Резервное копирование и восстановление почты в Outlook Express. Как сохранить письма из Outlook: архивация, импорт, экспорт и другие полезные действия Где хранятся письма microsoft outlook

Ну, конечно, скажете вы — на локальном компьютере в файле личных папок (PST). Возможно, — отвечу я. Но совсем не обязательно. И уж вовсе не все так просто. Почта может храниться и на сервере. Но и на локальном компьютере папки для хранения почты бывают двух видов — личные и архивные?

Давайте попробуем разобраться с этим.

Свободное место на компьютере, принимающем электронную почту, не бесконечно. Рано или поздно, вы захотите знать, как можно создавать файлы личного пользования для ваших почтовых сообщений. Вы можете хранить эти файлы локально на вашем компьютере, где у вас не будет ограничений в размере, установленных кем-то еще.

Пользователь может решить, что электронная почта размещается на его компьютере, потому что он просматривает ее именно там. На самом деле, при работе с сервером Exchange или с веб-службой электронной почты большинство сообщений остается на сервере до тех пор, пока пользователь не переместит их в другое место.

Куда, в таком случае, следует перемещать электронную почту? Microsoft позволяет создавать файлы локальных данных, так называемые файлы личных папок (PST), которые действительно будут располагаться на локальном компьютере. Использование файлов личных папок дает ряд преимуществ.

Отсутствие напоминаний. При хранении всей электронной почты в папке «Входящие», расположенной на сервере, рано или поздно будет получено сообщение с просьбой очистить почтовый ящик. В некоторых случаях, в подобных сообщениях может содержаться угроза заблокировать ящик до тех пор, пока пользователь не выполнит данные требования. Хранение электронной почты в файле локальных папок Microsoft Outlook освобождает от получения такого рода сообщений.

Отсутствие перегруженности. При хранении менее важных сообщений в отдельной папке появляется возможность сконцентрировать внимание на самых важных сообщениях.

Сокращение используемого пространства диска. Возможность сжатия файлов личных папок (PST) делает их наиболее рациональным способом для хранения сообщений. Чем меньше пространства на диске занимают файлы, тем больше его остается в распоряжении пользователя.

Свобода перемещения. Файлы PST можно перемещать с одного компьютера на другой, а также хранить на компакт-диске. Можно также хранить эти файлы на компьютере, используемом совместно с другими пользователями, и назначить пароль, позволяющий управлять доступом к сообщениям.

Архивные и личные папки не являются частью почтового ящика.

1. Почтовый ящик
2. Архивные папки и личные папки

Полученные сообщения помещаются в папку «Входящие». Как правило, папка «Входящие» размещается внутри почтового ящика вместе с папками «Календарь», «Контакты» и другими. Если сообщения хранятся локально, они перемещаются в архивные или личные папки, являющиеся отдельными файлами данных вне почтового ящика. В Microsoft Outlook имеются сведения о расположении этих папок, однако они недоступны для сервера.

Для хранения сообщений в файле личных папок можно использовать как личные, так и архивные папки, или оба типа одновременно!

В чем различие между архивными и личными папками?

Важно с самого начала учитывать два момента.

1. Сообщения, хранящиеся в файле личных папок (PST), недоступны с сервера электронной почты. Они находятся на локальном компьютере, и пользователь при переходе на другой компьютер не сможет прочитать эти сообщения до тех пор, пока не переместит их на новую машину.
2. Одновременно с файлом PST может работать только один пользователь. Даже если компьютер предоставлен для общего использования, а также имеются разрешения на доступ к файлу личных папок для нескольких пользователей, каждый из них должен закрыть файл PST, чтобы другой пользователь смог открыть его.

Мой блог находят по следующим фразам
.
.
.
.
.
.

Возможно, Вас заинтересует также информация по следующим ключевым словам, которую обычно ищут на моем сайте

Программа Outlook Express входит в начальную установку операционной системы Windows XP и, поэтому, широко распространена среди пользователей. За нее не надо платить дополнительно и Outlook Express позволяет выполнять основные операции с электронной почтой и даже вести адресную книгу со всеми необходимыми контактными данными.

К недостаткам почтовой программы можно отнести слабую безопасность хранения информации и отсутствие механизма резервного копирования. Но последнюю проблему можно решить вручную. На практике иногда встает задача переустановки операционной системы с сохранением личной переписки пользователя, либо задача переноса сообщений электронной почты, хранящейся в Outlook Express, на другой компьютер. Здесь и понадобится ручное резервное копирование имеющейся переписки и адресной книги с контактами.

