Cómo crear un grupo de contactos en Outlook. Administrar contactos en Outlook. Eliminar contactos en Outlook

Además de contactos individuales, puede colocar listas de correo, que son grupos de contactos, en una carpeta. Suponga que tiene cuatro diputados y la mayoría de las directivas deben enviarse a los cuatro. Para facilitar su trabajo, prepare una lista de correo e incluya los contactos de los suplentes. Después de eso, al enviar la próxima directiva, no será necesario indicar secuencialmente las direcciones de las cuatro personas, basta con seleccionar la lista de correo adecuada. Siga los pasos a continuación para agregar una lista.

1. Botón soltar Crear selecciona un equipo Crear lista de correo.

Nota Outlook XP tiene la capacidad de combinar varios contactos en una lista de distribución, que a su vez se puede utilizar en operaciones como un contacto simultáneo con varias personas.

Arroz. 20.7. Agregar direcciones a una lista de distribución de Outlook

2. En el campo Nombre ingrese el nombre Cuatro direcciones de correo electrónico.

3. Haga clic en el botón Seleccionar miembros.

4. En la lista Fuente de direcciones de la ventana para agregar direcciones, que se muestra en la fig. 20.7, seleccione Contactos.

Nota Puede seleccionar direcciones para la lista de correo no solo desde la carpeta de contactos, sino también desde la libreta de direcciones de Windows y otros directorios de direcciones registrados en Outlook.

5. En la lista de la izquierda de la ventana, seleccione la línea Alexander Petrov (correo electrónico).

6. Haga clic en el botón miembros.

7. Repita los pasos 5 y 6 para agregar las direcciones de correo electrónico de otras dos personas a la lista de correo.

8. Haga clic en el botón OK.

10. En el cuadro de diálogo que se abre Agregar una nueva entrada en el campo Nombre corto Entra Sergey Nikolaev. en campo Dirección de correo electrónico escriba la dirección de correo electrónico. casilla de verificación Agregar contacto para que la nueva dirección se agregue automáticamente a su carpeta de contactos de Outlook. Luego haga clic en el botón OK. La ventana de la lista de correo ahora se verá como la que se muestra en la Fig. 20.8.

Nota Para eliminar una dirección de la lista de correo, seleccione la línea con esta dirección y haga clic en el botón Borrar.

Hasta la fecha, el envío de mensajes de correo electrónico es uno de los métodos más modernos y efectivos de interacción con los clientes existentes y potenciales de cualquier empresa. Una de las formas asequibles y menos costosas de enviar correo electrónico es Outlook. Veamos los pasos para crear una lista de correo en Outlook 2003, 2007 y 2010. En principio, el proceso es similar, pero hay algunas diferencias.

Perspectivas 2003, 2007, 2010

1. Haga clic en el botón "Libreta de direcciones" en la página de inicio.
2. En el mismo lugar, seleccione el elemento "Contactos".
3. En el menú Archivo, seleccione Nuevo registro. Lo mismo se puede hacer haciendo clic en la barra de herramientas "Nuevo registro".
4. En la sección "Seleccione un tipo de publicación", seleccione "Lista de correo".
5. Agregar un nuevo grupo a "Contactos". Esta acción asignará una ubicación de almacenamiento para el grupo de contactos.
6. Haga clic en "Aceptar" y aparecerá un formulario sin nombre.
7. En el campo Nombre, ingrese el nombre del grupo a crear.
8. Para seleccionar contactos de otros recursos, haga clic en el elemento "Seleccionar miembros".
9. Guarde y cierre el formulario.

Alternativas

Si estamos hablando de envíos masivos de correo electrónico con una gran cantidad de destinatarios, no hay formas menos efectivas. Por ejemplo, puede instalar un programa especializado para la distribución de correo electrónico o ponerse en contacto con un servicio de marketing por correo electrónico. La elección de programas y servicios hoy en día es diversa, tanto en términos de precio como de características funcionales.

Cómo crear un boletín en smartresponder.ru

1. Regístrese en smartresponder.ru.
2. Inicie sesión en su cuenta y seleccione "Crear una nueva lista de correo".
3. Seleccione "Tipo de envío":
   • Serie secuencial automática de letras
   • Envío periódico
4. Al seleccionar el ítem “Serie secuencial automática de cartas”, deberá preparar las cartas con anticipación que se enviarán a las fechas y direcciones especificadas, por lo que seleccionamos “Envío periódico”.
5. Seleccione "Idioma de envío" (ruso o inglés).
6. Configure la frecuencia de lanzamiento.
7. Especifique el nombre del boletín, asunto.
8. Ingrese una breve descripción para la lista de correo.
9. Haz clic en "Crear".

A veces, el usuario necesita cambiar, complementar, transferir la lista de contactos a la persona adecuada, transferirla a un dispositivo adicional. Para que sea conveniente, Outlook tiene todas las herramientas necesarias.

