Flujo de información - Este es un conjunto de mensajes que circulan necesarios para gestionar y controlar. El flujo de información puede existir en forma de papel y documentos electrónicos.

Tipos de flujos de información

La empresa moderna está impregnada de flujos de materiales, es decir, el movimiento de los recursos materiales, la producción inacabada, los productos terminados.

Los flujos de información en una empresa moderna son generados por flujos de materiales y son flujos de mensajes en voz, documentados y otras formas entre los vínculos de la organización de la compañía y entre la compañía y el entorno externo. En muy general Usted puede asignar:

1. Bloque de logística.

2. Bloque estratégico.

3. Bloqueo financiero.

Considere un contenido aproximado de flujos de información. Primera denota modelo de información Una de las áreas importantes de la empresa es un bloque de logística (Figura 2.4).

Figura 2.4 - Modelo de información del proceso de gestión de adquisiciones.

Según los estudios modernos, el modelo de información del proceso de gestión de adquisiciones se considera compuesto por varios componentes.

Primer bloque - Información entrante:

1. "Datos de inventario": base de datos para reservas disponibles.

2. "Aplicaciones de empresas": solicitudes presentadas para suministro.

3. "Volumen planificado de producción, servicios" - Programa de producción.

4. "Información sobre fuentes de origen": directorios, bases de datos y otras fuentes de información sobre proveedores.

5. "Información sobre el progreso de la ejecución del pedido, contrato": la información proporcionada sobre el progreso de los contratos concluidos para el suministro de productos.

6. "Productos suministrados": suministrados bajo los productos del contrato.

Segundo bloque- Resultando:

1. "Aplicaciones rechazadas": rechazadas por varias razones para las subdivisiones (irrazonabilidad, imposibilidad de implementación, rechazo de proveedores y otros).

2. "Contratos, contratos" - prisioneros para los contratos de suministro.

3. "Documentos financieros": documentación financiera para contratos concordados (cuentas anticipadas, cuentas de pago).

4. "Bienes al almacén": la recepción de bienes que han pasado el control de entrada, al almacén.

5. "Devolución de las mercancías": devolución de la calidad deficiente o proveedor de contrato no compatible.

6. "Datos de inventario actualizados": información refinada sobre las reservas en la base de datos.

Bloque de control Incluye:

1. "Normas de suministro": normas de consumo de materiales establecidas (libros de referencia, manuales, etc.).

2. "Condiciones de adquisición permisibles": términos de entrega aceptables (costo, tiempo, etc.).

3. "Acuerdos a largo plazo", estableció acuerdos a largo plazo, asociaciones y otras condiciones de suministro existentes.

4. Normas de calidad: estándares de calidad montados.

Las divisiones que trabajan con flujos de información también se muestran en la Figura 2.5. Este es el "Departamento de Logística", "Planificación y Departamento Económico" ("Departamento de Planificación"), "Contabilidad" y "Warehouse"; Además, las subdivisiones ordenadas presentan solicitudes de suministro (producción "y otras).

Vii. LOGÍSTICA

4. Logística de la información.

La importancia de crear y utilizar sistemas de información en sistemas logísticos.

El proceso de control MP se basa en el procesamiento de la información que circula en los sistemas logísticos. Un requisito previo para el trabajo acordado de todos los enlaces LC es la presencia de sistemas de información, que son similares al sistema nervioso central, es capaz de tomar la señal deseada rápida y económicamente al punto deseado en el momento adecuado. Una de las condiciones más importantes para el funcionamiento exitoso de la producción en su conjunto es la presencia de un sistema de información de este tipo que vincularía todas las actividades (suministro, producción, transporte, almacenamiento, distribución, etc.) y administrarlo en función de los principios. de la totalidad. En el presente nivel, el desarrollo de la producción social se ha vuelto obvio que la información es factor de producción independienteCuyas oportunidades potenciales se abren por extensas perspectivas para fortalecer la competitividad de las empresas. Los flujos de información son aquellos hilos de unión a los que se enrollan todos los elementos del sistema logístico.

Logística de información organiza un flujo de datos que acompaña a MP, creando y administrando sistemas de información (IP), que proporcionan técnica y programáticamente la transmisión y el procesamiento de la información logística. Sujeto Estudios logística de información Las características de la construcción y funcionamiento de la IP, que aseguran el funcionamiento de las LAN. Propósitola logística de la información es la construcción y el funcionamiento de los sistemas de información que brindan disponibilidad. : 1) la información necesaria (para la administración de MP); 2) en el lugar correcto; 3) en el momento adecuado; 4) el contenido requerido (para el tomador de decisiones); 5) Con un costo mínimo.

Con la ayuda de la logística de la información y la mejora de su base de los métodos de planificación y gestión en empresas de los países industriales líderes, el proceso está ocurriendo actualmente, cuya esencia es reemplazo de acciones físicas con información confiable..

Flujo de información. Tipos de flujos de información. Interrelación de información y flujos de materiales.

