Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.

Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.

Автофильтр и расширенный фильтр в Excel

Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.

Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.

Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:

Сразу видим результат:

Особенности работы инструмента:

1. Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
2. Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
3. Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.

У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:

1. Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
2. Критерии выбора данных – на виду.
3. С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.



Как сделать расширенный фильтр в Excel

Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:

В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel

Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.

Заполняем меню расширенного фильтра:

Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:

Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.

Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.

Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» - значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.

Основные правила:

1. Результат формулы – это критерий отбора.
2. Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
3. Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
4. Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.

Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.

Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).

В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.

Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».

Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.

Фильтр - это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям. В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать .

Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

При фильтрации выбираются только необходимые данные, а остальные данные скрываются. Таким образом, отображается только то, что вы хотите увидеть, и это можно сделать одним щелчком.

При фильтрации данные никак не изменяются. Как только фильтр удален, все данные появляются снова в том же виде, в каком они были до применения фильтра.

В Excel доступны две команды для фильтрации списков:

• Автофильтр , включая фильтр по выделенному, для простых условий отбора.
• Расширенный фильтр для более сложных условий отбора.

Автофильтр

Для включения Автофильтра нужно выделить любую ячейку в таблице, затем на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажать большую кнопку :

После этого в шапке таблицы справа от каждого заголовка столбца появится кнопка со стрелкой вниз :

Щелчок по стрелке открывает меню со списком для соответствующего столбца. В списке содержатся все элементы столбца в алфавитном или числовом порядке (в зависимости от типа данных), так что можно быстро найти требуемый элемент:

Если нам нужен фильтр только для одного столбца, то можно не выводить кнопки со стрелкой для остальных столбцов. Для этого перед нажатием кнопки выделяем несколько ячеек нужного столбца вместе с заголовком.

Фильтрация по точному значению

Включаем Автофильтр , щелкаем по кнопке со стрелкой и выбираем из раскрывшегося списка какое-нибудь значение. Для того, чтобы быстро выделить все элементы столбца или снять выделение со всех элементов, щелкните по пункту (Выделить все) :

При этом все строки, в поле которых не содержится выбранное значение, скрываются.

При выполнении лабораторной работы, выделяем результат фильтрации, копируем на другое место листа и подписываем.

Для выключения Автофильтра нужно еще раз нажать кнопку .

Для отмены действия фильтра, не выходя из режима фильтрации, щелкаем по кнопке и выбираем из раскрывшегося списка пункт (Выделить все) . При этом появляются скрытые фильтром строки таблицы.

Признаки фильтрации данных

Фильтры скрывают данные. Именно для этого они и предназначены. Однако, если о фильтрации данных не известно, может возникнуть впечатление, что некоторые данные пропущены. Вы могли, например, открыть чей-нибудь отфильтрованный лист или даже забыть, что сами ранее применили фильтр. Поэтому когда на листе есть фильтры, можно обнаружить различные визуальные указатели и сообщения.

(находится слева внизу окна). Исходное состояние:

Сразу после фильтрации данных итог применения фильтра отображаются в левом нижнем углу строки состояния. Например, “Найдено записей: 2 из 11 ”:

Номера строк . По прерывистым номерам строк можно сказать, что некоторые строки скрыты, а изменившийся цвет номеров видимых строк указывает на то, что выделенные строки являются результатом отбора фильтра.

Вид стрелок . Изменение стрелки автофильтра в отфильтрованном столбце на указывает на то, что данный столбец отфильтрован.

”

“” - это еще один универсальный фильтр, который можно применять к столбцам с числами или датами.

“” - это очень условное название. На самом деле возможности этого фильтра гораздо шире. С помощью этого фильтра можно находить или первые элементы или последние элементы (наименьшие или наибольшие числа либо даты). И, вопреки названию фильтра, получаемые результаты не ограничиваются первыми 10 элементами или последними 10 элементами. Число отображаемых элементов можно выбирать от 1 до 500.

” позволяет также отбирать данные по проценту от общего числа строк в столбце. Если в столбце содержится 100 чисел и требуется просмотреть наибольшие пятнадцать, то выбираем 15 процентов.

