Megverte, hogy elküldje nekem az üzenet másolatát e-mailben. Az e-mailben történő üzleti levelezés alapvető szabályai. Kinek. Másolat. Rejtett másolat

Az üzleti kommunikáció saját világa, saját törvényeivel. Sok múlik azon, hogy miként tartjuk be ezeket a törvényeket: a kollégákban és partnereinkben keltett benyomást, a munka termelékenységét, sőt a karrier előrelépését is.

Az üzleti kommunikációban különleges helyet foglal el az üzleti levelezés, amely a legtöbb irodai dolgozó napi feladata, és nem csak. Az üzleti levelezés megfelelő lebonyolításának képessége jó segítség lehet a nyereséges üzletek megkötésében és az üzleti arculat alakításában.

Vessünk egy pillantást az üzleti levél néhány jellemzőjére. Tehát az üzleti levelezés a következő:

• sablon kifejezések és klisék használata
• érzelmi semlegesség,
• az előadás szemantikai pontossága és rövidsége,
• jól felépített érvelés.

Az angol nyelvű üzleti levelezés ugyanazok a szabályok és klisék, amelyek közül néhányat mindenkinek ajánlunk, aki külföldi partnerekkel vagy nemzetközi cégeknél dolgozik. Felhívjuk a figyelmet néhány hasznos kifejezésre, amelyek feldobják üzleti levelezését. Ezek a kifejezések hangsúlyozzák professzionalizmusát, és segítenek kialakítani egy üzletember imázsát. Kezdje? M!

1. Mellékletben találja

Kezdjük a klasszikusokkal. Gyakran szükséges különféle dokumentumokat vagy egyéb fájlokat csatolni egy levélhez. Ez a kifejezés tökéletes ahhoz, hogy értesítse a címzettet a melléklet jelenlétéről. Végtére is, a "csatolás" szó fordításában "kötődést" jelent. A kifejezést a levél végén kell használni.

Íme néhány példa a felhasználásra:

• Mellékelten találja portfóliómat.
• Mellékelten találja a megállapodás/szerződés másolatát.

2. Továbbítottam

Ez a kifejezés akkor használható, ha továbbítania kell a levelet más címzetteknek. A címzett értesítésére az „továbbküldtem” kifejezés tökéletes. Például:

• Elküldtem Önnek Anna önéletrajzát.
• Továbbítottam neked John e-mailjét.

3. Felvettem a másolatot

Az a személy, aki nem ismeri az üzleti levelezés sajátosságainak minden titkát, nem biztos, hogy megérti, mit jelent ez a furcsa rövidítés. De mi profik vagyunk. Az „I’ve cc’ed” egy rövidítés, ami az I have carbon copied rövidítése. A kifejezés azt jelenti, hogy "tegyél valakit másolatba, hogy leveleket kapjon".

Tehát ha valakit értesítenie kell arról, hogy más címzetteket is belehelyezett a másolatba, nyugodtan használja ezt a kifejezést. Például:

• Sárának másolatot küldtem erről az e-mailről.
• Ezekről az e-mailekről másolatot küldtem Jacknek és Jimmynek.

Ami az üzleti levelezésben nem használható rövidítéseket illeti, ez esetben általában kivételt tesznek.

4. További részletekért

Ez a kifejezés bevált módja annak, hogy udvariasan angolul fejezze be levelét. A „további részletekért” jelentése „további részletekért”, „további részletekért”. Példák a felhasználásra:

• További részletekért forduljon hozzám bármikor.
• További részletekért írjon értékesítési vezetőnknek.

Egy másik kifejezés, amely segít udvariasan befejezni: "Ha bármilyen kérdése van, ne habozzon kapcsolatba lépni velem." Lefordítva ez azt jelenti: "Ha bármilyen kérdése van, nyugodtan írjon nekem."

5.Várom

Az "előrenézek" kifejezés azt jelenti, hogy "előre nézek". Tehát ha türelmetlenül várja a címzett válaszát vagy más intézkedését, akkor teljesen helyénvaló ezt a kifejezést használni. Például:

• Várom a válaszod.
• Várom válaszodat.

A kifejezést a legjobb a levél végén használni.