Cada MP corresponde a algún flujo de información. Flujo de información (IP) -este es un flujo de mensajes en voz, documento (papel y electrónico) y una forma diferente generada por el MP original en los medicamentos en consideración entre los medicamentos y un entorno externo y se pretende implementar funciones de control. En la pestaña. 4.1 muestra una de las posibles clasificaciones de la tapa.

Entre MP e IP, no hay un cumplimiento no ambiguo, es decir,. La sincronicidad en el momento de la ocurrencia, la orientación, etc. IP puede estar por delante de MP (negociación, contratación, etc.) o rezagado detrás de ella (información sobre la obtención de productos entregados):
· adelante Flujo de información en encimera La dirección contiene, como regla general, información sobre el pedido;
· adelante Flujo de información B. derecho La dirección es mensajes preliminares sobre la próxima llegada de la carga;
· al mismo tiempo El flujo de material es información en derecho la dirección de los parámetros cuantitativos y cualitativos del MP;
· siguiente Para el flujo de material en encimera La dirección se puede realizar información sobre los resultados de la aceptación de la carga en cantidad o calidad, una variedad de quejas, confirmación.

Posible es la presencia de varios SP, acompañando a MP.

Tabla 4.1.

Clasificación de flujos de información.

Signo de clasificación
Actitud hacia los ls y sus enlaces.	Interno, externo, horizontal, vertical, entrada, fines de semana.
Tipo de información de información	En papel, medios magnéticos, ópticos, digitales, electrónicos.
Uso periódico	Regular, periódico, operativo.
Asignación de información	Directiva (gestión), regulatoria, contabilidad y analítica, auxiliar.
Grado de apertura	Abierto, cerrado, secreto
Método de transferencia de datos	Correo, correo, teléfono, telégrafo, televisión, correo electrónico, fax, por redes de telecomunicaciones
Modo de intercambio de información	"CONECTADO DESCONECTADO"
Dirección relativa a MP	En la dirección delantera con MP, en la dirección del mostrador con MP.
Sincronicidad con MP	Avanzado, simultáneo, posterior.

Sistema de informacion. Tipos de sistemas de información sobre el nivel micro.

Sistema de informacion - Este es un conjunto sin duda organizado de equipos de computación interrelacionada y softwarePermitiéndole resolver ciertos problemas funcionales, por ejemplo, en las tareas de administración de Logística - MP. La IP más frecuente se divide en dos subsistemas: funcional y proporcionando. Subsistema funcionalconsiste en un conjunto de tareas resueltas agrupadas por el signo de la meta común. Obessubsistema de pancha Incluye los siguientes artículos: técnico Provisión, es decir, un conjunto de medios técnicos que aseguran el procesamiento y la transmisión de flujos de información; información Provisión que incluye varios libros de referencia, clasificadores, codificadores, descripciones de datos formalizadas; apoyo matemático, es decir, el conjunto de métodos para resolver problemas funcionales.

Los micro niveles distinguen los siguientes tres tipos de IP:

1) Planificado IP se crean en el nivel administrativo de la administración para hacer soluciones a largo plazo: la creación y la optimización de los enlaces de la cadena logística; planeación de producción; administración General reservas; Gestión de reservas y otros.

2) Disposición o el despacho se crea a nivel de la administración del almacén o taller para garantizar el trabajo bien establecido de la LAN, para la toma de decisiones a medio y largo plazo: disposición del transporte intra-almacén o intra-agua; Selección de bienes en pedidos y su adquisición; contabilidad de productos enviados; Gestión detallada de las acciones.

3) Ejecutivo IP se crean a nivel de administración administrativa u operativa para ejecutar edades cotidianas en tiempo real: control de MP; Gestión operativa del servicio de producción; Gestión de movimiento, etc.

Los sistemas de información planificados resuelven problemas que obligan a los medicamentos con un MP acumulado. Al mismo tiempo, está sujeto a la planificación de extremo a extremo en la cadena de "Suministro de ventas-producción", que le permite crear un sistema de organización de producción efectivo basado en los requisitos del mercado, con la emisión de lo necesario. Requisitos para el sistema de material material y técnico de la empresa. Estos sistemas planificados "se unen" al sistema logístico en el entorno externo, al flujo de material acumulativo.

Los sistemas informativos y ejecutivos detallan los planes planificados y aseguran su ejecución en sitios de producción separados, en almacenes, así como lugares de trabajo específicos.

Integración vertical y horizontal de los sistemas de información.

De acuerdo con el concepto de logística, los sistemas de información relacionados con diferentes grupos se integran en una sola IP. Hay integración vertical y horizontal. Integración vertical se considera la relación entre los sistemas planificados, disposivos y ejecutivos por flujos de información vertical. Esquema esquemático En la FIG. 4.1.

Integracion horizontal se considera la relación entre tareas individuales, se considera complejos de disposiciones y actuadores a través de flujos de información horizontal.

Higo. 4.1. Diagrama esquemático de flujos de información vertical en sistemas micrólicos.

Capítulo 2. Gestión de flujos de información de empresas industriales basadas en la optimización de la gestión de documentos.

