Flux d'information - Il s'agit d'un ensemble de messages circulants nécessaires pour gérer et contrôler. Le flux d'informations peut exister sous la forme de documents papier et électroniques.

Types de flux d'informations

L'entreprise moderne est imprégnée de flux matériels, c'est-à-dire le mouvement des ressources matérielles, la production inachevée, les produits finis.

Les flux d'informations à une entreprise moderne sont générés par des flux matériels et sont des flux de messages dans la parole, documentés et autres formes entre les liens d'organisation de la société et entre la société et l'environnement externe. Très général Vous pouvez allouer:

1. Bloc de logistique.

2. Bloc stratégique.

3. Bloc financier.

Envisager un contenu approximatif des flux d'informations. D'abord dénoter modèle d'information L'un des domaines importants de l'entreprise est un bloc logistique (Figure 2.4).

Figure 2.4 - Modèle d'information du processus de gestion des achats

Selon des études modernes, le modèle d'information du processus de gestion des achats est considéré comme composé de plusieurs composantes.

Premier bloc - Informations entrantes:

1. "Données d'inventaire" - Base de données pour les réserves disponibles.

2. "Applications d'entreprises" - Applications soumises à la fourniture.

3. "Volume prévu de la production, des services" - Programme de production.

4. «Informations sur les sources de sources» - Annuaires, bases de données et autres sources d'informations sur les fournisseurs.

5. "Informations sur l'avancement de l'exécution de la commande, contrat" \u200b\u200b- informations fournies sur l'avancement des contrats conclus pour la fourniture de produits.

6. "Produits fournis" - Fourni dans les produits contractuels.

Deuxième bloc- FASTANT:

1. "Applications rejetées" - rejetées pour diverses raisons de subdivisions (déraisonnabilité, impossibilité de mise en œuvre, refus de fournisseurs et autres).

2. «Contrats, contrats» - Prisonniers pour des contrats d'approvisionnement.

3. "Documents financiers" - Documentation financière des contrats concordés (comptes anticipés, comptes de paiement).

4. «Marchandises à l'entrepôt» - la réception de biens qui ont réussi le contrôle des intrants, à l'entrepôt.

5. «Retour des marchandises» - Retour de la mauvaise qualité ou du fournisseur de contrat non conformes.

6. "Données d'inventaire mis à jour" - Informations raffinées sur les réserves de la base de données.

Bloc de contrôle Comprend:

1. "Normes d'approvisionnement" - Normes de consommation de matériaux établies (livres de référence, manuels, etc.).

2. "Conditions d'approvisionnement admissibles" - Conditions de livraison acceptables (coût, temps, etc.).

3. "Accords à long terme" - établi des accords à long terme, des partenariats et d'autres conditions d'approvisionnement existantes.

4. Normes de qualité - normes de qualité montées.

Les divisions travaillant avec des flux d'informations sont également présentées à la figure 2.5. C'est le "département de la logistique", "Département de planification et économique" ("ministère de la Planification"), "Comptabilité" et "Entrepôt"; En outre, des subdivisions soumettraient des demandes d'approvisionnement (production »et autres).

Vii. LOGISTIQUE

4. Logistique d'information

L'importance de créer et d'utiliser des systèmes d'information dans les systèmes logistiques

Le processus de contrôle MP est basé sur le traitement des informations circulant dans les systèmes logistiques. Une condition préalable au travail convenu de tous les liens LC est la présence de systèmes d'information, similaires au système nerveux central, est capable de prendre rapidement et économiquement le signal souhaité au point souhaité au bon moment. L'une des conditions les plus importantes pour le fonctionnement réussi de la production dans son ensemble est la présence d'un tel système d'informations qui relierait toutes les activités (offre, production, transport, entreposage, distribution, etc.) et la gérer en fonction des principes dans le trou. Au niveau actuel, le développement de la production sociale est devenu évident que l'information est facteur de production indépendantdont les opportunités potentielles sont ouvertes par de vastes perspectives de renforcement de la compétitivité des entreprises. Les flux d'informations sont des fils de liaison auxquels tous les éléments du système logistique sont roulées.

Logistique de l'information organise un flux de données accompagnant MP, créant et gérant des systèmes d'information (IP), qui fournissent techniquement et programme de transmission et de traitement des informations logistiques. Matière Études logistique de l'information Les caractéristiques de la construction et du fonctionnement de la propriété intellectuelle garantissent le fonctionnement des LANS. Objectifla logistique de l'information est la construction et le fonctionnement des systèmes d'information fournissant une disponibilité : 1) les informations nécessaires (pour la gestion des députés); 2) au bon endroit; 3) au bon moment; 4) le contenu requis (pour le décideur); 5) avec un coût minimal.

Avec l'aide de la logistique de l'information et de l'amélioration de la base de méthodes de planification et de gestion dans les entreprises de principaux pays industriels, le processus est actuellement surprenant, dont l'essence est remplacement des stocks physiques avec des informations fiables.

Flux d'information. Types de flux d'informations. Interrelation des flux d'informations et de matériel

Chaque député correspond à un flux d'informations. Flux d'informations (IP) -il s'agit d'un flux de messages dans la parole, le document (papier et électronique) et une forme différente générée par le député d'origine dans les médicaments considérés entre les médicaments et un environnement externe et destinés à mettre en œuvre des fonctions de contrôle. Dans l'onglet. 4.1 montre l'une des classifications de CAP possibles.

