Nuevas características del inspector de documentos para Excel, PowerPoint y Word. Scripts de despachador de ScreenWar. Eliminar datos personales de los documentos

La preservación de datos personales vale la pena prestar especial atención, ya que desde el año pasado, el legislador ha apretado la responsabilidad del empleador por incumplimiento de la obligación de protegerlos. El artículo le dirá qué se consideran datos personales, qué responsabilidades para su protección se establecen para los empleadores y cómo organizar la contabilidad y el almacenamiento correctos de los datos personales de los empleados.

Sistematizar o actualizar el conocimiento, obtener habilidades prácticas y encontrar respuestas a sus preguntas sobre en el contador de la escuela. Los cursos están diseñados para cumplir con el "contador".

El empleador, aceptar a un empleado a trabajar, debe solicitarle cierta información, que son necesarias en el marco del trabajo, la legislación fiscal y contable. La ley federal del 27 de julio de 2006 No. 152-FZ "en datos personales" requiere del empleador, que en este caso es un operador de datos personal y realiza su procesamiento, asegure la seguridad de esta información.

Que datos son personales

Los datos personales son cualquier información, directa o indirectamente relacionada con el tema de los datos personales, un específico o definido lamida física (Art. 3 Ley Federal Fechado el 27 de julio de 2006 No. 152-FZ "en datos personales", en adelante, la Ley de Datos Personales).

La siguiente información se puede atribuir a datos personales públicos:

• nombre completo;
• fecha y lugar de nacimiento;
• dirección (lugar de registro);
• educación, profesión;
• la imagen de una persona (fotografía y video), que le permite identificar y para este propósito es utilizada por el operador (explicación del Roskomnadzor de fecha 30 de agosto de 2013 "sobre temas de clasificación de imágenes de fotos y video, datos dactilocópicos y otra información. a los datos personales biométricos y sus peculiaridades de su procesamiento ");
• estado civil, la presencia de niños, familiares;
• hechos de la biografía y actividades laborales anteriores (lugar de trabajo, convicción, servicio en el ejército, trabajan en posiciones elegidas, en servicio público, etc.);
• situación financiera. O. INFORMACIÓN salarios También son datos personales (una letra de Roskomnadzor del 07.02.2014 No. 08km-3681);
• negocios y otras cualidades personales que se evalúan;
• otra información que puede identificar a los humanos.

Además, se menciona la ley de datos personales:

• datos personales especiales (relacionados con la afiliación racial, nacional, puntos de vista políticos, creencias religiosas o filosóficas, salud, vida íntima). Por regla general No se permite el procesamiento de estos datos. Excepciones: casos previstos por la Parte 2 del artículo 10 de la Ley de Datos Personales;
• datos personales biométricos (caracterizan las características fisiológicas y biológicas de una persona, sobre la base de la cual se puede identificar su personalidad). Para procesar dicha información, es necesario el consentimiento del tema de los datos personales. Excepción: casos establecidos por h. 2 cucharadas. 11 de la Ley de Datos Personales.

El empleador tiene el derecho de recibir y usar solo aquellas información que caracterizan a un ciudadano como el lado del contrato de trabajo (por ejemplo, la información sobre el estado social y propiedad de una persona no está relacionada con su proceso laboral). Esta información está contenida en los siguientes documentos presentados por el empleado al ingresar al trabajo:

• en el pasaporte u otro documento que certifique la identidad;
• libro de mano de obra;
• documentos sobre contabilidad militar, educación, composición familiar;
• certificado de ingresos del trabajo anterior;
• perfil lleno de empleo;
• tarjeta de empleado personal (Formulario T-2);
• certificados de matrimonio, el nacimiento de un niño;
• certificados médicos, etc.

El empleador mantiene copias de los documentos listados, con la excepción de los cuestionarios, los libros laborales y las tarjetas personales.

Procesando datos personales

Procesamiento de datos personales: cualquier acción (operación) o un conjunto de acciones (operaciones) cometidas mediante herramientas de automatización o sin el uso de dichos fondos con datos personales, incluida la recopilación, grabación, sistematización, acumulación, almacenamiento, refinamiento (actualización) , extracción, uso, transmisión (distribución, provisión, acceso), depersonal, bloqueo, eliminación, destrucción de datos (artículo 3 de la Ley de Datos personales).

La Ley de Datos Personales obliga al empleador a cumplir con ciertos requisitos para procesar estos datos. Por ejemplo, el procesamiento de datos personales se lleva a cabo solo con el consentimiento del empleado (cláusula 1 del artículo 6, art. 9 de la Ley de datos personales). Para evitar litigios, es mejor si este consentimiento se emite por escrito. La misma regla es válida para los solicitantes.

En algunos casos, la forma escrita de consentimiento está prevista directamente por la ley (parte 4 de la Arte. 9 de la Ley de datos personales). Por ejemplo, se requiere el consentimiento por escrito del empleado para el procesamiento de sus datos personales:

1) En obtener datos personales del empleado en el tercero (párrafo 3 del art. 86 del Código de Trabajo de la Federación de Rusia). Pero en este caso, el empleado primero debe notificar esto y recibir su consentimiento por escrito (párrafo 3 de art. 86 del Código de Trabajo de la Federación de Rusia).

La notificación debe ser especificada (cláusula 3 de la art. 86 del Código de Trabajo de la Federación de Rusia):

• objetivos de obtener datos personales del empleado de un tercero;
• fuentes estimadas de información (personas que serán solicitadas por los datos);
• métodos para obtener datos, su carácter;
• posibles consecuencias de la negativa al empleador en la obtención de datos personales del empleado de un tercero. Si el empleado no se familiariza con el aviso de la recepción estimada de sus datos personales de otra persona, es recomendable compilar el acto correspondiente.

Si el trabajador ha cambiado de opinión, entonces en cualquier momento tiene el derecho de retirar el acuerdo para procesar datos personales (Parte 2 del artículo 9 de la Ley de Datos personales).

En tal situación, la continuación del procesamiento de datos personales del empleado sin su consentimiento es posible en presencia de buenas razones. Se enumeran en los párrafos 2 al 11 de la Parte 1 del Artículo 6, Parte 2 del Artículo 10, Parte 2 del Artículo 11 de la Ley de Datos Personales (Parte 2 del artículo 9 de la Ley de Datos Personales).

Cierta información (que no está relacionada con los objetivos enumerados en el párrafo 1 del artículo 86 del Código Laboral de la Federación de Rusia), el empleador no tiene derecho a solicitar de terceros, incluso si el empleado está de acuerdo.

2) cuando los datos personales del empleado se transfieren a terceros, excepto aquellos casos en los que es necesario prevenir la amenaza de la vida y la salud del empleado (párr. 2 Artículo 88 del Código de Trabajo de la Federación de Rusia);

3) Procesar categorías especiales de datos personales del empleado directamente relacionados con los temas de las relaciones laborales (cláusula 4 de la art. 86 del Código de Trabajo de la Federación de Rusia, párrafo 1 de la Parte 2 del artículo 10 de la Ley de Datos Personales ). Estos datos incluyen información sobre la afiliación racial, nacional, puntos de vista políticos, creencias religiosas y filosóficas, salud, vida íntima.

