L'introduction de la propriété intellectuelle d'entreprise, développée indépendamment ou achetée auprès d'un fournisseur, s'accompagne souvent de la perturbation (refonte) des propriétés existantes dans l'entreprise. processus d'affaires. Il faut les reconstruire pour répondre aux exigences des normes et à la logique du système mis en place. Notons d'emblée que la mise en place des systèmes d'information résout un certain nombre de problèmes managériaux et techniques, mais elle donne lieu à des problèmes liés à facteur humain.

En règle générale, la mise en œuvre d'un système d'information facilite grandement la gestion des activités de l'entreprise, optimise les processus internes et externes flux d'informations, élimine les goulots d’étranglement de gestion. Cependant, une fois le système installé avec succès, « testé » en fonctionnement et démontré son efficacité, certains salariés se montrent réticents à utiliser le SI dans leur travail. À la suite de la réingénierie, il devient clair que certains employés font largement double emploi avec le travail des autres ou ne sont pas du tout nécessaires. En outre, la mise en œuvre du CIS s'accompagne d'une formation obligatoire, mais, comme le montre l'expérience russe, peu de personnes sont disposées à se recycler. Briser d’anciennes compétences et en inculquer de nouvelles est un processus long et difficile !

Il doit être clairement compris que la propriété intellectuelle d'entreprise est conçue pour simplifier la gestion d'une organisation, améliorer les processus, renforcer le contrôle et ainsi offrir des avantages concurrentiels. C'est seulement de ce point de vue que l'on pourra évaluer les bénéfices de sa mise en œuvre.

En suivant cette logique, il apparaît clairement que si le SI d'entreprise a généralement pour vocation de fournir à tous les utilisateurs les informations nécessaires, gérer le développement et la mise en œuvre du SIC est l'apanage de la direction générale de l'entreprise ! Les dirigeants comprennent-ils cela ?

Ici aussi, nous devons lutter contre les stéréotypes persistants. "Pourquoi ai-je besoin d'un système d'entreprise si tout va déjà bien dans l'entreprise ?" « Pourquoi casser quelque chose si tout fonctionne ? » Mais le plus souvent, il n’est pas nécessaire de le casser. Dans un premier temps, il vous suffit de formaliser et de transférer avec compétence et correctement les processus identifiés au sein desquels l'entreprise vit dans le SI d'entreprise. Une telle formalisation ne fera qu'affiner, peaufiner les idées de marketing et de production réussies et optimiser processus de gestion et le contrôle et permettront d'autres changements ciblés.

La mise en place d'un nouveau SI est un processus complexe, allant de plusieurs mois pour les petits SI à plusieurs années pour les SI des grandes entreprises distribuées avec une large gamme de produits et un grand nombre de fournisseurs. Le succès d'un projet de développement (ou d'acquisition) et de mise en œuvre d'un système d'information dépend en grande partie de la volonté de l'entreprise de réaliser le projet, de l'intérêt personnel et de la volonté de la direction, d'un programme d'action réaliste, de la disponibilité des ressources, du personnel formé, et la capacité de surmonter la résistance à tous les niveaux de l’organisation établie.

À l'heure actuelle, un ensemble standard de techniques pour introduire des systèmes d'information a émergé. Règle basique: effectuer les phases requises de manière séquentielle et n’en sauter aucune.

Les facteurs suivants sont essentiels à la mise en œuvre :

• la présence d'objectifs de projet et d'exigences IP clairement définis ;
• disponibilité d'une stratégie pour la mise en œuvre et l'utilisation de la propriété intellectuelle ;
• mener une enquête préalable au projet sur l'entreprise et construire des modèles « tel qu'il est » et « tel qu'il sera » ;
• planifier le travail, les ressources et suivre la mise en œuvre du plan de mise en œuvre ;
• participation de la haute direction à la mise en œuvre du système ;
• effectuer des travaux sur la mise en œuvre du SI par des spécialistes de l'intégration de systèmes en collaboration avec des spécialistes de l'entreprise ;
• contrôle régulier de la qualité du travail effectué ;
• obtenir rapidement des résultats positifs au moins dans une partie des modules du SI mis en œuvre ou en cours de réalisation opération d'essai.

Avant le début du développement projet de mise en œuvre nécessaire:

• formaliser au maximum les objectifs du projet de mise en œuvre du SI ;
• estimer les coûts et postes de dépenses minimaux nécessaires ;
• accorder une priorité élevée au projet de mise en œuvre par rapport aux autres projets en cours ;
• doter chef de projet les puissances maximales possibles ;
• réaliser un travail pédagogique de masse auprès du personnel de l'entreprise afin de transmettre à chacun l'importance et la nécessité des transformations à venir ;
• développer des mesures organisationnelles pour l'utilisation des nouvelles technologies de l'information ;
• répartir la responsabilité personnelle à toutes les étapes de la mise en œuvre et opération d'essai.

Il est également nécessaire de déterminer les domaines fonctionnels de mise en œuvre des modules du système d'information :

• gestion organisationnelle;
• soutien organisationnel et administratif;
• contrôle processus d'affaires;
• gestion, planification financière et comptabilité;
• gestion du personnel;
• gestion de documents;
• la gestion du matériel soutien technique;
• gestion des relations avec les clients et l'environnement extérieur.

En plus de ce qui est listé ci-dessus, il est nécessaire de fixer des exigences technologiques pour la mise en œuvre du SI :

• plate-forme système- mise en œuvre et adaptation d'une solution prête à l'emploi du constructeur ou développement sur mesure conformément aux Termes de référence client;
• intégrabilité- les données sont stockées et traitées dans un seul espace d'informations ; cela garantit leur exhaustivité, leur cohérence, leur fiabilité et leur réutilisabilité ; le système peut inclure des technologies et des applications nouvellement développées et déjà utilisées ;
• adaptabilité- le système est configuré conformément à les exigences des clients et sur les caractéristiques du champ d’information du client ;
• distribution- le système peut fonctionner efficacement dans les divisions et succursales géographiquement éloignées de l'entreprise ;
• évolutivité- le système peut être réalisé sous la forme d'un cadre contenant des modules de base et complété en fonction des exigences de l'environnement externe et interne changeant.

Principales phases de mise en œuvre du système d'information

Phase « Travaux préliminaires à la préparation du projet de mise en œuvre du SI ». Au cours de l'enquête d'avant-projet de l'entreprise (Fig. 8.4), des informations détaillées sont collectées sur la structure structurelle de l'organisation, les relations fonctionnelles, le système de gestion, les principaux processus métier, les flux au sein de l'entreprise (Control Flow, Doc Flow, Data Flow). , Work Flow, Cash Flow ), nécessaires à la construction de modèles appropriés et à la sélection d'objets à automatiser. Le calendrier, les ressources, les types et les volumes de travail, la gamme et le coût des logiciels, du matériel et des télécommunications, le coût de la formation du personnel, etc. sont évalués.

Phase "Préparation du projet". Après l'achèvement de la première phase, la planification préliminaire et l'élaboration des procédures de lancement du projet sont effectuées :

• formation de groupes de projet et d'experts ;
• répartition des pouvoirs et des responsabilités;
• détermination des exigences organisationnelles et techniques pour le processus de mise en œuvre ;
• clarifier les spécifications et les attentes des clients ;
• formation du groupe de mise en œuvre composé de spécialistes de l'entreprise cliente.

Pour une raison quelconque, le dernier point très important est souvent oublié lors de l'élaboration d'un plan de mise en œuvre. Mais le succès de l’ensemble du projet en dépend grandement ! Après le début du financement, le projet est considéré comme lancé.

Phase "Développement conceptuel du projet". Durant cette phase :

• un projet conceptuel est formé et approuvé ;
• une compréhension obligatoire et sans ambiguïté des intentions de tous les participants au projet concernant le SI mis en œuvre est obtenue ;
• les buts et objectifs du projet sont clarifiés et précisés ;
• les dimensions du prototype du système sont déterminées ;
• le plan de travail élargi, la séquence des étapes et les conditions sont convenus opération d'essai, indicateurs de planification, financiers et de reporting ;

Dans ce cas, toutes ces actions à coup sûr sont documentés, convenus et approuvés par toutes les parties intéressées et responsables.

Phase "Mise en œuvre du projet". Au cours des principaux travaux de mise en œuvre, l'environnement système est créé, installé et configuré, les procédures d'administration du système sont déterminées et les systèmes et applications matériels et logiciels de base sont installés. Le système configure le personnel organisationnel et les structures fonctionnelles entreprises utilisant des unités organisationnelles telles qu'une succursale, un département, une section, un groupe de travail, etc.

Gestion des systèmes d'informations

Dans presque toutes les organisations modernes, nous pouvons observer l’imbrication étroite des technologies de l’information et des processus métiers de l’activité principale. Dès lors, la mise en place (remplacement) d'un système d'information s'avère être une transformation sérieuse, affectant souvent divers domaines de l'entreprise. En conséquence, cela devient dans de nombreux cas un processus complexe et douloureux. Néanmoins, les problèmes qui surviennent lors de la mise en œuvre du système ont déjà été suffisamment bien étudiés et des méthodes efficaces pour les résoudre ont maintenant été créées, combinées dans les normes (méthodologies) pertinentes.

La mise en œuvre d'un système d'information ne consiste pas seulement à installer un logiciel, mais également à un ensemble de mesures à forte intensité de main-d'œuvre, à la fois pour réorganiser les processus commerciaux de l'entreprise et affiner le logiciel mis en œuvre, ainsi que pour former les employés de l'entreprise à utiliser le système.

Lorsqu’on aborde les questions liées à l’organisation de la mise en œuvre des systèmes d’information, il convient d’abord de clarifier le sens du terme « système d’information ». Malheureusement, jusqu'à présent, système d'information signifie souvent progiciel, ce qui est totalement faux et ne permet pas de se faire une idée correcte des objectifs du projet de mise en œuvre.

Un système d'information est un complexe complexe de composants hétérogènes qui interagissent les uns avec les autres et créent les propriétés du système nécessaires au consommateur. Un système d'information doit être considéré comme l'ensemble de l'infrastructure de l'entreprise impliquée dans le processus de gestion des flux d'informations et de documents et comprend :

Éléments technologiques assurant le fonctionnement du système :

Modèle d'information du domaine ;

Ressources humaines responsables de la formation et du développement du modèle d'information ;

Progiciel;

Ressources humaines responsables de la configuration du progiciel ;

Base matérielle et technique ;

Ressources humaines opérationnelles et techniques ;

Éléments de gestion assurant l'organisation du fonctionnement du système :

Règlement pour l'élaboration du modèle d'information et les règles pour y apporter des modifications ;

Règlement sur le support technique et utilisateur du progiciel ;

Règlement pour apporter des modifications à la configuration du progiciel et à la composition de ses modules fonctionnels ;

Règlement d'utilisation du progiciel et instructions d'utilisation ;

Règlements de formation et de certification des utilisateurs.

La tâche d'un projet de mise en œuvre d'un système d'information comprend la création (adaptation) et la mise en exploitation productive de tous les éléments énumérés ci-dessus. La complexité de cette tâche est attestée par les statistiques décevantes sur la réussite des projets informatiques, connues grâce aux résultats des recherches du Standish Group : en 1998, seuls 26 % des projets ont été achevés à temps, n'ont pas dépassé le budget et ont assuré la mise en œuvre de les fonctions prévues.