Процесс переноса данных электронной почты можно разделить на несколько этапов:

Резервное копирование сообщений электронной почты.

Резервное копирование адресной книги.

Восстановление сообщений электронной почты.

Восстановление адресной книги.

Резервное копирование сообщений электронной почты

Самый важный этап. Необходимо вручную скопировать файлы, которые хранят все письма электронной почты на другой диск. Но в первую очередь следует узнать, где находятся файлы почты в Outlook Express.

Резервное копирование адресной книги

Если у Вас большая адресная книга или в ней имеются очень важные контактные данные, то их, как и сообщения электронной почты, следует зарезервировать, чтобы не потерять нечто важное.

Восстановление сообщений электронной почты

Когда Вы запустите новый Outlook Express (после переустановки Windows XP или сделаете это на другом компьютере), сразу после настройки учетных записей электронной почты можно восстановить все сохраненные ранее сообщения. Для этого:

Закройте программу Outlook Express.

Убедитесь в том, что Вам доступен показ скрытых файлов.

Перейдите в папку по следующему пути «C:\Documents and Settings\Имя пользователя\Local Settings\Application Data\Identities\{Папка с набором букв и цифр}\Microsoft\Outlook Express» и скопируйте поверх имеющихся файлов, те, которые Вы зарезервировали ранее на первом этапе данной статьи.

Запустите Outlook Express. Папки «Входящие», «Исходящие», «Отправленные» и т. д. Будут содержать Ваши старые письма электронной почты.

Восстановление адресной книги

К восстановленным сообщениям электронной почты можно добавить и контакты адресной книги, сохраненной в файл CSV на этапе 2.

Outlook сохраняет резервные копии данных в разных местах. В зависимости от типа учетной записи вы можете создавать резервные копии сообщений электронной почты, личной адресной книги, параметров области навигации, подписей, шаблонов и т. д.

Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange, Office 365 или Outlook.com, сообщения электронной почты будут архивироваться на почтовом сервере. В большинстве случаев файл личных папок (PST) с учетными записями этих типов не используется.

Чтобы просмотреть некоторые файлы резервных копий для Outlook, необходимо отобразить скрытые системные папки и расширения имен файлов. Сведения о том, как это сделать, см. в разделе .

Сведения о резервном копировании учетных записей Office 365, Exchange и Outlook.com

Для учетных записей Office 365, учетных записей Exchange или Outlook.com, Hotmail.com или Live.com учетных записей, не имеющих доступа по протоколу POP или IMAP, отсутствует PST-файл личных папок. У вас может быть файл автономных папок (OST), но при добавлении новой учетной записи электронной почты приложение Outlook автоматически создает его заново. Этот файл нельзя переместить с одного компьютера на другой.

Для учетных записей Office 365, учетных записей Exchange или Outlook.com, Hotmail.com или Live.com учетных записей, не имеющих доступа по протоколу POP или IMAP, можно переносить следующие данные с одного компьютера на другой.

Параметры области навигации

Эти параметры доступны в одном из указанных ниже мест.

Windows 10 диск: \ пользователи \ <имя_пользователя> \аппдата\роаминг\микрософт\аутлук\профиле Name. XML

Предыдущие версии Windows

Стили печати

Файл Outlprnt можно найти в одном из указанных ниже мест.

Windows 10 диск: \ пользователи \ <имя_пользователя> \аппдата\роаминг\микрософт\аутлук\аутлпрнт

Предыдущие версии Windows диск: \ мои документы и and \Application дата\микрософт\аутлук\аутлпрнт

Файлы, из которых создаются подписи Outlook, можно найти в указанных ниже местах.

Windows 10 диск: \ пользователи \ <имя_пользователя> \appdata\roaming\microsoft\signatures

Предыдущие версии Windows

В 32- и 64-разрядной версиях Outlook бланки хранятся в разных местах. Файлы, из которых создаются бланки Outlook, можно найти в указанных ниже местах.

Все версии Windows на диске: \ программы Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Все версии Windows на диске: \ Program Files (x86) \Common Files \ Microsoft Shared\Stationery

Настраиваемые формы

Файлы, из которых создаются настраиваемые формы Outlook, можно найти в указанных ниже местах.

Windows 10 диск: \ пользователи \ <имя_пользователя> \appdata\local\microsoft\forms

Более ранние версии Windows на диске: \ мои документы и and \Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms

Файлы настраиваемого словаря хранятся в указанных ниже местах.

