Вивести на екран інформацію по одному / декільком параметрам можна за допомогою фільтрації даних в Excel.

Для цієї мети призначене два інструменти: автофильтр і розширений фільтр. Вони не видаляють, а приховують дані, що не підходять за умовою. Автофільтр виконує найпростіші операції. У розширеного фільтра набагато більше можливостей.

Автофільтр і розширений фільтр в Excel

Є проста таблиця, що не відформатована і не оголошена списком. Включити автоматичний фільтр можна через головне меню.

Якщо відформатувати діапазон даних як таблицю або оголосити списком, то автоматичний фільтр буде додано відразу.

Користуватися Автофільтри просто: потрібно виділити запис з потрібним значенням. Наприклад, відобразити поставки в магазин №4. Ставимо галочку навпроти відповідного умови фільтрації:

Відразу бачимо результат:

Особливості роботи інструменту:

1. Автофільтр працює тільки в нерозривній діапазоні. Різні таблиці на одному аркуші не фільтруються. Навіть якщо вони мають однотипні дані.
2. Інструмент сприймає верхній рядок як заголовки стовпців - ці значення в фільтр не включаються.
3. Припустимо застосовувати відразу кілька умов фільтрації. Але кожен попередній результат може приховувати необхідні для наступного фільтра записи.

У розширеного фільтра набагато більше можливостей:

1. Можна задати стільки умов для фільтрації, скільки потрібно.
2. Критерії вибору даних - на увазі.
3. За допомогою розширеного фільтра користувач легко знаходить унікальні значення в багаторядковому масиві.



Як зробити розширений фільтр в Excel

Готовий приклад - як використовувати розширений фільтр в Excel:

У вихідній таблиці залишилися тільки рядки, що містять значення «Москва». Щоб скасувати фільтрацію, потрібно натиснути кнопку «Очистити» в розділі «Сортування і фільтр».

Як користуватися розширеним фільтром в Excel

Розглянемо застосування розширеного фільтра в Excel з метою відбору рядків, що містять слова «Москва» або «Рязань». Умови для фільтрації повинні знаходитися в одному стовпці. У нашому прикладі - один під одним.

Заповнюємо меню розширеного фільтра:

Отримуємо таблицю з відібраними за заданим критерієм рядками:

Виконаємо відбір рядків, які в стовпці «Магазин» містять значення «№1», а в стовпці вартість - «\u003e 1 000 000 р.». Критерії для фільтрації повинні перебувати у шпальтах таблички для умов. На одному рядку.

Заповнюємо параметри фільтрації. Натискаємо ОК.

Залишимо в таблиці тільки ті рядки, які в стовпці «Регіон» містять слово «Рязань» або в стовпці "Вартість" - значення «\u003e 10 000 000 р.». Так як критерії відбору відносяться до різних стовпчиках, розміщуємо їх на різних рядках під відповідними заголовками.

Застосуємо інструмент «Розширений фільтр»:

Даний інструмент вміє працювати з формулами, що дає можливість користувачеві вирішувати практично будь-які завдання при відборі значень з масивів.

Основні правила:

1. Результат формули - це критерій відбору.
2. Записана формула повертає результат ІСТИНА або БРЕХНЯ.
3. Вихідний діапазон вказується за допомогою абсолютних посилань, а критерій відбору (у вигляді формули) - за допомогою відносних.
4. Якщо повертається значення ІСТИНА, то рядок відобразиться після застосування фільтра. БРЕХНЯ - немає.

Відобразимо рядки, що містять кількість вище середнього. Для цього в стороні від таблички з критеріями (в клітинку I1) введемо назву «Найбільша кількість». Нижче - формула. Використовуємо функцію СРЗНАЧ.

Виділяємо будь-яку клітинку в вихідному діапазоні і викликаємо «Розширений фільтр». В якості критерію для відбору вказуємо I1: I2 (посилання відносні!).

У таблиці залишилися тільки ті рядки, де значення в стовпці «Кількість» вище середнього.

Щоб залишити в таблиці лише неповторним рядки, у вікні «Розширеного фільтру» поставте галочку навпроти «Тільки унікальні записи».

Натисніть ОК. Повторювані рядки будуть приховані. На аркуші залишаться тільки унікальні записи.