Les sources de problèmes lors de la mise en œuvre d’un système d’information couvrent différents aspects d’un projet privé et des activités de l’entreprise dans son ensemble. Ceux-ci inclus:

Manque de gestion dans l'entreprise ;

La nécessité d'une réorganisation partielle ou complète de la structure de l'entreprise ;

La nécessité de changer la technologie commerciale sous divers aspects ;

Résistance des salariés des entreprises ;

Augmentation temporaire de la charge de travail des employés pendant la mise en œuvre du système ;

La nécessité de former une équipe qualifiée de mise en œuvre et de maintenance du système, de sélectionner un chef d’équipe solide.

De plus, au cours du processus de mise en œuvre, il est nécessaire de mettre en œuvre une stratégie informatique unifiée de l'entreprise, qui permettra de combiner de manière adéquate le développement (création) des parties logicielles et matérielles du système en parallèle avec un ensemble de travaux de développement. l'infrastructure informatique existante de l'entreprise.

Une partie importante des problèmes de mise en œuvre des projets est causée par des erreurs assez typiques, connues, mais néanmoins souvent répétées :

Concevoir des systèmes sans prendre en compte la stratégie de développement de l'entreprise - il est nécessaire d'imaginer la structure et l'échelle de l'entreprise dans le futur sur au moins 3 ans ;

Violation du principe de construction d'un système « descendant » et, par conséquent, manque de support informationnel pour prendre des décisions de gestion aux niveaux supérieurs de gestion ;

Passion excessive pour la réingénierie des processus métier et subordination parfois injustifiée aux exigences des fonctionnalités standard du système ERP de base ;

Refonte fondamentale des fonctionnalités de base du système ERP ;

Attentes irréalistes dues à une évaluation incorrecte de la rentabilité de la mise en œuvre d'un système ERP.

Dans le même temps, l'expérience accumulée dans la mise en œuvre de systèmes d'information indique la présence d'un groupe stable de facteurs de réussite pour de tels projets et, par conséquent, la possibilité de développer une technologie permettant de gérer avec succès un projet de mise en œuvre en tenant compte de ces facteurs. L'organisation rationnelle des projets de mise en œuvre des systèmes d'information est décrite dans des normes (internationales, étatiques, d'entreprise), souvent appelées méthodologies de mise en œuvre.

Facteurs de réussite du projet de mise en œuvre

Les méthodologies de mise en œuvre sont généralement développées par les principaux fabricants de systèmes d'information, en tenant compte des caractéristiques de leurs produits logiciels, ainsi que de l'étendue de la mise en œuvre. Le côté positif de ces normes est leur orientation pratique. Ils représentent des instructions de travail et des modèles de documents de projet soigneusement étudiés, éprouvés et testés à plusieurs reprises. Ces normes sont généralement loin des abstractions théoriques, se concentrent sur les caractéristiques de systèmes spécifiques et contiennent la meilleure expérience. Mais les normes ont aussi des côtés négatifs : même les méthodologies destinées à des systèmes de classe similaire ne sont pas interchangeables. Par exemple, la méthodologie de mise en œuvre du système Microsoft Axapta vise en grande partie à gérer les paramètres et les modifications des modules ; et lors de la mise en œuvre de modules SAP ou ORACLE EBS fonctionnellement similaires, l'idéologie de la réingénierie commerciale prévaut, dans laquelle l'organisation est invitée à modifier ses processus commerciaux, en les adaptant aux « meilleures pratiques » enregistrées dans le système. Les exemples de méthodologies les plus connus comprennent la liste suivante, loin d’être exhaustive :

Développements de Microsoft - méthodologies « OnTarget », « MSF (Microsoft Solutions Framework) », « Business Solutions Partner Methodology » ;

Développements de la société SAP - méthodologies « SAP Procedural Model », « ASAP (Accelerated SAP) » ;

Développements de la société Oracle - un ensemble de méthodologies "Oracle Method".

Une telle variété de normes permet aux organisations de choisir une stratégie rationnelle basée sur celles-ci et de formuler leurs propres procédures de mise en œuvre, c'est-à-dire de ne pas « réinventer la roue » et en même temps d'assurer des avantages concurrentiels. Adapter les méthodologies aux besoins d'une entreprise particulière ne consiste pas tant à traduire des textes et des modèles de documents en russe qu'à ajuster les approches en tenant compte des conditions russes. Dans ce cas, les délais et la séquence de tâches recommandés par les normes sont généralement révisés, des méthodes de collecte, de vérification et de conversion des données sources sont créées et des solutions d'intégration avec les systèmes existants sont développées.

Pour le Client du système d'information, les principaux résultats de l'utilisation de la méthodologie sont :

Créer une solution répondant de manière optimale aux exigences du client ;

Utilisation efficace maximale des ressources du projet ;

Minimiser le temps et les coûts de mise en œuvre ;

Réduire les risques du projet.

Parallèlement, organiser le travail selon une méthodologie documentée est également utile pour le développeur du système :

Une base méthodologique apparaît pour former les nouveaux salariés aux méthodes standards de mise en œuvre ;

Les coûts internes d'organisation et de mise en œuvre des projets sont réduits ;

L'interaction et la compréhension mutuelle entre les membres de l'équipe de projet s'améliorent ;

L'efficacité du partage des ressources entre les projets et les équipes augmente.

Malgré la variété des méthodologies existantes, leur contenu comprend les éléments suivants : une description de la composition et de la structure du lot de travaux du projet de mise en œuvre, les règles de gestion d'un tel projet et la structure organisationnelle de l'équipe de mise en œuvre.

Structurer un ensemble de travaux consiste avant tout à identifier les phases (étapes) du projet. La division du projet en phases (d'une durée de 3 à 4 mois) est due à la grande complexité des projets et au temps important consacré à la mise en œuvre des systèmes d'information, permet d'obtenir des résultats significatifs dans un délai plus court et de bénéficier des avantages suivants dans l'organisation du projet :

Les données de la documentation du projet ne deviennent pas obsolètes ;

Après avoir terminé chaque phase du projet, il devient possible de clarifier ou d'ajuster les tâches à résoudre dans les phases suivantes ;

Les risques du projet causés par les changements organisationnels dans l'entreprise du client pendant le projet sont réduits ;

Le budget du projet et le calendrier de paiement sont optimisés.

La composition des étapes du projet et la répartition du travail en étapes dépendent de la méthodologie spécifique, cependant, il est possible d'identifier une composition typique d'étapes qui sont présentes à des degrés divers dans toutes les méthodologies et sont déterminées par la logique de mise en œuvre elle-même. Il s'agit des étapes de définition du projet, d'examen de l'objet d'automatisation, d'analyse des résultats de l'examen et de développement de la conception du système, de création (configuration) du système, de mise en service du système et de maintenance du système.

L'étape suivante consiste à identifier les processus (ensembles de travaux) effectués à différentes étapes des projets. La composition et la séquence d'exécution des processus sont déterminées par une méthodologie spécifique et servent de base à la planification du projet - pour la construction d'une structure hiérarchique de travail.

Ainsi, la méthodologie de mise en œuvre est construite comme l'intersection de deux domaines de connaissances différents : une technologie spécifique de création d'un produit - un système d'information - et une technologie assez universelle de gestion des activités de projet.

Composantes de la méthodologie de mise en œuvre

Principales étapes de mise en œuvre du système d'information

1. Identification des principaux flux d'informations dans l'entreprise, constitution d'une base de documentation réglementaire et de référence de base et sa réconciliation.

Au cours de cette étape, les principaux flux d'informations de l'entreprise et les problèmes pouvant survenir lors de la mise en œuvre sont déterminés (par exemple, le manque de documents primaires, de documentation normative et de référence, de standards, etc.). Une base de données de la documentation de référence réglementaire de base est générée et vérifiée. Sur la base des résultats de cette enquête, un document est rédigé, signé par tous les participants au projet de mise en œuvre, qui décrit tous les problèmes identifiés et décrit les moyens de les éliminer. Le succès de l'ensemble du projet dépend souvent de la qualité de cette étape et de l'exhaustivité du document préparé. Il faut dire qu'une condition nécessaire au succès de l'ensemble du projet de mise en œuvre est sa documentation détaillée.

2. Construction d'un modèle informationnel-fonctionnel d'activité d'entreprise (IDEF), description et optimisation des processus soumis à automatisation.

En plus de construire un modèle informationnel et fonctionnel des activités de l’entreprise, à ce stade, les paramètres des répertoires et des classificateurs de système sont développés et convenus. Si nécessaire, des décisions sont prises pour modifier les pratiques comptables ou les modèles fonctionnels existants. La présence de normes d'entreprise (qui n'existent généralement pas en Ukraine) est ici très importante. À ce stade, les normes comptables d'entreprise doivent être créées ou analysées pour être complètes. Cette tâche ne peut être effectuée que par du personnel bien formé ou des consultants externes. La principale exigence dans ce cas est la disponibilité de tous les ouvrages de référence et classificateurs nécessaires au fonctionnement du système (un classificateur unifié de produits, de biens et de matériaux ; un plan comptable et des caractéristiques analytiques de la comptabilité ; des annuaires des débiteurs et créanciers, un répertoire des transactions commerciales de base, normes de comptabilisation des mouvements d'actifs matériels et monétaires, etc.) et conformité des principes de leur organisation avec les exigences du système.

La modélisation des processus métiers de l'entreprise est également hautement souhaitable, car elle vous permet de bien préparer la mise en œuvre. La modélisation doit être réalisée par des employés bien formés de l'entreprise cliente avec la participation de consultants hautement qualifiés et avec le modèle créé lié aux normes commerciales et au futur système. Après la formation, le groupe de mise en œuvre élabore un plan détaillé du projet de mise en œuvre, qui comprend des questions telles que les responsabilités des participants au projet, les dates de début et de fin des travaux, ainsi que d'autres tâches connexes résolues en parallèle. Les travaux sont réalisés conjointement par l'équipe de mise en œuvre et des consultants externes.

3. Mise en œuvre d'un projet pilote.

A ce stade, toutes les activités de l’entreprise sont entièrement modélisées. Dans les divisions individuelles de l'entreprise, les données réelles sont saisies dans le système (dans une mesure limitée) et les fonctions commerciales sont systématiquement testées en simulant des situations réelles des activités de l'entreprise (dans des conditions aussi proches que possible de la réalité). Le travail mutuel des départements est élaboré sur la base d'exemples pilotes. Sur la base des résultats de l'exemple pilote, la direction de l'entreprise prend une décision sur la mise en œuvre à grande échelle du système.

4. Adaptation du système dans l'entreprise.

Au cours de cette étape, le système est configuré conformément au plan du projet de mise en œuvre et les modules et fonctions individuels sont testés par l'équipe de mise en œuvre. Les utilisateurs finaux sont formés pour travailler avec le système configuré directement sur leur lieu de travail. Dans ce cas, un système de limitation de l'accès des utilisateurs finaux aux informations doit déjà être installé et configuré. La formation est dispensée par des membres de l'équipe de mise en œuvre - des employés de l'entreprise cliente.