Entre MP et IP, il n'y a pas de conformité sans ambiguïté, c'est-à-dire Synchronicité En période d'occurrence, d'orientation, etc. IP peut être en avance sur le député (négociation, contractant, etc.) ou en retard (informations sur l'obtention de marchandises livrées):
· en avant Flux d'informations dans compteur La direction contient, en règle générale, des informations sur la commande;
· en avant Flux d'information B. droit La direction est messages préliminaires sur la prochaine arrivée de la cargaison;
· en même temps Le flux de matériau est l'information dans droit la direction des paramètres quantitatifs et qualitatifs du député;
· suivant Pour le flux de matériau dans compteur La direction peut être tenue des informations sur les résultats de l'acceptation de la cargaison en quantité ou en qualité, une variété de plaintes, de confirmation.

Possible est la présence de plusieurs SP, un député d'accompagnement.

Tableau 4.1.

Classification des flux d'informations

Signe de classification
Attitude envers LS et ses liens	Interne, externe, horizontal, vertical, entrée, week-ends
Type de transporteur d'informations	Sur papier, média magnétique, optique, numérique, électronique
Usage périodique	Régulier, périodique, opérationnel
Affectation d'informations	Directive (gère), réglementaire, comptabilité et analytique, auxiliaire
Degré d'ouverture	Ouvert, fermé, secret
Méthode de transfert de données	Courrier, courrier, téléphone, télégraphe, télévision, email, fax, par réseaux de télécommunication
Mode d'échange d'informations	"CONNECTÉ DÉCONNECTÉ"
Direction relative au député	Dans la direction directe avec MP, dans la direction du comptoir avec le député
Synchronicité avec député	Avancé, simultané, suivant

Système d'Information. Types de systèmes d'information sur le niveau micro

Système d'Information - C'est un ensemble certainement organisé d'équipements informatiques interdépendants et logicielVous permettant de résoudre certains problèmes fonctionnels, par exemple, dans la logistique - Tâches de gestion des députés. La propriété intellectuelle la plus fréquente est divisée en deux sous-systèmes: fonctionnelle et fournissant. Sous-système fonctionnelil consiste en un ensemble de tâches résolues groupées par le signe de l'objectif commun. Obéssous-système Panching Comprend les éléments suivants: technique provision, c'est-à-dire un ensemble de moyens techniques assurant la transformation et la transmission des flux d'informations; info provision qui inclut divers livres de référence, classificateurs, codificateurs, descriptions de données formalisées; soutien mathématique, c'est-à-dire l'ensemble des méthodes de résolution de problèmes fonctionnels.

Les niveaux micro distinguent les trois types d'IP suivants:

1) Prévu IP sont créés sur le niveau administratif de la gestion pour faire des solutions à long terme: la création et l'optimisation des liens de la chaîne logistique; la planification de la production; direction générale réserves; Gestion des réserves et autres.

2) Disposer ou l'expédition est créée au niveau de la gestion de l'entrepôt ou de l'atelier afin de garantir le travail bien établi du réseau local, pour la prise de décision à moyen et long terme: élimination du transport intra-magasin ou intra-eau; Sélection de marchandises sur les commandes et leur acquisition; comptabilisation des biens expédiés; Gestion détaillée des stocks.

3) Exécutif IP sont créés au niveau de la gestion administrative ou opérationnelle pour exécuter des siècles de tous les jours en temps réel: contrôle du député; Gestion opérationnelle du service de production; Gestion des mouvements, etc.

Les systèmes d'information prévus résolvent des problèmes qui lient des médicaments avec député cumulatif. Dans le même temps, il est soumis à une planification de bout en bout dans la chaîne "Ventes-Production de fournitures", qui vous permet de créer un système d'organisation de production efficace construit sur les exigences du marché, avec la délivrance de la nécessaire Exigences relatives au système de support matériel et technique de l'entreprise. Ces systèmes planifiés "lient" le système logistique dans l'environnement externe, au flux de matériau cumulatif.

Les systèmes disputifs et exécutifs détaillent les plans prévus et assurer leur exécution dans des sites de production distincts, dans des entrepôts, ainsi que des lieux de travail spécifiques.

Intégration verticale et horizontale des systèmes d'information

Conformément au concept logistique, les systèmes d'information liés à différents groupes sont intégrés à une seule adresse IP. Il y a une intégration verticale et horizontale. Intégration verticale la relation entre les systèmes planifiés, décisifs et exécutifs par des flux d'informations verticales est considéré. Programme schématique Les flux d'informations verticales reliant les systèmes planifiés, les débiteurs et les systèmes de direction sont illustrés à la Fig. 4.1.

Intégration horizontale la relation entre les complexes de tâches individuelles dans les dépositaires et les actionneurs par le biais de flux d'informations horizontaux est pris en compte.

