Enrage envoyer une copie à votre adresse e-mail. Comment envoyer une lettre par courrier. Par exemple, vous devez connaître la différence entre

Le plugin "E-mail" permet d'accéder via le protocole IMAP à tout serveur de messagerie distant prenant en charge ce protocole, y compris le service de messagerie mail.ru (backup Mail.ru). Une copie de sauvegarde de Mail ru mail utilisant ce plugin est créée automatiquement.

Comment faire une sauvegarde du courrier Mail.ru à l'aide du plugin E-mail ?

Pour faire de la sauvegarde du courrier Mail.ru une tâche automatisée Handy Backup, veuillez suivre les instructions suivantes :

1. Ouvrez Handy Backup. Appelez une nouvelle tâche à l'aide des touches Ctrl+N ou du bouton.
2. Dans l'assistant de création de tâches, choisissez de sauvegarder vos données à l'étape 1.
3. Passez à l'étape 2 et sélectionnez le plugin dans la liste des sources de données E-mail.

1. Double-cliquez sur le plugin ou cliquez sur le bouton Ajouter - la fenêtre du plugin s'ouvrira.
2. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, entrez les informations de votre compte pour la sauvegarde Mail.ru
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Sur une note : un ensemble complet de paramètres standard pour la sauvegarde du courrier Mail.ru — serveur imap.mail.ru, port 993, type de connexion SSL/TLS, "Plain".

1. Cliquez sur OK - le programme établira une connexion. Revenez à la fenêtre du plugin.
2. Marquez les données pour copier le courrier.

Note. Vous pouvez sauvegarder Mail jusqu'à un seul message.

1. Une fois que vous avez marqué tous les détails requis, cliquez à nouveau sur OK et revenez à l'étape 2.
2. Continuez à créer votre tâche. Vous pouvez en savoir plus sur les étapes des tâches dans le Guide de l'utilisateur.

Avantages de la sauvegarde du courrier Mail.ru avec Handy Backup

Large choix de magasins de données

Vous pouvez choisir à l'étape 3 où vous enregistrerez la sauvegarde Mail.ru. Un large éventail d'options de stockage est à votre service, notamment des disques locaux et amovibles, des serveurs FTP, des lecteurs réseau et des périphériques NAS, des nuages ​​Yandex.Disk, Google Drive, Dropbox, OneDrive, le stockage spécial HBDrive, etc.

Protection et compression des données

Cryptez vos messages avec une clé de 128 bits à l'aide d'un algorithme BlowFish modifié. Compressez les données dans un seul fichier ou individuellement dans une archive ZIP. Ou laissez les données inchangées pour afficher et modifier les sauvegardes de courrier sans restauration.

Variété d'options de sauvegarde de courrier

Choisissez une sauvegarde de courrier incrémentielle, différentielle ou mixte pour économiser du temps et du trafic réseau. Conservez plusieurs versions de la sauvegarde mail.ru, horodatées si nécessaire. Débarrassez-vous des sauvegardes obsolètes.

Appel d'autres programmes avant ou après une tâche

Profitez-en pour exécuter d'autres tâches, telles qu'un client de messagerie POP3 ou un garbage collector, avant ou après la tâche de sauvegarde du courrier Mail.ru. Automatisez la copie du courrier dans le cadre de votre flux de travail !

Démarrage et répétition automatiques des tâches

Exécutez une sauvegarde de courrier à une heure précise et répétez-la à des intervalles définis, de plusieurs mois à quelques minutes inclus. Liez le lancement de la tâche à un événement système ou à une connexion de clé USB. Utilisez l'exécution automatique pour les tâches manquées.

Autres options de contrôle

Exécutez Handy Backup en tant que service Windows ou en tant que programme sur la ligne de commande afin de ne pas distraire l'utilisateur. Envoyez des notifications par e-mail sur le travail effectué. Utilisez des rapports et des journaux pour contrôler le travail. Exécutez les tâches manuellement à partir du panneau principal.

La sauvegarde du courrier Mail.ru avec Handy Backup est un moyen entièrement automatisé et très efficace de sauvegarder vos messages. Essayez-le maintenant en téléchargeant votre essai gratuit de 30 jours !

