Хтось надіслати копію на ваш email. Широкий вибір сховищ даних. Додавання адреси одержувача

Електронну пошту використовують не лише для надсилання повідомлень, але й для пересилання файлів (документів, фотографій та ін.). Вони називаються вкладеними чи прикріпленими.

Вкладений або прикріплений файл(Атачмент) — це файл з комп'ютера, який ми додаємо до листа для пересилання його електронною поштою.

Як прикріпити файл до листа та надіслати його

Допустимо, я хочу, щоб документ, який є на моєму комп'ютері, опинився на комп'ютері мого колеги. Я знаю адресу його електронної пошти, отже, можу зі своєї скриньки написати листа та прикріпити до нього файл.

Коли колега зайде до своєї пошти, він побачить нове повідомлення, у якому буде документ. Його він зможе відкрити прямо у пошті або завантажити на свій комп'ютер.

Технологія пересилання файлів така:

1. Відкриваємо свою електронну скриньку.
2. Пишемо листа: вказуємо адресу пошти одержувача, тему та, якщо необхідно, друкуємо повідомлення.
3. Натискаємо спеціальну кнопку, щоб додати файл.
4. У вікні вибираємо файл з комп'ютера.
5. Надсилаємо листа, натиснувши на відповідну кнопку.

Приклад

1. Відкриваю свою електронну скриньку та натискаю на кнопку написання листа.

Яндекс.Пошта:	Mail.ru:	Gmail.com:

2. Друкую адресу того, кому хочу надіслати файл, та вказую тему.

Текст можна і не набирати, адже мені потрібно лише переслати файл. Але я його зазвичай друкую: вітаюся, пояснюю, що саме пересилаю і чому.

3. Для прикріплення файлу натискаю спеціальну кнопку вгорі або внизу (над або під частиною для введення тексту).

Яндекс.Пошта:	Mail.ru:	Gmail.com:

4. Відкривається маленьке віконце з файлами та папками мого комп'ютера. У ньому я маю знайти те, що хочу відправити.

Допустимо, мені потрібно переслати документ, який знаходиться на моєму комп'ютері в Локальному диску D у папці Договори. Значить, у вікні відкриваю Локальний диск D:

І відкриваю папку Договори:

Відображаються файли, які є в цій папці. Знаходжу серед них той, який хочу відправити, і клацаю ним двічі лівою кнопкою мишки.

Віконце зникає, а мій документ з'являється над або під кнопкою прикріплення.

Відразу після цього моє повідомлення з вкладеним документом піде за вказаною адресою. Ось як його побачить отримувач:

Зверніть увагу на іконку із зображенням скріпки наприкінці. Таким чином, поштовий сайт показує, що всередині є прикріплений файл.

Відкривши листа, одержувач побачить і текст, і документ, який зможе подивитися чи завантажити на свій комп'ютер.

Як додати кілька файлів до листа

В один лист можна додати кілька файлів будь-якого типу. Це можуть бути і фотографії, і документи, і музика, і навіть відео.

Для цього зовсім необов'язково надсилати кілька листів – можна написати один і додати до нього все, що хочемо надіслати. Відбувається це так: пишемо листа, додаємо до нього один файл, потім, так само, інший, третій і так далі.

А що робити, якщо їх не одні-два, а більше десяти? Чи можна додати папку повністю, а не кожен файл окремо?

На жаль, відправити папку електронною поштою не можна. Але її можна заархівувати та прикріпити до письма.

Зробити це можна прямо у вікні, через яке додаємо файл для надсилання. Клацаємо правою кнопкою мишки по папці, зі списку вибираємо 7-Zip або WinRAR та створюємо архів.

Потім там же вибираємо щойно створений архів, тобто клацаємо по ньому двічі лівою кнопкою мишки.

Архів, в якому знаходиться потрібна для пересилання папка, прикріплюється до листа. Залишається лише його відправити.

Нюанси

Якщо ви плануєте надіслати більше трьох файлів в одному листі, то хорошим тоном вважається заархівувати їх.

Наприклад, я хочу надіслати другу десять фотографій. Можна, звичайно, надіслати десять листів, до кожного з яких додати по фото. Але це незручно ні мені, ні, тим паче, йому. Тому вирішую надіслати один лист, до якого прикріпити всі фотографії.

У цьому випадку правильніше буде покласти їх в готельну папку на самому комп'ютері, потім заархівувати її і при відправці листа додати архів, що вийшов.

У результаті вирушить один файл, а не десять. Моєму другу буде простіше завантажити його на комп'ютер і розархівувати, ніж дивитися (завантажувати) кожну фотографію окремо.

Перед пересиланням фотографій електронною поштою їх слід стискати (зменшувати розмір).

Це більше, ніж правило гарного тону. Це необхідність! Але, на жаль, багато користувачів про це навіть не здогадуються.

Докладніше про те, навіщо це потрібно і як зробити, Ви дізнаєтесь з уроку «Стискання фото».

Завдання

1. Надішліть зі своєї електронної скриньки лист із вкладеним файлом на свою адресу. Тобто, у полі «Кому» надрукуйте адресу своєї електронної пошти. Після відправки Ви отримаєте від себе лист із цим вкладеним файлом.
2. Відкрийте свій лист і спробуйте подивитися надісланий файл у пошті. Потім завантажте його на комп'ютер та відкрийте безпосередньо з нього.
3. Надішліть на свою адресу листи з декількома вкладеними файлами (як окремо, так і заархівованими).
4. Спробуйте надіслати фотографії, попередньо стиснувши їх.

На подив, багато людей, коли їм вимагає відправити лист одразу кільком людям, просто перераховують адреси в полі "Кому", це нормально, коли цей лист адресований вашим колегам або друзям, але при розсилці листів групі клієнтів, - ви таким чином показуєте всім адреси та інших одержувачів, фактично розкриваючи свою адресну базу.

Будь-якому з клієнтів достатньо переслати цей лист вашому конкуренту і ваші контакти відразу втечуть.

Дивно, але багато далеко не дурних людей, з подивом дізнаються, що якщо вам потрібно надіслати лист безлічі адресатів, щоб вони не знали один про одного, то для цього існує поле "Прихована копія".

Наприклад, для mail.ru це буде виглядати так:

І так ще раз коротко:вказали адреси в "кому" - всім видно кому ви відправили листи, вказали в "прихована копія" - кожен думає, що лист тільки йому.

І кожен одержувач отримає листа де в полі "кому" буде тільки його адреса . Для інших програм, якщо ви не можете знайти де вказати приховану копію, попросіть кого-небудь вам показати. Ще маленький момент, обов'язково потрібно вказати одну адресу в полі "кому", більшість програм або поштових серверів вам не дадуть надіслати листа без цього параметра.

І так, коли йдеться про розсилку пропозиції, новин групі ваших клієнтів – тут практика використання прихованої копії однозначна, ви повинні приховувати вашу адресну базу. Цікавий момент із розсилкою листа вашим колегам, тут рекомендують надходити за ситуацією, наприклад розсилання листа з проханням надіслати пропозиції (наприклад, щодо вдосконалення обслуговування клієнтів) і якщо кожен колега побачить, що такий самий лист отримали й інші люди, то швидше за все відповідати не буде - сподівається на інших, отже, потрібно використовувати приховану копію. Якщо ж це доручення виконати, то, наприклад, вказівку в "кому" начальника вашого колеги - просто створить чудеса, і ваше доручення буде виконано.

Окреме питання із постачальниками. З одного боку, вказівка ​​всіх одержувачів у копії, має показати постачальнику, що у вас є вибір і він повинен вам запропонувати хороші ціни. З іншого боку, менеджер, який отримав ваш лист, бачачи, що надіслано не тільки йому, швидше за все віднесеться до вашого запиту "прохолодно". Особисто на мою думку, вважаю що і у випадку з постачальниками потрібно використовувати приховану копію, хоча б для захисту комерційної таємниці, але швидше для хороших відносин з менеджером постачальника.

Можете почитати недавній випадок помилки фахівця, коли всі одержувачі побачили й інших адресатів: Усім чмоки в цьому чаті, там правда народ солідний був - директора, але все ж таки спаму багато хто отримав у відповідь.

Ну і як завжди обговорення у коментарях вітається.

Ймовірно, Ви вже звертали увагу, щопри отриманні листів від деяких авторіву розділі «кому» стоїть список із кількох десятків имейлів різних людей. Причому ні Ви, ні ці люди не давали своєї згоди на те, щоб ці імейли були засвічені. Звичайно, хтось з адресатів, відпишеться від цієї розсилки (нам усім набрид потік спаму на наші пошти). Але одне безумовно – всі одержувачі віднесуться до автора розсилки, як до людини непрофесійної. І навряд чи погодяться ухвалити його пропозицію.

Як же зробити так, щоб не надсилати кожному адресату листа окремо і водночас «не світити всіх перед усіма»?
Майже будь-який поштовий сервіс дозволяє це зробити.

Розглянемо цю можливість на прикладі найпопулярнішої пошти для ділових розсилок gmail.com

Зазвичай для надсилання листа ви використовуєте вікно «Написати». Натиснувши на нього, бачите нове вікно "Нове повідомлення", в яке і вставляєте все, що необхідно для створення та надсилання самого листа.

У вікно «Отримувачі» зазвичай вставляємо імейли наших адресатів.

Копія означає "точна копія". Це поле використовується, коли ви просто хочете надіслати листа комусь, хто не є основним одержувачем. Таким чином, ви можете тримати людину в курсі, даючи їй знати, що відповідати на лист не обов'язково. Але всі одержувачі цього листа бачать адреси (і навіть імена) один одного.

Прихована копія означає «точна прихована копія». Вона працює так само, як і Копія, але в цьому полі всі адреси одержувачів приховані.

Таким чином, використання цього поля – один з найкращих способів надіслати листа великій кількості людей і дотриматися конфіденційності. А значить, і не зіпсувати ставлення до них. Використовуючи цю можливість, можна вставити до 30 імейлів. А це означає, що одним натисканням кнопки ви можете надіслати цей лист одразу 30 адресатам, не показуючи їх імейли.

І ще, за потреби, можна вставити в тіло листа картинку ( 4 ) або прикріпити файл ( 5 ).

Саме ця пошта дає максимальну кількість можливостей для редагування.

Аналогічно можна надіслати одночасно декільком адресатам листа та поштою yandex.ru.

Тільки можливостей для редагування тексту листа на цій пошті менше. Тому я покажу лише порядок дій, необхідних для надсилання листів.

Натискаєте на «Написати» і далі у вікні «Кому» ( 1 ) вставляєте імейл першого адресата, а потім вибираєте функцію «Копія» ( 2 ) або «Прихована копія» ( 3 ). Залежно від того, чи хочете ви, щоб усі одержувачі вашого листа побачили всі імейли або зберігаєте їх право на конфіденційність адрес, вибираєте одну з функцій. Щоб додати кожен наступний имейл до списку, необхідно натиснути кнопку із зображенням чоловічка з «плюсиком» перед ним ( 4 ). Тоді з списку, що випав, можете вибрати своїх постійних адресатів або вписати їх імейли вручну.

Картинки можна завантажити з Яндекс Диска та файли прикріпити теж, як завжди.

Натискаєте кнопку «Написати», з'являється вікно, у якому при натисканні мишкою у вікні «Кому» ( 1 ), з'являється список з переліком ваших постійних адресатів ( 2 ). Можете вибрати із цього списку потрібного. Або просто вставити бажаний имейл адресата вручну.

Ділове спілкування – це світ зі своїми законами. Від того, як ми дотримуємося цих законів, залежить багато чого: враження, яке ми виробляємо на колег та партнерів, продуктивність роботи і навіть просування кар'єрними сходами.

Особливе місце у діловому спілкуванні займає ділове листування, яке є повсякденним обов'язком більшості офісних працівників і не тільки. Уміння правильно вести ділове листування може стати гарною підмогою для укладання вигідних угод та формування вашого ділового іміджу.

Давайте розглянемо деякі особливості ділового листа. Отже, ділове листування - це:

• використання шаблонних фраз та кліше
• емоційна нейтральність,
• смислова точність та лаконічність викладу,
• грамотно побудована аргументація.

Ділове листування англійською мовою – це той самий набір правил та кліше, деякі з яких ми рекомендуємо використовувати всім, хто працює з іноземними партнерами або у міжнародних компаніях. Ми пропонуємо вашій увазі кілька корисних фраз, які прикрасять ваше ділове листування. Ці фрази підкреслять ваш професіоналізм та допоможуть сформувати імідж ділової людини. Почнімо!

1. Please find attached

Почнемо із класики. Часто доводиться прикріплювати до листа різні документи чи інші файли. Для того, щоб повідомити отримувача про наявність вкладення, відмінно підійде ця фраза. Адже слово Attachment у перекладі означає вкладення. Фразу слід використовувати наприкінці листа.

Наведемо кілька прикладів використання:

• Please find attached my portfolio.
• Please find attached copy of agreement/contract.

2. I have forwarded

Цю фразу можна використовувати, якщо вам необхідно надіслати лист іншим одержувачам. Щоб повідомити про це адресата, чудово підійде фраза "I have forwarded". Наприклад:

• I have forwarded Anna's CV до вас.
• I have forwarded John's email to you.

3. I've cc'ed

Людина, непосвячена у всі таємниці особливостей ділового листування, може й зрозуміти, що це дивне скорочення. Але ми професіонали. "I've cc'ed" - скорочення, яке розшифровується, як I have carbon copied. Фраза означає «поставити когось копію для отримання листів».

Так що якщо вам потрібно когось повідомити про те, що ви поставили в копію інших одержувачів - сміливо використовуйте цю фразу. Наприклад:

• I've cc'ed Sara on this email.
• I've cc'ed Jack and Jimmy on these emails.

Щодо скорочень, які не можна використовувати в діловому листуванні – для цього випадку зазвичай роблять виняток.

4. For further details

Ця фраза – перевірений спосіб ввічливо завершити ваш лист англійською. "For further details", означає "для більш детальної інформації", "детальніше". Приклади використання:

• Для нових details contact me any time.
• Для чотирьох деталей збираються до нас Sales-manager.

Ще одна фраза, яка допоможе вам чемно закінчити - "Як у вас будь-які питання, please do not hesitate to contact me". У перекладі це означає «Якщо у Вас виникли запитання, сміливо пишіть мені».

5. I look forward to

Фраза "look forward" означає "чекати з нетерпінням". Так що якщо ви з нетерпінням очікуєте на відповідь або якусь іншу дію від адресата, то буде цілком доречно вжити цієї фрази. Наприклад:

• I look forward to your answer.
• I'm looking forward to your reply.

Фразу краще використовувати наприкінці листа.

При написанні листа необхідно бути чемними навіть коли вам не дуже цього хочеться. Уміння складати грамотні листи у будь-якій ситуації відображає ваш професіоналізм, вихованість та знання ділової етики. Насамкінець нагадаємо, що в діловому листуванні ви повинні показати точність формулювань і бездоганну грамотність. Також неприпустимо використання скорочень (за рідкісними винятками).

Пишіть електронні листи англійською правильно, дорогі друзі! Успіхів!

На сьогоднішній день практично кожна людина має електронну пошту (email), а то й кілька. При цьому досить часто електронна пошта містить велику кількість важливої ​​інформації. І її втрата може бути гіршою, ніж якщо взяти та відформатувати жорсткий диск вашого комп'ютера. Тому турбота про створення резервних копій, так званих бекапів, вашої пошти – не менш важливе завдання, ніж резервне копіювання ваших документів. Але її рішення не настільки тривіальне, як копіювання файлів з одного місця до іншого. Навіть якщо ви знайдете файли поштових програм, у яких зберігаються усі ваші листи, вам складно буде щось із ними зробити. Спробуйте відповісти на кілька запитань: "як ви відновлюватимете листи?", "як вам переглянути один з листів?", "як ви збираєтеся шукати потрібний вам лист у резервній копії?" і т.д. Практично на всі питання немає однозначної відповіді, або він буде настільки складний, що ви швидко від нього відмовтеся.

Розглянутий в огляді клас утиліт дозволить вам не тільки зберегти ваші дорогоцінні листи в безпечному місці, але й виконувати з ними прості операції, такі як перегляд, пошук і т.д.

Огляд безкоштовних програм для створення бекапу пошти

MaiStore Home потужний інструмент резервування пошти

Дозволяє створювати резервні копії всіх повідомлень електронної пошти (email) з різних програм та онлайн-сервісів та зберігати їх в одному захищеному архіві . Утиліта справді вміє працювати з величезними розмірами. Це легко відчути, для цього достатньо спробувати щось пошукати, і ви переконаєтесь, що швидкість просто вражає. Вона відноситься до розряду "один раз налаштував - користуєшся". Утиліта має досить гнучкий інтерфейс налаштування відновлення із резервної копії. Так що ви завжди можете швидко відновити все найнеобхідніше. Завжди пам'ятайте, що утиліта не створює резервні копії налаштувань облікових записів та контактів, хоча останнє ви завжди можете відновити з листів.

Вміє створювати резервні копії:

• Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, 2007, 2010, 2013
• Outlook Express, Windows Mail та Windows Live Mail
• Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013
• Mozilla Thunderbird та SeaMonkey
• POP3 та IMAP (включаючи веб-служби, такі як Gmail і Yahoo)

• Microsoft Office 365 (Exchange Online)

• .eml та інші файли

Для таких продуктів, MailStore досить часто оновлюється. Це дає впевненість, що через рік вам не доведеться знову шукати відповідну утиліту, і по новій все налаштовувати. У деяких моментах інтерфейс користувача зроблений трохи незграбно. Проте, утиліту досить легко і просто використовувати. Ви можете читати листи прямо з резервної копії, при цьому це буде так само легко, як якщо ви читали їх з поштових клієнтів. Ви можете навіть відповідати на повідомлення прямо з MailStore. Можна сказати, що це програма підійде користувачам будь-якого рівня.

KLS Mail Backup проста та якісна програма для створення бекапу пошти

це проста та якісна утиліта, призначена для створення резервних копій електронної пошти (email) безлічі популярних поштових клієнтів. Вона також дозволяє бекапит профілі різних інтернет-програм. Утиліта використовує широко відомий формат Zip для стиснення та зберігання електронних повідомлень. Так що ви завжди зможете безпосередньо отримати доступ до ваших повідомлень. Процеси створення та відновлення резервних копій представлені спеціальними майстрами налаштування. Навіть найнедосвідченіший користувач зможе швидко розібратися що до чого, і почати використовувати. KLS Mail Backup безкоштовна лише для особистого використання.

KLS Mail Backup не вміє працювати з протоколами POP та IMAP. Це означає, що ви не зможете безпосередньо з сервера зробити бекап вашої пошти.

Різні продукти для створення бекапів.

MozBackup це утиліта для створення резервних копій таких програм: MozSuite/SeaMonkey, Mozilla Firefox, Mozilla Thunderbird, Netscape, Flock, Sunbird, Spicebird, PostBox та Wyzo. Вона зберігає пошту, закладки, адресні книги, паролі тощо.

Comodo Backup це загального призначення утиліта резервного копіювання, яка дозволяє створювати бекапи електронної пошти (email). Також вам пропонується безкоштовно 5 Гб онлайн-сховища. Comodo працює за рахунок клієнтів, які використовують онлайн-сховища на комерційній основі. Вона підтримує Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Live Mail та OutLook Express. Вона також дозволяє створювати резервні копії файлів та папок.

MailBrowserBackup це проста портативна програма, яка виявляє та пропонує створити резервну копію Internet Explorer, Mozilla Firefox (профіль), Flock, Windows Mail, Windows Contacts (Win 7), Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Opera (браузер та пошта), Apple Safari , Google Chrome, SRWare Iron, FileZilla FTP-клієнт та Windows Live Messenger Plus.

У Windows 7 вам необхідно буде запускати програму від імені адміністратора або того облікового запису, який пов'язаний з Windows Contacts, інакше утиліта не зможе створити бекап для нього.

Microsoft надає безкоштовну програму резервного копіювання для Outlook, яка створює резервні копії ваших pst-файлів. Працює з Outlook 2002 та пізнішими версіями.

Gmail Backup (сайт більш недоступний) це опенсурсне рішення, яке дозволяє за допомогою протоколу IMAP створювати резервні копії ваших електронних листів.

Посібник із швидкого вибору (посилання на завантаження безкоштовних програм для створення бекапів пошти)

MailStore Home

		Резервне копіювання всіх повідомлень електронної пошти з декількох програм та облікових записів. Швидкий пошук. Легкість роботи з бекапами. Резервне копіювання за протоколами POP3 та IMAP (включаючи веб-пошти, такі як Gmail та Yahoo! Mail). Дуже проста у використанні.
		Потрібна Microsoft .NET.
		-------------
		http://www.mailstore.com/en/mailstore-home-email-archiving.aspx
		5,5 MB 8.1 Free для приватного використання тільки Windows 2000 / XP / Vista / 7 / 8

KLS Mail Backup

		Багато популярних поштових клієнтів. Зрозумілий та простий інструмент для створення бекапів. Використовує zip-архіви для зберігання пошти, так що у вас завжди є прямий доступ до листів.
		Не підтримує протоколи POP та IMAP. Це означає, що ви не можете створити бекапи прямо з поштового сервера.