2.1. Frecuentes de información de la empresa: estructura y características de la construcción.

En general, el campo de información de la empresa se puede dividir en su propio y externo. Propio El campo de la información combina información que está emergiendo dentro de la empresa. Dicha información debe atribuirse a 1:

Datos contables y otros informes obligatorios para los períodos actuales y pasados;

Documentos primarios de contabilidad, comercio y contabilidad operacional;

Órdenes y órdenes de la cabeza y gerentes de todas las unidades (escritas y orales);

Gestión de documentos internos de datos (papel y electrónica);

Los resultados de su propio análisis de las actividades financieras y económicas;

Otros datos (por ejemplo, los resultados de la encuesta de los empleados de la empresa).

Es importante tener en cuenta que la calidad de su propio campo de información de la empresa depende principalmente de la posición de la propia empresa (en primer lugar, la administración). Una estructura de gestión organizativa clara, una distribución racional de los deberes funcionales entre el personal, la contabilidad confiable y conveniente sobre la base de los sistemas automatizados modernos, un esquema de gestión de documentos bien pensados \u200b\u200bcontribuye a la mejora y el desarrollo del campo de la información, que, A su vez, conduce a mejorar la calidad de las decisiones de gestión. Por el contrario, el ignoramiento de la recaudación, el procesamiento y el análisis de información interna está cargada de problemas graves al administrar los procesos de negocios en la empresa. Sin embargo, la optimización del campo de información interna de la tarea de la empresa es bastante simple con respecto al campo externo.

El hecho es que su propio campo se forma a expensas de fuentes internas de información que se pueden verificar fácilmente para completar y precisión. En el caso de un campo externo, esto no está garantizado. El número de variedades de información externa y sus fuentes es mucho, por lo que nos limitamos a la lista de Main:

Leyes, decretos, órdenes y otros documentos reglamentarios del nivel federal;

Actos regulatorios de la industria, nivel regional y local (a menudo contradictorio);

Comentarios sobre los actos regulatorios anteriores (prensa, otros medios, bases de datos, internet);

Datos sobre el estado de la industria (medios de comunicación, internet, los resultados de la investigación registrada);

Datos sobre el estado de la economía global (medios de comunicación, bases de datos, internet);

Información de los clientes (comentarios);

Conclusiones de consultores y expertos, los resultados de la investigación y auditorías externas (personalizadas) de marketing.

Enumere brevemente los principales problemas que surgen al crear un campo de información externa.

Información parcial. En algunos casos, la fuente no da toda la información, sino parte de ella. Al mismo tiempo, no está claro dónde y cómo encontrar la información faltante.

La falta de actividad de la información. Parte de la información (especialmente en algunos medios e Internet) parece ser dudosa, y en algunos casos y falsos. Sin embargo, pueden no ser otras fuentes, y luego debe tener en cuenta dicha información o para renunciar a ella.

Contribuibilidad de la información. Algunas fuentes contradicen a los demás, y es imposible definir definitivamente una fuente confiable.

Redundancia de la información. La información es demasiado detallada, y se necesita un esfuerzo considerable para resaltar la parte del negocio.

La heterogeneidad de la información. La información de diferentes fuentes entra. variado (en papel, oralmente, email, en forma de gráficos y tablas, en forma de archivos de Internet de diferentes codificaciones, etc.). Es bastante difícil organizar la unificación de dicha información para un mayor almacenamiento y procesamiento en una sola tecnología.

Como se puede ver incluso a partir de esta breve lista de problemas, la formación y el mantenimiento del campo de información empresarial en buen estado es una tarea muy difícil. Sin embargo, es necesario resolverlo, ya que el precio de un error de gestión serio es inconmensivamente mayor.

Se enfrentará con el flujo externo e interno de la información para que el gerente pueda tomar decisiones efectivas y realizar con éxito los asuntos de la compañía, este es el propósito del sistema de gestión de la información (SI).

En la mayoría de los casos, los sistemas de gestión de la información de las empresas se usan más a menudo lo suficiente como para ser utilizado solo como un medio para automatizar ciertos procesos, para recopilar y procesar una variedad de información y resolver otras tareas locales, intersectando sospechosamente con la línea general de desarrollo de la empresa.

Concepto de creación corporativa integral fundamentalmente nuevo sistema de informacion (KIS) A diferencia de la mayoría de los Mees existentes hasta la fecha, debe centrarse en resolver los objetivos estratégicos de la compañía, incluida una disminución en el costo del presupuesto y los costos del producto, mejorando la eficiencia de la administración y garantizando su atractivo de la inversión, la gestión de los existentes. Mercados de ventas y dominar nuevas actividades. Por lo tanto, se puede decir que este sistema corporativo es la plataforma basada en un nuevo modelo de negocio avanzado de una empresa de negocios es una empresa rentable y de alta rentabilidad, y la compañía tiene acceso a un nuevo nivel de competitividad.

Se propone considerar las características distintivas de IUS y KIS (Figura 2.1).

Por lo tanto, los sistemas de gestión de la información con mayor frecuencia se utilizan lo suficientemente suficientemente utilizados como un medio para automatizar ciertos procesos, para recopilar y procesar una variedad de información y resolver otras tareas locales, encajando lo suficiente con la línea general de desarrollo de la empresa.

