Создание комплексных документов. Создание комплексных документов в текстовом редакторе MS Word. Создание базовой диаграммы

простых Microsoft Word. К условной категории простых

комплексных

Приемы управления объектами Microsoft Word

Особенности объектов Word

Текстовый процессор Word XP обладает развитой функциональностью по работе с объектами нетекстовой природы. Среди встроенных объектов могут быть стандарт­ные объекты, созданные другими программами (рисунки, анимационные и звуковые клипы и многое другое), а также объекты, созданные средствами самого тек­стового процессора. В частности, программа позволяет создавать и встраивать геометрические фигуры, художественные заголовки, диаграммы, формульные выражения, заготовленные векторные иллюстрации (клипарты), то есть в ней имеются средства, отдаленно напоминающие средства специализированных графических редакторов. Правда, среди этих средств нет ничего для создания и обработки растровых иллюстраций - их можно только импортировать из других программ, но зато есть средства для управления их визуализацией, например для изменения яркости, контрастности и масштаба изображения.

Несмотря на столь разностороннюю природу объектов, с которыми может работать текстовый процессор Word XP, у них есть общие свойства, например такие, как размер, положение на странице, характер взаимодействия с текстом. Сначала мы остановимся на изучении самых общих свойств встроенных объектов, не обсуждая их природу, - это поможет освоить базовые приемы работы с объектами. А с кон­кретными свойствами конкретных объектов мы познакомимся чуть позже. Но перед тем как приступать к изучению приемов работы с объектами Word XP, необходимо сделать важное замечание о целесообразности их применения. На этот счет сущест­вуют весьма противоречивые мнения.

1. Все объекты Microsoft Word XP безусловно можно использовать, если документ готовится для печати, то есть предполагается, что он будет передаваться заказ­чику или распространяться в виде бумажной копии, выполненной на принтере. Оформление документов с помощью встроенных объектов позволяет сделать их представительными.

2. Если документ предполагается передать в виде файла для последующей обра­ботки (а именно так передают рукописи в редакции), то все собственные сред­ства программы по созданию и размещению встроенных объектов не только бесполезны, но и вредны. Это связано с тем, что объекты Microsoft Word XP не стандартны и не поддерживаются профессиональными программами. Компа­ния Microsoft имеет лидирующее положение в отрасли и может не считаться с общепринятыми стандартами и правилами, а внедрять свои. Поэтому объекты, созданные в программах этой компании, могут полноценно использоваться только в других программах той же компании.

3. Из последнего замечания вытекает еще одно направление для использования объектов, созданных в Microsoft Word. Их можно успешно экспортировать через буфер обмена Windows в другие программные продукты, входящие в пакет Microsoft Office XP, например такие, как система управления электронными таблицами Excel, система управления базами данных Access и другие.

Ввод формул

Необходимость в наличии средства для ввода математических выражений в тек­стовый документ характерна для научно-технической документации. Одним из таких средств является специальное приложение Mathcad. Но функции системы Mathcad намного шире, и есть немало оснований для того, чтобы иметь простое средство ввода формул в самом текстовом процессоре.

В программе Microsoft Word таким средством является редактор формул Microsoft Equation 3.0. Он позволяет создавать формульные объекты и вставлять их в тексто­вый документ. При необходимости вставленный объект можно редактировать непо­средственно в поле документа.

Особенности редактора формул

1. Редактор формул Microsoft Equation 3.0 представляет собой отдельный компонент, поэтому при установке текстового процессора требуется специально указать необходимость его подключения.

2. При работе с редактором формул следует стремиться к максимальной полноте вводимых выражений. Так, например, выражение (формула) может содержать компоненты, ввод которых возможен и без использования редактора формул, но для удобства работы и простоты дальнейшего редактирования следует вводить всю формулу целиком только в редакторе формул, не используя иные средства.

4. В редакторе формул не работает клавиша ПРОБЕЛ, поскольку необходимые интервалы между символами создаются автоматически. Однако если необходи­мость ввода пробелов все-таки возникнет, то их можно вводить с помощью кнопки Пробелы и многоточия панели инструментов Формула. Всего предусмот­рено пять разновидностей пробелов различной ширины.

2.3 Работа с таблицами

Данные, представленные в табличной форме, отличаются наглядностью. Таблицы всегда были неотъемлемым атрибутом печатной научно-технической документации, а в последние годы стали и эффективным средством оформления Web-страниц Интернета. Это связано с тем, что в силу естественных причин возможности фор­матирования Web-страниц весьма ограниченны. Поэтому многие Web-дизайнеры используют таблицы (в том числе и скрытые), чтобы принудительно управлять отображением данных на экране клиента и не доверять этот ответственный про­цесс средству просмотра Web (браузеру). Так, например, таблицы - это простейшее средство для имитации на Web- странице газетного или журнального текста, имеющего две и более колонок.

Ячейки таблиц могут содержать не только текст, но и графические и прочие объекты. Благодаря этому можно размещать несколько иллюстраций по ширине Web- стра ницы (обычные средства форматирования Web-страниц не позволяют это сделать).

При создании страниц можно управлять методом представления ячеек и рамок, как внешних, так и внутренних. При создании печатных документов таблицы оформляют так, чтобы они соответствовали стилю и содержанию документа. При создании страниц существует прием, когда рамки вообще не отображают, а между ячейками делают зазор. В результате этого объекты, находящиеся в ячей­ках, образуют ровные регулярные структуры на экране, в то время как никаких следов таблиц на экране не видно.

Текстовый процессор Microsoft Word обладает удивительно гибкими и мощными средствами создания таблиц как для печатных, так и для электронных документов.

Три основных средства создания таблиц - это:

Кнопка Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная;

Диалоговое окно Вставка таблицы (Таблица > Вставить > Таблица);

Средство рисования таблиц Таблицы и границы (Таблица > Нарисовать таблицу).