Dans Microsoft Outlook, vous pouvez spécifier que pour tous les messages que vous envoyez, une Cci (copie) automatique sera envoyée à d'autres listes de distribution ou utilisateurs.

Un scénario dans lequel cette règle est utile est celui de répondre à tous les membres d'un groupe pour répondre aux messages électroniques entrants, tels que le Centre d'aide. Lorsqu'un membre du groupe répond aux messages, les autres membres du groupe reçoivent automatiquement une copie de la réponse, gardant ainsi tous les messages sortants à jour.

règles client

Créer une règle

Désormais, chaque fois que vous envoyez un message, qu'il s'agisse d'un nouveau message, que vous transférez un message ou que vous répondez aux personnes ou aux groupes spécifiés dans la règle, ils seront automatiquement ajoutés en tant que destinataires de la copie. Les noms des personnes ou des groupes ne sont pas affichés dans la ligne « CC » Composez le message, mais ces noms seront affichés à tous les destinataires du message.

Désactiver une règle

Dans la vue Mail sur l'onglet maison appuie sur le bouton règles > Gérer les règles et les alertes.

Sur l'onglet de la section règle

Cliquez sur le bouton D'ACCORD.

Règles et alertes.

Conseil: Pour plus d'informations sur la façon de désactiver rapidement cette règle pour des messages individuels, consultez la section suivante ("").

Utilisation d'une catégorie pour désactiver l'envoi automatique de Cc pour les messages individuels

Si vous souhaitez avoir la possibilité de désactiver les nouvelles règles de copie automatiques basées sur un seul message sans avoir à naviguer dans la boîte de dialogue règles et alertes, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de catégories dans Outlook avec la règle.

Conseil:

Tout d’abord, vous devez créer une règle de copie invisible (CC) automatique pour tous les e-mails que vous envoyez.

Cette règle particulière est appelée règles client. La règle client s'exécute uniquement sur l'ordinateur sur lequel elle est créée et s'exécute uniquement lorsque Outlook est en cours d'exécution. Si vous deviez envoyer un message électronique à l'aide d'un compte de messagerie sur un autre ordinateur, la règle ne s'exécuterait pas à partir de cet ordinateur et aurait donc été créée sur cet ordinateur. Cette même règle doit être créée sur chaque ordinateur sur lequel vous envisagez de l'utiliser.

Créer une règle

Désormais, chaque fois que vous envoyez un message, qu'il s'agisse d'un nouveau message, lorsque vous transférez un message ou répondez à des personnes, ou que les listes de distribution spécifiées dans la règle seront automatiquement ajoutées en tant que destinataires de la copie. Les noms des personnes ou des listes de diffusion ne sont pas affichés dans la ligne "CC" Composez le message, mais ces noms seront affichés à tous les destinataires du message.

Désactiver une règle

Pour empêcher l'envoi de la copie automatique, vous devez d'abord désactiver la règle.

Dans Mail dans le menu Service appuie sur le bouton Règles et alertes.

Sur l'onglet Règles de courrier électronique Au chapitre règle décochez la case correspondant à la règle que vous avez créée.

Cliquez sur le bouton D'ACCORD.

Vous pouvez désormais envoyer un message sans en envoyer automatiquement une copie à d'autres personnes ou listes de diffusion. La règle sera inactive jusqu'à ce qu'elle soit réactivée dans la boîte de dialogue Règles et alertes.

Conseil:

Utilisation d'une catégorie pour désactiver l'envoi automatique de Cc pour les messages individuels

Si vous souhaitez désactiver la nouvelle règle de copie automatique pour les messages individuels sans ouvrir de boîte de dialogue Règles et alertes, vous pouvez définir la règle sur une catégorie disponible dans Office Outlook 2007.

Modifiez la règle que vous avez créée précédemment afin que lorsque vous ajoutez la catégorie spécifiée à un message, la règle n'envoie pas automatiquement de copie.

Lorsque vous souhaitez désactiver la règle de copie automatique d'un message, appliquez-lui une catégorie.

Conseil: Vous pouvez utiliser un raccourci clavier si vous l'avez spécifié lors de la création de la catégorie.