Figure. 4.1. Diagramme schématique des flux d'informations verticales dans des systèmes microlois

Chapitre 2. Gestion des flux d'informations d'entreprises industrielles basées sur l'optimisation de la gestion des documents

2.1. Flux d'informations de l'entreprise: Structure et caractéristiques de la construction

En général, le domaine d'information de l'entreprise peut être divisé en sa propre et externe. Propre Le champ d'information allie des informations qui émergent dans l'entreprise. Ces informations doivent être attribuées à 1:

Données comptables et autres rapports obligatoires pour les périodes actuelles et passées;

Documents primaires de comptabilité, de commerce et de comptabilité opérationnelle;

Commandes et ordres de la tête et des gestionnaires de toutes les unités (écrites et orales);

Gestion des documents internes de données (papier et électronique);

Les résultats de leur propre analyse d'activités financières et économiques;

Autres données (par exemple, les résultats de l'enquête des employés de l'entreprise).

Il est important de noter que la qualité de son propre domaine d'information de l'entreprise dépend principalement de la position de l'entreprise elle-même (tout d'abord de la gestion). Une structure de gestion organisationnelle claire, une répartition rationnelle des tâches fonctionnelles entre le personnel, la comptabilisation fiable et pratique sur la base de systèmes automatisés modernes, un système de gestion de documents bien pensé contribue à l'amélioration et au développement du domaine de l'information, qui, À son tour, conduit à améliorer la qualité des décisions managériales. Au contraire, le mépris de la collecte, de la transformation et de l'analyse des informations internes est semé de graves problèmes lors de la gestion des processus métier dans l'entreprise. Néanmoins, l'optimisation du champ d'information interne de la tâche de l'entreprise est assez simple par rapport au champ externe.

Le fait est que votre propre domaine est formé au détriment des sources d'informations internes pouvant être facilement vérifiées pour l'exhaustivité et la précision. Dans le cas d'un champ externe, cela n'est pas garanti. Le nombre de variétés d'informations externes et de ses sources est beaucoup, nous nous limitons donc à la liste des principales:

Législations, décrets, ordonnances et autres documents réglementaires du niveau fédéral;

Actes réglementaires de l'industrie, des niveaux régional et local (souvent contradictoire);

Commentaires sur les actes réglementaires ci-dessus (presse, autres supports, bases de données, Internet);

Données sur l'état de l'industrie (médias, Internet, résultats de la recherche enregistrée);

Données sur l'état de l'économie mondiale (médias, bases de données, Internet);

Informations des clients (commentaires);

Conclusions de consultants et d'experts, les résultats de la recherche et des audits de marketing externes (sur mesure).

Énumérez brièvement les principaux problèmes découlant lors de la création d'un champ d'information externe.

Informations partielles. Dans certains cas, la source ne donne pas toutes les informations, mais une partie de celui-ci. Dans le même temps, il n'est pas clair où et comment trouver les informations manquantes.

Manque de fiabilité des informations. Une partie de l'information (en particulier dans certains médias et Internet) semble être douteuse, et dans certains cas et faux. Cependant, d'autres sources peuvent ne pas être, puis vous devez également prendre en compte ces informations ou pour l'abandonner.

Contribuabilité de l'information. Certaines sources contredisent les autres et il est impossible de déterminer définitivement une source fiable.

Redondance de l'information. L'information est trop détaillée et un effort considérable est nécessaire pour mettre en évidence la partie de l'entreprise.

L'hétérogénéité des informations. Les informations de différentes sources entre différentes formes (sur papier, oralement, e-mail, sous forme de graphiques et de tables, sous la forme de fichiers Internet de codages différents, etc.). Il est assez difficile d'organiser l'unification de ces informations pour un stockage et un traitement ultérieur sur une seule technologie.

Comme on peut le voir même de cette courte liste de problèmes, la formation et la maintenance du champ d'information d'entreprise en bon état est une tâche très difficile. Néanmoins, il est nécessaire de le résoudre, car le prix d'une grave erreur de gestion est inappastablement plus élevé.

Il va faire face au flux externe et interne d'informations afin que le gestionnaire puisse prendre des décisions efficaces et effectuer avec succès les affaires de la société - c'est l'objectif du système de gestion de l'information (IUE).

Dans la plupart des cas, les systèmes de gestion de l'information des entreprises sont très souvent suffisamment utilisés pour être utilisés uniquement comme moyen d'automatisation de certains processus, de collecter et de transformer une variété d'informations et de résoudre d'autres tâches locales, intersectant de manière suspective avec la ligne globale de développement de la entreprise.

Fondamentalement nouveau concept de création d'entreprise complète système d'Information (KIS) Contrairement à la plupart des MeES existants à ce jour, il devrait être centralisé sur la résolution des objectifs stratégiques de la société, notamment une diminution du coût des coûts de budget et des coûts de produits, d'améliorer l'efficacité de la gestion et de garantir l'attractivité de son investissement, la gestion des éléments existants. Marchés des ventes et maîtriser de nouvelles activités. Ainsi, on peut dire que ce système corporatif est la plate-forme basée sur un nouveau modèle commercial avancé d'une entreprise d'entreprises est une entreprise rentable et rentable, et la société a accès à un nouveau niveau de compétitivité.

Il est proposé d'envisager des caractéristiques distinctives des IU et des KIS (figure 2.1.).