Windows 10 диск: \ пользователи \ <имя_пользователя> \appdata\roaming\microsoft\uproof

Предыдущие версии Windows <имя_пользователя>\Application Data\Microsoft\UProof

Все созданные вами шаблоны Outlook хранятся в одном из двух мест. Шаблоны будут иметь расширение oft.

Windows 10 : диск:\Users\<имя_пользователя>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Предыдущие версии Windows : диск:\Documents and Settings\<имя_пользователя>\Application Data\Microsoft\Templates

Параметры отправки и получения

Параметры отправки и получения включают, какие учетные записи проверяются на какой частоте. Файл параметров отправки и получения можно найти в одном из указанных ниже местоположений. Файл будет иметь расширение SRS.

Windows 10 : диск:\Users\<имя_пользователя>

Предыдущие версии Windows : диск:\Documents and Settings\<имя_пользователя>

Электронная почта, календарь, контакты и задачи для учетных записей POP и IMAP

Если у вас учетная запись POP или IMAP, все ваши данные уже сохранены в файле личных папок (PST). Его можно перенести на другой компьютер с сохранением данных. При перемещении PST-файла с одного компьютера на другой параметры учетной записи электронной почты не переносятся. Если вам нужно настроить Outlook на новом компьютере, скопируйте PST-файл со старого компьютера и настройте на новом учетную запись электронной почты. Затем откройте PST-файл на новом компьютере.

Расположение PST-файла зависит от версий Outlook и Windows, а также от способа настройки учетной записи или создания PST-файла. PST-файл можно найти в указанных ниже местах.

Windows 10 диск: \ пользователи \ <имя_пользователя> \appdata\local\microsoft\outlook

Windows 10 диск: \ пользователи \ <имя_пользователя> \роаминг\локал\микрософт\аутлук

Более ранние версии Windows на диске: \ мои документы и параметры \ <имя_пользователя> \ Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Совет: .

Примечание: Ваша конфигурация может включать не все эти файлы, поскольку некоторые из них создаются только при настройке функций Outlook.

Не удается найти папки?

Некоторые папки могут быть скрытыми. Чтобы отобразить в Windows скрытые папки, выполните следующее:

Нажмите кнопку Пуск и выберите пункт Панель управления .

Откройте Параметры папки .

Чтобы найти Параметры папки , вверху окна в поле поиска введите Параметры папки . В панели управления для Windows XP в поле Адрес введите Параметры папки .

На вкладке Вид в разделе Дополнительные параметры в категории Файлы и папки в разделе Скрытые файлы и папки установите флажок Показывать скрытые файлы и папки .

Файл данных Outlook (PST)

Файлы данных Outlook (PST-файлы) содержат сообщения электронной почты, календари, контакты, задачи и заметки. Для работы с элементами PST-файла необходимо приложение Outlook.

Когда вы архивируете данные Outlook, они сохраняются в PST-файлах.

Примечания:

Учетные данные Microsoft Exchange Server сохраняют данные на почтовом сервере. Чтобы можно было использовать режим кэширования Exchange или работать автономно, копии элементов сохраняются как автономный файл данных Outlook (OST). Дополнительные сведения см. в разделе "Файл данных Outlook (OST)". В некоторых организациях разрешается также экспорт или архивирование элементов в PST-файл.

Перемещение PST-файла в сетевую общую сеть не поддерживается. Чтобы получить дополнительные сведения, щелкните приведенный ниже номер статьи, чтобы просмотреть статью в Microsoft Knowledge Base
: файлы личных папок в не поддерживаются в локальной сети или по глобальным каналам связи.

Определение имени и местоположения файла личных папок

Microsoft Outlook 2010

В Outlook 2010 откройте вкладку файл на ленте и выберите в меню вкладку сведения.

Нажмите кнопку Настройка учетных записей и выберите команду Настройка учетных записей .

Щелкните файлы данных.

Запишите путь к PST-файлу и его имя. Например, К:\ексчанже\маилбокс.ПСТ указывает PST-файл с именем Mailbox. pst и находится в папке Exchange на диске C.

Файлы данных Outlook (PST), созданные в Outlook 2010, сохраняются на компьютере в папке Documents\Файлы Outlook . В Windows XP эти файлы создаются в папке Мои документы\Файлы Outlook .