Фильтр можно использовать для нахождения продуктов с наибольшими или наименьшими ценами, для определения списка сотрудников, нанятых последними по времени, или для просмотра списка студентов с наилучшими или наихудшими отметками. Чтобы применить фильтр “” к столбцу данных (только числа или даты!!! ), щелкаем в столбце стрелку и выбираем пункт Числовые фильтры далее :

После этого откроется диалоговое окно Наложение условия по списку :

В диалоговом окне выбираем число (строк или процентов), наибольших или наименьших , элементов списка или % от количества элементов .

Создание собственных настраиваемых фильтров

Например, нам нужно вывести только строки с должностями, начинающимися с буквы ‘Д ’. Для этого щелкаем по стрелке автофильтра в первом столбце и выбираем Текстовые фильтры , затем пункт начинается с… :

При этом появится диалоговое окно (какой бы пункт справа вы бы ни выбирали, все равно появится одно и то же диалоговое окно.):

В поле Должность выбираем – начинается с , справа вводим д :

В окне есть подсказка:

Знак вопроса “? ” обозначает один любой знак.

Знак “* ” обозначает последовательность любых знаков.

Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи (строки), можно форматировать, редактировать, распечатывать и т.д.

К средствам фильтрации относятся:

Автофильтр (существуют два способа применения команды Автофильтр: с помощью меню "Данные" - "Фильтр" - "Автофильтр" - "раскрывающийся список команд автофильтра" и с помощью кнопки "Автофильтр" на панели инструментов стандартная)

Расширенный фильтр ("Данные" - "Фильтр" - "Расширенный фильтр")Автофильтр предназначен для простых условий отборов строк, а расширенный фильтр для более сложных условий отбора записей. Условие отбора - это ограничения, заданные для отбора записей, которые отбираются редактором для отображения на экране.

Использование автофильтра для поиска записей

Перед применением команды "Автофильтр" выделите ячейку в диапазоне списка. Далее выполните команду "Данные" - "Фильтр" - "Автофильтр", справа от заголовков (подписей) столбцов появятся кнопки со стрелками автофильтра (раскрывающиеся списки команд автофильтра).

Если щелкнуть стрелку автофильтра, отображается список различных вариантов фильтрации и сортировки по возрастанию и убыванию. При выполнении фильтрации стрелка активного автофильтра окрашивается в синий цвет.

Список команд автофильтра и их назначение:

Все - все записи будут отображаться на экране

Первые 10... - откроется окно диалога "Наложение условия по списку" в том случае, если данные в столбце являются числами. С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольших или наименьших чисел в столбце.

Условие... - откроется окно диалога "Пользовательский автофильтр". С помощью этого окна можно отсортировать записи, удовлетворяющие одному или двум условиям

Уникальные имена - это список неповторяющихся записей в ячейках столбца. Если щелкнуть левой кнопкой мыши на одном из уникальных имен, то редактор скроет строки, которые не содержат выбранных данных Для того чтобы после фильтрации отобразились все записи необходимо нажать активную кнопку и выбрать команду "Все" или выполнить команду "Данные" - "Фильтр" - "Отобразить все", а для удаления автофильтра необходимо снять флажок команды "Автофильтр" в меню "Данные".

Алгоритм поиска записей отвечающих одному условию в одном столбце

Выберите ячейку в списке

Щелкните на одном из уникальных имен, редактор мгновенно скроет строки, которые не содержат выбранных данных На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу "Категории" при выбранном условии отбора "Конд. продукты"

При необходимости отфильтрованный список по одному столбцу можно фильтровать по другим столбцам.

Алгоритм поиска записей отвечающих одному или двум условиям в одном столбце

Для поиска записей по двум условиям применяется "Пользовательский автофильтр":

Выберите ячейку в списке

Выполните команду "Данные" - "Фильтр" - "Автофильтр"

Щелкните на кнопке автофильтра в том столбце, который используете для фильтрации данных

Щелкните на команде "Условие", откроется окно диалога "Пользовательский автофильтр"

В двух левых раскрывающих списках выберите соответствующие операторы, а в двух правых раскрывающих списках выберите требуемые значения. Затем установите переключатель в одно из двух положений: "и", "или"

Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям.Для примера выберем следующие условия отбора: показать в списке строки, содержащие продукты, цены которых больше или равны 69,80 грн и меньше 99,99 грн.

