelynek elején a" * "karakter található. Dobja a csillagot a QBE kérőlapra. Ez egy helyőrző az összes adatmező számára. Ezenkívül húzza a lekérdezési űrlapra azt az adatmezőt, amelyen a rendezést el kívánja végezni.

Ehhez a mezőhöz válasszon rendezési módot a Rendezés listából. Válassza a "VÉGREHAJTÁS" ikont, és az MS Access megjeleníti a képernyőn a lekérdezés eredményét, táblázatos módban, az adatok igény szerint rendezve.

Lekérdezések keresési feltételekkel

Az adatok táblákból történő kiválasztásához az MS Access egy adott feltétele szerint keresési feltételekkel rendelkező lekérdezéseket használnak. A kiválasztási feltétel előzetes megadása után a lekérdezés végrehajtásának eredménye egy olyan adathalmaz lesz, amely megfelel a kialakított kritériumnak.

Kérelem összeállításához lépjen az adatbázis ablakba, válassza ki a „KÉRÉS” ikont, és nyomja meg a „Létrehozás” gombot, majd az „Új kérelem” gombot. A következő párbeszédablakban válasszon ki egy adatbázis táblát és nyomja meg a "Hozzáadás" gombot, az MS Access a lekérdező ablakba helyezi a megadott tábla mezőinek listáját. Most kiválaszthat egy vagy több mezőt, és áthúzhatja azokat a QBE kérési űrlapra.

A "Kiválasztási feltétel" sorban most megadhatja a kiválasztási feltételeket. Tetszőleges számú karakter jelöléséhez használjon csillagot (*) helyettesítő karakterként, és kérdőjelet (?) egy tetszőleges karakter jelölésére. Fogalmazza meg a kérés feltételeit. Például, ha egy szövegmezőhöz csak az "A *" feltétel van megadva, akkor a lekérdezés csak azokat a rekordokat jeleníti meg, amelyek szövegmezője "A" (vagy "a") betűvel kezdődik.

Ha több érték kombinációját kell keresni, akkor ezeket a „Kiválasztási feltétel” sorba kell beírni, az ÉS és a VAGY logikai operátorokkal elválasztóként. A szokásos összehasonlító operátorokon kívül az MS Access három speciális operátort biztosít, amelyek hasznosak az adatok kiválasztásához: BETWEEN, IN, LIKE.

Paraméter lekérdezések

A lekérdezés létrehozásának szakaszában nem mindig lehet eldönteni, hogy az MS Access-nek milyen értékeket kell keresnie, és néha rugalmas kiválasztási feltételre van szükség, amely az aktuális helyzettől függően változhat. Ezért a QBE űrlapba közvetlenül beírt kiválasztási feltétel helyett egy paramétert is beilleszthet a kérésbe, és ebben az esetben a lekérdezés végrehajtása előtt az MS Access minden alkalommal konkrét kiválasztási feltételeket kér.

Egy paraméter beállításához meg kell adni egy nevet vagy egy kifejezést szögletes zárójelek között () a „Feltételek” sorban. A szögletes zárójelben lévőt az MS Access a paraméter nevének tekinti. Ez a név jelenik meg a párbeszédpanelen a lekérdezés futtatásakor, ezért érdemes egy értelmes kifejezést használni paraméternévként. Egy kérésben több paraméter is megadható; az egyes paraméterek nevének egyedinek és tájékoztató jellegűnek kell lennie.

Alapértelmezés szerint az MS Access a lekérdezésben megadott paramétereket szöveges adattípussá alakítja. Mivel azonban a szövegmezők nem hasonlíthatók össze a dátummezőkkel, a paraméterek adattípusát pontosan be kell állítani. Ehhez válassza ki a parancsot Kérelem / Paraméterek menüből, aminek hatására az MS Access megnyitja a "Lekérdezési paraméterek" párbeszédpanelt. Írja be a paramétert szögletes zárójelek nélkül a párbeszédablakban, és válassza ki a kívánt adattípust.

Most egy lekérdezés végrehajtásához először meg kell adnia egy paraméterértéket, és a lekérdezés eredménye csak azokat a mezőket tartalmazza, amelyek megfelelnek a megadott paraméterértéknek.

Számított mezők a lekérdezésekben

Lehetőség van számítást beállítani a táblázat bármely mezőjére, és a számított értéket új mezővé tenni a rekordkészletben. Ehhez számos MS Access-be épített funkciót használnak. Létrehozhat egy mezőt a lekérdezésben a táblázat mezőinek aritmetikai műveleteivel, vagy létrehozhat egy új mezőt szövegmezők vagy karakterkonstansok összefűzésével.