Ainsi, les systèmes de gestion de l'information utilisent le plus souvent suffisamment uniquement comme moyen d'automatiser certains processus, de collecter et de transformer une variété d'informations et de résoudre d'autres tâches locales, de collage suffisamment collant avec la gamme générale de développement de la société.

Contrairement au jus, parmi les composants du KIS, assurant l'activité effective de la société dans son ensemble, - un système Gestion de la société, Systèmes de contrôle automatisés de processus techno-logiques, complexes de réseau et de télécommunication du système de transmission d'informations de télémétrie, de systèmes de support de vie, de solutions Internet et intranet.

Le système d'information de l'entreprise est strictement comme un seul complexe de solutions logicielles et techniques et organisationnelles couvrant toutes les processus de production, technologiques, financières et économiques et combinez toutes les unités d'entreprise dans un espace d'information unique.

Un cercle tâches spécifiquesRésolu résultant de la création d'un système d'information co-temporel, comprend:

Association dans un espace d'information unique d'un grand nombre d'objets et de divisions de la société;

Transmission à grande vitesse sur les canaux de communication de tout type de flux d'informations;

Soutien aux activités de toutes les divisions et d'objets de l'entreprise;

Automatisation de tous les processus technologiques et commerciaux de la société, du contrôle opérationnel et de la gestion des processus de production, des transports et des ventes, des colonies mutuelles avec des principes et des fournisseurs, la gestion du personnel, etc.

Des moyens puissants de traitement et d'analyse de la formation obtenus, calcul du coût prévu et réel du Pro-Duke;

Assurer le niveau requis de sécurité et de protection ressources d'information Entreprises.

Figure 2.1. - le processus de transformation du système de gestion de l'information de l'entreprise vers le système d'information de l'entreprise

Le principal résultat de la mise en œuvre du système d'information sur les sociétés devrait être la création d'un mécanisme de gestion efficace et efficace, couvrant les processus métier - financière et production, technologique, marketing, vente, etc. En conséquence, la Société s'étend à un niveau de gestion qualitativement nouveau et de planification de ses activités.

Il augmente le rendement aux dépens:

Établir la discipline des paiements et le contrôle claire sur les calculs, les créances et les paieurs et les boursiers;

Gestion efficace de tous types de ressources et créant un système flexible de leur planification stratégique et opérationnelle.

La réduction des coûts se produit en raison de:

Optimisation des politiques comptables et fiscales, l'introduction d'un mécanisme égal pour calculer et payer des impôts;

Les possibilités de redistribution opérationnelle des flux matériels.

Dans le même temps, l'attractivité des investissements augmente grâce à l'utilisation des normes mondiales généralement reconnues de la comptabilité et de la "transparence" des flux financiers et économiques pour les investisseurs et les créanciers, ainsi que la qualité et l'efficacité des RA-bots de chaque unité d'entreprise. Ce dernier est dû à:

Créer un espace d'information unique pour les systèmes technologiques et commerciaux, créant une base unique de connaissances d'entreprise;

Introduction de normes intracorporées et d'utilisation d'une technologie de traitement d'informations unique à tous les niveaux de gestion;

L'introduction de systèmes de gestion de documents électroniques, qui pourra organiser rationnellement des flux de formation internes et externes;

Organisations de contrôle personnel claire sur l'exécution des commandes, les commandes.

La formation d'un champ d'information unique de la société est basée sur l'obtention d'informations de différentes sources. Par conséquent, pour assurer son utilisation effective, un certain nombre de principes garantissant le résultat d'un support d'information devraient être pris en compte. Lors de l'organisation d'un soutien en formation, il est nécessaire de procéder d'un certain nombre de nouvelles dispositions du système d'exploitation (principes).

Le principe d'interaction. Selon il est compris comme les principales lignes directrices qui médiatent l'objectif, le contenu et les formes de coopération commerciale dans l'entreprise.

Le principe de la légalité. Selon il est compris par l'exécution omniprésente, inconditionnelle et précise de tous les fonctionnaires et divisions de la législation en vigueur.

Le principe de la parité (égalité) des parties et la division de leur compétence.

Principe de confidentialité. La valeur et la confidentialité de la majorité des informations utilisées pour inforer les interactions impliquent la nécessité de non-fumer des secrets d'État, de services et de secrets commerciaux, d'autres informations protégées par la loi, garantissant l'exhaustivité et la couverture maximale des données.

Le principe de la compensation. La question de la rémunération est riche en OGOV dans des contrats distincts ou dans des actes normatifs pertinents.

Le principe de la compatibilité de l'information. Sans mise en œuvre technologies de l'information Une interaction efficace entre les unités est impossible. Lors du traitement énorme Mac-sivov une variété d'informations moyens techniqueseffectuer cette tâche, doit "comprendre" l'autre, qui est obtenue en raison de principes généraux Compatibilité des informations. Ce principe devrait être basé sur le développement de tous les systèmes d'information complexes associés à la nécessité de leur interaction.

Le système d'information de la société pour la gestion d'une entreprise moyenne ou grande doit être inhérent aux signes suivants:

Haute fonctionnalité;

Architecture modulaire;

Haute performance;

Grande flexibilité conformément aux exigences du client;

Configuration flexible du lieu de travail;

Délimitation centralisée des pouvoirs des utilisateurs;

Conformité totale des actes réglementaires et législatifs;

Orientation sur des environnements techniques et logiciels abordables.