A diferencia del jus, entre los componentes del KIS, lo que garantiza la actividad efectiva de la compañía en su conjunto, - un sistema Gestión de la empresa, sistemas de control automatizados de procesos tecnológicos, complejos de red y telecomunicaciones del sistema de transmisión de información de telemetría, sistemas de soporte de vida, Internet y soluciones de intranet.

El sistema de información corporativa es estrictamente como un solo complejo de software y soluciones técnicas y organizativas que cubren todos los procesos de producción, tecnológicos, financieros y económicos y combinan todas las unidades empresariales en un solo espacio de información.

Un circulo tareas específicasResuelto como resultado de crear un sistema de información co-temporal, incluye:

Asociación en un solo espacio de información de la mayoría de los controles territoriales de los objetos y divisiones de la empresa;

Transmisión de alta velocidad sobre canales de comunicación de cualquier tipo de flujos de información;

Apoyo las actividades de todas las divisiones y objetos de la empresa;

Automatización de todos los procesos tecnológicos y empresariales de la empresa, control operativo y gestión de procesos, transporte y ventas de pro-producción, asentamientos mutuos con consuentes y proveedores, gestión de personal, etc.;

Medios poderosos para procesar y analizar la curiosidad obtenida, el cálculo del costo planificado y real del pro-duke;

Asegurando el nivel requerido de seguridad y protección. recursos de información Empresas.

Figura 2.1. - El proceso de transformación del sistema de gestión de la información de la empresa al sistema de información corporativa.

El resultado principal de la implementación del sistema de información corporativa debe ser la creación de un mecanismo de gestión eficaz y eficiente, que cubra los procesos de negocios: financiera y producción, tecnológica, comercialización, ventas, etc. Como resultado, la Corporación se extiende a un nivel de gestión y planificación cualitativamente nuevo.

Aumenta el rendimiento a expensas:

Establecer la disciplina de pago y el control claro sobre los cálculos, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar y los becarios sobre ellos;

Gestión efectiva de todos los tipos de recursos y creando un sistema flexible de su planificación estratégica y operativa.

La reducción de costos se produce debido a:

Optimización de políticas contables y fiscales, la introducción de un mecanismo uniforme para calcular y pagar impuestos;

Las posibilidades de redistribución operacional de los flujos de materiales.

Al mismo tiempo, el atractivo de la inversión aumenta mediante el uso de los estándares mundiales generalmente aceptados de contabilidad y "transparencia" de los flujos financieros y económicos, así como la calidad y la eficiencia de los RA-Bots de cada unidad empresarial. Este último se debe a:

Creación de un solo espacio de información para sistemas tecnológicos y empresariales, creando una base única de conocimiento empresarial;

Introducción de estándares intracorporados y uso de una única tecnología de procesamiento de información en todos los niveles de gestión;

La introducción de sistemas de gestión de documentos electrónicos, que podrán organizar racionalmente los flujos internos y externos en formación;

Organizaciones de control personal claro sobre la ejecución de pedidos, órdenes.

La formación de un solo campo de información de la Compañía se basa en obtener información de diferentes fuentes. Por lo tanto, para garantizar su uso efectivo, se deben tener en cuenta varios principios que garantizan el resultado del apoyo a la información. Al organizar el apoyo formal, es necesario proceder de una serie de disposiciones (principios) de OS-NEW).

El principio de interacción. Bajo, se entiende como las principales directrices que median el objetivo, el contenido y las formas de cooperación empresarial en la empresa.

El principio de legalidad. Bajo, se entiende por el cumplimiento ubicuo, incondicional y preciso de todos los funcionarios y divisiones de la legislación vigente.

El principio de paridad (igualdad) de las partes y la división de su competencia.

Principio de confidencialidad. El valor y la confidencialidad de la mayoría de la información utilizada en la interacción de la participación, implica la necesidad de no fumar de los secretos estatales, de servicio y comerciales, otra información protegida por la ley, lo que garantiza la integridad y la cobertura hasta la cobertura de los datos.

El principio de compensación. La cuestión de la compensación es rica en OGOV en contratos separados o en actos normativos relevantes.

El principio de compatibilidad de la información. Sin implementación tecnologías de la información Una interacción efectiva entre las unidades es imposible. Al procesar enorme Mac-Sivov una variedad de información medios técnicosRealizar esta tarea, debe "entender" entre sí, que se logra debido a principios generales Compatibilidad de información. Este principio debe basarse en el desarrollo de todos los sistemas de información complejos asociados con la necesidad de su interacción.

El sistema de información corporativa para administrar una empresa media o grande debe ser inherente en los siguientes signos:

Alta funcionalidad;

Arquitectura modular;

Alto rendimiento;

Alta flexibilidad de acuerdo con los requisitos del cliente;

Configuración flexible del lugar de trabajo;

Delimitación centralizada de poderes de los usuarios;

Cumplimiento total de actos regulatorios y legislativos;

Orientación en entornos técnicos y de software asequibles.

La estructura funcional del sistema de información de la empresa se presenta en la Figura 2.2.