Lorsqu'un message est envoyé, la règle d'envoi automatique de copie ne sera pas appliquée.

Au cours des dernières décennies, la correspondance commerciale par courrier électronique a acquis une immense popularité et est devenue l'un des principaux moyens de communication commerciale. Aujourd'hui, il est difficile de trouver quelqu'un qui n'utiliserait pas le courrier électronique dans la pratique des communications interpersonnelles. Malgré cela, beaucoup se posent aujourd'hui la question : pour que toutes les règles soient respectées ? Comment créer une bonne impression de l'expéditeur à l'aide d'une lettre compétente ?

Cet article décrit les règles de la correspondance professionnelle par courrier électronique et les conseils pratiques présentés dans l'article vous aideront à apprendre la bonne communication commerciale lors de la rédaction d'e-mails.

De nombreuses personnes commencent leur journée de travail en vérifiant leur boîte aux lettres pour détecter de nouveaux messages. Mais, malheureusement, malgré la prévalence de cette méthode d'échange d'informations, beaucoup ne savent pas utiliser correctement la langue de la correspondance commerciale, prenant les e-mails comme un moyen de communication informel.

En raison de la rapidité de livraison, cela simplifie l'échange de documents officiels importants, de formulaires, de demandes, mais même ici, les gens font des erreurs lors de l'envoi de lettres. Il arrive souvent que lors de la rédaction d'un e-mail lors de l'échange de fichiers, pour une raison quelconque, les destinataires ne rédigent pas d'essais de couverture et ne saisissent pas de sujets, ce qui peut compliquer le travail des destinataires. Le but de cet article est de répondre à la question : comment envoyer un e-mail et suivre toutes les règles de la communication écrite professionnelle par e-mail ?

Lors de la rédaction d'e-mails, tous les champs prévus doivent être remplis

Les règles de la correspondance professionnelle par courrier électronique obligent l'expéditeur de la lettre à remplir tous les champs prévus dans l'e-mail, tels que l'adresse et le nom du destinataire et de l'expéditeur de la lettre. Assurez-vous de décrire le sujet, qui décrit brièvement l'essence de la lettre envoyée. Très souvent, le sort de la lettre envoyée et la rapidité de résolution du problème qui y est exposé dépendent du sujet correctement décrit. Un e-mail professionnel doit commencer par une formule de salutation : ce simple acte de respect envers le destinataire est très important dans la correspondance. Après la salutation, un texte doit suivre, appelé "corps de la lettre", et à la fin une signature est laissée, par exemple "Respectueusement, Brisov Petr Ivanovich".

Salutations dans la correspondance commerciale

À ce stade, il convient de concentrer davantage votre attention, car le geste de respect est très important dans tous les aspects de la communication commerciale. La phrase de salutation optimale est « Bon après-midi » ou « Bonjour ». La correspondance commerciale par e-mail limite l'expéditeur à l'utilisation des expressions « Bonsoir » ou « Bonjour », puisque le destinataire peut lire la lettre beaucoup plus tard qu'il ne l'a reçue. Il n'est pas non plus correct d'utiliser des expressions familières utilisées pour saluer.

Après un mot ou une phrase de salutation, vous devez vous adresser au destinataire par son nom et son patronyme, et si le nom est inconnu de l'expéditeur, ce moment peut être ignoré. Après cela, vous pouvez procéder à la présentation de l'objet de la lettre.

Pièces jointes dans la correspondance électronique professionnelle

Si l'objectif principal de la lettre n'est pas seulement un récit écrit et une présentation de l'essence du problème, mais également l'envoi d'un fichier, il est alors préférable de joindre l'objet transmis en premier lieu. Il arrive souvent que de nombreux expéditeurs, par inattention, ayant indiqué l'essence du problème dans le texte de la lettre, oublient de joindre la pièce jointe nécessaire. Une telle négligence peut nuire à la réputation commerciale de l'expéditeur d'une lettre commerciale.

L'adresse e-mail doit être reconnaissable et concise.