Фільтр - це швидкий і легкий спосіб пошуку підмножини даних і роботи з ними в списку. У відфільтрованому режимів Лише рядки, що відповідають умовам. На відміну від сортування, фільтр не змінює порядок записів у списку. При фільтрації тимчасово ховаються рядки, які не потрібно відображати.

Рядки, відібрані при фільтрації, можна редагувати, форматувати, створювати на їх основі діаграми, виводити їх на друк, не змінюючи порядок рядків і не переміщаючи їх.

При фільтрації вибираються тільки необхідні дані, а інші дані ховаються. Таким чином, відображається тільки те, що ви хочете побачити, і це можна зробити одним клацанням.

При фільтрації дані ніяк не змінюються. Як тільки фільтр видалений, всі дані з'являються знову в тому ж вигляді, в якому вони були до застосування фільтра.

В Excel доступні дві команди для фільтрації списків:

• Автофільтр, Включаючи фільтр по виділеному, для простих умов відбору.
• Розширений фільтр для більш складних умов відбору.

Автофільтр

для включення автофільтра потрібно виділити будь-яку клітинку в таблиці, потім на вкладці дані у групі Сортування і фільтр натиснути велику кнопку :

Після цього в шапці таблиці праворуч від кожного заголовка стовпця з'явиться кнопка зі стрілкою вниз:

Клацання по стрілці відкриває меню зі списком для відповідного стовпчика. У списку містяться всі елементи стовпця в алфавітному або числовому порядку (в залежності від типу даних), так що можна швидко знайти потрібний об'єкт:

Якщо нам потрібен фільтр тільки для одного стовпчика, то можна не виводити кнопки зі стрілкою для інших стовпців. Для цього перед натисканням кнопки виділяємо кілька осередків потрібного стовпчика разом з заголовком.

Фільтрація по точному значенням

включаємо Автофільтр, Клацаємо по кнопці зі стрілкою і вибираємо з розкрився списку якесь значення. Для того, щоб швидко виділити всі елементи стовпця або зняти виділення з усіх елементів, клацніть по пункту (Виділити все) :

При цьому всі рядки, в поле яких не міститься вибране значення, ховаються.

При виконанні лабораторної роботи, виділяємо результат фільтрації, копіюємо на інше місце листа і підписуємо.

для виключення автофільтра потрібно ще раз натиснути кнопку .

Для скасування дії фільтра, не виходячи з режиму фільтрації, клацаємо по кнопці і вибираємо з розкрився списку пункт (Виділити все) . При цьому з'являються приховані фільтром рядки таблиці.

Ознаки фільтрації даних

Фільтри приховують дані. Саме для цього вони і призначені. Однак, якщо про фільтрації даних не відомо, може виникнути враження, що деякі дані пропущені. Ви могли, наприклад, відкрити чийсь відфільтрований лист або навіть забути, що самі раніше застосували фільтр. Тому коли на аркуші є фільтри, можна виявити різні візуальні покажчики і повідомлення.

(Знаходиться зліва внизу вікна). Початковий стан:

Відразу після фільтрації даних підсумок застосування фільтра відображаються в лівому нижньому куті рядка стану. Наприклад, " Знайдено записів: 2 з 11”:

номери рядків . За переривчастим номерами рядків можна сказати, що деякі рядки приховані, а змінився колір номерів видимих \u200b\u200bрядків вказує на те, що виділені рядки є результатом відбору фільтра.

вид стрілок . Зміна стрілки автофільтра в відфільтрованому стовпці на вказує на те, що даний стовпець відфільтрований.

”

"" - це ще один універсальний фільтр, який можна застосовувати до стовпців з числами або датами.

"" - це дуже умовна назва. Насправді можливості цього фільтра набагато ширше. За допомогою цього фільтра можна знаходити або перші елементи або останні елементи (найменші або найбільші числа або дати). І, всупереч назві фільтра, одержувані результати не обмежуються першими 10 елементами або останніми 10 елементами. Число відображуваних елементів можна вибирати від 1 до 500.

"Дозволяє також відбирати дані за відсотком від загального числа рядків в стовпці. Якщо в стовпці міститься 100 чисел і потрібно переглянути найбільші п'ятнадцять, то вибираємо 15 відсотків.