Számított mezőt úgy lehet létrehozni, hogy egyszerűen beír egy számítási kifejezést a QBE lekérdezési lap üres oszlopába. Csak a megfelelő lekérdezést kell összeállítania a mezőnevek használatával. A bevitel befejezése után a kifejezés így fog kinézni:

1. kifejezés: [1. mező] „operátor” [2. mező]

Csak a mezőnevek vannak szögletes zárójelben. Az MS Access automatikusan az "1. kifejezést" használja a számított kifejezés neveként. Módosíthatja ezt a nevet valami leíróbbra.

Összetett kifejezések készítésekor az MS Access egy "Expression Builder" nevű segédprogram használatát javasolja. A "Kifejezéskészítő" megnyitásához kattintson egy üres mezőre a QBE űrlapon, majd - az eszköztár "Build" gombjára.

Összefoglaló lekérdezések

Az így kapott lekérdezések jelentősen eltérnek a megszokottól. Kétféle mezőt használhatnak. Vannak mezők, amelyek alapján csoportosítják az adatokat, és vannak olyan mezők, amelyekre számításokat végeznek. Ezenkívül további mezőket is megadhat a lekérdezési feltételek meghatározásához.

A végső lekérdezés összeállításához módban Lekérdezés konstruktor, válassza ki a „CSOPORTOSÍTÁSOK” ikont, vagy használja a parancsot Műveletek megtekintése/csoportosítása... Ennek eredményeként a „Csoportművelet” sor jelenik meg a kérőlapon . Ezután a listából a megfelelő mezőhöz ki kell választani a "Csoportosítás" funkciót.

Többtáblás lekérdezések

Figyelembe véve az egyetlen táblán alapuló lekérdezések lehetőségeit, könnyen megszervezhető az egyesített adatok nézete több kapcsolódó táblából. Az adatok több táblából történő kiválasztása különösen hasznos űrlapok és jelentések létrehozásakor.

Először nyisson ki egy ablakot Lekérdezés konstruktorés adjon hozzá táblázatokat, amelyek tartalmazzák a szükséges információkat. Ha korábban használja a parancsot Kapcsolatok kapcsolat jött létre a táblák között, az MS Access automatikusan észleli. Ez a kapcsolat a táblázatok mezői közé húzott vonalként jelenik meg. Ha nincs kapcsolat a táblák között, létre kell hozni egyet.

Ezután meg kell határoznia a kommunikációs paramétereket. Mutasson az összekötő vonalra, és válassza ki a parancsot Opciók megtekintése / kombinálása. Ezzel megnyílik egy párbeszédpanel, amely három lehetőséget kínál a kommunikációs paraméterek meghatározására.

Ezután húzza át a mezőket a fő és az alárendelt táblákból a lekérdezési űrlapba. Általában több rekord tartalmaz információt az objektumokról, mint amennyi a kategóriájukhoz tartozó rekord. Ezért az MS Access annyiszor jeleníti meg a kategóriát, ahányszor szükséges. Ezért, ha egy kategóriának tíz különböző objektum felel meg, a kategória tízszer megismétlődik.

Jegyzet: A mestertábla mezői egy a többhez viszonyban nem változtathatók meg a táblázat módban megjelenő lekérdezés hatására. Ezenkívül ezek a mezők ismétlődő értékeket tartalmazhatnak.

Bármely kiválasztott lekérdezés konvertálható táblázatkészítési lekérdezéssé. Ebben az esetben egy tábla jön létre, amely tartalmazza az aktuális lekérdezés eredményét.

Keresztlekérdezések

Az MS Access támogatja az összefoglaló lekérdezések speciális típusát, az úgynevezett keresztlekérdezést. Ez a lekérdezés lehetővé teszi a kiszámított értékek megtekintését egy kereszttáblában, hasonlóan egy táblázathoz.

Képzeljen el egy terméktáblázatot, amely három adatmezőt tartalmaz: Típus, Szállító és Ár. Árukategóriánként meg kell határozni az áruk árának összegét a szállító megjelölésével.

Tedd be az ablakba Lekérdezés konstruktor a "Termékek" táblázatban. Ezután kapcsolja be a "Tömeges művelet" sort a parancs kiválasztásával Nézet / Csoport tevékenységek... Ezután húzza a "Típus" adatmezőt a kérés űrlapra. Ehhez a mezőhöz válassza a Csoportosítás lehetőséget a listából.

Az igénylőlap második oszlopában húzza a Szállító adatmezőt. Ehhez az oszlophoz válassza a Csoportosítás lehetőséget is.

