Зразок листа про укладення договору з поштою. Як інтернет-магазину працювати з «Поштою Росії. на надання послуг поштового зв'язку

У діяльності російських компаній все ще важко відмовитися від послуг Пошти Росії. Інтернет-магазини відправляють покупки, інші фірми направляють офіційні листи і позовні заяви. Відділення державної компанії відкриті в найвіддаленіших населених пунктах, В яких немає навіть магазинів або офісів Ощадбанку. Юридичним особам укласти договір з Поштою Росії - це значить, істотно заощадити і оптимізувати свою взаємодію з організацією-монополістом.

Переваги для корпоративних клієнтів

Державна монополія пропонує фірмам стати її корпоративними клієнтами. На офіційному сайті організації за адресою pochta.ru/support/corporate-services/become-corporate-client знаходяться умови укладення угоди.

Стороною його зможуть стати як компанії, так і індивідуальні підприємці. Там же можна увійти в особистий кабінет і скористатися опцією управління послугами.

Перевагами в спілкуванні з організацією, беспечівает громадян і рганіаціі зв'язком, яка доходить в найглухіші куточки, для корпоративних клієнтів стають:

опція на вибір зручного місця і часу для відправки своєї кореспонденції. Немає необхідності стояти в чергах. для юридичних осіб, Які уклали угоду про абонентське обслуговування, передбачені окремі співробітники та стійки;
тарифи, за рахунок більшого обсягу послуг, що надаються, більш вигідні, ніж при разовому взаємодії;
більший ніж у конкуруючих кур'єрських служб, досвід роботи з кореспонденцією в міжнародному сполученні;
оплата послуг з розрахункового рахунку.

Довідка: Всі великі державні компанії системно працюють таким чином, відправляючи найбільш термінові листи за допомогою експрес-доставки.

Як укласти договір на обслуговування

Щоб укласти договір з Поштою Росії, буде потрібно надати менеджеру, який обслуговує клієнтів з корпоративного сектора і підприємців, певний пакет документів, до якого входять:

копії установчих документів;
копії свідоцтв;
свіжа, не пізніше місяця, виписка з ЕГРЮЛ;
підтвердження повноважень виконавчого органу.

Співробітник пошти, швидше за все, потребуетіне копії з нотаріальним посвідченням, а виписку - з печаткою податкової. За погодженням вірність всіх документів, крім виписки, вийде підтвердити, поставивши на них штамп «Копія вірна», печатка підприємства і підпис керівника компанії. Щоб менеджер зв'язався для укладення договору, необхідно залишити заявку за адресою: oneclick.russianpost.ru. Буде потрібно ввести:

реквізити фірми;
вид власності (приватна, державна)
дані контактної особи (телефон та електронну пошту);
необхідні послуги (поштові відправлення, експрес-листи - ЕМС, посилки);
потреба в рекламних послугах;
потреба в абонування ящиків.

На підставі введених даних буде згенерований проект договору. Договір, пропонований Поштою Росії, зміні не піддається. Він затверджений на рівні її корпоративного керівництва в статусі обов'язкового до застосування. Внести свої умови в нього неможливо. Тому слід враховувати, які переваги отримує новий клієнт, І до яких питань необхідно поставитися максимально уважно.

Порядок взаємодії: особистий кабінет

Укладення договору відразу обертається низку переваг для фірми або підприємця. Особистий кабінет Пошти Росії для юридичних осіб дозволяє відстежувати трек шляху своїх листів в режимі онлайн, не витрачаючи час на перехід на спеціальний сервіс. Фірма, яка підписала угоду з Поштою, отримує можливість використовувати ряд пропонованих їй сервісів. Відправка кореспонденції може відбуватися не тільки в офісах монополіста, якщо це передбачено договором, машина з фірмовою маркуванням прямо з будівлі клієнта забере призначені до пересилання листи та бандеролі.

Цікаво: Оплата всіх послуг здійснюється з розрахункового рахунку організації на рахунок пошти, але деяких випадках при виході за межі місячних лімітів, допустима оплата перевищення за допомогою корпоративної кредитної картки.