Создание таблиц

Кнопку Добавить таблицу используют для создания простейших таблиц неболь­шого размера. Созданные таким методом таблицы можно в дальнейшем развивать, по мере необходимости увеличивая в них количество строк и столбцов командами меню Таблица > Вставить.

Команду Таблица > Вставить > Таблица используют для создания более сложных таблиц. Она открывает диалоговое окно Вставка таблицы, в котором задают число строк и столбцов, а также ширину столбцов. Если вместо конкретного размера задать параметр Авто, включается режим Автоподбор, благодаря которому столбцы могут эластично форматироваться в соответствии с имеющимся содержанием. Режим автоподбора задают соответствующим переключателем:

Постоянная ширина - общая ширина таблицы равна ширине поля набора доку­мента, а ширина каждого столбца постоянна и зависит от количества столбцов (режим удобен при создании печатных документов);

По содержимому - ширина каждого столбца пропорциональна объему данных, содержащихся в нем (режим удобен при создании электронных документов, распространяемых в формате текстового процессора);

По ширине окна - специальный режим для таблиц, размещаемых на Web-страницах (окончательное форматирование таблицы происходит не в момент ее создания, а во время просмотра).

Таблицы сложной структуры удобно создавать методом «рисования». Необходи­мые для этого элементы управления сосредоточены на панели инструментов Таб­лицы и границы (открывается командой Таблица > Нарисовать таблицу). Порядок действий, необходимых для создания таблиц этим методом, рассмотрен в упраж­нении 1.

Редактирование таблиц

Говоря о редактировании таблиц, мы имеем в виду не редактирование их содержи­мого, а только редактирование их структуры. Редактирование содержимого осуще­ствляется обычными средствами. Факти­чески редактирование структуры таблиц сводится к следующим операциям:

Добавление заданного количества строк;

Добавление заданного количества столбцов;

Удаление выделенных ячеек, строк и столбцов;

Слияние выделенных ячеек;

Разбиение выделенных ячеек.

Комбинируя вышеуказанные операции, можно на базе таблиц с простой структу­рой готовить таблицы, имеющие сложную структуру. Средства для выполнения этих операций находятся в меню Таблица (возможно, потребуется раскрыть рас­ширенное меню) или доступны через контекстные меню выделенных объектов.

Форматирование таблиц

При работе с таблицами следует различать форматирование таблиц и формати­рование содержимого. В первом случае происходит управление размерами струк­турных элементов таблицы (ячеек, строк, столбцов и т. п.), а во втором - управле­ние размещением содержимого ячеек.

Форматирование таблиц можно выполнять в командном или интерактивном режиме. В командном режиме для этой цели используют диалоговое окно Свой­ства таблицы (Таблица > Свойства таблицы). Его можно открыть и из контекстного меню таблицы, если щелкнуть в ее пределах правой кнопкой мыши. Элементы управления вкладок диалогового окна Свойства таблицы позволяют:

Задать метод выравнивания таблицы относительно страницы документа (Таб­лица > Свойства таблицы > Таблица > Выравнивание);

Задать метод взаимодействия таблицы с окружающим текстом (Таблица > Свой­ства таблицы > Таблица > Обтекание);

Определить или переопределить вариант оформления внешних и внутренних рамок таблицы, а также настроить характер оформления ячеек (Таблица > Свой­ства таблицы > Таблица > Границы и заливка);

Задать размеры внутренних полей в ячейках и интервалы между ячейками (Таб­лица > Свойства таблицы > Таблица > Параметры);

Назначить параметры текущей строки или выделенных строк (Таблица > Свой­ства таблицы >Строка);

Назначить параметры текущего столбца или выделенных столбцов (Таблица > Свойства таблицы > Столбец);

Назначить параметры текущей ячейки или выделенных ячеек (Таблица > Свой­ства таблицы > Ячейка).

В интерактивном режиме таблицу форматируют с помощью маркеров, появляю­щихся при наведении указателя мыши на таблицу или ее элементы. Маркер в левом верхнем углу таблицы позволяет перемещать таблицу по рабочему полю документа. Маркер в правом нижнем углу позволяет управлять общими размерами таблицы. Маркеры изменения размера, появляющиеся при наведении указателя мыши на рамки таблицы, позволяют интерактивно изменять размеры столбцов и строк мето­дом перетаскивания.

Работа с диаграммами

Диаграммы являются удобным средством визуального представления данных и наряду с таблицами очень широко используются в научно-технической докумен­тации. Для создания диаграмм текстовый процессор Microsoft Word имеет подклю­чаемое средство Microsoft Graph. Как и описанный выше редактор формул Microsoft Equation 3.0, эта программа является внешним компонентом, и ее установка должна специально заказываться при установке текстового процессора.

Текстовый процессор Microsoft Word XP предоставляет два метода для вставки диаграмм в документ. Более общий метод основан на том, что сначала в документ вставляется некая произвольная диаграмма, с которой связана некая произволь­ная базовая таблица данных. Далее производится настройка диаграммы, которая состоит в настройке внешнего вида и в редактировании содержания. Поскольку содержание основано на базовой таблице, то оно редактируется путем заполнения этой таблицы нужными данными.

Второй, частный метод основан на том, что диаграмма создается на базе конкрет­ной таблицы, имеющейся в документе. В этом случае настройка диаграммы состоит только в настройке внешнего вида. Этот метод очевидно более удобен, но злоупо­треблять им не следует, поскольку данные в таблице и диаграмме дублируют друг друга, а не во всяком документе это оправдано. Приемы создания диаграмм на базе таблиц документа мы рассмотрим в упражнении 2.

Создание базовой диаграммы

Создание диаграммы начинается с создания базовой диаграммы командой Вставка > Объект. В открывшемся диалоговом окне Вставка объекта следует выбрать пункт Microsoft Graph Chart, после чего в документ вставляется диаграмма, с которой свя­зана некая базовая таблица . Рассматривайте эту таблицу как шаблон. Ее ячейки следует заполнить собственными данными, причем заполнение можно автоматизировать путем импорта данных из какой-либо иной таблицы, например из таблицы Microsoft Excel.