Con la incapacidad del empleado, el consentimiento por escrito para el procesamiento de sus datos le da a su representante legal (padre, tutor) (Parte 6 del art. 9 de la Ley de Datos Personales). Y en caso de muerte del empleado, tal consentimiento emite sus herederos, aunque solo no se recibiera del propio empleado bajo su vida (parte 7 del art. 9 de la Ley de datos personales).

No en todos los casos requiere el consentimiento del empleado para el procesamiento de datos personales. Por ejemplo, si se obtuvieron los datos (pág. 2 h. 1, Artículo 6, párrafo 2.3 de la Parte 2 del artículo 10 de la Ley de Datos personales, párr. 1 de las explicaciones de Roskomnadzor):

1. de documentos (información) impuestos a la conclusión del contrato de trabajo;
2. según los resultados del examen médico preliminar obligatorio del estado de salud (art. 69 del Código de Trabajo de la Federación de Rusia, párrafo 3 de las explicaciones de Roskomnadzor de fecha 14 de diciembre de 2012 "Temas relacionados con el procesamiento de datos personales de los datos personales de Los trabajadores, los solicitantes de llenado de puestos vacantes, así como las personas en la reserva de personal ", explicaciones adicionales de Roskomnadzor de fecha 14 de diciembre de 2012);
3. en el volumen estipulado por el Formulario Unificado No. T-2, incluidos los datos personales de parientes cercanos, y en otros casos establecidos por la legislación de la Federación de Rusia (obteniendo pensión alimenticia, registro de admisión al secreto estatal, el diseño de Social Beneficios) (Cláusula 2 de las explicaciones de Roskomnadzor con fecha 14.12. 2012);
4. de la agencia de personal que actúa en nombre del solicitante (párrafo 12 del párrafo 5 de las explicaciones de Roskomnadzor de fecha 14 de diciembre de 2012);
5. del solicitante que él mismo publicó su currículum en Internet, lo que lo convierte en un círculo de personas ilimitado asequible (párrafo 10 de la Parte 1 del art. 6 de la Ley Federal del 27 de julio de 2006 No. 152-фз, párr. 12 p. 5 explicaciones de Roskomnadzor con fecha 14.12.2012).

El empleador con el consentimiento del empleado puede confiar el procesamiento de sus datos personales a otra persona (Parte 3 del art. 6 de la Ley de Datos personales, párrafo 2 del párrafo 5 de las explicaciones de Roskomnadzor de fecha 14 de diciembre de 2012) . Pero al mismo tiempo, es el empleador el responsable del empleado de las acciones de esta persona (parte 5 del art. 6 de la Ley de datos personales).

En el contorno. Shkol: cambios en la legislación, específicos de contabilidad y contabilidad impositiva, informes, salarios y personal, transacciones en efectivo.

Organización de contabilidad y almacenamiento de datos personales.

El empleador debe proteger los datos personales del empleado de uso o pérdida ilegal a expensas de sus fondos (párrafo 7 del art. 86 del Código de Trabajo de la Federación de Rusia).

Analizaremos acciones paso a paso del empleador para contabilizar y almacenar datos personales en la organización.

Paso 1. El empleador debe publicar un acto local que regulará el procedimiento para el almacenamiento y el uso de datos personales. Tal ACT es generalmente la disposición de los datos personales de los empleados, con los que los empleados deben estar familiarizados con la firma (párrafo 8 del art. 86 del Código de Trabajo de la Federación de Rusia). Para familiarizarse con las regulaciones sobre datos personales, al igual que con el resto de actos regulatorios locales, el empleado debe antes de la firma del contrato de trabajo (art. 68 del Código de Trabajo de la Federación de Rusia). Descubra a un empleado con un documento enviándolo al correo electrónico. Es imposible, esto no se considerará una firma. En ausencia de una firma del empleado, el empleador no podrá demostrar que el empleado estaba familiarizado con este documento.

La provisión de datos personales, así como cualquier otra Ley de reglamentación local, se publica y aprobada por el pedido, que firma el jefe de la organización u otro comisario a esta persona.

En el caso de una verificación de una organización que verifique que las autoridades puedan solicitar este documento y verificar si los empleados con él están familiarizados. La ausencia de un documento de este tipo o los empleados no conocidos puede ser la base para atraer al empleador ante la justicia de acuerdo con la Parte 1 del Artículo 5.27 del Código de Código de la Federación de Rusia, y en el caso de un trastorno similar De acuerdo con la Parte 2 del Artículo 5.27 del Código de Delitos Administrativos de la Federación de Rusia. Tal conclusión también es confirmada por la práctica judicial (la resolución de la FAS del Distrito de Moscú del 26 de octubre de 2006 No. CA-A40 / 10220-06 No. A40-20745 / 06-148-194).

Paso 2.. El empleador aprueba un documento que contiene una lista de datos personales que se utilizan en las actividades de la organización. Este documento incluye toda la información que el empleado informa por escrito sobre él mismo al momento de la admisión al trabajo, así como los utilizados en el futuro al realizar la documentación del personal.

Además, la lista debe indicar los documentos que contienen la información sobre los empleados que la organización se somete a diversas agencias gubernamentales (impuestos y inspección laboral, autoridades estadísticas).

Paso 3.. El empleador debe designar responsable de trabajar con datos personales y responsable de garantizar datos personales. Tal responsable puede ser tanto una persona específica como una división. En este último caso, la responsabilidad personal es responsable del jefe de dicha unidad. Esta orden debe ser llevada a la atención de todos los empleados especificados en ella, que deben ser confirmados por su firma.

Paso 4.. En caso de verificación para evitar las disputas con verificación, es mejor preparar los siguientes documentos:

• declaraciones de trabajadores sobre el consentimiento para el procesamiento de datos personales;
• revistas de contabilidad de datos personales, su emisión y transferencia a otras personas y representantes de varias organizaciones, agencias gubernamentales;
• la revista verifica la disponibilidad de documentos que contienen datos personales del empleado.

Paso 5.. Por orden del jefe de la organización para establecer una lista de sitios de almacenamiento de documentación, que es el transportista de datos personales de los empleados, así como una lista de las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales, el procedimiento para su adopción. Todos los documentos que contienen datos personales de trabajadores, como asuntos personales, archivos, revistas de crédito, deben almacenarse en gabinetes o cajas fuertes especialmente equipadas que están bloqueadas y selladas. Los libros de trabajo de los trabajadores deben ser almacenados en una caja fuerte por separado de los asuntos personales.

Vamos a resumir

• todos los empleados han recibido su consentimiento para el procesamiento de datos personales;
• ya sean empleados con actos locales, estableciendo el procedimiento para procesar dichos datos, y con sus derechos y obligaciones en esta área;
• debido a la referencia al almacenamiento y protección de los datos personales;
• hace la documentación sobre su procesamiento de los requisitos de la legislación, etc.

