Introducerea IP corporativă, dezvoltată independent sau achiziționată de la un furnizor, este adesea însoțită de perturbarea (reproiectarea) celor existente la întreprindere procesele de afaceri. Trebuie să le reconstruim pentru a îndeplini cerințele standardelor și logica sistemului implementat. Să observăm imediat că introducerea sistemelor informaționale rezolvă o serie de probleme manageriale și tehnice, dar dă naștere la probleme asociate cu factorul uman.

Implementarea unui sistem informatic, de regulă, facilitează foarte mult managementul activităților întreprinderii, optimizează interne și externe fluxurile de informații, elimină blocajele de management. Cu toate acestea, după ce sistemul a fost instalat cu succes, „testat” în funcțiune și s-a dovedit a fi eficient, unii angajați arată reticenți în a utiliza SI în munca lor. Ca rezultat al reinginerării, devine clar că unii angajați dublează în mare măsură munca altora sau nu sunt deloc necesari. În plus, implementarea CIS este însoțită de pregătire obligatorie, dar, după cum arată experiența rusă, nu sunt mulți oameni dispuși să se recalifice. Spărgerea vechilor abilități și insuflarea altora noi este un proces lung și dificil!

Trebuie să se înțeleagă clar că IP corporativă este concepută pentru a simplifica managementul unei organizații, a îmbunătăți procesele, a consolida controlul și, prin urmare, a oferi beneficii competitive. Numai din acest punct de vedere pot fi evaluate beneficiile implementării sale.

Urmând această logică, devine clar că, deși SI-ul corporativ este în general menit să ofere tuturor utilizatorilor informațiile necesare, gestionarea dezvoltării și implementării SIC este apanajul conducerii de vârf a companiei! Liderii înțeleg asta?

Și aici trebuie să luptăm împotriva stereotipurilor persistente. „De ce am nevoie de un sistem corporativ dacă lucrurile la întreprindere merg deja bine?” „De ce să spargi ceva dacă totul funcționează?” Dar cel mai adesea nu este nevoie să-l spargi. În prima etapă, trebuie doar să formalizați și să transferați în mod competent și corect procesele identificate în cadrul cărora întreprinderea trăiește în SI corporativă. O astfel de formalizare nu va face decât să ascuți, să șlefuiască idei de marketing și producție de succes și să se optimizeze proces de managementși control și va permite alte modificări direcționate.

Introducerea unui nou IS este un proces complex, care durează de la câteva luni pentru SI mici până la câțiva ani pentru SI ale companiilor mari distribuite cu o gamă largă de produse și un număr mare de furnizori. Succesul unui proiect de dezvoltare (sau achiziție) și implementare a unui sistem informațional depinde în mare măsură de disponibilitatea întreprinderii de a realiza proiectul, de interesul personal și de voința managementului, de un program realist de acțiune, de disponibilitatea resurselor, de personal instruit, și capacitatea de a depăși rezistența la toate nivelurile organizației stabilite.

Până acum, a apărut un set standard de tehnici pentru introducerea sistemelor informaționale. Regula de baza: efectuați secvențial fazele necesare și nu săriți peste niciuna dintre ele.

Următorii factori sunt critici pentru implementare:

• prezența obiectivelor de proiect și cerințelor IP clar definite;
• disponibilitatea unei strategii pentru implementarea și utilizarea IP;
• efectuarea unui studiu înainte de proiect al întreprinderii și construirea modelelor „Așa cum este” și „Așa cum va fi”;
• planificarea muncii, resursele și monitorizarea implementării planului de implementare;
• participarea managementului superior la implementarea sistemului;
• desfășurarea lucrărilor de implementare a SI de către specialiști în integrare de sisteme împreună cu specialiști în întreprindere;
• monitorizarea periodică a calității muncii prestate;
• obținerea rapidă a rezultatelor pozitive cel puțin în parte din modulele SI implementate sau în cursul acestuia operațiune de probă.

Înainte de a începe dezvoltarea proiect de implementare necesar:

• formalizează pe cât posibil obiectivele proiectului de implementare a SI;
• estimarea costurilor și elementelor de cheltuieli minime necesare;
• stabiliți o prioritate ridicată pentru proiectul de implementare față de alte proiecte în derulare;
• dotare manager de proiect puterile maxime posibile;
• desfășoară activități educaționale de masă cu personalul întreprinderii pentru a transmite tuturor importanța și necesitatea transformărilor viitoare;
• dezvoltarea măsurilor organizatorice pentru utilizarea noilor tehnologii informaționale;
• distribuie responsabilitatea personală în toate etapele implementării și operațiune de probă.

De asemenea, este necesar să se determine zonele funcționale de implementare a modulelor sistemului informațional:

• management organizațional;
• suport organizatoric si administrativ;
• Control procesele de afaceri;
• management, planificare financiară și contabilitate;
• managementul personalului;
• managementul documentelor;
• management de materiale suport tehnic;
• managementul relatiilor cu clientii si mediul extern.

În plus față de cele enumerate mai sus, este necesar să se stabilească cerințe tehnologice pentru implementarea SI:

• platforma de sistem- implementarea și adaptarea unei soluții gata făcute de la producător sau dezvoltare personalizată în conformitate cu termeni de referinta client;
• integrabilitatea- datele sunt stocate și prelucrate într-un singur spațiu informațional; aceasta le asigură completitatea, consistența, fiabilitatea și reutilizarea; sistemul poate include tehnologii și aplicații nou dezvoltate și deja utilizate;
• adaptabilitate- sistemul este configurat în conformitate cu cerintele clientuluiși asupra caracteristicilor câmpului de informații ale clientului;
• distributie- sistemul poate funcționa eficient în divizii și sucursale ale întreprinderii îndepărtate geografic;
• scalabilitate- sistemul poate fi realizat sub forma unui cadru care contine module de baza si completat in conformitate cu cerintele mediului extern si intern in schimbare.

Principalele faze ale implementării sistemului informațional

Etapa „Lucrări preliminare la pregătirea proiectului de implementare a SI”. În timpul studiului înainte de proiect al întreprinderii (Fig. 8.4), sunt colectate informații detaliate despre structura structurală a organizației, relațiile funcționale, sistemul de management, principalele procese de afaceri, fluxurile din cadrul întreprinderii (Flux de control, Flux de documente, Flux de date). , Work Flow, Cash Flow ), necesare pentru construirea modelelor adecvate și selectarea obiectelor pentru automatizare. Se evaluează calendarul, resursele, tipurile și volumele de muncă, gama și costul software-ului, hardware-ului și telecomunicațiilor, costul pregătirii personalului etc.

Faza „Pregătirea proiectului”. După finalizarea primei faze, se realizează planificarea preliminară și formarea procedurilor de lansare a proiectului:

• formarea de proiecte și grupuri de experți;
• repartizarea puterilor și responsabilităților;
• determinarea cerințelor organizatorice și tehnice pentru procesul de implementare;
• clarificarea specificațiilor și așteptărilor clienților;
• instruirea grupului de implementare format din specialiști din întreprinderea client.

Din anumite motive, ultimul punct foarte important este adesea omis atunci când se elaborează un plan de implementare. Dar succesul întregului proiect depinde foarte mult de el! După începerea finanțării, proiectul se consideră a fi lansat.

Faza „Dezvoltarea conceptuală a proiectului”. În această fază:

• se formează și se aprobă un proiect conceptual;
• se realizează o înțelegere neechivocă obligatorie a intențiilor tuturor participanților la proiect cu privire la SI implementat;
• se clarifică și se precizează scopurile și obiectivele proiectului;
• se determină dimensiunile prototipului de sistem;
• planul de lucru extins, succesiunea etapelor și condițiile sunt convenite operațiune de probă, indicatorii de planificare, financiari și de raportare;

În acest caz, toate aceste acțiuni fara esec sunt documentate, agreate și aprobate de toate părțile interesate și responsabile.

Faza „Implementarea proiectului”. În timpul lucrărilor principale de implementare, mediul de sistem este creat, instalat și configurat, sunt determinate procedurile de administrare a sistemului și sunt instalate sisteme și aplicații hardware și software de bază. Sistemul configurează personalul organizațional și organizațional structuri functionaleîntreprinderile care utilizează astfel de unități organizatorice ca ramură, departament, secție, grup de lucru etc.

Managementul sistemelor informatice

În aproape orice organizație modernă putem observa împletirea strânsă a tehnologiilor informaționale și a proceselor de afaceri ale activității principale. Prin urmare, implementarea (înlocuirea) unui sistem informatic se dovedește a fi o transformare serioasă, care afectează adesea diverse zone ale întreprinderii. Ca urmare, în multe cazuri devine un proces complex și dureros. Cu toate acestea, problemele care apar în timpul implementării sistemului au fost deja suficient de bine studiate, iar acum au fost create metode eficiente de rezolvare a acestora, combinate în standardele (metodologiile) relevante.

Implementarea unui sistem informatic nu este doar instalarea de software, ci și un set de măsuri care necesită forță de muncă atât pentru reproiectarea proceselor de afaceri ale întreprinderii și perfecționarea software-ului implementat, cât și pentru instruirea angajaților întreprinderii pentru a lucra cu sistemul.

Când începem să luăm în considerare problemele legate de organizarea implementării sistemelor informaționale, ar trebui mai întâi să clarificăm sensul termenului „sistem informațional”. Din păcate, până acum, un sistem informațional înseamnă adesea un pachet software, care este complet neadevărat și nu permite să ne facem o idee corectă a obiectivelor proiectului de implementare.

Un sistem informațional este un complex complex de componente eterogene care interacționează între ele și creează proprietățile sistemului necesare consumatorului. Un sistem informațional ar trebui considerat ca întreaga infrastructură a întreprinderii implicată în procesul de gestionare a fluxurilor de informații și documente și include:

Elemente tehnologice care asigură funcționarea sistemului:

Model informativ al domeniului de studiu;

Resurse umane responsabile de formarea și dezvoltarea modelului informațional;

Pachete software;

Resurse umane responsabile cu configurarea pachetului software;

Hardware și bază tehnică;

Resurse umane operaționale și tehnice;

Elemente de management care asigură organizarea funcționării sistemului:

Reglementări pentru dezvoltarea modelului informațional și regulile de modificare a acestuia;

Reglementări pentru suport tehnic și utilizator al pachetului software;

Reglementări pentru efectuarea modificărilor la configurația pachetului software și compoziția modulelor funcționale ale acestuia;

Reglementări de utilizare a pachetului software și instrucțiuni de utilizare;

Reglementări pentru instruirea și certificarea utilizatorilor.

Sarcina unui proiect de implementare a unui sistem informatic include crearea (adaptarea) și punerea în funcțiune productivă a tuturor elementelor enumerate mai sus. Complexitatea acestei sarcini este evidențiată de statisticile dezamăgitoare privind succesul proiectelor IT, cunoscute din rezultatele cercetării Standish Group: în 1998, doar 26% dintre proiecte au fost finalizate la timp, nu au depășit bugetul și au asigurat implementarea funcțiile preconizate.

Sursele problemelor la implementarea unui sistem informatic acoperă diverse aspecte ale unui proiect privat și activitățile companiei în ansamblu. Acestea includ:

Lipsa managementului la întreprindere;

Necesitatea reorganizării parțiale sau complete a structurii întreprinderii;

Necesitatea de a schimba tehnologia de afaceri în diverse aspecte;

Rezistența angajaților întreprinderii;

Creșterea temporară a volumului de muncă al angajaților în timpul implementării sistemului;

Necesitatea de a forma o echipă calificată de implementare și întreținere a sistemului, selectați un lider de echipă puternic.