Рис. 7 Сначала в документ вставляется произвольная диаграмма и связанная с ней таблица. Далее диаграмма и таблица редактируются по месту

Работа с рисунками

Создание и редактирование рисунков. Для работы с векторными рисунками слу­жит панель инструментов Рисование (Вид > Панели инструментов > Рисование). Основным средством этой панели, предназначенным для создания простейших объектов, является раскрывающийся список Автофигуры. В его категориях пред­ставлены заготовки для создания линий, прямых и кривых, простейших геометри­ческих фигур, фигурных стрелок и выносных линий, чертежных элементов для блок-схем и функциональных схем и прочего. При создании и редактировании векторных объектов используют следующие приемы и средства.

1. Векторные объекты создают путем их выбора из категорий списка Автофигуры.

2. Их размер редактируют путем перетаскивания маркеров выделенного объекта в поле документа.

3. Удобным средством, упрощающим создание геометрических фигур, является вспомогательная координатная сетка. Командой Действия > Сетка открывают диалоговое окно Привязка к сетке. В нем задают шаг сетки и способ отображения горизонтальных и вертикальных линий. Флажок Привязать к сетке обеспечи­вает точное позиционирование узловых точек фигур в узлах координатной сетки. Он удобен, если создаются простые (преимущественно прямолинейные) геомет­рические фигуры. При редактировании готовых фигур привязка к узлам сетки может создавать неудобства - в этом случае ее отключают или выполняют перемещение объектов при нажатой клавише ALT.

4. Толщина контурной линии и цвет заливки объекта относятся к свойствам объекта. Все свойства объектов можно редактировать в диалоговом окне Формат автофи­гуры, которое открывают командой Формат > Автофигура, или через контекст­ное меню объекта, или двойным щелчком на самом объекте. В частности, для управления толщиной и формой контурных линий, а также параметрами заливки служат элементы управления вкладки Цвета и линии данного диалогового окна.

5. Поворотом объекта можно управлять дискретно и непрерывно. Для произволь­ного поворота фигуры используют команду Действия > Повернуть/отразить > Свободное вращение с панели инструментов Рисование. Для поворота на фик­сированный угол значение угла вводят в поле счетчика Поворот на вкладке Размер диалогового окна Формат автофигуры.

6. Взаимодействие рисованного объекта с окружающим текстом может быть доста­точно сложным. Так, например, текст может обтекать рисунок по заданной схеме, но он может лежать и поверх рисунка, и под ним. Выбор метода взаимодействия рисунка с текстом выполняют на вкладке Положение в диалоговом окне Формат автофигуры.

Создание надписей в поле рисунка. Рисованные объекты могут содержать текстовые элементы, например заголовки, буквенные или цифровые обозначения на схемах и чертежах. В принципе, необходимые надписи можно создать и основными средствами текстового процессора, но в этом случае очень трудно обеспечить точное положение рисунка относительно связанного с ним текста, особенно если текст не окончателен и может далее редактироваться и форматироваться. Для Web-страниц этот метод вообще неприемлем, поскольку они форматируются при каждом просмотре, причем непредсказуемым образом.

Для создания текстовых элементов, присоединенных к автофигурам или рисункам, служит специальное средство Надпись (Вставка > Надпись). Создав автофигуру, рядом создают элемент Надпись. В поле надписи вводят необходимый текст, после чего надпись можно редактировать. Ее размер подгоняют под размер содержащегося в ней текста перетаскиванием маркеров. Прочие свойства надписи зада­ют в диалоговом окне Формат надписи, которое для выделенной надписи открыва­ют командой Формат > Надпись. Элементы управления, представленные на вкладках этого окна, позволяют настроить:

Фоновый цвет (если задать параметр Нет заливки, надпись будет лежать на про­зрачном фоне);

Цвет, тип и толщину обрамляющих линий (если при выборе цвета задать пара­метр Нет линий, то прочие параметры не имеют смысла);

Размеры внутренних полей между текстом и внешней рамкой поля Надпись (назначаются на вкладке Надпись).

Создав объект Надпись, его можно сгруппировать с рисунком, и тогда они будут представлять цельную композицию.

Для автофигур есть особое средство создания текстового оформления - текст может размещаться в поле автофигуры. Это выполняют командой Добавить текст в контекстном меню автофигуры. Если текст слишком велик, можно либо изменить размер автофигуры путем перетаскивания ее маркеров, либо изменить формат тек­ста, уменьшив размер шрифта средствами панели Форматирование. Этот прием используют при создании блок-схем и функциональных схем устройств.

Работа с клипартами . Создание достаточно сложных композиций может быть очень трудоемким. В таких случаях используют готовые библиотеки (коллекции) рисунков (клипартов), в том числе и тематических. Такие библиотеки распростра­няются на отдельных компакт-дисках,их можно найти в Интернете, но базовая, простейшая коллекция может быть установлена вместе с текстовым процессором - она входит в комплект поставки пакета Microsoft Office.

Для вставки клипартов используют команду Вставка > Рисунок > Картинки. Соот­ветствующая кнопка (Добавить картинку) имеется и на панели инструментов Рисо­вание. При этом открывается Область задач в режиме Вставка картинки. Это назва­ние достаточно условное, поскольку клипарт - понятие расширенное. К клипартам относят не только графические объекты, но и звуковые клипы и видеоклипы - их тоже можно вставить в документ с помощью этого средства.

Для поиска графических клипартов раскройте список Искать объекты и оставьте флажки только в нужных категориях. Затем щелкните на кнопке Найти. На панели появятся изображения всех найденных клипартов. Разыскав нужный клипарт, его можно вставить в документ простым щелчком.