Figura 2.2. - La estructura interna del sistema de información de la empresa industrial.

Como parte del subsistema de "contabilidad operacional", se implementan las siguientes funciones:

a) Ventas: realización de contratos para el suministro de productos; Formando pedidos de envío de productos; Transmisión de datos en un condominio de contabilidad financiera; establecer una conexión con los decretos aduaneros (GTD); Imprimir pedidos y recibos de seguros; Fortificación de envíos de productos; manteniendo una "línea de crédito" del cliente;

b) almacenes de materias primas y materiales: registro de recibos y documentos de carrera; Registro de facturas para la re-cumplimiento interno; registro de gastos generales comerciales; contabilizando objetos de bajo valor y alto libre; Formación de datos para los sectores de liquidación con proveedores y contratistas, la formación de informes sobre el movimiento del TMC;

c) Sistema de contabilidad de transporte ferroviario: contabilidad de cuentas personales; Contabilidad de servicios de hierro doro-gi; Monitoreo de pruebas esperadas y dinero estoy en camino; Formación de documentación de informes y otros.

En el subsistema de gestión financiera, se están implementando los siguientes tipos de trabajo:

a) Deudores / prestamistas: cálculos con deudores para productos enviados; conducción de operaciones mutuas; realizando operaciones de factura; contabilidad de contratos de exportación; Análisis de los bits y pagar por pagar;

b) Operaciones bancarias: registro de documentos bancarios; Saldos contables en cuentas; Operaciones para la venta / moneda de acoplamiento;

c) Planificación y análisis financiero: compilación del presupuesto y control consolidado de la compañía de su ejecución; Análisis detallado de la condición financiera de la empresa; contabilidad monetaria en los ingresos de la compañía;

d) Contabilidad: Formación automática de un Provo-Dock en el libro principal sobre la base de documentos primarios, plan flexible en construcción de cuentas contables, la formación de todas las publicaciones contables en el sistema, la formación de un saldo contable.

Las siguientes funciones se implementan en el subsistema de producción:

a) Cálculo del costo planificado de los productos Configuración flexible del programa de producción, el cálculo de la necesidad de productos semiacabados, la formación de un cálculo consolidado y desplegado, cálculo del costo comercial, análisis de la rentabilidad, análisis comparativo costo,

b) El cálculo y análisis de los costos de producción, el formulario y el análisis del costo de producción de los productos en virtud de artículos de costo, el análisis de costos de 1 rubloso de productos básicos, un análisis comparativo de la alegación planificada y real;

c) Almacén de productos terminados, contando con la recepción de productos al almacén, contabilidad del consumo de productos terminados, formación de informes sobre el movimiento de productos terminados.

En el subsistema "Herramientas fijas", se implementan funciones:

(a) contabilidad de activos fijos, preparación de documentación sobre la hipoteca, eliminación y movimiento de activos fijos, el cálculo de las deducciones de depreciación; Contabilizando el movimiento de activos fijos, la formación de la estructura de edad del equipo, etc.;

b) Implementación y otra disposición de activos fijos, preparación de facturas, contabilidad de los ingresos de la implementación de activos fijos, informes.

Se implementa el subsistema "Administrador del sistema":

a) El control de acceso es un ajuste flexible de poderes del usuario en el subsistema, la organización de grupos de usuarios, restringiendo el acceso a los datos de las divisiones individuales;

b) integridad de los datos; Sistema de herramientas de pro-gramo especializadas destinadas a mantener la integridad lógica y física de este sistema; Monitoreo operacional de la acción del usuario; Control estático de usuarios activos;

c) Registro de seguimiento de errores errores del sistema; ocurrencia de con trol, análisis de la causa; salvando el contexto de los errores del desarrollador;

d) Gestión de informes impresos;

e) Configuración de los parámetros del sistema: Configuración en el "Sistema VLA-DELTA"; Configuración a los aspectos específicos de la contabilidad y organización de la actividad económica, estableciendo los parámetros del sistema del sistema; Configuración de la colocación de datos.

La gestión interna de los flujos de información de la empresa se basa en el concepto de gestión de documentos.

El éxito de las actividades de gestión se evalúa en gran medida por cuán rapido y cualitativamente el procesamiento de toda la documentación necesaria, cuyo movimiento se lleva a cabo por ciertas rutas de la colocación o recibo a la organización que se enviará a organizaciones o depósito de intereses. Este movimiento de documentos se denomina flujo de documentos 1. Debe organizarse de tal manera que no haya retrasos y grupos de documentos en el lugar de trabajo. Para este propósito, en las organizaciones es necesario desarrollar las rutas de documentos y establecer el momento específico de su estadía de cada intérprete, para monitorear su paso en todos los lugares de trabajo. El procedimiento para el movimiento de documentos puede representarse de la siguiente manera (Figura 2.3).

Figura 2.3. - Esquema de movimiento de documentos en la empresa.

La organización correcta del trabajo con los documentos depende de cuán claramente se descargan las funciones y deberes entre los empleados de la empresa. El conocimiento exacto de sus deberes aumenta la responsabilidad de cada empleado y elimina la duplicación de las operaciones cuando se trabaja con documentos.