La structure fonctionnelle du système d'information de la société est présentée à la figure 2.2.

Figure 2.2. - la structure interne du système d'information de l'entreprise industrielle

Dans le cadre du sous-système de la comptabilité opérationnelle, les fonctions suivantes sont mises en œuvre:

a) Ventes: Contrats effectuant des contrats pour la fourniture de produits; Former des commandes pour l'expédition de produits; transmission de données dans un condo de comptabilité financière; établir une connexion avec des décrets douaniers (GTD); Imprimer les commandes et les reçus d'assurance; Fortification des envois de produits; Maintenir une «ligne de crédit» du client;

b) entrepôts de matières premières et de matériaux: enregistrement de la réception et des documents de course; Enregistrement des factures pour la réintégration interne; enregistrement des frais généraux commerciaux; comptabiliser des objets à faible valeur et sans valeur; Formation de données pour les secteurs de la colonisation avec fournisseurs et entrepreneurs, la formation de rapports sur le mouvement du TMC;

c) Système de comptabilité de transport ferroviaire: comptabilisation des comptes personnels; Comptabilisation des services de fer DORO-GI; surveiller les tests attendus et de l'argent en chemin; Formation de la documentation relative à la déclaration et autres.

Dans le sous-système de gestion financière, les types de travaux suivants sont en cours de mise en œuvre:

a) Débiteurs / prêteurs: calculs avec des débiteurs pour des produits expédiés; effectuer des opérations mutuelles; effectuer des opérations de facture; comptabilisation des contrats d'exportation; analyse des déshibutifs et des créditeurs;

b) Opérations bancaires: enregistrement des documents bancaires; Balances comptables sur les comptes; Opérations pour la monnaie de vente / couplage;

c) Analyse de la planification et de la finance: la compilation du budget consolidé de la société et du contrôle de son exécution; Analyse détaillée de la situation financière de la société; la comptabilité monétaire dans les revenus de la société;

d) Comptabilité: Formation automatique d'un Provo-Dock dans le livre principal sur la base de documents primaires, plan de construction flexible des comptes comptables, la formation de toutes les publications comptables dans le système, la formation d'un solde comptable.

Les fonctions suivantes sont mises en œuvre dans le sous-système de production:

a) Calcul du coût prévu des produits Configuration flexible du programme de production, calcul de la nécessité de produits semi-finis, la formation d'un calcul consolidé et déployé, calcul du coût commercial, analyse de la rentabilité, analyse comparative Coût,

b) le calcul et l'analyse des coûts de production, de la formation et de l'analyse du coût de production des produits sous celles-ci, l'analyse des coûts de 1 rouble de produits de base pro-Duktion, une analyse comparative de l'allégation prévue et réelle;

c) Entrepôt de produits finis, représentant la réception de produits à l'entrepôt, comptabilisation de la consommation de produits finis, formation de rapports sur le mouvement des produits finis.

Dans le sous-système "outils fixes", les fonctions sont mises en œuvre:

a) la comptabilisation des immobilisations, la préparation de la documentation sur l'hypothèque, l'élimination et le mouvement des immobilisations, le calcul des déductions d'amortissement; Comptabilisation du mouvement des immobilisations fixes, la formation de la structure d'âge de l'équipement, etc.

b) Mise en œuvre et autres éliminations des immobilisations, préparation des factures, comptabilisation des revenus de la mise en œuvre des immobilisations, rapports.

Le sous-système "Administrateur système" est mis en œuvre:

a) Le contrôle d'accès est un réglage flexible de pouvoirs de l'utilisateur dans le sous-système, l'organisation de groupes d'utilisateurs, limitant l'accès aux données des divisions individuelles;

b) l'intégrité des données; Système d'outils programmés spécialisés visant à maintenir l'intégrité logique et physique de ces systèmes; surveillance opérationnelle de l'action de l'utilisateur; Contrôle statique des utilisateurs actifs;

c) Enregistrement de surveillance des erreurs erreurs du système; occurrence de contrôle, analyse de la cause; sauvegarder le contexte des erreurs de développeur;

d) Gestion des rapports imprimés;

e) Paramètres système Configuration: Configuration sur "VLA-Delta System"; Configuration des spécificités de la comptabilité et de l'organisation de l'activité économique, la mise en place de paramètres du système système; Définir le placement des données.

La gestion interne des flux d'informations de l'entreprise est basée sur le concept de gestion des documents.

Le succès des activités de gestion est largement évalué par la manière dont la transformation rapide et qualitative de la totalité de la totalité de la documentation nécessaire, dont le mouvement est effectué par certains itinéraires du placement ou de la réception de l'organisation à envoyer aux organisations intéressées ou à la caution dans les archives. Ce mouvement de documents est nommé Document Flow 1. Il doit être organisé de manière à ce qu'il n'y ait pas de retards ni de clusters de documents sur le lieu de travail. À cette fin, dans les organisations, il est nécessaire de développer les itinéraires des documents et d'établir le calendrier spécifique de leur séjour de chaque interprète, de surveiller leur passage sur tous les lieux de travail. La procédure de circulation des documents peut être représentée comme suit (Figure 2.3).

