Cum se creează un grup de contacte în Outlook. Gestionarea contactelor în Outlook. Ștergerea contactelor din Outlook

Pe lângă contactele unice, folderul poate conține liste de distribuție, care sunt grupuri de contacte. Să presupunem că aveți patru adjuncți și majoritatea directivelor trebuie trimise tuturor celor patru. Pentru a vă ușura munca, pregătiți o listă de corespondență și includeți informațiile de contact ale adjuncților dvs. După aceasta, atunci când trimiteți următoarea directivă, nu va trebui să indicați secvențial adresele tuturor celor patru persoane; trebuie doar să selectați lista de corespondență corespunzătoare. Pentru a adăuga o listă, urmați acești pași.

1. Buton derulant Crea alege echipa Creați o listă de corespondență.

Notă Outlook XP are capacitatea de a combina mai multe contacte într-o listă de distribuție, care la rândul său poate fi folosită în operațiuni ca contact simultan pentru mai multe persoane.

Orez. 20.7. Adăugarea de adrese la o listă de distribuție Outlook

2. În câmp Nume introduceți un nume Patru adrese de e-mail.

3. Faceți clic pe butonul Selectați membrii.

4. În lista Sursă adresă a ferestrei de adăugare a adresei prezentată în Fig. 20.7, selectați Contacte.

Notă Puteți selecta adrese pentru lista de distribuție nu numai din folderul de contacte, ci și din Agenda Windows și din alte agende de adrese înregistrate în Outlook.

5. În lista din stânga ferestrei, selectați linia Alexander Petrov (E-mail).

6. Faceți clic pe butonul Membrii.

7. Repetați pașii 5 și 6 pentru a adăuga adresele de e-mail ale altor două persoane la lista dvs. de corespondență.

8. Faceți clic pe butonul Bine.

10. În fereastra de dialog care se deschide Adăugarea unei noi intrăriîn câmp Nume scurt intră Serghei Nikolaev. În câmp Adresa de e-mail introduceți adresa de e-mail. Caseta de bifat Adaugă contact astfel încât noua adresă să fie adăugată automat în folderul de contacte Outlook. Apoi faceți clic pe butonul Bine. Acum fereastra listei de corespondență va arăta ca în fig. 20.8.

Notă Pentru a elimina o adresă din lista de corespondență, selectați linia cu această adresă și faceți clic pe butonul Șterge.

Astăzi, trimiterea de e-mailuri este una dintre cele mai moderne și eficiente metode de interacțiune cu clienții existenți și potențiali ai oricărei companii. Una dintre metodele accesibile și mai puțin costisitoare de a trimite e-mailuri este Outlook. Să ne uităm la pașii pentru a crea o listă de corespondență în Outlook 2003, 2007 și 2010. În principiu, procesul este similar, dar există și diferențe.

Outlook 2003, 2007, 2010

Faceți clic pe butonul „Agendă” de pe pagina de pornire.
Acolo selectăm elementul „Contacte”.
În meniul „Fișier”, selectați „Înregistrare nouă”. Același lucru se poate face făcând clic pe bara de instrumente „Intrare nouă”.
În secțiunea „Selectați tipul postării”, selectați „Maillist”.
Adăugați un grup nou la „Contacte”. Această acțiune va aloca o locație de stocare pentru grupul de contacte.
Faceți clic pe „Ok” și apare un formular fără nume.
În linia „Nume”, introduceți numele grupului care urmează să fie creat.
Pentru a selecta contacte din alte resurse, faceți clic pe „Selectați membri”.
Salvați și închideți formularul.

Opțiuni alternative

Dacă vorbim de e-mailuri în masă cu un număr mare de destinatari, atunci nu există metode mai puțin eficiente. De exemplu, puteți instala un program specializat pentru distribuția de e-mail sau puteți contacta un serviciu de e-mail marketing. Alegerea programelor și serviciilor astăzi este variată, atât în ceea ce privește prețul, cât și caracteristicile funcționale.

Cum se creează un buletin informativ pe smartresponder.ru

Înregistrați-vă pe smartresponder.ru.
Conectați-vă la contul dvs. și selectați „Creați un newsletter nou”.
Selectați „Tipul de e-mail”:
- Serii secvențiale automate de litere
- Buletin informativ periodic
Selectând elementul „Serii secvențiale automate de scrisori”, va trebui să pregătiți în prealabil scrisori care vor fi trimise la datele și adresele specificate, deci selectați „Poștă periodică”.
Selectați „Limba de corespondență” (rusă sau engleză).
Configurarea „Frecvenței de lansare”.
Indicăm numele newsletter-ului și subiectul.
Introduceți o scurtă descriere pentru newsletter.
Faceți clic pe „Creați”.

Uneori, utilizatorul trebuie să schimbe, să completeze, să transfere lista de contacte persoanei potrivite sau să o transfere pe un dispozitiv suplimentar. Pentru a face acest lucru convenabil, Outlook are toate instrumentele necesare.