нюанси

При спілкуванні з монополістом необхідно передбачати виникнення стандартних складнощів. Листи іноді йдуть повільніше, ніж передбачається, але цю проблему легко вирішити, зазначивши в своєму договорі потреба в послугах експрес-доставки.

При цьому оновлений пакет пропозицій гіганта уможливив скористатися новими цікавими опціями, серед яких:

верифікована відправка електронних повідомлень. Текст листа зберігається у вигляді pdf-документа, який підписується електронним підписом. Звіт про його доставку фіксується поштою і може бути доказом в суді;
доставка кореспонденції в офіси контрагентам не по загальним правилом, А за допомогою кур'єрів. Це дозволяє істотно скоротити час обміну офіційними документами;
листи може отримувати від імені компанії її представник без довіреності, якщо його дані конкретно вказані в договорі;
в рамках єдиної угоди можна відправити поштовий переказ або придбати марки, причому при необхідності саме представники пошти наклеять марки на конверти і бандеролі. Перелік послуг вийде коригувати і доповнювати вже після оформлення угоди.

Важливо: Послуги оплачуються тільки авансом, за кожен наступний місяць.

Пошта Росії для юридичних осіб не є єдиною можливістю розсилки кореспонденції. У країні працюють експрес-пошта, кур'єрські служби та транспортні компанії, кожна з яких може надати ті ж послуги швидше і іноді дешевше. Але, як показує практика, таке рішення вигідне для разових відправлень. При масових і систематичних розсилках альтернативи Пошті Росії не існує.

Сьогодні основне зростання ринку e-commerce в Росії йде за рахунок регіонів. 30% трафіку інтернет-магазинів роблять саме регіони, і частка ця зростає щорічно. В результаті перед кожним інтернет-магазином, який вийшов на певний рівень розвитку і охоплення, неминуче постає питання, як і за допомогою яких операторів здійснювати доставку. У «Пошти Росії» до сих пір немає гідного конкурента по покриттю, але магазини часто відмовляються працювати з нею. Причин багато: багатоступенева предпочтовая підготовка, яка передбачає утримання в штаті магазину спеціальну людину, яка цим займається, складність контролю за пересуванням посилки, додаткове навантаження на call-центр, велика кількість повернень. The Village попросив експерта розповісти, як можна впоратися з деякими типовими проблемами при співпраці з «Поштою Росії».

Юлія Авдєєва

фахівець служби експрес-доставки
«Идеа Лоджик»

Виберіть правильне відділення

Перше, що ви повинні зробити, - це вибрати зручне поштове відділення (ОПС). Тут слід звернути увагу на кілька факторів, які потім значно спростять вам життя. По-перше, подивіться, чи багато в цьому відділенні працює співробітників. Чим більше відкритих вікон, тим краще. По-друге, важливо, щоб в цьому відділенні було окреме вікно для роботи з корпоративними клієнтами, а також виділене вікно для здачі посилок. Найгірший варіант - коли в одному вікні відбувається і оплата послуг, і здача посилок, і відправлення листів. По-третє, зверніть увагу на те, наскільки дружелюбний в даному місці колектив, чи можна з ними буде домовитися. Знайти в відділенні лояльного до вашої компанії співробітника «Пошти» - це вже половина успіху.

У відділеннях, розташованих на околиці, чергу зазвичай менше, ніж в центральних. Поштова логістика по Москві налагоджена добре, посилки з усіх відділень забирають кожен день. Потім вони потрапляють в сортувальний центр. Великі інтернет-магазини і компанії, що мають статус федерального клієнта, пропускають перший етап і мають право вибрати ОПС, що примикає до сортувальному центру. Якщо інтернет-магазин вирішить передати функції доставки компанії, що має федеральний статус, на цьому можна буде заощадити один-два дня.

Звикайте до самостійності

Наступний етап - укладання договору з ФГУП «Пошта Росії». Зробити це можна як в самому відділенні зв'язку, так і в головному офісі. Існує типовий договір на надання послуг поштового зв'язку і розраховувати на те, для рядового інтернет-магазину внесуть якісь зміни, не варто. При цьому кожен договір проходить кілька ступенів внутрішніх погоджень, і цей процес може затягнутися. Порада одна - і підходить для будь-яких ситуацій: потрібно постійно нагадувати про себе.