Фільтр можна використовувати для знаходження продуктів з найбільшими або найменшими цінами, для визначення списку співробітників, найнятих останніми за часом, або, щоб переглянути студентів з найкращими або найгіршими оцінками. Щоб застосувати фільтр "" до колонку даних ( тільки числа або дати !!!), Клацаємо в стовпці стрілку і вибираємо пункт числові фільтри далі :

Після цього відкриється діалогове вікно накладення умови по списку :

У діалоговому вікні вибираємо число (Рядків або відсотків), найбільших або найменших, елементів списку або % Від кількості елементів.

Створення власних настроюються фільтрів

Наприклад, нам потрібно вивести за виключенням окремих виразів з посадами, починаються на літеру ' Д'. Для цього клацаємо по стрілці автофільтра в першому стовпці і вибираємо текстові фільтри , Потім пункт починається з… :

При цьому з'явиться діалогове вікно (Якою б пункт справа ви б не вибирали, все одно з'явиться одне і те ж діалогове вікно.):

У полі Посада вибираємо - починається з , Праворуч вводимо д:

У вікні є підказка:

Знак питання " ? "Позначає один довільний знак.

знак " * "Позначає послідовність будь-яких знаків.

Для пошуку даних або записів в списках використовуються фільтри, які відображають на екрані тільки записи, що відповідають певним умовам, а записи, що не відповідають заданим вимогам, редактор тимчасово приховує. Відображені записи (рядки), можна форматувати, редагувати, роздруковувати і т.д.

До засобів фільтрації відносяться:

Автофільтр (існують два способи застосування команди Автофільтр: за допомогою меню "Дані" - "Фільтр" - "Автофільтр" - "список, що розкривається команд автофильтра" і за допомогою кнопки "Автофільтр" на панелі інструментів стандартна)

Розширений фільтр ( "Дані" - "Фільтр" - "Розширений фільтр") Автофільтр призначений для простих умов відборів рядків, а розширений фільтр для більш складних умов відбору записів. Условие отбора - це обмеження, задані для відбору записів, які відбираються редактором для відображення на екрані.

Використання автофильтра для пошуку записів

Перед застосуванням команди "Автофільтр" виділіть комірку в діапазоні списку. Далі виконайте команду "Дані" - "Фільтр" - "Автофільтр", праворуч від заголовків (підписів) стовпців з'являться кнопки зі стрілками автофильтра (списки, що розкриваються команд автофильтра).

Якщо клацнути стрілку автофільтра, відображається список різних варіантів фільтрації і сортування по зростанню і зменшенням. При виконанні фільтрації стрілка активного автофильтра забарвлюється в синій колір.

Список команд автофильтра і їх призначення:

Усе - всі записи будуть відображатися на екрані

Перші 10 ... - відкриється вікно діалогу "Накладення умови за списком" в тому випадку, якщо дані в стовпці є числами. За допомогою цього вікна можна швидко переглянути до десяти найбільших або найменших чисел в стовпці.

Условие ...- відкриється вікно діалогу "Призначений для користувача автофильтр". За допомогою цього вікна можна відсортувати записи, що задовольняють одному або двом умовам

унікальні імена - це список неповторяющихся записів в комірках стовпчика. Якщо клацнути лівою кнопкою миші на одному з унікальних імен, то редактор приховає рядки, які не містять обраних даних Для того щоб після фільтрації відобразилися всі записи необхідно натиснути активну кнопку і вибрати команду "Всі" або виконати команду "Дані" - "Фільтр" - "Показати всі", а для видалення автофильтра необхідно зняти прапорець команди "Автофільтр" в меню "Дані".

Алгоритм пошуку записів відповідають одній умові в одному стовпці

Виберіть осередок в списку

Клацніть на одному з унікальних імен, редактор миттєво приховає рядки, які не містять обраних даних На малюнку представлено відфільтрований список по стовпці "Категорії" при обраному умови відбору "Конд. Продукти"

При необхідності відфільтрований список по одному стовпцю можна фільтрувати за іншими стовпцями.

