Як створити в аутлуці групу контактів. Керування контактами в Outlook. Видалення контактів в Outlook

Окрім одиночних контактів у папці можна розміщувати списки розсилки, які є групами контактів. Припустимо, у вас є чотири заступники і більшість директив доводиться розсилати всім чотирьом. Щоб полегшити свою роботу, підготуйте список розсилки та увімкніть контакти заступників. Після цього під час відправлення чергової директиви не потрібно буде послідовно вказувати адреси всіх чотирьох осіб, достатньо вибрати відповідний список розсилки. Щоб додати список, виконайте такі кроки.

1. У списку, що розкривається, кнопки Створитивиберіть команду Створити список розсилки.

Примітка Outlook XP має можливість об'єднувати кілька контактів у списку розсилки, який, у свою чергу, може використовуватися в операціях як одночасний контакт з кількома людьми.

Рис. 20.7. Додавання адрес до списку розсилки Outlook

2. У полі Ім'явведіть назву Чотири електронні адреси.

3. Натисніть кнопку Виберіть членів.

4. У списку Джерело адрес вікна додавання адрес, показаного на рис. 20.7, виберіть Контакти.

ПриміткаАдреси для списку розсилки можна вибирати не тільки з папки контактів, але також з адресної книги Windows та інших адресних довідників, зареєстрованих в Outlook.

5. У лівому списку вікна виділіть рядок Олександр Петров (Ел. пошта).

6. Натисніть кнопку Члени.

7. Повторюючи кроки 5 і 6, додайте до списку розсилки електронні адреси двох інших людей.

8. Клацніть на кнопці ОК.

10. У вікні діалогу, що відкрилося. Додавання нового записув полі Коротке ім'явведіть Сергій Миколаїв. В полі Адреса електронної поштинадрукуйте електронну адресу. Встановіть прапорець Додати контакт, щоб нова адреса автоматично була додана до папки контактів Outlook. Потім клацніть на кнопці ОК. Тепер вікно списку розсилки буде виглядати так, як показано на рис. 20.8.

ПриміткаЩоб видалити адресу зі списку розсилки, виділіть рядок із цією адресою та клацніть на кнопці вилучити.

На сьогоднішній день розсилка email-повідомлень є одним із найбільш сучасних та ефективних методів взаємодії з вже існуючими та потенційними клієнтами будь-якої компанії. Одним із доступних та менш витратних способів e-mail-розсилки є програма Outlook. Розглянемо схему дій для створення списку розсилки в Outlook 2003, 2007 та 2010. В принципі, процес схожий, але є й відмінності.

Outlook 2003, 2007, 2010

1. Натискаємо на початковій сторінці кнопку "Адресна книга".
2. Там само вибираємо пункт «Контакти».
3. У меню "Файл" вибираємо пункт "Новий запис". Те саме можна зробити, клікнувши на панелі інструментів «Новий запис».
4. У пункті "Виберіть тип запису" вибираємо "Список розсилки".
5. Додаємо нову групу до «Контактів». Ця дія призначить місце зберігання групи контактів.
6. Натискаємо «Ок» та з'являється безіменна форма.
7. У рядку «Ім'я» вводимо найменування створюваної групи.
8. Щоб вибрати контакти з інших ресурсів, натискаємо пункт «Вибрати членів».
9. Зберігаємо та закриваємо форму.

Альтернативні варіанти

Якщо йдеться про масові e-mail-розсилки з великою кількістю адресатів, то існують не менш результативні способи. Наприклад, можна встановити спеціалізовану програму для e-mail розсилки або звернутися в сервіс e-mail маркетингу. Вибір програм і сервісів на сьогоднішній день різноманітний, як за ціновими, так і функціональними характеристиками.

Як створити розсилку на smartresponder.ru

1. Реєструємося на smartresponder.ru.
2. Входимо в обліковий запис і вибираємо пункт «Створити нову розсилку».
3. Вибираємо «Тип розсилки»:
   • Автоматична послідовна серія листів
   • Періодичне розсилання
4. Вибравши пункт «Автоматична послідовна серія листів», доведеться заздалегідь заготовити листи, які надсилатимуться за вказаними датами та адресами, тому обираємо «Періодичне розсилання».
5. Вибираємо «Мова розсилки» (російська чи англійська).
6. Налаштовуємо "Періодичність випусків".
7. Вказуємо назву розсилки, тематику.
8. Вводимо короткий опис розсилки.
9. Натискаємо "Створити".

Іноді користувачеві потрібно змінити, доповнити, передати список контактів потрібній людині, перенести на додатковий пристрій. Щоб зробити це було зручно, у Outlook є всі необхідні інструменти.