5. Opération d'essai du système_ERP.

Au cours de cette étape, le client doit s'assurer que la fonctionnalité obtenue grâce à la configuration du système est pleinement conforme aux exigences de l'entreprise. A ce stade, la double saisie des données dans l'ancien et le nouveau système est maintenue. Pendant l'opération d'essai : des rapports standard sont générés (à l'aide du système ERP et de la manière habituelle) et une vérification des données est effectuée ; le système est progressivement mis en œuvre, dans certains domaines de la comptabilité ou de la gestion ; les instructions pour l'entretien des lieux de travail sont documentées et les descriptions de poste des participants au processus comptable sont ajustées, etc.

6. Mise en exploitation commerciale du système.

Un plan est élaboré pour le transfert du système mis en œuvre vers une exploitation commerciale, et les procédures de travail et un calendrier pour la transition des utilisateurs finaux vers le travail dans le nouveau système sont déterminés. Ces plans sont ensuite systématiquement mis en œuvre. Les données les plus nécessaires des systèmes existants sont converties.

7. Accompagnement de l'exploitation industrielle.

Les exigences modernes pour toute entreprise qui souhaite prendre une position forte sur le marché moderne présupposent une volonté de mettre en œuvre des objectifs spécifiques, ainsi qu'une volonté de transformer ses activités en introduisant de nouvelles réalisations. Cela concerne tout d'abord les hautes technologies, qui permettent dans la plupart des cas non seulement de faciliter la mise en œuvre de tâches individuelles, mais également de réduire les coûts de l'entreprise dans son ensemble.

À cet égard, les managers sont de plus en plus attentifs à la nécessité d'introduire des systèmes d'information dans le processus. Cependant, ce processus nécessite une certaine préparation ; de plus, le processus de mise en œuvre lui-même doit prendre en compte certaines caractéristiques métier.

La mise en œuvre de tout nouveau système d'information ne devrait avoir lieu qu'après que l'éventail de tâches spécifiques que le système doit résoudre a été formulé. Une compréhension claire des processus exacts qui peuvent être optimisés ou améliorés par le système d’information mis en œuvre est nécessaire.

Sur cette base, vous pouvez mieux planifier le processus de mise en œuvre lui-même, et également prendre en compte exactement le temps qu'il faudra pour le faire, ainsi que maîtriser le nouveau système. Sur cette base, la faisabilité économique de cette opération est calculée.

Si l'utilisation du nouveau système correspond aux objectifs stratégiques, que son utilisation est pleinement justifiée et que l'entreprise elle-même est prête à le maîtriser, alors vous pouvez passer à l'étape suivante.

Caractéristiques générales des projets de mise en œuvre de systèmes d'information.

La tâche d'un projet de mise en œuvre d'un système d'information comprend la création (adaptation) et la mise en exploitation productive de tous les éléments énumérés ci-dessus. La complexité de cette tâche est attestée par les statistiques décevantes sur la réussite des projets informatiques, connues grâce aux résultats des recherches du Standish Group : en 1998, seuls 26 % des projets ont été achevés à temps, n'ont pas dépassé le budget et ont assuré la mise en œuvre de les fonctions prévues.

Les sources de problèmes lors de la mise en œuvre d’un système d’information couvrent différents aspects d’un projet privé et des activités de l’entreprise dans son ensemble. Ceux-ci inclus:

• · manque de gestion dans l'entreprise ;
• · la nécessité d'une réorganisation partielle ou complète de la structure de l'entreprise ;
• · la nécessité de modifier la technologie commerciale sous divers aspects ;
• · résistance des salariés des entreprises ;
• · augmentation temporaire de la charge de travail des employés lors de la mise en place du système ;
• · la nécessité de former une équipe qualifiée de mise en œuvre et de maintenance du système, de sélectionner un chef d'équipe solide.

De plus, au cours du processus de mise en œuvre, il est nécessaire de mettre en œuvre une stratégie informatique unifiée de l'entreprise, qui permettra de combiner de manière adéquate le développement (création) des parties logicielles et matérielles du système en parallèle avec un ensemble de travaux de développement. l'infrastructure informatique existante de l'entreprise.

Une partie importante des problèmes de mise en œuvre des projets est causée par des erreurs assez typiques, connues, mais néanmoins souvent répétées :

• · concevoir des systèmes sans tenir compte de la stratégie de développement commercial - il est nécessaire d'imaginer la structure et l'ampleur de l'entreprise dans le futur sur au moins 3 ans.
• · violation du principe de construction d'un système « descendant » et, par conséquent, manque de support informationnel pour prendre des décisions de gestion aux niveaux supérieurs de gestion ;
• · passion excessive pour la réingénierie des processus métier et subordination parfois injustifiée aux exigences de la fonctionnalité standard du système ERP de base ;
• · refonte radicale des fonctionnalités de base du système ERP ;
• · attentes irréalistes dues à une évaluation incorrecte de l'efficacité économique de la mise en œuvre d'un système ERP.

Dans le même temps, l'expérience accumulée dans la mise en œuvre de systèmes d'information indique la présence d'un groupe stable de facteurs de réussite pour de tels projets et, par conséquent, la possibilité de développer une technologie permettant de gérer avec succès un projet de mise en œuvre en tenant compte de ces facteurs (Fig. .2). L'organisation rationnelle des projets de mise en œuvre des systèmes d'information est décrite dans des normes (internationales, étatiques, d'entreprise), souvent appelées méthodologies de mise en œuvre.

Riz. 2. Facteurs de réussite du projet de mise en œuvre

Objectif et composition des méthodologies de mise en œuvre.

Les méthodologies de mise en œuvre sont généralement développées par les principaux fabricants de systèmes d'information, en tenant compte des caractéristiques de leurs produits logiciels, ainsi que de la portée de la mise en œuvre. Le côté positif de ces normes est leur orientation pratique. Ils représentent des instructions de travail et des modèles de documents de projet soigneusement étudiés, éprouvés et testés à plusieurs reprises. Ces normes sont généralement loin des abstractions théoriques, se concentrent sur les caractéristiques de systèmes spécifiques et contiennent la meilleure expérience. Mais les normes ont aussi des côtés négatifs : même les méthodologies destinées à des systèmes de classe similaire ne sont pas interchangeables. Par exemple, la méthodologie de mise en œuvre du système Microsoft Axapta vise en grande partie à gérer les paramètres et les modifications des modules ; et lors de la mise en œuvre de modules SAP ou ORACLE EBS fonctionnellement similaires, l'idéologie de la réingénierie commerciale prévaut, dans laquelle l'organisation est invitée à modifier ses processus commerciaux, en les adaptant aux « meilleures pratiques » enregistrées dans le système. Les exemples de méthodologies les plus connus comprennent la liste suivante, loin d’être exhaustive :

• · Développements Microsoft - méthodologies « OnTarget », « MSF (Microsoft Solutions Framework) », « Business Solutions Partner Methodology » ;
• · développements de la société SAP - méthodologie « SAP Procedural Model », « ASAP (Accelerated SAP) » ;
• · développé par Oracle - un ensemble de méthodologies « Oracle Method ».

Une telle variété de normes permet aux organisations de choisir une stratégie rationnelle basée sur celles-ci et de formuler leurs propres procédures de mise en œuvre, c'est-à-dire éviter de « réinventer la roue » tout en offrant des avantages concurrentiels. Adapter les méthodologies aux besoins d'une entreprise particulière ne consiste pas tant à traduire des textes et des modèles de documents en russe qu'à ajuster les approches en tenant compte des conditions russes. Dans ce cas, les délais et la séquence de tâches recommandés par les normes sont généralement révisés, des méthodes de collecte, de vérification et de conversion des données sources sont créées et des solutions d'intégration avec les systèmes existants sont développées.

Pour le Client du système d'information, les principaux résultats de l'utilisation de la méthodologie sont :

• · créer une solution qui répond de manière optimale aux exigences du client ;
• · utilisation efficace maximale des ressources du projet ;
• · minimiser le temps et les coûts de mise en œuvre ;
• · réduire les risques du projet.

Parallèlement, organiser le travail selon une méthodologie documentée est également utile pour le développeur du système :

• · une base méthodologique apparaît pour former les nouveaux collaborateurs aux méthodes standards de mise en œuvre ;
• · les coûts internes d'organisation et de mise en œuvre des projets sont réduits ;
• · l'interaction et la compréhension mutuelle entre les membres de l'équipe de projet s'améliorent ;
• · l'efficacité du partage des ressources entre les projets et les équipes augmente.

Malgré la variété des méthodologies existantes, leur contenu comprend les éléments standards suivants : une description de la composition et de la structure du lot de travaux du projet de mise en œuvre, les règles de gestion d'un tel projet et la structure organisationnelle de l'équipe de mise en œuvre.

Structurer un ensemble de travaux consiste avant tout à identifier les phases (étapes) du projet. La division du projet en phases (d'une durée de 3 à 4 mois) est due à la grande complexité des projets et au temps important consacré à la mise en œuvre des systèmes d'information, permet d'obtenir des résultats significatifs dans un délai plus court et de bénéficier des avantages suivants dans l'organisation du projet :

• · les données de la documentation de conception ne deviennent pas obsolètes ;
• · après avoir terminé chaque phase du projet, il devient possible de clarifier ou d'ajuster les tâches à résoudre dans les phases ultérieures ;
• · les risques du projet causés par les changements organisationnels dans l'entreprise du client pendant le projet sont réduits ;
• · le budget du projet et le calendrier de paiement sont optimisés.

La composition des étapes du projet et la répartition du travail en étapes dépendent de la méthodologie spécifique, cependant, il est possible d'identifier une composition typique d'étapes qui sont présentes à des degrés divers dans toutes les méthodologies et sont déterminées par la logique de mise en œuvre elle-même. Il s'agit des étapes de définition du projet, d'examen de l'objet d'automatisation, d'analyse des résultats de l'examen et de développement de la conception du système, de création (configuration) du système, de mise en service du système et de maintenance du système.

L'étape suivante consiste à identifier les processus (ensembles de travaux) effectués à différentes étapes des projets. La composition et la séquence d'exécution des processus sont déterminées par une méthodologie spécifique et servent de base à la planification du projet - pour la construction d'une structure hiérarchique de travail.

Ainsi, la méthodologie de mise en œuvre est construite comme l'intersection de deux domaines de connaissances différents : une technologie spécifique de création d'un produit - un système d'information - et une technologie assez universelle de gestion des activités de projet (Fig. 3).

Riz. 3.

Sur cette base, la mise en œuvre des processus d'information est un processus assez complexe et à forte intensité de main-d'œuvre qui nécessite une modernisation constante des services. Composé de nombreux facteurs et aspects, ignorer ceux qui peuvent perturber la structure de l'ensemble de la production et conduire, sinon à la ruine de l'entreprise, du moins à des coûts inutiles.