Cuando se utiliza la copia electrónica de ciertos documentos de oficina con clientes o colegas, se recomienda verificar el documento para datos ocultos y personales. Esta información oculta se puede eliminar antes de proporcionar acceso general a otras personas. La función del inspector de documentos en Word, Excel, PowerPoint o Visio ayuda a encontrar y eliminar datos ocultos y datos personales en los documentos que planea proporcionar compartir.

La información oculta puede incluir:

datos ocultos o información personal que no se puede proporcionar en los documentos de Word

los datos de Excel se agregan al libro cuando se trabaja con otras personas.

datos ocultos y datos personales en PowerPoint, que se pueden almacenar en la presentación o en sus metadatos.

información de documentos y propiedades de archivos en los documentos de Visio

Nota: A menos que envíe su documento Microsoft, no estará disponible los datos de él.

Este artículo describe los tipos de datos que generalmente se almacenan en documentos de oficina para que pueda elegir lo que necesita para ahorrar y qué desea eliminar en el documento o los metadatos. Alguna información que el inspector de documentos no puede eliminar, consulte las tablas que conducen a información adicional sobre Word, Excel y PowerPoint.

Una copia electrónica del documento de Word a la que desea proporcionar acceso a clientes o colegas a menudo contiene datos ocultos o datos personales almacenados en el propio documento o en las propiedades del documento o los metadatos.

Consejo: Si solo quiere no imprimir notas, vaya a la página expediente _Gt_ Impresión, Seleccione Imprimir todas las páginas Y desmarque la casilla de verificación correcciones de impresión.

Los documentos de Word pueden contener datos ocultos y personales de los siguientes tipos:

Notas, correcciones para correcciones grabadas, versiones y notas escritas a mano. Si trabaja junto con otros usuarios para crear un documento, el documento puede contener elementos tales como correcciones con correcciones, notas, notas manuscritas y versiones. Esta información permite que otras personas vean los nombres de las personas que trabajaron en el documento, los comentarios de los revisores y los cambios realizados en el documento, que pueden no ser necesarios para la colaboración fuera del grupo.

Propiedades del documento y metadatos: información sobre el documento, como el "Autor", "Tema" y "Nombre". Las propiedades del documento también incluyen información atendida automáticamente por programas de oficina, como el nombre de usuario que el usuario ha guardado por última vez, y la fecha de creación de documentos. Si utiliza funciones específicas, el documento también puede contener información personal adicional, como encabezados de correo electrónico, enviando y verificación, rutas y nombres de plantillas.

Persegutores I. Los documentos de Word de sustratos pueden contener información en pie de página. Además, puede agregar un sustrato al documento de Word.

Texto oculto Los documentos de Word pueden contener texto formateado como texto oculto. Si no sabe si el documento contiene el texto oculto, puede usar el inspector de documentos para encontrarlo.

Propiedades del servidor de documentos Si el documento se ha guardado en la ubicación en el servidor de administración de documentos, por ejemplo, en el sitio web de la pieza de trabajo para documentos o la biblioteca creada en Windows SharePoint Services, el documento puede contener propiedades de documentos adicionales o información asociada con esta ubicación en el servidor.

Datos XML personalizados. Los documentos pueden contener datos XML personalizados que no se muestran en el propio documento. Estos datos XML se pueden detectar y eliminar utilizando el inspector de documentos.

Con la ayuda del inspector de documentos.

Con la ayuda del inspector de documentos, puede encontrar y eliminar datos ocultos y personales de documentos de palabra. El inspector de documentos tiene sentido correr antes de proporcionar acceso general a copias electrónicas de documentos de Word, por ejemplo, en forma de inversiones en mensajes de correo electrónico.

Buscar y eliminar el inspector de documentos en documentos de Word

En Word, el inspector de documentos incluye varios módulos diferentes que le permiten encontrar y eliminar datos ocultos y personales específicos para los documentos de Word. La lista de diferentes tipos de datos ocultos o personales que se pueden detectar y eliminar de los documentos de Word utilizando el inspector de documentos se presenta en la tabla a continuación.

Notas:

Inspector	Encuentra y elimina
Notas, correcciones, versiones. Nota: En Word Starter 2010, el inspector de documentos elimina solo las versiones y notas.	Notas Marcó el modo de corrección Información de la versión del documento Notas manuscritas
Propiedades del documento y datos personales.	General, Estadísticas y Otros caja de diálogo Propiedades del documento. Encabezados de mensajes de correo electrónico Rutas de documentos Propiedades del servidor de documentos Información de tipo de contenido Nombre de usuario Nombre de la plantilla
Circcies y "Marcas de agua"	Titulares de documentos Información en las columnas del documento. "Marcas de agua"
Texto oculto	Texto formateado como oculto (parámetro de fuente disponible en el cuadro de diálogo Fuente) Nota: Este inspector No se puede detectar el texto oculto por otros métodos (por ejemplo, texto blanco sobre un fondo blanco).
Datos XML personalizables	Datos XML personalizados que se pueden almacenar en el documento
Contenido invisible	Nota: Este inspector no encuentra objetos bloqueados por otros objetos.

Cuando se utiliza la copia electrónica del libro de Excel, asegúrese de que está viendo un libro como datos ocultos o datos personales que se pueden almacenar en el libro en sí o en sus propiedades del documento (metadatos).

Uso del inspector de documentos En Excel, puede encontrar y eliminar datos ocultos y personales.

Nota: Aunque de los libros enviados a otros usuarios, puede eliminar datos ocultos y personales si el libro de Excel se ha guardado como común, es imposible eliminar notas, notas, propiedades de documentos y datos personales. Para eliminar estos datos del libro general, primero copiarlo y cancelar el acceso total a él.

Buscar y eliminar datos ocultos y personales

Usando el inspector de documentos, puede eliminar datos ocultos y personales de Excel Books. El inspector de documentos tiene sentido ejecutarse antes de proporcionar acceso general a copias electrónicas de libros, por ejemplo, en forma de inversiones en mensajes de correo electrónico.

Tipos de datos ocultos y personales en Excel.

Los siguientes enumeran algunos elementos que pueden ser la fuente de datos ocultos y personales en los libros de Excel.

Notas y notas manuscritas. Si el libro se creó junto con otros usuarios, puede contener notas ordinarias y escritas a mano. Esta información permite a otros usuarios conocer los nombres de las personas que trabajan en este libro, vea las notas de los revisores y vea los cambios realizados en el libro.

Propiedades del documento y datos personales. Metadatos o propiedades de documentos en Excel, como en otros aplicaciones de oficina, incluyendo información sobre el autor, tema y título. Office guarda automáticamente el nombre de usuario que guardó el último libro, la fecha de creación de documentos y la ubicación del documento (Excel 2013 o posterior). Puede estar disponible información adicional (PII), como encabezados de correo electrónico, enviamiento, vista, rutas, propiedades de la impresora (por ejemplo, la ruta a la impresora y código secreto Impresión segura), así como información sobre la ruta al archivo de publicación. Páginas web.

Pies de página Los libros de Excel pueden contener datos en pie de página.