Совет: Если Файл данных Outlook (PST) большого размера, это может привести к замедлению OneDrive синхронизации и покажет "Обработка изменений" или "файл используется". Сведения о том, как удалить файл данных Outlook. PST из OneDrive .

После обновления до Outlook 2010 на компьютере, на котором уже были файлы данных, созданные в более ранних версиях Outlook, эти файлы сохраняются в другом расположении в скрытой папке.

Windows 7 и Windows Vista

Windows XP

Совет: Сведения о скрытых папках Windows см. в центре справки и поддержки Windows.

Запустите Outlook.

В меню Сервис выберите команду Параметры .

На вкладке Настройка почты нажмите кнопку файлы данных .

Запишите путь к PST-файлу и его имя. Например, К:\ексчанже\маилбокс.ПСТ указывает PST-файл с именем Mailbox. pst, который находится в папке Exchange на диске C.

5. Нажмите кнопку Закрыть , нажмите кнопку ОК , а затем в меню файл выберите команду выход и завершение сеанса , чтобы закрыть Outlook.

Копирование файла личных папок

В меню Пуск выберите пункт программы, а затем - Проводник.

Просмотрите файлы в папку PST-файла.

Скопируйте PST-файл в нужное расположение.

Чтобы получить дополнительные сведения о копировании файлов и папок, выполните указанные ниже действия.

Нажмите кнопку Пуск и выберите пункт Справка.

Откройте вкладку Поиск и введите команду Копировать.

В диалоговом окне выберите раздел для отображения щелкните ссылку копирование или перемещение файла или папки .

Указание Outlook на новый файл личных папок

Microsoft Outlook 2010

Откройте Outlook 2010.

На ленте откройте вкладку файл и выберите в меню вкладку сведения .

Откройте вкладку Параметры учетных записей , а затем еще раз нажмите кнопку Параметры учетной записи .

На вкладке Файлы данных нажмите кнопку Добавить .

В разделе тип файла выберите пункт файл данных Outlook (*. pst) .

ОК .

Выберите PST-файл и нажмите кнопку использовать по умолчанию .

9. Нажмите кнопку ОК .

Удалить

11. Нажмите кнопку "Да" , нажмите кнопку " Закрыть ", а затем нажмите кнопку ОК

12. в меню файл выберите команду выход .

13. Перезапустите Outlook.

Microsoft Office Outlook 2007

Откройте Outlook.

В меню Сервис выберите команду Параметры .

На вкладке Настройка почты нажмите кнопку учетные записи электронной почты , даже если у вас нет учетной записи электронной почты.

На вкладке Файлы данных нажмите кнопку Добавить .

Щелкните пункт Файл личных папок Office Outlook (PST) и нажмите кнопку ОК .

Найдите новое расположение PST-файла и нажмите кнопку ОК два значения.

Нажмите кнопку использовать по умолчанию .

Если это место доставки электронной почты по умолчанию, появится следующее сообщение:

Вы изменили место доставки по умолчанию для электронной почты. В результате будет изменено расположение папки "Входящие", "Календарь" и других папок. Эти изменения вступят в силу при следующем запуске Outlook.

9. Нажмите кнопку ОК .

10. Выберите PST-файл, указанный в разделе "Определение имени и местоположения вашего файла личных папок", а затем нажмите кнопку " Удалить ", чтобы удалить локальный PST-файл из профиля.

11. Нажмите кнопку "Да" , нажмите кнопку " Закрыть ", а затем нажмите кнопку ОК , чтобы закрыть все диалоговые окна.

12. в меню файл выберите команду выход .

13. Перезапустите Outlook.

Если PST - это место доставки по умолчанию, появится следующее сообщение:

Расположение, в которое доставляются сообщения, изменилось для этого профиля пользователя. Для выполнения этой операции может потребоваться скопировать содержимое старых папок Outlook в новые папки Outlook. Сведения о том, как выполнить изменение места доставки почты, можно найти в справке по Microsoft Outlook. Некоторые сочетания клавиш на панели Outlook могут больше не работать. Вы хотите, чтобы приложение Outlook воссоздали ваши сочетания клавиш? Все созданные вами сочетания клавиш будут удалены.

Нажмите кнопку Да , чтобы приложение Outlook обновило ярлыки панели Outlook таким образом, чтобы они указывали на новое расположение PST-файла, или кнопку Нет, чтобы оставить в списке сочетаний клавиш для оригинального локального PST-файла.