Cómo transferir direcciones desde Outlook

Cómo exportar contactos

Los métodos de migración de datos difieren según la versión del cliente de correo electrónico de Outlook.

Exportar contactos desde Outlook 2013

1. Para exportar datos de Outlook 2013, abra el programa y en la pestaña "Archivo" - "Abrir y exportar", seleccione "Importar y exportar".
2. El cliente de correo ofrecerá posibles opciones. Haga clic en "Exportar a archivo".

Seleccione la carpeta en la que desea registrar la información.

Especifique un nombre para el objeto que desea guardar y haga clic en el botón "Finalizar".

Puede probar el nuevo archivo CSV en su computadora abriéndolo en Excel.

Exportar contactos desde Outlook 2010

1. Abra Outlook 2010 y vaya a la pestaña Archivo.

   Haga clic en "Archivo" en la barra de control en la parte superior de la ventana de Outlook

Se abre la ventana Opciones de Outlook. En el menú horizontal izquierdo, haga clic en "Avanzado".

Se abrirá el "Asistente de exportación", aquí seleccione el elemento "Valores separados por comas (Windows)", este es otro nombre para el archivo CSV. Haga clic en Siguiente.

2. Seleccione la carpeta donde se almacenará la información de contacto.
3. Espere hasta que se complete el proceso de transferencia de información.

Al utilizar los contenidos de los contactos transferidos en otros productos del cliente de correo, se requerirá el elemento "Archivo de datos de Outlook (PST)".

Exportar contactos desde Outlook 2007

1. Para transferir contactos desde Outlook 2007, abra el programa y expanda la pestaña Archivo. En la lista de funciones, haga clic en "Importar y exportar".
2. Se abrirá el "Asistente de importación", que será necesario para generar el documento. Marque "Exportar a archivo".
3. En la ventana que se abre, seleccione "Valores separados por comas (Windows)". Continúe haciendo clic en el botón "Siguiente".
4. Designe la carpeta que será la ubicación para guardar. Haga clic en "Siguiente".
5. Espere a que finalice el proceso de transferencia.

Cómo transferir contactos de Outlook a Excel

Independientemente de la versión de Outlook, una vez que transfiera el archivo CSV a su computadora, puede abrirlo en Excel.

No se alarme si ve celdas vacías en su documento. Estos son los puestos que no se llenaron cuando el contacto todavía estaba en Outlook. No todas las personas prescriben toda la información: sobre el teléfono de la casa, el nombre de la organización o la posición del contacto.

Después de ver el archivo transferido en Excel, no guarde los cambios al cerrar. Esto puede destruir la estructura del documento y hacerlo ilegible.

Cómo importar contactos en todas las versiones de Outlook

1. El proceso para agregar un archivo CSV al correo será el mismo para todas las versiones de Outlook. Esto se hace de la misma manera que la exportación: "Archivo" - "Abrir y exportar" - "Importar y exportar". En el "Asistente", seleccione "Importar desde otro programa o archivo".
2. 
   
3. Después de elegir una acción, haga clic en Siguiente. Espere a que finalice el proceso de transferencia.

Importar direcciones de Internet y correo a Outlook de todas las versiones

1. Para importar contactos desde Outlook, vaya al "Asistente para importar y exportar" nuevamente. Seleccione Importar desde otro programa o archivo.
2. En la ventana que se abre, haga clic en "Importar direcciones de Internet y correo".
3. Elija entre las dos opciones de importación sugeridas "Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x o Windows Mail".
4. Haga clic en "Siguiente" y espere mientras se importan los contactos.

Importar desde otro programa o archivo en cualquier versión de Outlook

1. Después de elegir "Importar desde otro programa o archivo", puede agregar contactos desde la utilidad Lotus Organizer, así como información de Access, Excel o un archivo de texto sin formato. Seleccione el programa desde el que planea agregar contactos.
2. Aparecerá una ventana con una selección de opciones. Si desea crear duplicados, haga clic en el elemento "Permitir la creación de duplicados".
3. Seleccione la carpeta donde desea obtener la información.
4. Decide dónde se almacenarán los datos.

Video: instrucciones para transferir contactos.

¿Dónde se encuentra la libreta de direcciones en Outlook?

Toda la información sobre la libreta de direcciones, mensajes, calendarios y notas se almacena en la computadora en forma de archivo. Si es necesario encontrarlo, copiarlo o transferirlo, será útil saber en qué carpetas se encuentra el archivo PST requerido:

• unidad:/Usuarios/<имя пользователя>
• unidad:/Usuarios/<имя пользователя>/Roaming/Local/Microsoft/Outlook;
• unidad:/Usuarios/<имя пользователя>/Documentos/Archivos de Outlook;
• unidad:/Usuarios/<имя пользователя>/Mis documentos/Archivos de Outlook;
• unidad:/Documentos y configuración/<имя пользователя>

Si usa IMAP, Microsoft Exchange o Outlook.com, la ubicación donde se almacena la información de su correo electrónico es el espacio del servidor. Los datos se registran en formato PAB. Si es así, puedes encontrarlos aquí:

• unidad:/Usuarios/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• unidad:/Documentos y configuración.

