Créez un rapport groupé ou un rapport de synthèse. Le regroupement et le tri des données dans un formulaire Access Le tri en mode tableau de rapport n'est pas actif

Trier, rechercher et filtrer les données

Les données stockées dans les tables de la base de données ne peuvent être utilisées efficacement que s'il existe des moyens simples et accessibles de trouver les informations dont vous avez besoin. Les tables peuvent contenir un grand nombre d'enregistrements, et un bon SGBD devrait permettre de trouver et de sélectionner rapidement et facilement les bons parmi eux. Access 2002 est un exemple à cet égard de la façon dont vous pouvez effectuer ces opérations pour maximiser l'expérience utilisateur et en même temps traiter efficacement de grandes quantités de données.

L'opération de tri des données est toujours utilisée pour la commodité de trouver les informations nécessaires. Lorsqu'un tableau est affiché à l'écran (ou sur papier), il est beaucoup plus facile de trouver la ligne requise si les lignes sont en ordre. Vous êtes habitué au fait que les données tabulaires sont triées par ordre alphabétique, par date, par valeurs croissantes ou décroissantes dans des colonnes contenant des nombres. Mais dans différentes situations, nous aimerions trier les lignes selon différents critères (colonnes du tableau). Idéalement, cela devrait être fait avec un léger mouvement de la main. C'est exactement ce qu'Access vous permet de faire. Par défaut, lorsqu'une table est ouverte en mode Tables, elle est classée par la valeur du champ clé. Si aucun champ clé n'est défini pour une table, les enregistrements sont affichés dans l'ordre dans lequel ils ont été saisis dans la table. Si vous devez trier les enregistrements par la valeur d'un autre champ, placez simplement le curseur sur n'importe quelle ligne de la colonne correspondante et cliquez sur l'un des boutons de la barre d'outils : Tri croissant ou Tri décroissant.

Une autre façon d'effectuer cette opération : cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle ligne de la colonne requise et sélectionnez la commande appropriée dans le menu contextuel (Fig. 1).

Ainsi, vous pouvez trier les enregistrements par n'importe quelle colonne de la table. Il n'y a que des restrictions sur le type de données qui peuvent être commandées — vous ne pouvez pas trier les valeurs des champs de type MEMO, des liens hypertexte ou des objets OLE.

Pour bien appliquer le tri, vous devez connaître quelques règles simples.

· Lors du tri par ordre croissant, les enregistrements contenant des champs vides (avec des valeurs vides) apparaissent en premier dans la liste.

· Les nombres dans les zones de texte sont triés sous forme de chaînes de caractères et non de valeurs numériques. Si vous souhaitez les trier numériquement, toutes les chaînes de texte doivent contenir le même nombre de caractères. Si la chaîne contient moins de caractères, vous devez d'abord insérer des zéros non significatifs.

· Lorsque vous enregistrez une table, l'ordre de tri est également enregistré.

Riz. 1.

Commenter

L'ordre de tri dépend des paramètres de langue définis dans la boîte de dialogue Options lors de la création de la base de données. Pour modifier ce paramètre, sélectionnez la commande Options dans le menu Outils, ouvrez l'onglet Général et sélectionnez la langue souhaitée dans le champ Nouvel ordre de tri de la base de données.

Si vous modifiez l'ordre de tri des enregistrements d'une table, puis décidez de la fermer, Access vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications apportées à la disposition. Si vous répondez Oui, le nouvel ordre de tri est enregistré et rejoué à la prochaine ouverture du tableau. Afin de revenir à l'ordre de tri initial (par la valeur du champ clé), il est nécessaire d'exécuter la commande de menu Enregistrements, Supprimer le filtre / Trier.

Parfois, vous devez trier par la valeur de plusieurs champs. Pour ce faire, déplacez d'abord les colonnes à trier pour qu'elles apparaissent, d'une part, les unes à côté des autres, et d'autre part, en tenant compte des priorités, les priorités sont définies de gauche à droite, puisque les valeurs dans la colonne la plus à gauche sera trié en premier. Après cela, vous devez sélectionner toutes les colonnes et cliquer, respectivement, sur les boutons Trier par ordre croissant ou Trier par ordre décroissant de la barre d'outils.

Il existe quatre méthodes que vous pouvez utiliser pour filtrer les enregistrements en mode Grille ou Formulaire : filtrer par sélection, filtrer par formulaire, filtrer l'entrée et filtrer avancé.