При работе с клипартами следует иметь в виду, что подобрать именно тот клипарт, который наилучшим образом соответствует характеру документа, можно далеко не всегда. Поэтому клипарты следует рассматривать не как готовые средства оформ­ления, а как заготовки дляих создания. Клипарты - это композиционные объекты, Их можно «разбирать» на составляющие, редактировать их элементы по отдель­ности, создавать композиции из объектов, взятых из разных клипартов, Все это выполняется путем редактирования клипартов, вставленных в документ,

Обычный порядок редактирования клипартов - следующий:

Клипарт выделяют щелчком левой кнопки мыши;

Открывают его контекстное меню щелчком правой кнопки;

В контекстном меню выбирают команду Изменить рисунок - он открывается в режиме редактирования;

В этом режиме работают с отдельными объектами, составляющими рисунок.

При работе с объектами клипарта используют команды разгруппировки и измене­ния порядка. Если из сложной композиции надо выделить один составляющий объект, то простейший прием состоит не в том, чтобы выделить все элементы, кото­рые в него входят, а в том, чтобы удалить те, которые в него не входят. После каж­дого из удалений можно подавать отменяющую команду CTRL+Z, проверяя, что изменилось в составе рисунка. Если изменения желательны, их восстанавливают командой CTRL+Y, а если нет - переходят к выбору и удалению других элементов.

Комбинирование объектов, принадлежащих разным клипартам, выполняют путем копирования через буфер обмена Windows (CTRL+C и CTRL+V). При создании новых объектов из готовых клипартов часто приходится изменять размер итогового рисунка. Простейший способ для этого - воспользоваться кнопкой Подобрать размер на панели инструментов Полотно, При этой операции происходит подгонка границ рисунка по размеру содержимого.

Специальные средства оформления. Эти средства оформления представлены кнопками на панели инструментов Рисование. Они позволяют:

Управлять цветом заливки, цветом контура и цветом текста;

Управлять толщиной сплошных линий и параметрами штриха для штриховых линий;

Преобразовывать линии в стрелки и управлять формойих концов;

Создавать теневые эффекты;

Создавать трехмерные эффекты.

Для каждой из указанных кнопок открывается палитра, позволяющая настроить результат действия эффекта. Если к объекту применен теневой или трехмерный эффект, то редактировать результат этого эффекта непосредственно в поле документа нельзя, поскольку в отличие от контуров плоских объектов контуры трехмерных эффектов не являются объектами и не имеют управляющих маркеров. Поэтому для объектов, имеющих теневое или трехмерное оформление, используют иные приемы редактирования:

Выделяют объект в поле документа;

Используют кнопку Тень или Объем на панели инструментов Рисование;

В открывшейся палитре выбирают элемент управления Настройка тени или Настройка объема;

При этом открывается одноименная панель инструментов, посредством кото­рых и редактируют специальные объекты.

Работа с изображениями

Под изображениями понимаются растровые графические объекты, исполненные посторонними программными средствами или полученные из внешнего источника, Они вставляются в документ методом связывания или внедрения. Общая команда для вставки таких объектов - Вставка > Рисунок > Из файла. По этой команде откры­вается стандартное диалоговое окно Добавление рисунка, в котором и производится выбор файла, содержащего изображение.

Выбор метода вставки. В текстовом процессоре Microsoft Word XP избранный рису­нок можно вставить в документ тремя способами: внедрением, связыванием и внедре­нием со связыванием.

1. В первом случае объект войдет в документ и может передаваться вместе с ним.

2. Во втором случае он останется по месту своего хранения, а в документ войдет только указатель на первоисточник.

3. В третьем случае объект войдет в документ, но его связь с первоисточником сохранится. Это полезно, если предполагается возможность редактирования первоисточника и надо обеспечить синхронное редактирование и внедренного объекта.

Выбор метода вставки выполняют в диалоговом окне Добавление рисунка. В его правом нижнем углу есть раскрывающийся список, в котором следует выбрать один метод из трех возможных. *

Изменение метода вставки. Если в качестве метода вставки было избрано внедрение, то ничего изменить уже нельзя. Пользователь документа, в который внедрено изображение, естественным образом лишен доступа к оригиналу. Если же при вставке был использован один из двух методов, подразумевающих связь с оригиналом, то метод изменить можно.

При выделении объекта, имеющего связь с оригиналом, в меню Правка активизиру­ется пункт Связи, открывающий диалоговое окно Связи.

Элементы управления этого диалогового окна позволяют:

Обновить связь (если оригинал изменился);

Разорвать связь (и перейти к хранению объекта в документе);

Сменить источник (установить связь с другим объектом или с тем же объектом, но хранящимся в другом месте);

Перейти к методу одновременного внедрения и связывания путем установки флажка Хранить в документе.

Взаимодействие изображения с текстом. Основная часть инструментов для настройки свойств изображений в текстовом документе сосредоточена на панели инструментов Настройка изображения (Вид > Панели инструментов > Настройка изображения). Как правило, при выборе рисунка в тексте документа эта панель открывается автоматически.

По способу взаимодействия с текстом выделяют два основных типа изображений: внедренные в строку (inline) и свободные (floating). Изображения первого типа можно условно рассматривать как отдельные символы: при движении текста в процессе редактирования изображение перемещается вместе с ним и остается в том месте текста, куда его поместили. Положение свободного изображения на странице не связано с позицией ввода. Изображение взаимодействует с текстом посредством обтекания.

Для управления методом взаимодействия изображения с текстом служит вкладка Положение в диалоговом окне Формат рисунка, которое открывают командой Формат > Рисунок или кнопкой Формат рисунка на панели инструментов Настройка изображения. Элемент управления В тексте обеспечивает внедрение изображения в тек­стовую строку. Прочие элементы служат для выбора одного из методов обтекания. Если изображение вставлено в документ как свободное, дополнительные средства настройки обтекания можно получить из меню, которое открывается кнопкой Обтекание текстом на панели инструментов Настройка изображения. В частности, здесь присутствует пункт Изменить контур обтекания, который позволяет создавать инте­ресные варианты обтекания изображения по криволинейному контуру.