Алгоритм пошуку записів відповідають одному або двом умовам в одному стовпці

Для пошуку записів по двом умовам застосовується "Призначений для користувача автофильтр":

Виберіть осередок в списку

Виконайте команду "Дані" - "Фільтр" - "Автофільтр"

Клацніть на кнопці автофильтра в тому стовпці, який використовуєте для фільтрації даних

Клацніть на команді "Умова", відкриється вікно діалогу "Призначений для користувача автофильтр"

У двох лівих розкривають списках виберіть відповідні оператори, а в двох правих розкривають списках виберіть необхідні значення. Потім виберіть один з двох положень: "і", "або"

Клацніть на кнопці ОК для виконання фільтрації. У списку будуть відображені записи, що задовольняють заданим крітеріям.Для прикладу виберемо наступні умови відбору: показати в списку рядки, що містять продукти, ціни яких більше або дорівнюють 69,80 грн і менше 99,99 грн.

У вікні діалогу "Фільтр користувача" можна вибрати наступні оператори:

не дорівнює

• більше чи рівно

• менше або равноКроме того, можна задавати оператори порівняння, які, використовуються при фільтрації тексту: «починається з", "не починається з", "закінчується на", "не закінчується на", "містить" і "не містить».

На малюнку представлений відфільтрований список по стовпці "Ціна" при вибраних умовах відбору.

Фільтр по виділеному

Фільтрація по виділеному - це швидкий спосіб відфільтрувати записи по одній умові за допомогою кнопки "Автофільтр" на панелі інструментів стандартна.

Алгоритм фільтрації по виділеному:

 Перейдіть до запису

 Натисніть кнопку "Автофільтр", щоб виконати фільтрацію по виділеному. Редактор включить "Автофільтр" і приховає рядки, які не містять обраних даних

Фільтрація списку за допомогою розширеного фільтра

Команда "Розширений фільтр" використовується для фільтрації по більш складних умов відбору записів, ніж автофильтр, наприклад, за кількома умовами відбору в одному стовпці, по кільком умовам відбору кілька стовпчиків або для відбору записів за умовами відбору за допомогою формули. Перед застосуванням команди "Розширений фільтр" необхідно підготувати умови відбору, які, як правило, треба розташовувати над списком. У зв'язку з цим вимогою на робочому аркуші зі списком повинно бути не менше трьох порожніх рядків, розташованих над списком. Крім того, між списком і значеннями умов відбору повинна перебувати хоча б один порожній рядок.

Створення діапазону умов відбору:

Виділіть заголовки фільтровану стовпців списку і виконайте команду "Копіювати" будь-яким з відомих методів

Виділіть перший рядок для введення умов відбору і виконайте команду "Вставити" будь-яким з відомих методів

Введіть необхідні критерії відбору записів в рядки, розташовані під заголовками условійНа малюнку представлений зразок діапазону умов відбору: показати в списку рядки містять кондитерські продукти типу печиво в першому складі і напої в четвертому складах.

Після створення діапазону умов відбору, можна застосувати до списку команду "Розширений фільтр".

Алгоритм фільтрації за допомогою команди "Розширений фільтр"

Виділіть клітинку в списку

В меню "Дані" виберіть команду "Фільтр" - "Розширений фільтр"

Встановіть перемикач "Обробка" в положення "Фільтрувати список на місці", якщо хочете, щоб редактор виводив результати фільтрації в списку, приховавши рядки, що не відповідають критеріям відбору. Щоб скопіювати відфільтровані записи в іншу область робочого аркуша, виберіть варіант "Обробка" в положення "Скопіювати результати в інше місце" і вкажіть діапазон для розміщення результатів.

Перевірте вихідний діапазон комірок фильтруемого списку, діапазон повинен містити всі осередки списку з урахуванням осередків заголовків стовпців

Перевірте діапазон умов відбору, він повинен містити всі осередки діапазону умов відбору з урахуванням осередків заголовків стовпців

Клацніть на кнопці ОК для виконання фільтрації. У списку будуть відображені записи, що задовольняють заданим критеріям

На малюнку представлений зразок "Розширеного фільтру" вибраними параметрами фільтрації.

На малюнку представлений зразок відфільтрованого списку, над яким розташований діапазон умов.