Filas ocultas, columnas y hojas. El libro puede ocultar cuerdas, columnas y hojas enteras. Al distribuir una copia de un libro que contiene cadenas ocultas, columnas u hojas, otros usuarios pueden mostrarlos y ver los datos contenidos en ellos.

Propiedades del servidor de documentos. El libro almacenado en el servidor de administración de documentos, por ejemplo, en el sitio web del espacio de trabajo para documentos o en biblioteca de Windows SharePoint Services puede contener propiedades de documentos adicionales o información de ubicación en el servidor.

Datos XML personalizados. Los libros de Excel pueden contener datos XML personalizados que no se muestran en el propio documento. Estos datos XML se pueden detectar y eliminar utilizando el inspector de documentos.

Contenido invisible. Los libros pueden contener objetos formateados como invisibles.

Archivos u objetos implementados. En los libros puede haber archivos incrustados (por ejemplo, documentos de oficina o archivos de texto) o objetos incrustados (por ejemplo, diagramas o ecuaciones) que contienen datos invisibles.

Macros basado en el código VBA. En los libros puede haber macros, módulos VBA, elementos COM y ActiveX, formularios de usuario o funciones de usuario que puedan contener datos ocultos.

Elementos con datos en caché. En los libros puede haber datos en caché de tablas de resumen, diagramas de resumen, secciones, líneas de tiempo y fórmulas de cubos que pueden no mostrar.

Encuestas de Excel Los libros pueden ser problemas ocultos de encuestas de Excel que se introdujeron en Excel en línea y se almacenan en el libro, pero no son visibles en ella.

Scripts de despachador de Screenwar. En los libros, puede haber scripts definidos utilizando el gerente de script. Pueden contener datos en caché u ocultos.

Filtros. En los libros, puede haber automáticamente activos o filtros de tabla que pueden llevar a ahorrar datos en caché o ocultos en libros.

Nombres ocultos. Los libros pueden tener nombres ocultos que pueden ser una fuente de datos ocultos.

Buscar y eliminar inspector de documentos en Documentos de Excel

En el inspector de documentos muestra los elementos encontrados que pueden contener datos ocultos y personales relacionados con los libros de Excel. La siguiente tabla enumera los tipos de datos que se pueden eliminar de los libros utilizando el inspector de documentos.

Notas:

No todo funciones de Excel l listado en la tabla es compatible en Microsoft Excel. Starter 2010.

Si se agregan módulos configurables a la organización al Inspector de Documentos, se pueden detectar datos de tipo adicional.

	Inspector de documentos encuentra y elimina
Notas	Notas Notas manuscritas Nota: En Excel Starter 2010, el inspector de documentos elimina solo notas.
Propiedades del documento y datos personales.	Propiedades del documento, incluida la información de las pestañas. General, Estadísticas y Otros caja de diálogo Propiedades del documento. (Excel 2013 y versiones posteriores). Al elegir un equipo elimina todo La ubicación actual del documento se eliminará del archivo. Se agrega mientras se ahorra solo después de cerrar y re apertura de Excel 2013 o posterior. Titulares de correo electrónico Rutas de documentos Datos enviados a la verificación. Propiedades del servidor de documentos Información de la política de gestión de documentos Información de tipo de contenido Nombre de usuario Información de la ruta de la impresora Notas a los escenarios Notas para nombres específicos y nombres de tablas. Conexiones inactivas a datos externos.
Perseguidores	Información en hojas de hojas. Información en notas a hojas.
Líneas y columnas ocultas	Cuerdas ocultas Columnas ocultas con datos. Notas: Si el libro tiene columnas ocultas que no contienen datos y se encuentran entre las columnas que contienen los datos, estas columnas ocultas vacías también se detectarán y eliminarán. Si las filas o columnas ocultas en el libro contienen datos, su eliminación puede llevar a un cambio en los resultados del cálculo de las fórmulas contenidas en el libro. Si no se sabe qué datos están contenidos en líneas o columnas ocultas, cierre el inspector de documentos, muestre las filas y columnas ocultas, y luego navegue por sus contenidos. El inspector no encuentra figuras, gráficos, controles, objetos y elementos de Microsoft ActiveX, imágenes y elementos gráficos de SmartArt, que pueden estar contenidos en columnas ocultas. Las filas o columnas ocultas no se eliminan si son parte de la tabla o el encabezado de la lista, así como una tabla de pivote. Tales filas y columnas se hacen visibles.
Listas ocultas	Listas ocultas Nota: Si las hojas ocultas en el libro contienen datos, su eliminación puede llevar a un cambio en los resultados del cálculo de las fórmulas contenidas en el libro. Si no se sabe qué datos están contenidos en las hojas ocultas, cierre el inspector de documentos, muestre las hojas ocultas y luego navegue por sus contenidos.
Datos XML personalizables	Datos XML personalizados que se pueden almacenar en el libro
Contenido invisible	Objetos formateados como invisibles. Nota: El inspector de documentos no detecta los objetos bloqueados por otros objetos.

El inspector de documentos encuentra los elementos enumerados a continuación que pueden contener datos que no se muestran en el libro. No puede eliminarlos, ya que esto puede llevar al trabajo incorrecto del libro. Puede ver cada elemento encontrado y decidir si eliminarlo manualmente o reemplazarlo con un elemento sin datos ocultos, como un patrón estático.

	Inspector de documentos encuentra
	células de hojas; objetos, tales como campos de texto o figuras; tabla de titulares; filas de estos diagramas.
Archivos u objetos implementados.	dibujos de puntos; objetos de documentos de visio; objetos de documentos de la palabra; openDocumento de texto.
Macros basado en el código VBA	Módulos Macros o VBA que pueden contener datos ocultos en el libro. Éstas incluyen: macros, incluidas las hojas de macros de Excel 4.0 (XLM); módulos VBA; elementos COM o ActiveX. Formularios personalizados, incluyendo Formulario Excel 5.0 funciones personalizadas.
Componentes de la analítica empresarial con datos en caché.	Componentes de Analytics Business que pueden contener datos en caché almacenados en el libro, incluidos los datos invisibles. El inspector de documentos verifica la presencia de los siguientes elementos que pueden contener caché consolidado, caché de suposiones o cubitos de caché: tablas de resumen y tablas de resumen; secciones y plazos; cubos de fórmulas.
Encuestas de Excel	Excel Temas de encuestas que se crearon en Excel en línea y se guardan en el libro, pero no son visibles en ella.
Escenarios de guiones Escritura	Los scripts que se definen utilizando el gerente de script y pueden llevar a la preservación de datos en caché o ocultos en el libro.
Filtros	Filtros que pueden llevar a ahorrar datos en caché o ocultos en el libro. El inspector de documentos verifica la presencia de automóviles automáticos y filtros de tablas aplicadas a los datos.
Nombres ocultos	Nombres ocultos que pueden ser una fuente de datos ocultos en el libro.

Puede buscar y eliminar información oculta en presentaciones de PowerPoint utilizando el inspector de documentos.