Figure 2.3. - Schéma de circulation des documents à l'entreprise

L'organisation correcte du travail avec les documents dépend de la manière dont il est clairement rejeté les fonctions et fonctions entre les employés de l'entreprise. La connaissance exacte de leurs tâches augmente la responsabilité de chaque employé et élimine la duplication des opérations lors de la collaboration avec des documents.

Conformément à la création de documents sont divisés en:

Distributeurs (commande, indication);

Organisationnel (poste, charte, instruction, protocole);

Information et référence (référence, rapport de rapport Note explicative, acte, lettre de service, télégramme, message téléphonique, faxogramme, comptabilité de paniers de voyage);

Personnel (autobiographie, déclaration, pouvoir d'avocat).

Trois groupes de documents peuvent être distingués dans la documentation de gestion:

Interne (créé dans l'organisation et sans surplocher) - Documentation administrative, de référence et d'information;

Entrant (entrant dans l'organisation). Celles-ci incluent des documents d'organes directeurs supérieurs (décisions, décisions, ordonnances, instructions, orientations et lettres méthodologiques), documents d'autres organisations (lettres, décisions, actes), appel des citoyens, etc.

Sortant (envoyé à d'autres organisations) - lettres, documentation de rapport programmée.

Les documents sont distribués à l'organisation conformément aux unités Fun-Kztsi et aux interprètes. Ces fonctions sont inscrites dans les dispositions des unités structurelles et des instructions officielles des artistes interprètes.

Traitement des documents entrants.

Documents entrants (c'est-à-dire que toute la correspondance est entrée en orientation par courrier, télégraphe, fax ou toute autre manière) doit adopter le traitement de la transmission. Un employé d'expédition vérifie principalement l'exactitude de la livraison de la correspondance, sa préservation (l'absence de dommages à l'emballage, l'exhaustivité des matériaux envoyés, etc.). Toutes les enveloppes sont ouvertes, sauf correspondance personnelle. Les enveloppes sont détruites, à l'exception des cas lorsque l'enveloppe contient la "confidentielle" ou "urgente", ainsi que si l'adresse de l'expéditeur, les dates d'envoi et les reçus sont affectées uniquement sur l'enveloppe. Le traitement expéditionnaire des documents devrait être mis en œuvre le jour de leur réception à l'organisation.

Les documents entrants sont alors triés par enregistrement et non enregistré. Tous les documents entrants ne sont pas soumis à l'enregistrement. L'organisation elle-même détermine la liste des documents non enregistrés. En règle générale, des lettres félicitations, des catalogues, des publications imprimées (brochures, magazines), réunions, etc.

Sur les documents enregistrés, le timbre d'enregistrement est apposé, contenant le nom de l'organisation, la date d'arrivée du document, son numéro.

Les documents entrants sont prétraités dans la CAN-CACHAR, où elles sont distribuées aux flux:

Dirigeants de l'organisation - pour la nécessité obligatoire;

Divisions structurelles - pour l'exécution. Les documents effectués par plusieurs divisions sont multipliés et transmis simultanément à tous les artistes interprètes.

Le chef de l'organisation, ayant examiné le document, détermine l'Islemaker, donne des instructions claires et spécifiques et établit les véritables délais. Ces lignes directrices sont établies sous la forme d'une coupe de coupe sur le document lui-même. Les informations sur l'interprète et la date d'exécution du document sont enregistrées par le secrétaire référentiel au magazine d'enregistrement et servent de base à la prise de document à contrôler.

Le document avec la résolution du gestionnaire est transféré à l'entrepreneur et est dans son travail jusqu'à la décision finale de la question. COG-Oui Travailler sur le document est terminé, sur le document est la marque de son exécution et de sa direction dans le cas. Après cela, le document, avec une copie de la réponse, est transféré au Secrétaire-Refer-loyer pour le classeur.

Transformer les documents sortants.

Sortant sont les documents envoyés de l'organisation. Leur traitement comprend les étapes suivantes:

Élaborer un projet de document par l'entrepreneur;

Coordination du projet de document;

Vérification de la désignation du projet de document;

Signer le document par la tête;

Enregistrement de documents;

Envoi d'un document au destinataire;

Coutures de la deuxième instance (copies) du document dans le cas.

Le projet de document est établi par l'entrepreneur et est convenu avec des fonctionnaires intéressés ou des sous-divisions structurelles. Avant la transmission du document préparé sur la signature, l'entrepreneur doit vérifier le contenu du document et de l'attachement, l'exactitude du document, la présence des détails nécessaires. Les documents sortants sont émis en deux exemplaires, à l'exception des faxes et des téléphones, qui sont dans une seule instance.

Le projet de document préparé est soumis à la signature du chef de l'organisation. Après la signature de la tête de deux copies, le document est enregistré dans le journal des procédures de procédure.

Le traitement expéditionnaire des documents sortants comprend le chagrin, l'emballage, la conception expédition postale Et pour la livraison dans la division de la communication.

Documents internes - Ce sont des documents préparés, sont émis et exécutés au sein de l'institution elle-même. Leur sous-cuisine et leur conception sont effectuées conformément aux praticiens généralistes de la conception des documents sortants et comprennent les étapes suivantes.