У таблиці, що містить сотні або тисячі записів, буває досить важко знайти потрібну інформацію. Microsoft Access являє декілька засобів пошуку та перегляду інформації.

¨ Пошук записів по тексту, що міститься в будь-якому з полів.

¨ Розстановка записів за зростанням або спаданням значень конкретного поля.

¨ Зміна кількості відображуваних записів за допомогою фільтра.

Пошук тексту в записах

Пошук одній або декількох записів з потрібним текстом, зручно здійснювати засобами пошуку. За допомогою команди знайти з меню Виправлення або кнопки знайти з панелі інструментів Таблиця в режимі таблиці введіть текст і потім вкажіть, чи повинна Access шукати у всіх полях або ж тільки в поточному, визначте положення тексту в поля і встановіть, чи потрібно при пошуку враховувати регістр символів. Відшукавши першу відповідних записів, Access виділить шуканий текст. Після цього Ви можете або продовжити, або скасувати пошук.

Пошук тексту в поточному полі:

1. Відкрийте таблицю в режимі таблиці .

2. Клацніть стовпець, в якому Ви сподіваєтеся знайти потрібний текст.

3. Натисніть кнопку знайти на панелі інструментів Таблиця в режимі таблиці.

4. Введіть текст. Якщо при пошуку потрібно враховувати регістр символів, клацніть прапорець З урахуванням регістру , Інакше - скиньте прапорець.

5. Для початку пошуку клацніть кнопку Знайти.

6. Для переходу до наступного запису, що містить заданий текст, клацніть кнопку знайти далі .

7. Для закриття діалогового вікна і повернення в таблицю клацніть кнопку Закрити .

Пошук тексту в усіх полях:

1. Відкрийте таблицю в Режимі таблиці.

2. Натисніть кнопку Знайти на панелі інструментів Таблиця в режимі таблиці.

3. Введіть текст.

4. Скиньте прапорець Тільки в поточному полі.

5. Для початку пошуку клацніть кнопку Знайти.

6. Для переходу до наступного запису, що містить заданий текст, клацніть кнопку Знайти далі.

7. Для закриття діалогового вікна і повернення в таблицю клацніть кнопку Закрити.

Зміна порядку записів в таблиці

сортуванням можна змінити послідовність записів в таблиці, розташувавши їх по зростанням або за спаданням значень обраного поля. Сортування можна задати по декількох полях.

Розташування записів по зростанню значень одного поля:

1. Встановіть курсор у будь-якому місці шпальти, по полях якого хочете впорядкувати записи.

2. Натисніть кнопку Сортування за зростанням на панелі інструментів Таблиця в режимі таблиці.

Сортування записів по декількох полях

При зміні порядку записів в таблиці іноді потрібно задати сортування більш ніж по одному полю. Така операція називається комбінованої сортуванням . В цьому випадку поля повинні слідувати в таблиці один за одним. Access сама відсортує їх зліва направо - лише вкажіть потрібні поля. Наприклад, щоб скласти список клієнтів і контактують з ними співробітників, спочатку відсортуйте записи по полю клієнт, А потім - по полю співробітник.

Сортування записів по декількох полях:

1. Показати таблицю в режимі таблиці .

2. Клацніть заголовок першого стовпця, на основі значень якого хочете впорядкувати записи, і, не відпускаючи кнопку миші, протягніть покажчик вправо по стовпцях, щоб задати і їх поля.

3. Для сортування записів по зростанням або за спаданням клацніть кнопку Сортування по зростанню або Сортування по спадаючій на панелі інструментів Таблиця в режимі таблиці .

Пошук і заміна тексту в таблиці

Іноді при оновленні даних таблиці необхідно внести однакові зміни відразу в кілька записів. Для пошуку і заміни фрагмента тексту в усій таблиці використовується механізм заміни. Access дозволяє задавати або кожну заміну окремо, або все відразу. Крім того, Ви можете вказати напрямок пошуку, необхідно враховувати регістр символів, а також задати перевірку на збіг з усім полем або з його частиною.

Пошук і заміна тексту:

1. Показати таблицю в режимі таблиці .

2. Клацніть стовпець, в якому Ви розраховуєте знайти шуканий текст.