Приемы редактирования изображения. В текстовом процессоре Microsoft Word XP .имеются два средства редактирования встроенного растрового изображения.

Первое средство - внутреннее, а второе - внешнее, подключаемое при установке процессора. Внутреннее средство представлено элементами управления панели инструментов Настройка изображения (Вид > Панели инструментов > Настройка изображения). Внешним средством редактирования изображений является редак­тор Microsoft Photo Editor3.0. Он должен быть подключен при установке Microsoft Word ХР точно так же, как редактор формул Microsoft Equation 3.0 и редактор Диаграмм и графиков Microsoft Chart.

Внутреннее средство редактирования изображений имеет относительно малые возможности, и, если говорить строго, его не вполне корректно считать средством редактирования изображений. При его использовании оригинал изображения не меняется, а меняется только способ его отображения в документе. Фактически здесь редактируется не изображение, а фильтр, управляющий тем, как оно выглядит в документе.

На панели инструментов Настройка изображения средства настройки изображе­ния представлены следующими кнопками;

Увеличить контрастность;

Уменьшить контрастность;

Увеличить яркость;

Уменьшить яркость;

Обрезка;

Установить прозрачный цвет.

Функция установки прозрачного цвета имеет особое значение для создания Web- страниц. Она позволяет назначить один (любой) из цветов изображения в каче­стве «прозрачного». При размещении такого графического объекта поверх других объектов (это выполняется настройкой метода обтекания) все объекты нижеле­жащего слоя видны через те участки верхнего изображения, которые имеют цвет, назначенный прозрачным. Разумеется, изображения, используемые для такого представления, надо готовить особо. Они должны иметь большие участки, окра­шенные однородным фоновым цветом. Для этого изображение либо предварительно обрабатывают в графическом редакторе, либо сразу снимают цифровой фотокамерой на однородном фоне (как правило, синего цвета).

Внешнее средство редактирования изображений (редактор Microsoft Photo Editor З.0 )рассчитано на изменение файла оригинала и потому применимо только к изображениям, внедренным в документ, но не связанным. Более того, вставку изображе­ния в документ в этом случае надо выполнять не как обычно (Вставка > Рисунок > Из файла), а другим способом - Вставка > Объект > Microsoft Photo Editor 3.0 Photo. При этом открывается окно создания нового изображения Создание рисунка, в котором следует включить переключатель Открыть имеющийся.

Заранее подготовленное изображение открывается из файла и может редактиро­ваться средствами редактора Microsoft Photo Editor З.0 . По окончании редактирования окно редактора закрывают, и изображение автоматически встраивается в тек­стовый документ. Если в дальнейшем потребуется продолжить его редактирование, то при двойном щелчке на объекте изображение откроется непосредственно в редакторе Microsoft Photo Editor 3.0.

Создание комплексных текстовых документов

Ранее были рассмотрены приемы создания простых текстовых документов средствами текстового процессора Microsoft Word. К условной категории простых эти документы были отнесены только потому, что не содержали объектов, встроенных в текст. Соответственно, нами не были рассмотрены вопросы взаимо­действия текста и встроенных объектов.

В этой главе мы рассмотрим приемы создания комплексных текстовых документов, содержащих специальные элементы оформления и встроенные объекты нетексто­вой природы (формулы, таблицы, диаграммы, художественные заголовки, растро­вые и векторные иллюстрации, а также объекты мультимедиа).

Комплексный текстовый документ содержит специальные элементы оформления и встроенные объекты нетекстовой природы (формулы, диаграммы, художественные заголовки, растровые и векторные иллюстрации, а также объекты мультимедиа), созданные в других программных приложениях. В Windows можно легко переносить из одного приложения в другое: текстовую, графическую, звуковую и видеоинформацию. В Windows различают три вида обмена данными между приложениями (1.статическое перемещение и копирование, 2.внедрение, 3.связывание ) в зависимости от того, поддерживают приложения технологию OLE (Олей) или нет. Объектная технология OLE (Object Linking and Embeding) – это постоянно развивающийся стандарт Microsoft, определяющий правила построения документов из данных, созданных различными приложениями. Все последние программные приложения, как правило, поддерживают технологию OLE, при этом обмен информацией осуществляется либо через внедрение, либо через связывание

- это единовременное, необратимое действие, вставленный объект можно изменять, удалять, форматировать, но этот объект не будет иметь никакого отношения к родительскому приложению.

Внедрение - объект помнит свое родительское приложение и при редактировании вызывается это родительское приложение.

Связывание - отличается от внедрения тем, что сам объект не вставляется в документ приложения - приемника, а вместо него вставляется только указатель на местоположение объекта, вследствие чего изменения в исходном файле будут автоматически отражаться в документе - приемнике. Размер документа при связывании с объектом практически не увеличивается, но при передаче заказчику надо помнить о потерях связей.

Обмен данными между приложениями осуществляется, как правило, через буфер обмена. Буфер обмена (Clipboard)– это специальная область памяти, предназначенная для временного хранения перемещаемой информации.

По команде «Правка/Вставить» приложение само подбирает себе подходящий формат для вставляемого объекта. Команда «Правка/ Специальная вставка» позволяет не программе, а пользователю выбрать нужный формат. После этой команды появится диалоговое окно со списком поддерживаемых форматов

Информация в буфер обмена поступает из приложения в различных форматах. Например, Word помещает информацию в буфер обмена в виде текста и в виде графического изображения. Это позволяет вставить информацию из буфера обмена как в текстовые документы (например, документ Блокнот), так и в любую программу, работающую с графическими изображениями (например, Paint). Excel тоже помещает информацию в буфер обмена в нескольких форматах.

