Як у 1с 8 видалити помічені документи. Бухоблік інфо. Як помітити на видалення відразу всі документи без контролю цілісності посилання

Кожен бухгалтер регулярно стикається з необхідністю видаляти з обліку помилково запроваджені документи, дані довідників та бухгалтерські записи. Видалення помічених об'єктів у 1С 8.3 можливе, якщо їх дані не використовуються в іншому документі. Далі ми розповімо про те, як видалити помічені документи в 1С 8.3 за п'ять кроків.

Читайте у статті:

Якщо ви хочете виключити з обліку, наприклад, накладну, переконайтеся, що її дані не включені в акт звіряння. Таке правило діє і для будь-яких інших документів і довідників. Наприклад, якщо ви хочете виключити товар із довідника «Номенклатура», то переконайтеся, що цей товар не використовується десь ще, наприклад, у накладній. Видалення 1С 8.3 проводиться в п'ять кроків.

Насамперед зазначимо, що видалення помічених об'єктів в 1С 8.3 проходить у два етапи:

Потрібно позначити документ або операцію, яку ви плануєте видалити
Потрібно видалити всі позначені об'єкти

Крок 1. Позначте об'єкт видалення

Клацніть мишкою на документ, який хочете виключити з обліку. Він відзначиться жовтим кольором. Натисніть праву клавішу мишки, і у вікні виберіть команду «Позначити на видалення». Далі перейдіть до другого кроку.

Крок 2. Відкрийте вікно «Видалення помічених об'єктів»

Зайдіть до розділу «Адміністрування» (1) і натисніть посилання «Видалення позначених об'єктів» (2).

Крок 3. Виберіть режим

Видалення помічених об'єктів у 1С 8.3 може проводитись у двох режимах:

автоматичне видалення всіх помічених об'єктів;
вибіркове видалення об'єктів.

При автоматичному режимі програма обробить усі помічені об'єкти та видалить ті з них, які не пов'язані з іншими документами. Вибіркове видалення дозволить видалити об'єкти на вибір зі списку. Список буде сформовано програмою.

Щоб автоматично видалити, виберіть «Автоматичне видалення всіх позначених об'єктів» (3) і натисніть кнопку «Видалити» (4). Всі помічені видалення об'єкти будуть виключені, але за умови, що їх дані не використовуються програмою в інших місцях:

Для вибіркового видалення виберіть «Вибіркове видалення об'єктів» (5) та натисніть кнопку «Далі» (6):

Крок 4. Виберіть об'єкти для видалення

Якщо ви використовуєте режим вибіркового видалення, то після натискання кнопки «Далі» (6) відкриється список усіх документів, які ви помітили на видалення, він виглядає так:

Галочками (7) позначте все, що хочете видалити. Після цього натисніть кнопку «Видалити» (8):

Якщо якісь документи не вийшли, перейдіть до наступного кроку.

Крок 5. Що робити, якщо віддалилися не всі документи

Об'єкт не вдасться видалити, якщо дані з нього використовуються програмою десь ще. У цьому випадку програма покаже список невидалених об'єктів. Наприклад, якщо ви спробуєте видалити майно (9), яке є у прибутковій накладній (10), то побачите таке вікно:

У лівій половині вікна ви бачите список невіддалених об'єктів (9), праворуч список документів, у яких є їх дані (10). Саме вони не дають виключити об'єкт із програми, тому їх також потрібно помітити на видалення. У нашому випадку, щоб видалити номенклатуру «Акумулятор…» (9), треба помітити на видалення накладну «Надходження 3 від 25.06.2018р.» (10) і після цього повторити процедуру, розпочавши її з кроку 2.

Після того, як ви внесли зміни в облік, перевірте ті чи інші звіти, на які вони могли вплинути. Якщо в результаті змінилися дані бухгалтерського або податкового обліку, можливо, потрібно надати податковій інспекції уточнені декларації або розрахунки. Якщо коригування в обліку призвело до збільшення суми податків до сплати до бюджету, то спочатку доплатіть різницю з податків та пені, а потім здайте уточнені декларації.