Levélíráskor udvariasnak kell lenni akkor is, ha nincs igazán kedve hozzá. Az a képesség, hogy bármilyen helyzetben kompetens leveleket írjon, tükrözi professzionalizmusát, jó modorát és üzleti etikai ismereteit. Végezetül emlékeztetünk arra, hogy az üzleti levelezésben meg kell mutatnia a megfogalmazás pontosságát és a kifogástalan írástudást. Szintén elfogadhatatlan a rövidítések használata (ritka kivételekkel).

Írjatok helyesen angol nyelvű e-maileket kedves barátaim! Sok szerencsét!

Az e-mailt nem csak üzenetek küldésére, hanem fájlok (dokumentumok, fényképek stb.) küldésére is használják. Beágyazottnak vagy csatoltnak nevezik.

Beágyazott ill csatolt fájl(melléklet) egy olyan fájl a számítógépről, amelyet hozzáadunk egy levélhez, hogy elküldjük e-mailben.

Fájl csatolása és elküldése e-mailhez

Tegyük fel, hogy azt szeretném, ha egy dokumentum a számítógépemen egy kollégám számítógépére kerülne. Ismerem az e-mail címét, ami azt jelenti, hogy tudok levelet írni a postaládámból, és csatolni tudok hozzá egy fájlt.

Amikor egy kolléga a leveléhez megy, új üzenetet fog látni, amelyben egy dokumentum lesz. Megnyithatja közvetlenül e-mailben, vagy letöltheti a számítógépére.

A fájlátviteli technológia a következő:

1. Kinyitjuk az e-mail fiókunkat.
2. Levelet írunk: feltüntetjük a címzett levelezési címét, tárgyát, és szükség esetén kinyomtatjuk az üzenetet.
3. Fájl hozzáadásához nyomjon meg egy speciális gombot.
4. A megnyíló ablakban válassza ki a fájlt a számítógépről.
5. A levelet a megfelelő gombra kattintva küldjük el.

Példa

1. Megnyitom az e-mailemet és rákattintok a levélírás gombra.

Yandex Mail:	Mail.ru:	Gmail.com:

2. Beírom annak a címét, akinek el szeretném küldeni a fájlt, és megjelölöm a tárgyat.

Nem kell szöveget beírni, mert csak a fájlt kell elküldenem. De általában kinyomtatom: köszönök, elmagyarázom, mit küldök és miért.

3. Fájl csatolásához kattintson a fenti vagy lenti speciális gombra (a szövegbeviteli rész felett vagy alatt).

Yandex Mail:	Mail.ru:	Gmail.com:

4. Megnyílik egy kis ablak a számítógépemen lévő fájlokkal és mappákkal. Ebben meg kell találnom, amit el akarok küldeni.

Tegyük fel, hogy tovább kell küldenem egy dokumentumot, amely a számítógépemen a helyi D meghajtón, a Szerződések mappában található. Tehát az ablakban megnyitom a helyi meghajtót D:

És megnyitom a Szerződések mappát:

Megjelennek az ebben a mappában található fájlok. Megkeresem köztük azt, amit el akarok küldeni, és rákattintok duplán a bal egérgombbal.

Az ablak eltűnik, és a dokumentumom megjelenik a csatolás gomb felett vagy alatt.

a Yandex.Mailben:

a Mail.ru oldalon:

a Gmail.com oldalon:

5. Levél küldéséhez a "Küldés" gombra kattintok.

a Yandex.Mailben:	a Mail.ru oldalon:	a Gmail.com oldalon:

Közvetlenül ezután az üzenetem a csatolt dokumentummal megérkezik a megadott címre. A címzett így fogja látni:

Figyelje meg a gemkapocs ikont a végén. Így a levelezőoldal azt mutatja, hogy van benne csatolt fájl.

A levél felbontása után a címzett látni fogja a szöveget és a dokumentumot is, amelyet megtekinthet vagy letölthet a számítógépére.

Több fájl hozzáadása egy e-mailhez

Egy betűhöz több, bármilyen típusú fájlt hozzáadhat. Lehetnek fotók, dokumentumok, zenék és akár videók is.