Cum să transferați adrese din Outlook

Cum se exportă contacte

Metodele de transfer de date variază în funcție de versiunea clientului de e-mail Outlook.

Exportați contacte din Outlook 2013

Pentru a exporta date din Outlook 2013, deschideți programul și în fila „Fișier” - „Deschideți și exportați” selectați „Importați și exportați”.
Clientul de e-mail va oferi posibile opțiuni. Faceți clic pe elementul „Exportați în fișier”.

Selectați folderul de care aveți nevoie pentru a înregistra informații.

Dați un nume obiectului pe care doriți să-l salvați și faceți clic pe butonul „Terminat”.

Puteți testa noul fișier CSV pe computer, deschizându-l în Excel.

Exportați contacte din Outlook 2010

Deschideți Outlook 2010 și accesați fila Fișier.
Faceți clic pe Fișier în Panoul de control din partea de sus a ferestrei Outlook

Se va deschide fereastra Opțiuni Outlook. În meniul orizontal din stânga, faceți clic pe „Avansat”.

Se va deschide „Export Wizard”, aici selectați „Comma Separated Values (Windows)”, acesta este un alt nume pentru fișierul CSV. Faceți clic pe Următorul.

Selectați folderul în care vor fi stocate informațiile de contact.
Așteptați până când procesul de transfer de informații este finalizat.

Când utilizați conținutul persoanelor de contact transferate în alte produse client de e-mail, veți avea nevoie de elementul „Fișier de date Outlook (PST)”.

Exportați contacte din Outlook 2007

Pentru a transfera contacte din Outlook 2007, deschideți programul și extindeți fila Fișier. În lista de funcții, faceți clic pe „Importați și exportați”.
Se va deschide „Expertul de import”, care va fi necesar pentru a genera documentul. Bifați „Exportați în fișier”.
În fereastra care se deschide, selectați „Valori separate prin virgulă (Windows)”. Continuați făcând clic pe butonul „Următorul”.
Desemnați un folder care va fi locația de salvare. Faceți clic pe „Următorul”.
Așteptați finalizarea procesului de transfer.

Cum să transferați contacte din Outlook în Excel

Indiferent de versiunea de Outlook, odată ce transferați fișierul CSV pe computer, îl puteți deschide în Excel.

Nu vă alarmați dacă vedeți celule goale în documentul dvs. Acestea sunt pozițiile care nu au fost ocupate când contactul era încă în Outlook. Nu fiecare persoană notează toate informațiile: despre numărul de telefon de acasă, numele organizației sau poziția persoanei de contact.

După vizualizarea fișierului transferat în Excel, nu salvați modificările la închidere. Acest lucru poate distruge structura documentului și poate face imposibilă citirea.

Cum să importați contacte în toate versiunile de Outlook

Procesul de adăugare a unui fișier CSV la e-mail va fi același pentru toate versiunile de Outlook. Acest lucru se face în același mod ca și exportul: „Fișier” - „Deschide și exportă” - „Import și exportă”. În Expert, selectați Import dintr-un alt program sau fișier.
După ce ați selectat o acțiune, faceți clic pe Următorul. Așteptați finalizarea procesului de transfer.

Importă adrese de internet și e-mail în Outlook toate versiunile

Pentru a importa contacte din Outlook, accesați din nou Expertul Import și Export. Selectați „Importați dintr-un alt program sau fișier”.
În fereastra care se deschide, faceți clic pe „Importați adrese de internet și e-mail”.
Alegeți dintre cele două opțiuni de import „Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x sau Windows Mail”.
Faceți clic pe Următorul și așteptați până când contactele sunt importate.

Importați dintr-un alt program sau fișier în orice versiune de Outlook

După ce selectați „Importați dintr-un alt program sau fișier”, aveți posibilitatea de a adăuga contacte din utilitarul Lotus Organizer, precum și informații din Access, Excel sau un fișier text simplu. Selectați programul din care intenționați să adăugați contacte.
Va apărea o fereastră care vă va cere să selectați parametrii. Dacă doriți să creați duplicate, faceți clic pe opțiunea „Permiteți crearea de duplicate”.
Selectați folderul în care doriți să obțineți informațiile.
Desemnați o locație în care vor fi stocate datele.

Video: instrucțiuni pentru transferul contactelor

Unde se află agenda de adrese în Outlook?

Toate informațiile despre agendă, mesaje, calendare și note sunt stocate pe computer în formă arhivată. Dacă trebuie să-l găsiți, copiați sau mutați, va fi util să știți în ce foldere se află fișierul PST necesar:

drive:/Utilizatori/<имя пользователя>
drive:/Utilizatori/<имя пользователя>/Roaming/Local/Microsoft/Outlook;
drive:/Utilizatori/<имя пользователя>/Documente/Fișiere Outlook;
drive:/Utilizatori/<имя пользователя>/Documentele mele/Fișiere Outlook;
drive:/Documente și setări/<имя пользователя>

Dacă utilizați IMAP, Microsoft Exchange sau outlook.com, locul în care sunt stocate informațiile dvs. de e-mail este spațiul serverului. Datele sunt înregistrate în format PAB. În acest caz, le puteți găsi aici:

drive:/Utilizatori/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
drive:/Documente și setări.