Consejo: Si solo quiere no imprimir notas, abra la pestaña expediente _Gt_ Impresión, Haga clic en las diapositivas de tamaño todas las páginas Y desmarque la casilla de verificación notas de impresión.

Buscar y eliminar datos ocultos y personales

Tipos de datos ocultos y personales.

Los datos ocultos pueden consistir en datos que PowerPoint agregue para proporcionar la colaboración en la creación de una presentación con otras personas. También puede contener la información que indica intencionalmente como oculta.

Las presentaciones de PowerPoint pueden contener datos ocultos y personales de los siguientes tipos:

Notas y notas manuscritas. Si trabaja junto con otros usuarios para crear una presentación, su presentación puede contener elementos tales como notas y notas manuscritas. Esta información permite ver a otros usuarios. cambios realizados Y los nombres de las personas que trabajaron en la presentación, así como los comentarios de los revisores.

Patch Datos de seguimiento. Cuando se trabaja en un documento general, que se almacena en la nube, PowerPoint 2016 para Office 365 ahorra datos sobre quién y cuando se introduce en un documento de cambio.

Propiedades del documento y datos personales. Las propiedades del documento (metadatos) incluyen información sobre la presentación como nombre del autor, tema y título. Además, contienen datos guardados automáticamente por los programas de oficina, como el nombre del usuario que guardó el documento, y la fecha de creación de documentos. Si usó funciones específicas, el documento también puede contener información personal adicional, como encabezados de mensajería de correo electrónico, enviando datos para verificación, rutas de documentos, rutas a las impresoras, así como la información de la forma del archivo para publicar páginas web.

Contenido invisible en la diapositiva. La presentación puede contener objetos formateados como no renovables.

Contenido fuera de la diapositiva. Las presentaciones de PowerPoint pueden contener objetos que no se muestran porque se movieron más allá de la diapositiva. Tales objetos pueden ser inscripciones, imágenes, elementos gráficos y tablas.

Notas a la presentación. Las notas de la sección a PowerPoint Presentation pueden contener texto que pueden ser indeseables para proporcionar a otros usuarios, especialmente si estas notas se crearon exclusivamente para el Relator.

Propiedades del servidor de documentos. Si la presentación se ha guardado en el servidor de administración de documentos, por ejemplo, en el sitio web del espacio de trabajo para documentos o en la Biblioteca de Servicios de Windows SharePoint, puede contener propiedades adicionales o información de ubicación en el servidor.

Datos XML personalizados. Las presentaciones pueden contener datos XML personalizados que no se muestran en el propio documento. Se pueden detectar y eliminar utilizando el inspector de documentos.

Información que encuentra y elimina el inspector de documentos.

El inspector de documentos en PowerPoint incluye varios módulos diferentes que le permiten encontrar y eliminar datos ocultos y personales específicos de las presentaciones de PowerPoint. Una lista de varios tipos de datos ocultos y personales que se pueden eliminar de las presentaciones utilizando el inspector de documentos se presenta en la tabla a continuación.

Si se han agregado módulos adicionales a la organización en el Inspector de Documentos, puede verificar la presencia en las presentaciones de otros tipos de información.

Inspector	Encuentra y elimina
Notas	Notas Notas manuscritas
Propiedades del documento y datos personales.	Propiedades del documento, incluida la información de las pestañas. General, Estadísticas y Otros caja de diálogo Propiedades del documento. Titulares de correo electrónico Rutas de documentos Datos enviados a la verificación. Propiedades del servidor de documentos Información de la política de gestión de documentos Información de tipo de contenido Ruta de archivo para publicar páginas web
Mover datos de seguimiento	Datos sobre quién y cuando se ha cambiado el archivo. Esta función está disponible solo para los suscriptores de Office 365, que participan en el programa de evaluación preliminar de la Oficina. Si tiene una suscripción a Office 365, asegúrese de tener la última versión de Office.
Contenido invisible en la diapositiva	Objetos formateados como no refinados. Este inspector no detecta objetos bloqueados por otros objetos.
Contenido fuera de la diapositiva	Contenido u objetos que no se muestran en la presentación, ya que están ubicados fuera del área de diapositivas Colecciones de fotos Imagenes El inspector de documentos no detecta y no elimina objetos con efectos de animación que están fuera de la diapositiva.
Notas a la presentación.	Texto añadido a la sección Notas a la presentación. El inspector de documentos no elimina las imágenes agregadas a las notas de la sección.
Datos XML personalizables	Datos XML personalizados que se pueden almacenar en la presentación.

Información que el inspector de documentos encuentra pero no puede eliminar

El inspector de documentos encuentra los elementos enumerados a continuación que pueden contener datos que no se muestran en la presentación. No es capaz de eliminarlos, ya que esto puede llevar a una presentación inadecuada. Puede ver cada elemento encontrado y decidir si eliminarlo manualmente o reemplazarlo con un elemento sin datos ocultos, como un patrón estático.

	Inspector de documentos encuentra
Archivos u objetos implementados.	Archivos implementados (por ejemplo, documentos de oficina o archivos de texto) o objetos incrustados (por ejemplo, diagramas o ecuaciones) que pueden contener datos invisibles. Aquí hay algunos ejemplos de tipos de objetos: dibujos de puntos; objetos de la ecuación de Microsoft 3.0; objetos microsoft Charts Grafico; objetos de presentaciones de PowerPoint; objetos de documentos de visio; objetos de documentos de la palabra; openDocumento de texto.
Macros o código VBA	Módulos Macros o VBA que pueden contener datos ocultos. Éstas incluyen: módulos VBA; elementos COM o ActiveX.

Inspector de documentos y datos personales.

Los datos de seguimiento de la corrección que aparecieron en la Asamblea de 8403 PowerPoint 2016 para los participantes del Programa de Evaluación Preliminar de Office 365 son un ejemplo de restricciones inherentes al inspector de documentos. Por ejemplo, asumimos que marzo y Regina trabajan juntos en la presentación A en la oficina 365. La presentación se agrega a los datos de seguimiento de corrección (es decir, los nombres de los usuarios e información sobre el momento de la expansión). Si GLEB abra posteriormente una presentación A en PowerPoint 2013 y lanzará el inspector de documentos para eliminar datos personales, el inspector en esta versión de PowerPoint no podrá encontrar y eliminar los datos de rastreo que se agregan a la presentación en una versión posterior de PowerPoint ( Office 365), que Regina y Martha. Para eliminar estos datos, Gleb tendrá que ir a Última versión PowerPoint, y luego ejecute el inspector de documentos.

Puede eliminar información oculta en Visio, así como en otras aplicaciones de oficina. Antes de proporcionar a otros usuarios una copia del documento VISIO, es posible que deba eliminar ciertos datos del documento y sus propiedades.

Puede eliminar fácilmente los siguientes datos personales en Visio:

Notas insertadas en páginas de documentos

Nombres, revisa las iniciales y acumulados por ellos.

Caminos a conjuntos de elementos.

Formas de plantillas y nombres de sus archivos.