Ваш профиль теперь указывает на PST-файл в новом расположении. Outlook откроет новый PST-файл, и теперь вы можете удалить PST-файл из прежнего места.

Файл (OST)

OST-файл синхронизируется с элементами на сервере Exchange. Поскольку данные остаются на сервере Exchange, вы можете повторно создать этот OST-файл на новом компьютере, не выполняя резервное копирование OST-файла.

Windows 7 и Windows Vista диск: \ \Appdata\local\microsoft\outlook

Windows XP диск: \ мои документы и and \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Личная адресная книга (PAB)

Windows 7 и Windows Vista диск: \ \Appdata\local\microsoft\outlook

Windows XP диск: \ мои документы и and \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Примечание: Личные адресные книги (PAB) не поддерживаются в Outlook 2010. При обновлении до Outlook 2010 вам будет предложено импортировать любые PAB файлы в контакты. Если вы не импортируете PAB – файл при первом запуске Outlook 2010, вы можете импортировать его позже с помощью команды " Импорт " в Представление Microsoft Office Backstage.

Автономная адресная книга (OAB)

Автономная адресная книга (OAB) используется учетными записями сервера Microsoft Exchange Server. Она содержит такие сведения, как имена, адреса электронной почты, названия и сведения о расположении офиса, из глобального списка адресов на сервере, на котором запущен Exchange.

Вам не нужно создавать резервную копию или восстанавливать этот файл. Он создается и обновляется автоматически.

Windows 7 и Windows Vista диск: \ \Appdata\local\microsoft\outlook

Windows XP диск: \ мои документы и and \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Файл настройки области навигации (XML)

В этом файле хранятся сведения о содержимом области навигации.

Windows 7 и Windows Vista диск: \ Усерс\усер\аппдата\роаминг\аутлук\профиле Name. XML

Windows XP диск: \ мои документы и and \Application \ Name. XML

Зарегистрированные расширения Microsoft Exchange (DAT)

Windows 7 и Windows Vista диск: \ \Appdata\local\microsoft\outlook

Windows XP диск: \ мои документы и and \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Список автозавершения для контактов Outlook

Автозавершение - это функция, предлагающая варианты имен и адресов электронной почты по мере их ввода. Предлагаемые варианты берутся из списка имен и почтовых адресов из отправленных ранее сообщений.

В Outlook 2007 файл списка автозавершения (NK2) хранится в следующих папках:

Windows Vista : диск:\Users\<имя пользователя>\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Windows XP : диск:\Documents and Settings\<имя пользователя>\Application Data\Microsoft\Outlook

В Outlook 2010 файл списка завершения (NK2) уже не используется. Элементы списка автозавершения теперь сохраняются в вашем почтовом ящике Microsoft Exchange Server или в файле данных Outlook (PST) вашей учетной записи.

Учетные записи Exchange Server

Если вы используете учетную запись Exchange Server, ваш список автозавершения сохраняется в почтовом ящике на сервере Exchange. Благодаря этому вы можете использовать список автозавершения на любом компьютере, где вы работаете в Outlook со своей учетной записью Exchange.

Как определить наличие учетной записи Microsoft Exchange Server?

Откройте вкладку Файл . Нажмите кнопку Настройка учетных записей и выберите команду Настройка учетных записей . На вкладке Электронная почта в списке учетных записей указан тип каждой из них.

Учетные записи POP3

Список автозавершения сохраняется в файле данных Outlook (PST). Ознакомьтесь с разделом Поиск и перенос файлов данных Outlook с одного компьютера на другой для получения сведений о расположении.

Учетные записи IMAP и Outlook.com

Список автозавершения сохраняется в файле данных Outlook (PST). Файл данных Outlook (PST) для этих учетных записей не такой, как в приложении Outlook. Он представляет собой копию данных в учетной записи почтового сервера и не предназначен для перемещения или восстановления. При настройке учетной записи IMAP или Outlook.com (прежнее название - Hotmail) в другом профиле Outlook или на другом компьютере создается новый файл данных Outlook (PST). Поэтому список автозавершения уникален для компьютера и профиля, в котором настроена учетная запись, и его записи не появляются в другом профиле или компьютере, который вы используете.

Правила (RWZ)

Windows 7 и Windows Vista

Windows XP

Примечание: Если вы выполнили обновление до Outlook 2010 из более ранней версии Outlook, чем Microsoft Outlook 2002, возможно, у вас есть RWZ-файл на жестком диске компьютера. RWZ-файл больше не требуется, а сведения о правилах теперь хранятся на сервере с Microsoft Exchange и в файле данных Outlook (PST) для учетных записей электронной почты протокол POP3 и IMAP. Вы можете удалить файл.