În plus, în timpul procesului de implementare, există necesitatea implementării unei strategii IT unificate a întreprinderii, care să permită combinarea adecvată a dezvoltării (creării) părților software și hardware ale sistemului în paralel cu un set de lucrări de dezvoltat. infrastructura IT existentă a companiei.

O parte semnificativă a problemelor proiectelor de implementare este cauzată de erori destul de tipice care sunt cunoscute, dar totuși adesea repetate:

Proiectarea sistemelor fără a ține cont de strategia de dezvoltare a afacerii - este necesar să ne imaginăm structura și amploarea afacerii în viitor pentru cel puțin 3 ani;

Încălcarea principiului construirii unui sistem „de sus în jos” și, în consecință, lipsa suportului informațional pentru luarea deciziilor de management la nivelurile superioare ale managementului;

Pasiune excesivă pentru reingineria proceselor de afaceri și subordonarea uneori nejustificată față de cerințele funcționalității standard ale sistemului ERP de bază;

Reproiectarea fundamentală a funcționalității de bază a sistemului ERP;

Așteptări nerealiste din cauza unei evaluări incorecte a rentabilității implementării unui sistem ERP.

În același timp, experiența acumulată în implementarea sistemelor informaționale indică prezența unui grup stabil de factori de succes pentru astfel de proiecte și, în consecință, posibilitatea dezvoltării unei tehnologii pentru gestionarea cu succes a unui proiect de implementare ținând cont de acești factori. Organizarea rațională a proiectelor de implementare a sistemelor informaționale este descrisă în standarde (internaționale, de stat, corporative), care sunt adesea numite metodologii de implementare.

Factorii de succes al proiectului de implementare

Metodologiile de implementare sunt de obicei dezvoltate de producători de top de sisteme informatice, ținând cont de caracteristicile produselor lor software, precum și de domeniul de aplicare. Partea pozitivă a unor astfel de standarde este orientarea lor practică. Acestea reprezintă instrucțiuni de lucru profund cercetate, dovedite, testate în mod repetat și șabloane de documente de proiect. Astfel de standarde sunt de obicei departe de abstracții teoretice, concentrate pe caracteristicile sistemelor specifice și conțin cea mai bună experiență. Dar standardele au și laturi negative: chiar și metodologiile destinate sistemelor de clasă similară nu sunt interschimbabile. De exemplu, metodologia de implementare a sistemului Microsoft Axapta vizează în mare măsură gestionarea setărilor și modificărilor modulelor; iar la implementarea unor module SAP sau ORACLE EBS similare din punct de vedere funcțional, predomină ideologia reinginierii afacerii, în care organizației i se cere să-și schimbe procesele de afaceri, adaptându-le la „bune practici” înregistrate în sistem. Cele mai cunoscute exemple de metodologii includ următoarea listă, departe de a fi exhaustivă:

Dezvoltarea Microsoft - metodologii „OnTarget”, „MSF (Microsoft Solutions Framework)”, „Metodologie pentru parteneri de soluții de afaceri”;

Dezvoltari ale companiei SAP - metodologii „SAP Procedural Model”, „ASAP (Accelerated SAP)”;

Evoluții ale companiei Oracle - un set de metodologii „Metoda Oracle”.

O astfel de varietate de standarde permite organizațiilor să aleagă o strategie rațională pe baza acestora și să își formuleze propriile proceduri de implementare, adică să nu „reinventeze roata” și, în același timp, să asigure avantaje competitive. Adaptarea metodologiilor la nevoile unei anumite întreprinderi constă nu atât în ​​traducerea textelor și a șabloanelor de documente în limba rusă, cât în ​​ajustarea abordărilor ținând cont de condițiile rusești. În acest caz, termenele limită și succesiunea sarcinilor recomandate de standarde sunt de obicei revizuite, sunt create metode de colectare, verificare și conversie a datelor sursă și sunt dezvoltate soluții de integrare cu sistemele moștenite.

Pentru Clientul sistemului informatic, principalele rezultate ale utilizării metodologiei sunt:

Crearea unei soluții care să răspundă optim cerințelor clientului;

Utilizarea eficientă maximă a resurselor proiectului;

Minimizarea timpului și costurilor de implementare;

Reducerea riscurilor proiectului.

În același timp, organizarea muncii în conformitate cu o metodologie documentată este utilă și pentru dezvoltatorul de sistem:

Apare o bază metodologică pentru instruirea noilor angajați în metodele standard de implementare;

Costurile interne pentru organizarea și implementarea proiectelor sunt reduse;

Se îmbunătățește interacțiunea și înțelegerea reciprocă între membrii echipei de proiect;

Eficiența partajării resurselor între proiecte și echipe crește.

În ciuda varietății metodologiilor existente, conținutul acestora include următoarele componente: o descriere a compoziției și structurii pachetului de lucru al proiectului de implementare, regulile de gestionare a unui astfel de proiect și structura organizatorică a echipei de implementare.

Structurarea unui set de lucrări constă în primul rând în identificarea fazelor (etapelor) ale proiectului. Împărțirea proiectului în faze (cu durată de 3-4 luni) se datorează complexității mari a proiectelor și timpului semnificativ alocat implementării sistemelor informaționale, vă permite să obțineți rezultate semnificative într-un timp mai scurt și să realizați următoarele avantaje în organizarea proiectului:

Datele din documentația proiectului nu devin depășite;

După finalizarea fiecărei etape a proiectului devine posibilă clarificarea sau ajustarea sarcinilor de rezolvat în fazele ulterioare;

Riscurile proiectului cauzate de schimbările organizaționale la întreprinderea Clientului în timpul proiectului sunt reduse;

Bugetul proiectului și programul de plată sunt optimizate.

Compoziția etapelor proiectului și distribuția muncii în etape depind de metodologia specifică, cu toate acestea, este posibil să se identifice o compoziție tipică de etape care sunt prezente în diferite grade în toate metodologiile și sunt determinate de logica de implementare în sine. Acestea sunt etapele definirii proiectului, examinării obiectului de automatizare, analizării rezultatelor examinării și dezvoltării designului sistemului, crearea (configurarea) sistemului, punerea în funcțiune a sistemului și întreținerea sistemului.

Următorul pas este identificarea proceselor (seturi de lucrări) efectuate în diferite etape ale proiectelor. Compoziția și succesiunea de execuție a proceselor sunt determinate de o metodologie specifică și servesc drept bază pentru planificarea proiectului - pentru construirea unei structuri ierarhice de lucru.

Astfel, metodologia de implementare este construită ca intersecția a două domenii diferite de cunoaștere: o tehnologie specifică pentru crearea unui produs - un sistem informațional - și o tehnologie destul de universală pentru gestionarea activităților de proiect.

Componentele metodologiei de implementare

Principalele etape de implementare a sistemului informatic

1. Identificarea principalelor fluxuri de informații la nivelul întreprinderii, formarea unei baze de documentație de bază de reglementare și de referință și reconcilierea acesteia.

În această etapă sunt determinate principalele fluxuri de informații ale întreprinderii și problemele care pot apărea în timpul implementării (de exemplu, lipsa documentelor primare, a documentației normative și de referință, a standardelor etc.). Se formează și se verifică o bază de date cu documentație de referință de bază de reglementare. Pe baza rezultatelor acestui sondaj, se formează un document, semnat de toți participanții la proiectul de implementare, care descrie toate problemele identificate și schițează modalitățile de eliminare a acestora. Succesul întregului proiect în ansamblu depinde adesea de calitatea acestei etape și de caracterul complet al documentului pregătit. Trebuie spus că o condiție necesară pentru succesul întregului proiect de implementare este documentarea detaliată a acestuia.

2. Construirea unui model informaţional-funcţional al activităţii întreprinderii (IDEF), descrierea şi optimizarea proceselor supuse automatizării.

Pe lângă construirea unui model informațional și funcțional al activităților întreprinderii, în această etapă sunt dezvoltate și convenite setările directoarelor și clasificatoarelor de sistem. Dacă este necesar, se iau decizii de modificare a practicilor contabile existente sau a modelelor funcționale. Prezența standardelor corporative (care de obicei nu există în Ucraina) este foarte importantă aici. În această etapă, standardele de contabilitate corporativă trebuie să fie create sau analizate pentru a fi complete. Această sarcină poate fi îndeplinită numai de personal bine pregătit sau de consultanți externi. Principala cerință în acest caz este disponibilitatea tuturor cărților de referință și clasificatoarelor necesare funcționării sistemului (un clasificator unificat de produse, bunuri și materiale; un plan de conturi și caracteristici analitice ale contabilității; directoare ale debitorilor și creditorilor, un directorul tranzacțiilor comerciale de bază, standardele de contabilitate pentru circulația activelor materiale și monetare etc.) și conformitatea principiilor organizării lor cu cerințele sistemului.

Modelarea proceselor de afaceri ale întreprinderii este, de asemenea, foarte de dorit, deoarece vă permite să fiți bine pregătiți pentru implementare. Modelarea ar trebui să fie realizată de angajați bine pregătiți ai întreprinderii client, cu implicarea consultanților de înaltă calificare și cu modelul creat legat de standardele de afaceri și de viitorul sistem. După instruire, grupul de implementare elaborează un plan detaliat pentru proiectul de implementare, care include aspecte precum responsabilitățile participanților la proiect, datele de începere și de încheiere a lucrărilor, precum și alte sarcini conexe care sunt rezolvate în paralel. Lucrarea este realizată în comun de echipa de implementare și consultanți externi.

3. Implementarea unui proiect pilot.

În această etapă, toate activitățile întreprinderii sunt pe deplin modelate. În diviziile individuale ale întreprinderii, datele reale sunt introduse în sistem (într-o măsură limitată), iar funcțiile de afaceri sunt testate în mod constant prin simularea situațiilor reale ale activităților întreprinderii (în condiții cât mai apropiate de realitate). Munca reciprocă a departamentelor este elaborată pe baza exemplelor pilot de testare. Pe baza rezultatelor exemplului pilot, conducerea întreprinderii ia o decizie cu privire la implementarea la scară largă a sistemului.

4. Adaptarea sistemului la întreprindere.

În această etapă, sistemul este configurat în conformitate cu planul proiectului de implementare și modulele și funcțiile individuale sunt testate de echipa de implementare. Utilizatorii finali sunt instruiți să lucreze cu sistemul configurat direct la locurile lor de muncă. În acest caz, un sistem de limitare a accesului utilizatorului final la informații trebuie să fie deja instalat și configurat. Instruirea este efectuată de membrii echipei de implementare - angajați ai întreprinderii client.

5. Funcționare de probă a sistemului ERP.

În această etapă, clientul trebuie să se asigure că funcționalitatea obținută ca urmare a configurării sistemului respectă pe deplin cerințele întreprinderii. În această etapă, este menținută intrarea dublă a datelor în sistemele vechi și noi. În timpul operațiunii de probă: se generează rapoarte standard (folosind sistemul ERP și în modurile obișnuite) și se realizează verificarea datelor; sistemul se pune treptat în funcțiune, în domenii individuale de contabilitate sau management; instrucțiunile de întreținere a locurilor de muncă sunt documentate și fișele posturilor ale participanților la procesul contabil sunt ajustate etc.

6. Punerea în funcțiune comercială a sistemului.

Se întocmește un plan de transfer al sistemului implementat în exploatare comercială și se stabilesc procedurile de lucru și un program pentru trecerea utilizatorilor finali la lucrul în noul sistem. Aceste planuri sunt apoi implementate în mod constant. Cele mai necesare date din sistemele vechi sunt convertite.