Les règles de la correspondance professionnelle par courrier électronique obligent l'expéditeur à avoir un nom électronique reconnaissable, qui doit contenir des informations véridiques sur le nom de l'expéditeur. Les lettres et appels officiels semblent très confus et stupides lorsque des expressions ou des mots informels sont indiqués dans l'adresse e-mail, par exemple l'adresse e-mail « limon_petya ». Cela semble très indigne pour un adulte. Pour la correspondance professionnelle, il est préférable de créer un e-mail séparé et de suivre l'étiquette de la correspondance professionnelle par courrier électronique.

Utilisation de la fonction de réponse rapide (Réponse) pour répondre aux e-mails précédemment reçus

La fonction Répondre ou Réponse (en abrégé Re :) aide l'utilisateur à répondre rapidement aux messages précédemment envoyés par l'expéditeur. Cette fonction a également la capacité universelle de lire la correspondance antérieure avec l'interlocuteur sur un sujet donné. Mais les règles de la correspondance commerciale par courrier électronique obligent l'expéditeur à renommer l'objet d'une lettre commerciale si l'essence de la discussion est modifiée au cours de la correspondance.

Avant d'envoyer une lettre commerciale, relisez les fautes d'orthographe et de ponctuation.

Le courrier électronique simplifie l'échange d'informations, mais dans la correspondance commerciale, il ne faut pas négliger les règles de la langue russe, car une erreur commise par imprudence peut affecter l'autorité de l'expéditeur. Avant d'envoyer une lettre, vous devez relire le texte plusieurs fois et vérifier soigneusement les erreurs d'orthographe et de ponctuation. De nombreux clients de messagerie disposent d'un correcteur orthographique, alors faites attention aux mots soulignés en rouge. Si vous avez des doutes sur l'orthographe correcte, vous devriez demander de l'aide sur Internet ou vérifier l'orthographe à l'aide d'un dictionnaire orthographique.

Le champ d'adresse doit être rempli en dernier.

Pour éviter d'envoyer des lettres inachevées ou non éditées, l'adresse du destinataire d'une lettre commerciale doit être renseignée au tout dernier moment avant l'envoi. Cette règle est également incluse dans les bases de la correspondance électronique professionnelle. Il arrive que lors du remplissage du champ du destinataire, l'e-mail puisse proposer une liste de destinataires précédemment utilisés, ici vous devez également concentrer votre attention afin de ne pas envoyer par erreur une lettre commerciale compilée à un destinataire tiers.

Structurer une lettre commerciale

Les règles de structuration des textes s'appliquent non seulement aux supports papier, mais également aux règles de correspondance commerciale par courrier électronique. Il n'est pas toujours pratique pour le destinataire de lire de gros volumes de messages texte sur l'écran du moniteur. Pour simplifier ce point, vous devez diviser le texte en petits paragraphes logiquement formés et éviter les phrases compliquées lors de la rédaction du texte des lettres commerciales. La longueur optimale d'une phrase dans une lettre commerciale ne doit pas dépasser quinze mots.

L'essence d'une lettre commerciale doit être exposée sur le fond

En plus du sujet spécifié de la lettre commerciale, le destinataire doit également être intéressé par une première et une deuxième phrases clairement articulées du corps du texte. La tâche de l'expéditeur est d'indiquer au début de la lettre l'essence du problème ou de la question sur laquelle il s'adresse au destinataire. La première phrase doit indiquer le but pour lequel la lettre commerciale est envoyée. Exemple : « Nous vous informons que les termes de l'obligation au titre du contrat n°45 du 02.01.2017 « Sur la fourniture de matériaux en vrac » touchent à leur fin. Pour prolonger le contrat, vous devez soumettre un nouveau paquet de documents. Grâce à l'objectif désigné, le destinataire a la possibilité d'approfondir l'idée principale d'une lettre commerciale. Si le texte de la lettre est trop volumineux, il est préférable d'utiliser la fonction de pièce jointe d'un objet comme pièce jointe sous la forme d'un document texte, mais en même temps, un essai de couverture doit être laissé dans le champ de texte qui illumine la lettre commerciale. Exemple : « Nous vous envoyons une copie électronique de la lettre de Mak-Stroy LLC pour examen. Nous vous prions de bien vouloir nous informer de votre décision concernant la prolongation du contrat n°45 du 02.01.2017 « Sur la fourniture de matériaux en vrac » jusqu'à la date limite indiquée dans la lettre. »

Chaque e-mail professionnel doit recevoir une réponse.