Як перенести адреси з Outlook

Як експортувати контакти

Способи передачі даних різняться залежно від версії поштового клієнта Outlook.

Експорт контактів із Outlook 2013

1. Щоб експортувати дані з Outlook 2013, відкрийте програму та у вкладці "Файл" - "Відкрити та експортувати" виберіть "Імпорт та експорт".
2. Поштовий клієнт запропонує можливі варіанти. Клацніть на пункт «Експорт у файл».

Виберіть потрібну папку для запису інформації.

Задайте назву об'єкту, що зберігається, і натисніть кнопку «Готово».

Новий CSV-файл можна перевірити на комп'ютері, відкривши його в Excel.

Експорт контактів із Outlook 2010

1. Відкрийте Outlook 2010 та перейдіть на вкладку «Файл».

   Натисніть «Файл» на панелі керування у верхній частині вікна Outlook

Відкриється вікно параметрів Outlook. У лівому горизонтальному меню натисніть «Додатково».

Відкриється "Майстер експорту", тут виберіть пункт "Значення, розділені комами (Windows)", це інша назва CSV-файлу. Натисніть "Далі".

2. Виберіть папку, в якій зберігатиметься інформація про контакт.
3. Зачекайте, доки процес переміщення інформації не закінчиться.

У разі використання вмісту перенесених контактів в інших продуктах поштового клієнта знадобиться пункт «Файл даних Outlook (PST)».

Експорт контактів із Outlook 2007

1. Щоб перенести контакти з Outlook 2007, відкрийте програму та розгорніть вкладку «Файл». У списку функцій натисніть "Імпорт та експорт".
2. Відкриється Майстер імпорту, який знадобиться для формування документа. Позначте "Експорт у файл".
3. У вікні виберіть «Значення, розділені комами (Windows)». Продовжіть, натиснувши кнопку «Далі».
4. Позначте папку, яка буде місцем збереження. Клацніть на «Далі».
5. Дочекайтеся закінчення процесу переміщення.

Як з Outlook перенести контакти в Excel

Незалежно від того, якою версією Outlook, після перенесення файлу CSV на комп'ютер його можна буде відкрити в Excel.

Не лякайтеся, якщо побачите у документі порожні комірки.Це ті позиції, які не заповнені, коли контакт ще знаходився в Outlook. Не кожна людина прописує всю інформацію: про домашній телефон, назву організації або посаду контакту.

Після перегляду перенесеного файлу в Excel не зберігайте зміни під час закриття. Це може зруйнувати структуру документа та його прочитання буде неможливо.

Як імпортувати контакти у всіх версіях Outlook

1. Процес додавання файлу CSV до пошти буде однаковим для всіх версій Outlook. Це робиться так само, як і експорт: "Файл" - "Відкрити та експортувати" - "Імпорт та експорт". У розділі «Майстер» виберіть «Імпортувати з іншої програми або файлу».
2. 
   
3. Після вибору натисніть «Далі». Чекайте на закінчення процесу переносу.

Імпорт адрес та пошти інтернету в Outlook всіх версій

1. Щоб імпортувати контакти з Outlook, знову зайдіть у «Майстер імпорту та експорту». Виберіть «Імпортувати з іншої програми або файлу».
2. У вікні, натисніть «Імпорт адрес і пошти інтернету».
3. Виберіть із двох запропонованих варіантів імпортування Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x або пошту Windows.
4. Натисніть кнопку «Далі» та зачекайте, поки контакти імпортуються.

Імпорт з іншої програми або файлу до будь-якої версії Outlook

1. Після вибору "Імпорт з іншої програми або файлу" з'являється можливість додати контакти з утиліти Lotus Organizer, а також інформацію з Access, Excel або простого текстового файлу. Виберіть програму, з якої плануєте додати контакти.
2. Відобразиться вікно з вибором параметрів. Якщо хочете створити дублікати, натисніть «Дозволити створення дублікатів».
3. Виберіть папку, звідки потрібно отримати інформацію.
4. Призначте місце, де зберігатимуться дані.

Відео: інструкція з перенесення контактів

Де в Outlook розташувалася адресна книга

Вся інформація про адресну книгу, повідомлення, календарі та нотатки зберігається на комп'ютері в заархівованому вигляді. Якщо виникне необхідність знайти, копіювати або перенести її, корисно буде знати, в яких папках знаходиться потрібний PST-файл:

• диск:/Користувачі/<имя пользователя>
• диск:/Користувачі/<имя пользователя>/Roaming/Local/Microsoft/Outlook;
• диск:/Users/<имя пользователя>/Documents/Файли Outlook;
• диск:/Користувачі/<имя пользователя>/Мої документи/Файли Outlook;
• диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>

У разі використання IMAP, Microsoft Exchange або outlook.com, місце збереження вашої поштової інформації - простір сервера. Дані записуються у форматі PAB. У такому разі виявити їх можна буде тут:

• диск:/Користувачі/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• диск:/Documents and Settings.