UNIVERSITÉ NATIONALE TAVRICHESKI

eux. DANS ET. VERNADSKI

Faculté d'économie

Département de cybernétique économique

service de jour

MALYSHEV SERGEI IVANOVITCH

MISE EN ŒUVRE DES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION (SYSTÈMES) DANS LES ACTIVITÉS DE L'ENTREPRISE

Travaux de cours

Étudiant de 2ème année, gr. 201K ______________ Malyshev S.I.

Conseiller scientifique,

Professeur agrégé, Ph.D. ______________ Krulikovsky A.P.

Simféropol, 2009

INTRODUCTION ……………………………………………………………………….3

CHAPITRE 1

SYSTÈMES ET TECHNOLOGIES D'INFORMATION EN ÉCONOMIE ………………………………………………………………...6

1.1. Historique du développement des systèmes d'information…………………………..... 6

1.2. Classification des technologies et systèmes d'information…………………..... 8

1.3. Types de systèmes d'information dans une organisation………………………... 16

1.4. Consommateurs potentiels des technologies de l’information………… 19

1.5. Expérience dans l'utilisation des systèmes d'information………………………. 21

CHAPITRE 2

SÉLECTION, MISE EN ŒUVRE ET OPÉRATION D'UN SYSTÈME D'INFORMATION …………………………………………………………………...22

2.1. La problématique du choix d'un système d'information…………………………. 22

2.2. Critères de choix d'un système…………………………………………………………….... 24

2.3. Modalités de mise en œuvre du système……………………………………………………………….. 27

2.4. Étapes de mise en œuvre du système d'information…………………………. 30

CONCLUSION……………………………………………………………………………………….…32

LISTE DES SOURCES………………………………………………………………………………...35

Introduction

La transition vers des relations de marché dans l'économie et le progrès scientifique et technologique ont considérablement accéléré le rythme d'introduction des dernières avancées dans le domaine de l'information dans toutes les sphères de la vie socio-économique de la société. Le terme « informatisation » est apparu pour la première fois lors de la création de systèmes d'information et informatiques multiterminaux locaux et de réseaux de files d'attente.

L'informatisation dans le domaine de la gestion des processus économiques implique avant tout d'augmenter la productivité des travailleurs en réduisant le rapport coût/production, ainsi que d'améliorer les qualifications et l'alphabétisation professionnelle des spécialistes engagés dans les activités de gestion. Dans les pays développés, deux révolutions liées l’une à l’autre se déroulent simultanément : dans les technologies de l’information et dans les affaires, s’entraidant mutuellement.

Les technologies de l'information existent depuis longtemps, c'est pourquoi, avec le développement des ordinateurs et des communications, diverses variantes ont commencé à apparaître : « technologies de l'information et de la communication », « technologies de l'information informatique », etc. Dans cet ouvrage, par technologie de l'information, nous comprendrons le sens moderne, c'est-à-dire l'intégration des ordinateurs, de l'électronique et des moyens de communication.

Il existe de nombreuses définitions de ce terme, par exemple :

La technologie de l'information est un ensemble systémiquement organisé de méthodes et de moyens permettant de résoudre des problèmes de gestion pour la mise en œuvre d'opérations de collecte, d'enregistrement, de transfert, d'accumulation, de recherche, de traitement et de protection d'informations sur la base de l'utilisation de logiciels développés, d'ordinateurs et de moyens de communication utilisés, comme ainsi que les méthodes par lesquelles les informations sont proposées aux clients.

Il existe un lien entre la technologie de l'information et la gestion. Le manager doit toujours prendre des décisions dans des conditions de grande incertitude : inflation, évolution du taux de change, évolution des conditions fiscales et légales de travail, et les concurrents ne dorment pas. Les ordinateurs peuvent calculer les options de manière rapide et précise et ainsi fournir des réponses à toutes sortes de questions de ce type. C'est peut-être l'un des principaux avantages d'un ordinateur par rapport à une personne.

Les nouvelles technologies de l’information se caractérisent par :

Fonctionnement utilisateur en mode manipulation ;

Prise en charge de l'information de bout en bout à toutes les étapes du flux d'informations sur la base de bases de données intégrées, fournissant une forme unifiée unique de présentation, de stockage, de recherche, d'affichage, de récupération et de protection des données ;

Processus de traitement des documents sans papier ;

Mode interactif de résolution de problèmes ;

Possibilités d'exécution collective de documents basées sur la technologie de réseau client-serveur, unies par des moyens de communication ;

Possibilités de restructuration adaptative des formes et des méthodes de présentation de l'information dans le processus de résolution d'un problème.

Le caractère indispensable de la technologie informatique est qu'elle permet d'optimiser et de rationaliser la fonction de gestion grâce à l'utilisation de nouveaux moyens de collecte, de transmission et de conversion de l'information.

Que peut apporter la mise en place d’un système d’information ?

Réduire les coûts globaux de l'entreprise dans la chaîne d'approvisionnement (en achats),

Augmenter la vitesse de rotation,

Réduire les stocks excédentaires au minimum,

Augmentation et complexité de la gamme de produits,

Améliorer la qualité des produits,

Exécuter les commandes à temps et améliorer la qualité globale du service client.

La réforme des modes de gestion des objets économiques a entraîné non seulement une restructuration de l'organisation du processus d'automatisation des activités de gestion, mais aussi la diffusion de nouvelles formes de mise en œuvre de ces activités. L'objectif de ce travail est d'explorer les modalités de mise en œuvre d'un nouveau système d'information et de considérer les résultats de son utilisation.

1.1. Histoire du développement des systèmes d'information

L'historique du développement des systèmes d'information et les finalités de leur utilisation à différentes périodes sont présentés dans le tableau 1.

Tableau 1. Changement d'approche de l'utilisation des systèmes d'information

Période de temps	Concept d'utilisation de l'information	Type de systèmes d'information	But d'utilisation
1980 - ???? gg.	Flux papier des documents de règlement Aide de base à la préparation des rapports Contrôle de gestion des ventes (ventes) L'information est une ressource stratégique qui offre un avantage concurrentiel	Systèmes d'information pour le traitement des documents de règlement sur machines comptables électromécaniques Systèmes d'information de gestion pour les informations de production Systèmes d'aide à la décision Systèmes pour la haute direction Systèmes d'information stratégiques. Bureaux automatisés	Accroître la rapidité de traitement des documents Simplifier la procédure de traitement des factures et de calcul des salaires Accélérer le processus de reporting Développement de la solution la plus rationnelle Survie et prospérité de l'entreprise

Les premiers systèmes d’information sont apparus dans les années 50. Durant ces années, ils étaient destinés au traitement des factures et de la paie, et étaient implantés sur des machines comptables électromécaniques. Cela a conduit à une certaine réduction des coûts et du temps de préparation des documents papier.

années 60 sont marqués par un changement d’attitude à l’égard des systèmes d’information. Les informations obtenues grâce à eux ont commencé à être utilisées pour des rapports périodiques sur de nombreux paramètres. Pour y parvenir, les organisations avaient besoin d’un équipement informatique polyvalent capable de remplir de nombreuses fonctions, et pas seulement le traitement des factures et le calcul des salaires, comme c’était le cas auparavant.

Dans les années 70 – début des années 80. Les systèmes d'information commencent à être largement utilisés comme moyen de contrôle de gestion, soutenant et accélérant le processus de prise de décision.

À la fin des années 80. Le concept d'utilisation des systèmes d'information évolue à nouveau. Ils deviennent une source d’information stratégique et sont utilisés à tous les niveaux de toute organisation. Les systèmes d'information de cette période, fournissant les informations nécessaires à temps, aident l'organisation à réussir dans ses activités, à créer de nouveaux biens et services, à trouver de nouveaux marchés, à s'assurer des partenaires dignes, à organiser la production de produits à bas prix, et bien plus encore.

Les technologies de l'information peuvent actuellement être classées selon un certain nombre de caractéristiques, notamment : le mode de mise en œuvre dans le système d'information, le degré de couverture des tâches de gestion, les classes d'opérations technologiques mises en œuvre, le type d'interface utilisateur, les possibilités d'utilisation un réseau informatique et le domaine concerné.

Tableau 2. Classification des technologies de l'information.

INFORMATIQUE	Selon le mode de mise en œuvre dans le SI	Traditionnel
		Nouvelles technologies de l'information
	Selon le degré de couverture des tâches de gestion	Traitement électronique de données
		Automatisation des fonctions de contrôle
		Aide à la décision
		Bureau électronique
		Assistance d'experts
	Par classe d'opérations technologiques mises en œuvre	Travailler avec un éditeur de texte
		Travailler avec un processeur de table
		Travailler avec un SGBD
		Travailler avec des objets graphiques
		Systèmes multimédia
		Systèmes hypertextes
	Par type d'interface utilisateur	Lot
		De la conversation
	Selon la méthode de construction du réseau	Locale
		Multi-niveaux
		Distribué
	Par domaine desservi	Comptabilité
		Activités bancaires
		Activités fiscales
		Activités d'assurance

Considérons la relation entre les systèmes d'information et les technologies de l'information.

Un système d'information économique est un ensemble de flux internes et externes de communication d'informations directes et rétroactives d'un objet économique, de méthodes, d'outils, de spécialistes impliqués dans le processus de traitement de l'information et d'élaboration des décisions de gestion.

Un système d'information automatisé est un ensemble de méthodes et de modèles informationnels, économiques et mathématiques, techniques, logiciels, outils technologiques et spécialistes, conçus pour traiter l'information et prendre des décisions de gestion.

Ainsi, un système d'information peut être défini en termes techniques comme un ensemble de composants interconnectés qui collectent, traitent, stockent et distribuent des informations pour soutenir la prise de décision et la gestion dans une organisation. En plus de soutenir la prise de décision, la coordination et le contrôle, les systèmes d'information peuvent également aider les gestionnaires à analyser les problèmes, à rendre visibles les objets complexes et à créer de nouveaux produits.

Les systèmes d'information contiennent des informations sur des personnes, des lieux et des objets importants au sein d'une organisation ou dans l'environnement. Les informations sont des données qui ont été converties sous une forme significative et utile pour les utilisateurs. Les données, en revanche, sont des flux de faits bruts représentant les résultats trouvés dans les organisations ou dans l'environnement physique avant qu'ils n'aient été organisés et convertis sous une forme que les utilisateurs peuvent comprendre et utiliser.

Sur la base des sources de réception, les informations peuvent être divisées en externes et internes. Les informations externes comprennent des directives des autorités supérieures, divers documents des gouvernements centraux et locaux, des documents reçus d'autres organisations et entreprises liées. Les informations internes reflètent des données sur l'avancement de la production dans l'entreprise, sur la mise en œuvre du plan, sur le travail des ateliers, des zones de service et sur la commercialisation de la production.

Tous les types d'informations nécessaires à la gestion d'une entreprise constituent un système d'information. Le système de gestion et le système d'information à tout niveau de gestion forment une unité. La gestion sans information est impossible.

Trois processus dans un système d'information produisent les informations dont les organisations ont besoin pour prendre des décisions, gérer, analyser des problèmes et créer de nouveaux produits ou services : entrée, traitement et sortie.

Saisir des informations provenant de sources externes ou internes ;

Traiter les informations saisies et les présenter sous une forme pratique ;

Sortie d'informations pour présentation aux consommateurs ou transfert vers un autre système ;

Les commentaires sont des informations traitées par les personnes d'une organisation donnée pour corriger les informations saisies.