Filtre de sélection

1. Démarrez Microsoft Access puis ouvrez la base de données

2. Dans un champ d'un formulaire, d'un sous-formulaire, d'une table ou d'une sous-table, sélectionnez une instance de la valeur par laquelle vous souhaitez filtrer (par exemple, nom ou numéro).

3. Dans Enregistrements, sélectionnez Filtrer, puis cliquez sur le bouton Filtrer par sélection.

4. Répétez les étapes 2 et 3 jusqu'à ce que vous ayez le jeu d'enregistrements que vous recherchez.

REMARQUE : vous pouvez également filtrer les enregistrements qui n'ont pas de signification spécifique. Après avoir sélectionné une valeur, cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Filtrer exclure la sélection.

Filtrer par forme

1. Ouvrez un formulaire en mode formulaire ou table, en mode requête ou formulaire dans

Vue tableau de données. Filtrez les entrées de la sous-table affichant la sous-table en cliquant sur son indicateur de développement.

2. Dans Enregistrements, sélectionnez l'élément Filtrer, puis cliquez sur le bouton Filtrer par formulaire pour accéder à la fenêtre de filtre standard.

Vous pouvez définir des conditions pour le formulaire, la table principale de sous-formulaire ou toute table de sous-formulaire affichée. Chaque sous-formulaire ou sous-table a ses propres onglets Recherche et Ou.

1. Sélectionnez le champ pour spécifier les critères.

2. Saisissez une condition de filtre en sélectionnant la valeur que vous recherchez dans la liste des valeurs de champ (si la liste contient des valeurs de champ), ou saisissez une valeur dans le champ.

3. Pour rechercher des enregistrements dans lesquels un champ spécifique est de type vide ou non vide, Null-or-Not vide dans le champ.

4. Pour spécifier des valeurs supplémentaires contenant des entrées dans le filtre, cliquez sur l'onglet Ou du formulaire, sous-formulaire, table ou sous-table à filtrer, puis saisissez des conditions supplémentaires.

5. Dans le menu Filtre, cliquez sur le bouton Appliquer le filtre pour afficher les résultats du filtrage.

Filtrer pour la saisie de données

1. Ouvrez le formulaire dans la vue Formulaire ou Table, Requête ou Formulaire dans la vue Table de données. Filtrez les entrées de la sous-table affichant la sous-table en cliquant sur son indicateur de développement.

2. Cliquez avec le bouton droit dans un champ dans un mode de filtrage de sous-formulaire, de table ou de sous-table et saisissez la valeur que vous recherchez pour filtrer la fenêtre du menu contextuel.

3. Appuyez sur Entrée pour appliquer le filtre, puis fermez le menu contextuel.

Filtre avancé

1. Ouvrez le formulaire dans la vue Formulaire ou Table, Requête ou Formulaire dans la vue Table de données.

2. Cliquez sur le formulaire, le sous-formulaire, le tableau ou le sous-tableau que vous souhaitez filtrer.

3. Dans Enregistrements, sélectionnez Filtre, puis cliquez sur le bouton Filtre avancé.

4. Ajoutez des champs dont vous avez besoin pour spécifier des valeurs ou d'autres critères que le filtre utilisera pour rechercher des enregistrements dans la structure Grille.

5. Pour spécifier un ordre de tri, cliquez sur Trier pour un champ dans la cellule, cliquez sur le bouton fléché et sélectionnez un ordre de tri. Microsoft Access trie d'abord le champ le plus à gauche dans la conception de la requête, puis trie le champ suivant vers la droite, et ainsi de suite.

6. Dans les Conditions des champs inclus, saisissez une valeur dans la cellule, Lors de la recherche, ou saisissez une expression.

7. Dans le menu Filtre, cliquez sur le bouton Appliquer le filtre pour afficher les résultats du filtrage.

Access 2010 vous donne la possibilité de travailler avec une énorme quantité de données, ce qui signifie qu'il peut être difficile pour vous de savoir quoi que ce soit sur votre base de données simplement en la regardant. Le tri et le filtrage sont deux outils qui vous permettent de personnaliser la façon dont vous organisez et visualisez vos données, ce qui facilite leur utilisation.

À propos du tri et du filtrage

Fondamentalement, le tri et le filtrage sont des outils qui vous permettent d'organiser vos données. Lorsque vous triez des données, vous les mettez en ordre. Le filtrage des données vous permet de masquer les données sans importance et de vous concentrer uniquement sur les données qui vous intéressent.