В окне диалога "Пользовательский фильтр" можно выбрать следующие операторы:

не равно

• больше или равно

• меньше или равноКроме того, можно задавать операторы сравнения, которые, используются при фильтрации текста: «начинается с», «не начинается с», «оканчивается на», «не заканчивается на», «содержит» и «не содержит».

На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу "Цена" при выбранных условиях отбора.

Фильтр по выделенному

Фильтрация по выделенному - это быстрый способ отфильтровать записи по одному условию с помощью кнопки "Автофильтр" на панели инструментов стандартная.

Алгоритм фильтрации по выделенному:

 Выделите требуемую запись в списке

 Нажмите кнопку "Автофильтр", чтобы выполнить фильтрацию по выделенному. Редактор включит "Автофильтр" и скроет строки, которые не содержат выбранных данных

Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра

Команда "Расширенный фильтр" используется для фильтрации по более сложным условиям отбора записей, чем автофильтр, например, по нескольким условиям отбора в одном столбце, по нескольким условиям отбора в нескольких столбцах или для отбора записей по условиям отбора с помощью формулы. Перед применением команды "Расширенный фильтр" необходимо подготовить условия отбора, которые, как правило, надо располагать над списком. В связи с этим требованием на рабочем листе со списком должно быть не менее трех пустых строк, расположенных над списком. Кроме того, между списком и значениями условий отбора должна находиться хотя бы одна пустая строка.

Создание диапазона условий отбора:

Выделите заголовки фильтруемых столбцов списка и выполните команду "Копировать" любым из известных методов

Выделите первую строку для ввода условий отбора и выполните команду "Вставить" любым из известных методов

Введите требуемые критерии отбора записей в строки, расположенные под заголовками условийНа рисунке представлен образец диапазона условий отбора: показать в списке строки содержащие кондитерские продукты типа печенье в первом складе и напитки в четвертом складах.

После создания диапазона условий отбора, можно применить к списку команду "Расширенный фильтр".

Алгоритм фильтрации с помощью команды "Расширенный фильтр"

Выделите ячейку в списке

В меню "Данные" выберите команду "Фильтр" - "Расширенный фильтр"

Установите переключатель "Обработка" в положение "Фильтровать список на месте", если хотите, чтобы редактор выводил результаты фильтрации в списке, скрыв строки, не удовлетворяющие критериям отбора. Чтобы скопировать отфильтрованные записи в другую область рабочего листа, установите переключатель "Обработка" в положение "Скопировать результаты в другое место" и укажите диапазон для размещения результатов.

Проверьте исходный диапазон ячеек фильтруемого списка, диапазон должен содержать все ячейки списка с учетом ячеек заголовков столбцов

Проверьте диапазон условий отбора, он должен содержать все ячейки диапазона условий отбора с учетом ячеек заголовков столбцов

Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям

На рисунке представлен образец "Расширенного фильтра" выбранными параметрами фильтрации.

На рисунке представлен образец отфильтрованного списка, над которым расположен диапазон условий.

В таблице, содержащей сотни или тысячи записей, бывает довольно трудно найти нужную информацию. Microsoft Access представляет несколько средств поиска и просмотра информации.

¨ Поиск записей по тексту, содержащемуся в любом из полей.

¨ Расстановка записей по возрастанию или убыванию значений конкретного поля.

¨ Изменение количества отображаемых записей с помощью фильтра.

Поиск текста в записях

Поиск одной или нескольких записей с нужным текстом, удобно осуществлять средствами поиска. С помощью команды Найти из меню Правка или кнопки Найти с панели инструментов Таблица в режиме таблицы введите искомый текст и затем укажите, должна ли Access искать во всех полях или же только в текущем, определите положение текста внутри поля и установите, нужно ли при поиске учитывать регистр символов. Отыскав первую подходящую запись, Access выделит искомый текст. После этого Вы можете либо продолжить, либо отменить поиск.