Nota: Si el documento se publica en un servidor compartido, cuando abre información sobre quién lo abrió, y se muestra el nombre de la computadora en la que se almacena el archivo. Para proteger estos datos, proporcione acceso a documentos solo a los usuarios que confía.

Puede buscar y eliminar información oculta en presentaciones de Visio realizando los pasos a continuación.

En el menú Archivo Hacer clic Eliminar información oculta.

Si usa Visio Premium 2010 o más tarde, encontrará este comando en la sección Archivo > Inteligencia > Eliminar información personal.

Pestaña abierta Informacion personal.

Revisa la caja Eliminar los siguientes elementos del documento..

Consejo: Revisa la caja Prevenir en caso de una reinserción de estos datosSi desea recibir una advertencia al intentar volver a insertar datos personales.

Para eliminar datos confidenciales de fuentes externas, Revisa la caja Eliminar datos de fuentes externas almacenadas en el documento actual.

Nota: Esta bandera no Le permite eliminar datos relacionados con la figura. Borra la fuente de datos del circuito, pero si los datos de ella ya están en ella, deben eliminarse manualmente.

Realimentación

Este artículo se actualiza. 8 de enero de 2019.g. Como resultado de su aviso. Si ha encontrado que este artículo es útil y especialmente si no tiene, use las revisiones en los controles de comentarios para darnos una serie de propuestas para constructivas.

La forma más sencilla de agarrar la cola de un empleado negligente o un estudiante que dio su informe o cursos "sobre la subcontratación" es ver a los autores o co-autores del documento. Esta información se almacena junto con otros archivos de metadatos y luego puede ser visto por cualquier persona. El caso adquiere una posición particularmente delicada si un intérprete familiar es familiar para la persona de inspección: un empleado de la misma compañía o un estudiante de la misma corriente. Por supuesto, una mentira de varios pisos encontrará una manera de salir de la situación, pero como lo fue, entonces ella no entró en la luz. Preste atención a los usuarios de documentos asociados en la esquina inferior derecha.

Banal, por supuesto, un ejemplo, pero generalmente se perfora en ello.

¿Qué información puede filtrarse?

La ayuda oficial de Microsoft da lo mismo para representar la amenaza potencial para su reputación. Le daré su apretón aquí:

• Rastros de la presencia de otros usuarios, así como direcciones hechas por ellos y agregaron comentarios, si trabaja en un documento en colaboración.
• La información descolorida contenida en la parte superior y pie de página, así como el sustrato (marca de agua).
• Oculto palabra de texto, objetos de PowerPoint invisibles, filas ocultas, columnas y hojas de Excel.
• Contenido, ubicado fuera del área de Slide PowerPoint.
• Propiedades adicionales del documento y otros metadatos, como la ruta a la impresora o los titulares de las letras electrónicas.

Documentos del inspector

"Inspector de documentos" es una herramienta conveniente para verificar archivos para obtener información no deseada. Es conveniente tanto para el remitente como para el destinatario del documento. Solo debe ir a la "información" y lanzar el cheque. Se activará un par de clics y cinco segundos para estar fuera de lo posible.

El contratista sigue siendo eliminado y revisando, para explorar un documento basado en la evidencia existente.

Prohibición de mantener los datos personales.

Eliminar datos personales
de los archivos de metadatos

Archivos creados en la mayoría programas popularesEstas propiedades se completan automáticamente desde la computadora y el programa en sí. Debido a la necesidad de producción para los archivos que pasan por alto la organización, estos datos deben eliminarse. Por ejemplo, en los documentos de MS Office, debe eliminar el nombre de la compañía, el nombre del autor del documento y el usuario, el último conservó el documento. ¿Cómo hacerlo?

La solución de la tarea de eliminar los metadatos de los documentos se puede dividir en varias etapas:

• Eliminar datos de documentos ya creados.
• No preservación de dichos datos en documentos recién creados.
• Control de enviar dichos datos a través de fondos de correo electrónico.

Para los archivos ya creados, la tarea se resuelve por los medios incorporados de los modernos. sistemas operativos. Comenzando con Windows 7, es suficiente llamar a las propiedades del archivo y en la parte inferior de la pestaña "Detalles" Seleccione "Eliminar propiedades y información personal". Seleccione varios archivos del mismo tipo a la vez, puede borrar los datos directamente de varios documentos.

Para la eliminación de la información de la información de los archivos que puede usar aplicaciones especiales. Por ejemplo, BatchPurifier le permite eliminar automáticamente los valores de metadatos 60 de 24 tipos de archivos, incluyendo aplicaciones de oficina Y archivos gráficos (PNG, JPEG).

Para los nuevos documentos en la solicitud de Microsoft Office, los usuarios deben aplicar el "Inspector de documentos" en el menú "Detalles": "Buscar problemas", que está escaneando un documento no guardado para los datos personales y su eliminación.

Más temprano versiones de Microsoft Office (XP o 2003) Debe establecer el complemento Office 2003 / XP: Eliminar datos ocultos, la extensión RHD_Tool, después de lo cual aparecerá la opción Eliminar datos HIDEN, aparecerá en el menú Archivo.

Para que los datos de registro de las solicitudes de Microsoft Office para documentos recién creados, es posible identificar al usuario, se pueden realizar los siguientes cambios en el Registro:

Editor del Registro de Windows Versión 5.00

"Empresa" \u003d "_"

"Compañía" \u003d "_"

"Nombre de usuario" \u003d "_"

"Userinitials" \u003d "_"

Para cambiar la solicitud, las aplicaciones de MS Office no deben ser lanzadas.

El siguiente paso es controlar el envío por correo electrónico de datos ocultos o información personal.

Desafortunadamente, las soluciones están integradas en Microsoft Outlook. Puede usar la aplicación ConfIDentSend para monitorear y limpiar automáticamente los documentos, que se pueden limpiar de forma manual o automática, limpie automáticamente los metadatos de los archivos adjuntos. Confidentsend También navega por un mensaje a una coincidencia con las plantillas de texto de usuario predeterminadas y, si es posible, emite una advertencia (ver Fig. 2).

No hay duda de que la información secreta y confidencial necesita protección. A lo largo de su existencia, la humanidad ha inventado de diversas maneras que podrían prevenir o, al menos, dificultar el acceso a esta información, así como a los sistemas de cifrado. En el siglo XX, apareció la nueva tecnología digital de acumulación, almacenamiento y transmisión de información. Los sistemas informáticos permitieron reclutar, editar, verificar la ortografía y la ortografía, convertir y transmitir información en forma electrónica, comprensible para casi todas las computadoras. A partir de este punto, el problema de la confidencialidad y la protección de la información personal se ha vuelto particularmente relevante. Los piratas informáticos, espías industriales, competidores y otros detractores están constantemente desarrollando nuevas formas de acceder a individuos y compañías individuales.

La mayoría de los productos de software actualmente existentes en la información de mercado conocida como Metadata se guardan en los mismos archivos con los que los usuarios y que se utilizan para guardar el historial de edición de archivos, así como para ayudar a buscar y extraer información de los archivos. Los ejemplos característicos de los metadatos son el nombre y el apellido de su autor, la compañía, el nombre de la computadora, la versión del documento, la versión del documento, diversa información oculta, etc. Estos metadatos también se utilizan para universalizar el procedimiento para guardar toda la información del archivo en un lugar predeterminado.