De acuerdo con el propósito de crear documentos se dividen en:

Dispensadores (orden, indicación);

Organizativo (posición, charter, instrucción, protocolo);

Información y referencia (referencia, notas explicativas de informes, ley, letra de servicio, telegrama, mensaje telefónico, faxograma, contabilidad de rack de viaje);

Personal (autobiografía, declaración, poder del abogado).

Se pueden distinguir tres grupos de documentos en la documentación de la administración:

Interno (creado en la organización y no conllevación): documentación administrativa, de referencia e información;

Entrante (ingresando a la organización). Estos incluyen documentos de mayores órganos de gobierno (decisiones, decisiones, órdenes, instrucciones, orientación y cartas metodológicas), documentos de otras organizaciones (cartas, decisiones, actos), la apelación de los ciudadanos, etc.;

Saliente (enviado a otras organizaciones) - letras, documentación programada de informes.

Los documentos se distribuyen a la organización de acuerdo con las unidades y artistas divertidos de KZTSI. Estas funciones están consagradas en las disposiciones de las unidades estructurales y en instrucciones oficiales de los artistas.

Procesando documentos entrantes.

Documentos entrantes (es decir, la correspondencia completa celebrada en la orientación por correo, telégrafo, fax o de otra manera) debe transmitir el procesamiento. Un empleado de la expedición verifica principalmente la exactitud de la administración de la correspondencia, su preservación (la ausencia de daños en el envasado, la integridad de los materiales enviados, etc.). Todos los sobres se abren, excepto la correspondencia personal. Los sobres se destruyen, con la excepción de los casos en que la envoltura contiene la "confidencial" o "urgente", así como si la dirección del remitente, las fechas de envío y recibos se ven afectados por solo en el sobre. El procesamiento expedicionario de los documentos debe implementarse el día de su recibo a la organización.

Luego, los documentos entrantes están ordenados por registrados y no registrados. No todos los documentos entrantes están sujetos a registro. La propia organización determina la lista de documentos no registrados. Como regla general, cartas de felicitación, catálogos, publicaciones impresas (folletos, revistas), reuniones, etc.

En documentos registrados, el sello de registro se afilita, que contiene el nombre de la organización, la fecha de llegada del documento, su número.

Los documentos entrantes se tratan previamente en la bodega, donde se distribuyen para fluir:

Líderes de la organización, por consideración obligatoria;

Divisiones estructurales - para la ejecución. Los documentos que se realizan varias divisiones se multiplican y se transmiten simultáneamente a todos los artistas.

El jefe de la organización, habiendo considerado el documento, determina el Islemaker, le da instrucciones claras y específicas y establece los plazos reales. Estas directrices se elaboran en forma de un corte en el propio documento. La información sobre el ejecutante y la fecha de ejecución del documento son registrados por el Secretario referencial a la revista de registro y sirven como base para tomar un documento para controlar.

El documento con la resolución del administrador se transfiere al contratista y está en su trabajo hasta la decisión final del tema. El trabajo de COG-sí en el documento se completa, en el documento es la marca de su ejecución y dirección en el caso. Después de eso, el documento, junto con una copia de la respuesta, se transfiere al Secretario, referirse a la carpeta.

Procesando documentos salientes.

Salientes son los documentos enviados de la organización. Su procesamiento incluye los siguientes pasos:

Elaborando proyecto de documento por el contratista;

Coordinación del proyecto de documento;

Verificación de la designación del proyecto de documento;

Firmando el documento por la cabeza;

Registro de documentos;

Enviando un documento al destinatario;

Costura de la segunda instancia (copias) del documento en el caso.

El borrador del documento es elaborado por el contratista y se acuerda con funcionarios interesados \u200b\u200bo subdivisiones estructurales. Antes de la transmisión del documento preparado en la firma, el contratista debe verificar el contenido del documento y la conexión a ella, la exactitud del documento, la presencia de los detalles necesarios. Los documentos salientes se emiten en dos copias, con la excepción de los faxes y teléfonos, que están en una instancia.

El borrador del Documento preparado se presenta a la firma al jefe de la organización. Después de firmar por el jefe de dos copias, el documento está registrado en el registro de los procedimientos de los procedimientos.

El procesamiento expedicionario de los documentos salientes incluye el dolor, el embalaje, el diseño envío postal Y para la entrega en la división de la comunicación.

Documentos internos - Estos son los documentos que se preparan, se emiten y se ejecutan dentro de la propia institución. Su falta de cocina y su diseño se llevan a cabo de acuerdo con los médicos generales del diseño de los documentos salientes e incluyen los siguientes pasos.

Los informes consisten en numerosas referencias generalizadas, detalladas y especiales, que son apoyo informativo a las operaciones logísticas. El movimiento del flujo de información, que conecta todos estos componentes entre ellos, se produce de acuerdo con los canales de comunicación.