Поиск текста в текущем поле:

1. Отобразите таблицу в Режиме таблицы .

2. Щелкните столбец, в котором Вы надеетесь найти нужный текст.

3. Щелкните кнопку Найти на панели инструментов Таблица в режиме таблицы.

4. Введите искомый текст. Если при поиске нужно учитывать регистр символов, щелкните флажок С учетом регистра , иначе – сбросьте флажок.

5. Для начала поиска щелкните кнопку Найти.

6. Для перехода к следующей записи, содержащий заданный текст, щелкните кнопку Найти далее .

7. Для закрытия диалогового окна и возврата в таблицу щелкните кнопку Закрыть .

Поиск текста во всех полях:

1. Отобразите таблицу в Режиме таблицы.

2. Щелкните кнопку Найти на панели инструментов Таблица в режиме таблицы.

3. Введите искомый текст.

4. Сбросьте флажок Только в текущем поле.

5. Для начала поиска щелкните кнопку Найти.

6. Для перехода к следующей записи, содержащий заданный текст, щелкните кнопку Найти далее.

7. Для закрытия диалогового окна и возврата в таблицу щелкните кнопку Закрыть.

Изменение порядка записей в таблице

Сортировкой можно изменить последовательность записей в таблице, расположив их по возрастанию или по убыванию значений выбранного поля. Сортировку можно задать по нескольким полям.

Расположение записей по возрастанию значений одного поля:

1. Установите курсор в любом месте столбца, по полям которого хотите отсортировать записи.

2. Щелкните кнопку Сортировка по возрастанию на панели инструментов Таблица в режиме таблицы.

Сортировка записей по нескольким полям

При изменении порядка записей в таблице иногда требуется задать сортировку более чем по одному полю. Такая операция называется комбинированной сортировкой . В этом случае поля должны следовать в таблице друг за другом. Access сама отсортирует их слева направо - лишь укажите нужные поля. Например, чтобы составить список клиентов и контактирующих с ними сотрудников, сначала отсортируйте записи по полю Клиент , а затем – по полю Сотрудник .

Сортировка записей по нескольким полям:

1. Отобразить таблицу в Режиме таблицы .

2. Щелкните заголовок первого столбца, на основе значений которого хотите отсортировать записи, и, не отпуская кнопку мыши, протащите указатель вправо по столбцам, чтобы задать и их поля.

3. Для сортировки записей по возрастанию или по убыванию щелкните кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов Таблица в режиме таблицы .

Поиск и замена текста в таблице

Иногда при обновлении данных таблицы необходимо внести одинаковые изменения сразу в несколько записей. Для поиска и замены фрагмента текста во всей таблице используется механизм замены. Access позволяет задавать либо каждую замену по отдельности, либо все сразу. Кроме того, Вы можете указать направление поиска, необходимо учитывать регистр символов, а также задать проверку на совпадение со всем полем или с его частью.

Поиск и замена текста:

1. Отобразить таблицу в Режиме таблицы .

2. Щелкните столбец, в котором Вы рассчитываете найти искомый текст.

3. Щелкните меню Правка и затем команду Заменить .

4. В поле Образец введите текст, подлежащий замене.

5. В поле Заменить на введите новый текст.

6. Для поиска первого упоминания текста щелкните Найти далее .

7. Для замены первого найденного фрагмента текста щелкните кнопку Заменить , для замены всех найденных фрагментов – кнопку Заменить все , а для перехода к следующему фрагменту – кнопку Найти далее .

8. Закончив работу, щелкните кнопку Закрыть .

Просмотр заданных записей с помощью фильтра

Фильтр позволяет отображать на экране не все записи таблицы, а только нужные. Access фильтрует записи по одному или нескольким полям, после чего отображает только те из них, которые удовлетворяют заданным условиям. Для придания таблице первоначального вида отключите фильтр.

Фильтрование таблицы по выделенному:

1. Отобразить таблицу в Режиме таблицы .

2. Установите курсор в поле, по которому хотите задать фильтрование.