Tri des enregistrements

Lorsque vous triez des enregistrements, vous les saisissez dans un ordre logique, avec des données similaires regroupées. Par conséquent, les données triées sont souvent plus faciles à lire et à comprendre que les données non triées. Par défaut, Access trie les enregistrements en fonction de leurs numéros d'identification. Cependant, il existe de nombreuses autres façons d'enregistrer des enregistrements. Par exemple, les informations d'une base de données appartenant à une boulangerie peuvent être triées de plusieurs manières :

• Les commandes peuvent être triées par date de commande ou par nom de famille des clients qui ont passé les commandes.
• Les clients peuvent être triés par nom ou par ville ou code postal où vivent les clients.
• Les produits peuvent être triés par nom, catégorie (tartes, gâteaux, muffins, etc.) ou par prix.

Vous pouvez trier le texte et les nombres de deux manières : dans l'ordre croissant et décroissant. Croissant signifie monter, donc le tri par ordre croissant organisera les nombres du plus petit au plus grand et le texte de A à Z. Décroissant signifie descente ou valeur la plus grande pour les nombres et de Z à A pour le texte. Le tri d'ID par défaut affiché dans vos tables est un tri ascendant, de sorte que les numéros d'ID les plus bas sont affichés en premier.

Dans notre exemple, nous allons trier par table. Cependant, vous pouvez trier les enregistrements dans n'importe quel objet Access. La procédure est fondamentalement la même.

Pour trier les enregistrements :

Le tableau sera maintenant trié par le champ sélectionné.

Pour enregistrer la nouvelle vue, cliquez sur le bouton Enregistrer dans la barre d'outils d'accès rapide.

Après avoir enregistré le tri, les enregistrements seront triés de cette façon jusqu'à ce que vous effectuiez un autre tri ou que vous supprimiez le tri actuel. Pour supprimer un tri, cliquez simplement sur la commande Supprimer le tri.

Filtrage des enregistrements

Les filtres vous permettent d'afficher uniquement les données que vous souhaitez afficher. Lorsque vous créez un filtre, vous définissez les critères des données que vous souhaitez afficher. Le filtre recherche ensuite tous les enregistrements de la table, trouve ceux qui correspondent à vos critères de recherche et masque temporairement ceux qui ne correspondent pas.

Les filtres sont utiles car ils vous permettent de vous concentrer sur des enregistrements spécifiques sans être distrait par des données qui ne vous intéressent pas. Par exemple, si vous disposez d'une base de données qui inclut des informations sur les clients et les commandes, vous pouvez créer un filtre pour afficher uniquement les clients qui vivent dans une ville spécifique ou uniquement les commandes contenant un produit spécifique. Visualiser ces données à l'aide d'un filtre sera bien plus pratique que de les rechercher dans un grand tableau.

Dans nos exemples et explications, nous appliquerons des filtres aux tableaux. Cependant, vous pouvez appliquer des filtres à n'importe quel objet Access. La procédure est fondamentalement la même.

Pour créer un filtre simple :

Cliquez sur OK. Le filtre sera appliqué. Notre tableau des clients n'affiche désormais que les clients qui vivent à Cary.

Basculer le filtre vous permet de l'activer et de le désactiver. Pour afficher les publications sans filtre, cliquez simplement sur le bouton Basculer le filtre. Pour restaurer le filtre, cliquez à nouveau dessus.

Créer un filtre à partir d'une sélection

Le filtrage sélectionnable vous permet de sélectionner des données spécifiques dans une table et de rechercher des données similaires ou différentes. Par exemple, si vous travaillez avec une base de données dans une boulangerie et que vous souhaitez rechercher tous les produits dont les noms contiennent le mot chocolat, vous pouvez sélectionner ce mot dans un nom de produit et créer un filtre avec cette sélection. La création d'un filtre de sélection peut être plus pratique que la création d'un simple filtre si le champ dans lequel vous travaillez contient de nombreux éléments.

Pour créer un filtre à partir d'une sélection :

Le filtre sera appliqué. Notre tableau affiche désormais uniquement les produits dont le nom contient le mot chocolat.

Créer un filtre à partir d'une requête de recherche

Vous pouvez également créer un filtre en saisissant un terme de recherche et en spécifiant comment les données correspondent aux termes donnés. La création d'un filtre à partir d'un terme de recherche est similaire à la création d'un filtre à partir d'une sélection.