Если вы используете функцию импорта и экспорта правил, по умолчанию RWZ-файлы находятся в папке Documents .

Стили печати (файл Outlprnt без расширения)

Windows Vista диск: \ \Appdata\roaming\microsoft\outlook

Windows XP диск: \ мои документы и and \Application Data\Microsoft\Outlook

Подписи (RTF, TXT, HTM)

Windows 7 и Windows Vista диск: \ Усерс\усер\аппдата\роаминг\микрософт\сигнатурес

Windows XP диск: \ мои документы и and \Application Data\Microsoft\Signatures

Бланки (HTM)

Windows 7 и Windows Vista

Windows 7 и Windows Vista 64-bit с Outlook 2010 32-bit диск: \ Program Files (x86) \Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Windows XP диск: \ программа Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Настраиваемые формы

Windows 7 и Windows Vista диск: \ Усерс\усер\аппдата\локал\микрософт\формс

Windows XP диск: \ мои документы и and \Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms

Словарь (DIC)

Windows 7 и Windows Vista диск: \ Усерс\усер\аппдата\роаминг\микрософт\упруф

Windows XP диск: \ мои документы и and \Application Data\Microsoft\UProof

Шаблоны (OFT)

Windows 7 и Windows Vista диск: \ Усерс\усер\аппдата\роаминг\микрософт\темплатес

Windows XP диск: \ мои документы и and \Application Data\Microsoft\Templates

Параметры отправки и получения (SRS)

Windows 7 и Windows Vista диск: \ \Appdata\roaming\microsoft\outlook

Windows XP диск: \ мои документы и and \Application Data\Microsoft\Outlook

Сообщения (MSG, HTM, RTF)

Windows 7 и Windows Vista диск: \ Усерс\усер\документс

Windows XP диск: документы и документы Settings

Отображение скрытых папок и расширений имен файлов

Некоторые папки могут быть скрыты, и в Windows могут не показываться расширения имен файлов (такие как PST, OST, PAB). Чтобы показать скрытые папки и расширения имен файлов, сделайте следующее:

Откройте панель управления.

• В Windows 10 нажмите кнопку Пуск и выберите пункт Панель управления .

  В Windows 8 нажмите клавиши Windows + X, затем щелкните Панель управления .

  В Windows 7 нажмите кнопку Пуск и выберите Панель управления .

В списке Просмотр выберите Крупные значки или Мелкие значки , чтобы увидеть все значки панели управления.

Щелкните Свойства папки .

Перейдите на вкладку Вид .

В поле Дополнительные параметры :

1. В разделе Файлы и папки снимите флажок Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов .

   В разделе Скрытые файлы и папки нажмите Показывать скрытые файлы, папки и диски .

   Нажмите кнопку ОК .

Outlook - программа, входящая в состав Microsoft Office, предназначенная для работы с электронными почтами и письмами. Чтобы не потерять или перенести письма из программы на другой компьютер или сторонний носитель, их можно сохранить в отдельный файл, экспортировать или заархивировать.

Сохранение письма в Outlook 2010 и 2013

Где Outlook хранит письма

По умолчанию программа сохраняет все письма через каждый определённый промежуток времени в отдельный файл outlook.pst автоматически. Располагается этот файл в папке Основной_диск:\Documents and Settings\название_учетной_записи\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Вы можете скопировать и использовать для своих целей этот архив, но учтите, что последние поступившие на почту письма могли не успеть попасть в него. Поэтому лучше воспользоваться ручным экспортом или архивированием, чтобы быть уверенным в том, что все письма окажутся в файле.

Файл Outlook.pst, в котором находятся все письма

Как заархивировать письма

Архивация в Outlook - это функция, перемещающая некоторые письма в отдельный сжимаемый архив для уменьшения объёма памяти, занимаемой ими на жёстком диске. В отличие от традиционного резервного копирования, при котором создаётся копия элементов Outlook, архивированные элементы перемещаются в отдельный файл данных Outlook (PST-файл). Доступ к архивированным элементам можно получить в любой момент, открыв этот файл.

Автоматическая архивация

По умолчанию функция активирована и выполняет свои обязанности через 2, 3 или 6 месяцев в зависимости от типа писем. Подробнее об этом смотрите в таблице ниже.