Le reporting est composé de nombreuses références généralisées, détaillées et spéciales, qui sont un soutien d'information pour les opérations logistiques. Le mouvement du flux d'informations, reliant tous ces composants entre eux, se produit selon les canaux de communication.

Les flux d'informations logistiques se caractérisent par:

· Inhomogénéité (les informations utilisées dans les systèmes logistiques sont hautement hétérogènes). Il convient de noter que sous l'homogénéité en programmation linéaire et, en particulier, dans la tâche de transport, cela signifie une possibilité illimitée de transporter des produits de tout point de départ à une destination.

En ce qui concerne le processus de motion d'information dans le système logistique, l'homogénéité nécessite une possibilité illimitée de transmettre tout document à toute division structurelle de l'appareil de gestion;

· Multiplicité des unités - fournisseurs d'informations;

· La multiplicité des divisions - consommateurs d'informations;

· La complexité et la difficulté de trouble pratique des itinéraires d'information;

· La multiplicité du nombre de transmissions des unités de documentation pour chaque itinéraire;

· Multivariance de l'optimisation des flux d'informations.

Important important du point de vue de la logistique consiste à déterminer l'interaction des flux de matériaux et d'informations. On a toujours cru que le flux de matériau génère des informations, c'est-à-dire que la primauté du flux de matériau a été postulée. Cependant, les technologies d'information modernes ont modifié la séquence d'interaction des flux de matériaux et d'informations et distinguent actuellement leur interaction.

1. Le flux d'informations est en avance sur le matériel. Dans ce cas, le flux d'informations vient à obtenir des flux de matériaux (direction directe) ou contient des informations sur la commande (Direction contre la contre-sens).

2. L'information accompagne le flux de matériau, se déplace simultanément avec elle. Ce flux comprend des informations sur les paramètres quantitatifs et qualitatifs des flux de matériaux, ce qui permet d'évaluer correctement et rapidement leur condition et de faire les solutions réglementaires nécessaires.

3. Le flux d'informations est en retard sur les flux de matériaux. Dans ce cas, les informations ne sert que d'évaluer les résultats.

Toute société logistique et non seulement a besoin de publicité. La publicité à petite forme est parfaite pour les entreprises en développement, avec un petit budget publicitaire. Pour le nom de la société, un magasin ou une organisation, il suffit de faire face à l'œil d'un consommateur potentiel, il n'ya rien de mieux que de lui rappeler son existence dans les murs de sa maison.

Les sociétés logistiques sont très étroitement liées au marché des consommateurs - il s'agit d'un transport de marchandises, d'une livraison de produits alimentaires et industriels, d'entrepôts, notamment de gros, d'enroulement et de cette petite entreprise et, en conséquence, la publicité est très pertinente non seulement sur de grands stands. , mais aussi de la publicité sur les entrées, des dépliants dans boîtes aux lettres etc.

Les conditions modernes sont spécifiques à une augmentation significative du nombre de flux d'informations au sein de l'organisation en raison de la croissance constante et des complications de leur structure. L'amélioration de l'efficacité de la gestion des flux d'informations dans l'organisation dans les conditions économiques modernes est très importante car elle est directement touchée par la performance des travaux, les employés et l'organisation dans son ensemble.

Une énorme quantité de certaines communications unitaires mises en œuvre et crée des flux d'informations de l'organisation. Selon le flux d'informations implique un mouvement directeur des données provenant de sources aux consommateurs. La réglementation des données dans les flux d'informations a pour objectif d'éliminer la répétition des données, de réduire les chemins de son passage, d'appliquer la configuration de la transmission appropriée et d'assurer des données d'échange optimales dans l'organisation.

Les motifs des flux de données de haute qualité sont envisagés pour assurer la mise en œuvre des conditions de sélection du formulaire de transfert de données approprié et la sélection de processus technologiques Transfert d'information. La gestion efficace des flux d'informations dans la pratique est possible de considérer comme une circonstance importante du succès dans la réalisation d'objectifs importants pour les organisations. Mais sur ce temps Il n'y a pas d'approche générale pour réguler les flux d'informations.

Vous pouvez former la typologie suivante des flux d'informations:

1 Par vitesse codant et transfert de notification:

un jeûne;

b) lent;

2 sur rendez-vous

un public;

b) spécial;

c) secret;

3 par signification

plein;

b) utile;

c) pertinent;

d) obsolète;

a) unidirectionnel;

c) ramifié;

5, selon le côté de l'événement

a) des flux créés par l'expéditeur d'informations;

b) flux découlant du destinataire d'informations;

6 Par zones fonctionnelles

un entrepôt;

b) financière;

c) le personnel;

d) marketing;

e) technologique;

e) administratif

Un rôle particulier dans le système de gestion est joué par les «barrières» de la formation effective et de l'application des flux d'informations.

Les barrières de la formation et de l'utilisation des flux d'informations sont un obstacle qui entravent le meilleur flux de processus d'information (collecte, traitement, accumulation, stockage, recherche, distribution et distribution de données) dans l'organisation. La figure 1. La caractéristique des "barrières" est présentée à la figure 1. Il existe un certain nombre de "barrières" au mouvement des flux d'informations, qui empêchent de manière approfondie la réception de données importantes au responsable de l'organisation. Des "barrières" similaires sont entièrement caractéristiques des organisations de production.