Si usó una cuenta de Microsoft Exchange Server, la libreta de direcciones sin conexión se encuentra en las siguientes direcciones:

• unidad:/Usuarios/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• unidad:/Documentos y configuración/<имя пользователя>/Configuración local/Datos de la aplicación/Microsoft/Outlook.

Crear una libreta de direcciones en Outlook

Una vez creada la libreta de direcciones, se pueden agregar contactos.

Cómo agregar contactos a Outlook

Los contactos almacenan información sobre personas. Puede ingresar solo una dirección de correo electrónico o completar más información, como números de teléfono, la foto de una persona, la dirección postal, la dirección del trabajo.

Después de crear una carpeta de contactos sistematizada, el programa encontrará el que necesita por las primeras letras y automáticamente completará la dirección de correo electrónico.

Adición de un contacto desde un mensaje de correo electrónico

Primero debe abrir el mensaje recibido, hacer clic derecho en el nombre de la persona y seleccionar "Agregar a contactos de Outlook". Complete la información requerida de acuerdo con los nombres de los campos, luego guarde.

Agregar un contacto desde cero

Video: instrucciones para agregar contactos

Cómo crear una lista de correo en diferentes versiones de Outlook

Para el envío simultáneo a varios suscriptores a la vez, recomendamos utilizar la herramienta Grupo de contacto.

Crear una lista de distribución en Outlook 2013

Crear una lista de distribución en Outlook 2010

En el menú principal del programa de trabajo, seleccione el elemento "Crear grupo de contacto". Complete la información importante y guarde.

Video: Cómo crear un grupo de contactos en Outlook 2010

En Outlook 2007, siga la ruta "Archivo" - "Nuevo" - "Lista de distribución" o presione Ctrl+Shift+L. Complete la información sobre los participantes, guarde.

Seleccione la libreta de direcciones a través de "Archivo" - "Crear" o use el comando Ctrl + Shift + L

A cuántas personas se les puede enviar un mensaje a la vez depende del tamaño de los archivos de nombres. Aproximadamente, el número promedio es de 100 contactos.

Eliminar contactos en Outlook

Para evitar que los contactos se dupliquen, al importarlos en el "Asistente de importación", no olvide cambiar la configuración de transferencia estándar "Permitir duplicados" a otro elemento donde se ofrezca la opción de reemplazar los existentes.

Si los contactos ya se han duplicado, puede eliminarlos en la "Lista de contactos" haciendo clic en el elemento "Teléfonos". En el campo que se abre frente a usted, debe seleccionar los contactos duplicados y luego hacer clic en ELIMINAR.

Si desmarca la sección "Comprobar automáticamente si hay contactos duplicados" en "Opciones de contacto", cuando seleccione una persona, Outlook no rastreará las tarjetas de visita duplicadas.

La función principal de Microsoft Outlook es trabajar con correo electrónico. Además, puede realizar las funciones de libreta y gestor de contactos. Habiéndose familiarizado con los métodos para agregar, eliminar contactos y crear grupos en el cliente de correo de Outlook, el usuario puede configurar el programa de la manera que le resulte más conveniente y, con su ayuda, se mantendrá en contacto con amigos y colegas.

Hay situaciones en las que tienes que enviar mensajes a un grupo de personas. Para no agregar las mismas personas a la lista de destinatarios cada vez, Outlook tiene la capacidad de automatizar este proceso.

Ahora pasemos a crear un grupo de contactos. Con Outlook 2010 abierto, seleccione " Contactos" y haga clic en " hogar". Seleccione el elemento " Crear un grupo de contacto" (Figura 1)

Figura 1

en el campo " Nombre"Ingrese el nombre del grupo al que aplicaremos la distribución automática y seleccione el artículo" Añadir miembros».

Elija el método por el cual agregaremos participantes Grupos de contacto: Desde los contactos de Outlook, desde una libreta de direcciones existente, creando un nuevo contacto. En nuestro ejemplo, esto es agregar contactos desde Outlook.

Figura 2

En la ventana que se abre, seleccione el contacto al que desea agregar Grupo de contacto y haga clic en " miembros". Entonces no olvides hacer clic en Guardar y cerrar" (Figura 2).

Fig. 3

Comprobamos la corrección de nuestras acciones. Creamos un nuevo mensaje. en el campo " A quien…» escribe el nombre del creado por nosotros Grupos de contacto. Si necesita eliminar algunos contactos de la lista de correo, entonces en el campo " A quien…» mensajes, haga clic en el signo más (+) junto al nombre de la lista de correo para ver su contenido y luego elimine los nombres de las personas que no necesitan enviar un mensaje (Figura 3).