Практично кожен бухгалтер у процесі своєї роботи стикається з необхідністю видалити будь-який документ у 1С. Якщо ж ви не знаєте, як правильно видаляти документи у 1С – наша нова стаття спеціально для вас.

Практично кожен бухгалтер у процесі роботи стикається з необхідністю видалити будь-який файл і документ. Видалення документа в 1С дещо відрізняється від аналогічного процесу під час роботи з операційною системою Windows. Хоча є кілька важливих відмінностей:

по-перше, спочатку документ, який потрібно видалити, має бути позначений спеціальним знаком (якщо порівнювати з ОС Windows, то можна провести аналогію з переміщенням файлу до кошика);

по-друге, безпосереднє видалення відбувається за строго певним алгоритмом дій.

Якщо ви використовуєте версію 1С 8.2, то для того щоб видалити файл, потрібно:

натиснути на потрібний документ правою кнопкою миші;

дочекатися, доки з'явиться контекстне меню;

помітити на видалення певний файл, для чого в списку, що з'явився, вибрати «установити позначку видалення»;

дати свою згоду на попередження системи.

Можна зробити простіше і просто після вибору файлу, що видаляється, натиснути клавішу delete.

Після всіх цих маніпуляцій вам доведеться зайти в пункт головного меню під назвою «Операції» і вибрати функцію видалення позначених об'єктів. Система видасть вам попередження, з яким вам потрібно буде погодитись, після чого програма продовжить.

Далі система відкриє перед вами вікно, де будуть перераховані всі бази даних, які позначені для видалення. У цьому списку вам потрібно вибрати ті, які ви хочете видалити зараз. Це може бути один документ чи ціла група. Коли файл або файли виділені, вам потрібно натиснути кнопку «Контроль». Це потрібно для того, щоб перевірити посилання.

У процесі цих дій може з'ясуватися, що, наприклад, довідники 1С містять посилання на документ, що видаляється, або ж у податковій накладній є посилання, яке веде на файл, який ви збираєтеся видалити (витратну накладну). Щоб мати можливість закінчити процес видалення, потрібно буде відкрити накладні з податками або довідники, або ті документи, в яких є посилання на файл, що видаляється, і видалити ці самі посилання. Попередньо вам потрібно буде ще раз зважити доцільність таких дій.

Щоб уникнути подальшої плутанини, після видалення всіх посилань потрібно буде виконати повторний контроль. І так рівно до того моменту, поки перевірка не покаже, що посилання на файл, що видаляється, відсутні в інших документах. Після цього вам стане доступною функція – видалення помічених об'єктів. Щоб завершити весь процес, потрібно натиснути кнопку «видалити», після чого файл буде видалено безповоротно.

Бухгалтери у роботі часто зустрічають непотрібні файли. При цьому версія 1С:Підприємство 8.3 не дає змоги відразу видалити довідкові елементи та документи. Це цілком зрозуміло – програма підстраховує вас від помилкових рішень, але така заборона не завжди влаштовує користувача.

Сьогодні зупинимося на цій темі детальніше. Отже, як правильно та безпечно видалити помічені об'єкти з 1С?

Етапи видалення об'єктів у 1С

Процес проходить двома етапами незалежно від версії конфігурації - це програмний продукт для бухгалтерії або кадрової служби, для управлінців великого підприємства або торгової мережі.

1. Необхідно вказати програмі, з яким саме документом треба «розлучитися», для цього ставимо спеціальну позначку на видалення. У процесі видалення перевіряється, чи є посилання в базі даних на цей документ. Після закінчення звіряння ПП дає дозвіл чи навпаки забороняє цю процедуру.