7. Sprijinul exploatării industriale.

Cerințele moderne pentru orice companie care se așteaptă să ocupe o poziție puternică pe piața modernă presupun o disponibilitate de a implementa obiective specifice, precum și o disponibilitate de a-și transforma activitățile prin introducerea de noi realizări. În primul rând, aceasta se referă la tehnologiile înalte, care în cele mai multe cazuri fac posibilă nu numai să faciliteze implementarea sarcinilor individuale, ci și să reducă costurile întreprinderii în ansamblu.

În acest sens, managerii acordă din ce în ce mai multă atenție necesității de a introduce sisteme informaționale în proces. Cu toate acestea, acest proces necesită o anumită pregătire; în plus, procesul de implementare în sine trebuie să țină cont de anumite caracteristici ale afacerii.

Implementarea oricărui sistem informațional nou ar trebui să aibă loc numai după ce a fost formulată gama de sarcini specifice pe care sistemul trebuie să le rezolve. Este necesară o înțelegere clară a exact care procese pot fi optimizate sau îmbunătățite de sistemul informatic implementat.

Pe baza acestui lucru, puteți planifica mai bine procesul de implementare în sine și, de asemenea, puteți lua în considerare exact cât timp va dura pentru a face acest lucru, precum și pentru a stăpâni noul sistem. Pe baza acesteia se calculează fezabilitatea economică a acestei operațiuni.

Dacă utilizarea noului sistem corespunde obiectivelor strategice, utilizarea sa este pe deplin justificată, iar compania însăși este gata să-l stăpânească, atunci puteți trece la etapa următoare.

Caracteristici generale ale proiectelor de implementare a sistemelor informatice.

Sarcina unui proiect de implementare a unui sistem informatic include crearea (adaptarea) și punerea în funcțiune productivă a tuturor elementelor enumerate mai sus. Complexitatea acestei sarcini este evidențiată de statisticile dezamăgitoare privind succesul proiectelor IT, cunoscute din rezultatele cercetării Standish Group: în 1998, doar 26% dintre proiecte au fost finalizate la timp, nu au depășit bugetul și au asigurat implementarea funcțiile preconizate.

Sursele problemelor la implementarea unui sistem informatic acoperă diverse aspecte ale unui proiect privat și activitățile companiei în ansamblu. Acestea includ:

• · lipsa managementului la întreprindere;
• · necesitatea reorganizării parțiale sau complete a structurii întreprinderii;
• · nevoia de a schimba tehnologia de afaceri în diverse aspecte;
• · rezistenţa angajaţilor întreprinderii;
• · creșterea temporară a volumului de muncă al angajaților pe perioada implementării sistemului;
• · necesitatea de a forma o echipă calificată de implementare și întreținere a sistemului, selectați un lider de echipă puternic.

În plus, în timpul procesului de implementare, există necesitatea implementării unei strategii IT unificate a întreprinderii, care să permită combinarea adecvată a dezvoltării (creării) părților software și hardware ale sistemului în paralel cu un set de lucrări de dezvoltat. infrastructura IT existentă a companiei.

O parte semnificativă a problemelor proiectelor de implementare este cauzată de erori destul de tipice care sunt cunoscute, dar, totuși, adesea repetate:

• · proiectarea sistemelor fără a ține cont de strategia de dezvoltare a afacerii – este necesar să ne imaginăm structura și amploarea afacerii în viitor pentru cel puțin 3 ani.
• · încălcarea principiului construirii unui sistem „de sus în jos” și, în consecință, lipsa suportului informațional pentru luarea deciziilor de management la nivelurile superioare ale managementului;
• · pasiune excesivă pentru reingineria proceselor de afaceri și subordonarea uneori nejustificată față de cerințele funcționalității standard a sistemului ERP de bază;
• · reproiectarea radicală a funcționalității de bază a sistemului ERP;
• · așteptări nerealiste din cauza unei evaluări incorecte a eficienței economice a implementării unui sistem ERP.

În același timp, experiența acumulată în implementarea sistemelor informaționale indică prezența unui grup stabil de factori de succes pentru astfel de proiecte și, în consecință, posibilitatea dezvoltării unei tehnologii pentru gestionarea cu succes a unui proiect de implementare ținând cont de acești factori (Fig. . 2). Organizarea rațională a proiectelor de implementare a sistemelor informaționale este descrisă în standarde (internaționale, de stat, corporative), care sunt adesea numite metodologii de implementare.

Orez. 2. Factorii de succes al proiectului de implementare

Scopul și componența metodologiilor de implementare.

Metodologiile de implementare sunt de obicei dezvoltate de producători de top de sisteme informatice, ținând cont de caracteristicile produselor lor software, precum și de domeniul de aplicare. Partea pozitivă a unor astfel de standarde este orientarea lor practică. Acestea reprezintă instrucțiuni de lucru profund cercetate, dovedite, testate în mod repetat și șabloane de documente de proiect. Astfel de standarde sunt de obicei departe de abstracții teoretice, concentrate pe caracteristicile sistemelor specifice și conțin cea mai bună experiență. Dar standardele au și laturi negative: chiar și metodologiile destinate sistemelor de clasă similară nu sunt interschimbabile. De exemplu, metodologia de implementare a sistemului Microsoft Axapta vizează în mare măsură gestionarea setărilor și modificărilor modulelor; iar la implementarea unor module SAP sau ORACLE EBS similare din punct de vedere funcțional, predomină ideologia reinginierii afacerii, în care organizației i se cere să-și schimbe procesele de afaceri, adaptându-le la „bune practici” înregistrate în sistem. Cele mai cunoscute exemple de metodologii includ următoarea listă, departe de a fi exhaustivă:

• · Dezvoltari Microsoft - metodologii „OnTarget”, „MSF (Microsoft Solutions Framework)”, „Metodologie partener de solutii de afaceri”;
• · dezvoltări ale companiei SAP - metodologie „SAP Procedural Model”, „ASAP (Accelerated SAP)”;
• · dezvoltat de Oracle - un set de metodologii „Metoda Oracle”.

O astfel de varietate de standarde permite organizațiilor să aleagă o strategie rațională bazată pe acestea și să își formuleze propriile proceduri de implementare, de ex. evitați „reinventarea roții” și, în același timp, oferiți avantaje competitive. Adaptarea metodologiilor la nevoile unei anumite întreprinderi constă nu atât în ​​traducerea textelor și a șabloanelor de documente în limba rusă, cât în ​​ajustarea abordărilor ținând cont de condițiile rusești. În acest caz, termenele limită și succesiunea sarcinilor recomandate de standarde sunt de obicei revizuite, sunt create metode de colectare, verificare și conversie a datelor sursă și sunt dezvoltate soluții de integrare cu sistemele moștenite.

Pentru Clientul sistemului informatic, principalele rezultate ale utilizării metodologiei sunt:

• · crearea unei soluții care să răspundă optim cerințelor clientului;
• · utilizarea eficientă maximă a resurselor proiectului;
• · minimizarea timpului și costurilor de implementare;
• · reducerea riscurilor proiectului.

În același timp, organizarea muncii în conformitate cu o metodologie documentată este utilă și pentru dezvoltatorul de sistem:

• · apare o bază metodologică pentru instruirea noilor angajați în metodele standard de implementare;
• · se reduc costurile interne pentru organizarea și implementarea proiectelor;
• · se îmbunătățește interacțiunea și înțelegerea reciprocă între membrii echipei de proiect;
• · crește eficiența partajării resurselor între proiecte și echipe.

În ciuda varietății metodologiilor existente, conținutul acestora include următoarele componente standard: o descriere a compoziției și structurii pachetului de lucru al proiectului de implementare, regulile de gestionare a unui astfel de proiect și structura organizatorică a echipei de implementare.

Structurarea unui set de lucrări constă, în primul rând, în identificarea fazelor (etapelor) proiectului. Împărțirea proiectului în faze (cu durată de 3-4 luni) se datorează complexității mari a proiectelor și timpului semnificativ alocat implementării sistemelor informaționale, vă permite să obțineți rezultate semnificative într-un timp mai scurt și să realizați următoarele avantaje în organizarea proiectului:

• · datele din documentația de proiectare nu devin depășite;
• · după finalizarea fiecărei etape a proiectului devine posibilă clarificarea sau ajustarea sarcinilor de rezolvat în fazele ulterioare;
• · se reduc riscurile de proiect cauzate de schimbările organizaționale la întreprinderea Clientului în timpul proiectului;
• · bugetul proiectului și graficul de plată sunt optimizate.

Compoziția etapelor proiectului și distribuția muncii în etape depind de metodologia specifică, cu toate acestea, este posibil să se identifice o compoziție tipică de etape care sunt prezente în diferite grade în toate metodologiile și sunt determinate de logica de implementare în sine. Acestea sunt etapele definirii proiectului, examinării obiectului de automatizare, analizării rezultatelor examinării și dezvoltării designului sistemului, crearea (configurarea) sistemului, punerea în funcțiune a sistemului și întreținerea sistemului.

Următorul pas este identificarea proceselor (seturi de lucrări) efectuate în diferite etape ale proiectelor. Compoziția și succesiunea de execuție a proceselor sunt determinate de o metodologie specifică și servesc drept bază pentru planificarea proiectului - pentru construirea unei structuri ierarhice de lucru.

Astfel, metodologia de implementare este construită ca intersecția a două domenii diferite de cunoaștere: o tehnologie specifică pentru crearea unui produs - un sistem informațional - și o tehnologie destul de universală pentru gestionarea activităților de proiect (Fig. 3).

Orez. 3.

Pe baza acestui fapt, implementarea proceselor informaționale este un proces destul de complex și cu forță de muncă intensivă, care necesită o modernizare constantă a serviciilor. Constând din mulți factori și aspecte, ignorând care pot perturba structura întregii producții și pot duce, dacă nu la ruinarea întreprinderii, atunci cel puțin la costuri inutile.

UNIVERSITATEA NAȚIONALĂ TAVRICHESKY

lor. IN SI. VERNADsky

Facultatea de Economie

Departamentul de Cibernetică Economică

departamentul de zi

MALYSHEV SERGEY IVANOVICH

IMPLEMENTAREA TEHNOLOGIILOR (SISTEMELOR) INFORMAȚIILOR ÎN ACTIVITĂȚILE ÎNTREPRINDERIEI

Lucrări de curs

elev anul II, gr. 201K ______________ Malyshev S.I.

consilier științific,

Conf. univ. dr. ______________ Krulikovsky A.P.

Simferopol, 2009

INTRODUCERE ……………………………………………………………………….3

CAPITOLUL 1

SISTEME INFORMAȚII ȘI TEHNOLOGII ÎN ECONOMIE ………………………………………………………………...6

1.1. Istoria dezvoltării sistemelor informaționale……………………………………… 6

1.2. Clasificarea tehnologiilor și sistemelor informaționale………………………… 8

1.3. Tipuri de sisteme informaționale într-o organizație……………………… 16

1.4. Potențiali consumatori de tehnologii informaționale………… 19

1.5. Experiență în utilizarea sistemelor informaționale……………………. 21

CAPITOLUL 2

SELECTAREA, IMPLEMENTAREA ȘI OPERAREA UNUI SISTEM DE INFORMAȚII …………………………………………………………………...22

2.1. Problema alegerii unui sistem informatic…………………………. 22

2.2. Criterii de alegere a unui sistem………………………………………………………………………. 24

2.3. Metode de implementare a sistemului …………………………………………………………………………….. 27

2.4. Etapele implementării sistemului informațional…………………………. 30

CONCLUZIE…………………………………………………………………………………………………….…32

LISTA SURSELOR……………………………………………………………………………………………….35

Introducere

Trecerea la relațiile de piață în economie și progresul științific și tehnologic au accelerat extrem de mult ritmul de introducere a ultimelor realizări în domeniul informației în toate sferele vieții socio-economice a societății. Termenul „informatizare” a apărut pentru prima dată în timpul creării de informații locale multi-terminale și a sistemelor de calcul și a rețelelor de așteptare.