3. Щелкните кнопку Фильтр по выделенному (1 кнопка) на панели инструментов Таблица в режиме таблицы . В нижней части окна таблицы появится сообщение о количестве записей, удовлетворяющих критериям Вашего фильтра. Буквы ФЛТР в строке состояния означают, что фильтр активен.

Отключение фильтра:

Щелкните кнопку Удалить фильтр (3 кнопка) на панели инструментов Таблица в режиме таблицы . Из строки состояния исчезнут буквы ФЛТР .

Сохранение фильтра

Если Вы предполагаете, что созданный Вами сложный фильтр или критерии фильтрования могут пригодиться снова, сохраните их в виде запроса. Хотя запросы имеют некоторые уникальные возможности, которые выходят за пределы возможностей фильтров, в данном случае Вы можете создать простой запрос, чтобы сохранить уже созданный фильтр.

Сохранение фильтра как запроса:

Режиме таблицы.

2. Щелкните меню Записи , установите указатель мыши на команду Фильтр и в появившемся подменю щелкните команду Расширенный фильтр . В окне расширенного фильтра Вы увидите принятую схему условий отбора записей.

3. Щелкните меню Файл и затем – команду Сохранить как запрос .

4. Введите в текстовое поле Имя запроса имя сохраняемого запроса.

5. Для сохранения фильтра в виде запроса щелкните кнопку ОК . Имя сохраненного запроса появится во вкладке Запросы окна базы данных.

Создание сложных фильтров с помощью Конструктора фильтров

В Access для разработки сложных фильтров можно воспользоваться Конструктором. Когда Вы вписываете в одну вкладку несколько условий одновременно, то создаете И-фильтр . Он отображает только записи, удовлетворяющие всем заданным во вкладке критериям. Записи, удовлетворяющие одному из нескольких условий, просматривают с помощью ИЛИ-фильтра . При его применении отображаются все записи, соответствующие любому из условий, заданных во вкладке Найти или в любой из активных вкладок Или .

Создание И-фильтра:

1. Отобразите отфильтрованную таблицу в Режиме таблицы.

1. Щелкните кнопку Изменить фильтр (2 кнопка) на панели инструментов Таблица в режиме таблицы .

2. Если необходимо отказаться от установок предыдущего фильтра, щелкните кнопку Очистить бланк на панели инструментов Фильтр .

3. Щелкните пустую ячейку под заголовком поля, значения которого Вы хотите использовать для фильтрования.

4. Щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите значение поля, по которому будет проведено фильтрование. Чтобы фильтр работал правильно, текст, вводимый в ячейку бланка конструктора фильтра, заключите в кавычки.

5. Выполните аналогичные действия для каждого поля, задаваемого для фильтрования.

6. Щелкните кнопку Применение фильтра на панели инструментов Фильтр .

Создание ИЛИ-фильтра:

1. Отобразить таблицу в Режиме таблицы .

2. Щелкните кнопку Изменить фильтр на панели инструментов Таблица в режиме таблицы .

3. Если необходимо отказаться от установок предыдущего фильтра, щелкните кнопку Очистить бланк на панели инструментов Фильтр .

4. Щелкните пустую ячейку под заголовком поля, значения которого Вы хотите использовать для фильтрования.

5. Щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите значение поля.

6. Выполните аналогичные действия для каждого поля, заданного для фильтрования. Любое из них задает дополнительные критерии отбора записей.

7. Для задания дополнительных условий фильтрования щелкните вкладку Или внизу окна Конструктора.

8. Щелкните кнопку Применение фильтра на панели инструментов Фильтр .

Сортировка данных (в режиме таблицы)

Сначала следует выделить поле, по которому надо произвести сортировку данных (т. е. надо выделить весь столбец нашей таблицы), для чего достаточно щелкнуть на имени поля в заголовке таблицы. Затем нужно щелкнуть на одной из двух кнопок:

С помощью первой из этих кнопок производится сортировка текстовых данных по алфавиту , а числовых - по возрастанию, с помощью второй данные сортируются в обратном порядке.

Фильтрация данных (в режиме таблицы)

Иногда бывает необходимо увидеть на экране не все записи базы данных (строки таблицы), а лишь те из них, которые отвечают определенным условиям. Этот процесс называется фильтрацией или выборкой данных.