Буфер обмена может содержать следующие основные форматы:

1. Неформатированный текст- , в виде стандартного набора ASCCI, используется всеми приложениями Windows.

2. Текст в формате RTF - , этот формат поддерживают Word, Excel и др.

3. Текст в кодировке Юникод - в 16-разрядной кодировке.

4. Рисунок (или Метафайл Windows (EMF)) - . Графический формат, в котором изображение хранится в виде последовательности команд (векторная графика), не зависит от устройства.

5. Точечный рисунок - . Графический формат, в котором изображение хранится в виде набора пикселов (растровая графика), привязан к конкретному устройству вывода информации (разрешение, цветовая палитра).

6. Аппаратно-независимый рисунок - .

7. Формат HTML - .

Статическое перемещение и копирование данных между приложениями осуществляется через буфер обмена по команде «Правка/Вставить», если программные приложения не поддерживают технологию OLE. Команда «Вставка/Рисунок» тоже осуществляет статическую вставку.

Способы внедрения данных:

1.Команда «Правка/Вставить». По этой команде внедрение осуществляется, если приложения, между которыми происходит обмен данными, поддерживают технологию OLE. Иначе статическая вставка.

2. Команда «Правка/Специальная вставка». Если выбрать для вставляемого объекта формат родительского приложения, то будет осуществлена не статическая вставка этого объекта, а его внедрение . Например, если вставляется графический объект из Paintа, то при выборе формата «Точечный рисунок (объект)» объект будет не вставлен, а внедрен из буфера обмена, т.е. при его редактировании будет вызываться приложениеPaint . А если вставляется текстовый объект из Word, то при выборе формата «Документ Microsoft Word (объект)» объект также будет внедрен и при его редактировании будет вызываться приложение Word.

3.Команда «Вставка/Объект». Это команда для вставки вновь создаваемого объекта, при этом происходит вызов приложения, в котором будет создаваться объект.

Напомним, что при внедрении объект помнит свое родительское приложение и при редактировании вызывается это родительское приложение.

Способы связывания данных:

1. Выбрать объект в документе-источнике и поместить его в буфер обмена. Затем перейти в документ-приемник и установить точку вставки, дать команду «Правка/Специальная вставка», включить флажок «Связать». При этом будет создана связь с документом – источником и объект будет изображен в принятом по умолчанию формате. Если нужен другой формат, выполните команду «Специальная вставка», выберите нужный формат и установите режим «Связать».

2.Команда «Вставка/Объект/вкладка Создание из файла», включить флажок «связь».

Напомним, что в режиме связывания при изменении данных в документе-источнике данные в документе-приемнике тоже изменятся.

В пакет Word входят такие программы, как Microsoft Equation 3.0 (Редактор формул), Microsoft WordArt, Microsoft Graph и др. Эти программы в состоянии создавать объекты, которые можно включать в документ Word. Обмен данными между этими программами и текстовым редактором осуществляется с помощью технологии OLE.

Работа с формулами.

Чтобы запустить Редактор формул, выберите команду “Вставка, Объект”, раскройте вкладку “Создание”, в списке “Тип объекта” выделите “Microsoft Equation 3.0” и нажмите кнопку “ОК”. Меню Word заменится на меню Редактора формул, появится панель инструментов “Формулы” и один пустой слот для ввода формулы. Слот - это место, в которое помещается часть формулы. Количество слотов зависит от структуры формулы. Например, дробь имеет два слота: для числителя и знаменателя.

Панель инструментов редактора формул содержит два ряда кнопок, каждая из которых открывает палитру. Верхние кнопки открывают палитры символов , а нижние кнопки открывают палитры шаблонов формул. Шаблон формулы - это готовая структура, состоящая из некоторых символов и слотов.

Ввод всегда происходит в тот слот , в котором находится курсор. Символ “пробел” игнорируется, если только не выбрана команда “Стиль, Текст”. Редактор формул сам определяет нужное расстояние между символами. Чтобы вставить в формулу обычный текст, выберите команду “Стиль, Текст”. Чтобы вернуться к вводу математических символов, выберите команду “Стиль, Математический”. Чтобы выделить символы в слоте , протащите по ним указатель мыши. Чтобы выделить встроенные символы , то есть те символы, которые были вставлены при вставке шаблона формулы, например, знак суммы, нажмите и удерживайте клавишу при выделении. Указатель мыши при этом примет форму стрелки, направленной вертикально вверх.

Форматирование формулы . После создания формулы ее можно отформатировать: настроить интервалы между элементами формулы, позиционировать и выровнять части формулы, изменить шрифт и размер шрифта для любого элемента.

Для изменения интервалов используется команда “Формат, Интервалы” из меню Редактора формул. Позиционировать и выравнивать отдельные части формул можно с помощью пробелов пяти размеров (они располагаются на второй слева верхней палитре); можно точно подогнать размещение частей формулы, для этого выделите ту часть формулы, которую нужно переместить, затем нажимайте комбинации клавиш <¯>...<®>, чтобы переместить выделенную часть формулы в указанную сторону на 1 пиксел. Для выбора шрифта надо выбрать команду “Стиль, Определить ”. Для выбора размера шрифта надо выбрать команду “Размер Определить ”. Не надо забывать правило: “Сначала выдели, затем действуй”.

Работа с диаграммами.