Filtrage du texte par requête de recherche

Lorsque vous filtrez du texte en saisissant un mot de recherche, vous pouvez utiliser certaines des mêmes options que vous utilisez lors du filtrage par sélection, comme Contient, Ne contient pas, Se termine C et ne se termine pas. Vous pouvez également choisir l'une des options suivantes :

• Valeurs égales, qui incluent uniquement les enregistrements dont les données sont identiques aux données sélectionnées
• Différent, qui inclut tous les enregistrements à l'exception des données, qui sont identiques à la sélection
• Commence par, qui inclut uniquement les enregistrements dont les données du champ sélectionné commencent par une requête de recherche
• Ne commence pas par, y compris tous les enregistrements à l'exception de ceux dont les données du champ sélectionné commencent par une requête de recherche

Pour filtrer le texte d'un terme de recherche :

Filtrer les numéros avec le terme de recherche

Le filtrage des nombres avec un terme de recherche est similaire au filtrage du texte. Cependant, lorsque vous travaillez avec des nombres, diverses options de filtrage sont disponibles. En plus d'Égal et Non Égal, vous pouvez choisir :

• Plus que d'inclure uniquement les entrées avec des nombres dans ce champ qui sont supérieurs ou égaux au nombre que vous entrez
• Inférieur à inclure uniquement les enregistrements dont les nombres dans ce champ sont inférieurs ou égaux au nombre que vous saisissez
• Entre les inclusions d'entrées avec des nombres qui se situent dans une plage spécifique

Pour filtrer les nombres par terme de recherche :

Des types spécifiques de numéros peuvent inclure d'autres options de filtrage. Par exemple, les dates stockées sous forme numérique (mm / jj / aa-par exemple, 01/12/2010) incluent des options de filtrage par périodes.

Les lignes d'un tableau peuvent être triées selon le contenu d'une ou plusieurs colonnes. Pour ce faire, sélectionnez le champ selon lequel le tri sera effectué et cliquez sur les boutons Trier par ordre croissant ou Trier par ordre décroissant de la barre d'outils.

Lors de la recherche d'une certaine valeur, Access trouve et affiche l'enregistrement correspondant. Mais si plusieurs enregistrements satisfont au critère spécifié, alors pour plus de commodité, il devient nécessaire de les afficher uniquement à l'écran À l'aide des boutons de tri et de filtrage situés sur la barre d'outils (ou Filtrer et trier ( Trier) du menu Enregistrements), vous pouvez afficher à l'écran uniquement les enregistrements nécessaires au fonctionnement, ainsi que les trier rapidement dans l'ordre souhaité. Pour trier l'ensemble du tableau, utilisez deux boutons de tri, et pour sélectionnez des enregistrements spécifiques, utilisez trois boutons de filtre

Tri rapide

Parfois, vous devez trier les enregistrements dans un ordre spécifique Les boutons de tri de la barre d'outils vous permettent de trier les colonnes par ordre croissant ou décroissant Tout d'abord, sélectionnez les champs à trier, puis cliquez sur le bouton Trier par ordre croissant (AZ) ou décroissant ( ZA) (Trier Descendant (ZA))

Pour sélectionner un champ de tri, il suffit d'y placer le curseur au niveau de n'importe quel enregistrement. Après cela, cliquez sur le bouton correspondant, et les données seront instantanément triées

Si vous souhaitez trier les données selon plusieurs champs, sélectionnez plusieurs colonnes Pour cela, sélectionnez d'abord une colonne, puis appuyez sur la touche et faites glisser le curseur (De cette façon, les colonnes adjacentes sont sélectionnées) Dans ce cas, les enregistrements de la table sont triés d'abord par la première colonne, puis par la seconde, etc.

Pour restaurer l'ordre d'origine des enregistrements, utilisez la commande Enregistrements ^ Supprimer le filtre / Trier

Filtration

Le filtrage ne permet d'afficher que certains enregistrements sur un formulaire. Sélectionnez les données que vous souhaitez filtrer et cliquez sur le bouton Filtrer par sélection dans la barre d'outils. Pour corriger le filtre, cliquez sur le bouton Modifier le filtre. Pour spécifier une condition de filtrage plus détaillée, sélectionnez la commande Filtrer dans le menu Enregistrements et la sous-commande Filtre avancé. Pour appliquer un filtre standard ou avancé, cliquez sur le bouton Appliquer le filtre dans la barre d'outils .

5. Création de requêtes dans l'environnement ms Access

Processus de conception d'une requête à l'aide de la barre d'outils standard de la fenêtre de requête dans Constructeur.

Enquêtes

Les requêtes fournissent un accès rapide et efficace aux données stockées dans une table.

Lors de la création d'une table à l'aide de MS Access, vous remarquerez peut-être que le programme ne permet pas l'utilisation de champs calculés. Il n'y a également aucun moyen de trier par une clé non primaire.