Не варто розраховувати, що «Пошта» буде за вами «бігати», саме на вас лежить відповідальність за те, щоб постійно нагадувати про свою справу. Після підписання договору ви повинні будете покласти гроші на депозит і постійно перевіряти, скільки у вас залишилося на рахунку. Запам'ятайте, що «Пошта» працює тільки по передоплаті. особистого кабінету на сайті або будь-яких способів інформування про брак коштів на вашому рахунку у них немає, так що, знову ж таки, за всім доведеться стежити «вручну».

вивчайте правила

Для роботи з «Поштою» вам доведеться виділити окремого співробітника в штаті, так як це вимагає багато сил, часу і уваги. Головним документом для нього повинен стати том «Правила надання послуг поштового зв'язку». Основна проблема - багато речей в ньому описані дуже розмито (наприклад, правила пакування) і можуть трактуватися різними поштовими працівниками і в різних поштових відділеннях по-різному. Простіше кажучи, якщо захочуть причепитися, легко це зроблять. Тому з поштовими працівниками краще дружити.

Виберіть правильну упаковку

Правильна упаковка врятує вас від багатьох проблем. 3% всіх посилок пошкоджуються і пропадають по шляху, і це часто пов'язано з неправильного упакування. Упакувати відправлення в пакет коштує дешевше, ніж в коробку, але при цьому вміст пакета легше повредіть.К того ж, на жаль, у всіх сфера існують недобросовісні працівники. Незважаючи на те, що «Пошта» активно з цим бореться, існують випадки, коли умільці акуратно крають край пакета, виймають товар, на його місце кладуть щось близьке по вазі і заклеюють пакет. До того ж посилка по дорозі стільки разів перекидається з місця на місце, що, якщо її не забезпечити додатковим рівнем захисту у вигляді коробки, вона буде занадто вразлива. Не обов'язково використовувати коробки «Пошти». Наприклад, наша компанія закуповує звичайні коробки оптом, тому вони коштують дешевше. Не варто робити брендовані коробки, тому що їх потрібно попередньо узгоджувати, інакше на пошті можуть відмовитися їх приймати. Часто на це правило закривають очі, але можуть і причепитися.

Правильно працюйте з претензіями

Термін розгляду претензій у «Пошти» офіційно - 60 днів. Але на ділі ці терміни не завжди дотримуються, і претензії можуть розглядатися по кілька місяців. Доведеться знову багато нагадувати про себе. Якщо ви побачили, що посилка застрягла на якомусь етапі, відразу з'ясовуйте, що з нею не так. Обов'язково повідомте вашим клієнтам, що якщо посилка пошкоджена або є різниця у вазі, посилку потрібно відкривати і перевіряти її вміст в присутності співробітників поштового відділення. Тільки в цьому випадку можна пред'явити претензії до вмісту посилки і разом зі співробітниками поштового відділення скласти акт. Якщо ви відкриєте посилку вийшовши з будівлі пошти, ніяких претензій пред'явити вже не зможете.

Візьміть частина їх роботи на себе

Серйозний мінус «Пошти» - це велика кількість зворотних відправлень. Посилка приходить до відділення, а повідомлення так і не доходить до клієнта. Якщо він сам не стежить за переміщеннями посилки по номеру на сайті, він може так і не дізнатися, що вона прийшла. В результаті посилка через місяць відправляється назад до вас, в такому випадку інтернет-магазин оплачує подвійний тариф (туди-назад), а товар так і не продає. За статистикою, повертається близько 15-20% посилок (в залежності від спеціалізації інтернет-магазину).

Щоб цього не відбувалося, ви повинні самі відслідковувати переміщення посилки, і коли вона приходить до відділення, інформувати про це кліента.Еслі протягом декількох днів клієнт не спадає на пошту, повинен підключитися call-центр. Ваш співробітник дзвонить клієнтові, щоб уточнити, чи знає він про те, що його посилка прийшла. Завдяки такій системі ми в своїй компанії скоротили рівень повернень на 5-10%.

Будьте терплячі

Регіональному клієнту часто дуже зручно платити готівкою, однак для вас це може обернутися головним болем. «Пошта» може отримати гроші, але не поспішати передати їх вам. Тому ви повинні окремо відстежувати, чи надійшов післяплата з кожного відправлення. Якщо він затримується - бийте на сполох.