Figure 1. Caractéristiques des "barrières"

1 Coordination et imperfection structurelle

4 façons de traiter les flux d'informations

5 Paramètres d'administration classiques efficaces pour leurs employés

6 anti-paradis

Mais compte tenu des particularités de l'environnement économique moderne, du rôle des technologies de l'information et de la communication, du développement d'une économie numérique, etc. Il est également nécessaire d'allouer les obstacles spécifiques et significatifs suivants:

1 barrière d'infrastructure est en fonctionnement contradictoire de cette réseau d'informationqui fournit des personnes qui acceptent des solutions de gestion nouvelle information sur l'état des affaires de l'organisation;

2 déséquilibre des intérêts du lien directeur et des intérêts des employés dans le processus de mise en œuvre de décisions de gestion;

3 barrière technique - perte et distorsion des informations commerciales dues aux échecs ou à l'utilisation insuffisante des équipements nécessaires;

4 barrière technologique - perte et distorsion des informations commerciales dues à la non-utilisation des technologies de traitement des informations nécessaires.

La figure 2 montre l'emplacement des barrières de l'organisation.

Figure 2. Types de flux d'informations et de «barrières» associés à leur formation

Sur la figure 2, le déséquilibre d'intérêt peut survenir entre le directeur général et la Division des ventes. Les malentendus peuvent survenir entre la comptabilité et la banque, le service des ventes et l'entrepôt. Les barrières techniques peuvent survenir dans tout ministère de l'Organisation. Pour surmonter la "barrière" technique, vous pouvez utiliser ces outils comme une formation supplémentaire des employés à travailler avec les technologies d'information existantes (si le logiciel disponible n'est pas entièrement utilisé); Réaliser une maintenance préventive supplémentaire de la technologie afin d'éviter les échecs de travail. Le déséquilibre des intérêts du lien directeur et des intérêts des employés peuvent être résolus en effectuant des séminaires d'entreprise supplémentaires, des formations, des travaux avec un psychologue d'entreprise peuvent également aider à résoudre l'incompréhension des côtés de l'autre. Les gestionnaires des gestionnaires devraient être en mesure de véhiculer correctement les employés, ce qui nécessite l'objectif de l'organisation, de prendre des décisions à ce sujet ou de ce sujet.

Les "barrières" ci-dessus dans une part énorme sont associées à la gestion de l'organisation et appartiennent à des circonstances internes. Ainsi, il est possible de distinguer que le résultat favorable des travaux du gestionnaire dépend de la date limite pour les données fournies, qu'elle s'applique à la planification, à l'analyse, au suivi et à la gestion de la gestion et à l'acceptation en temps voulu de la gestion.

L'un des moyens principaux et efficients de développer une organisation est de former un système d'information suffisamment pratique favorisant l'adoption de réglementations de gestion opérationnelles et fiables. La composante d'un tel développement est totalement capable de déterminer les informations «obstacles», ainsi que de travailler sur eux afin de réduire leur impact sur la qualité des activités de l'organisation. À cet égard, sa restructuration et sa formation de l'administration électronique peuvent être considérées comme une composante importante de la transformation du système de gestion. La restructuration du système de gestion de l'organisation est une modification du système de gestion de l'organisation en utilisant les dernières technologies de l'information afin d'accroître la performance des flux d'informations. L'objectif fondamental de la restructuration du système de gestion est la formation de l'administration électronique de l'organisation. Un rôle tangible dans les œuvres modernes sur l'informatique économique est capturée par la théorie du bureau électronique. Il est basé sur les idées de l'incorporation élastique de technologies de traitement avancées dans les activités des bureaux classiques (organisations d'organisations d'organisations). L'objectif final de la mise en œuvre du concept d'un bureau électronique est considéré comme étant considéré comme étant réduit le nombre minimal de pertes intra-corporatives du processus de gestion en raison de la transition de la fourniture de documents classique (papier) à leurs analogues électroniques.

Ainsi, lors de l'utilisation des dernières technologies de l'information, afin de former un bureau électronique d'une organisation, il est nécessaire de se concentrer sur la résolution de deux questions: la circulation des flux d'informations dans le système de gestion de l'organisation, de la sélection et de la norme. «Barrières» de leur développement effectif et de leur application dans le système de gestion de l'organisation. Payer des intérêts aux principales caractéristiques des flux d'informations, le gestionnaire peut compter sur une augmentation de la performance du transfert de données dans l'organisation. Dans ce cas, les flux d'informations acquièrent des capacités de formage du système. Toute tâche locale pour accroître la performance de la transmission de données car la décision rendra la fusion avec le travail dans l'environnement extérieur.

La partie la plus importante des activités de l'organisation consiste à élaborer un système de méthodes de gestion ou surmonter (liquidation) de «obstacles» liés à la formation et à la gestion des flux d'informations, comme l'élimination des «obstacles» ou de leur gestion efficace. affecte directement l'adoption de décisions de gestion, qui affecte à son tour la compétitivité et l'efficacité des activités de l'organisation.

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