Al mismo tiempo, la mayor parte de esta información confidencial se guarda como por defecto, a veces desconocida para el usuario de la manera y en un lugar y forma desconocidos. No es un secreto que incluso inofensivo en el tipo de entorno en productos de software Puede haber información que consulte al usuario persistente sobre el propietario del producto o su empresa. Un ejemplo es el editor de texto de la palabra de microsoft. o cualquier otro aplicación de softwaretrabajando documentos electrónicos y le permitiendo guardar varias versiones del documento en el mismo archivo con diferentes modos. Considere un caso simple pero muy característico. Supongamos que nuestro lector, siendo el jefe del departamento de marketing, trabajó durante varias semanas con su equipo para crear un documento que describe las características del último desarrollo. Al mismo tiempo, se planificó la parcela de este documento para que el Departamento de Ventas inicie una nueva campaña de marketing. En el último momento, se decidió eliminar varias características de la descripción del producto para verificar y aclarar aún más. Sin embargo, se sabía que estas características necesariamente ingresarán la versión final del documento de marketing para este producto. Excluyendo que la versión de la versión está activada para este documento y que cada cambio, incluyendo nueva versión Con las características remotas, se guardarán en el archivo, este documento se ha convertido en lo generalizado. Supongamos que después de enviar una carta con archivo especificado En el departamento de ventas, cayó al competidor. Este último, ver varias versiones del documento, puede estimar fácilmente su nivel actual y resultados esperados, y también la información de transferencia oportuna a sus desarrolladores. Además, las propiedades de la propiedad pueden contener el nombre y la dirección de correo electrónico del autor del documento, por lo que se considerará que proporcionó voluntariamente un documento para el uso de los competidores.

¿Cómo organizar la protección de la información privada y protegerla del acceso no deseado? Intentaremos responder a esta pregunta en este artículo. También consideramos los lugares en el documento donde se pueden almacenar metadatos, y describimos las formas con que se pueden eliminar estos datos, protegiendo así el documento. Antes de pasar a la empresa, observamos que, como un objeto probado en este artículo, analiza las versiones en inglés de un editor de texto ampliamente conocido y popular. Microsoft Word. - Word 2000 y Word 2002 - incluido en el paquete de Microsoft Office. Se debe enfatizar que, a pesar de la generalidad y la continuidad de estas versiones de este editor, todavía tienen algunas diferencias en su funcionalidad. Esto vale la pena prestar atención a los lectores que inmediatamente se sientan para su computadora personal.

Cómo acceder a la información personal

achnyne desde lo más sencillo, mostramos cómo sin trucos especiales para llegar a la información personal. Esto se hace utilizando la única función de Microsoft Word, que le permite ver el texto sin formatearlo. Resulta esta característica Se puede utilizar para ver los metadatos asociados con un documento específico. Todos pueden acceder a estos datos. Para esto necesitas:

1. Ejecute Microsoft Word Editor.
2. En el elemento del menú principal del archivo, haga clic en Abrir.
3. En el cuadro de diálogo que aparece en los archivos de la sección Tipo, configure el texto de recuperación de cualquier archivo, seleccione Documento de formato de Microsoft Word y haga clic en Abrir.

Al mismo tiempo, se abrirá un documento no formateado, lo que le permite encontrar fácilmente información que contiene el nombre del autor del documento y la ruta donde puede encontrar un documento guardado.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, le recomendamos: Antes de proporcionar un documento a otros usuarios, ver la información oculta para decidir si vale la pena que se quede en este documento para una revisión universal. Por ejemplo, seleccionando cambios en la pista en el menú principal del Editor de Microsoft Word, y luego el elemento de versiones del menú Archivos o la configuración del modo de guardado rápido que usa el botón de marca en el menú de opciones del menú Herramientas, se puede rastrear para cualquier Información oculta o remota que podría permanecer en el documento editado.

Como puede ver, es bastante simple acceder a la información personal. Naturalmente, existe una pregunta razonable sobre qué formas son formas de proteger la información confidencial de ojo. A continuación, la atención de los lectores ofrecerá varias de las técnicas más comunes.

Eliminar datos personales de los documentos

La versión actual de Word Editor proporciona al usuario a los más amplios oportunidades Al trabajar con datos personales, comenzando con manual y finalizado con la forma programable de eliminar la información. Debido al hecho de que, en el marco de este artículo, no abordamos los problemas de redacción de programas especializados, nos centraremos en las formas de lectores más simples y accesibles.

En primer lugar, es necesario asegurarse de que se haya eliminado alguna información personal durante la preservación del documento. Para hacer esto, debe realizar las siguientes acciones:

1. En el menú principal de la palabra, seleccione el elemento de herramientas, y en él el submenú de opciones. En el diálogo que aparece, abra la pestaña Seguridad.
2. En la sección Opciones de privacidad, active la información personal del eliminación de este archivo en GUARDAR y presione la tecla OK.
3. Guardar documento.

Al mismo tiempo, el documento se elimina, por ejemplo, la siguiente información personal:

• propiedades de archivo: Autor, Head, Empresa y nombre conservaron la última versión del documento;
• nombres de usuario relacionados con comentarios y cambios de tolerancia (cambios de pista);
• el nombre guardado por el autor se reemplaza por el autor;
• el encabezado de mensajes de correo electrónico es generado por el botón de correo electrónico en la barra de herramientas.

Se debe enfatizar que la operación especificada no está instalada en el Editor de palabras de forma predeterminada. E incluso si se establece tal bandera, solo se relacionará con la ventana activada actual con el documento. Por lo tanto, este modo debe instalarse para cada documento por separado.

Otra forma que merece atención es el método para eliminar la información personal manualmente. En las propiedades del documento (dentro de la estructura del archivo), se almacena la información sobre el propio documento: el nombre del archivo de documento, la ubicación de ella, la fecha de creación y otros atributos de archivo. Al mismo tiempo, otros metadatos, como el nombre del autor, el nombre de la compañía, y el editor de documentos se pueden almacenar en las propiedades del documento. Puede eliminar esta información de las propiedades del documento usando la siguiente secuencia de acciones:

1. Documento abierto en Word Editor.
2. En la sección Menú principal de archivos, seleccione Propiedades.
3. En el cuadro de diálogo Multi-PAGE que aparece en cada resumen, las estadísticas, los contenidos y el marcador personalizado pueden contener información confidencial. Para eliminar la información innecesaria o no deseada, es necesario seleccionarlo y retírelo con la tecla Eliminar.

Por supuesto, los procedimientos anteriores se pueden automatizar y programados haciendo que este proceso sea rápido y conveniente. Sin embargo, la descripción de los principios de la programación en Word está más allá del alcance de este artículo y enviamos al lector a la literatura especializada.