У нас був випадок, коли посилка прийшла в маленьке відділення зв'язку в Сибіру, \u200b\u200bі щоб передати гроші, отримані за посилку, працівнику треба було їхати в районний центр. Ми його довго вмовляли, щоб він знайшов на цей час. Відділення, в яких немає інтернету, для Росії нормальне явище. З ними буває дуже складно зв'язатися. А затримки в доставці часто бувають пов'язані не тільки з внутрішніми авралами, але і з погодними явищами. Наприклад, минулої зими замерзла річка Лена, через яку місцеві перебиралися тільки на поромі. В результаті цілий місяць не можна було нічого доставити на сусідній берег.

Налагодити роботу з «Поштою Росії» можна і потрібно! Просто наберіться терпіння.

Для тих, хто зважився, нижче невелика інструкція
по роботі з «Поштою»:

Укласти договір з «Поштою Росії».

Отримати у відділенні поштового зв'язку, закріпленому в договорі, діапазон штрихкодових поштових ідентифікаторів (ШПІ) або вже готові ШПІ.

Упакувати поштові відправлення згідно поштовим вимогам.

Оформити супровідні документи до поштових відправлень.

здійснити передплату пересилання поштових відправлень - перерахувати кошти на розрахунковий рахунок, вказаний в договорі. Переконатися, що інформація про надходження грошових коштів поступила у відділення поштового зв'язку (місце здачі).

Доставити поштові відправлення в обумовлених договором місце і час здачі. При собі мати два примірники списку ф. 103 на паперовому носії та довіреність на здачу поштових відправлень.

Отримати у відділенні поштового зв'язку документи про прийом пошти: квитанцію про прийом поштових відправлень, другий примірник списку ф. 103 з підписом співробітника ОПС і проставленим календарним штемпелем.

У терміни, обумовлені договором, Отримати акт виконаних робіт і рахунок-фактуру.

в особі, що діє на підставі, що його надалі « Замовник», З одного боку, і в особі, що діє на підставі, що його надалі« експедиція», З іншого боку, іменовані надалі« сторони», Уклали цей договір, надалі« Договір », про таке:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРУ

1.1. Цим договором сторони визначають умови користування Замовником поштовими послугами Експедиції.

2. Права та обов'язки сторін

2.1. експедиція зобов'язується:

2.1.1. Отримувати і зберігати до запитання надходять на адресу Замовника: кореспонденцію - листи, бандеролі.

2.1.2. Інформувати Замовника по телефону про кореспонденцію, що надходить.

2.1.3. Не розголошувати інформацію, що міститься в одержуваної і відправляється Замовником кореспонденції.

2.2. Замовник зобов'язується:

2.2.1. Доставляти в Експедицію відправляється кореспонденцію.

2.2.2. Отримувати по повідомленню вхідну кореспонденцію.

2.2.3. Виробляти щомісячну оплату поштових рахунків, що виставляються Експедицією. Оплата здійснюється на рахунок.

2.2.4. Проводити в термін оплату послуг співробітників Експедиції відповідно до п.3 цього договору.

3. РОЗРАХУНКИ СТОРІН

3.1. Замовник щомісяця здійснює оплату роботи співробітників Експедиції в розмірі рублів на місяць на підставі трудової угоди, що укладається з працівниками (співробітником) Експедиції, що є невід'ємним додатком цього договору.

3.2. Оплата за відпрацьований місяць повинна проводитися не пізніше числа наступного місяця.

3.3. Розмір оплати в зв'язку з інфляційними процесами може змінюватися за взаємною згодою сторін.

4. ЗМІНА І ПРИПИНЕННЯ ДОГОВОРУ

4.1. Цей договір може змінюватися, доповнюватися і продовжуватися за взаємною додатковою угодою сторін.

4.2. Договір може бути припинений:

за взаємною згодою сторін;
односторонньо, після попереднього (за) письмового повідомлення зацікавленої сторони;
автоматично, в разі порушення однією зі сторін своїх зобов'язань.

4.3. При розірванні договору Замовник зобов'язується виплатити вартість завершених Експедицією робіт.