Riz. 1. Processus dans le système d'information

Au cours du processus de saisie, des informations non vérifiées sont enregistrées ou collectées au sein de l'organisation ou à partir de l'environnement externe. La transformation transforme cette matière première en une forme plus significative. Lors de la phase de sortie, les données traitées sont transférées au personnel ou aux processus où elles seront utilisées. Les systèmes d'information ont également besoin de retours, c'est-à-dire des données traitées renvoyées nécessaires pour adapter les éléments de l'organisation afin d'aider à évaluer ou à corriger les données traitées.

Un système d'information est défini par les propriétés suivantes :

Tout système d'information peut être analysé, construit et géré sur la base de principes généraux de construction de systèmes ;

Le système d'information est dynamique et évolutif ;

Lors de la construction d'un système d'information, il est nécessaire d'utiliser une approche systématique ;

Le résultat du système d'information est l'information sur la base de laquelle les décisions sont prises ;

Un système d’information doit être perçu comme un système de traitement de l’information homme-machine.

Il existe des systèmes d’information informatiques organisationnels formels et informels. Les systèmes formels s'appuient sur des données et des procédures acceptées et organisées pour collecter, stocker, produire, distribuer et utiliser ces données.

Les systèmes d’information informels (tels que les potins) reposent sur des accords implicites et des règles de comportement non écrites. Il n’existe aucune règle quant à la nature des informations ni à la manière dont elles seront collectées et traitées. De tels systèmes sont nécessaires à la vie de l’organisation. Ils ont une relation très lointaine avec l’informatique.

Bien que les systèmes d'information informatiques utilisent la technologie informatique pour traiter des informations non vérifiées en informations significatives, il existe une différence nette entre un ordinateur et un programme informatique, d'une part, et un système d'information, d'autre part. Les ordinateurs électroniques et leurs programmes constituent la base technique, les outils et les matériaux des systèmes d'information modernes. Les ordinateurs fournissent des équipements pour stocker et produire des informations. Les programmes informatiques, ou logiciels, sont des ensembles de manuels d'entretien qui contrôlent le fonctionnement des ordinateurs. Mais les ordinateurs ne sont qu’une partie du système d’information.

D'un point de vue commercial, un système d'information représente des décisions d'organisation et de gestion basées sur les technologies de l'information en réponse au défi posé par l'environnement. Comprendre les systèmes d'information ne signifie pas avoir des connaissances en informatique ; un manager doit avoir une compréhension plus large de l'organisation, de la gestion et de la technologie des systèmes d'information et de leur capacité à apporter des solutions aux problèmes de l'environnement de l'entreprise.

Lors de la classification des systèmes d'information, il convient de distinguer les systèmes CRM (relation client), ERP (gestion d'entreprise) et MPC (gestion basée sur la performance financière).

Sur le marché intérieur, les limites d'une telle classification sont très floues, par exemple, le système financier bien connu 1C se positionne comme un ERP, alors qu'il serait incorrect de dire que 1C est un concurrent d'un système ERP tel que Navision Axaptra.

Les premiers systèmes développés pour résoudre des problèmes de gestion d'entreprise couvraient principalement le domaine de la comptabilité des entrepôts ou des matières (IC - Inventory Control). Leur apparition est due au fait que la comptabilité des matières (matières premières, produits finis, marchandises) d'une part est une source éternelle de problèmes divers pour le dirigeant d'une entreprise, et d'autre part (dans une entreprise relativement grande) une des domaines les plus exigeants en main d’œuvre et qui nécessitent une attention constante. La principale « activité » d'un tel système est la comptabilité des matières.

L’étape suivante dans l’amélioration de la comptabilité matérielle a été marquée par les systèmes de planification de la production ou des ressources matérielles (en fonction de l’orientation des activités de l’organisation). Ces systèmes, inclus dans la norme, ou plutôt dans deux normes (MRP - Material Requirements Planning et MRP II - Manufacturing Requirements Planning), sont très répandus en Occident et sont utilisés depuis longtemps avec succès par les entreprises, principalement dans les industries manufacturières. Les principes de base qui constituent la base des systèmes standards MRP comprennent

Description des activités de production comme un flux de commandes interdépendantes ;

Tenir compte des limitations de ressources lors de l'exécution des commandes ;

Minimiser les cycles de production et les stocks ;

Formation des ordres d'approvisionnement et de production sur la base des commandes clients et des calendriers de production.

Bien entendu, il existe d'autres fonctions MRP : planification du cycle de processus, planification de la charge des équipements, etc. Il convient de noter que les systèmes standards MRP résolvent le problème non pas tant de la comptabilité que de la gestion des ressources matérielles d'une entreprise.

Le nouveau type de système d'information le plus populaire à l'heure actuelle est le système ERP (Enterprise Resource Planning). Les systèmes ERP, dans leurs fonctionnalités, couvrent non seulement la comptabilité d'entrepôt et la gestion des matériaux, que les systèmes décrits ci-dessus fournissent dans leur intégralité, mais ajoutent à cela toutes les autres ressources de l'entreprise, principalement monétaires. Autrement dit, les systèmes ERP doivent couvrir tous les domaines de l'entreprise directement liés à ses activités. Il s’agit tout d’abord des entreprises manufacturières. Les systèmes de cette norme prennent en charge la mise en œuvre des fonctions financières et de gestion de base. Par exemple, dans les systèmes Baan, c'est :

Finances et comptabilité,

Production,

Ventes (y compris comptabilité d'entrepôt, commerce et marketing),

Transport,

Entretien et maintenance des équipements,

Gestion de projet,

Et aussi un panneau de gestion unique - le module Système d'Information Manager, sur lequel le manager peut visualiser tous les principaux services et indicateurs de production.

La tâche principale des systèmes ERP est de surveiller l'état actuel des choses dans l'entreprise et d'alerter les dirigeants de tous les changements dangereux dans les activités de production.

Un système d'information, comme tout autre outil, doit avoir ses propres caractéristiques et exigences, en fonction desquelles sa fonctionnalité et son efficacité peuvent être déterminées. Bien entendu, pour chaque entreprise spécifique, les exigences relatives à un système d'information seront différentes, puisque les spécificités de chaque organisation doivent être prises en compte.

Malgré cela, il convient de souligner plusieurs exigences fondamentales du système, communes à tous les « consommateurs » :

1. Localisation du système d'information. Étant donné que les plus grands développeurs de systèmes d'information sont des entreprises étrangères, le système doit être adapté pour être utilisé par les entreprises nationales. Et nous entendons ici la localisation, à la fois fonctionnelle (tenant compte des particularités de la législation ukrainienne et des systèmes de paiement) et linguistique (système d'aide et documentation en ukrainien).

2. Le système doit fournir une protection fiable des informations, ce qui nécessite un contrôle d'accès par mot de passe, un système de protection des données à plusieurs niveaux, etc.

3. Si le système est mis en œuvre dans une grande entreprise dotée d'une structure organisationnelle complexe, il est nécessaire de mettre en œuvre un accès à distance afin que les informations puissent être utilisées par toutes les divisions structurelles de l'organisation.

4. En raison de l'influence de facteurs externes et internes (changements d'orientation commerciale, changements de législation, etc.), le système doit être adaptatif. Applicable à l'Ukraine, cette qualité du système doit être prise en compte plus sérieusement, car dans notre pays, les changements de législation et de règles comptables se produisent plusieurs fois plus souvent que dans les pays à économie stable.

5. Il est nécessaire de pouvoir consolider les informations au niveau de l'entreprise (combinant les informations des succursales, filiales, etc.), au niveau des tâches individuelles et au niveau des périodes.

Ces exigences sont les principaux critères, mais loin d'être les seuls, pour choisir un système d'information d'entreprise pour une entreprise.

Puisqu’il existe différents intérêts, caractéristiques et niveaux dans une organisation, il existe différents types de systèmes d’information. Aucun système ne peut à lui seul répondre pleinement aux besoins d’information d’une organisation. Une organisation peut être divisée en niveaux : stratégique, managérial, cognitif et opérationnel ; et dans des domaines fonctionnels tels que les ventes et le marketing, la production, la finance, la comptabilité et les ressources humaines. Des systèmes sont créés pour servir ces divers intérêts organisationnels. Quatre principaux types de systèmes d'information desservent différents niveaux organisationnels : les systèmes au niveau opérationnel, les systèmes au niveau des connaissances, les systèmes au niveau de la gestion et les systèmes au niveau stratégique.

Tableau 3. Types de systèmes d'information.

Les systèmes de niveau opérationnel soutiennent les responsables des opérations en surveillant les activités organisationnelles de base telles que les ventes, les paiements, l'encaissement des dépôts et la paie. L'objectif principal du système à ce niveau est de répondre aux questions de routine et de déplacer les flux de transactions dans l'organisation. Pour répondre à ce type de questions, les informations doivent généralement être facilement accessibles, opportunes et exactes.

Les systèmes de connaissances soutiennent les travailleurs du savoir et les processeurs de données dans une organisation. L'objectif des systèmes de connaissances est d'aider à intégrer de nouvelles connaissances dans l'entreprise et d'aider l'organisation à gérer le flux de documents. Les systèmes de connaissances, notamment sous la forme de postes de travail et de systèmes de bureau, sont aujourd'hui les applications qui connaissent la croissance la plus rapide dans le monde des affaires.

Les systèmes de gestion sont conçus pour servir les activités de contrôle, de gestion, de prise de décision et d’administration des cadres intermédiaires. Ils déterminent si les objets fonctionnent bien et rendent compte périodiquement. Par exemple, un système de contrôle des mouvements rend compte du mouvement de l'inventaire total, de l'uniformité du service commercial et du service qui finance les coûts des employés dans toutes les sections de l'entreprise, en notant les endroits où les coûts réels dépassent les budgets.

Certains systèmes au niveau de la gestion prennent en charge une prise de décision inhabituelle. Ils ont tendance à se concentrer sur des solutions moins structurées pour lesquelles les exigences en matière d'information ne sont pas toujours claires.

Les systèmes de niveau stratégique sont un outil pour aider les dirigeants de haut niveau à préparer des études stratégiques et des tendances à long terme dans l'entreprise et dans l'environnement des affaires. Leur objectif principal est de faire correspondre les changements dans les conditions d'exploitation avec les capacités organisationnelles existantes.

Les systèmes d'information peuvent également être différenciés de manière fonctionnelle. Les fonctions organisationnelles clés telles que les ventes et le marketing, la production, les finances, la comptabilité et les ressources humaines sont prises en charge par des systèmes d'information propriétaires. Dans les grandes organisations, les sous-fonctions de chacune de ces fonctions principales disposent également de leurs propres systèmes d'information. Par exemple, une fonction de fabrication peut disposer de systèmes de contrôle des stocks, de contrôle des processus, de maintenance d'usine, d'ingénierie assistée par ordinateur et de planification des besoins en matériaux.