Чтобы осуществить выборку необходимых данных, следует:

1. Выполнить команду Записи, Фильтр, Изменить фильтр.

2. Щелкнуть на имени требуемого поля в списке и ввести условие (маску) выбора.

3. Выполнить команду Фильтр, Применить фильтр.

На экране появится таблица, которая будет содержать строки, данные которых отвечают указанному условию. Чтобы вновь увидеть всю таблицу целиком, следует выполнить команду Записи, Удалить фильтр.

В условиях помимо математических равенств и неравенств можно использовать знак «*», который заменяет собой любую последовательность символов, или знак «?», заменяющий один символ.

Ниже приведены варианты условий выборки данных из нашей базы и результаты выборки.

Условие: зарплата: >=200 (сотрудники, у которых зарплата больше или равна 200)

код	Фамилия	Имя	Телефон	Зарплата
1	Иванов	Егор		200
3	Ефимов	Евгений		210

Условие: имя: Н* (сотрудники, имена которых начинаются на букву Н)

код	Фамилия	Имя	Телефон	Зарплата
2	Семенов	Николай

Поиск данных с помощью фильтров.

Быстрый поиск данных

Обработка данных в БД.

Программа позволяет производить поиск записей, в которых значения определенного поля полностью или частично совпадают с некоторой величиной. Чтобы осуществить быстрый поиск данных необходимо:

1.Открыть БД «Провайдеры Интернета», дважды щелкнув по соответствующему значку в окне БД.

2. Ввести команду Правка – Найти… Появится диалоговая панель Поиск . В поле Образец : необходимо ввести искомый текст, а в поле Совпадение : выбрать пункт с любой часть поля .

Гораздо больше возможностей для поиска данных в БД представляют фильтры . Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, <, > и т. д.)

Простые фильтры содержат условие отбора записей только для одного поля. Сложные фильтры содержат несколько условий для различных полей. В результате применения сложного фильтра будут отобраны только те записи, которые удовлетворяют всем условиям одновременно.

1. Открыть таблицу БД «Провайдеры Интернета», дважды щелкнув по соответствующему значку в окне БД.

2. Ввести команду Записи – Фильтр – Изменить фильтр. В появившемся окне таблицы ввести условия поиска в соответствующих полях. Фильтр создан

3. Ввести команду Записи – Применить фильтр. В появившемся окне таблицы будут выведены записи, удовлетворяющие условиям поиска.

Запросы осуществляют поиск данных в БД так же, как и фильтры. Различие между ними состоит в том, что запросы являются самостоятельными объектами БД, а фильтры привязаны к конкретной таблице.

Запрос является производны объектом от таблицы. Однако результатом выполнения запроса является также таблица, то есть запросы могут использоваться вместо таблиц. Например, форма может быть создана как для таблицы, так и для запроса.

Запросы позволяют отобрать те записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Запросы, как и фильтры, бывают простые и сложные. Простой запрос содержит одно условие, а сложный запрос содержит несколько условий для различных полей. В процессе создания запроса можно отбирать не только записи, но и поля, которые будут присутствовать в запросе. Создадим сложный запрос по выявлению оптимального провайдера в БД «Провайдеры Интернета».

1. В окне выделить группу объектов Запросы и выбрать пункт Создание запроса с помощью конструктора .
2. На диалоговой панели Добавление таблицы выбрать таблицу «Провайдеры Интернета», для которой создается запрос. Щелкнуть по кнопке Добавить .
3. В окне запроса в строке Поле: из раскрывающегося списка выбрать имена полей, для которых будут заданы условия. В строке Условие отбора : ввести условия для выбранных полей. В строке Вывод на экран : задать поля, которые будут представлены в запросе.
4. Сохранить запрос под именем Запрос 1 с помощью команды Файл – Сохранить как…
5. В окне Провайдеры Интернета: база данных выделить Запрос 1 и щелкнуть по кнопке Открыть . В появившемся окне запроса будут выведены записи, удовлетворяющие условиям поиска.