Donde la información está oculta

la regla de abajo hacia arriba se guía por personas prácticas, dice: "Varias veces morirán, una vez". Este principio vital se puede aplicar con éxito para trabajar con documentos. ¿Siempre tienes que apresurarse a separarte con la información personal? ¿Dónde está la información oculta almacenada? ¿Cuáles son las formas de ver la información oculta? Estas preguntas se darán en esta sección.

La información oculta se puede encontrar en las funciones de seguimiento de seguimiento (funciones de comentarios), que son para el editor de Microsoft Word en la mayor parte del servicio. Le permiten mantener la información intermedia sobre el formato, las inserciones de texto, las eliminaciones, los comentarios, etc., en otras palabras, se pueden usar activamente en el proceso de trabajar en un documento de uno o más autores. En este caso, seleccionando el modo de reproducción de todas las funciones de servicio, puede ver todos los cambios realizados con los nombres de los autores. Esto se hace utilizando el elemento del menú Mostrar.

Debe tenerse en cuenta que al trabajar en cualquier documento es deseable adherirse a dos reglas simples. La primera regla establece que antes de eliminar cualquier información, es útil imprimir un documento editado junto con los comentarios. Por lo tanto, en cualquier momento será posible hacer esta información en una nueva versión del documento. Para visualizar cambios o comentarios, debe seleccionar Markup en el menú principal.

La segunda regla se refiere principalmente a aquellos que se olvidan de seguir la presencia de información auxiliar en el documento enviado o transmitido. Para tales usuarios, se proporciona un analizador automático para el modo de cambio de pista habilitado, que mostrará una prevención en el documento de edición de información cuando intenta imprimirlo, guardar o enviar correo electrónico de Word Editor. Para habilitar este modo, en la sección Menú principal de Herramientas, en el cuadro de diálogo Opciones, debe seleccionar la pestaña Seguridad y en él utilizando la advertencia antes de contener, guardar o enviar un archivo usando el botón Flag. Por lo tanto, el significado de la segunda regla es: Siempre mantenga habilitado el analizador de cambios de pista.

El segundo lugar donde se puede almacenar información confidencial es el texto oculto de Microsoft Word. Este modo le permite mostrar u ocultar el texto especificado usando procedimiento especial Formateo de personajes que los hacen invisibles. Por ejemplo, en el proceso de edición de texto en modo de texto oculto (texto oculto, caracteres especiales no reducibles en el archivo de documento), se puede hacer para usted cualquier marca. Para ver el texto oculto, en la sección Menú principal de Herramientas, debe seleccionar las opciones, y en la pestaña Ver - modo de texto oculto en la sección de marcas de formato (Fig. 2).

En este caso, Word marcará el texto oculto utilizando un subrayado punteado. Desafortunadamente, los desarrolladores del editor no proporcionaron un analizador automático en el documento del texto oculto. Sin embargo, existe un procedimiento muy simple para su eliminación del documento al imprimir. Para hacer esto, en la sección Menú principal de Herramientas, seleccione Opciones, luego marque la impresión y active el botón Bandera de texto oculto en la sección Incluir con área de documentos. En todos los demás casos, tendrá que eliminar texto manualmente.

La tercera fuente de fugas no deseadas de la información puede no haber tenido éxito en las versiones anteriores del documento. El Editor de palabras proporciona la capacidad de guardar en el mismo archivo de varias versiones del documento. Estas versiones están presentes en el archivo en el modo de texto oculto y se pueden eliminar según sea necesario. Están disponibles para todos los usuarios, y permanecen en el documento, incluso si se guarda en otro formato. Por lo tanto, tales versiones deben eliminarse a tiempo, para las cuales hay varias maneras.

La primera forma proporciona a preservar. versión anterior Documento. En este caso, la versión actual se guarda como un documento separado. Para hacer esto, seleccione el elemento de versiones en el menú principal. Luego, seleccione la versión del documento que desea mantener en el formulario archivo separado.. A continuación, presione la tecla Abrir y en el archivo del menú principal, seleccione Guardar como. En el cuadro de diálogo que aparece, configure el nombre del archivo y presione la tecla Guardar.

La segunda forma es eliminar las versiones no deseadas del documento, que requerirá los siguientes pasos. En el menú principal, el archivo debe seleccionar versiones, luego se supone que la versión del documento se supone que se elimina (para seleccionar más de una versión, debe mantener la tecla CTRL). A continuación, haga clic en el botón Eliminar.

Guardián silencioso de información oculta.

los lectores de pie y no sospechan que algunos procedimientos en la palabra retengan los metadatos predeterminados. Y ciertamente no se dé cuenta de que el bloqueo de estos procedimientos le permite eliminar los metadatos no deseados de los documentos. Cuéntelo con más detalle.

Primero, considere el método de salvar rápidamente el documento. Tenga en cuenta que funciona si el rápido ahorra rápido parpadea. Sin embargo, no todos sepan que si abre un documento que se edita en este modo, en forma de un archivo de texto, puede contener la información que se eliminó anteriormente del documento. Esto se debe a que el modo de ahorro rápido agrega cambios al final del documento, sin tener en cuenta todos los cambios (incluida la información remota), realizada en el propio documento. Por lo tanto remoción completa Borrado del documento de documento que necesita para deshabilitar el modo de ahorro rápido. Para hacer esto, en la palabra del menú principal, debe seleccionar Herramientas, luego la sección Opciones y el cuadro de diálogo Guardar (Fig. 3).

En segundo lugar, considere el procedimiento para combinar documentos. Al comparar y combinar documentos, Word usa números generados aleatoriamente para un seguimiento fácil para los documentos relevantes. A pesar del hecho de que estos números están ocultos, potencialmente se pueden usar para demostrar que los documentos tienen una fuente general. Para detener el almacenamiento números al azar Durante el proceso de combinación de documentos, debe seguir estos pasos:

1. En el menú Herramientas, ejecute el comando Opciones. En el cuadro de diálogo Multi-PAGE que aparece, seleccione el cuadro de diálogo de seguridad.
2. Desactive el número aleatorio de la tienda para mejorar el botón de la bandera de precisión de combinación.

Sin embargo, se debe tener en cuenta que la confidencialidad tendrá que pagar: el resultado de la fusión de los documentos no será óptima: para el Editor de palabras será problemático para determinar el número de documentos relacionados.

El conocimiento es poder

Todos los que leen este artículo ciertamente serán una opinión personal sobre el problema de la protección de la información en computadora personal Y todos serán esperados a aceptar su decisión. Puede seguir las reglas enumeradas y no puede guardar información, pero es posible perderlo si no realiza ningún esfuerzo. El artículo cubrió más. formas simples Evitar las fugas de la información. Además, como se señaló anteriormente, hay una serie de programas para resolver muchos de los problemas mencionados anteriormente que, sin duda, permitirán facilitar significativamente el procedimiento para verificar el contenido en los documentos no deseados para difundir datos. Sin embargo, este es el tema para otro artículo. En conclusión, me gustaría notar que, impidiendo la información personal, no solo puede proteger su negocio, conocimiento y experiencia, sino que también le dará una historia decisiva a las personas.

ComputerPress 10 "2002