Une organisation typique dispose de systèmes à différents niveaux : opérationnel, managérial, de connaissances et stratégique pour chaque domaine fonctionnel. Par exemple, une fonction commerciale dispose d’un système commercial au niveau opérationnel pour enregistrer les données commerciales quotidiennes et traiter les commandes. Le système de niveaux de connaissances crée des affichages appropriés pour démontrer les produits de l'entreprise. Les systèmes de niveau gestion surveillent les données de ventes mensuelles pour tous les territoires commerciaux et signalent les territoires où les ventes dépassent les niveaux attendus ou tombent en dessous des niveaux attendus. Le système de prévision prévoit les tendances commerciales sur une période de cinq ans, au service du niveau stratégique.

1.4 . Consommateurs potentiels technologies de l'information

Du point de vue de l'utilisation des technologies de l'information, la quasi-totalité des entreprises présentes sur le marché peut être divisée en quatre catégories, dans lesquelles :

· au cours du processus de développement, divers systèmes non liés ont été introduits pour la comptabilité et la gestion de l'entreprise dans certains domaines d'activité, tels que les ventes, les achats, l'entrepôt, la comptabilité, le personnel, etc. ;

· un système d'information intégré a été introduit, développé « sur commande » et comprenant des composants de la liste des modules possibles répertoriés, mais ne répondant pas au niveau moderne et aux exigences des nouvelles normes constamment émergentes ;

· les technologies de l'information (à l'exception de la comptabilité) ne sont pratiquement pas utilisées dans la gestion des processus et des ressources ;

· une tentative a été faite pour mettre en œuvre un système industriel dont les caractéristiques répondent aux exigences d'une des normes acceptées (MRP, MRPII, ERP, etc.), mais le résultat de la mise en œuvre n'est pas satisfaisant.

Il existe deux autres catégories, mais ces entreprises ne sont probablement plus des consommateurs potentiels de nouvelles solutions. Certains d'entre eux ont déjà fait leur choix et sont en train de le mettre en œuvre, d'autres ont mis en œuvre avec succès l'un des systèmes ERP bien connus (mais il n'existe pratiquement pas de telles sociétés en Ukraine).

Malgré un niveau d’offre assez élevé et une demande potentiellement élevée, seuls quelques cadres supérieurs décident de procéder à ce type de changement.

Les managers qui disposent déjà de systèmes d'information opérationnels sont confrontés à un dilemme : soit dépenser des sommes considérables pour une « solution intégrée », dont l'effet est loin d'être évident, et en même temps jeter des « bons vieux » programmes qui ne fonctionnent pas. répondre au niveau moderne de mise en œuvre, mais qui a fait ses preuves et « fonctionne » ; ou laissez tout tel quel et oubliez les concepts modernes d'ERP, de commerce électronique et d'autres réalisations dans le domaine de la gestion et, par conséquent, perdez certains avantages concurrentiels.

Les dirigeants d'entreprises où, au mieux, seul le travail du service comptable est encore automatisé, ont généralement une mauvaise compréhension de la technologie de mise en œuvre des solutions informatiques et du volume de ressources nécessaires.

Enfin, les managers qui ont déjà connu une mise en œuvre infructueuse de l'un des systèmes bien connus ont une opinion particulière sur cette question, et il est très difficile de trouver des arguments qui leur feraient croire à la possibilité d'un changement réussi et réessayer.

1 .5. Expérience dans l'utilisation des systèmes d'information

De nombreuses grandes entreprises aux États-Unis et en Europe ont adopté il y a plusieurs années des systèmes d'information au standard ERP. On ne peut pas encore en dire autant des pays asiatiques. La plupart des directeurs financiers des entreprises asiatiques n’ont pratiquement pas entendu parler de tels systèmes, et encore moins les ont mis en œuvre.

Bien que certaines entreprises aient décidé de passer aux systèmes ERP.

Les développeurs de systèmes d'information, notamment SAP, Baan, Oracle, PeopleSoft et J.D. Edwards, font une publicité assez agressive pour leurs produits, ce qui donne l'impression aux personnes moins compétentes dans le domaine que ces programmes peuvent résoudre tous les problèmes de leur entreprise.

Les statistiques montrent que la plupart des tentatives de mise en œuvre d'un système d'information se sont soldées par un échec, des pertes importantes ou une faillite.

Par exemple, la direction de FoxMeyer affirme qu'une mise en œuvre erronée d'un système ERP a conduit à sa faillite. L'entreprise en accuse les créateurs et les consultants du système. Le même sort est arrivé à Dell Computer, Dow Chemical et Kellogg’s.

Mais il existe également des exemples d’utilisation réussie des systèmes ERP. Par exemple, l'entreprise de télécommunications Aliant affirme que le projet de mise en œuvre d'un système ERP a été très réussi. Le taux de retour sur investissement attendu dans ce projet était de 33%.

Malgré de nombreuses tentatives infructueuses de mise en œuvre de systèmes d'information, de nombreuses entreprises à travers le monde réfléchissent sérieusement à la création d'un système pour améliorer leurs opérations. Très probablement, cela est tout à fait justifié, car avec une approche professionnelle raisonnable de la mise en œuvre d'un système d'information, vous pouvez créer un outil pour une gestion d'entreprise plus efficace.

Chapitre 2. Sélection, mise en œuvre et fonctionnement d'un système d'information

2.1. Le problème du choix d'un système d'information

Exigences du système d’information.

Un système d'information de gestion pour une entreprise industrielle ne doit pas se limiter à la seule gestion des processus métier. Ce système doit combiner les trois niveaux de gestion des processus se déroulant dans l'entreprise :

· Gestion de processus

· gestion des développements de conception

· gestion du processus de production.

L'unité d'un système d'information de gestion d'entreprise réside dans le fait que les données reçues ou saisies à n'importe quel niveau du système doivent être disponibles pour tous ses composants (principe de saisie unique).

L'expérience mondiale dans l'utilisation des technologies de l'information indique que la structure d'un tel système d'information de gestion d'entreprise unifié devrait être la suivante :

L'« épine dorsale » d'un système d'information de gestion d'entreprise unifié est le système de gestion des processus métier de l'entreprise - un système de classe ERP (Enterprise Resources Planning). Un élément nécessaire est l'automatisation des activités de conception et d'ingénierie et de préparation technologique de la production (CAO/FAO/CAE/PDM), qui garantissent une réduction du temps de cycle de production et améliorent la qualité du produit. Le troisième élément concerne les systèmes de contrôle des processus de production. Le middleware assure l'interaction de toutes les solutions décrites précédemment dans le cadre d'un système de gestion d'entreprise d'information et d'analyse unifié.

Problèmes de choix.

Face à la nécessité de mettre en œuvre des systèmes d'information dans une entreprise, le management est confronté au problème du choix. Développez-le vous-même ou achetez-le, et si vous l'achetez, alors quoi.

En évaluant objectivement la probabilité de développement indépendant d'un système de gestion moderne, nous pouvons affirmer avec certitude qu'elle est nulle. Avec tout le respect que je dois à nos développeurs, nous pouvons affirmer avec certitude que même s'ils sont capables de développer un système de gestion d'entreprise, ce ne sera pas pour très bientôt. L'histoire du développement des systèmes de contrôle modernes les plus populaires s'étend sur 20 à 25 ans et compte plusieurs milliers d'installations en fonctionnement. Mais chaque installation du système n’est pas seulement de l’argent pour de nouveaux développements, c’est avant tout un retour d’information sur les besoins du client.

À mon avis, les grandes entreprises devraient se concentrer sur les systèmes occidentaux. Et la prochaine question à laquelle il faut répondre est de savoir quel système occidental choisir ?

Pour l’utilisateur ukrainien, le choix de tels systèmes est limité. Peu d’entreprises occidentales sont entrées sur le marché post-soviétique. En réalité il s'agit de SAP, Computer Associates, BAAN et ISF. Des tentatives de sortie ont été faites par ORACLE, JDEdvards, SSA, JBA et QAD. De plus, seuls les produits SAP et Computer Associates disposent de véritables implémentations. De plus, différents systèmes sont conçus pour différentes entreprises. Certains, comme SAP ou CA-Masterpiece, s'adressent au marché des entreprises, d'autres, comme BAAN ou MK Enterprise (anciennement MANMAN/X) au marché des entreprises ou sociétés industrielles. Et l’entreprise doit faire le bon choix pour qu’à la suite d’une erreur, elle ne se retrouve pas avec un système qui ne lui convient pas.

2.2. Critères de sélection du système

Fonctionnalité.

La fonctionnalité du système s'entend comme sa conformité avec les fonctions commerciales qui existent déjà ou dont la mise en œuvre est simplement prévue dans l'organisation. Par exemple, si l'objectif de l'organisation est de réduire les pertes financières en réduisant les défauts, le système sélectionné doit alors automatiser le processus de contrôle qualité.

Habituellement, pour déterminer si un système répond aux exigences fonctionnelles avancées, il suffit d'avoir une compréhension claire de la stratégie de développement commercial, une description contextuelle de l'entreprise et une description formalisée des activités de l'entreprise. Si tous ces composants nécessaires à la sélection d'un système ne sont pas disponibles, ils sont alors inclus dans l'étape de préparation des données initiales pour la sélection d'un système. Pour réaliser un travail d'une telle ampleur, il est nécessaire de disposer d'un nombre assez important d'employés, mais comme cela n'a pas de sens de maintenir en permanence un tel personnel dans l'entreprise, il semble plus approprié d'inviter des consultants externes.

Une compréhension clairement structurée des processus métier de sa propre organisation, obtenue grâce à l'interaction avec des consultants externes, aide non seulement à construire un système d'information d'entreprise, mais également à la haute direction de mieux imaginer le travail de son organisation, ainsi que emprunter l’expérience d’autres organisations.

Coût total de possession.

Le coût total de possession est un concept relativement nouveau. Il fait référence à la somme des coûts directs et indirects supportés par le propriétaire du système pendant son cycle de vie.

Il est nécessaire de définir clairement le cycle de vie de chacun des systèmes proposés, qui comprend la durée de vie du système existant, le temps de conception d'un nouveau, le temps d'achat des composants et de mise en œuvre du nouveau système, le temps de fonctionnement, qui est limité à la période pendant laquelle 90 % du coût du système est restitué par le résultat de ses travaux, et à la somme de tous les coûts directs et indirects.

Perspectives de développement.

Les perspectives d'évolution sont fixées dans le système par le fournisseur du système et l'ensemble des normes auxquelles il répond.

De toute évidence, la stabilité du fournisseur de systèmes sur le marché a également un impact considérable sur les perspectives de développement. Pour déterminer la durabilité, il est nécessaire de savoir clairement quelle forme de propriété du système possède le fournisseur, quelle part il occupe sur le marché et depuis combien de temps il existe sur le marché.

Caractéristiques.

Comprendre les spécifications techniques est le meilleur moyen de garantir que le système répond à son objectif. Les caractéristiques techniques comprennent :

Architecture du système,

Fiabilité,

Évolutivité,

Capacité à récupérer

Disponibilité d'installations de sauvegarde,

Moyens de protection contre les attaques techniques,

Possibilité d'intégration avec d'autres systèmes.

Minimiser les risques.