Диаграмма – удобное средство визуального представления данных, поэтому широко используются в научно – технической документации. Для создания диаграмм приложение Word имеет подключаемое средство Microsoft Graph. Два метода вставки диаграмм:

Более общий метод основан на том, что сначала в документ вставляется некая произвольная диаграмма , с которой связана некая произвольная базовая таблица данных; далее производится настройка диаграммы, которая состоит в настройке внешнего вида и в редактировании и в редактировании содержания; поскольку содержание основано на базовой таблице, то оно редактируется путем заполнения этой таблицы нужными данными;

Второй, частный метод основан на том, что диаграмма создается на базе конкретной таблицы, имеющейся в документе. В этом случае настройка диаграммы состоит только в настройке внешнего вида диаграммы. Порядок создания диаграммы в данном случае следующий:

o создать и заполнить таблицу;

o выделить всю таблицу и скопировать ее в буфер обмена;

o вставить базовую диаграмму по команде «Вставка/Объект/Microsoft Graph». Рядом с диаграммой развернется ее базовая таблица;

o выделить содержимое базовой таблицы диаграммы щелчком на ячейке, образованной на пересечении заголовков строк и столбцов в левом верхнем углу;

o заменить содержимое базовой таблицы содержимым своей таблицы вставкой из буфера обмена. Диаграмма придет в соответствие с содержимым таблицы;

o при необходимости произвести выбор типа диаграммы и ее форматирование.

Создание текстовых эффектов с помощью WordArt.

После запуска WordArt по команде «Вставка/Рисунок/объект WordArt» на экране появится

окно, в котором надо выбрать нужный стиль надписи WordArt, который потом можно будет изменить с помощью кнопки (форма WordArt). Затем будет предложено окно, в котором надо задать текст, на основе которого будет создаваться объект WordArt. При выделении объекта WordArt автоматически включается панель инструментов «WordArt». Используя пиктограммы этой панели, можно изменять сам текст, формат объекта, форму фигурного текста (для этого WordArt представляет 40 шаблонов), осуществлять свободное вращение, выравнивать буквы по высоте, создавать вертикальный текст, изменять межсимвольный интервал и др. Все специальные эффекты применяются ко всему тексту, набранному в диалоговом окне “Текст”. Нельзя применить специальные эффекты к отдельным буквам текста

Вставка рисунков в документ

Рисунки, вставляемые в документ Word , появляются из множества источников. Некоторые рисунки создаются с помощью самостоятельных графических программ. Другие, включая фотографии, поступают со сканеров, которые оцифровывают изображения для использования в компьютере. Существуют библиотеки готовых картинок. Office 2000 включает в себя обширную библиотеку картинок. Она находится в папке Clipart. Рисунки можно создать с помощью панели инструментов “Рисование”. Но самостоятельные программы графики предоставляют больше возможностей для создания рисунков, чем простые встроенные программы Word.

Вставить рисунок в документ можно одним из трех способов:

à Вставить рисунок, выбрав команду ”Вставка, Рисунок”. Эта команда запрашивает местоположение файла рисунка и затем вставляет рисунок с диска. При использовании этого метода наличие программы, с помощью которой создавался рисунок, не является обязательным (статическая вставка).

à Запустить программу создания рисунка и скопировать его в Буфер обмена. Затем рисунок скопировать из буфера обмена в документ (статическая вставка, либо внедрение, см.выше).

à Вставить графический объект, выбрав команду “Вставка, Объект”, чтобы вызывать программу графики, не выходя из Word. При использовании этой команды вставленный рисунок можно впоследствии редактировать с помощью программы, создавшей рисунок (внедрение).

Рисунки занимают много места в памяти компьютера и на диске, поэтому они значительно замедляют работу с документом. Скрытие рисунков является хорошим приемом для ускорения работы с текстом. Чтобы скрыть рисунки, надо выбрать команду “Сервис, Параметры”, вкладку “Вид”, в группе “Показывать” установите флажок “Пустые рамки рисунков”.

1. Окно приложения. Настройка панелей инструментов окна приложений.
2. Окно документа. Настройка параметров документа (поля, номера страниц, разрывы, размер бумаги, автоперенос). Какое расширение получают документы Word при сохранении на диск?
3. Назовите и кратко охарактеризуйте режимы отображения текстового документа.
4. Создание документа: на основе шаблона (Normal.dot), на основе предыдущих документов .
5. Специальные средства ввода текста: отмена и возврат действий , автотекст , автозамена , ввод специальных и произвольных символов .
6. Специальные средства редактирования текста: режим вставки и режим замены символов , использование тезауруса , средства автоматизации и проверки правописания .
7. Форматирование текста:
1. выбор и изменение гарнитуры шрифта;
2. управление размером шрифта;
3. управление начертанием и цветом шрифта;
4. управление методом выравнивания текста;
5. создание маркированных и нумерованных списков;
6. управление параметрами абзаца
8. Назовите непечатаемые символы. Как они включаются?
9. Какие документы называются комплексными?
10. Какие три вида обмена данными между приложениями вы знаете? От чего это зависит? Что такое технология OLE?
11. Что такое статическое перемещение и копирование? Внедрение? Связывание?
12. Какие основные форматы может содержать буфер обмена? Дайте им краткую характеристику. Чем отличается команда «Правка/Специальная вставка» от команды «Правка/Вставить»?
13. Какие способы внедрения данных вы знаете?
14. Какие способы связывания данных вы знаете?
15. С помощью какой встроенной программы можно вставить формулы в документ Word? Можно ли вставить символ пробела в формуле?
16. Как можно изменить в формуле размеры символов? Изменить стиль?
17. Какие возможности может предоставить встроенная программа WordArt7
18. Назовите два метода вставки диаграмм с помощью встроенной программы Microsoft Graph?
19. Какие источники рисунков для вставки в документ Word вы знаете?
20. Каковы способы вставки рисунков в документ Word вам известны?
21. Как можно ускорить работу с документами, имеющими много рисунков?

Цель – рассмотреть основные методы создания сложных документов, включающих таблицы, рисунки, списки, формулы и другие объекты.

Таблицы часто используются для организации и представления данных. Таблица состоит из строк и столбцов ячеек, которые могут содержать текст и рисунки. Microsoft Word предлагает несколько способов создания таблицы. Выбор наилучшего способа создания таблицы зависит от ее сложности и требований пользователя.

2. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Добавить таблицу .

1. Выберите нужное число строк и столбцов перетаскиванием.

Для вставки таблицы с помощью команды Таблица – Вставить - Таблица используется для выбора размеров и формата таблицы до вставки ее в документ.

1. Выберите место создания таблицы.

2. В меню Таблица выберите команду Вставить , а затем - команду Таблица .

3. В группе Размер таблицы выберите число строк и столбцов.

4. В группе Автоподбор ширины столбцов выберите параметры для настройки размера таблицы.

5. Чтобы использовать встроенные форматы таблицы, нажмите кнопку Автоформат .

Выберите необходимые параметры.

Можно создать более сложную таблицу, например таблицу, которая содержит ячейки различной высоты, или таблицу с различным числом столбцов в строке.

1. Выберите место создания таблицы.
2. В меню Таблица выберите команду Нарисовать таблицу .

Появится панель инструментов Таблицы и границы

1. Чтобы определить внешние границы таблицы, нарисуйте прямоугольник. Затем прорисуйте линии столбцов и строк внутри этого прямоугольника.

4. Чтобы удалить одну или несколько линий, нажмите кнопку Ластик на панели инструментов Таблицы и границы , а затем щелкните линию, которую требуется удалить

1. После завершения создания таблицы щелкните ячейку, а затем введите текст или вставьте рисунок.

Для автоматического применения обтекания текста удерживайте нажатой клавишу CTRL во время рисования таблицы.

Для создания веб-страниц используются вложенные таблицы. Представьте веб-страницу в виде большой таблицы, которая содержит другие таблицы. Текст и графические элементы размещаются в различных ячейках таблицы, что помогает создать макет различных частей страницы.

1. В меню Таблица выберите команду Нарисовать таблицу .

Появится панель инструментов Таблицы и границы , а указатель примет вид карандаша.

1. Установите карандаш в ячейку, в которой следует разместить вложенную таблицу.
2. Нарисуйте новую таблицу. Чтобы определить внешние границы таблицы, нарисуйте прямоугольник. Затем прорисуйте линии столбцов и строк внутри этого прямоугольника.
3. После завершения создания вложенной таблицы щелкните ячейку, а затем введите текст или вставьте рисунок.

Существующую таблицу можно скопировать и вставить в другую таблицу.

При создании рисунков или макетов с помощью приложений Microsoft Office полезно знать, рисунки какого типа используются - точечные или векторные. Тип рисунка, над которым ведется работа, определяет возможности форматирования и редактирования.

Точечные рисунки (также называемые растровыми) образуются набором точек, наподобие того как образуют рисунок закрашенные квадратики на листе миллиметровки. Точечные рисунки создаются и редактируются в графических редакторах, таких как Microsoft Paint. Точечными рисунками являются все сканированные изображения и фотографии. При изменении их размера теряется четкость и становятся заметны отдельные точки, образующие изображение.

Способ отображения цветов на точечном рисунке можно изменять путем настройки яркости и контрастности, преобразования цветов в оттенки серого или черно-белое изображение, либо путем создания прозрачных областей. Для изменения конкретных цветов в точечном рисунке необходима программа редактирования фотографий.

Точечные рисунки часто сохраняются с расширением BMP, PNG, JPG или GIF.

Векторные рисунки создаются из линий, кривых, прямоугольников и других объектов. Допускается редактирование, перемещение и изменение порядка отображения отдельных линий. При изменении размеров векторного рисунка компьютер прорисовывает линии и фигуры заново таким образом, чтобы сохранялась исходная четкость и перспектива. Векторными рисунками являются автофигуры.

Линии и фигуры, из которых состоят векторные рисунки, можно группировать и разгруппировывать, изменять порядок их отображения, а также изменять цвет одной или всех частей рисунка.

Векторные рисунки сохраняются в формате приложения, используемого для их создания. Например, метафайлы Microsoft Windows сохраняются с расширением WMF.

Для вставки рисунка из файла, необходимо:

1. Щелкните место вставки рисунка.

Чтобы вставить рисунок в полотно, выделите полотно.

1. В меню Вставка выберите команду Рисунок , а затем - команду Из файла .
2. Найдите рисунок, который требуется вставить.
3. Дважды щелкните рисунок, который требуется вставить.

При создании рисунка в Microsoft Word вокруг него отображается полотно. Это полотно помогает упорядочить и изменить размеры объектов в рисунке.

1. Щелкните документ, в котором необходимо создать рисунок.
2. В меню Вставка выберите команду Рисунок , а затем - команду Создать рисунок .

Полотно вставляется в документ.

1. Вставьте необходимые фигуры или картинки.

В документ Microsoft Word можно вставлять формулы, для этого:

1. Укажите место для вставки формулы.
2. В меню Вставка выберите команду Объект , а затем откройте вкладку Создание .
3. В списке Тип объекта выберите Microsoft Equation 3.0 .

Если редактор формул недоступен, его необходимо установить.

1. Нажмите кнопку OK .
2. Создайте формулу, выбирая символы на панели инструментов Формула и вводя переменные и числа с клавиатуры. Верхняя строка панели инструментов Формула содержит более 150 математических символов. Нижняя строка используется для выбора разнообразных шаблонов, предназначенных для построения дробей, интегралов, сумм и других сложных выражений.

Для получения справочных сведений выберите команду Вызов справки в меню Справка .

1. Чтобы вернуться в Microsoft Word, щелкните документ.

Списки бывают простые и сложные, маркированные и нумерованные. Их вставка в документ выполняется командой Формат – Список .

Современные компьютеры - прекрасное средство для созда­ния и хранения результатов научно-исследовательской работы в виде статей, тезисов, курсовых и дипломных работ, диссертаций. Большинство таких материалов кроме текста могут иметь форму­лы, таблицы, диаграммы и рисунки. Для создания подобных до­кументов используется текстовый процессор Microsoft Word }