Далі приступаємо до видалення зазначених матеріалів. У 1С не складно зробити відповідну позначку, головне - у переліку знайти потрібний документ. Правою кнопкою миші активуємо "Позначити на видалення/Зняти позначку" або просто натискаємо на Delete.

Рис 1. Як позначити об'єкт видалення?

ПП 1С підстрахування - випливає вікно, де він просить підтвердити ваш намір "видалити об'єкт". Як тільки ви погодитеся продовжити процес - у журналі з'явиться знак «X», а значить настав час другого етапу.

Рис 2. Де знаходиться обробка "видалення помічених об'єктів"?

2. ПП 1С надасть вибір: видалити всі об'єкти в автоматичному режимі або вибірково. Якщо ви зупиняєтеся на першому варіанті, програма автоматично видаляє всі документи, які ви помітили раніше.

Це не завжди зручно, тому що контролювати процес ви вже не зможете, він стане не керованим. Більшість з цієї причини вибирають другий спосіб - ви самі вручну вибираєте об'єкти на видалення. Ставимо курсор і переходимо до команди «Далі», ПП 1С зробить аналіз довідника та пред'явить документи, що позначені на утилізацію.

Наступний крок – треба позначити конкретний об'єкт для видалення. Ставимо курсор на «Зняти всі прапорці», знаходимо необхідний документ (при необхідності його слід розкрити), помічаємо один об'єкт, або більше і тиснемо «Видалити».

Рис 3. Можливість вибіркового видалення помічених об'єктів

Об'єкт видалено, причому без будь-яких складнощів. Здавалося б, процес успішно завершився, але ПП 1С заявляє про виникнення проблеми, і в процесі роботи стає зрозумілим, що "засуджений" до утилізації об'єкт продовжує брати участь у проведених документах.

Вихід один - разом з елементом рекомендується видаляти файли, з якими він пов'язаний. Якщо описані об'єкти є важливими для організації, то процедуру краще не запускати, щоб уникнути проблем, які можуть виникнути при зведенні даних у майбутньому.

Розробники впровадили в 1С: Підприємство 8.3 новий спосіб, завдяки якому можна видаляти автоматично.

Реалізовано функцію через регламентне завдання. ПП 1С сам організує процес за заданим розкладом протягом короткого часу.

Щоб налаштувати цю опцію, виконуємо наступні дії: переходимо до «Адміністрування» → «Видалення позначених об'єктів». Зазначаємо «Автоматично видаляти позначені об'єкти за розкладом».

Є можливість налаштувати розклад на власний розсуд, або працювати за наявними налаштуваннями. Плюс цього способу в тому, що видалення зазначених елементів буде проходити вночі, тобто за робочий час, коли ПП не задіяний.

Рис 4. Налаштування видалення об'єктів за розкладом

Подібний метод підійде не кожному користувачеві. Так як об'єкт або довідник програма видалить без вашого контролю, відповідно до ваших позначок, які, до речі, можливо ви поставили помилково або через недогляд. Видалений програмою об'єкт вже навряд чи можна відстежити та відновити.

Вивчивши вищеописане, ви легко зможете прибрати все непотрібне та помилково створене як вами, так і вашими колегами. Але не всі ситуації так просто вирішуються. У повсякденній роботі можна зіткнутися із завданнями, які здатні поставити в безвихідь своєю неординарністю та складністю. Тут рекомендуємо звернутися до професіоналів.

Фахівці МастерСофт мають великий досвід у вирішенні проблем будь-якого рівня складності. Якщо виникли питання, залиште заявку у формах "Замовити дзвінок" або "Задати питання" і ми вам передзвонимо.

Підходить для 1С 8.3 ЗУП, 1С 8.3 Управління торгівлею, 1С 8.3 Бухгалтерія та інших конфігурацій 1С 8.3. Вивчимо режим запуску програми 1С 8.3 Керований додаток.