Ehhez egyáltalán nem szükséges több levelet küldeni - írhat egyet, és hozzáadhat mindent, amit el szeretnénk küldeni. Ez így történik: írunk egy levelet, hozzáadunk egy fájlt, majd ugyanígy egy másikat, egy harmadikat stb.

És mi van akkor, ha egy-kettőnél több van, de tíznél több? Hozzáadhatok egy teljes mappát az egyes fájlok helyett külön-külön?

Sajnos nem küldheti el e-mailben a mappát. De archiválható és csatolható a levélhez.

Ezt közvetlenül abban az ablakban tehetjük meg, amelyen keresztül hozzáadjuk a küldendő fájlt. Kattintson a jobb gombbal a mappára, válassza ki a 7-Zip vagy WinRAR elemet a listából, és hozzon létre egy archívumot.

Ezután ugyanitt kijelöljük az újonnan létrehozott archívumot, vagyis a bal egérgombbal rákattintunk duplán.

A levélhez csatoljuk a továbbításhoz szükséges mappát tartalmazó archívumot. Már csak el kell küldeni.

Árnyalatok

Ha háromnál több fájlt szeretne küldeni egy levélben, akkor bevált gyakorlatnak tekinthető ezek archiválása.

Például tíz fényképet szeretnék küldeni egy barátomnak. Természetesen tíz levelet is küldhet, mindegyikhez egy-egy fényképet csatol. De ez nem kényelmetlen sem nekem, sem neki, még inkább. Ezért úgy döntök, hogy küldök egy levelet, amelyhez csatolom az összes fényképet.

Ebben az esetben helyesebb lenne, ha magán a számítógépen egy szállodai mappába helyezné őket, majd archiválná, és a kapott archívumot hozzáadná levél küldésekor.

Ennek eredményeként egy fájl kerül elküldésre, nem tíz. A barátomnak könnyebb lesz letölteni és kicsomagolni, mint külön-külön megnézni (letölteni) az egyes fotókat.

Tömörítse (leméretezze) a fényképeket, mielőtt elküldi őket e-mailben.

Ez több, mint a jó forma szabálya. Ez kötelező! De sajnos sok felhasználó nem is tud róla.

A „Fénykép tömörítése” leckében többet megtudhat arról, hogy miért van erre szükség és hogyan kell ezt megtenni.

Gyakorlat

1. Küldj levelet az e-mailedből csatolt fájllal a saját címedre. Vagyis a "Címzett" mezőbe írja be az e-mail címét. Az elküldés után ugyanazt a levelet kapja meg magától a csatolt fájllal.
2. Nyissa meg levelét, és próbálja meg közvetlenül a levélben megtekinteni az elküldött fájlt. Ezután töltse le a számítógépére, és nyissa meg közvetlenül onnan.
3. Leveleket küldjön a címére több melléklettel (egyenként és cipzárral is).
4. Tömörítés után próbáljon fényképeket elküldeni.

Ne felejtse el a levél címzettjeit vakmásolatba helyezni, ha nem minden címzett látja egymást.

BCC, vagy Blind Carbon Copy- ezt hívják oroszul vakmásolatnak. Ennek köszönhetően a címzett nem látja az összes többi címet, ahová a levél érkezik. Ez a funkció az Outlooktól a Gmailig minden e-mail szolgáltatásban megtalálható, és ha még mindig nem tud róla, akkor előfordulhat, hogy kollégái és ügyfelei nem kedvelik Önt.

Először is, a vakmásolat az elektronikus levelezés kimondatlan etikettje. Ahogy nem érdemes, ugyanúgy senkinek sem érdemes megmutatni más e-mail címét. És még ha továbbra is rákattintott kedvenc "Válasz mindenkinek" gombra, üzenete nem jut el a titkos másolat címzettjéhez.

Ezt nem mindenki tudja, de a BCC nem csak az e-mail címeket védi meg a kíváncsiskodó szemektől, hanem egyfajta vírusirtóként is működik, meggátolva a spamek bejutását a számítógépre. Ez annak a ténynek köszönhető, hogy a rejtett e-mail címekhez nem férhetnek hozzá az e-mailben utazó vírusok. És bár az interneten található postacím nem annyira személyes és fontos, mint az otthoni címe, ne hagyja nyilvánosan - különben nagy valószínűséggel nem kerüli el a spam.