Los flujos de información logística se caracterizan por:

· Inhomogeneity (la información utilizada en los sistemas logísticos, es altamente heterogénea). Cabe señalar que bajo homogeneidad en la programación lineal y, en particular, en la tarea de transporte, significa una posibilidad ilimitada de transportar productos desde cualquier punto de partida a cualquier destino.

En relación con el proceso de movimiento de la información dentro del sistema logístico, la homogeneidad requiere una posibilidad ilimitada de transmitir cualquier documento a cualquier división estructural del aparato de gestión;

· Multiplicidad de unidades - proveedores de información;

· La multiplicidad de divisiones: consumidores de información;

· La complejidad y dificultad del trastorno práctico de las rutas de información;

· La multiplicidad del número de transmisiones de las unidades de documentación para cada ruta;

· Multivarización de la optimización de flujo de información.

Metódicamente importante desde el punto de vista de la logística es determinar la interacción de los flujos de material e información. Siempre se ha creído que el flujo de material genera información, es decir, la primacía del flujo de material se postuló. Sin embargo, las tecnologías de la información modernas cambiaron la secuencia de interacción de los flujos de materiales e información, y actualmente distingue entre su interacción.

1. El flujo de información está por delante del material. En este caso, el flujo de información se produce para lograr flujos de materiales (dirección directa) o contiene información sobre el orden (dirección de contador).

2. La información acompaña a la corriente de material, se mueve simultáneamente con él. Este flujo incluye información sobre los parámetros cuantitativos y cualitativos de los flujos de materiales, lo que hace posible evaluar correctamente y rápidamente su condición y hacer las soluciones regulatorias necesarias.

3. El flujo de información se está retrasando detrás de los flujos de materiales. En este caso, la información sirve solo para evaluar los resultados.

Cualquier empresa logística, y no solo necesita publicidad. La publicidad en formato pequeño es perfecta para las empresas en desarrollo, con un pequeño presupuesto publicitario. Para el nombre de la compañía, una tienda u organización, es suficiente para enfrentar el ojo de un consumidor potencial, no hay nada mejor que recordarle su existencia en las paredes de su casa.

Las compañías logísticas están muy estrechamente relacionadas con el mercado de consumo: este es un transporte de carga, entrega de alimentos y productos industriales, almacenes, incluyendo al por mayor, bobinado pequeño y esta pequeña empresa y, en consecuencia, la publicidad es muy relevante no solo en grandes soportes. , pero también publicidad en las entradas, folletos en buzones etc.

Las condiciones modernas son específicas de un aumento significativo en el número de flujos de información dentro de la organización debido a los crecimientos constantes y las complicaciones de su estructura. Mejorar la eficiencia de la gestión del flujo de información en la organización en las condiciones económicas modernas es muy importante, ya que se ve directamente afectado por el desempeño del trabajo, tanto los empleados como la organización en su conjunto.

Una gran cantidad de ciertas comunicaciones unidades implementadas y crean flujos de información de la organización. Bajo el flujo de información implica un movimiento direccional de datos de fuentes hasta consumidores. La regulación de datos en los flujos de información tiene el objetivo de eliminar la repetición de datos, reducir las rutas de su paso, aplicar la configuración de transmisión apropiada y garantizar datos de intercambio óptimos en la organización.

Los motivos de las transmisiones de datos de alta calidad se consideran para garantizar la implementación de las condiciones de selección para el formulario de transferencia de datos apropiado y la selección de adecuado procesos tecnológicos Transferencia de información. La gestión efectiva de los flujos de información en la práctica es posible considerar como una circunstancia importante del éxito en el logro de objetivos importantes para las organizaciones. Pero en esta vez No hay un enfoque general para regular los flujos de información.

Puede formar la siguiente tipología de flujos de información:

1 por la codificación de velocidad y la notificación de transferencia:

a) rápido;

b) lento;

2 por cita

un público;

b) especial;

c) secreto;

3 por significado

una completa;

b) útil;

c) relevante;

d) desactualizado;

a) unidireccional;

c) ramificado;

5, dependiendo del lado de la aparición.

a) Corrientes creados por el remitente de la información;

b) flujos derivados del destinatario de la información;

6 por áreas funcionales

un almacén;

b) financiero;

c) personal;

d) marketing;

e) tecnológico;

e) administrativo

Se juega un papel especial en el sistema de gestión las "barreras" de la formación efectiva y la aplicación de flujos de información.

Las barreras de la formación y el uso de flujos de información son un obstáculo que impide el mejor flujo de procesos de información (recopilación, procesamiento, acumulación, almacenamiento, búsqueda, distribución y distribución de datos) en la organización. La característica de las "barreras" se presenta en la Figura 1. Hay una serie de "barreras" al movimiento de flujos de información, que restringen a fondo el recibo de datos significativos al jefe de la organización. Las "barreras" similares son plenamente características de las organizaciones de producción.

Figura 1. Características de las "barreras".

1 coordinación y imperfección estructural.