Якщо ви використовували обліковий запис Microsoft Exchange Server, то «Автономна адресна книга» розміщується за такими адресами:

• диск:/Користувачі/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.

Створення адресної книги в Outlook

Після того, як адресна книга була створена, до неї можна додавати контакти.

Як додати контакти до Outlook

Контакти зберігають інформацію про людей. Можна ввести лише адресу електронної пошти або заповнити більше інформації, наприклад, номери телефонів, фотографію людини, адресу пошти, адресу роботи.

Після створення систематизованої папки контактів програма знаходитиме потрібну за першими кількома літерами та автоматично заповнюватиме електронну адресу.

Додавання контакту з електронної пошти

Для початку необхідно відкрити отримане повідомлення, натиснути правою кнопкою миші на ім'я людини та вибрати "Додати до контактів Outlook". Заповніть потрібну інформацію відповідно до назв полів, а потім збережіть.

Додавання контакту з нуля

Відео: інструкція з додавання контактів

Як створити список розсилки у різних версіях Outlook

Для одночасного відправлення відразу кільком абонентам рекомендуємо користуватися інструментом «Група контактів».

Створення списку розсилки в Outlook 2013

Створення списку розсилки в Outlook 2010

У головному меню робочої програми виберіть «Створити групу контактів». Заповніть важливу інформацію та збережіть.

Відео: як створити групу контактів у Outlook 2010

В Outlook 2007 виконайте шлях "Файл" - "Створити" - "Список розсилки" або натисніть Ctrl+Shift+L. Заповніть інформацію про учасників, збережіть.

Виберіть адресну книгу через "Файл" - "Створити" або скористайтеся командою Ctrl+Shift+L

Скільки людей можна надіслати послання за раз, залежить від розміру файлів імен. Орієнтовно, середня кількість – 100 контактів.

Видалення контактів в Outlook

Для того, щоб контакти не подвоювалися, при їх імпортуванні в «Майстері імпорту» не забувайте змінювати стандартні параметри перенесення «Дозволити створення дублікатів» на інший пункт, де пропонується варіант заміни існуючих.

Якщо ж контакти вже подвоїлися, то їх можна прибрати в «Списку контактів», натиснувши пункт «Телефони». У полі, що відкрилося перед вами, необхідно виділити дубльовані контакти, а потім натиснути DELETE.

Якщо в «Параметрах контактів» прибрати галочку з розділу «автоматично перевіряти дублікати контактів», то при виборі людини програма Outlook не відстежуватиме візитні картки, що повторюються.

Основною функцією Microsoft Outlook є робота з електронною поштою. Крім цього, вона може виконувати функції записника та менеджера контактів. Ознайомившись із способами додавання, видалення контактів та створення груп у поштовому клієнті Outlook, користувач може налаштувати програму так, як йому зручно, і з її допомогою залишиться на зв'язку з друзями та колегами.

Бувають ситуації, коли доводиться надсилати повідомлення групі людей. Для того щоб не додавати щоразу одних і тих же людей до списку одержувачів у Outlook є можливість автоматизувати цей процес.

Тепер переходимо безпосередньо до створення групи контактів. Відкривши Outlook 2010, вибираємо подання « Контакти» і тиснемо на « Головна». Вибираємо пункт « Створити групу контактів»(рис.1)

Рис.1

В полі " Ім'я» вводимо назву групи, до якої будемо застосовувати автоматичне розсилання та вибираємо пункт « Додати учасників».

Вибираємо спосіб, за допомогою якого додаватимемо учасників Групи контактів: із контактів Outlook, із наявної адресної книги, шляхом створення нового контакту. У нашому прикладі це додавання контактів із Outlook.

Рис.2

У вікні виділяємо контакт, який хочемо додати в Групу контактіві тиснемо на « Учасники». Після чого не забуваємо натиснути на « Зберегти та закрити(рис.2).

Рис.3

Перевіряємо правильність наших дій. Створюємо нове повідомлення. В полі " Кому…» пишемо ім'я створеної нами Групи контактів. Якщо необхідно прибрати деякі контакти зі списку розсилки, то в полі « Кому…» повідомлення клацніть значок «плюс» (+) поряд з ім'ям списку розсилки, щоб побачити його вміст, а потім видаліть імена людей, яким не потрібно надсилати повідомлення (рис.3).