Grâce à des requêtes, vous pouvez trier ou évaluer des expressions. Par exemple, rassemblez des données de tables liées.

Lorsqu'une requête est exécutée, MS Access lit les données des tables et affiche le résultat de l'exécution en mode table. Il convient de garder à l'esprit que le résultat de la requête n'est pas enregistré. Les données sont toujours stockées dans des tables. Dans une requête, MS Access stocke uniquement des instructions sur la façon dont les données doivent être organisées à la suite de l'exécution de la requête.

Pour certaines requêtes, vous pouvez apporter des modifications au résultat de la requête affiché sous forme de tableau. Ces changements seront également reflétés dans les tableaux d'origine. En fonction de la demande, vous pouvez concevoir un formulaire ou un rapport.

Trier les enregistrements de la table

Dans une table, les données sont toujours triées par clé primaire. Pour organiser une autre façon de trier les données, une requête est utilisée. Pour créer une telle requête dans la fenêtre de la base de données, sélectionnez l'icône “ TABLE » et indiquez le tableau à trier. Sélection d'un pictogramme “ NOUVELLE REQUÊTE" , situé sur la barre d'outils, ouvre une boîte de dialogue pour créer une nouvelle requête pour la table spécifiée dans la fenêtre de la base de données. Du fait du choix du pictogramme “ NOUVELLE DEMANDE », la boîte de dialogue affiche une liste de tous les noms de champs de la table source, au début desquels se trouve le caractère " * ". Déposez l'astérisque sur le formulaire de demande QBE. Il s'agit d'un espace réservé pour tous les champs de données. De plus, faites glisser le champ de données par lequel le tri doit être effectué vers le formulaire de requête.

Pour ce champ, sélectionnez une méthode de tri dans la liste Trier. Sélectionnez l'icône "EXECUTER" et MS Access affichera à l'écran le résultat de la requête, affiché en mode tableau, avec les données triées selon les besoins.

Requêtes avec critères de recherche

Pour sélectionner des données dans des tables en fonction d'une condition spécifique dans MS Access, des requêtes avec des critères de recherche sont utilisées. Ayant préalablement spécifié la condition de sélection, le résultat de l'exécution de la requête sera un ensemble de données répondant au critère formé.

Pour composer une demande, allez dans la fenêtre de la base de données, sélectionnez l'icône « DEMANDE » et appuyez sur le bouton « Créer », puis sur le bouton « Nouvelle demande ». Dans la boîte de dialogue suivante, sélectionnez l'une des tables de la base de données et appuyez sur le bouton "Ajouter", MS Access placera la liste des champs de la table spécifiée dans la fenêtre de requête. Vous pouvez maintenant sélectionner un ou plusieurs champs et les faire glisser dans le formulaire de demande QBE.

Dans la ligne "Condition de sélection", vous pouvez maintenant saisir les critères de sélection. Pour désigner un nombre arbitraire de caractères, utilisez un astérisque (*) comme caractère de substitution et un point d'interrogation (?) Pour désigner un caractère arbitraire. Formulez vos critères de demande. Par exemple, si seul le critère "A *" est spécifié pour un champ de texte, la requête affichera uniquement les enregistrements dont le champ de texte commence par la lettre "A" (ou "a").

Si vous avez besoin de trouver une combinaison de plusieurs valeurs, vous devez les saisir dans la ligne "Condition de sélection", en utilisant les opérateurs logiques ET et OU comme séparateur. En plus des opérateurs de comparaison habituels, MS Access fournit trois opérateurs spéciaux utiles pour sélectionner des données : BETWEEN, IN, LIKE.

Requêtes paramétrées

Il n'est pas toujours possible de décider au stade de la création d'une requête quelles valeurs MS Access doit rechercher, et parfois une condition de sélection flexible est requise, qui peut changer en fonction de la situation actuelle. Par conséquent, au lieu d'une condition de sélection qui est directement saisie dans le formulaire QBE, vous pouvez inclure un paramètre dans la requête, et dans ce cas, avant d'exécuter la requête, MS Access demandera à chaque fois des conditions de sélection spécifiques.

Pour définir un paramètre, vous devez saisir un nom ou une phrase entre crochets () dans la ligne "Critères". Ce qui se trouve entre crochets est traité par MS Access comme le nom du paramètre. Ce nom est affiché dans la boîte de dialogue lorsque la requête est exécutée, il est donc logique d'utiliser une phrase significative comme nom de paramètre. Plusieurs paramètres peuvent être spécifiés dans une requête ; le nom de chaque paramètre doit être unique et informatif.