Таблица: срок хранения различных данных в Outlook

После первого сеанса автоматической архивации программа создаёт файл и отдельную папку для него. В будущем вы сможете самостоятельно добавить письма к архиву или изъять их из него. Архив, созданный средствами Outlook, по умолчанию расположен в разделе Основной_диск:\User\Название_учетной_записи\Documents\Outlook Files\archive.pst.

Чтобы настроить параметры автоматической архивации под себя, выполните следующие действия:

Ручная архивация

При ручной архивации папка «Архив» создастся автоматически, если она не была создана ранее при автоматической архивации.

Видео: архивация в Outlook

Загрузка и восстановление писем из архива и файла в формате pst

Если у вас есть архив или другой файл с письмами в формате pst, то вы можете быстро выгрузить все данные из него в программу. То есть с помощью PST файла вы можете восстановить утерянные данные или добавить новые, взятые с другого компьютера:

Видео: перенос базы Microsoft Outlook 2010

Экспорт писем

Экспорт позволяет сохранить как письма, так и остальные элементы, находящиеся в Outlook, в отдельный несжатый файл в формате pst. Полученный файл можно использовать так же, как архив, но при этом его не нужно будет разархивировать.

1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подразделу «Открыть».
   Открываем раздел «Открыть»
2. Выберите функцию «Импорт» или «Импорт и экспорт», зависимо от версии программы.
   Нажимаем кнопку «Импорт»
3. Отметьте вариант «Экспорт файлов».
   Выбираем действие «Экспорт файлов»
4. Укажите, что хотите создать файл в формате pst.
   Указываем формат pst
5. Выберите отдельные папки, подлежащие экспорту, или отметьте самый верхний раздел и поставьте галочку напротив слов «Включить вложенные папки».
   Указываем, какие папки нужно экспортировать
6. Укажите путь, по которому будет определено место для хранения файла с экспортируемыми письмами.
   Указываем, куда сохранить файл с экспортируемыми файлами
7. Если хотите, то установите пароль на файл, но это необязательно. Устанавливаем пароль на файл
8. В итоге вы получите файл, с помощью которого можно перенести письма на любой компьютер, имеющий программу Outlook.
   Экспортируемый файл получен

Как выделить письма

Для того чтобы отметить несколько писем сразу для дальнейшего удаления или перевода их в раздел «Прочитанные», зажмите клавишу Ctrl на клавиатуре и начните отмечать письма с помощью мышки, не отпуская клавишу.

Если вам нужно выделить большое количество писем сразу, то выделите первое письмо, а потом зажмите на клавиатуре клавишу Shift и выделите последнее письмо, не отпуска клавишу. Все письма, находящиеся между первым и последним письмом, окажутся выделенными.

Выделяем несколько писем сразу

Чтобы выделить все письма сразу, отметьте одно письмо и зажмите комбинацию клавиш Ctrl+A, тогда все письма, находящиеся в той же папке, что и выделенное письмо, окажутся выделенными.

Сохранение вложений из нескольких писем

Некоторые полученные письма могут содержать в себе вложения: файлы, картинки, видеоролики и т. п. Можно сохранять вложения каждого письма по очереди, но есть другой вариант:

Некоторые проблемы с письмами Outlook и их решение

В процессе работы с письмами могут возникать те или иные ошибки или проблемы. Для их устранения требуется выполнить определённые действия.

Непрочитанные письма прочитываются самостоятельно

Если пришедшие вам на почту письма автоматически отмечаются как «Прочитанные», хотя вы их не открывали, то дело в том, что у вас включена функцию, которая показывает, что вы прочитали письмо, если у вас открыта вкладка с ним в течение нескольких секунд. Чтобы отключить эту функцию, необходимо выполнить следующие действия:

Не отображаются старые письма

Письма, прочитанные некоторое время назад, могут перестать отображаться в программе. Чтобы это исправить, выполните следующие действия:

Письма из Outlook можно экспортировать или архивировать, чтобы получить файл, который можно перенести на другой компьютер или передать кому-либо. Из созданного файла можно будет получить данные с помощью любой версии Outlook, используя импорт или создание элемента.

Файлы данных Outlook (PST), созданные в приложении Outlook 2010, сохраняются на компьютере в папке Документы\Файлы Outlook . В операционной системе Windows XP эти файлы создаются в папке Мои документы\Файлы Outlook .