Il existe des exemples négatifs de correspondance commerciale lorsque le destinataire ignore la lettre commerciale pour une raison quelconque. Parfois, il peut en effet arriver qu'une réponse ne puisse être donnée en raison de certaines situations, par exemple, le délai de résolution d'un problème peut prendre plusieurs jours ou le destinataire est en réflexion et ne peut pas répondre immédiatement à la question posée. Dans ce cas, un bref commentaire à ce sujet devrait être fait, par exemple : « Bonjour, Petr Ivanovich. J'ai reçu votre lettre, mais aujourd'hui j'ai du mal à répondre, car je dois consulter la haute direction. Je signalerai votre problème au PDG de notre entreprise et donnerai une réponse officielle d'ici la fin de la semaine. Cordialement, directeur commercial Belov Ivan Gennadievich.

Il convient de rappeler que si la réponse n'a pas été donnée dans les trois jours ouvrables, le silence du destinataire d'une lettre commerciale peut être considéré comme une ignorance et un refus de communiquer avec l'expéditeur.

Lors de la rédaction des lettres de réponse, vous devez répondre à toutes les questions posées.

Si la lettre envoyée au destinataire est de nature interrogative, alors lors de la rédaction de la lettre, les réponses aux questions doivent être données dans l'ordre présent dans le texte reçu de la lettre commerciale. Si des questions ont été posées, l'expéditeur espère recevoir des réponses concrètes. Lors de la rédaction d'une lettre, les réponses ne doivent pas être numérotées, il vous suffit d'énoncer la pensée dans l'ordre. Afin de répondre à toutes les questions posées, vous devez d'abord relire plusieurs fois la lettre commerciale reçue, et s'il y a trop de questions, il est préférable de les rédiger séparément pour ne pas les manquer. S'il est impossible de répondre à certaines des questions posées, il convient d'indiquer que pour le moment, pour une raison quelconque, aucune réponse ne peut être donnée.

N'abusez pas des abréviations, du design émotionnel et des majuscules

Il existe des exemples négatifs de correspondance commerciale lorsque les expéditeurs la diluent à l'aide de signes informels sous forme d'émoticônes. Leur utilisation est populaire lors de la communication sur les réseaux sociaux, cependant, les règles de la correspondance commerciale n'accueillent pas de telles manifestations d'émotions, car le destinataire peut ne pas connaître leur véritable sens et les prendre pour un ensemble incompréhensible d'erreurs de ponctuation.

Il vaut également la peine de refuser d'écrire le texte en majuscules. Sur Internet, un ensemble de mots écrits en majuscules est appelé « phrases criantes » et le plus souvent, ces phrases ont une connotation négative. Le destinataire, lorsqu'il lit un e-mail professionnel, peut considérer une telle police de manière négative, ce qui affectera négativement la perception du sens. Si dans une lettre commerciale il est nécessaire de souligner l'importance d'un moment, il est préférable d'utiliser des phrases d'introduction, par exemple : « Veuillez noter que vous devez fournir un ensemble de documents pour prolonger le contrat au plus tard le 10/02/ 2017 » ou « Veuillez noter que les documents pour prolonger le contrat doivent être soumis avant le 10 février 2017.

N'envoyez pas d'informations sensibles par e-mail

Pour transférer des informations personnelles ou confidentielles, il est préférable de refuser les boîtes e-mail, car il existe un risque d'interception d'informations par des intrus à leurs propres fins égoïstes. Ces informations peuvent inclure : des numéros de téléphone, des mots de passe de cartes bancaires, des comptes bancaires personnels, etc. Il est important de rappeler que les informations sont stockées sur le serveur de l'agent de messagerie et, en cas de piratage, peuvent être volées.

La signature de l'expéditeur doit figurer à la fin de la lettre.