4 maneras de procesar flujos de información

5 Ajustes de administración clásicos efectivos para sus empleados.

6 anti-a prueba de cielo

Pero considerando las peculiaridades del entorno económico moderno, el papel de las tecnologías de la información y la comunicación, el desarrollo de una economía digital, etc. También es necesario asignar las siguientes barreras específicas y significativas:

1 barrera de infraestructura está en funcionamiento contradictorio de eso red de informaciónque suministra personas que aceptan soluciones gerenciales nueva información en el estado de cosas en la organización;

2 desequilibrio de los intereses del enlace de gobierno y los intereses de los empleados en el proceso de implementación de decisiones de gestión;

3 Barrera técnica: pérdida y distorsión de la información comercial debido a fallas o uso insuficiente del equipo necesario;

4 Barrera tecnológica: pérdida y distorsión de la información comercial debido al no uso de las tecnologías de procesamiento de información necesarias.

La Figura 2 muestra la ubicación de las barreras en la organización.

Figura 2. Tipos de flujos de información y "barreras" asociadas con su formación

En la Figura 2, el desequilibrio de interés puede surgir entre el Director General y la División de Ventas. Los malentendidos pueden surgir entre la contabilidad y el banco, el departamento de ventas y el almacén. Las barreras técnicas pueden surgir en cualquier departamento de la organización. Para superar la "barrera" técnica, puede usar tales herramientas como capacitación adicional de empleados para trabajar con las tecnologías de la información existentes (si el software disponible no se usa completamente); Realice un mantenimiento preventivo adicional de la tecnología para evitar fallas en el trabajo. El desequilibrio de los intereses del enlace de gobierno y los intereses de los empleados se pueden resolver mediante la realización de seminarios corporativos adicionales, capacitaciones, trabajar con un psicólogo corporativo también puede ayudar a resolver la incomprensión de los lados del otro. Los gerentes gerentes deberían poder transmitir correctamente a los empleados, lo que requiere qué propósito es la organización, tomando decisiones sobre este o que importa.

Las "barreras" anteriores en una gran parte están asociadas con la gestión de la organización y pertenecen a circunstancias internas. Por lo tanto, es posible distinguir que el resultado favorable del trabajo del gerente depende de la fecha límite para los datos proporcionados, que se aplica a la planificación, analizar, monitorear e implementar la gestión y la aceptación oportuna de la gestión.

Una de las formas principales y eficientes de desarrollar una organización es formar un sistema de información suficientemente conveniente que promueva la adopción de regulaciones de gestión operativas y confiables. El componente de dicho desarrollo es plenamente capaz de determinar las "barreras" de la información, así como trabajar en ellos, para reducir su impacto en la calidad de las actividades de la Organización. En este sentido, su reestructuración y formación de la administración electrónica se puede considerar un componente significativo de la transformación del sistema de gestión. La reestructuración del sistema de gestión de la organización es un cambio en el sistema de gestión de la organización utilizando las últimas tecnologías de la información para aumentar el rendimiento de los flujos de información. El objetivo fundamental de la reestructuración del sistema de gestión es la formación de la administración electrónica de la organización. Un papel tangible en las obras modernas sobre informática económica es capturada por la teoría de la oficina electrónica. Se basa en las ideas de incrustación elástica de las tecnologías de procesamiento avanzado en las actividades de las oficinas clásicas (organizaciones de organizaciones de organizaciones). El propósito final de la implementación del concepto de una Oficina Electrónica se considera que reduce el número mínimo de pérdidas intraempresas del proceso de gestión debido a la transición de la provisión de documentos clásicos (papel) a sus análogos electrónicos.

Por lo tanto, durante el uso de las últimas tecnologías de la información, para formar una oficina electrónica de una organización, es necesario centrarse en resolver dos temas: el movimiento de flujos de información en el sistema de gestión de la organización, selección y superación estándar "Barreras" de su desarrollo y aplicación efectivos en el sistema de gestión de la organización. Pagando el interés a las principales características de los flujos de información, el gerente puede contar con un aumento en el desempeño de la transferencia de datos en la organización. En este caso, los flujos de información adquieren habilidades de formación del sistema. Cualquier tarea local para aumentar el desempeño de la transmisión de datos, ya que la falla hará que se fusione con el trabajo en el entorno externo.

La parte más importante de las actividades de la Organización es desarrollar un sistema de métodos (herramientas) de gestión o superación (liquidación) de "barreras" relacionadas con la formación y gestión de los flujos de información, como la eliminación de las "barreras" o su gestión efectiva. Afecta directamente la adopción de decisiones de gestión, que a su vez afecta la competitividad y la eficacia de las actividades de la Organización.

Bibliografía:

1. Panasyuk a.yu. Comunicación de gestión. Consejo practico. / A. Yu. Panasyuk. - M.: Economía, 2014. - 112 p.
2. Plotnikov M.V. Comunicaciones efectivas en la organización. [ Recurso electrónico] - URL: http://www.elitarium.ru/2008/11/26/kommunikacii_organizacija.html (fecha de apelación 3/04/2018).
3. Pugachev V. P. Organización de Recursos Humanos: Estudios. Para las universidades / V. P. PUGACHEV. - M.: Aspecto Press, 2015. - 279 p.
4. N. N. Comunicación de la administración / N. Navidad // Educación pública. - 2016. - № 1. - P. 94-105.