Не всі знають, що ця обробка фактично замінила обробку Універсальний підбір та обробка об'єктів.А позначка видалення в 1С 8.3 вважається службовим реквізитом об'єкта. Тому можна говорити про зміну реквізиту документа у разі бажання позначити документ на видалення.

Як помітити видалення в журналі документів

Обробку, розглянуту вище, є сенс використовувати в 1С 8.3 при складних відборах і великому обсязі документів, що видаляються. Якщо видаляються документи з одного журналу документів, можна зробити так.

Крок 1

У відкритому журналі документів Реалізацій встановлюємо відбір за контрагентом Тесляр+ та Організації Іванів ІП:

Крок 2

Натискаємо Ctrl+A– позначаємо всі документи відбору, потім натиснутою клавіші Ctrlклацаємо по документу, який не потрібно видаляти. Наприклад, реалізації менше 10 000 руб. Таким чином відібрали потрібні документи згідно з прикладом, виділеним кольором (в даному випадку жовтим):

Крок 3

Клацаємо правою кнопкою миші за списком. У контекстному меню, що випадає (або по кнопці Ще) вибираємо потрібну команду Позначити на видалення/Зняти позначку:

Отримуємо результат – 6 вибраних документів позначені на видалення:

Як помітити на видалення за допомогою обробки Універсальні підбір та обробка об'єктів

Для передплатників Інформаційно-технологічного супроводу (ІТС) є спеціальна обробка УніверсальніПідбірІОбробкаОб'єктів.epf. Знайти її можна на диску ІТС у каталозі \1CITS\EXE\ExtReps\Unireps82\UniversalSelection\ або пошуком в онлайн версії ІТС.

Щоправда, працює вона лише за запуску 1С 8.3 як звичайного докладання. Для керованого додатка можна знайти аналогічні обробки на сайтах розробників.

Скористайтеся обробкою для передплатників ІТС. Для цього налаштуємо запуск програми 1С 8.3 у звичайному режимі. Розглянемо приклад у програмі 1С 8.3 ЗУП 3.0. Запускаємо програму 1С ЗУП 3.0 у режимі Конфігуратор. В меню Сервіс-Параметрина закладці Запуск 1С Підприємстваставимо крапку, як на малюнку нижче, у додатку Товстий клієнт (звичайний додаток):

Натискаємо застосувати. Запускаємо програму 1С ЗУП 3.0 (8.3) у режимі Підприємство(можна по кнопці F5 із конфігуратора). Тепер можна з меню Файл – Відкритивибрати обробку з каталогу, де вона встановлена (або можна підключити її).

Розв'язуване завдання: Позначити на видалення всі документи Нарахування зарплати та внесківза Основним підрозділом за період лютий-червень 2016р. по організації Ідеал у 1С 8.3 ЗУП 3.0

Крок 1

У вікні Об'єкт пошуку починаємо набирати слово "нарахування". Програма 1С ЗУП 3.0 (8.3) запропонує у списку варіанти. Вибираємо об'єкт Нарахування зарплати та внесків:

Крок 2

На закладці Відбір за значеннями реквізитів за "зеленою кнопкою з плюсом" додаємо відбори, при цьому поставимо умову: дата > 01.02.2016р., оскільки в базі 1С 8.3 ЗУП останні документи за червень 2016р.

Крок 3

Натискаємо на кнопку Знайти об'єкти.Отримуємо результат. Якщо якийсь об'єкт не хочемо помічати видалення, то знімемо галочку навпроти нього:

Крок 4

Переходимо на закладку Обробки.Вибираємо обробку Позначити на видалення,натиснувши на стрілку, переносимо її у праву частину вікна – Вибрані обробки.Натискаємо Виконати. Отримуємо результат:

Крок 5

Далі відкриємо журнал Нарахування зарплати. Бачимо, що всі документи нарахування зарплати з лютого щодо організації “Ідеал” (крім документа по не Основномупідрозділу) позначені видалення. Відкриємо не помічений видалення документ. Бачимо, що він сформований за підрозділом 2:

Як помітити на видалення відразу всі документи без контролю цілісності посилань

Наприклад, цим способом можна скористатися, коли користувач 1С 8.3 вирішив повністю очистити від документів базу 1С 8.3, а наявні довідники та налаштування використовувати для обліку іншої організації.