Par défaut, MS Access convertit les paramètres entrés dans la requête en un type de données texte. Cependant, étant donné que les champs de texte ne peuvent pas être comparés aux champs de date, le type de données pour les paramètres doit être défini exactement. Pour cela, sélectionnez la commande Requête / Paramètresà partir du menu, à la suite de quoi MS Access ouvrira la boîte de dialogue "Paramètres de requête". Entrez le paramètre sans crochets dans la boîte de dialogue et sélectionnez le type de données requis.

Maintenant, pour exécuter la requête, vous devez d'abord entrer une valeur de paramètre, et le résultat de la requête contiendra uniquement les champs qui satisfont la valeur de paramètre spécifiée.

Champs calculés dans les requêtes

Il est possible de définir le calcul sur n'importe quel champ de la table et de faire de la valeur calculée un nouveau champ dans le jeu d'enregistrements. Pour cela, de nombreuses fonctions intégrées à MS Access sont utilisées. Vous pouvez créer un champ dans une requête à l'aide d'opérations arithmétiques sur des champs de table, ou vous pouvez créer un nouveau champ en concaténant des champs de texte ou des constantes de caractères.

Un champ calculé est créé en saisissant simplement une expression de calcul dans une colonne vide de la feuille de requête QBE. Il vous suffit de composer la requête correspondante à l'aide des noms de champs. Une fois la saisie terminée, l'expression ressemblera à ceci :

Expression 1 : [Champ1] « opérateur » [Champ2]

Seuls les noms de champs sont entre crochets. MS Access utilise automatiquement "Expression 1" comme nom de l'expression calculée. Vous pouvez changer ce nom en quelque chose de plus significatif.

Lors de la création d'expressions complexes, MS Access suggère d'utiliser un utilitaire appelé "Expression Builder". Pour accéder au "Expression Builder", cliquez sur un champ vide du formulaire QBE, puis - sur le bouton "Build" de la barre d'outils.

Requêtes récapitulatives

Les requêtes qui en résultent sont très différentes des requêtes habituelles. Ils peuvent utiliser deux types de champs. Il existe des champs par lesquels les données sont regroupées et des champs pour lesquels des calculs sont effectués. De plus, vous pouvez inclure plus de champs pour définir les conditions de la requête.

Afin de composer la requête finale, en mode Constructeur de requête, sélectionnez l'icône « OPÉRATIONS DE GROUPE » ou utilisez la commande Voir / Opérations de groupe... En conséquence, la ligne « Opération de groupe » apparaîtra dans le formulaire de demande . Sélectionnez ensuite la fonction "Regroupement" pour le champ correspondant dans la liste.

Requêtes multi-tables

Après avoir considéré les possibilités de requêtes basées sur une seule table, il est facile d'organiser une vue des données combinées de plusieurs tables liées. La sélection de données dans plusieurs tables est particulièrement utile lors de la création de formulaires et de rapports.

Ouvrez d'abord une fenêtre Constructeur de requête et ajoutez des tableaux contenant les informations dont vous avez besoin. Si plus tôt en utilisant la commande Connexions une relation a été établie entre les tables, MS Access la détectera automatiquement. Cette relation sera affichée sous la forme d'une ligne tracée entre les champs des tables. S'il n'y a pas de relation entre les tables, vous devez en établir une.

Ensuite, vous devez définir les paramètres de communication. Pointez sur le connecteur et choisissez la commande Afficher / Combiner les options. Cela ouvrira une boîte de dialogue qui propose trois options pour définir les paramètres de communication.

Après cela, faites glisser les champs des tables principale et subordonnée vers le formulaire de requête. En règle générale, il y a plus d'enregistrements contenant des informations sur les objets que d'enregistrements pour leurs catégories. Par conséquent, MS Access affiche la catégorie autant de fois que nécessaire. Par conséquent, si dix objets différents correspondent à une catégorie, la catégorie sera répétée dix fois.

Noter: Les champs de la table maître dans une relation un-à-plusieurs ne peuvent pas être modifiés suite à une requête affichée en mode table. De plus, ces champs peuvent contenir des valeurs en double.

Toutes les requêtes Select peuvent être converties en requêtes de création de table. Dans ce cas, une table est créée qui contient le résultat actuel de la requête.

Requêtes croisées

MS Access prend en charge un type spécial de requête récapitulative appelée requête croisée. Cette requête permet de voir les valeurs calculées dans un tableau croisé, un peu comme une feuille de calcul.