Informatizarea în domeniul managementului proceselor economice presupune, în primul rând, creșterea productivității lucrătorilor prin reducerea raportului cost/producție, precum și îmbunătățirea calificărilor și alfabetizării profesionale a specialiștilor implicați în activități de management. În țările dezvoltate, au loc simultan două revoluții legate reciproc: în tehnologia informației și în afaceri, ajutându-se reciproc.

Tehnologiile informaționale există de mult timp, prin urmare, odată cu dezvoltarea calculatoarelor și comunicațiilor, au început să apară diverse variații: „tehnologii informaționale și comunicaționale”, „tehnologii informatice computerizate”, etc. În această lucrare, prin tehnologia informației vom înțelege sensul modern, adică integrarea calculatoarelor, electronicii și mijloacelor de comunicare.

Există multe definiții pentru acest termen, de exemplu:

Tehnologia informației este un ansamblu organizat sistemic de metode și mijloace de rezolvare a problemelor de management pentru realizarea operațiunilor de colectare, înregistrare, transfer, acumulare, căutare, prelucrare și protejare a informațiilor pe baza utilizării software-ului dezvoltat, a mijloacelor informatice și de comunicare utilizate, precum precum și metodele prin care informațiile sunt oferite clienților.

Există o legătură între tehnologia informației și management. Managerul trebuie să ia întotdeauna decizii în condiții de mare incertitudine: inflație, modificări ale cursului de schimb, modificări ale condițiilor fiscale și legale de muncă, iar concurenții nu sunt adormiți. Calculatoarele pot calcula rapid și precis opțiunile și astfel oferă răspunsuri la tot felul de întrebări de acest tip. Acesta este poate unul dintre principalele avantaje ale unui computer față de o persoană.

Noua tehnologie a informației se caracterizează prin:

Operarea utilizatorului în modul de manipulare;

Suport de informații end-to-end în toate etapele fluxului de informații bazat pe baze de date integrate, oferind o singură formă unificată de prezentare, stocare, căutare, afișare, recuperare și protecție a datelor;

Proces de procesare a documentelor fără hârtie;

Modul interactiv de rezolvare a problemelor;

Posibilitati de executare colectiva a documentelor pe baza tehnologiei de retea client-server, unite prin mijloace de comunicare;

Posibilitati de restructurare adaptativa a formelor si metodelor de prezentare a informatiilor in procesul de rezolvare a unei probleme.

Indispensabilitatea tehnologiei informatice este că face posibilă optimizarea și raționalizarea funcției de management prin utilizarea unor noi mijloace de colectare, transmitere și transformare a informațiilor.

Ce poate oferi implementarea unui sistem informatic?

Reducerea costurilor totale ale întreprinderii în lanțul de aprovizionare (în achiziții),

Creșterea vitezei de rotație,

Reducerea inventarului în exces la minimum,

Creșterea și complexitatea gamei de produse,

Îmbunătățirea calității produsului,

Onorarea comenzilor la timp și îmbunătățirea calității generale a serviciului clienți.

Reforma metodelor de gestionare a obiectelor economice a presupus nu numai o restructurare a organizării procesului de automatizare a activităților de management, ci și răspândirea unor noi forme de implementare a acestor activități. Scopul acestei lucrări este de a explora metode de implementare a unui nou sistem informațional și de a lua în considerare rezultatele utilizării acestuia.

1.1. Istoria dezvoltării sistemelor informaționale

Istoricul dezvoltării sistemelor informaționale și scopurile utilizării lor în diferite perioade sunt prezentate în Tabelul 1.

Tabelul 1. Schimbarea abordării în utilizarea sistemelor informaționale

Perioada de timp	Conceptul de utilizare a informațiilor	Tipul sistemelor informatice	Scopul utilizării
1980 -??? gg.	Fluxul de hârtie al documentelor de decontare Asistență de bază în pregătirea rapoartelor Controlul de management al vânzărilor (vânzărilor) Informația este o resursă strategică care oferă un avantaj competitiv	Sisteme informatice pentru prelucrarea documentelor de decontare pe aparate electromecanice de contabilitate Sisteme informatice de management pentru informatii de productie Sisteme de sprijin pentru decizii Sisteme pentru managementul superior Sisteme informatice strategice. Birouri automatizate	Creșterea vitezei de procesare a documentelor Simplificarea procedurii de procesare a facturilor și calculelor de salarizare Accelerarea procesului de raportare Dezvoltarea celei mai raționale soluții Supraviețuirea și prosperitatea companiei

Primele sisteme informatice au aparut in anii '50. În acești ani, acestea au fost destinate procesării facturilor și a salarizării și au fost implementate pe mașini de contabilitate electromecanice. Acest lucru a dus la o anumită reducere a costurilor și a timpului pentru pregătirea documentelor pe hârtie.

anii 60 sunt marcate de o schimbare a atitudinii faţă de sistemele informaţionale. Informațiile obținute de la aceștia au început să fie folosite pentru raportarea periodică a multor parametri. Pentru a realiza acest lucru, organizațiile aveau nevoie de echipamente informatice multifuncționale capabile să servească mai multe funcții, și nu doar să proceseze facturile și să calculeze salariile, așa cum era cazul anterior.

În anii 70 - începutul anilor 80. Sistemele informatice încep să fie utilizate pe scară largă ca mijloc de control al managementului, susținând și accelerând procesul decizional.

Până la sfârșitul anilor 80. Conceptul de utilizare a sistemelor informatice se schimbă din nou. Ele devin o sursă strategică de informații și sunt utilizate la toate nivelurile oricărei organizații. Sistemele informaționale din această perioadă, oferind informațiile necesare la timp, ajută organizația să obțină succes în activitățile sale, să creeze noi bunuri și servicii, să găsească noi piețe, să își asigure parteneri demni, să organizeze producția de produse la preț redus și multe altele.

Tehnologiile informaționale pot fi clasificate în prezent după o serie de caracteristici, în special: metoda de implementare în sistemul informațional, gradul de acoperire a sarcinilor de management, clasele de operațiuni tehnologice în curs de implementare, tipul de interfață cu utilizatorul, opțiunile de utilizare. o rețea de calculatoare și domeniul care este deservit.

Tabelul 2. Clasificarea tehnologiilor informaţionale.

TEHNOLOGIA DE INFORMAȚIE	După metoda de implementare în SI	Tradiţional
		Noile tehnologii informaționale
	După gradul de acoperire a sarcinilor de conducere	Prelucrare electronică a datelor
		Automatizarea funcțiilor de control
		Sprijin decizional
		Sediu electronic
		Suport expert
	Pe clasa de operațiuni tehnologice în curs de implementare	Lucrul cu un editor de text
		Lucrul cu un procesor de masă
		Lucrul cu DBMS
		Lucrul cu obiecte grafice
		Sisteme multimedia
		Sisteme hipertext
	După tipul de interfață cu utilizatorul	Lot
		De conversaţie
	După metoda de construire a rețelei	Local
		Multi-nivel
		Distribuit
	După domeniul de activitate deservit	Contabilitate
		Activitati bancare
		Activitati fiscale
		Activitati de asigurare

Să luăm în considerare relația dintre sistemele informaționale și tehnologiile informaționale.

Un sistem informațional economic este un ansamblu de fluxuri interne și externe de comunicare directă și feedback informațională a unui obiect economic, metode, instrumente, specialiști implicați în procesul de prelucrare a informațiilor și în elaborarea deciziilor de management.

Un sistem informatic automatizat este un ansamblu de informații, metode și modele economice și matematice, tehnici, software, instrumente tehnologice și specialiști, concepute pentru prelucrarea informațiilor și luarea deciziilor de management.

Astfel, un sistem informatic poate fi definit în termeni tehnici ca un set de componente interconectate care colectează, procesează, stochează și distribuie informații pentru a sprijini luarea deciziilor și managementul într-o organizație. Pe lângă sprijinirea luării deciziilor, coordonării și controlului, sistemele informaționale îi pot ajuta pe manageri să analizeze problemele, să facă vizibile obiectele complexe și să creeze produse noi.

Sistemele informaționale conțin informații despre persoane, locuri și obiecte semnificative dintr-o organizație sau din mediu. Informațiile sunt date care au fost convertite într-o formă care este semnificativă și utilă pentru utilizatori. Datele, în schimb, sunt fluxuri de fapte brute care reprezintă rezultate găsite în organizații sau în mediul fizic înainte de a fi organizate și convertite într-o formă pe care utilizatorii o pot înțelege și utiliza.

Pe baza surselor de primire, informațiile pot fi împărțite în externe și interne. Informațiile externe constau în directive de la autoritățile superioare, diverse materiale de la autoritățile centrale și locale, documente primite de la alte organizații și întreprinderi aferente. Informațiile interne reflectă date despre progresul producției la întreprindere, despre implementarea planului, despre activitatea atelierelor, zonele de servicii și despre comercializarea producției.

Toate tipurile de informații necesare managementului întreprinderii constituie un sistem informațional. Sistemul de management și sistemul informațional la orice nivel de management formează o unitate. Administrarea fără informații este imposibilă.

Trei procese dintr-un sistem informatic produc informațiile de care organizațiile au nevoie pentru a lua decizii, a gestiona, a analiza problemele și a crea noi produse sau servicii - intrare, procesare și ieșire.

Introducerea de informații din surse externe sau interne;

Prelucrarea informațiilor de intrare și prezentarea lor într-o formă convenabilă;

Informații de ieșire pentru prezentarea consumatorilor sau transferul către alt sistem;

Feedback-ul este o informație procesată de persoanele dintr-o anumită organizație pentru a corecta informațiile introduse.

Orez. 1. Procese din sistemul informatic

În timpul procesului de intrare, informațiile neverificate sunt înregistrate sau colectate în cadrul organizației sau din mediul extern. Prelucrarea transformă această materie primă într-o formă mai semnificativă. În timpul etapei de ieșire, datele prelucrate sunt transferate personalului sau proceselor în care vor fi utilizate. Sistemele informaționale au, de asemenea, nevoie de feedback, care sunt datele procesate returnate necesare pentru a adapta elementele organizației pentru a ajuta la evaluarea sau corectarea datelor prelucrate.

Un sistem informatic este definit de următoarele proprietăți:

Orice sistem informatic poate fi analizat, construit si gestionat pe baza unor principii generale pentru sistemele de constructii;

Sistemul informatic este dinamic și evolutiv;

La construirea unui sistem informatic, este necesar să se folosească o abordare sistematică;

Ieșirea sistemului informațional este informații pe baza cărora se iau deciziile;

Un sistem informațional ar trebui perceput ca un sistem de procesare a informațiilor om-calculator.

Există sisteme informatice organizaționale formale și informale. Sistemele formale se bazează pe date și proceduri acceptate și organizate pentru colectarea, stocarea, producerea, distribuirea și utilizarea acestor date.

Sistemele informale informale (cum ar fi bârfa) se bazează pe acorduri implicite și reguli de comportament nescrise. Nu există reguli despre ce sunt informațiile sau cum vor fi colectate și procesate. Astfel de sisteme sunt necesare pentru viața organizației. Au o relație foarte îndepărtată cu tehnologia informației.