Craig Child

újságíró

„Titkos másolat az a hely, ahol azokat a névjegyeket helyezheti el, amelyek nem lehetnek láthatók mások számára. Általában levelezésre és kéretlen levelekre használják, de ez a mező is kényelmes a tisztesség fenntartásához, és nem jeleníti meg az e-mail címeket az embereknek kívülről. Szerintem tévedés azt gondolni, hogy az emberek jól érzik magukat, ha mások látják a címüket. Például, ha ez egy meghívás egy buliba: nem mindenki ismeri egymást, ezért gyakran nem helyénvaló, hogy az emberek lássák egymás névjegyeit."

Most, hogy létrehozta a Gmail leveleit, elkezdheti az e-mailek küldését. Az e-mail megírása olyan egyszerű lehet, mint egy rövid üzenet beírása. Használhat formázást, mellékleteket és aláírásokat.

Ebben az oktatóanyagban megmutatjuk, hogyan írhat levelet, hogyan adhat hozzá mellékletet egy e-mailhez, és hogyan hozhat létre aláírást, amely minden e-mailben megjelenik.

Levelet írni

A levél összeállításához külön ablakot használnak. Itt kell hozzáadnia a címzett e-mail címét, tárgyát és magát az üzenetet. Különféle szövegformázásokat is használhat, és mellékleteket is hozzáadhat. Opcionálisan létrehozhat egy aláírást is, amelyet az összes e-mailhez hozzáadunk.

Levélírás ablak

1. Címzettek.

Ezeknek az embereknek küldi a levelet. Minden címzett e-mail címét fel kell írnia.

A legtöbb esetben a címzetteket a Címzett mezőhöz adja hozzá, de a Másolat vagy Titkos másolat mezőkbe is hozzáadhat címzetteket.

2. Másolat és Titkos másolat.

A másolat jelentése "pontos másolat". Ez a mező akkor használatos, ha olyan személynek szeretne e-mailt küldeni, aki nem az elsődleges címzett. Így folyamatosan tájékoztathatja a személyt, miközben tudatja vele, hogy nem kell válaszolnia az e-mailre.

A vakmásolat jelentése "pontos vakmásolat". Ugyanúgy működik, mint a Másolat, de ebben a mezőben az összes címzett címe el van rejtve. Így ennek a mezőnek a használata az egyik legjobb módja annak, hogy e-mailt küldjön nagyszámú embernek, és megőrizze azt bizalmasan.

3. Téma.

A tárgynak jeleznie kell a levél lényegét. A tárgy legyen rövid, ugyanakkor pontosan tájékoztassa a címzettet az üzenet lényegéről.

4. Test.

Ez a levél szövege. Egy hétköznapi levél üdvözlettel, néhány bekezdéssel, írja alá a nevét stb.

5. Elküld gomb.

Ha végzett az e-maillel, kattintson a küldés gombra, hogy elküldje a címzetteknek.

6. Formázási lehetőségek.

Ezek eléréséhez kattintson a Formázási beállítások gombra. A formázás lehetővé teszi az írás megjelenésének és stílusának megváltoztatását. Például megváltoztathatja a betűtípus méretét és színét, linkeket adhat hozzá.

7. Fájlok csatolása.

A melléklet egy fájl (például kép vagy dokumentum), amelyet e-maillel együtt küldenek el. A Gmail lehetővé teszi, hogy több mellékletet is elhelyezzen egy e-mailben. Kattintson a Fájlok csatolása gombra, ha mellékletet szeretne hozzáadni az e-mailhez.

E-mail küldéséhez:

Ha az a személy, akinek ír, már szerepel a névjegyei között, akkor elkezdheti beírni a keresztnevét, vezetéknevét vagy e-mail-címét, a Gmail elkezdi megjeleníteni a megfelelő névjegyeket közvetlenül a Címzett mező alatt. Kiválaszthatja a kívántat, és az Enter billentyű megnyomásával hozzáadhatja a személy címét a Címzett mezőhöz.