Imaginez une table de produits contenant trois champs de données : Type, Fournisseur et Prix. Pour chaque catégorie de marchandises, il est demandé de déterminer la somme des prix des marchandises avec une indication du fournisseur.

Mettre dans la fenêtre Constructeur de requête le tableau "Produits". Activez ensuite la ligne « Opération en bloc » en choisissant la commande Afficher/Grouper opérations... Faites ensuite glisser le champ de données "Type" vers le formulaire de demande. Pour ce champ, sélectionnez Regroupement dans la liste.

Dans la deuxième colonne du formulaire de demande, faites glisser le champ Données du fournisseur. Pour cette colonne, sélectionnez également Groupement.

Faites glisser le champ "Prix" en dernier dans le formulaire de demande. Sélectionnez "Somme" pour ce champ.

Lorsqu'une requête est exécutée, son résultat est affiché en mode tableau, dont la première colonne contiendra tous les types de marchandises, dans la seconde - pour chaque type, le nombre de fournisseurs sera affiché, et dans la dernière colonne - le somme des prix des marchandises de ce type et de ce fournisseur.

Vous devez maintenant convertir la requête finale en requête croisée. Pour cela, sélectionnez la commande Demande / Croix.

Le choix de cette commande entraîne le remplacement de la ligne « Sortie à l'écran » sous forme de requête par une nouvelle ligne « Tableau croisé ». Tous les autres paramètres restent inchangés. Le champ "Type" de la table d'origine sera utilisé comme titre des lignes. Par conséquent, dans la zone de liste Tableau croisé, sélectionnez En-tête de ligne. Pour la colonne Fournisseur, sélectionnez En-têtes de colonne dans la liste Tableau croisé.

La somme des prix des articles doit être placée dans les cellules du tableau croisé. Par conséquent, pour ce champ, sélectionnez Valeur dans la liste Tableau croisé.

Lorsqu'une requête est exécutée, son résultat est affiché en mode tableau, dans lequel les numéros de catégorie servent d'en-tête de ligne. De plus, pour chaque fournisseur, la somme des prix des articles dans le tableau croisé est placée dans une colonne distincte.

Noter: Lors de la création d'un tableau croisé, vous ne pouvez sélectionner qu'un seul champ comme contenu du tableau et un seul champ comme en-tête de colonne. Plusieurs champs de la table source peuvent également être spécifiés comme en-têtes de ligne.

Supprimer des demandes

Toutes les requêtes ci-dessus sont liées aux requêtes de sélection, qui vous permettent uniquement de sélectionner et d'afficher les données des tables. Les demandes suivantes sont des demandes d'action qui vous permettent de modifier les informations stockées.

Une requête de suppression supprime des données spécifiques des tables. Avant de créer une requête de suppression, vous devez déterminer les enregistrements à supprimer. La méthode la plus fiable consiste à pré-créer une requête de sélection.

Dans le mode Constructeur de requête sélectionnez la table à supprimer ultérieurement. Définissez ensuite les critères et voyez le résultat de la requête affiché sous forme de tableau. La commutation rapide entre les modes de conception et d'exécution s'effectue généralement à l'aide des icônes du même nom situées sur la barre d'outils.

Ce n'est que si les résultats de la requête ne contiennent que des enregistrements à supprimer que vous devez transformer la requête de sélection en requête de suppression.

Pour cela, sélectionnez la commande dans la barre de menu Demander / Supprimer... Après cela, MS Access désactive les lignes "Trier" et "Afficher" dans le formulaire de requête. Ces lignes ne sont pas nécessaires pour les demandes de suppression. De plus, le texte "Condition" s'affiche dans une nouvelle ligne "Supprimer" pour toutes les colonnes du formulaire de demande. Cependant, cela ne change pas les critères.

Si vous exécutez une requête en sélectionnant l'icône « Exécuter », MS Access n'affichera pas le résultat de la requête à l'écran. Au lieu de cela, un message s'affiche indiquant combien d'enregistrements seront supprimés dans la table d'origine. Vous pouvez interrompre le processus de suppression en cliquant sur le bouton "Annuler". Cependant, cliquer sur OK supprimera définitivement les enregistrements qui répondent aux critères de la requête.

Demandes de mise à jour

Une demande de mise à jour vous permet de mettre à jour certaines informations stockées, dont l'actualité a expiré au moment actuel.