Húzza utoljára az „Ár” mezőt az igénylőlapon. Ehhez a mezőhöz válassza az "Összeg" lehetőséget.

Egy lekérdezés végrehajtásakor annak eredménye táblázatos módban jelenik meg, melynek első oszlopa az összes árufajtát tartalmazza, a másodikban - típusonként a beszállítók száma, az utolsó oszlopban pedig a az ilyen típusú áruk és a szállító árának összege.

Most át kell alakítania a végső lekérdezést keresztlekérdezéssé. Ehhez válassza ki a parancsot Kérelem / Kereszt.

Ennek a parancsnak a kiválasztása a "Kimenet a képernyőre" sor lecseréléséhez vezet egy új "Crosstab" sorra lekérdezés formájában. Az összes többi paraméter változatlan marad. Az eredeti táblázat "Típus" mezője lesz a sorok címe. Ezért a Crosstab listából válassza ki a Sorfejlécet. A Szállító oszlophoz válassza az Oszlopfejlécek elemet a kereszttábla listából.

A kereszttábla celláiban a tételek árának összegét kell elhelyezni. Ezért ehhez a mezőhöz válassza az Érték lehetőséget a Kereszttábla listából.

Egy lekérdezés végrehajtásakor annak eredménye táblázat módban jelenik meg, amelyben a kategóriaszámok sorfejlécként szolgálnak. Ezenkívül minden szállítónál külön oszlopba kerül a kereszttáblában szereplő cikkárak összege.

Jegyzet: Kereszttábla létrehozásakor csak egy mezőt választhat ki táblázattartalomként, és csak egy mezőt oszlopfejlécként. A forrástábla több mezője sorfejlécként is megadható.

Kérések törlése

A fenti lekérdezések mindegyike kiválasztási lekérdezésekhez kapcsolódik, amelyek csak a táblák adatainak kiválasztását és megtekintését teszik lehetővé. A következő kérések olyan műveletkérések, amelyek lehetővé teszik a tárolt információk módosítását.

A törlési lekérdezés bizonyos adatokat eltávolít a táblákból. A törlési lekérdezés összeállítása előtt meg kell fontolnia, hogy mely rekordokat kívánja törölni. A legmegbízhatóbb módszer egy kiválasztási lekérdezés előzetes létrehozása.

A módban Lekérdezés konstruktor válassza ki a később törölni kívánt táblázatot. Ezután határozza meg a feltételeket, és tekintse meg a lekérdezés eredményét táblázat nézetben. A tervezési és végrehajtási módok közötti gyors váltás általában az eszköztáron található azonos nevű ikonok segítségével történik.

Csak akkor kell a kiválasztási lekérdezést átalakítani törlési lekérdezéssé, ha a lekérdezés eredménye csak törlendő rekordokat tartalmaz.

Ehhez válassza ki a parancsot a menüsorban Kérelem / Törlés... Ezt követően az MS Access lekérdezés formájában kikapcsolja a "Rendezés" és a "Megjelenítés" sorokat. Ezek a sorok nem szükségesek a törlési kérésekhez. Ezenkívül a „Feltétel” szöveg egy új „Törlés” sorban jelenik meg az igénylőlap összes oszlopában. Ez azonban nem változtat a kritériumokon.

Ha a „RUN” ikon kiválasztásával fut le egy lekérdezést, az MS Access nem jeleníti meg a lekérdezés eredményét a képernyőn. Ehelyett egy üzenet jelenik meg, amely jelzi, hogy az eredeti táblában hány rekordot törölnek. A törlési folyamatot megszakíthatja a "Mégse" gombra kattintva. Az OK gombra kattintva azonban véglegesen törli a lekérdezési feltételeknek megfelelő rekordokat.

Frissítési kérések

A frissítési kérelem lehetővé teszi bizonyos tárolt információk frissítését, amelyek időszerűsége az adott pillanatban lejárt.

Először hozzon létre egy új kiválasztási lekérdezést, és adja meg a módosítandó rekordok kiválasztásának feltételeit. Csak ha a lekérdezés eredménye megfelel a megadott követelményeknek, akkor konvertálja azt helyettesítő lekérdezéssé. Ehhez válassza ki a parancsot Kérés / Frissítés... Ezzel kikapcsolja a "Megjelenítés" és a "Rendezés" sorokat a kérőlapon. Mindkét sor szükségtelen a cserekérelemhez. Ehelyett egy új „Frissítés” sor kerül bele. Ebbe a sorba kell beírni a lecserélendő rekordok új kifejezéseit. Vegye figyelembe, hogy a kifejezés adattípusának meg kell egyeznie a forrástábla mezőjének adattípusával.