Comme mentionné précédemment, chaque email envoyé doit contenir une signature spécifique. Souvent, les développeurs de boîtes aux lettres introduisent la fonction d'un bloc de signature dans lequel vous pouvez saisir vos données concernant le poste, le nom et le numéro de téléphone du contact. Par la suite, ce bloc s’affichera automatiquement à la fin de chaque lettre, ce qui facilitera la saisie. Il est important d'écrire correctement une signature afin que le destinataire ait la possibilité de s'adresser correctement à l'expéditeur lorsqu'il répond à la lettre. Un exemple de signature pourrait ressembler à ceci : « Respectueusement, Nikolay Alexandrovich Petrov, +79810000000 ».

En tirant des conclusions, on peut noter que pour comprendre comment mener une correspondance commerciale par courrier électronique, vous n'avez pas besoin de maîtriser des bases supplémentaires et complexes. Il suffit de respecter les règles élémentaires de l'étiquette et de respecter les normes de la langue russe.

Si vous devez envoyer des copies de certaines lettres du courrier Mail.ru vers une autre boîte aux lettres (e-mail), c'est-à-dire envoyer pas tout le courrier, mais seulement celui qui provient d'une adresse spécifique ou contient des mots spécifiques, alors selon ces instructions détaillées "", la configuration prendra 3 minutes.

Étape 1. Dans le mail, on retrouve la lettre souhaitée dans la « Boîte de réception » et on la marque d'une coche, puis dans le menu déroulant « Plus », sélectionnez « Créer un filtre » :

Étape 2 Une page avec de nombreux paramètres de filtre s'ouvrira, afin de mettre en place un filtre pour envoyer certaines lettres à un autre email, cochez la première ligne « De » et insérez l'adresse ou une partie de celle-ci d'où proviennent ces lettres. dans la colonne ci-contre. Au deuxième paragraphe, nous indiquons l'adresse à laquelle les copies doivent être envoyées. Dans le troisième paragraphe, indiquez quoi faire de la lettre reçue dans votre courrier. Ensuite, entrez votre mot de passe de messagerie et cliquez sur « Ajouter un filtre » :
Étape 3 Désormais, une lettre avec un code de confirmation est automatiquement envoyée à l'adresse que vous avez indiquée, ce code doit être saisi dans le champ approprié, que vous trouverez dans le menu de gauche "Filtres". La ligne du haut sera une adresse de transfert non vérifiée, cliquez sur ce lien et vous verrez un champ pour coller le code :

Après la configuration, les lettres spécifiées vous parviendront ainsi qu'à l'adresse que vous avez indiquée et confirmée avec le code. Pour configurer le transfert tout le courrier entrant utilisez-en un autre.

L'étiquette « postale » n'exige pas un texte parfaitement conçu. Cela peut prendre trop de temps. L'essentiel est d'éviter ce que nous allons écrire ci-dessous - cela suffira pour commencer.

Envoi d'un email non urgent marqué "urgent"

« C’est comme dans un conte de fées où un garçon criait constamment « aux loups ». Si vous abusez de la mention « urgent », les gens cesseront de répondre à vos e-mails. Et une lettre très importante peut passer inaperçue à cause de cela.

familiarité

Oui, le ton de votre e-mail peut refléter votre relation avec le destinataire. Cependant, vous pourriez être considéré comme non professionnel si vous vous autorisez à être trop informel dans la correspondance. N'abusez pas des points d'exclamation, des émoticônes, du texte coloré, des polices fantaisistes ou des messages trop courts.

Soyez particulièrement prudent si vous devez travailler avec des personnes d’âges différents, avec une barrière linguistique ou avec celles qui préfèrent une forme de communication plus traditionnelle.

Ton trop sec

En même temps, vous ne devriez pas non plus être un robot. Rien si dans vos lettres vous montrez votre caractère ou votre enthousiasme - dans des limites raisonnables.

Répondre à tous

Le courrier électronique professionnel n’est pas destiné au divertissement, mais à la communication. Donc, si vous répondez à un e-mail envoyé à un groupe de personnes, réfléchissez-y à deux fois avant de cliquer sur « Répondre à tous ». Pour ce faire, votre réponse doit être extrêmement importante pour tout le monde.