Tout d'abord, créez une nouvelle requête de sélection et saisissez les critères de sélection des enregistrements à modifier. Ce n'est que si le résultat de la requête répond aux exigences spécifiées, qu'il doit être converti en une requête de remplacement. Pour cela, sélectionnez la commande Demande / Mise à jour... Cela désactivera les lignes « Afficher » et « Trier » dans le formulaire de demande. Ces deux lignes sont inutiles pour la demande de remplacement. Au lieu de cela, une nouvelle ligne "Mise à jour" est incluse. De nouvelles expressions pour les enregistrements à remplacer doivent être saisies dans cette ligne. Notez que le type de données de l'expression doit correspondre au type de données du champ dans la table source.

JardinCo

Tri des données

Les informations des tableaux peuvent être triées par ordre décroissant ou croissant par un ou plusieurs champs. Par exemple, vous pouvez trier la table des clients par ordre alphabétique avec le nom de famille comme premier champ de tri et le prénom comme deuxième. Le résultat est une liste similaire à celle trouvée dans les annuaires téléphoniques.

Dans certains cas, le tri permet de regrouper des données tabulaires selon un principe précis. Par exemple, si vous triez les informations d'adresse par code postal avant d'imprimer des étiquettes d'envoi, les étiquettes seront regroupées selon les exigences du service postal.

Dans cet exercice, vous utiliserez différentes manières de trier les données dans un tableau et un formulaire. Le dossier sera utilisé comme dossier de travail Office XP SBS \ Accès \ Chap12 \ Trier... Suivez les étapes ci-dessous.

1. Ouvrez la base de données GardenCo située dans le dossier de travail.

2. Ouvrez le tableau Clients en mode tableau.

3. Pour trier le tableau par le champ État, cliquez n'importe où dans la colonne État, puis cliquez sur le bouton. Les entrées seront triées par région.

Conseil... Vous pouvez également utiliser les commandes Trier par ordre croissant et au menu Enregistrements ou faites un clic droit sur une colonne puis cliquez sur la commande souhaitée dans le menu contextuel.

4. Pour inverser l'ordre de tri (en supposant que le curseur est toujours dans la colonne État), cliquez sur le bouton Trier par ordre décroissant... Les records de l'Oregon sont désormais en tête de liste. Dans les deux cas, le tri a été effectué par ordre alphabétique, mais les données du champ Ville sont disposés au hasard. De toute évidence, la liste bénéficie de l'ordre des villes au sein des régions.

Bien que l'essence du tri semble assez évidente, ce n'est pas si simple pour un ordinateur. Access peut traiter les données numériques à la fois comme des nombres et du texte. Les champs qui contiennent, en plus des chiffres, des espaces, des tirets ou des signes de ponctuation (comme dans les codes postaux ou les numéros de téléphone) sont traités comme des champs de texte. En revanche, les champs contenant des données telles que le prix ou la quantité sont considérés comme numériques. Lors du tri des champs de texte, tous les enregistrements sont triés d'abord par le premier caractère, puis par le second, et ainsi de suite - jusqu'au dernier. Le tri des données numériques est effectué par leurs valeurs par ordre croissant ou décroissant. Cette approche peut conduire à des résultats inattendus. Le tableau suivant montre les résultats du tri de la première colonne selon que son contenu est textuel ou numérique.

Pour trier une zone de texte contenant des nombres dans l'ordre croissant ou décroissant, vous devez les remplir avec des zéros non significatifs de la même longueur. Par exemple, les données 001, 011, 101 seront triées correctement même si elles sont définies comme du texte.

Conseil... Lors du tri des enregistrements par plusieurs champs, le tri est effectué de manière séquentielle, de gauche à droite. Par conséquent, les champs de tri doivent être contigus et dans le bon ordre.

5. Pour placer la colonne Étatà gauche du terrain Ville, cliquez sur l'en-tête de colonne et faites-le glisser vers la gauche jusqu'à ce qu'entre les champs Adresse et Ville une ligne sombre n'apparaîtra pas.

6. Depuis la colonne État est déjà en surbrillance, appuyez sur la touche (Décalage) et cliquez dans l'en-tête de colonne Ville pour répartir la sélection sur les deux colonnes.

7. Cliquez sur le bouton Trier par ordre croissant pour trier les entrées par région et ville dans l'ordre croissant (les villes seront triées dans les régions).

Conseil... Lors de l'affichage des enregistrements en mode formulaire, vous pouvez les trier, mais uniquement par champ. Pour ce faire, cliquez dans le champ requis, puis cliquez sur l'un des boutons Sorte.

8. Bien que l'ordre des colonnes du tableau Clients n'a pas vraiment d'importance, retourne toujours la colonne Étatà sa place d'origine.

9. Enregistrer et fermer le tableau Clients.

10. Fermez la base de données.