GardenCo

Adatok rendezése

A táblázatokban lévő információk csökkenő vagy növekvő sorrendbe rendezhetők egy vagy több mező szerint. Például rendezhet egy ügyféltáblázatot ábécé szerint úgy, hogy az első rendezési mező a vezetéknév, a második pedig a keresztnév. Az eredmény egy olyan lista, amely hasonló a telefonkönyvekben találhatóhoz.

Egyes esetekben a rendezést a táblázatos adatok meghatározott elv szerinti csoportosítására használják. Ha például a postai címkék nyomtatása előtt irányítószám szerint rendezi a címadatokat, a címkék a postai szolgáltatás követelményei szerint csoportosulnak.

Ebben a gyakorlatban különféle módokat fog használni az adatok táblázatba és űrlapba rendezésére. A mappa munkamappaként lesz használva Office XP SBS \ Access \ Chap12 \ Sort... Kövesse az alábbi lépéseket.

1. Nyissa meg a munkamappában található GardenCo adatbázist.

2. Nyissa ki az asztalt Ügyfelek táblázat módban.

3. A táblázat Állapot mező szerinti rendezéséhez kattintson bárhová az Állapot oszlopban, majd kattintson a gombra. A bejegyzések régiók szerint lesznek rendezve.

Tanács... Használhatja a parancsokat is Növekvő rendezésés a menüben Records vagy kattintson jobb gombbal egy oszlopra, majd kattintson a kívánt parancsra a helyi menüben.

4. A rendezési sorrend megfordításához (feltételezve, hogy a kurzor még mindig az oszlopban van Állapot), kattintson a gombra Csökkenő rendezés... Az oregoni rekordok most a lista élén állnak. A rendezés mindkét esetben ABC sorrendben történt, de az adatok a terepen Város véletlenszerűen vannak elrendezve. Nyilvánvaló, hogy a listának előnyös a városok régiókon belüli sorrendje.

Bár a válogatás lényege eléggé kézenfekvőnek tűnik, egy számítógép számára ez nem ilyen egyszerű. Az Access a digitális adatokat számként és szövegként is kezelheti. Azokat a mezőket, amelyek a számokon kívül szóközt, kötőjelet vagy írásjelet tartalmaznak (például irányítószámokban vagy telefonszámokban), szövegmezőként kezeljük. Ezzel szemben az olyan adatokat tartalmazó mezők, mint az ár vagy a mennyiség, numerikusnak minősülnek. Szövegmezők rendezésekor az összes rekord először az első karakter, majd a második karakter szerint rendeződik, és így tovább - egészen az utolsóig. A numerikus adatok rendezése értékeik szerint történik növekvő vagy csökkenő sorrendben. Ez a megközelítés váratlan eredményekhez vezethet. A következő táblázat az első oszlop rendezésének eredményeit mutatja be aszerint, hogy annak tartalma szöveges vagy numerikus.

Ha a számokat növekvő vagy csökkenő sorrendben szeretné rendezni, akkor azonos hosszúságú kezdő nullákkal kell kiegészítenie őket. Például a 001, 011, 101 adatok akkor is helyesen lesznek rendezve, ha szövegként vannak megadva.

Tanács... A rekordok több mező szerinti rendezésekor a rendezés balról jobbra sorban történik. Ezért a rendezési mezőknek összefüggőnek és megfelelő sorrendben kell lenniük.

5. Az oszlop elhelyezéséhez Állapot a mezőtől balra Város, kattintson az oszlop fejlécére, és húzza balra a mezők közé Címés Város sötét vonal nem jelenik meg.

6. Mivel az oszlop Állapot már ki van jelölve, nyomja meg a gombot (Váltás)és kattintson az oszlop fejlécére Város hogy a kijelölést mindkét oszlopra szétterítse.

7. Kattintson a gombra Növekvő rendezés a bejegyzések régió és város szerinti rendezése növekvő sorrendben (a városok régiókon belül lesznek rendezve).

Tanács... A rekordok űrlap módban történő megtekintésekor rendezheti őket, de csak egy mező szerint. Ehhez kattintson a szükséges mezőbe, majd kattintson az egyik gombra Fajta.

8. Bár a táblázat oszlopainak sorrendje Ügyfelek nem igazán számít, akkor is adja vissza az oszlopot Állapot eredeti helyére.

9. Mentse el és zárja be a táblázatot Ügyfelek.

10. Zárja be az adatbázist.