Envoi de copies sans autorisation

Partager les informations d’autrui avec d’autres est pour le moins inacceptable. Peu importe si vous envoyez à un client une copie d'une lettre de votre patron qui lui a répondu de quelque manière que ce soit, ou si vous incluez un employé dans une correspondance personnelle avec un autre. Peu de gens apprécieront que vous envoyiez une copie de la lettre sans leur consentement.

Envoi de copies aveugles

L’envoi de copies aveugles engendre la méfiance. Si vous souhaitez envoyer une lettre à quelqu'un et que cette personne, en théorie, ne devrait pas participer à la correspondance de travail, copiez le texte et envoyez-le dans une lettre séparée.

Objet de l'e-mail non défini

Des sujets tels que « C'est moi », « Salut » ou « Pour votre information » (pour information) n'attirent tout simplement pas l'attention. La personne ne comprendra pas l’enjeu et ne voudra pas répondre à la lettre. Les lettres de travail doivent être claires et concises. Le destinataire est plus susceptible d’ouvrir l’e-mail s’il comprend ce que vous attendez de lui.

Envoi de trop d'e-mails privés

Vous pouvez parfois utiliser des blagues, des histoires touchantes et des citations de motivation pour remonter le moral de quelqu'un. Mais les gens s'en lassent vite, et peu importe avec quelles intentions vous les avez écrits. Si vous envoyez trop d’e-mails privés, ils seront simplement supprimés automatiquement.

être impoli

Vous ne devriez pas envoyer de lettres pleines de poison, car les gens vous le rappelleront à l'occasion. Au lieu de cela, écrivez une lettre et laissez-la pendant deux jours dans les brouillons. Ensuite, vous pouvez y revenir et le modifier, en supprimant les barbes. De cette façon, vous obtiendrez ce que vous voulez plus rapidement. De plus, vous serez traité comme un professionnel très patient et attentionné.

adresse mail stupide

Si vous envoyez un e-mail à un client, un employé ou un employeur potentiel, n'utilisez pas d'e-mail avec un titre « non professionnel ». S'il y a quelque chose dans le nom du courrier qui prétend être spirituel ou qui contient des connotations sexuelles ou vulgaires (quelque chose comme [email protégé]), vous courez le risque d'avoir dès le début une attitude négative envers vous-même. Créez un mail séparé pour les besoins purement professionnels.

Fautes d'impression

Le fait qu’un e-mail ait été envoyé depuis un iPhone n’est pas une excuse pour envoyer des e-mails bâclés. Si vous faites plus d’une erreur dans une lettre, cela peut être considéré comme non professionnel. S'il s'agit d'une lettre très importante et que vous êtes pressé quelque part, essayez au moins de la vérifier avant de l'envoyer.

Envoi d'e-mails tôt le matin

La plupart des gens, lorsqu'ils reçoivent des lettres, regardent l'heure d'envoi. Si la lettre est envoyée trop tôt, vous risquez d’être traité négativement. Au minimum, vous serez considéré comme un bourreau de travail sans vie privée. Pire encore, si vous devenez considéré comme obsessionnel. Si l'inspiration vous réveille la nuit, écrivez une lettre, enregistrez-la dans Brouillons et envoyez-la pendant les heures de travail.

Trop de signes de ponctuation

Les gens s’emballent parfois et mettent beaucoup de points d’exclamation. Le résultat peut sembler immature ou trop émotif à quelqu’un. Ne pas abuser!!!

Polices non professionnelles

Purple Comic Sans a ses propres utilisations. En entreprise, il est préférable d’utiliser des polices, des couleurs et des tailles classiques. Vos lettres doivent être faciles à lire.

On utilise généralement une taille de police de 10 ou 12. Les meilleures polices avec lesquelles travailler sont les polices faciles à lire comme Arial, Calibri ou Times New Roman. Le noir est préféré.

lettre trop longue

La plupart des gens passent des secondes à lire des e-mails, pas des minutes. Beaucoup se contentent généralement de parcourir le texte avec leurs yeux, alors écrivez des lettres sur cette base. Les gens ont du mal à lire de gros paragraphes – divisez le texte en blocs plus petits. Les surlignages et les listes à puces sont beaucoup plus faciles à lire. Vous pouvez également mettre en évidence le point principal en gras ou en italique, mais ne le faites pas souvent.