Dacă ați folosit un cont Microsoft Exchange Server, atunci „Agenda de adrese offline” se află la următoarele adrese:

drive:/Utilizatori/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
drive:/Documente și setări/<имя пользователя>/Setări locale/Date aplicații/Microsoft/Outlook.

Creați o agendă de adrese în Outlook

Odată ce agenda a fost creată, puteți adăuga contacte la aceasta.

Cum să adăugați contacte în Outlook

Contactele stochează informații despre persoane. Puteți introduce doar o adresă de e-mail sau puteți completa mai multe informații, cum ar fi numere de telefon, fotografia unei persoane, adresa poștală, adresa de la serviciu.

După crearea unui folder sistematizat de contacte, programul îl va găsi pe cel de care aveți nevoie pe baza primelor litere și va completa automat adresa de e-mail.

Adăugați o persoană de contact dintr-un mesaj de e-mail

Mai întâi, trebuie să deschideți mesajul primit, să faceți clic dreapta pe numele persoanei și să selectați „Adăugați la contactele Outlook”. Completați informațiile necesare conform numelor câmpurilor, apoi salvați.

Adăugarea unui contact de la zero

Video: instrucțiuni pentru adăugarea contactelor

Cum să creați o listă de corespondență în diferite versiuni de Outlook

Pentru a trimite simultan mesaje către mai mulți abonați simultan, vă recomandăm să utilizați instrumentul Grup de contact.

Creați o listă de distribuție în Outlook 2013

Creați o listă de distribuție în Outlook 2010

În meniul principal al programului de lucru, selectați „Creați un grup de contacte”. Completați informațiile importante și salvați.

Video: Cum se creează un grup de contacte în Outlook 2010

În Outlook 2007, urmați calea „Fișier” - „Nou” - „Lista de distribuție” sau apăsați Ctrl+Shift+L. Completați informațiile despre participanți și salvați.

Selectați agenda prin „Fișier” - „Creare” sau utilizați comanda Ctrl+Shift+L

Câte persoane le puteți trimite simultan un mesaj depinde de dimensiunea fișierelor de nume. Aproximativ, numărul mediu este de 100 de contacte.

Ștergerea contactelor din Outlook

Pentru a preveni duplicarea contactelor, atunci când le importați în „Expert de import”, nu uitați să modificați setările standard de transfer „Permiteți crearea de duplicate” la un alt element care oferă opțiunea de înlocuire a celor existente.

Dacă contactele s-au dublat deja, atunci le puteți elimina din „Lista de contacte” făcând clic pe elementul „Telefoane”. În câmpul care se deschide în fața ta, trebuie să selectezi contacte duplicate și apoi să apeși DELETE.

Dacă debifați secțiunea „Verificați automat contactele duplicate” din Opțiuni de contact, Outlook nu va urmări cărțile de vizită duplicate atunci când selectați o persoană.

Funcția principală a Microsoft Outlook este să lucreze cu e-mailul. În plus, poate servi ca notebook și manager de contacte. Familiarizându-se cu metodele de adăugare, ștergere a contactelor și crearea de grupuri în clientul de e-mail Outlook, utilizatorul poate configura programul așa cum îi convine și, cu ajutorul acestuia, va rămâne în contact cu prietenii și colegii.

Există situații când trebuie să trimiți mesaje unui grup de persoane. Pentru a nu adăuga de fiecare dată aceleași persoane pe lista de destinatari, Outlook are capacitatea de a automatiza acest proces.

Acum să trecem la crearea unui grup de contacte. Deschideți Outlook 2010 și selectați vizualizarea „ Contacte" și faceți clic pe " Acasă" Selectați elementul „ Creați un grup de contacte„(Fig. 1)

Fig.1

In camp " Nume"introduceți numele grupului căruia îi vom aplica corespondența automată și selectați articolul" Adăugați participanți».

Selectați metoda prin care vom adăuga participanți Grupuri de contact: Din contactele Outlook, dintr-o agendă de adrese existentă, prin crearea unui contact nou. În exemplul nostru, aceasta este adăugarea de contacte din Outlook.

Fig.2

În fereastra care se deschide, selectați contactul pe care vrem să îl adăugăm Grup de contactși faceți clic pe „ Participanții" Apoi nu uitați să faceți clic pe „ Salveaza si inchide„(Fig. 2).

Fig.3

Verificăm corectitudinea acțiunilor noastre. Creați un mesaj nou. In camp " La care…» scrieți numele celui creat de noi Grupuri de contact. Dacă trebuie să eliminați unele persoane de contact din lista de corespondență, atunci în „ La care…» mesaje, faceți clic pe semnul plus (+) de lângă numele unei liste de corespondență pentru a vedea conținutul acesteia, apoi ștergeți numele persoanelor cărora nu doriți să le trimiteți mesajul (Figura 3).