Deși sistemele informatice computerizate folosesc tehnologia computerizată pentru a procesa informații neverificate în informații semnificative, există o diferență distinctă între un computer și un program de calculator, pe de o parte, și un sistem informațional, pe de altă parte. Calculatoarele electronice și programele pentru acestea sunt baza tehnică, instrumentele și materialele sistemelor informaționale moderne. Calculatoarele oferă echipamente pentru stocarea și producerea informațiilor. Programele de calculator, sau software-ul, sunt seturi de manuale de service care controlează funcționarea computerelor. Dar computerele sunt doar o parte a sistemului informatic.

Din perspectiva afacerii, un sistem informatic reprezinta decizii organizatorice si de management bazate pe tehnologia informatiei ca raspuns la provocarile puse de mediu. Înțelegerea sistemelor informaționale nu înseamnă cunoașterea calculatorului; un manager trebuie să aibă o înțelegere mai largă a organizării, managementului și tehnologiei sistemelor informaționale și a capacității acestora de a oferi soluții la problemele din mediul de afaceri.

La clasificarea sistemelor informaționale, este convenabil să se facă distincția între sistemele CRM (relații cu clienții), ERP (managementul întreprinderii) și sistemele MPC (management bazat pe performanța financiară).

Pe piața internă, granițele unei astfel de clasificări sunt foarte neclare, de exemplu, binecunoscutul sistem financiar 1C este poziționat ca un ERP, în timp ce ar fi incorect să spunem că 1C este un concurent al unui astfel de sistem ERP precum Navision. Axaptra.

Primele sisteme care au fost dezvoltate pentru rezolvarea problemelor de management al întreprinderii au acoperit în principal domeniul contabilității depozitelor sau materialelor (IC - Inventory Control). Apariția lor se datorează faptului că contabilitatea materialelor (materii prime, produse finite, mărfuri), pe de o parte, este o sursă eternă de diverse probleme pentru managerul unei întreprinderi, iar pe de altă parte (într-o întreprindere relativ mare) dintre cele mai intense zone de muncă care necesită o atenție constantă. Principala „activitate” a unui astfel de sistem este contabilitatea materialelor.

Următoarea etapă în îmbunătățirea contabilității materialelor a fost marcată de sistemele de planificare a producției sau a resurselor materiale (în funcție de direcția activităților organizației). Aceste sisteme, incluse în standard, sau mai degrabă două standarde (MRP - Material Requirements Planning și MRP II - Manufacturing Requirements Planning), sunt foarte răspândite în Occident și au fost de multă vreme utilizate cu succes de către întreprinderi, în primul rând în industriile prelucrătoare. Principiile de bază care au stat la baza sistemelor standard MRP includ

Descrierea activităților de producție ca flux de comenzi interdependente;

Luarea în considerare a limitărilor de resurse la executarea comenzilor;

Minimizarea ciclurilor de producție și a stocurilor;

Formarea comenzilor de aprovizionare și producție pe baza comenzilor de vânzare și a programelor de producție.

Desigur, există și alte funcții MRP: planificarea ciclului de proces, planificarea încărcării echipamentelor etc. De menționat că sistemele standard MRP rezolvă problema nu atât a contabilității, cât a gestionării resurselor materiale ale unei întreprinderi.

Cele mai populare noi tipuri de sisteme informatice la ora actuală sunt ERP - Enterprise Resource Planning systems. Sistemele ERP în funcționalitatea lor acoperă nu numai contabilitatea depozitului și managementul materialelor, pe care sistemele descrise mai sus le oferă în totalitate, ci adaugă la aceasta toate celelalte resurse ale întreprinderii, în primul rând monetare. Adică, sistemele ERP trebuie să acopere toate domeniile întreprinderii legate direct de activitățile acesteia. În primul rând, aceasta se referă la întreprinderile de producție. Sistemele acestui standard sprijină implementarea funcțiilor financiare și de management de bază. De exemplu, în sistemele Baan este:

Finante si Contabilitate,

Productie,

Vânzări (inclusiv contabilitate depozit, comerț și marketing),

Transport,

Service si intretinere echipamente,

Management de proiect,

Și, de asemenea, un singur panou de management - modulul Manager Information System, pe care managerul poate vedea toate departamentele principale și indicatorii de producție.

Sarcina principală a sistemelor ERP este de a monitoriza starea curentă a întreprinderii și de a alerta managerii despre toate schimbările periculoase ale activităților de producție.

Un sistem informatic, ca orice alt instrument, trebuie să aibă propriile caracteristici și cerințe, în funcție de care să se poată determina funcționalitatea și eficacitatea acestuia. Desigur, pentru fiecare întreprindere specifică, cerințele pentru un sistem informațional vor fi diferite, deoarece trebuie luate în considerare specificul fiecărei organizații.

În ciuda acestui fapt, este necesar să se evidențieze câteva cerințe de bază pentru sistem, comune tuturor „consumatorilor”:

1. Localizarea sistemului informatic. Datorită faptului că cei mai mari dezvoltatori de sisteme informatice sunt companii străine, sistemul trebuie adaptat pentru utilizare de către companiile autohtone. Și aici ne referim la localizare, atât funcțională (ținând cont de particularitățile legislației ucrainene și sistemelor de plată), cât și lingvistică (sistem de ajutor și documentație în ucraineană).

2. Sistemul trebuie să ofere o protecție fiabilă a informațiilor, care necesită un control al accesului bazat pe parolă, un sistem de protecție a datelor pe mai multe niveluri etc.

3. Dacă sistemul este implementat într-o întreprindere mare cu o structură organizatorică complexă, este necesară implementarea accesului la distanță, astfel încât informațiile să poată fi utilizate de toate diviziile structurale ale organizației.

4. Datorită influenței factorilor externi și interni (schimbări în direcția afacerii, modificări în legislație etc.), sistemul trebuie să fie adaptativ. Aplicabilă Ucrainei, această calitate a sistemului ar trebui luată în considerare mai serios, deoarece în țara noastră modificările legislației și regulilor contabile apar de câteva ori mai des decât în ​​țările cu economii stabile.

5. Este necesar să se poată consolida informațiile la nivel de întreprindere (combinând informații din sucursale, filiale etc.), la nivelul sarcinilor individuale, și la nivelul perioadelor de timp.

Aceste cerințe sunt principalele, dar departe de singurele criterii de alegere a unui sistem informațional corporativ pentru o întreprindere.

Întrucât într-o organizație există interese, caracteristici și niveluri diferite, există diferite tipuri de sisteme informaționale. Niciun sistem unic nu poate satisface pe deplin nevoile de informații ale unei organizații. O organizație poate fi împărțită pe niveluri: strategic, managerial, de cunoștințe și operațional; și în domenii funcționale precum vânzări și marketing, producție, finanțe, contabilitate și resurse umane. Sistemele sunt create pentru a servi aceste diverse interese organizaționale. Patru tipuri principale de sisteme informaționale servesc diferite niveluri organizaționale: sisteme la nivel operațional, sisteme la nivel de cunoștințe, sisteme la nivel de management și sisteme la nivel strategic.

Tabelul 3. Tipuri de sisteme informatice.

Sistemele la nivel operațional sprijină managerii de operațiuni, monitorizarea activităților organizaționale de bază, cum ar fi vânzările, plățile, încasarea depozitelor și salariile. Scopul principal al sistemului la acest nivel este de a răspunde la întrebări de rutină și de a muta fluxurile de tranzacții prin organizație. Pentru a răspunde la aceste tipuri de întrebări, informațiile trebuie, în general, să fie ușor accesibile, oportune și precise.

Sistemele de cunoștințe sprijină lucrătorii cunoașterii și procesatorii de date dintr-o organizație. Scopul sistemelor de cunoștințe este de a ajuta la integrarea noilor cunoștințe în afacere și de a ajuta organizația să gestioneze fluxul de documente. Sistemele de cunoștințe, în special sub formă de stații de lucru și sisteme de birou, sunt aplicațiile cu cea mai rapidă creștere în afaceri în prezent.

Sistemele de nivel de management sunt concepute pentru a servi controlului, managementului, luării deciziilor și activităților administrative ale managerilor de mijloc. Ei determină dacă obiectele funcționează bine și raportează periodic. De exemplu, un sistem de control al mișcării raportează mișcarea stocului total, uniformitatea departamentului de vânzări și a departamentului care finanțează costurile angajaților din toate secțiunile companiei, notând unde costurile reale depășesc bugetele.

Unele sisteme de nivel de management sprijină luarea deciziilor neobișnuite. Aceștia tind să se concentreze pe soluții mai puțin structurate pentru care cerințele de informații nu sunt întotdeauna clare.

Sistemele de nivel strategic sunt un instrument de sprijinire a managerilor de nivel superior care pregătesc studii strategice și tendințe pe termen lung în companie și în mediul de afaceri. Scopul lor principal este de a potrivi schimbările în condițiile de operare cu capacitățile organizaționale existente.

Sistemele informaționale pot fi diferențiate și în mod funcțional. Funcțiile organizaționale cheie, cum ar fi vânzările și marketingul, producția, finanțele, contabilitatea și resursele umane sunt susținute de sistemele de informații proprietare. În organizațiile mari, subfuncțiile fiecăreia dintre aceste funcții principale au și propriile lor sisteme informaționale. De exemplu, o funcție de producție poate avea sisteme pentru controlul stocurilor, controlul proceselor, întreținerea instalațiilor, inginerie asistată de computer și planificarea cerințelor de materiale.

O organizație tipică are sisteme la diferite niveluri: operațional, managerial, de cunoștințe și strategic pentru fiecare zonă funcțională. De exemplu, o funcție comercială are un sistem comercial la nivel operațional pentru înregistrarea zilnică a datelor comerciale și procesarea comenzilor. Sistemul de nivel de cunoștințe creează afișaje adecvate pentru a demonstra produsele companiei. Sistemele la nivel de management monitorizează datele de vânzări lunare pentru toate teritoriile comerciale și raportează teritoriile în care vânzările depășesc nivelurile așteptate sau scad sub nivelurile așteptate. Sistemul de prognoză prezice tendințele afacerii pe o perioadă de cinci ani – servind nivelului strategic.

1.4 . Consumatorii potențiali tehnologia Informatiei

Din punct de vedere al utilizării tehnologiei informației, aproape întregul ansamblu de companii de pe piață poate fi împărțit în patru categorii, în care:

· în curs de dezvoltare au fost introduse diverse sisteme, fără legătură, de contabilitate și conducere a întreprinderii în anumite domenii de activitate, precum vânzări, achiziții, depozitare, contabilitate, personal etc.;

· a fost introdus un sistem informatic integrat, dezvoltat „la comandă” și care include componente din lista de module posibile enumerată, dar care nu corespunde nivelului modern și cerințelor noilor standarde care apar constant;

· tehnologiile informaţionale (cu excepţia contabilităţii) practic nu sunt utilizate în gestionarea proceselor şi resurselor;

· s-a încercat implementarea unui sistem industrial, ale cărui caracteristici îndeplinesc cerințele unuia dintre standardele acceptate (MRP, MRPII, ERP etc.), dar rezultatul implementării este nesatisfăcător.

Mai sunt două categorii, dar aceste companii, cel mai probabil, nu mai sunt potențiali consumatori de soluții noi. Unii dintre ei și-au făcut deja alegerea și sunt în proces de implementare, alții au implementat cu succes oricare dintre binecunoscutele sisteme ERP (dar practic nu există astfel de companii în Ucraina).