У Головному меню (трикутник у лівому верхньому кутку) вибираємо Усі функції. Знаходимо обробку

На закладці Видалення данихцієї обробки можна вибрати не тільки відразу всі документи для видалення, але й задати окремі види документів, період видалення. За замовчуванням в 1С 8.3 стоїть галочка Видаляти об'єкти, на які є права доступу:

Позначаємо галочкою всі документи. Залишається лише натиснути на кнопку Видалити.Але, звертаємо увагу, що без контролю посилальної цілісності є сенс видаляти об'єкти конфігурації при чищенні бази 1С 8.3 або при налагодженні перенесення (попереджувальний напис від розробників). В інших випадках краще помічати об'єкти видалення.

Програма 1С 8.3 не дозволяє видаляти довідники та документи у базі даних відразу ж, без додаткових перевірок. Це зроблено для того, щоб уникнути помилок. Наприклад, якщо Ви хочете видалити номенклатуру, яка бере участь у документі, цього робити не можна.

Розглянемо, як у 1с 8.3 видалити помічені видалення документи і довідники. Видалення 1С 8.2 трохи відрізняється, але має аналогічний алгоритм.

Видалення об'єктів у 1С відбувається у два етапи:

Позначка на видалення- Встановлення ознаки, що документ, довідник планується видалити. Такий елемент нічим не відрізняється від інших, його можна вибирати в інших об'єктах.
Безпосереднє видалення- Спеціальна процедура, в процесі якої система контролює, чи є посилання на даний об'єкт у базі даних. Після посилального контролю 1С приймає рішення: чи можна видалити позначений видалення об'єкт чи ні.

Розглянемо ці два етапи. Інструкція абсолютно універсальна і підійде для всіх конфігурацій на 1С 8.3 - Бухгалтерія, ЗУП, Управління торгівлею, ERP, Управління невеликою фірмою і так далі.

Встановити позначку видалення в 1С дуже просто. Достатньо вибрати в списку цікавий для нас документ або довідник і натиснути кнопку «delete»:

Після цього потрібно підтвердити свій намір. У журналі тепер можна побачити особливу позначку:

Це означає, що з наступному видаленні об'єктів через спеціальну обробку система запропонує видалити цей елемент номенклатури.

Як у 1С 8.3 видалити помічені видалення об'єкти

Другий етап - безпосередньо видалення того, що вже позначено в базі 1С. Робиться це за допомогою спеціальної службової обробки «Видалення помічених об'єктів». Розташована вона на вкладці «Адміністрування»:

Отримайте 267 відеоуроків з 1С безкоштовно:

При відкритті 1С дасть нам на вибір два варіанти - автоматичне видалення всіх об'єктів та вибіркове:

Вибіркове може стати в нагоді, щоб видалити якийсь конкретний об'єкт. Наприклад виберемо «Автоматичний режим» і натисніть «Видалити». Запуститься видалення всіх позначених видалення об'єктів у системі. Після закінчення роботи система видасть конфліктні ситуації — об'єкти, які позначені видалення, але беруть участь у обліку:

Тут необхідно зробити вибір. Наприклад, "Дошка 4000х200х20" ми помітили на видалення, але вона бере участь у документах "Операція" та "". Якщо ці документи нам теж не потрібні, просто помічаємо їх на видалення та натискаємо кнопку «Повторити видалення». Якщо документи потрібні, варто замислитись, можливо, ця номенклатура не повинна бути позначена для видалення.

У нашому прикладі я вирішив, що ці документи мені в базі теж не потрібні, встановив на них позначку. В результаті система видалила і номенклатуру, що заважає, і непотрібний документ: