Впровадження корпоративної ІВ, розробленої самостійно чи придбаної в постачальника, найчастіше супроводжується ламкою (перепроектуванням) існуючих для підприємства бізнес-процесів. Доводиться перебудовувати їх під вимоги стандартів та логіку системи, що впроваджується. Зазначимо відразу, що впровадження ІС вирішує низку управлінських та технічних проблем, проте породжує проблеми, пов'язані з людським фактором.

Впровадження інформаційної системи, як правило, значно полегшує управління діяльністю підприємства, оптимізує внутрішні та зовнішні потоки інформаціїліквідує вузькі місця в управлінні. Однак після того, як система успішно встановлена, "обкатана" в роботі та показала свою ефективність, у частини співробітників виявляється небажання використовувати ІВ у роботі. В результаті проведеного реінжинірингу стає ясно, що деякі співробітники великою мірою дублюють роботу інших або зовсім не потрібні. Крім того, використання КІС супроводжується обов'язковим навчанням, але, як показує російський досвід, бажаючих переучуватися не так багато. Ломка старих навичок та щеплення нових – довгий та важкий процес!

Потрібно чітко розуміти, що корпоративна ІС покликана спростити управління організацією, покращити процеси, посилити контроль та забезпечити цим конкурентні вигоди. Тільки з такої точки зору можна оцінювати користь від її застосування.

Наслідуючи цю логіку, стає зрозуміло, що хоча корпоративна ІС призначена в цілому для забезпечення всіх користувачів необхідною інформацією, управління розробкою та впровадження КІС є прерогативою вищого керівництва компанії! Чи це розуміють керівники?

Тут теж доводиться боротися із стереотипами, що живуть. "Навіщо мені корпоративна система, якщо справи на підприємстві так ідуть добре?". "Навіщо щось ламати, якщо все працює?". Але ж ламати найчастіше і не треба. На першому етапі потрібно лише грамотно та коректно формалізувати та перенести ідентифіковані процеси, в рамках яких живе підприємство, у корпоративну ІВ. Подібна формалізація лише відточить, відшліфує вдалі маркетингові та виробничі знахідки, оптимізує. процес управліннята контролю та дозволить надалі проводити цілеспрямовані зміни.

Впровадження нової ІВ - складний процес, що триває від кількох місяців для невеликих ІВ до кількох років для ІВ великих розподілених компаній із широкою номенклатурою продуктів та великою кількістю постачальників. Успіх проекту з розробки (або придбання) та впровадження ІВ багато в чому залежить від готовності підприємства до ведення проекту, особистої зацікавленості та волі керівництва, реальної програми дій, наявності ресурсів, навченого персоналу, здатності до подолання опору на всіх рівнях організації, що склалася.

На цей час склався стандартний набір прийомів застосування ІВ. Основне правило: виконувати обов'язкові фази послідовно та не пропускати жодної з них.

Критично важливими для впровадження є такі фактори:

• наявність чітко сформульованих цілей проекту та вимог до ІВ;
• наявність стратегії впровадження та використання ІВ;
• проведення передпроектного обстеження підприємства та побудови моделей "Як є" та "Як буде";
• планування робіт, ресурсів та контроль виконання плану впровадження;
• участь вищого керівництва у впровадженні системи;
• проведення робіт з впровадження ІВ спеціалістами з інтегрування систем спільно із спеціалістами підприємства;
• регулярний моніторинг якості виконуваних робіт;
• швидке одержання позитивних результатів хоча б у частині впроваджених модулів ІС або у процесі її дослідної експлуатації.

Перед початком розробки проекту впровадженнянеобхідно:

• максимально формалізувати цілі проекту впровадження ІВ;
• оцінити мінімально необхідні витрати та статті витрати;
• встановити високий пріоритет проекту впровадження перед рештою поточних проектів;
• наділити керівника проектумаксимально можливими повноваженнями;
• провести масову просвітницьку роботу з персоналом підприємства з метою довести до кожного важливість та необхідність майбутніх перетворень;
• розробити організаційні заходи щодо застосування нових інформаційних технологій;
• розподілити персональну відповідальність по всіх етапах впровадження та дослідної експлуатації.

Необхідно також визначити функціональні сфери впровадження модулів інформаційної системи:

• організаційне управління;
• організаційно-адміністративне забезпечення;
• управління бізнес-процесами;
• управлінський, планово-фінансовий та бухгалтерський облік;
• управління персоналом;
• управління документацією;
• управління матеріально- технічним забезпеченням;
• управління зв'язками з клієнтами та зовнішнім середовищем.

Крім того, що перераховано вище, треба задати технологічні вимоги до впровадження ІВ:

• системна платформа- впровадження та адаптація готового рішення від виробника або розробка на замовлення відповідно до технічним завданнямзамовника;
• інтегрованість- дані зберігаються та обробляються в єдиному інформаційному просторі; це забезпечує їхню повноту, несуперечність, достовірність та можливість багаторазового використання; система може включати в себе знову розроблені і вже використовувані технології та програми;
• адаптованість- система налаштовується відповідно до вимогами замовниката на особливості інформаційного поля замовника;
• розподіленість- система може ефективно функціонувати у територіально віддалених підрозділах та філіях підприємства;
• масштабованість- система може виконуватися у вигляді каркаса, що містить базові модулі, і доповнюватися відповідно до вимог зовнішнього і внутрішнього середовища, що змінюється.

Основні фази впровадження інформаційної системи

Фаза "Попередні роботи з підготовки проекту впровадження ІВ". У ході передпроектного обстеження підприємства (рис. 8.4) відбувається збір докладної інформації про структурну побудову організації, функціональні зв'язки, систему управління, про основні бізнес-процеси, про потоки всередині підприємства (Control Flow, Data Flow, Data Flow ), необхідної для побудови відповідних моделей та вибору об'єктів для автоматизації. Оцінюються терміни, ресурси, види та обсяги робіт, номенклатура та вартість програмно-апаратних та телекомунікаційних засобів, вартість навчання персоналу тощо.

Фаза "Підготовка проекту". Після завершення першої фази здійснюється попереднє планування та формування процедур запуску проекту:

• формування проектної та експертної груп;
• розподіл повноважень та відповідальності;
• визначення організаційно-технічних вимог до процесу впровадження;
• уточнення специфікацій та очікувань замовника;
• навчання групи впровадження, що складається із спеціалістів підприємства-замовника.

Останній дуже важливий момент чомусь часто пропускається при складанні плану впровадження. Адже від нього великою мірою залежить успіх усього проекту! Після початку фінансування проект вважається запущеним до виконання.

Фаза "Концептуальне опрацювання проекту". Протягом цієї фази:

• формується та затверджується концептуальний проект;
• досягається обов'язкове однозначне розуміння намірів усіх учасників проекту щодо впроваджуваної ІС;
• уточнюються та конкретизуються цілі та завдання проекту;
• визначаються розміри прототипу системи;
• узгоджуються укрупнений план роботи, послідовність етапів та умови дослідної експлуатації, планово-фінансові та звітні показники;

При цьому всі ці дії Обов'язководокументуються, узгоджуються та затверджуються всіма зацікавленими та відповідальними сторонами.

Фаза "Реалізація проекту". Під час проведення основних робіт із впровадження створюється, встановлюється та конфігурується системне середовище, визначаються процедури системного адміністрування, встановлюються основні програмно-апаратні комплекси та додатки. У системі налаштовуються організаційно-штатні та організаційно- функціональні структурипідприємства з використанням таких організаційних одиниць, як філія, департамент, відділ, робоча група тощо.

Управління інформаційними системами

Практично у будь-якій сучасній організації ми можемо спостерігати тісне переплетення інформаційних технологій та бізнес-процесів основної діяльності. Тому впровадження (заміна) інформаційної системи виявляється серйозним перетворенням, що часто торкається різноманітних сфер діяльності підприємства. Як наслідок, у багатьох випадках воно стає складним та болючим процесом. Проте проблеми, що виникають під час впровадження системи, вже досить добре вивчені, і нині створено ефективні методики їх вирішення, об'єднані у відповідних стандартах (методологіях).

Впровадження інформаційної системи - це не просто інсталяція ПЗ, а також і комплекс трудомістких заходів як з реінжинірингу бізнес-процесів підприємства і доопрацювання програмних засобів, що впроваджуються, так і навчання співробітників підприємства роботі з системою.

Починаючи розглядати питання, пов'язані з організацією впровадження інформаційних систем, слід передусім уточнити значення терміна "інформаційна система". На жаль, досі під інформаційною системою найчастіше мають на увазі програмний пакет, що зовсім не відповідає істині і не дозволяє сформувати правильне уявлення про завдання проекту впровадження.

Інформаційна система є складним комплексом різнорідних складових, які взаємодіють між собою і створюють необхідні споживачеві властивості системи. Інформаційну систему слід розглядати як всю інфраструктуру підприємства, що задіяна в процесі управління інформаційно-документальними потоками і включає:

Технологічні елементи, що забезпечують функціонування системи:

Інформаційну модель предметної галузі;

Кадрові ресурси, що відповідають за формування та розвиток інформаційної моделі;

Програмний комплекс;

кадрові ресурси, що відповідають за конфігурування програмного комплексу;

Апаратно-технічну базу;

Експлуатаційно-технічні кадрові ресурси;

Управлінські елементи, які забезпечують організацію експлуатації системи:

Регламент розвитку інформаційної моделі та правила внесення до неї змін;

Регламент технічної та користувальницької підтримки програмного комплексу;

Регламент внесення змін до конфігурації програмного комплексу та складу його функціональних модулів;

Регламент використання програмного комплексу та інструкції користувача;

Регламент навчання та сертифікації користувачів.

Завдання проекту впровадження інформаційної системи включає створення (адаптацію) і запуск у продуктивну експлуатацію всіх перерахованих вище елементів. Про складність цього завдання свідчить відома з результатів досліджень Standish Group невтішна статистика успішності ІТ-проектів: 1998 року лише 26% проектів завершилися вчасно, не перевищили бюджет і забезпечили реалізацію передбачених функцій.

Джерела проблем при впровадженні інформаційної системи охоплюють різні аспекти приватного проекту та діяльності компанії загалом. До них можна віднести:

відсутність постановки менеджменту для підприємства;

Необхідність у частковій чи повній реорганізації структури підприємства;

Необхідність зміни технології бізнесу у різних аспектах;

Опір працівників підприємства;

тимчасове збільшення навантаження на співробітників під час впровадження системи;

Необхідність у формуванні кваліфікованої групи впровадження та супроводу системи, вибір сильного керівника групи.

Крім того, в процесі впровадження існує необхідність реалізації єдиної ІТ-стратегії підприємства, яка дозволить адекватно поєднувати розвиток (створення) програмної та апаратної частин системи паралельно з комплексом робіт з розвитку існуючої ІТ-інфраструктури компанії.

Значна частина проблем проектів впровадження обумовлена ​​досить типовими помилками, які відомі, проте часто повторюються:

Проектування систем без урахування стратегії розвитку бізнесу – необхідно представляти структуру та масштаби бізнесу у перспективі як мінімум на 3 роки;

Порушення принципу побудови системи "згори-донизу" і, як наслідок, відсутність інформаційної підтримки прийняття управлінських рішень на верхніх рівнях управління;

Надмірне захоплення реінжинірингом бізнес-процесів і часом невиправдане їхнє підпорядкування вимогам стандартної функціональності базової ERP-системи;

Кардинальна переробка базової функціональності системи ERP;

Нереалістичні очікування через неправильну оцінку економічної ефективності впровадження ERP-системи.

У той же час накопичений досвід впровадження інформаційних систем свідчить про наявність сталої групи факторів успіху таких проектів і, як наслідок, можливість формування технології успішного управління проектом впровадження з урахуванням цих факторів. Раціональна організація проектів впровадження інформаційних систем описується у стандартах (міжнародних, державних, корпоративних), які часто називають методологіями впровадження.

Чинники успіху проекту впровадження

Тетодології застосування зазвичай розробляються провідними виробниками інформаційних систем з урахуванням особливостей їх програмних продуктів, і навіть сфери застосування. Позитивна сторона таких стандартів – їхня практична спрямованість. Вони є глибоко опрацьовані, перевірені, багаторазово апробовані робочі інструкції та шаблони проектних документів. Такі стандарти зазвичай далекі від теоретичних абстракцій, орієнтовані особливості конкретних систем, містять найкращий досвід. Але стандарти мають і негативні сторони: навіть методології, призначені для систем, близьких за класом, не взаємозамінні. Наприклад, методологія впровадження системи Microsoft Axapta спрямована багато в чому управління налаштуваннями модулів і доопрацюваннями; а при впровадженні функціонально подібних модулів SAP або ORACLE EBS превалює ідеологія бізнес-реінжинірингу, при якому організації пропонується змінювати свої бізнес-процеси, адаптуючи їх під "кращий досвід", зафіксований у системі. Як найбільш відомі приклади методологій можна навести наступний, далеко не вичерпний перелік:

Розробки компанії Microsoft – методології "OnTarget", "MSF (Microsoft Solutions Framework)", "Business Solutions Partner Methodology";

Розробки компанії SAP – методології "Процедурна модель SAP", "ASAP (Accelerated SAP)";

Розробка компанії Oracle - комплекс методологій "Oracle Method".

Така різноманітність стандартів дозволяє організаціям вибрати на їх основі раціональну стратегію та сформувати власні процедури впровадження, тобто не "винаходити велосипед" і водночас забезпечити конкурентні переваги. Адаптація методологій до потреб конкретного підприємства полягає не так у перекладі текстів і шаблонів документів російською мовою, як у коригуванні підходів з урахуванням російських умов. При цьому зазвичай переглядаються терміни і послідовність завдань, що рекомендуються стандартами, створюються методики збору, верифікації та перетворення вихідних даних, розробляються рішення щодо інтеграції з успадкованими системами.

Для Замовника інформаційної системи основними результатами використання методології є:

Створення рішення, що оптимально відповідає вимогам клієнта;

Максимально ефективне використання ресурсів проекту;

Мінімізація термінів та витрат на впровадження;

Зменшення ризиків проекту.

У той же час організація роботи відповідно до документально зафіксованої методології виявляється корисною і для розробника системи:

З'являється методична база на навчання нових співробітників стандартним методам впровадження;

Скорочуються внутрішні витрати на організацію та реалізацію проектів;

Поліпшується взаємодія та взаєморозуміння між членами проектної групи;

Підвищується ефективність спільного використання ресурсів між проектами, командами.

Незважаючи на різноманітність існуючих методологій, їх зміст включає такі компоненти: опис складу і структури комплексу робіт проекту впровадження, правила управління таким проектом, організаційну структуру команди впровадження.

Структурування комплексу робіт полягає насамперед у виділенні фаз (етапів) проекту. Розбиття проекту на фази (тривалістю 3-4 місяці) обумовлено високою складністю проектів та значними витратами часу на впровадження інформаційних систем, дозволяє отримати значні результати у більш стислий термін та реалізувати наступні переваги в організації проекту:

Дані проектної документації не старіють;

Після виконання кожної фази проекту з'являється можливість уточнити чи скоригувати завдання до вирішення наступних фаз;

Знижуються проектні ризики, зумовлені організаційними змінами для підприємства Замовника під час проекту;

Оптимізуються бюджет проекту та графік платежів.

Склад етапів проекту та розподіл робіт по етапах залежить від конкретної методології, проте можна виділити типовий склад етапів, які в тій чи іншій мірі присутні у всіх методологіях і визначаються логікою впровадження. Це етапи визначення проекту, обстеження об'єкта автоматизації, аналізу результатів обстеження та розробки дизайну системи, створення (налаштування) системи, запуску системи в експлуатацію, супроводу системи.

Наступним кроком є ​​виділення процесів (комплексів робіт), що виконуються на різних етапах проектів. Склад і послідовність виконання процесів визначаються конкретною методологією і є основою для планування проекту - для побудови ієрархічної структури робіт.

Таким чином, методологія впровадження будується як перетин двох різних галузей знань: специфічної технології створення продукту – інформаційної системи – та досить універсальної технології управління проектною діяльністю.

Складові методології впровадження

Основні етапи впровадження інформаційної системи

1. Виявлення основних інформаційних потоків на підприємстві, формування бази основної нормативно-довідкової документації та її звіряння.

У ході даного етапу визначаються основні інформаційні потоки підприємства та проблеми, які можуть виникнути під час впровадження (наприклад, відсутність первинних документів, нормативно-довідкової документації, стандартів та ін.). Формується та звіряється база основної нормативно-довідкової документації. За результатами даного обстеження формується документ, який підписується всіма учасниками проекту впровадження, який описує всі виявлені проблеми та намічає шляхи їх ліквідації. Від якості проведення даного етапу та повноти підготовленого документа часто залежить успіх усього проекту загалом. Слід сказати, що необхідною умовою успішності проекту впровадження є його докладне документування.

2. Побудова інформаційно-функціональної моделі діяльності підприємства (IDEF), опис та оптимізація процесів, що піддаються автоматизації.

Крім побудови інформаційно-функціональної моделі діяльності підприємства, на даному етапі розробляється та узгоджується налаштування довідників та класифікаторів системи. При необхідності ухвалюються рішення про зміну існуючих практик обліку або функціональних моделей. Тут дуже важлива наявність корпоративних стандартів (яких в Україні зазвичай не існує). На цьому етапі обов'язково мають бути створені чи проаналізовані на повноту корпоративні стандарти обліку. Це завдання може виконати лише добре навчений персонал чи зовнішні консультанти. Головною вимогою в даному випадку є наявність усіх необхідних для функціонування системи довідників та класифікаторів (єдиного класифікатора продукції, товарів та матеріалів; плану рахунків та аналітичних ознак бухгалтерського обліку; довідників дебіторів та кредиторів, довідника основних господарських операцій, стандартів обліку руху матеріальних та грошових цінностей та і т.д.) та відповідність принципів їх організації вимогам системи.

Моделювання бізнес-процесів підприємства також дуже бажане, оскільки воно дозволяє добре підготуватися до впровадження. Моделювання має проводитися добре навченими співробітниками підприємства_замовника із залученням висококваліфікованих консультантів та з прив'язкою створеної моделі до стандартів бізнесу та до майбутньої системи. Після навчання впроваджувальна група розробляє детальний план проекту впровадження, до якого включені такі питання, як обов'язки учасників проекту, терміни початку та закінчення робіт, а також інші завдання, що випливають з них, паралельно розв'язувані. Робота проводиться спільно групою впровадження та зовнішніми консультантами.

3. Виконання пілотного проекту.

У цій стадії повністю моделюється вся діяльність підприємства. В окремих підрозділах підприємства в систему вводяться фактичні дані (в обмеженому обсязі) та послідовно тестуються бізнес-функції шляхом моделювання реальних ситуацій діяльності підприємства (в умовах максимально наближених до дійсності). Відпрацьовується взаємна робота підрозділів з урахуванням тестових пілотних прикладів. На основі результатів виконання пілотного прикладу керівництво підприємства приймає рішення про повномасштабне впровадження системи.

4. Адаптація системи для підприємства.

У ході етапу здійснюється налаштування системи відповідно до плану проекту впровадження та тестування окремих модулів та функцій групою впровадження. Кінцеві користувачі навчаються працювати з налагодженою системою безпосередньо на робочих місцях. При цьому вже має бути встановлена ​​і налаштована система розмежування доступу кінцевих користувачів до інформації. Навчання проводиться членами групи запровадження – співробітниками підприємства-замовника.

5. Досвідчена експлуатація ERP_системи.

У ході цього етапу замовник повинен переконатися у повній відповідності функціональності, отриманої в результаті налаштування системи, вимог підприємства. На цьому етапі зберігається подвійне введення даних у стару та нову системи. У ході дослідної експлуатації: генеруються стандартні звіти (за допомогою ERP_системи та звичайними способами) та проводиться верифікація даних; система поступово вводиться в експлуатацію по окремих ділянках обліку або управління; документуються інструкції щодо ведення робочих місць та коригуються посадові інструкції учасників облікового процесу тощо.

6. Введення системи у промислову експлуатацію.

Складається план переведення впровадженої системи в промислову експлуатацію, а також визначаються процедури робіт та план-графік переходу кінцевих користувачів на роботу в новій системі. Потім ці плани послідовно реалізуються. Конвертуються найнеобхідніші дані з успадкованих систем.

7. Супровід промислової експлуатації.

Сучасні вимоги до будь-якої компанії, що розраховує зайняти впевнені позиції на сучасному ринку, припускають готовність реалізувати конкретні цілі, а також готовність перетворювати свою діяльність, впроваджуючи нові досягнення. Насамперед це стосується високих технологій, що дозволяють здебільшого не лише полегшити виконання окремих завдань, а й знизити витрати підприємства загалом.

У зв'язку з цим керівники все частіше звертають увагу на необхідність запровадження інформаційних систем у процес. Однак цей процес вимагає певної підготовки, крім того, сам процес впровадження має відбуватися з урахуванням деяких особливостей бізнесу.

Впровадження будь-якої нової інформаційної системи має відбуватися лише після того, як буде сформульовано коло конкретних завдань, які має вирішити система. Необхідно чітке розуміння того, які саме процеси зможе оптимізувати чи покращити впроваджена інформаційна система.

Виходячи з цього, можна краще спланувати процес впровадження, а також врахувати, скільки саме часу піде на це, а також на освоєння нової системи. За підсумками цього розраховується економічна доцільність цієї операції.

Якщо використання нової системи відповідає стратегічним завданням, її використання повністю обґрунтовано, а сама компанія готова до освоєння, то можна приступати до наступного етапу.

Загальна характеристика проектів запровадження інформаційних систем.

Завдання проекту впровадження інформаційної системи включає створення (адаптацію) і запуск у продуктивну експлуатацію всіх перерахованих вище елементів. Про складність цього завдання свідчить відома з результатів досліджень Standish Group невтішна статистика успішності ІТ-проектів: 1998 року лише 26% проектів завершилися вчасно, не перевищили бюджет і забезпечили реалізацію передбачених функцій.

Джерела проблем при впровадженні інформаційної системи охоплюють різні аспекти приватного проекту та діяльності компанії загалом. До них можна віднести:

• · Відсутність постановки менеджменту на підприємстві;
• · Необхідність у частковій або повній реорганізації структури підприємства;
• · Необхідність зміни технології бізнесу в різних аспектах;
• · Опір співробітників підприємства;
• · тимчасове збільшення навантаження на співробітників під час впровадження системи;
• · Необхідність у формуванні кваліфікованої групи впровадження та супроводу системи, вибір сильного керівника групи.

Крім того, в процесі впровадження існує необхідність реалізації єдиної ІТ-стратегії підприємства, яка дозволить адекватно поєднувати розвиток (створення) програмної та апаратної частин системи паралельно з комплексом робіт з розвитку існуючої ІТ-інфраструктури компанії.

Значна частина проблем проектів впровадження зумовлена ​​досить типовими помилками, які відомі, проте часто повторюються:

• · Проектування систем без урахування стратегії розвитку бізнесу - необхідно представляти структуру та масштаби бізнесу в перспективі як мінімум на 3 роки.
• · Порушення принципу побудови системи «зверху-вниз» і, як наслідок, відсутність інформаційної підтримки прийняття управлінських рішень на верхніх рівнях управління;
• · Надмірне захоплення реінжинірингом бізнес-процесів і часом невиправдане їх підпорядкування вимогам стандартної функціональності базової ERP-системи;
• · Кардинальна переробка базової функціональності ERP-системи;
• · Нереалістичні очікування внаслідок неправильної оцінки економічної ефективності впровадження ERP-системи.

У той же час накопичений досвід впровадження інформаційних систем свідчить про наявність сталої групи факторів успіху таких проектів і, як наслідок, можливість формування технології успішного управління проектом впровадження з урахуванням цих факторів (рис. 2). Раціональна організація проектів впровадження інформаційних систем описується у стандартах (міжнародних, державних, корпоративних), які часто називають методологіями впровадження.

Мал. 2. Чинники успіху проекту впровадження

Призначення та склад методологій впровадження.

Методології застосування зазвичай розробляються провідними виробниками інформаційних систем з урахуванням особливостей їх програмних продуктів, і навіть сфери застосування. Позитивна сторона таких стандартів - їхня практична спрямованість. Вони є глибоко опрацьовані, перевірені, багаторазово апробовані робочі інструкції та шаблони проектних документів. Такі стандарти зазвичай далекі від теоретичних абстракцій, орієнтовані особливості конкретних систем, містять найкращий досвід. Але стандарти мають і негативні сторони: навіть методології, призначені для систем, близьких за класом, не взаємозамінні. Наприклад, методологія впровадження системи Microsoft Axapta спрямована багато в чому управління налаштуваннями модулів і доопрацюваннями; а при впровадженні функціонально подібних модулів SAP або ORACLE EBS превалює ідеологія бізнес-реінжинірингу, при якому організації пропонується змінювати свої бізнес-процеси, адаптуючи їх під кращий досвід, зафіксований в системі. Як найбільш відомі приклади методологій можна навести наступний, далеко не вичерпний перелік:

• · Розробки компанії Microsoft - методології "OnTarget", "MSF (Microsoft Solutions Framework)", "Business Solutions Partner Methodology";
• · Розробки компанії SAP - методології «Процедурна модель SAP», «ASAP (Accelerated SAP)»;
• · Розробки компанії Oracle - комплекс методологій «Oracle Method».

Така різноманітність стандартів дозволяє організаціям вибрати з їхньої основі раціональну стратегію і сформувати власні процедури застосування, тобто. не «винаходити велосипед» і водночас забезпечити конкурентні переваги. Адаптація методологій до потреб конкретного підприємства полягає не так у перекладі текстів і шаблонів документів російською мовою, як у коригуванні підходів з урахуванням російських умов. При цьому зазвичай переглядаються терміни і послідовність завдань, що рекомендуються стандартами, створюються методики збору, верифікації та перетворення вихідних даних, розробляються рішення щодо інтеграції з успадкованими системами.

Для Замовника інформаційної системи основними результатами використання методології є:

• · Створення рішення, що оптимально відповідає вимогам клієнта;
• · максимально ефективне використання ресурсів проекту;
• · Мінімізація термінів та витрат на впровадження;
• · Зменшення ризиків проекту.

У той же час організація роботи відповідно до документально зафіксованої методології виявляється корисною і для розробника системи:

• · З'являється методична база для навчання нових співробітників стандартним методам впровадження;
• · скорочуються внутрішні витрати на організацію та реалізацію проектів;
• · Поліпшується взаємодія та взаєморозуміння між членами проектної групи;
• · Підвищується ефективність спільного використання ресурсів між проектами, командами.

Незважаючи на різноманітність існуючих методологій, їх зміст включає такі стандартні компоненти: опис складу і структури комплексу робіт проекту впровадження, правила управління таким проектом, організаційну структуру команди впровадження.

Структурування комплексу робіт полягає, насамперед у виділенні фаз (етапів) проекту. Розбиття проекту на фази (тривалістю 3-4 місяці) обумовлено високою складністю проектів та значними витратами часу на впровадження інформаційних систем, дозволяє отримати значні результати у більш стислий термін та реалізувати наступні переваги в організації проекту:

• · Дані проектної документації не старіють;
• · Після виконання кожної фази проекту з'являється можливість уточнити чи скоригувати завдання до вирішення на наступних фазах;
• · знижуються проектні ризики, зумовлені організаційними змінами на підприємстві Замовника під час проекту;
• · Оптимізуються бюджет проекту та графік платежів.

Склад етапів проекту та розподіл робіт по етапах залежить від конкретної методології, проте можна виділити типовий склад етапів, які в тій чи іншій мірі присутні у всіх методологіях і визначаються логікою впровадження. Це етапи визначення проекту, обстеження об'єкта автоматизації, аналізу результатів обстеження та розробки дизайну системи, створення (налаштування) системи, запуску системи в експлуатацію, супроводу системи.

Наступним кроком є ​​виділення процесів (комплексів робіт), що виконуються на різних етапах проектів. Склад і послідовність виконання процесів визначаються конкретною методологією і є основою для планування проекту - для побудови ієрархічної структури робіт.

Таким чином, методологія впровадження будується як перетин двох різних галузей знань: специфічної технології створення продукту - інформаційної системи - і досить універсальної технології управління проектною діяльністю (рис. 3).

Мал. 3.

Виходячи з цього використання інформаційних процесів досить складний і трудомісткий процес, що вимагає постійної модернізації обслуговування. Що складається з безлічі факторів і аспектів, ігноруючи які можна порушити структуру всього виробництва і призвести якщо не до руйнування підприємства, то, як мінімум, до непотрібних витрат.

ТАВРИЧНИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ім. В.І. ВЕРНАДСЬКОГО

Економічний факультет

кафедра економічної кібернетики

денне відділення

МАЛЮКІВ СЕРГІЙ ІВАНОВИЧ

ВПРОВАДЖЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ (СИСТЕМ) У ДІЯЛЬНІСТЬ ПІДПРИЄМСТВА

Курсова робота

Студент 2 курсу, гр. 201К ______________ Малишев С.І.

Науковий керівник,

доцент, к.ф.-м.н. ______________ Круліковський О.П.

Сімферополь, 2009

ВСТУП ……………………………………………………………………….3

ГЛАВА 1

ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ ТА ТЕХНОЛОГІЇ В ЕКОНОМІЦІ ………………………………………………………………...6

1.1. Історія розвитку інформаційних систем…………………………..... 6

1.2. Класифікація інформаційних технологій та систем……………..... 8

1.3. Види інформаційних систем в організації………………………... 16

1.4. Потенційні споживачі інформаційних технологій………… 19

1.5. Досвід використання інформаційних систем ………………………. 21

РОЗДІЛ 2

ВИБІР, ВПРОВАДЖЕННЯ ТА ЕКСПЛУАТАЦІЯ ІНФОРМАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ …………………………………………………………………...22

2.1. Проблема вибору інформаційної системы…………………………. 22

2.2. Критерії вибору системи…………………………………………….... 24

2.3. Методи застосування системи…………………………………………….. 27

2.4. Етапи застосування інформаційної системы…………………………. 30

ВИСНОВОК………………………………………………………………………….…32

СПИСОК ДЖЕРЕЛ……………………………………………………………...35

Вступ

Перехід до ринкових відносин в економіці та науково-технічний прогрес надзвичайно прискорили темпи впровадження у всі сфери соціально-економічного життя суспільства останніх досягнень у галузі інформатизації. Термін «інформатизація» вперше з'явився під час створення локальних багатотермінальних інформаційно-обчислювальних систем та мереж масового обслуговування.

Інформатизація в галузі управління економічними процесами передбачає, перш за все, підвищення продуктивності праці працівників за рахунок зниження співвідношення вартість/виробництво, а також підвищення кваліфікації та професійної грамотності зайнятих управлінською діяльністю фахівців. У розвинених країнах проходять одночасно дві взаємно пов'язані революції: в інформаційних технологіях та у бізнесі, взаємно допомагаючи один одному.

Інформаційні технології існували давно, тому з розвитком комп'ютерів та засобів зв'язку почали з'являтися різні варіації: «інформаційні та комунікаційні технології», «комп'ютерні інформаційні технології» та ін. У цій роботі під інформаційними технологіями розумітимемо сучасне значення, тобто інтеграцію комп'ютерів, електроніки та засобів зв'язку.

Існує безліч визначень даному терміну, наприклад:

Інформаційна технологія – системно організована для вирішення завдань управління сукупність методів та засобів реалізації операцій збору, реєстрації, передачі, накопичення, пошуку, обробки та захисту інформації на базі застосування розвиненого програмного забезпечення, використовуваних засобів обчислювальної техніки та зв'язку, а також способів, за допомогою якого інформація пропонується клієнтам.

Існує зв'язок між інформаційними технологіями та менеджментом. Менеджеру весь час доводиться приймати рішення в умовах великої невизначеності: інфляція, зміни валютного курсу, зміна податкових та правових умов роботи, та й конкуренти не сплять. Комп'ютери можуть швидко і точно прораховувати варіанти і давати таким чином відповіді на всілякі питання подібного типу. У цьому, мабуть, одна з головних переваг комп'ютера над людиною.

Для нової інформаційної технології характерні:

Робота користувача як маніпулювання;

Наскрізна інформаційна підтримка на всіх етапах проходження інформації на основі інтегрованих баз даних, що передбачають єдину уніфіковану форму подання, зберігання, пошуку, відображення, відновлення та захисту даних;

Безпаперовий процес опрацювання документів;

Інтерактивний режим розв'язання задач;

Можливості колективного виконання документів на основі мережевої технології клієнт-сервер, об'єднаних засобами комунікації;

Можливості адаптивної перебудови форм і способу подання інформації в процесі вирішення задачі.

Незамінність комп'ютерної технології в тому, що вона дає можливість оптимізувати та раціоналізувати управлінську функцію за рахунок застосування нових засобів збирання, передачі та перетворення інформації.

Що може дати використання інформаційної системи?

Зниження загальних витрат підприємства у ланцюзі поставок (при закупівлях),

Підвищення швидкості товарообігу,

Скорочення надлишків товарних запасів до мінімуму,

Збільшення та ускладнення асортименту продукції,

Поліпшення якості продукції,

Виконання замовлень у строк та підвищення загальної якості обслуговування замовників.

Реформа методів управління економічними об'єктами спричинила у себе як перебудову організації процесу автоматизації управлінської діяльності, а й поширення нових форм реалізації цієї діяльності. Мета цієї роботи дослідити – методи впровадження нової інформаційної системи, розглянути результати її використання.

1.1. Історія розвитку інформаційних систем

Історія розвитку інформаційних систем та цілі їх використання на різних періодах представлені в таблиці 1.

Таблиця 1. Зміна підходу до використання інформаційних систем

Період часу	Концепція використання інформації	Вид інформаційних систем	Ціль використання
1980 - ?? мм.	Паперовий потік розрахункових документів Основна допомога у підготовці звітів Управлінський контроль реалізації (продажів) Інформація - стратегічний ресурс, що забезпечує конкурентну перевагу	Інформаційні системи обробки розрахункових документів на електромеханічних бухгалтерських машинах Управлінські інформаційні системи для виробничої інформації Системи підтримки прийняття рішень Системи для вищої ланки Управління Стратегічні інформаційні системи. Автоматизовані офіси	Підвищення швидкості обробки документів Спрощення процедури обробки рахунків та розрахунку зарплати Прискорення процесу підготовки звітності Вироблення найбільш раціонального рішення Виживання та процвітання фірми

Перші інформаційні системи з'явилися торік у 50-х гг. У ці роки вони були призначені для обробки рахунків та розрахунку зарплати, а реалізовувалися на електромеханічних бухгалтерських рахункових машинах. Це призводило до деякого скорочення витрат та часу на підготовку паперових документів.

60-ті роки. знаменуються зміною ставлення до інформаційних систем. Інформація, отримана з них, стала застосовуватись для періодичної звітності за багатьма параметрами. Для цього організаціям потрібно комп'ютерне обладнання широкого призначення, здатне обслуговувати безліч функцій, а не лише обробляти рахунки та рахувати зарплату, як було раніше.

У 70-х – на початку 80-х рр. ХХ ст. інформаційні системи починають широко використовуватися як засіб управлінського контролю, що підтримує та прискорює процес прийняття рішень.

До кінця 80-х років. Концепція використання інформаційних систем знову змінюється. Вони стають стратегічним джерелом інформації та використовуються на всіх рівнях організації будь-якого профілю. Інформаційні системи цього періоду, надаючи вчасно потрібну інформацію, допомагають організації досягти успіху у своїй діяльності, створювати нові товари та послуги, знаходити нові ринки збуту, забезпечувати собі гідних партнерів, організовувати випуск продукції за низькою ціною та багато іншого.

Інформаційні технології в даний час можна класифікувати за низкою ознак, зокрема: способу реалізації в інформаційній системі, ступеня охоплення завдань управління, класам реалізованих технологічних операцій, типу інтерфейсу користувача, варіантам використання мережі ЕОМ, предметної області, що обслуговується.

Таблиця 2. Класифікація інформаційних технологій.

ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ	За способом реалізації в ІВ	Традиційні
		Нові інформаційні технології
	За рівнем охоплення завдань управління	Електронна обробка даних
		Автоматизація функцій керування
		Підтримка ухвалення рішень
		Електронний офіс
		Експертна підтримка
	За класом реалізованих технологічних операцій	Робота з текстовим редактором
		Робота з табличним процесором
		Робота з СУБД
		Робота з графічними об'єктами
		Мультимедійні системи
		Гіпертекстові системи
	За типом інтерфейсу користувача	Пакетні
		Діалогові
	За способом побудови мережі	Локальні
		Багаторівневі
		Розподілені
	По предметним областям, що обслуговуються	Бухгалтерський облік
		Банківська діяльність
		Податкова діяльність
		Страхова діяльність

Розглянемо зв'язок між інформаційними системами та інформаційними технологіями.

Економічна інформаційна система – це сукупність внутрішніх та зовнішніх потоків прямого та зворотного інформаційного зв'язку економічного об'єкта, методів, засобів, фахівців, що беруть участь у процесі обробки інформації та вироблення управлінських рішень.

Автоматизована інформаційна система є сукупністю інформації, економіко-математичних методів і моделей, технічних, програмних, технологічних засобів та фахівців, призначену для обробки інформації та прийняття управлінських рішень.

Таким чином, інформаційна система може бути визначена з технічної точки зору як набір взаємопов'язаних компонентів, які збирають, обробляють, запасають та розподіляють інформацію, щоб підтримати прийняття рішень та управління в організації. На додаток до підтримки прийняття рішень, координації та управління інформаційні системи можуть також допомагати менеджерам проводити аналіз проблеми, роблять видимими комплексні об'єкти та створюють нові вироби.

Інформаційні системи містять інформацію про значних людей, місця та об'єкти всередині організації або в навколишньому середовищі. Інформацією ми називаємо дані, перетворені на форму, яка є значущою та корисною для користувачів. Дані, навпаки, є потоками сирих фактів, що представляють результати, що зустрічаються в організаціях або у фізичному середовищі, перш ніж вони були організовані та перетворені на форму, яку користувачі можуть розуміти та використовувати.

За джерелами надходження інформацію можна поділити на зовнішню та внутрішню. Зовнішня інформація складається з директивних вказівок вищих органів, різних матеріалів центральних та місцевих органів управління, документів, що надходять з інших організацій та підприємств-суміжників. Внутрішня інформація відображає дані про хід виробництва на підприємстві, виконання плану, про роботу цехів, ділянок служб, про збут виробництва.

Усі види інформації, яка потрібна на управління підприємстві, є інформаційну систему. Система управління та система інформації на будь-якому рівні управління утворює єдність. Управління без інформації неможливе.

Три процесу в інформаційній системі виробляють інформацію, якої потребують організації для прийняття рішень, управління, аналізу проблем та створення нових виробів або послуг, - це введення, обробка та виведення.

Введення інформації із зовнішніх або внутрішніх джерел;

Обробка вхідної інформації та подання її у зручному вигляді;

Виведення інформації для подання споживачам або передачі до іншої системи;

Зворотний зв'язок - це інформація, перероблена людьми цієї організації для корекції вхідної інформації.

Мал. 1. Процеси в інформаційній системі

У процесі введення фіксуються або збираються неперевірені відомості всередині організації чи зовнішнього оточення. У процесі обробки цей сирий матеріал перетворюється на більш значну форму. На стадії виведення оброблені дані передаються персоналу чи процесам, де вони використовуватимуться. Інформаційні системи також потребують зворотного зв'язку, який є обробленими даними, що повертаються, потрібними для того, щоб пристосувати елементи організації для допомоги в оцінці або виправленні оброблених даних.

Інформаційна система визначається такими властивостями:

Будь-яка інформаційна система може бути піддана аналізу, побудована та керована на основі загальних принципів побудови систем;

Інформаційна система є динамічною та розвивається;

При розбудові інформаційної системи необхідно використовувати системний підхід;

Вихідною продукцією інформаційної системи є інформація, на основі якої ухвалюються рішення;

Інформаційну систему слід сприймати як людино-комп'ютерну систему обробки інформації.

Існують формальні та неформальні організаційні комп'ютерні інформаційні системи. Формальні системи спираються на прийняті та впорядковані дані та процедури збору, зберігання, виготовлення, розповсюдження та використання цих даних.

Неформальні інформаційні системи (типу пліток) засновані на неявних угодах та неписаних правилах поведінки. Немає жодних правил, що є інформацією або як вона накопичуватиметься і оброблятиметься. Такі системи необхідні життя організації. До інформаційних технологій вони мають дуже віддалене відношення.

Хоча комп'ютерні інформаційні системи використовують комп'ютерні технології, щоб переробити неперевірені відомості на значну інформацію, існує відчутна різницю між комп'ютером і комп'ютерної програмою, з одного боку, та інформаційної системою – з іншого. Електронні обчислювальні машини та програми для них – технічна основа, інструментальні засоби та матеріали сучасних інформаційних систем. Комп'ютери забезпечують обладнання для зберігання та виготовлення інформації. Комп'ютерні програми або програмне забезпечення є наборами посібників з обслуговування, які керують роботою комп'ютерів. Але комп'ютери лише частина інформаційної системи.

З позиції ділового бачення інформаційна система є організаційними та управлінськими рішеннями, заснованими на інформаційних технологіях, у відповідь на виклик, що посилається навколишнім середовищем. Розуміти інформаційні системи – це не означає бути грамотним у використанні комп'ютерів, менеджер повинен ширше розуміти сутність організації, управління та технологій інформаційних систем та їхню можливість забезпечити вирішення проблем у діловому навколишньому середовищі.

При класифікації інформаційних систем зручно виділяти системи CRM (робота з клієнтами), ERP (управління підприємством) та MPC (управління на основі фінансових показників).

На вітчизняному ринку межі подібної класифікації сильно розмиті, наприклад, відома фінансова система 1C позиціонується як ERP, при цьому було б не коректно заявляти, що 1C є конкурентом такої ERP системи як Navision Axaptra.

Перші системи, розроблені на вирішення завдань управління для підприємства, переважно охоплювали сферу складського чи матеріального обліку (IC – Inventory Control). Їхня поява пов'язана з тим, що облік матеріалів (сировини, готової продукції, товарів) з одного боку є одвічним джерелом різних проблем для керівника підприємства, а з іншого (на підприємстві щодо великого розміру) однієї з найтрудомісткіших областей, що потребують постійної уваги . Основною "діяльністю" такої системи є облік матеріалів.

Наступний етап удосконалення матеріального обліку було ознаменовано системами планування виробничих чи матеріальних (залежно від напряму діяльності організації) ресурсів. Ці системи, що увійшли до стандарту, а точніше два стандарти (MRP – Material Requirements Planning і MRP II – Manufacturing Requirements Planning), дуже поширені у країнах і давно й успішно використовуються підприємствами, насамперед виробничих галузей. Основні принципи, які стали основою систем стандарту MRP, включають

Опис виробничої діяльності як потоку взаємозалежних замовлень;

Врахування обмеження ресурсів при виконанні замовлень;

Мінімізацію виробничих циклів та запасів;

Формування замовлень постачання та виробництва на основі замовлень реалізації та виробничих графіків.

Зрозуміло, є інші функції MRP: планування циклу технологічної обробки, планування завантаження устаткування тощо. Слід зазначити, що системи стандарту MRP вирішують проблему не так обліку, як управління матеріальними ресурсами підприємства.

Найбільш популярним на даний момент новим видом інформаційних систем є системи стандарту ERP - Enterprise Resource Planning. ERP-системи у своїй функціональності охоплюють не тільки складський облік та управління матеріалами, що в повному обсязі надають вищеописані системи, але додають до цього всі інші ресурси підприємства, насамперед грошові. Тобто ERP-системи повинні охоплювати всі сфери підприємства, які безпосередньо пов'язані з його діяльністю. Насамперед тут маються на увазі виробничі підприємства. Системи цього стандарту підтримують здійснення основних як фінансових, і управлінських функцій. Наприклад, у системах Baan – це:

Фінанси та бухгалтерія,

Виробництво,

Збут (включаючи складський облік, торгівлю та маркетинг),

Транспорт,

Сервіс та обслуговування обладнання,

Управління проектами,

А також єдина управлінська панель – модуль Інформаційна Система Керівника, де керівник може бачити всі основні підрозділи та виробничі показники.

Головне завдання систем ERP полягає у відстеженні поточного стану справ на підприємстві та сигналізації керівникам про всі небезпечні зміни у виробничій діяльності.

Інформаційна система, як і будь-який інший інструмент, повинна мати свої характеристики та вимоги, відповідно до яких можна було б визначити її функціональність та ефективність. Зрозуміло, кожному за конкретного підприємства вимоги до інформаційної системі будуть різними, оскільки має враховуватися специфіка кожної організації.

Незважаючи на це, слід виділити кілька основних вимог до системи, загальних для всіх споживачів:

1. Локалізація інформаційної системи. У зв'язку з тим, що найбільшими розробниками інформаційних систем є закордонні компанії, система має бути пристосована до користування вітчизняними компаніями. Причому тут мають на увазі локалізація як функціональна (облік особливостей українського законодавства та систем розрахунків), так і лінгвістична (система допомоги та документація українською мовою).

2. Система повинна забезпечувати надійний захист інформації, для чого потрібні парольне розмежування доступу, багаторівнева система захисту даних і т.д.

3. У разі впровадження системи на велике підприємство зі складною організаційною структурою необхідна реалізація віддаленого доступу для того, щоб інформацією могли користуватися всі структурні підрозділи організації.

4. З огляду на вплив зовнішніх і внутрішніх чинників (змін напряму бізнесу, зміни у законодавстві тощо), система має бути адаптивною. Стосовно України, ця якість системи має розглядатися більш серйозно, оскільки у нас у країні зміни законодавства та правил обліку відбуваються у кілька разів частіше, ніж у країнах зі стабільною економікою.

5. Необхідна можливість консолідації інформації лише на рівні підприємств (об'єднання інформації філій, дочірніх компаній тощо.), лише на рівні окремих завдань, лише на рівні часових періодів.

Ці вимоги є основними, але не єдиними критеріями вибору корпоративної інформаційної системи підприємствам.

Оскільки є різні інтереси, особливості та рівні організації, існують різні види інформаційних систем. Жодна єдина система не може повністю забезпечувати потреби організації у всій інформації. Організацію можна розділити на рівні: стратегічний, управлінський, знання та експлуатаційний; та на функціональні галузі типу продажу та маркетингу, виробництва, фінансів, бухгалтерського обліку та людських ресурсів. Системи створюються, щоб обслуговувати ці різні організаційні інтереси. Різні організаційні рівні обслуговують чотири основні типи інформаційних систем: системи з експлуатаційним рівнем, системи рівня знання, системи рівня управління та системи зі стратегічним рівнем.

Таблиця 3. Типи інформаційних систем.

Системи експлуатаційного рівня підтримують управляючих операціями, стежать за елементарними діями організації типу продажу, платежів, переводять у готівку депозити, платіжну відомість. Основна мета системи на цьому рівні полягає в тому, щоб відповісти на звичайні питання та проводити потоки транзакцій через організацію. Щоб відповідати на ці види питань, інформація взагалі має бути легко доступною, оперативною і точною.

Системи рівня знання підтримують працівників знання та обробників даних в організації. Мета систем рівня знання полягає в тому, щоб допомогти інтегрувати нове знання у бізнес та допомагати організації керувати потоком документів. Системи рівня знання, особливо у формі робочих станцій та офісних систем, сьогодні є найбільш швидко зростаючими програмами в бізнесі.

Системи рівня управління розроблені, щоб обслуговувати контроль, управління, прийняття рішень та адміністративні дії середніх менеджерів. Вони визначають, чи добре працюють об'єкти, і періодично сповіщають про це. Наприклад, система управління переміщеннями повідомляє про переміщення загальної кількості товару, рівномірності роботи торгового відділу та відділу, що фінансує витрати для службовців у всіх розділах компанії, зазначаючи, де фактичні витрати перевищують бюджети.

Деякі системи рівня управління підтримують незвичне ухвалення рішень. Вони мають тенденцію зосередитись на менш структурних рішеннях, для яких інформаційні вимоги не завжди зрозумілі.

Системи стратегічного рівня – це інструмент допомоги керівникам вищого рівня, які готують стратегічні дослідження та тривалі тренди у фірмі та у діловому оточенні. Їхнє основне призначення – приводити у відповідність зміни в умовах експлуатації з існуючою організаційною можливістю.

Інформаційні системи можуть бути диференційовані функціональним чином. Головні організаційні функції типу продажу та маркетингу, виробництва, фінансів, бухгалтерського обліку та людських ресурсів обслуговуються власними інформаційними системами. У великих організаціях підфункції кожної з основних функцій також мають власні інформаційні системи. Наприклад, функція виробництва могла б мати системи для управління запасами, управління процесом, обслуговування заводу, автоматизованої розробки та матеріального планування вимог.

Типова організація має системи різних рівнів: експлуатаційну, управлінську, знання та стратегічну для кожної функціональної галузі. Наприклад, комерційна функція має комерційну систему на експлуатаційному рівні, щоб робити записи щоденних комерційних даних і обробляти замовлення. Система рівня знання створює відповідні дисплеї демонстрації виробів фірми. Системи рівня управління відстежують щомісячні комерційні дані всіх комерційних територій та повідомляють про території, де продаж перевищує очікуваний рівень або падає нижче за очікуваний рівень. Система прогнозу передбачає комерційні тренди протягом п'ятирічного періоду – обслуговує стратегічний рівень.

1.4 . Потенційні споживачі інформаційних технологій

З погляду використання інформаційних технологій практично всю сукупність представлених на ринку компаній можна розділити на чотири категорії, в яких:

· У процесі розвитку впроваджено різні, не пов'язані між собою системи для обліку та управління підприємством за окремими напрямками діяльності, таким як продажі, закупівлі, склад, бухгалтерія, персонал тощо;

· впроваджена інтегрована інформаційна система, розроблена «під замовлення» і включає компоненти з перерахованого списку можливих модулів, але не відповідає сучасному рівню і вимогам нових стандартів, що постійно з'являються;

· практично не використовуються інформаційні технології (за винятком бухгалтерії) в управлінні процесами та ресурсами;

· Зроблено спробу впровадити промислову систему, характеристики якої відповідають вимогам одного з прийнятих стандартів (MRP, MRPII, ERP і т.д.), але результат впровадження - незадовільний.

Є ще дві категорії, але ці компанії, швидше за все, не є потенційними споживачами нових рішень. Одні з них вже зробили свій вибір і перебувають у процесі його реалізації, в інших успішно впроваджено якусь із відомих ERP-систем (але таких компаній в Україні практично немає).

Незважаючи на досить високий рівень пропозиції та потенційно високий рівень попиту, лише небагато топ-менеджерів вирішуються на проведення таких змін.

Менеджери, у яких вже працюють будь-які інформаційні системи, стоять перед дилемою: або витратити чималу суму на «інтегроване рішення», ефект від якого далеко не очевидний, і при цьому викинути на звалище «старі добрі» програми, які не відповідають сучасному рівню реалізації, але перевірені часом та «працюють»; або залишити все як є і забути про сучасні концепції ERP, e-business та інші досягнення в галузі менеджменту і втратити певні конкурентні переваги.

Менеджери компаній, у яких досі, у кращому разі, автоматизовано лише роботу бухгалтерії, взагалі погано представляють технологію впровадження IT-рішень та обсяги необхідних ресурсів.

Нарешті, менеджери, які вже набули досвіду невдалого впровадження однієї з відомих систем, мають особливу думку щодо цього, і дуже складно знайти аргументи, які змусили б їх повірити у можливість успішного проведення змін та повторити спробу.

1 .5. Досвід використання інформаційних систем

Багато великих компаній США та Європи вже кілька років тому перейшли на використання інформаційних систем стандарту ERP. Про країни Азії такого сказати поки що не можна. Більшість фінансових менеджерів азіатських компаній навряд чи чули про такі системи, не кажучи вже про їхнє впровадження.

Хоча є компанії, які вирішили перейти на ERP-системи.

Розробники інформаційних систем, зокрема SAP, Baan, Oracle, PeopleSoft та J. Edwards, досить агресивно рекламують свої продукти, що створює враження у погано обізнаних у цій галузі людей враження, що ці програми здатні вирішити всі проблеми їхніх компаній.

Статистика ж показує, більшість спроб впровадити інформаційну систему закінчилися невдачами, великими втратами, чи банкрутством.

Наприклад, керівництво компанії FoxMeyer стверджує, що помилкове впровадження ERP-системи призвело до її банкрутства. Компанія звинувачує у цьому творців системи та консультантів. Така ж доля спіткала і компанії Dell Computer, Dow Chemical та Kellogg's.

Але є також приклади успішного використання ERP-систем. Так, наприклад, телекомунікаційна компанія Aliant заявляє, що проект із впровадження системи ERP був дуже вдалим. Очікувана норма повернення на інвестиції у цей проект склала 33%.

Незважаючи на безліч невдалих спроб впровадження інформаційних систем, багато компаній по всьому світу серйозно замислюються про створення системи для покращення своєї діяльності. Швидше за все, це цілком виправдано, оскільки за розумного професійного підходу до впровадження інформаційної системи можна створити інструмент для більш ефективного управління бізнесом.

Глава 2.Вибір, впровадження та експлуатація інформаційної системи

2.1. Проблема вибору інформаційної системи

Вимоги до інформаційної системи.

Інформаційна система управління для промислового підприємства не повинна замикатися лише у рамках управління бізнес-процесами. Дана система повинна об'єднати в собі всі три рівні управління процесами, що відбуваються на підприємстві:

· Управління бізнес процесами

· Управління проектно-конструкторськими розробками

· Управління технологічним процесом виробництва.

Єдність інформаційної системи управління підприємством у тому, що дані, отримані чи запроваджені будь-якому рівні системи, мають бути доступні всім її компонентам (принцип одноразового введення).

Світовий досвід застосування інформаційних технологій говорить, що структура такої єдиної інформаційної системи управління підприємством має бути такою:

"Становим хребтом" єдиної інформаційної системи управління підприємством є система управління бізнес-процесами підприємства - система класу ERP (Enterprise Resources Planning - Планування ресурсів підприємства). Необхідним елементом є системи автоматизації проектно-конструкторської діяльності та технологічної підготовки виробництва (САПР/АСТПП - CAD/CAM/CAE/PDM), що забезпечують зниження часу виробничого циклу та підвищення якості продукції. Третій елемент – системи управління технологічним процесом виробництва. Сполучне програмне забезпечення забезпечує взаємодію всіх раніше описаних рішень у рамках єдиної інформаційно-аналітичної системи управління підприємством.

Проблеми вибору.

Зіткнувшись із потребами у впровадженні на підприємстві інформаційних систем, керівництво постає перед проблемою вибору. Розробляти самим чи купувати, і якщо купувати – то що.

Об'єктивно оцінюючи можливість самостійної розробки сучасної системи управління, можна сміливо сказати, що вона дорівнює нулю. За всієї поваги до наших розробників можна сказати з упевненістю, що якщо вони й зможуть розробити систему управління підприємствами, то дуже скоро. Історія розвитку найпопулярніших сучасних систем управління має 20-25 років та багато тисяч працюючих установок. Адже кожна установка системи - це не тільки гроші на нові розробки, це насамперед зворотний зв'язок із потребами клієнта.

На мою думку, великим підприємствам слід орієнтуватись на західні системи. І наступне питання, на яке необхідно дати відповідь – яку західну систему вибрати?

Для українського користувача вибір таких систем є обмеженим. Не так багато західних фірм вийшли на пострадянський ринок. Реально це SAP, Computer Associates, BAAN та ISF. Спроби вийти робили ORACLE, JDEdvards, SSA, JBA та QAD. Причому реальні впровадження є лише у продуктів SAP та Computer Associates. Крім того, різноманітні системи призначені для різних підприємств. Одні, такі як SAP або CA-Masterpiece, орієнтовані на корпоративний ринок, інші як BAAN або MK Enterprise (раніше MANMAN/X) на ринок промислових підприємств або компаній. І підприємству потрібно зробити правильний вибір, щоб у результаті помилки не виявитися власником системи, що не підходить для нього.

2.2. Критерії вибору системи

Функціональні можливості.

Під функціональними можливостями системи розуміється її відповідність тим бізнес-функцій, які вже існують або плануються до впровадження в організації. Наприклад, якщо метою організації є зниження фінансових втрат за рахунок зменшення шлюбу, то обрана система має забезпечувати автоматизацію контролю якості.

Зазвичай для визначення відповідності системи функціональним вимогам, що висуваються, достатньо мати чітке уявлення про стратегію розвитку бізнесу, контекстного опису бізнесу та формалізованого опису діяльності підприємства. Якщо всі ці компоненти, необхідних вибору системи відсутні, їх включають до етапу з підготовки вихідних даних для вибору системи. Для здійснення подібного масштабу робіт необхідна наявність досить великої кількості співробітників, але оскільки утримувати такий штат на підприємстві постійно не має сенсу, найбільш доцільним є запрошення зовнішніх консультантів.

Чітко структуроване розуміння бізнес процесів власної організації, отримане в результаті взаємодії із зовнішніми консультантами, допомагає не тільки в побудові інформаційної системи підприємства, а й вищому керівництву краще уявити роботу своєї організації, а також запозичити досвід інших організацій.

Сукупна вартість володіння.

Сукупна вартість володіння – порівняно нове поняття. Під ним розуміється сума прямих і непрямих витрат, які несе власник системи у період її життєвого циклу.

Необхідно чітко визначити життєвий цикл кожної із запропонованих систем, куди входить час життя існуючої системи, час на проектування нової, час на закупівлю компонентів та впровадження нової системи, час експлуатації, який обмежується терміном, коли повертається 90% вартості системи від результату її роботи, та суму всіх прямих та непрямих витрат.

Перспективи розвитку.

Перспективи розвитку закладаються у систему постачальником системи та комплексом стандартів, яким вона задовольняє.

Очевидно, що на перспективу розвитку також величезний вплив надає стійкість постачальника системи на ринку. Для визначення стійкості необхідно чітко знати, яка форма власності на систему у постачальника, яку частку він займає на ринку, скільки він існує на ринку.

Технічні характеристики.

Розуміння технічних характеристик найбільшою мірою гарантує відповідність системи поставленим її завданням. До технічних характеристик можна віднести:

Архітектуру системи,

Надійність,

Масштабованість,

Здатність до відновлення,

Наявність засобів резервного копіювання,

Засоби захисту від технічних нападів,

Можливість інтеграції коїться з іншими системами.

Мінімізація ризиків.

Під ризиком зазвичай розуміється певна ймовірність того, що при впровадженні інформаційної системи управління якихось цілей так і не буде досягнуто. Очевидно, що в цьому випадку організацію може очікувати як одноразова втрата грошей, що суттєво впливає на життєвий цикл системи, так і довгостроковий та постійний витік коштів.

Для зниження такої ймовірності проводиться комплексний аналіз факторів ризику та поетапне здійснення рішення. Кожен етап передується новою оцінкою дійсності і модифікується рішення певним чином.

Для мінімізації інвестиційних ризиків виділяють такі об'єкти витрат:

· Процес створення системи

· обладнання

· програмне забезпечення

· персонал

· Управління завданнями

Для кожного об'єкта витрат висувається ціла низка характеристик, якому він повинен задовольняти з метою зниження ризиків.

2.3. Методи впровадження системи

Компанія, яка збирається впровадити комп'ютерну систему управління, зазвичай, дає таку установку: система має почати діяти якнайшвидше, вчасно та у межах бюджету. Деякі організації уникають впроваджувати подібні системи, побоюючись, що її не використовуватимуть, а якщо будуть, то неефективно. До того ж співробітники, які набудуть нових навичок у процесі впровадження системи, покинуть компанію, і тоді буде важко знайти технічні ресурси для підтримки її функціонування. Чи не вийде ні економії ресурсів, ні реалізації функціонального призначення впровадженої системи.
Ці побоювання цілком виправдані. Проекти з впровадження систем і справді зазнають невдачі, навіть у компаніях з ефективним за іншими відносинами управлінням. У тих випадках, коли все йде більш-менш нормально, часто не виконуються терміни початку промислової експлуатації і не вдається залишитися в рамках виділеного бюджету. Тим не менш, описані нижче методи при їх правильному застосуванні можуть сприяти зведенню ризику невдалого застосування до мінімуму. При належному плануванні та управлінні цілком можна дотриматись намічених термінів і залишитися в рамках бюджету. Із самого початку необхідно переконатись, що проект правильно організований.

Необхідно:

1. Досягти віри в успіх і відданості справі з боку тих, хто відіграє ключову роль у реалізації проекту.

2. Визначити, хто буде штатним керівником проекту щодо впровадження системи. Ця людина повинна мати необхідні навички для виконання такої роботи, бажано, щоб вона мала досвід впровадження систем.

3. Чітко визначити та відобразити у документах функції та обов'язки, а також сферу компетенції кожного члена групи спеціалістів з роботи над проектом.

4. Переконатися, що люди, які виконують ці функції, мають необхідні навички.

5. Розробити докладний план роботи, розбити його на етапи, визначте терміни виконання завдань та дотримуватись їх.

Перш ніж розпочати впровадження системи, необхідно продумати організаційну структуру та бізнес-процеси:

1. Переконатися, що правила та процедури бухобліку зафіксовані у документах за встановленою формою та зрозумілі працівникам бухгалтерії.

2. Описати методи ведення господарської діяльності та дії, які мають бути виконані внаслідок їх застосування.

3. За необхідності змінити ці методи так, щоб вони забезпечували ефективнішу роботу та інтеграцію нової системи.

4. Описати організаційну структуру і подумати про те, чи максимально вона відповідає цілям підприємства.

5. Вивчити найефективніші методи, що застосовуються в галузі.

Забезпечити створення необхідної технічної інфраструктури:

1. Доручити відповідним спеціалістам оцінку нинішньої інфраструктури на основі вимог, що висуваються новою системою. Визначити роль відділу інформаційних систем і продумати, які зміни він зазнає в новому середовищі.

2. Здійснити необхідні зміни у перелічених областях перед тим, як передати систему у промислову експлуатацію. Переконайтеся, що система відповідає основним потребам всіх користувачів.

3. Документально зафіксувати потреби бізнесу з тим ступенем подробиці, якої буде достатньо порівняння однієї системи з інший.

4. Використовувати отримані документи, щоб переконатися, що реалізовані функції відповідають потребам.

Керувати змінами, підлаштовуючись під співробітників.

1. Проводити зміни поступово, не забуваючи у тому, що одного разу співробітники можуть освоїти лише певну кількість інформації.

2. Із самого початку задіяти всіх, хто відіграє основну роль у здійсненні проекту. Хороший спосіб досягти цього – попросити їх висловлювати свою думку у процесі докладного визначення потреб бізнесу.

3. Регулярно спілкуватися з такими співробітниками, даючи можливість бути почутими.

4. Розробити план навчання таким чином, щоб люди не просто навчилися здійснювати введення даних у систему, але зрозуміли, як зміниться їхня робота.

Після проведених заходів можна розпочинати безпосередньо впровадження системи.

2.4. Етапи впровадження інформаційної системи

Слід виділити три етапи впровадження інформаційної системи:

1. Дослідження. Компанія-впровадник проводить дослідження бізнес процесів вашої компанії.

2. Доопрацювання системи. Програмісти компанії-внедренца налаштовують чи допрацьовують потрібну функціональність системи.

3. Запуск системи. Початок реального використання системи включає процеси навчання персоналу.

Дослідження бізнес-процесів.

Будь-яка компанія постачальник системи відводить певний час для дослідження бізнес-процесів компанії, де впроваджуватиметься інформаційна система.

На даному етапі необхідно якнайточніше описати представникам компанії, які процеси необхідно поліпшити.

Як правило, функціональність інформаційної системи дещо ширша, ніж реальні бізнес-процеси компанії. На даному етапі необхідно визначити як присутність тих чи інших функцій позначиться кінцеву вартість системи, час впровадження, і що найважливіше, чи відповідає запропонована функціональність цілям компанії.

Важливо, щоб результати дослідження бізнес-процесів були надані як окремий документ, де відповідно до вимог компанії повинні бути детально описані вивчені бізнес-процеси.

Доопрацювання системи.

Після дослідження бізнес-процесів компанія постачальник повинна точно відповісти на питання про вартість та терміни впровадження інформаційної системи.

На етапі доопрацювання системи важливо контролювати процес реалізації необхідних функцій інформаційної системі. Необхідно перевіряти відповідність реалізації вимогам компанії та за необхідності використовувати встановлений механізм для впливу на компанію-впроваджувача.

Важливо, щоб з боку компанії виступав менеджер проекту впровадження, добре знайомий із завданнями компанії та її бізнес-процесами. Необхідно розуміти, що ця людина також повинна мати досвід підтримки впровадження подібних систем у компанії.

Запуск системи.

На цьому етапі важливо переключити бізнес-процеси компанії на використання впровадженої системи. Основне завдання швидко навчити та мотивувати персонал використовувати нову інформаційну систему.

Багато проектів із впровадження інформаційних систем провалювалися чи не приносили бажаних результатів через небажання людей використовувати нову незручну систему, необхідно проводити тренінги та показувати, як використання системи дозволить позбутися рутинних завдань та оптимізувати роботу.

Розвиток інформаційної системи.

Впроваджена система, як правило, не починає працювати одразу. Необхідно проаналізувати наскільки впровадження було успішно, чи досягнуто основних цілей впровадження.

Використання можна вважати успішним, тільки якщо система дозволяє отримувати вигоду, а саме оптимізує роботу служб, дозволяє виконувати роботу швидше, підвищує якість процесів. Необхідно постійно аналізувати показники роботи системи, і навіть ступінь зацікавленості персоналу використання даної системи.

Процес впровадження інформаційної системи займає щонайменше кілька місяців. Протягом цього часу важливо фокусуватися на цілях, яких ваша компанія хоче досягти, впроваджуючи систему, також необхідно пам'ятати про можливі ризики та фінансові витрати. Організуйте роботу правильно, і впровадження інформаційної системи у компанії буде успішним.

З виключення

Використання інформаційних технологій для управління підприємством робить будь-яку компанію більш конкурентоспроможною за рахунок підвищення її керованості та адаптованості до змін ринкової кон'юнктури. Подібна автоматизація дозволяє:

Підвищити ефективність управління компанією за рахунок забезпечення керівників та спеціалістів максимально повною, оперативною та достовірною інформацією на основі єдиного банку даних.

Зменшити витрати на ведення справ за рахунок автоматизації процесів обробки інформації, регламентації та спрощення доступу співробітників компанії до потрібної інформації. Змінити характер праці співробітників, позбавляючи їх виконання рутинної роботи і даючи можливість зосередитися на професійно важливих обов'язках.

Забезпечити надійний облік та контроль надходжень та витрачання коштів на всіх рівнях управління.

Керівникам середньої та нижньої ланок аналізувати діяльність своїх підрозділів та оперативно готувати зведені та аналітичні звіти для керівництва та суміжних відділів.

Підвищити ефективність обміну даними між окремими підрозділами, філіями та центральним апаратом.

Гарантувати повну безпеку та цілісність даних на всіх етапах обробки інформації.

Автоматизація дає значно більший ефект за комплексного підходу. Часткова автоматизація окремих робочих місць або функцій здатна вирішити лише чергову проблему, що "палає". Однак при цьому виникають і негативні ефекти: не знижуються, а часом навіть збільшуються трудомісткість та витрати на утримання персоналу; не усувається неузгодженість роботи підрозділів.

Отже, для успішного впровадження системи управління підприємством необхідно:

При виборі системи грунтуватися не так на її присутності над ринком, але в тому, наскільки вона підходить задоволення потреб бізнесу компанії;

Приступити до впровадження, маючи сильного керівника проекту та план проекту, який був ретельно продуманий;

Переглянути методи ведення господарської діяльності підприємства до вибору системи;

Регулярно спілкуватися зі співробітниками, прагнучи залучити їх до участі у впровадженні системи та дати можливість переконатися в тому, що їхні потреби враховані;

Слідкувати за ходом виконання проекту, звіряючись з наміченими основними етапами та термінами виконання завдань;

Встановити реальні терміни та скласти незанижений бюджет;

Привести у відповідність до нових вимог рівень підготовки співробітників відділу інформаційних систем;

Доручити здійснення проекту будь-кому з тих, хто знає діяльність вашої компанії зсередини.

Типовий план впровадження був розроблений у компанії Oliver Wight, але досвід показує, що тією чи іншою мірою практично всі фірми дотримуються цієї стратегії.

Цей план складається з наступних етапів:

1. Попереднє обстеження та оцінка стану компанії;

2. Попередня перепідготовка;

3. Технічне завдання (аналіз проблеми побудови системи);

4. Техніко-економічне обґрунтування (аналіз «витрати-ефект»);

5. Організація проекту (призначення відповідальних осіб, склад комітетів);

6. Вироблення цілей (що ми очікуємо від проекту);

7. Технічне завдання управління процесами;

8. Початкова перепідготовка (перепідготовка працівників);

9. Планування та управління верхнього рівня;

10. Управління даними;

11. Одночасне впровадження різних технологій організації та управління;

12. Програмне забезпечення;

13. Досвідчений приклад;

14. Отримання результатів;

15. Аналіз поточного стану;

16. Постійна перепідготовка.

Інформаційні технології за всієї своєї революційності не скасували виробничого процесу, не ліквідували конкурентів і відібрали в людини право приймати рішення. Об'єкт управління – фірма не перестала існувати, навіть якщо вона стала віртуальною, зовнішнє оточення продовжує існувати, і навіть зросла, необхідність знаходити розв'язання слабоструктурованих завдань залишилося. Швидше можна говорити про інтенсифікацію всіх процесів в інформаційному віці. Змінився інструментарій в управлінні фірмою, проте настільки сильно змінився, що вплинув на всі процеси, до яких мають відношення менеджери: планування, організацію, керівництво і контроль.

Список джерел:

1. Барановська Т. П. та ін. Інформаційні системи та технології в економіці Видавництво: Фінанси та статистика, 416 стор., 2003 р.

2. Баронов В.П., Титовський І.Л., стаття «Методи побудови систем управління»

3. Божко В. П. Інформаційні технології у статистиці Видавництва: Фінстатінформ, КноРус, 144 стор., 2002 р.

4. Веревченко А. П. та ін. Інформаційні ресурси для прийняття рішень Видавництва: Ділова Книга, Академічний проект; 560 стор., 2002р.

5. Волокітін А. В., та ін. Засоби інформатизації державних організацій та комерційних фірм. Довідковий посібник Видавництво: ФІОРД-ІНФО 272 стор., 2002

6. Гаскаров Д. В. Інтелектуальні інформаційні системи Видавництво: Вища школа, 432 стор., 2003 р.

7. Герасимова Л.М. Інформаційне забезпечення маркетингу Маркетинг, 120 стор., 2004 р.

8. Годін В. В., Корнєєв І. К. Інформаційне забезпечення управлінської діяльності Видавництва: Вища школа, Майстерність; 240 стор., 2001 р.

9. Грінберг А. С., Король І. А. Інформаційний менеджмент Видавництво: Юніті-Дана; 416 стор., 2003 р.

10. Грінберг А. С., Шестаков В. М. Інформаційні технології моделювання процесів управління економікою Видавництво: Юніті-Дана; 400 стор., 2003 р.

11. Душин В. К. Теоретичні основи інформаційних процесів та систем Видавництво: Дашков та Ко, 250 стор., 2002 р.

12. Калянов Г. Н. Консалтинг: від бізнес-стратегії до корпоративної інформаційно-керівної системи Видавництво: Гаряча Лінія - Телеком 208 стор., 2004 р.

13. Карабутов Н. Н. Інформаційні технології економіки Видавництво: Економіка; 208 стор., 2003 р.

14. Когаловський М. Р. Перспективні технології інформаційних систем Видавництва: ДМК Прес, Компанія АйТі; 288 стор., 2003 р.

15. Колесников С.І., стаття «Про оцінку ефективності впровадження та застосування ERP систем»

16. Липаєв В. В. Системне проектування складних програмних засобів для інформаційних систем Видавництво: Синтег; 268 стор., 2002 р.

17. Майкл Дж. Д. Саттон Корпоративний документообіг. Принципи, технології, методологія застосування

18. Видавництва: Мікро, Азбука, 446 стор., 2002 р.

19. Маклаков С. В. Моделювання бізнес-процесів Видавництво: Діалог - МІФІ, 240 стор., 2003 р.

20. Меняєв М. Ф. Інформаційні технології управління. Книга 3. Системи управління організацією, 464 стор., 2003 р.

21. Патрушина З. М. Інформаційні системи економіки. Видавництво: Бізнес, 352 стор., 2004 р.

22. Прокушева А. П., Ліпатнікова Т. Ф., Колесникова Н. А. Інформаційні технології у комерційній діяльності Видавництво: Маркетинг, 192 стор., 2001 р.

23. Родіонов І. І., та ін. Ринок інформаційних послуг та продуктів Видавництво: МК-Періодика 552 стор., 2002 р.

24. Сар Ермако Джонії, стаття "Бути чи не бути ERP?"

25. Синюк В.Г., Шевирєв А.В. Використання інформаційно-аналітичних технологій під час прийняття управлінських рішень Видавництво: ДМК Прес; 160 стор., 2003 р.

26. Скрипкін К. Г. Економічна ефективність інформаційних систем Видавництво: ДМК Прес; 256 стор., 2002 р.

27. Стрілець І. А. Нова економіка та інформаційні технології Видавництво: Іспит, 256 стор., 2003 р.

28. Уткін В. Б., Балдін К. В. Інформаційні системи в економіці Видавництво: Фінанси та статистика, 288 стор., 2004 р.

29. Хорошилов А. В., С. Н. Селетков Світові інформаційні ресурси Видавництво: Пітер; 176 стор., 2004 р.

30. Шафрін Інформаційні технології. Частина 2 Видавництво: Біном. лабораторія знань; 320 стор., 2002 р.

31. Еріксен Т. Х. Тиранія моменту. Час в епоху інформації Видавництво: Весь Світ, 208 стор., 2003

Використані матеріали із сайтів:

32. www.altrc.ru

33. www.bankreferatov.ru

34. www.economics.ru

35. www.erp-people.com

39. www.parus.ru

Впровадження корпоративної ІС, розробленої самостійно чи придбаної в постачальника, найчастіше супроводжується ламкою (перепроектуванням) існуючих для підприємства бізнес-процесів. Доводиться перебудовувати їх під вимоги стандартів та логіку системи, що впроваджується. Відзначимо відразу, що впровадження ІВ вирішує низку управлінських та технічних проблем, проте породжує проблеми, пов'язані з людським фактором.

Впровадження нової ІВ - складний процес, що триває від кількох місяців для невеликих ІВ до кількох років для ІВ великих розподілених компаній із широкою номенклатурою продуктів та великою кількістю постачальників. Успіх проекту з розробки (або придбання) та впровадження ІВ багато в чому залежить від готовності підприємства до ведення проекту, особистої зацікавленості та волі керівництва, реальної програми дій, наявності ресурсів, навченого персоналу, здатності до подолання опору на всіх рівнях організації, що склалася.

На цей час склався стандартний набір прийомів застосування ІВ. Основне правило: виконувати обов'язкові фази послідовно та не пропускати жодної з них.

Критично важливими для впровадження є такі фактори :

· Наявність чітко сформульованих цілей проекту та вимог до ІВ;

· Наявність стратегії впровадження та використання ІС;

· Проведення передпроектного обстеження підприємства та побудови моделей "Як є" і "Як буде";

· Планування робіт, ресурсів та контроль виконання плану впровадження;

· Участь вищого керівництва у впровадженні системи;

· Проведення робіт з впровадження ІС фахівцями з інтегрування систем спільно з фахівцями підприємства;

· регулярний моніторинг якості виконуваних робіт;

· Швидке отримання позитивних результатів хоча б у частині впроваджених модулів ІВ або в процесі її дослідної експлуатації.

Перед початком розробки проекту впровадженнянеобхідно:

· максимально формалізувати цілі проекту впровадження ІВ;

· Оцінити мінімально необхідні витрати та статті витрати;

· Встановити високий пріоритет проекту впровадження перед іншими поточними проектами;

· Наділити керівника проекту максимально можливими повноваженнями;

· Провести масову просвітницьку роботу з персоналом підприємства з метою довести до кожного важливість і необхідність майбутніх перетворень;

· Розробити організаційні заходи для застосування нових інформаційних технологій;

· Розподілити персональну відповідальність по всіх етапах впровадження та дослідної експлуатації.

Необхідно також визначити функціональні сфери впровадження модулів інформаційної системи:

· Організаційне управління;

· Організаційно-адміністративне забезпечення;

· Управління бізнес-процесами;

· Управлінський, планово-фінансовий та бухгалтерський облік;

· управління персоналом;

· Управління документацією;

· Управління матеріально-технічним забезпеченням;

· Керування зв'язками з клієнтами та зовнішнім середовищем.

Крім того, що перераховано вище, треба поставити технологічні вимоги до впровадження ІВ:

· системна платформа- впровадження та адаптація готового рішення від виробника або розробка на замовлення відповідно до технічного завдання замовника;

· інтегрованість- дані зберігаються та обробляються в єдиному інформаційному просторі; це забезпечує їхню повноту, несуперечність, достовірність та можливість багаторазового використання; система може включати в себе знову розроблені і вже використовувані технології та програми;

· адаптованість- система налаштовується відповідно до вимог замовника та на особливості інформаційного поля замовника;

· розподіленість- система може ефективно функціонувати у територіально віддалених підрозділах та філіях підприємства;

· масштабованість- система може виконуватися у вигляді каркаса, що містить базові модулі, і доповнюватися відповідно до вимог зовнішнього і внутрішнього середовища, що змінюється.

6.6.1 Основні фази впровадження інформаційної системи

Фаза "Попередні роботи з підготовки проекту впровадження ІВ". У ході передпроектного обстеження підприємства (рис. 4) відбувається збір детальної інформації про структурну побудову організації, функціональні зв'язки, систему управління, про основні бізнес-процеси, про потоки всередині підприємства (Control Flow, Data Flow, Work Flow, Cash Flow ), необхідної для побудови відповідних моделей та вибору об'єктів для автоматизації. Оцінюються терміни, ресурси, види та обсяги робіт, номенклатура та вартість програмно-апаратних та телекомунікаційних засобів, вартість навчання персоналу тощо.

Фаза "Підготовка проекту". Після завершення першої фази здійснюється попереднє планування та формування процедур запуску проекту:

· Формування проектної та експертної груп;

· Розподіл повноважень та відповідальності;

· Визначення організаційно-технічних вимог до процесу впровадження;

· Уточнення специфікацій та очікувань замовника;

· Навчання групи впровадження, що складається з фахівців підприємства-замовника.

Останній дуже важливий момент чомусь часто пропускається при складанні плану впровадження. Адже від нього великою мірою залежить успіх усього проекту! Після початку фінансування проект вважається запущеним до виконання.

Фаза "Концептуальне опрацювання проекту". Протягом цієї фази:

· Формується та затверджується концептуальний проект;

· Уточнюються та конкретизуються цілі та завдання проекту;

· Визначаються розміри прототипу системи;

· Узгоджуються укрупнений план роботи, послідовність етапів та умови дослідної експлуатації, планово-фінансові та звітні показники;

При цьому всі зазначені дії обов'язково документуються, узгоджуються та затверджуються всіма зацікавленими та відповідальними сторонами.

Фаза "Реалізація проекту". Під час проведення основних робіт із впровадження створюється, встановлюється та конфігурується системне середовище, визначаються процедури системного адміністрування, встановлюються основні програмно-апаратні комплекси та додатки. У системі налаштовуються організаційно-штатні та організаційно-функціональні структури підприємства з використанням таких організаційних одиниць, як філія, департамент, відділ, робоча група тощо.

Рисунок 12 - Зразковий зміст репозиторію проекту впровадження

Здійснюється установка, конфігурування та налаштування мережевих та телекомунікаційних засобів, проводиться перенесення даних із колишніх локальних систем та формування інтерфейсів із успадкованими та зовнішніми системами. При цьому всі створювані моделі, плани, робочі програмні продукти, документація містяться в наскрізній репозиторії проекту впровадження (рис. 12). Важливою частиною цього репозиторію є система документації, яка формується у межах проекту (рис. 13).

Рисунок 13 - Зразковий склад документації щодо процесу впровадження інформаційної системи

Відпрацьовуються системні питання безпеки роботи системи в розрахованому на багато користувачів режимі. Створюються програми, шаблони, звіти, клієнтські форми доступу, розподіляються повноваження користувачів. Проводиться "прогін" всіх систем у "бойовому режимі" за участю всіх зацікавлених сторін.

Після закінчення фази реалізації проект застосування вважається закінченим. Інформаційна система передається у експлуатацію.

Контрольні питання

1. Що таке "відкрита інформаційна система"? Наведіть основні властивості відкритих систем.

2. Охарактеризуйте суть сучасного процесного підходу до управління діяльністю підприємства та використання цього підходу для розробки ІВ.

3. Які моделі та як використовуються при проектуванні інформаційних систем?

4. Які програмні засоби використовуються для моделювання процесів розробки інформаційних систем?

5. На підставі яких даних та інформації розробляються моделі стану AS IS та AS TO BE?

6. Хто в компанії займається питаннями розробки, впровадження та розвитку ІВ? Хто бере участь у підготовці технічного завдання на розробку ІВ?

7. Назвіть основні етапи проектування інформаційних технологій.

8. Перерахуйте етапи життєвого циклу інформаційної системи.

9. На якому етапі розробки та впровадження ІВ проводиться навчання персоналу підприємства?

10. Перерахуйте основні фази застосування ІВ.