În ciuda nivelului destul de ridicat al ofertei și a nivelurilor potențial ridicate ale cererii, doar câțiva manageri de top decid să facă acest tip de schimbare.

Managerii care au deja în funcțiune sisteme informaționale se confruntă cu o dilemă: fie cheltuiesc o sumă considerabilă pentru o „soluție integrată”, al cărei efect este departe de a fi evident, și, în același timp, aruncă programele „vechi bune” care nu satisface nivelul modern.implementări, dar testate în timp și „funcționează”; sau lăsați totul așa cum este și uitați de conceptele moderne de ERP, e-business și alte realizări în domeniul managementului și, în consecință, pierdeți anumite avantaje competitive.

Managerii companiilor în care, în cel mai bun caz, doar activitatea departamentului de contabilitate este încă automatizată, au în general o slabă înțelegere a tehnologiei de implementare a soluțiilor IT și a volumului de resurse necesare.

În cele din urmă, managerii care au experimentat deja implementarea nereușită a unuia dintre sistemele binecunoscute au o opinie specială în această chestiune și este foarte dificil să găsească argumente care să-i facă să creadă în posibilitatea unei schimbări de succes și să încerce din nou.

1 .5. Experienta in utilizarea sistemelor informatice

Multe companii mari din SUA și Europa au trecut la utilizarea sistemelor informatice standard ERP cu câțiva ani în urmă. Acest lucru nu se poate spune încă despre țările asiatice. Majoritatea managerilor financiari din companiile asiatice au auzit cu greu de astfel de sisteme, darămite le-au implementat.

Deși există companii care au decis să treacă la sistemele ERP.

Dezvoltatorii de sisteme informatice, în special SAP, Baan, Oracle, PeopleSoft și J.D. Edwards, își promovează produsele destul de agresiv, ceea ce dă impresia oamenilor mai puțin cunoscători în domeniu că aceste programe pot rezolva toate problemele companiilor lor.

Statisticile arată că cele mai multe încercări de implementare a unui sistem informațional s-au soldat cu eșec, pierderi mari sau faliment.

De exemplu, conducerea FoxMeyer susține că o implementare eronată a unui sistem ERP a dus la falimentul acestuia. Compania dă vina pe creatorii și consultanții sistemului pentru acest lucru. Aceeași soartă a avut-o și Dell Computer, Dow Chemical și Kellogg’s.

Există însă și exemple de utilizare cu succes a sistemelor ERP. De exemplu, compania de telecomunicații Aliant susține că proiectul de implementare a unui sistem ERP a avut mare succes. Rata estimată de rentabilitate a investiției în acest proiect a fost de 33%.

În ciuda multor încercări nereușite de a implementa sisteme informaționale, multe companii din întreaga lume se gândesc serios la crearea unui sistem pentru a-și îmbunătăți operațiunile. Cel mai probabil, acest lucru este complet justificat, deoarece cu o abordare profesională rezonabilă a implementării unui sistem informațional, puteți crea un instrument pentru un management mai eficient al afacerii.

Capitolul 2. Selectarea, implementarea și funcționarea unui sistem informațional

2.1. Problema alegerii unui sistem informatic

Cerințe ale sistemului informațional.

Un sistem informațional de management pentru o întreprindere industrială nu ar trebui să se limiteze doar la managementul proceselor de afaceri. Acest sistem ar trebui să combine toate cele trei niveluri de management al proceselor care au loc în întreprindere:

· managementul proceselor de afaceri

· managementul dezvoltărilor de proiectare

· managementul procesului de producţie.

Unitatea unui sistem informațional de management al întreprinderii constă în faptul că datele primite sau introduse la orice nivel al sistemului trebuie să fie disponibile pentru toate componentele acestuia (principiul de intrare unică).

Experiența mondială în utilizarea tehnologiei informației spune că structura unui astfel de sistem unificat de management al întreprinderii ar trebui să fie după cum urmează:

„Coloana vertebrală” a unui sistem informatic unificat de management al întreprinderii este sistemul de management al proceselor de afaceri al întreprinderii - un sistem de clasă ERP (Enterprise Resources Planning). Un element necesar îl constituie sistemele de automatizare pentru activitățile de proiectare și inginerie și pregătirea tehnologică a producției (CAD/CAM/CAE/PDM), care asigură reducerea timpului ciclului de producție și îmbunătățesc calitatea produsului. Al treilea element este sistemele de control al procesului de producție. Middleware-ul asigură interacțiunea tuturor soluțiilor descrise anterior în cadrul unui sistem unificat de management al informației și analitic al întreprinderii.

Probleme de alegere.

Confruntat cu necesitatea implementarii sistemelor informatice intr-o intreprindere, managementul se confrunta cu problema alegerii. Dezvoltați-l singur sau cumpărați-l și, dacă îl cumpărați, atunci ce.

Evaluând în mod obiectiv probabilitatea dezvoltării independente a unui sistem modern de management, putem spune cu siguranță că este zero. Cu tot respectul pentru dezvoltatorii noștri, putem spune cu încredere că, chiar dacă sunt capabili să dezvolte un sistem de management al întreprinderii, nu va fi foarte curând. Istoria dezvoltării celor mai populare sisteme de control moderne are 20-25 de ani și multe mii de instalații de operare. Dar fiecare instalare a sistemului nu este doar bani pentru noi dezvoltări, ci este, în primul rând, feedback de la nevoile clientului.

În opinia mea, marile întreprinderi ar trebui să se concentreze pe sistemele occidentale. Și următoarea întrebare la care trebuie răspuns este ce sistem occidental să alegeți?

Pentru utilizatorul ucrainean, alegerea unor astfel de sisteme este limitată. Nu multe firme occidentale au intrat pe piața post-sovietică. În realitate, acestea sunt SAP, Computer Associates, BAAN și ISF. Încercările de ieșire au fost făcute de ORACLE, JDEdvards, SSA, JBA și QAD. Mai mult decât atât, doar produsele SAP și Computer Associates au implementări reale. În plus, diferite sisteme sunt concepute pentru diferite afaceri. Unele, precum SAP sau CA-Masterpiece, sunt destinate pieței corporative, altele, precum BAAN sau MK Enterprise (fostă MANMAN/X) pe piața întreprinderilor industriale sau companiilor. Și întreprinderea trebuie să facă alegerea corectă, astfel încât, ca urmare a unei erori, să nu ajungă la un sistem care nu este potrivit pentru aceasta.

2.2. Criterii de selecție a sistemului

Funcționalitate.

Funcționalitatea sistemului este înțeleasă ca fiind conformitatea sa cu acele funcții de afaceri care există deja sau sunt doar planificate pentru implementare în organizație. De exemplu, dacă scopul organizației este de a reduce pierderile financiare prin reducerea defectelor, atunci sistemul selectat ar trebui să asigure automatizarea procesului de control al calității.

De obicei, pentru a determina dacă un sistem îndeplinește cerințele funcționale propuse, este suficient să aveți o înțelegere clară a strategiei de dezvoltare a afacerii, o descriere contextuală a afacerii și o descriere oficială a activităților întreprinderii. Dacă toate aceste componente necesare pentru selectarea unui sistem nu sunt disponibile, atunci ele sunt incluse în etapa de pregătire a datelor inițiale pentru selectarea unui sistem. Pentru a desfășura o astfel de scară de muncă, este necesar să aveți un număr destul de mare de angajați, dar din moment ce nu are sens să mențineți în mod constant un astfel de personal la întreprindere, pare cel mai potrivit să invitați consultanți externi.

O înțelegere clar structurată a proceselor de afaceri ale propriei organizații, obținută ca urmare a interacțiunii cu consultanții externi, ajută nu numai la construirea unui sistem informațional al întreprinderii, ci și la conducerea superioară să își imagineze mai bine activitatea organizației lor, precum și împrumuta experiența altor organizații.

Costul total de proprietate.

Costul total de proprietate este un concept relativ nou. Se referă la suma costurilor directe și indirecte suportate de proprietarul sistemului pe parcursul ciclului său de viață.

Este necesar să se definească în mod clar ciclul de viață al fiecăruia dintre sistemele propuse, care include durata de viață a sistemului existent, timpul de proiectare a unuia nou, timpul de achiziție a componentelor și implementarea noului sistem, timpul de funcționare, care este limitată la perioada în care 90% din costul sistemului este returnat din rezultatul muncii sale și suma tuturor costurilor directe și indirecte.

Perspective de dezvoltare.

Perspectivele de dezvoltare sunt stabilite în sistem de furnizorul de sistem și de setul de standarde pe care acesta le îndeplinește.

Evident, stabilitatea furnizorului de sistem pe piață are și un impact uriaș asupra perspectivelor de dezvoltare. Pentru a determina sustenabilitatea, este necesar să se cunoască clar ce formă de proprietate asupra sistemului are furnizorul, ce cotă ocupă pe piață și cât timp există pe piață.

Specificații.

Înțelegerea specificațiilor tehnice este cea mai bună modalitate de a vă asigura că sistemul își îndeplinește scopul propus. Caracteristicile tehnice includ:

Arhitectura sistemului,

Fiabilitate,

Scalabilitate,

Capacitate de recuperare

Disponibilitatea facilităților de rezervă,

Mijloace de protecție împotriva atacurilor tehnice,

Posibilitate de integrare cu alte sisteme.

Minimizarea riscurilor.

Riscul este de obicei înțeles ca o anumită probabilitate ca la implementarea unui sistem informațional de management, unele obiective să nu fie atinse. Evident, în acest caz, organizația se poate aștepta atât la o pierdere unică de bani, care afectează în mod semnificativ ciclul de viață al sistemului, cât și la o scurgere de fonduri pe termen lung și constantă.

Pentru a reduce această probabilitate, se efectuează o analiză cuprinzătoare a factorilor de risc și implementarea treptată a soluției. Fiecare etapă este precedată de o nouă evaluare a realității și decizia este modificată într-un anumit fel.

Pentru a minimiza riscurile investiționale, se disting următoarele obiecte de cost:

· procesul de creare a sistemului

· echipamente

· software

· personalul

· managementul sarcinilor

Pentru fiecare obiect de cost sunt propuse o serie de caracteristici pe care trebuie să le satisfacă pentru a reduce riscurile.

2.3. Metode de implementare a sistemului

O companie care intenționează să implementeze un sistem de management informatic stabilește de obicei următoarele linii directoare: sistemul trebuie să fie operațional cât mai curând posibil, la timp și în limita bugetului. Unele organizații evită să implementeze astfel de sisteme, temându-se că nu vor fi folosite, iar dacă vor fi, vor fi ineficiente. În plus, angajații care dobândesc noi competențe în timpul implementării sistemului vor părăsi compania, iar atunci va fi dificil să găsești resurse tehnice pentru a-și menține funcționarea. Nu va economisi resurse și nici nu va implementa scopul funcțional al sistemului implementat.
Aceste temeri sunt complet justificate. Proiectele de implementare a sistemelor eșuează, chiar și în companii cu un management altfel bun. În acele cazuri în care totul decurge mai mult sau mai puțin normal, termenele de începere a operațiunii comerciale de multe ori nu sunt respectate și nu se poate rămâne în bugetul alocat. Cu toate acestea, metodele descrise mai jos, atunci când sunt utilizate corect, pot ajuta la minimizarea riscului de eșec al implementării. Cu o planificare și un management adecvat, este foarte posibil să vă respectați termenele limită și să rămâneți în limita bugetului. De la bun început, trebuie să vă asigurați că proiectul este organizat corespunzător.