Le risque est généralement compris comme une certaine probabilité que certains objectifs ne soient pas atteints lors de la mise en œuvre d'un système d'information de gestion. De toute évidence, dans ce cas, l'organisation peut s'attendre à la fois à une perte d'argent ponctuelle, qui affecte considérablement le cycle de vie du système, et à une fuite de fonds constante et à long terme.

Pour réduire cette probabilité, une analyse complète des facteurs de risque et une mise en œuvre progressive de la solution sont effectuées. Chaque étape est précédée d'une nouvelle appréciation de la réalité et la décision est modifiée d'une certaine manière.

Pour minimiser les risques d'investissement, on distingue les objets de coûts suivants :

· processus de création du système

· équipement

· logiciel

· personnel

· gestion des tâches

Pour chaque objet de coût, un certain nombre de caractéristiques sont proposées qu'il doit satisfaire afin de réduire les risques.

2.3. Méthodes de mise en œuvre du système

Une entreprise qui envisage de mettre en œuvre un système de gestion informatique définit généralement les lignes directrices suivantes : le système doit être opérationnel le plus rapidement possible, dans les délais et dans les limites du budget. Certaines organisations évitent de mettre en œuvre de tels systèmes, craignant qu’ils ne soient pas utilisés, et s’ils le sont, ils seront inefficaces. De plus, les salariés qui acquerront de nouvelles compétences lors de la mise en œuvre du système quitteront l'entreprise, et il sera alors difficile de trouver des ressources techniques pour maintenir son fonctionnement. Cela n’économisera pas de ressources ni ne mettra en œuvre l’objectif fonctionnel du système mis en œuvre.
Ces craintes sont tout à fait justifiées. Les projets de mise en œuvre de systèmes échouent, même dans les entreprises dont la gestion est par ailleurs bonne. Dans les cas où tout se passe plus ou moins normalement, les délais de démarrage de l'exploitation commerciale ne sont souvent pas respectés et il n'est pas possible de respecter le budget alloué. Cependant, les méthodes décrites ci-dessous, lorsqu’elles sont utilisées correctement, peuvent contribuer à minimiser le risque d’échec de la mise en œuvre. Avec une planification et une gestion adéquates, il est tout à fait possible de respecter vos délais et de respecter votre budget. Dès le début, vous devez vous assurer que le projet est correctement organisé.

Nécessaire:

1. Faire croire au succès et au dévouement de ceux qui jouent un rôle clé dans la mise en œuvre du projet.

2. Déterminez qui sera le chef de projet à temps plein pour la mise en œuvre du système. Cette personne doit posséder les compétences nécessaires pour effectuer un tel travail, de préférence avoir une expérience dans la mise en œuvre de systèmes.

3. Définir clairement et refléter dans les documents les fonctions et responsabilités, ainsi que l'étendue des compétences de chaque membre de l'équipe de spécialistes travaillant sur le projet.

4. S'assurer que les personnes exerçant ces fonctions possèdent les compétences nécessaires.

5. Élaborez un plan de travail détaillé, divisez-le en étapes, déterminez les délais d'exécution des tâches et respectez-les.

Avant de commencer à mettre en œuvre le système, vous devez réfléchir à la structure organisationnelle et aux processus métier :

1. Assurez-vous que les règles et procédures comptables sont enregistrées dans les documents sous la forme prescrite et sont compréhensibles pour les employés comptables.

2. Décrire les méthodes commerciales et les actions qui doivent être réalisées suite à leur application.

3. Si nécessaire, modifiez ces méthodes afin qu'elles permettent un fonctionnement et une intégration plus efficaces du nouveau système.

4. Décrivez la structure organisationnelle et demandez-vous si elle correspond le mieux aux objectifs de l'entreprise.

5. Étudiez les méthodes les plus efficaces utilisées dans l’industrie.

Assurer la création de l’infrastructure technique nécessaire :

1. Demander à des experts appropriés d'évaluer l'infrastructure actuelle en fonction des exigences du nouveau système. Définir le rôle de la direction des systèmes d'information et réfléchir aux changements qu'elle subira dans le nouvel environnement.

2. Apportez les modifications nécessaires dans les domaines répertoriés avant de mettre le système en production. Veiller à ce que le système réponde aux besoins fondamentaux de tous les utilisateurs.

3. Documentez les besoins de l'entreprise de manière suffisamment détaillée pour comparer un système avec un autre.

4. Utiliser les documents reçus pour s'assurer que les fonctions mises en œuvre répondent aux besoins.

Gérer le changement en s'adaptant aux collaborateurs.

1. Procédez aux changements progressivement, sans oublier que les collaborateurs ne peuvent maîtriser qu’un certain nombre d’informations à la fois.

2. Impliquez dès le début tous ceux qui jouent un rôle majeur dans le projet. Une bonne façon d'y parvenir est de leur demander de s'exprimer dans le cadre de la définition détaillée des besoins de l'entreprise.

3. Communiquez régulièrement avec ces employés, en leur donnant la possibilité de se faire entendre.

4. Élaborer un plan de formation afin que les gens apprennent non seulement à saisir des données dans le système, mais aussi à comprendre comment leur travail va changer.

Une fois les activités terminées, vous pouvez procéder directement à la mise en œuvre du système.

2.4. Étapes de mise en œuvre du système d'information

Trois étapes de mise en œuvre du système d’information sont à distinguer :

1. Recherche. L'entreprise chargée de la mise en œuvre réalise une étude des processus commerciaux de votre entreprise.

2. Raffinement du système. Les programmeurs de l'entreprise de mise en œuvre configurent ou modifient les fonctionnalités requises du système.

3. Démarrage du système. Le début de l'utilisation réelle du système comprend les processus de formation du personnel.

Recherche de processus métier.

Toute entreprise fournisseur de systèmes consacre un certain temps à l'étude des processus métiers de l'entreprise où le système d'information sera mis en œuvre.

À ce stade, il est nécessaire de décrire le plus précisément possible aux représentants de l'entreprise quels processus doivent être améliorés.

En règle générale, les fonctionnalités d’un système d’information sont un peu plus larges que les processus métier réels de l’entreprise. À ce stade, il est nécessaire de déterminer comment la présence de certaines fonctions affectera le coût final du système, le temps de mise en œuvre et, surtout, si la fonctionnalité proposée répond aux objectifs de l'entreprise.

Il est important que les résultats de la recherche sur les processus métier soient fournis dans un document séparé dans lequel, conformément aux exigences de l'entreprise, les processus métier étudiés doivent être décrits en détail.

Amélioration du système.

Après avoir étudié les processus métiers, l'entreprise fournisseur doit répondre avec précision à la question du coût et du calendrier de mise en œuvre du système d'information.

Au stade de la finalisation du système, il est important de contrôler le processus de mise en œuvre des fonctions requises dans le système d'information. Il est nécessaire de vérifier la conformité de la mise en œuvre avec les exigences de l'entreprise et, si nécessaire, d'utiliser le mécanisme établi pour influencer l'entreprise exécutante.

Il est important que l’entreprise dispose d’un chef de projet de mise en œuvre qui connaisse bien les objectifs et les processus commerciaux de l’entreprise. Il faut comprendre que cette personne doit également avoir une expérience dans l’accompagnement de la mise en œuvre de tels systèmes dans l’entreprise.

Démarrage du système.

À ce stade, il est important de faire évoluer les processus métiers de l’entreprise pour utiliser le système mis en place. La tâche principale est de former et de motiver rapidement le personnel à utiliser le nouveau système d'information.

De nombreux projets de mise en œuvre de systèmes d'information ont échoué ou n'ont pas apporté les résultats souhaités en raison de la réticence des gens à utiliser un nouveau système peu pratique ; il est nécessaire d'organiser une formation et de montrer comment l'utilisation du système vous permettra de vous débarrasser des tâches de routine et d'optimiser travail.

Développement du système d'information.

En règle générale, le système mis en œuvre ne commence pas à fonctionner immédiatement. Il est nécessaire d’analyser le succès de la mise en œuvre et si les principaux objectifs de la mise en œuvre ont été atteints.

La mise en œuvre ne peut être considérée comme réussie que si le système vous permet d'obtenir des avantages, à savoir s'il optimise le fonctionnement des services, vous permet de terminer le travail plus rapidement et améliore la qualité des processus. Il est nécessaire d'analyser en permanence les performances du système, ainsi que le degré d'intérêt du personnel pour l'utilisation de ce système.

Le processus de mise en œuvre d’un système d’information prend au moins plusieurs mois. Pendant cette période, il est important de se concentrer sur les objectifs que votre entreprise souhaite atteindre en mettant en œuvre le système, et vous devez également vous rappeler les risques et coûts financiers possibles. Organisez correctement votre travail et la mise en place d'un système d'information dans votre entreprise sera réussie.

Z conclusion

L'utilisation des technologies de l'information pour gérer une entreprise rend toute entreprise plus compétitive en augmentant sa gérabilité et son adaptabilité aux changements des conditions du marché. Une telle automatisation vous permet de :

Augmentez l'efficacité de la gestion de l'entreprise en fournissant aux gestionnaires et aux spécialistes les informations les plus complètes, les plus actuelles et les plus fiables basées sur une banque de données unique.

Réduisez les coûts de l'entreprise en automatisant les processus de traitement de l'information, en réglementant et en simplifiant l'accès des employés de l'entreprise aux informations nécessaires. Changer la nature du travail des employés, en les libérant du travail routinier et en leur donnant la possibilité de se concentrer sur des responsabilités professionnelles importantes.

Assurer une comptabilité et un contrôle fiables des recettes et des dépenses de trésorerie à tous les niveaux de gestion.

Les gestionnaires de niveau intermédiaire et inférieur analysent les activités de leurs départements et préparent rapidement des rapports de synthèse et d'analyse pour la direction et les départements concernés.

Augmentez l'efficacité de l'échange de données entre les divisions individuelles, les succursales et le bureau central.

Garantir une sécurité et une intégrité totales des données à toutes les étapes du traitement de l’information.

L'automatisation donne un effet beaucoup plus important avec une approche intégrée. L’automatisation partielle de tâches ou de fonctions individuelles ne peut que résoudre un autre problème « brûlant ». Cependant, dans le même temps, des effets négatifs surviennent également : l'intensité de la main-d'œuvre et les coûts de maintien du personnel ne diminuent pas, et parfois même augmentent ; l'incohérence dans le travail des départements n'est pas éliminée.

Ainsi, pour la mise en œuvre réussie d'un système de gestion d'entreprise, il est nécessaire :

Lors du choix d’un système, ne vous basez pas sur sa présence sur le marché, mais sur son adéquation aux besoins commerciaux de l’entreprise ;

Se lancer dans la mise en œuvre avec un chef de projet solide et un plan de projet soigneusement réfléchi ;

Examiner les pratiques commerciales de l'entreprise avant de sélectionner un système ;

Communiquer régulièrement avec les employés, en cherchant à les impliquer dans la mise en œuvre du système et leur permettre de s'assurer que leurs besoins sont pris en compte ;

Surveiller l'avancement du projet, en vérifiant les jalons prévus et les délais de réalisation des tâches ;

Fixer des délais réalistes et établir un budget raisonnable ;

Adapter le niveau de formation des collaborateurs de la direction des systèmes d'information aux nouvelles exigences ;

Confiez la mise en œuvre du projet à quelqu'un qui connaît de l'intérieur les activités de votre entreprise.