Mellékletek hozzáadása

A csatolmány A levéllel együtt elküldött fájl (például kép vagy dokumentum). Például, ha állást keresel, a levélhez csatolva elküldheted az önéletrajzod, és a levél törzséből kísérőlevél lesz. Jó gyakorlat, ha az e-mail törzsében említést tesz a mellékletről, különösen akkor, ha a címzettek nem számítanak rá.

Ne felejtse el csatolni a fájlokat, mielőtt a Küldés gombra kattintana. Nagyon gyakori, hogy a felhasználók elfelejtenek fájlokat csatolni az üzenet küldése előtt.

Melléklet hozzáadása:

1. Levél írása közben kattintson a gemkapocs ikonra a levélírási ablak alján.
2. Megjelenik egy fájlletöltési párbeszédpanel. Válassza ki a kívánt fájlt, és kattintson a Megnyitás gombra.
3. A melléklet letöltése megkezdődik a levelezőszerverre. A legtöbb melléklet letöltése néhány másodperc alatt megtörténik, de némelyik hosszabb időt vesz igénybe.
4. Ha készen áll az e-mail elküldésére, kattintson a Küldés gombra.

A csatolmány szerverre való feltöltése előtt kattintson a Küldés gombra. A Gmail csak a letöltés után küldi el az e-mailt.

A Gmail lehetővé teszi különböző típusú szövegformázások hozzáadását.

• Kattintson a Formázás gombra a levélírási ablak alján a formázási lehetőségek megnyitásához.

1) Betűtípus

A Gmailben többféle betűtípus közül választhat. Megváltoztathatja az egész levél vagy néhány szó betűtípusát.

2) Betűméret

A legtöbb esetben eszébe sem jut a betűméret megváltoztatása, és a szokásos betűméretet fogja használni, de néha bizonyos szavak kiemeléséhez más méretre van szüksége.

Legyen óvatos ezzel az opcióval. A túl nagy vagy kicsi betűk olvashatatlanná tehetik a levelet.

3) Félkövér, dőlt, aláhúzott

Elkészítésével kiemelheti a szöveget bátor írd dőlt betűvel vagy aláhúzni.

4) Szöveg és háttérszín

Egy kötetlen levélben megváltoztathatja a szöveg és a háttér színét egyes szavaknál.

Próbálja meg elkerülni a túl világos tónusokat, mivel az ilyen színű szöveg nehezen látható fehér alapon.

5) Igazítás

Levelében módosíthatja a szöveg igazítását.

6) Számozott és pontozott listák

A szöveget számozott vagy pontozott listába írhatja.

Ez a módszer segít a lista minden elemének kiemelésében és egymástól való elkülönítésében.

7) Behúzás

Növelheti vagy csökkentheti a bal vagy jobb oldali párnázást.

8) Idézet

Az idézet egy másik módja a szövegrészlet kiemelésének.

9) Tiszta formázás

Az összes formázás teljes eltávolításához az üzenetből kattintson a Formázás törlése gombra.

10) Plusz gomb

Kattintson a plusz gombra további lehetőségek megnyitásához: Fénykép hozzáadása, hivatkozás beszúrása, hangulatjel beszúrása vagy meghívó beszúrása.

Aláírás hozzáadása

Az aláírás egy opcionális betűblokk, amely minden elküldött levélben megjelenik a szöveg végén. Alapértelmezés szerint a Gmail nem tartalmaz aláírást az e-mailben, de ez könnyen javítható. Általában tartalmazza az Ön nevét és elérhetőségeit: telefonszám, e-mail cím. Ha munkahelyén használja a Gmailt, az aláírásában megadhatja a beosztást, a cég nevét és címét vagy a webhely címét.

Ne felejtse el rövidre írni az aláírását. Ahelyett, hogy minden telefonszámot, e-mail-címet és postai címet felsorolnánk, elég megadni néhány alapvetőt.

Ne feledje, hogy sokan láthatják az aláírását, így nem kell mindig megadnia otthoni címét vagy egyéb személyes adatait. Sőt, ez akkor is megtörténhet, ha barátainak ír, mert ők továbbíthatják a levelét másnak.