Necesar:

1. Obțineți credința în succes și dăruire din partea celor care joacă un rol cheie în implementarea proiectului.

2. Stabiliți cine va fi manager de proiect cu normă întreagă pentru implementarea sistemului. Această persoană trebuie să aibă abilitățile necesare pentru a efectua o astfel de muncă, de preferință să aibă experiență în implementarea sistemelor.

3. Definiți și reflectați clar în documente funcțiile și responsabilitățile, precum și sfera de competență a fiecărui membru al echipei de specialiști care lucrează la proiect.

4. Asigurați-vă că persoanele care îndeplinesc aceste funcții au abilitățile necesare.

5. Elaborați un plan de lucru detaliat, împărțiți-l în etape, stabiliți termenele limită pentru îndeplinirea sarcinilor și respectați-le.

Înainte de a începe implementarea sistemului, trebuie să vă gândiți la structura organizațională și procesele de afaceri:

1. Asigurați-vă că regulile și procedurile contabile sunt înregistrate în documente în forma prescrisă și sunt înțelese de angajații contabili.

2. Descrieți metodele de afaceri și acțiunile care trebuie efectuate ca urmare a aplicării lor.

3. Dacă este necesar, modificați aceste metode astfel încât să ofere o funcționare și o integrare mai eficientă a noului sistem.

4. Descrieți structura organizațională și gândiți-vă dacă aceasta se potrivește cel mai bine obiectivelor întreprinderii.

5. Studiază cele mai eficiente metode folosite în industrie.

Asigurarea creării infrastructurii tehnice necesare:

1. Solicitați experților corespunzători să evalueze infrastructura actuală pe baza cerințelor noului sistem. Definiți rolul departamentului de sisteme informatice și luați în considerare ce schimbări va suferi în noul mediu.

2. Faceți modificările necesare în zonele enumerate înainte de a introduce sistemul în producție. Asigurați-vă că sistemul răspunde nevoilor de bază ale tuturor utilizatorilor.

3. Documentați nevoile afacerii suficient de detaliat pentru a compara un sistem cu altul.

4. Utilizați documentele primite pentru a vă asigura că funcțiile implementate corespund nevoilor.

Gestionați schimbarea adaptându-vă la angajați.

1. Faceți schimbări treptat, fără a uita că angajații pot stăpâni doar o anumită cantitate de informații la un moment dat.

2. Implicați toți cei care joacă un rol major în proiect încă de la început. O modalitate bună de a face acest lucru este să le cereți să își spună cuvântul ca parte a definiției detaliate a nevoilor afacerii.

3. Comunicați regulat cu astfel de angajați, oferindu-le posibilitatea de a fi ascultați.

4. Dezvoltați un plan de instruire, astfel încât oamenii să învețe nu numai cum să introducă date în sistem, dar să înțeleagă cum se va schimba munca lor.

După ce activitățile au fost finalizate, puteți trece direct la implementarea sistemului.

2.4. Etapele implementării sistemului informațional

Trei etape de implementare a sistemului informatic trebuie distinse:

1. Cercetare. Compania de implementare realizează un studiu al proceselor de afaceri ale companiei dumneavoastră.

2. Rafinarea sistemului. Programatorii companiei de implementare configurează sau modifică funcționalitatea necesară a sistemului.

3. Pornirea sistemului. Începutul utilizării reale a sistemului include procese de pregătire a personalului.

Cercetarea proceselor de afaceri.

Orice companie furnizor de sisteme alocă o anumită perioadă de timp pentru a studia procesele de afaceri ale companiei în care va fi implementat sistemul informațional.

În această etapă, este necesar să se descrie cât mai exact posibil reprezentanților companiei ce procese trebuie îmbunătățite.

De regulă, funcționalitatea unui sistem informațional este oarecum mai largă decât procesele de afaceri reale ale companiei. În această etapă, este necesar să se determine modul în care prezența anumitor funcții va afecta costul final al sistemului, timpul de implementare și, cel mai important, dacă funcționalitatea propusă îndeplinește obiectivele companiei.

Este important ca rezultatele cercetării proceselor de afaceri să fie prezentate ca document separat, unde, în conformitate cu cerințele companiei, procesele de afaceri studiate trebuie descrise în detaliu.

Îmbunătățirea sistemului.

După cercetarea proceselor de afaceri, compania furnizor trebuie să răspundă cu acuratețe la întrebarea despre costul și timpul de implementare a sistemului informațional.

În etapa de finalizare a sistemului, este important să se controleze procesul de implementare a funcțiilor necesare în sistemul informațional. Este necesar să se verifice conformitatea implementării cu cerințele companiei și, dacă este necesar, să se folosească mecanismul stabilit pentru a influența compania implementatoare.

Este important ca compania să aibă un manager de proiect de implementare care să cunoască bine obiectivele companiei și procesele de afaceri. Este necesar să înțelegeți că această persoană trebuie să aibă și experiență în sprijinirea implementării unor astfel de sisteme în companie.

Pornirea sistemului.

În această etapă, este important să comutați procesele de afaceri ale companiei pentru a utiliza sistemul implementat. Sarcina principală este de a instrui și motiva rapid personalul să utilizeze noul sistem de informații.

Multe proiecte de implementare a sistemelor informatice au eșuat sau nu au adus rezultatele dorite din cauza reticenței oamenilor de a utiliza un sistem nou, incomod; este necesar să se efectueze instruire și să arate cum utilizarea sistemului vă va permite să scăpați de sarcinile de rutină și să optimizați muncă.

Dezvoltarea sistemului informatic.

Sistemul implementat, de regulă, nu începe să funcționeze imediat. Este necesar să se analizeze cât de reușită a fost implementarea și dacă obiectivele principale ale implementării au fost atinse.

Implementarea poate fi considerată reușită numai dacă sistemul vă permite să obțineți beneficii, și anume, optimizează funcționarea serviciilor, vă permite să finalizați munca mai rapid și îmbunătățește calitatea proceselor. Este necesar să se analizeze constant performanța sistemului, precum și gradul de interes al personalului pentru utilizarea acestui sistem.

Procesul de implementare a unui sistem informatic durează cel puțin câteva luni. În acest timp, este important să vă concentrați asupra obiectivelor pe care compania dumneavoastră dorește să le atingă prin implementarea sistemului și, de asemenea, trebuie să vă amintiți posibilele riscuri și costuri financiare. Organizează-ți corect munca, iar implementarea unui sistem informațional în compania ta va avea succes.

Z concluzie

Utilizarea tehnologiei informației pentru a gestiona o întreprindere face orice companie mai competitivă prin creșterea manevrabilitatii și adaptabilitatea acesteia la schimbările condițiilor pieței. O astfel de automatizare vă permite să:

Creșteți eficiența managementului companiei, oferind managerilor și specialiștilor cele mai complete, oportune și de încredere informații bazate pe o singură bancă de date.

Reduceți costurile de afaceri prin automatizarea proceselor de procesare a informațiilor, reglementând și simplificând accesul angajaților companiei la informațiile necesare. Schimbați natura muncii angajaților, eliberându-i de munca de rutină și oferindu-le oportunitatea de a se concentra pe responsabilități importante din punct de vedere profesional.

Asigurați o contabilitate și un control fiabil al încasărilor și cheltuielilor de numerar la toate nivelurile de management.

Managerii de nivel mediu și inferior analizează activitățile departamentelor lor și pregătesc prompt rapoarte rezumative și analitice pentru management și departamentele conexe.

Creșteți eficiența schimbului de date între diviziile individuale, sucursale și biroul central.

Garantați securitatea și integritatea completă a datelor în toate etapele procesării informațiilor.

Automatizarea oferă un efect mult mai mare cu o abordare integrată. Automatizarea parțială a sarcinilor sau funcțiilor individuale poate rezolva doar o altă problemă de „ardere”. Totuși, în același timp, apar și efecte negative: intensitatea muncii și costurile de întreținere a personalului nu scad, și uneori chiar cresc; inconsecvența în activitatea departamentelor nu este eliminată.

Deci, pentru implementarea cu succes a unui sistem de management al întreprinderii este necesar:

Atunci când alegeți un sistem, nu vă bazați pe prezența acestuia pe piață, ci pe cât de potrivit este pentru a răspunde nevoilor de afaceri ale companiei;

Intră în implementare cu un manager de proiect puternic și un plan de proiect care a fost atent gândit;

Examinați practicile de afaceri ale companiei înainte de a selecta un sistem;

Comunicați regulat cu angajații, încercând să-i implice în implementarea sistemului și să le permită să se asigure că nevoile lor sunt luate în considerare;

Monitorizează progresul proiectului, verificând etapele planificate și termenele limită pentru finalizarea sarcinilor;

Stabilește termene realiste și întocmește un buget rezonabil;

Alinierea nivelului de pregătire a angajaților departamentului de sisteme informatice la noile cerințe;

Încredințează implementarea proiectului unei persoane care cunoaște din interior activitățile companiei tale.

Planul standard de implementare a fost elaborat de Oliver Wight, dar experiența arată că, într-o măsură sau alta, aproape toate firmele urmează această strategie.

Acest plan constă din următoarele etape:

1. Examinarea preliminară și evaluarea stării companiei;

2. Recalificare preliminară;

3. Specificații tehnice (analiza problemei construirii unui sistem);

4. Studiu de fezabilitate (analiza cost-efect);

5. Organizarea proiectului (numirea persoanelor responsabile, componența comitetelor);

6. Dezvoltarea obiectivelor (ceea ce așteptăm de la proiect);

7. Termeni de referință pentru managementul proceselor;

8. Recalificarea initiala (recalificarea angajatilor);

9. Planificare și management la nivel superior;

10. Gestionarea datelor;

11. Introducerea simultană a diverselor tehnologii de organizare și management;

12. Software;

13. Exemplu experimentat;

14. Obținerea rezultatelor;

15. Analiza stării actuale;

16. Recalificare constantă.

Tehnologiile informaționale, în ciuda naturii lor revoluționare, nu au desființat procesul de producție, nu au eliminat concurenții și nu au luat dreptul unei persoane de a lua decizii. Obiectul managementului - firma nu a încetat să existe, chiar dacă a devenit virtuală, mediul extern continuă să existe, ba chiar a crescut, rămâne nevoia de a găsi soluții la problemele semistructurate. Mai degrabă, putem vorbi despre intensificarea tuturor proceselor din era informațională. Instrumentele de conducere a unei companii s-au schimbat, dar s-au schimbat atât de mult încât au afectat toate procesele în care sunt implicați managerii: planificare, organizare, conducere și control.