Le plan de mise en œuvre standard a été élaboré par Oliver Wight, mais l'expérience montre qu'à un degré ou à un autre, presque toutes les entreprises suivent cette stratégie.

Ce plan comprend les étapes suivantes :

1. Examen préliminaire et évaluation de l’état de l’entreprise ;

2. Reconversion préliminaire ;

3. Spécifications techniques (analyse de la problématique de construction d'un système) ;

4. Étude de faisabilité (analyse coût-effet) ;

5. Organisation du projet (désignation des personnes responsables, composition des comités) ;

6. Développement d'objectifs (ce que nous attendons du projet) ;

7. Termes de référence pour la gestion des processus ;

8. Reconversion initiale (recyclage des salariés) ;

9. Planification et gestion de haut niveau ;

10. Gestion des données ;

11. Introduction simultanée de diverses technologies d'organisation et de gestion ;

12. Logiciel ;

13. Exemple expérimenté ;

14. Obtention de résultats ;

15. Analyse de l'état actuel ;

16. Recyclage constant.

Les technologies de l’information, malgré leur nature révolutionnaire, n’ont pas aboli le processus de production, n’ont pas éliminé les concurrents et n’ont pas retiré à l’individu le droit de prendre des décisions. Objet de gestion - l'entreprise n'a pas cessé d'exister, même si elle est devenue virtuelle, l'environnement extérieur continue d'exister, et s'est même accru, la nécessité de trouver des solutions à des problèmes semi-structurés demeure. Nous pouvons plutôt parler de l’intensification de tous les processus à l’ère de l’information. Les outils de gestion d'une entreprise ont changé, mais ils ont tellement changé qu'ils ont affecté tous les processus dans lesquels les managers sont impliqués : planification, organisation, leadership et contrôle.

Liste des sources :

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11. Dushin V.K. Fondements théoriques des processus et systèmes d'information Editeur : Dashkov and Co., 250 pp., 2002

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18. Éditeurs : Micro, Azbuka, 446 pages, 2002

19. Maklakov S. V. Modélisation des processus métier Editeur : Dialog - MEPhI, 240 pp., 2003

20. Menyaev M. F. Technologies de l'information de gestion. Livre 3. Systèmes de gestion organisationnelle, 464 pp., 2003.

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Matériaux utilisés sur les sites :

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33. www.bankreferatov.ru

34. www.économie.ru

35. www.erp-people.com

39. www.parus.ru

La mise en œuvre de la propriété intellectuelle d'entreprise, développée indépendamment ou achetée auprès d'un fournisseur, s'accompagne souvent d'une perturbation (refonte) des processus commerciaux existants dans l'entreprise. Il faut les reconstruire pour répondre aux exigences des normes et à la logique du système mis en place. Notons d'emblée que la mise en place des systèmes d'information résout un certain nombre de problèmes managériaux et techniques, mais donne lieu à des problèmes liés au facteur humain.

La mise en place d'un nouveau SI est un processus complexe, allant de plusieurs mois pour les petits SI à plusieurs années pour les SI des grandes entreprises distribuées avec une large gamme de produits et un grand nombre de fournisseurs. Le succès d'un projet de développement (ou d'acquisition) et de mise en œuvre d'un système d'information dépend en grande partie de la volonté de l'entreprise de réaliser le projet, de l'intérêt personnel et de la volonté de la direction, d'un programme d'action réaliste, de la disponibilité des ressources, du personnel formé, et la capacité de surmonter la résistance à tous les niveaux de l’organisation établie.

À l'heure actuelle, un ensemble standard de techniques pour introduire des systèmes d'information a émergé. Règle basique: effectuer les phases requises de manière séquentielle et n’en sauter aucune.

Les éléments suivants sont essentiels à la mise en œuvre : facteurs :

· présence d'objectifs de projet et d'exigences IP clairement formulés ;

· disponibilité d'une stratégie pour la mise en œuvre et l'utilisation de la propriété intellectuelle ;

· mener une enquête préalable au projet sur l'entreprise et construire des modèles « tels quels » et « tels qu'ils seront » ;

· planification du travail, des ressources et suivi de la mise en œuvre du plan de mise en œuvre ;

· participation de la haute direction à la mise en œuvre du système ;

· effectuer des travaux sur la mise en œuvre du SI par des spécialistes de l'intégration de systèmes en collaboration avec des spécialistes de l'entreprise ;

· un contrôle régulier de la qualité du travail effectué ;

· obtenir rapidement des résultats positifs au moins dans une partie des modules du SI mis en œuvre ou lors de son exploitation expérimentale.

Avant le début du développement projet de mise en œuvre nécessaire:

· formaliser au maximum les objectifs du projet de mise en œuvre du SI ;

· estimer les coûts et postes de dépenses minimaux nécessaires ;

· accorder une priorité élevée au projet de mise en œuvre par rapport aux autres projets en cours ;

· accorder au maître d'œuvre le maximum de pouvoirs possibles ;

· réaliser un travail pédagogique de masse auprès du personnel de l'entreprise afin de transmettre à chacun l'importance et la nécessité des transformations à venir ;

· développer des mesures organisationnelles pour l'utilisation des nouvelles technologies de l'information ;

· répartir la responsabilité personnelle à travers toutes les étapes de mise en œuvre et d'essai.

Il est également nécessaire de déterminer les domaines fonctionnels de mise en œuvre des modules du système d'information :

· gestion organisationnelle;

· soutien organisationnel et administratif;

· Gestion de processus;

· gestion, planification, finances et comptabilité;

· gestion du personnel;

· gestion de documents;

· gestion de la logistique;

· gestion des relations avec les clients et l'environnement extérieur.

En plus de ce qui est indiqué ci-dessus, vous devez définir exigences technologiques à la mise en œuvre du SI :

· plate-forme système- mise en œuvre et adaptation d'une solution prête à l'emploi du constructeur ou développement sur mesure conformément aux spécifications techniques du client ;

· intégrabilité- les données sont stockées et traitées dans un seul espace d'informations ; cela garantit leur exhaustivité, leur cohérence, leur fiabilité et leur réutilisabilité ; le système peut inclure des technologies et des applications nouvellement développées et déjà utilisées ;

· adaptabilité- le système est configuré conformément aux exigences du client et aux caractéristiques du champ d'information du client ;

· distribution- le système peut fonctionner efficacement dans les divisions et succursales géographiquement éloignées de l'entreprise ;

· évolutivité- le système peut être réalisé sous la forme d'un cadre contenant des modules de base et complété en fonction des exigences de l'environnement externe et interne changeant.

6.6.1 Principales phases de mise en œuvre du système d'information

Phase « Travaux préliminaires à la préparation du projet de mise en œuvre du SI ». Au cours de l'enquête d'avant-projet de l'entreprise (Fig. 4), des informations détaillées sont collectées sur la structure structurelle de l'organisation, les relations fonctionnelles, le système de gestion, les principaux processus métier, les flux au sein de l'entreprise (Control Flow, Doc Flow, Data Flow , Work Flow, Cash Flow ), nécessaires à la construction de modèles appropriés et à la sélection d'objets à automatiser. Le calendrier, les ressources, les types et les volumes de travail, la gamme et le coût des logiciels, du matériel et des télécommunications, le coût de la formation du personnel, etc. sont évalués.

Phase "Préparation du projet". Après l'achèvement de la première phase, la planification préliminaire et l'élaboration des procédures de lancement du projet sont effectuées :

· formation de groupes de projet et d'experts ;

· répartition des pouvoirs et des responsabilités ;

· détermination des exigences organisationnelles et techniques pour le processus de mise en œuvre ;

· clarification des spécifications et des attentes des clients ;

· formation du groupe de mise en œuvre composé de spécialistes de l'entreprise cliente.

Pour une raison quelconque, le dernier point très important est souvent oublié lors de l'élaboration d'un plan de mise en œuvre. Mais le succès de l’ensemble du projet en dépend grandement ! Après le début du financement, le projet est considéré comme lancé.

Phase "Développement conceptuel du projet". Durant cette phase :

· un projet conceptuel est formé et approuvé ;

· les buts et objectifs du projet sont clarifiés et précisés ;

· les dimensions du prototype du système sont déterminées ;

· le plan de travail élargi, la séquence des étapes et les conditions de l'opération expérimentale, les indicateurs de planification, financiers et de reporting sont convenus ;

De plus, toutes ces actions doivent être documentées, convenues et approuvées par toutes les parties intéressées et responsables.

Phase "Mise en œuvre du projet". Au cours des principaux travaux de mise en œuvre, l'environnement système est créé, installé et configuré, les procédures d'administration du système sont déterminées et les systèmes et applications matériels et logiciels de base sont installés. Le système configure les structures organisationnelles, de personnel et organisationnelles-fonctionnelles de l'entreprise en utilisant des unités organisationnelles telles qu'une succursale, un département, une division, un groupe de travail, etc.

Figure 12 - Contenu approximatif du référentiel du projet de mise en œuvre

L'installation, la configuration et l'installation des outils de réseau et de télécommunications sont effectuées, les données sont transférées des systèmes locaux précédents et des interfaces sont formées avec les systèmes existants et externes. Dans le même temps, tous les modèles, plans, produits logiciels fonctionnels et documentation créés sont placés dans le référentiel de bout en bout du projet de mise en œuvre (Fig. 12). Une partie importante de ce référentiel est le système de documentation généré au sein du projet (Fig. 13).

Figure 13 - Composition approximative de la documentation pour le processus de mise en œuvre du système d'information

Des problèmes de sécurité systématiques liés au fonctionnement du système en mode multi-utilisateurs sont en cours de résolution. Des applications, des modèles, des rapports, des formulaires d'accès client sont créés et les droits des utilisateurs sont distribués. Tous les systèmes sont testés en « mode combat » avec la participation de toutes les parties intéressées.

Une fois la phase de mise en œuvre terminée, le projet de mise en œuvre est considéré comme terminé. Le système d'information est mis en service.

Questions de contrôle

1. Qu’est-ce qu’un « système d’information ouvert » ? Énumérez les principales propriétés des systèmes ouverts.

2. Décrire l'essence de l'approche processus moderne de gestion des activités d'une entreprise et l'utilisation de cette approche dans le développement de systèmes d'information.

3. Quels modèles et comment sont utilisés dans la conception des systèmes d'information ?

4. Quels outils logiciels sont utilisés pour modéliser les processus de développement des systèmes d'information ?

5. Sur la base de quelles données et informations les modèles d'état AS IS et AS TO BE sont-ils développés ?

6. Qui dans l'entreprise s'occupe du développement, de la mise en œuvre et du développement de la propriété intellectuelle ? Qui est impliqué dans la préparation des spécifications techniques pour le développement de la propriété intellectuelle ?

7. Nommez les principales étapes de la conception des technologies de l'information.

8. Énumérez les étapes du cycle de vie du système d'information.

9. A quel stade de développement et de mise en œuvre du SI le personnel de l’entreprise est-il formé ?

10. Énumérez les principales phases de mise en œuvre du SI.