При обновлении приложения Outlook до версии 2010 файлы данных, созданные ранее в предыдущих версиях Outlook, сохраняются в другом расположении в скрытой папке.

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя

Остальное:

Файл данных Outlook (OST)

OST-файл синхронизируется с элементами на сервере, на котором запущен Exchange. Поскольку данные остаются на сервере Exchange, можно повторно создать этот OST-файл на новом компьютере без необходимости создания резервной копии этого OST-файла.

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Local Settings

Личная адресная книга (PAB)

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

ПРИМЕЧАНИЕ. Личные адресные книги (PAB) не поддерживаются в Outlook 2010. При обновлении до Outlook 2010 предлагается импортировать любой PAB-файл в «Контакты». Если PAB-файл не импортирован при первом запуске Outlook 2010, его можно импортировать позднее с помощью командыИмпортировать в режиме Представление Microsoft Office Backstage.

Автономная адресная книга (OAB)

Автономная адресная книга (OAB) используется учетными записями сервера Microsoft Exchange. Она содержит такие сведения, как имена, адреса электронной почты, названия и сведения о расположении офиса, из глобального списка адресов (GAL) на сервере, на котором запущен Exchange.

Не требуется создавать резервную копию этого файла или восстанавливать его. Этот файл создается и обновляется автоматически.

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Файл настройки области навигации (XML)

Этот файл содержит сведения о содержимом области навигации .

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Roaming\Outlook\имя_профиля .xml

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft\Outlook\имя_профиля .xml

Зарегистрированные расширения Microsoft Exchange (DAT)

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Список автозавершения контактов Outlook

Автозавершение - функция, предлагающая имена и адреса электронной почты по мере их ввода. Предлагаемые варианты - это возможные соответствия из списка имен и адресов из отправленных сообщений электронной почты. Этот список называется списком автозавершения.

В приложении Outlook 2010 файл списка автозавершения (NK2-файл) больше не используется. Элементы списка автозавершения теперь хранятся в почтовом ящике Microsoft Exchange Server или в файле данных Outlook (PST-файле) конкретной учетной записи.

Учетные записи Exchange Server

Если используется учетная запись Exchange Server, список автозавершения хранится в почтовом ящике на сервере Exchange. Это позволяет использовать список автозавершения на любом компьютере, где есть приложение Outlook с учетной записью Exchange.

Учетные записи POP3

Список автозавершения хранится в файле данных Outlook (PST). Сведения о его расположении см. в разделеФайл данных Outlook (PST) .

Учетные записи IMAP и Windows Live Hotmail

Список автозавершения хранится в файле данных Outlook (PST). Файлы данных Outlook (PST) для учетных записей этих типов отличаются от других PST-файлов в Outlook. Эти файлы используются в качестве копий данных на почтовом сервере учетной записи и не предназначены для перемещения или восстановления. Новый PST-файл создается при настройке учетной записи IMAP или Windows Live Hotmail в другом профиле Outlook или на другом компьютере. Таким образом, список автозавершения является уникальным для компьютера и профиля, где настроена учетная запись, и элементы из него недоступны при использовании другого профиля или компьютера.

Правила (RWZ)

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft\Outlook

ПРИМЕЧАНИЕ. При обновлении до Outlook 2010 с более ранней версии Outlook, чем Microsoft Outlook 2002, на жестком диске компьютера может находиться RWZ-файл. Этот файл больше не требуется, а сведения о правилах теперь хранятся на сервере, на котором запущен Microsoft Exchange, и в файле данных Outlook (PST) для учетных записей электронной почты POP3 и IMAP . Этот файл можно удалить.

Если используется функция импорта и экспорта правил, расположением RWZ-файлов по умолчанию является папка Документы .

Стили печати (файл Outlprnt без расширения)

Windows Vista диск :\Users\имя-пользователя \AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft\Outlook

Подписи (RTF, TXT, HTM)

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft\Signatures

Бланки (HTM)

Windows 7 и Windows Vista диск

Windows 7 и 64-разрядная Windows Vista с 32-разрядным Outlook 2010 диск :\Program Files (x86)\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Windows XP диск :\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Нестандартные формы

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Local\Microsoft\Forms

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms

Словарь (DIC)

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Roaming\Microsoft\UProof

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft\UProof

Шаблоны (OFT)

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft\Templates

Настройки отправки и получения (SRS)

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft\Outlook

Сообщение (msg, htm, rtf)

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \Documents

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Мои документы