Lista surselor:

1. Baranovskaya T. P. et al. Sisteme informaționale și tehnologii în economie Editura: Finanțe și Statistică, 416 p., 2003

2. Baronov V.P., Titovsky I.L., articol „Metode pentru construirea sistemelor de control”

3. Bozhko V. P. Tehnologiile informaționale în statistică Editura: Finstatinform, KnoRus, 144 p., 2002

4. Verevchenko A.P., ş.a. Resurse informaţionale pentru luarea deciziilor Edituri: Business Book, Academic Project; 560 p., 2002

5. Volokitin A.V., et al. Instrumente de informatizare pentru organizațiile guvernamentale și firmele comerciale. Carte de referință Editura: FIORD-INFO 272 p., 2002

6. Gaskarov D.V. Sisteme informatice inteligente Editura: Vysshaya Shkola, 432 p., 2003

7. Gerasimova L.N. Suport informațional pentru marketing Editura: Marketing, 120 p., 2004

8. Godin V.V., Korneev I.K. Suport informațional pentru activități de management Edituri: Liceu, Master; 240 p., 2001

9. Grinberg A. S., Korol I. A. Managementul informației Editura: Unity-Dana; 416 p., 2003

10. Grinberg A. S., Shestakov V. M. Tehnologii informaționale pentru modelarea proceselor de management economic Editura: Unity-Dana; 400 p., 2003

11. Dushin V.K. Fundamentele teoretice ale proceselor și sistemelor informaționale Editura: Dashkov and Co., 250 pp., 2002

12. Kalyanov G. N. Consulting: de la strategia de afaceri la sistemul de informare și management corporativ Editura: Hot Line - Telecom 208 p., 2004

13. Karabutov N. N. Tehnologii informaționale în economie Editura: Ekonomika; 208 p., 2003

14. Kogalovsky M. R. Tehnologii avansate ale sistemelor informatice Editori: DMK Press, Compania IT; 288 p., 2003

15. Kolesnikov S.I., articol „Cu privire la evaluarea eficacității implementării și utilizării sistemelor ERP”

16. Lipaev V.V. Proiectare sistem software complex pentru sisteme informatice Editura: Sinteg; 268 p., 2002

17. Michael J. D. Sutton Managementul documentelor corporative. Principii, tehnologii, metodologie de implementare

18. Editura: Micro, Azbuka, 446 p., 2002

19. Maklakov S. V. Modelarea proceselor de afaceri Editura: Dialog - MEPhI, 240 p., 2003

20. Menyaev M. F. Tehnologii informaționale ale managementului. Cartea 3. Sisteme de management organizațional, 464 p., 2003.

21. Patrushina S. M. Sisteme informaţionale în economie. Editura: Business, 352 p., 2004

22. Prokusheva A. P., Lipatnikova T. F., Kolesnikova N. A. Tehnologii informaționale în activități comerciale Editura: Marketing, 192 p., 2001

23. Rodionov I. I., etc. Piaţa serviciilor şi produselor informaţionale Editura: MK-Periodika 552 p., 2002

24. Sar Ermako Jonii, articol „A fi sau a nu fi ERP?”

25. Sinyuk V.G., Shevyrev A.V. Utilizarea tehnologiilor informaționale și analitice în luarea deciziilor de management Editura: DMK Press; 160 p., 2003

26. Skripkin K. G. Eficiența economică a sistemelor informaționale Editura: DMK Press; 256 p., 2002

27. Strelets I. A. Noua economie și tehnologii informaționale Editura: Examen, 256 p., 2003

28. Utkin V. B., Baldin K. V. Sisteme informaționale în economie Editura: Finanțe și Statistică, 288 p., 2004

29. Khoroshilov A.V., S.N. Seletkov Resurse informative mondiale Editura: Peter; 176 p., 2004

30. Shafrin Tehnologii informaţionale. Partea 2 Editura: Binom. Laborator de cunoștințe; 320 p., 2002

31. Eriksen T. H. Tirania momentului. Time in the Information Age Editura: Ves Mir, 208 p., 2003

Materiale folosite de pe site-uri:

32. www.altrc.ru

33. www.bankreferatov.ru

34. www.economics.ru

35. www.erp-people.com

39. www.parus.ru

Implementarea IP corporativă, dezvoltată independent sau achiziționată de la un furnizor, este adesea însoțită de întreruperea (reproiectarea) proceselor de afaceri existente la întreprindere. Trebuie să le reconstruim pentru a îndeplini cerințele standardelor și logica sistemului implementat. Să observăm imediat că introducerea sistemelor informaționale rezolvă o serie de probleme manageriale și tehnice, dar dă naștere unor probleme asociate cu factorul uman.

Introducerea unui nou IS este un proces complex, care durează de la câteva luni pentru SI mici până la câțiva ani pentru SI ale companiilor mari distribuite cu o gamă largă de produse și un număr mare de furnizori. Succesul unui proiect de dezvoltare (sau achiziție) și implementare a unui sistem informațional depinde în mare măsură de disponibilitatea întreprinderii de a realiza proiectul, de interesul personal și de voința managementului, de un program realist de acțiune, de disponibilitatea resurselor, de personal instruit, și capacitatea de a depăși rezistența la toate nivelurile organizației stabilite.

Până acum, a apărut un set standard de tehnici pentru introducerea sistemelor informaționale. Regula de baza: efectuați secvențial fazele necesare și nu săriți peste niciuna dintre ele.

Esențiale pentru implementare sunt următoarele: factori :

· prezența obiectivelor de proiect și a cerințelor IP clar formulate;

· disponibilitatea unei strategii pentru implementarea și utilizarea IP;

· realizarea unui sondaj pre-proiect al întreprinderii și a modelelor de construcție „Așa cum este” și „Așa cum va fi”;

· planificarea lucrărilor, resurselor și monitorizarea implementării planului de implementare;

· participarea managementului superior la implementarea sistemului;

· desfășurarea lucrărilor de implementare a SI de către specialiști în integrare de sisteme împreună cu specialiști în întreprindere;

· monitorizarea periodică a calității muncii prestate;

· obținerea rapidă a rezultatelor pozitive cel puțin în parte din modulele IS implementate sau în timpul funcționării sale de probă.

Înainte de a începe dezvoltarea proiect de implementare necesar:

· formalizarea obiectivelor proiectului de implementare SI pe cât posibil;

· estimarea costurilor și elementelor de cheltuieli minime necesare;

· să stabilească o prioritate ridicată pentru proiectul de implementare față de alte proiecte în derulare;

· acorda managerului de proiect maximele puteri posibile;

· desfășoară activități educaționale de masă cu personalul întreprinderii pentru a transmite tuturor importanța și necesitatea transformărilor viitoare;

· elaborarea de măsuri organizatorice pentru utilizarea noilor tehnologii informaţionale;

· distribuiți responsabilitatea personală în toate etapele implementării și operațiunii de probă.

De asemenea, este necesar să se determine zonele funcționale de implementare a modulelor sistemului informațional:

· management organizatoric;

· suport organizatoric si administrativ;

· managementul proceselor de afaceri;

· management, planificare, financiar si contabil;

· Managementul personalului;

· managementul documentelor;

· managementul logisticii;

· managementul relatiilor cu clientii si mediul extern.

Pe lângă cele enumerate mai sus, trebuie să setați cerinte tehnologice la implementarea SI:

· platforma de sistem- implementarea și adaptarea unei soluții gata făcute de la producător sau dezvoltare personalizată în conformitate cu specificațiile tehnice ale clientului;

· integrabilitatea- datele sunt stocate și prelucrate într-un singur spațiu informațional; aceasta le asigură completitatea, consistența, fiabilitatea și reutilizarea; sistemul poate include tehnologii și aplicații nou dezvoltate și deja utilizate;

· adaptabilitate- sistemul este configurat în conformitate cu cerințele clientului și cu caracteristicile câmpului de informații al clientului;

· distributie- sistemul poate funcționa eficient în divizii și sucursale ale întreprinderii îndepărtate geografic;

· scalabilitate- sistemul poate fi realizat sub forma unui cadru care contine module de baza si completat in conformitate cu cerintele mediului extern si intern in schimbare.

6.6.1 Principalele faze ale implementării sistemului informațional

Etapa „Lucrări preliminare la pregătirea proiectului de implementare a SI”. În timpul studiului pre-proiect al întreprinderii (Fig. 4), sunt colectate informații detaliate despre structura structurală a organizației, relațiile funcționale, sistemul de management, principalele procese de afaceri, fluxurile din cadrul întreprinderii (Flux de control, Flux de documente, Flux de date). , Work Flow, Cash Flow ), necesare pentru construirea modelelor adecvate și selectarea obiectelor pentru automatizare. Se evaluează calendarul, resursele, tipurile și volumele de muncă, gama și costul software-ului, hardware-ului și telecomunicațiilor, costul pregătirii personalului etc.

Faza „Pregătirea proiectului”. După finalizarea primei faze, se realizează planificarea preliminară și formarea procedurilor de lansare a proiectului:

· formarea de proiecte și grupuri de experți;

· repartizarea puterilor și responsabilităților;

· determinarea cerințelor organizatorice și tehnice pentru procesul de implementare;

· clarificarea specificațiilor și așteptărilor clienților;

· instruirea grupului de implementare format din specialiști din întreprinderea client.

Din anumite motive, ultimul punct foarte important este adesea omis atunci când se elaborează un plan de implementare. Dar succesul întregului proiect depinde foarte mult de el! După începerea finanțării, proiectul se consideră a fi lansat.

Faza „Dezvoltarea conceptuală a proiectului”. În această fază:

· se formează și se aprobă un proiect conceptual;

· se clarifică și se precizează scopurile și obiectivele proiectului;

· se determină dimensiunile prototipului de sistem;

· se convine asupra planului de lucru lărgit, succesiunea etapelor și condițiile de testare, planificarea, indicatorii financiari și de raportare;

Mai mult, toate aceste acțiuni trebuie să fie documentate, agreate și aprobate de toate părțile interesate și responsabile.

Faza „Implementarea proiectului”. În timpul lucrărilor principale de implementare, mediul de sistem este creat, instalat și configurat, sunt determinate procedurile de administrare a sistemului și sunt instalate sisteme și aplicații hardware și software de bază. Sistemul configurează structurile organizatorice, de personal și organizatoric-funcționale ale întreprinderii folosind astfel de unități organizatorice ca ramură, departament, divizie, grup de lucru etc.

Figura 12 - Conținutul aproximativ al depozitului de proiect de implementare

Se realizează instalarea, configurarea și configurarea instrumentelor de rețea și telecomunicații, datele sunt transferate de la sistemele locale anterioare și se formează interfețe cu sistemele vechi și externe. În același timp, toate modelele create, planurile, produsele software de lucru și documentația sunt plasate în depozitul end-to-end al proiectului de implementare (Fig. 12). O parte importantă a acestui depozit este sistemul de documentare generat în cadrul proiectului (Fig. 13).

Figura 13 - Compoziția aproximativă a documentației pentru procesul de implementare a sistemului informațional

Problemele sistematice de securitate ale funcționării sistemului în modul multi-utilizator sunt în curs de rezolvare. Sunt create aplicații, șabloane, rapoarte, formulare de acces client și sunt distribuite drepturile de utilizator. Toate sistemele sunt testate în „modul de luptă” cu participarea tuturor părților interesate.

După încheierea fazei de implementare, proiectul de implementare este considerat finalizat. Sistemul informatic este pus în funcțiune.

Întrebări de control

1. Ce este un „sistem informațional deschis”? Enumerați principalele proprietăți ale sistemelor deschise.

2. Descrieți esența abordării procesului modern pentru gestionarea activităților unei întreprinderi și utilizarea acestei abordări în dezvoltarea sistemelor informaționale.

3. Ce modele și cum sunt utilizate în proiectarea sistemelor informaționale?

4. Ce instrumente software sunt folosite pentru modelarea proceselor în dezvoltarea sistemelor informaţionale?

5. Pe baza a ce date și informații sunt dezvoltate modelele de stat AȘA ESTE și A FI?

6. Cine în companie se ocupă de dezvoltarea, implementarea și dezvoltarea IP? Cine este implicat în pregătirea specificațiilor tehnice pentru dezvoltarea IP?

7. Numiți principalele etape ale proiectării tehnologiei informației.

8. Enumerați etapele ciclului de viață al sistemului informațional.

9. În ce stadiu de dezvoltare și implementare a SI este instruit personalul companiei?

10. Enumerați principalele faze ale implementării SI.