3. Клацніть меню Виправлення і потім команду замінити .

4. У поле зразок введіть текст, що підлягає заміні.

5. У поле Замінити на введіть новий текст.

6. Для пошуку першої згадки тексту клацніть знайти далі .

7. Для заміни першого знайденого фрагмента тексту клацніть кнопку замінити , Для заміни всіх знайдених фрагментів - кнопку замінити всі , А для переходу до наступного фрагменту - кнопку знайти далі .

8. Закінчивши роботу, клацніть кнопку Закрити .

Перегляд заданих записів за допомогою фільтра

Фільтр дозволяє відображати на екрані не всі записи таблиці, а тільки потрібні. Access фільтрує записи по одному або декількох полях, після чого відображає тільки ті з них, які задовольняють заданим умовам. Для додання таблиці первісного вигляду вимкніть фільтр.

Фільтрування таблиці по виділеному:

1. Показати таблицю в режимі таблиці .

2. Встановіть курсор в поле, по якому хочете задати фільтрування.

3. Натисніть кнопку Фільтр по виділеному (1 кнопка) на панелі інструментів Таблиця в режимі таблиці . У нижній частині вікна таблиці з'явиться повідомлення про кількість записів, які відповідають критеріям Вашого фільтра. букви ФЛТР в рядку стану означають, що фільтр активний.

Відключення фільтру:

Натисніть кнопку видалити фільтр (3 кнопка) на панелі інструментів Таблиця в режимі таблиці . З рядка стану зникнуть літери ФЛТР .

збереження фільтра

Якщо Ви припускаєте, що створений Вами складний фільтр або критерії фільтрування можуть стати в нагоді знову, збережіть їх у вигляді запиту. Хоча запити мають деякі унікальні можливості, які виходять за межі можливостей фільтрів, в даному випадку Ви можете створити простий запит, щоб зберегти вже створений фільтр.

Збереження фільтра як запиту:

Режимі таблиці.

2. Клацніть меню записи , Встановіть покажчик миші на команду Фільтр і в підменю клацніть команду Розширений фільтр . У вікні розширеного фільтра Ви побачите прийняту схему умов відбору записів.

3. Клацніть меню файл і потім - команду Зберегти як запит .

4. Введіть у текстове поле ім'я запиту назву попереднього запиту.

5. Для збереження фільтра у вигляді запиту клацніть кнопку ОК . Ім'я збереженого запиту з'явиться у вкладці запити вікна бази даних.

Створення складних фільтрів за допомогою Конструктора фільтрів

У Access для розробки складних фільтрів можна скористатися Конструктором. Коли Ви вписуєте в одну вкладку кілька умов одночасно, то створюєте І-фільтр. Він відображає тільки записи, що задовольняють всім заданим у вкладці критеріям. Записи, що задовольняють одному з декількох умов, переглядають за допомогою АБО-фільтра. При його застосуванні відображаються всі записи, відповідні будь-якого з умов, заданих у вкладці знайти або в будь-який з активних вкладок або .

Створення І-фільтра:

1. Відкрийте відфільтровану таблицю в Режимі таблиці.

1. Натисніть кнопку змінити фільтр (2 кнопка) на панелі інструментів Таблиця в режимі таблиці .

2. Якщо необхідно відмовитися від установок попереднього фільтра, клацніть кнопку Очистити бланк на панелі інструментів Фільтр .

3. Клацніть вільну позицію під заголовком поля, значення якого Ви хочете використовувати для фільтрування.

4. Клацніть стрілку списку і виберіть значення поля, по якому буде проведено фільтрування. Щоб фільтр працював правильно, текст, що вводиться в осередок бланка конструктора фільтра, укладіть в лапки.

5. Виконайте аналогічні дії для кожного поля, що задається для фільтрування.

6. Натисніть кнопку застосування фільтру на панелі інструментів Фільтр .

Створення АБО-фільтра:

1. Показати таблицю в режимі таблиці .

2. Натисніть кнопку змінити фільтр на панелі інструментів Таблиця в режимі таблиці .

3. Якщо необхідно відмовитися від установок попереднього фільтра, клацніть кнопку Очистити бланк на панелі інструментів Фільтр .

4. Клацніть вільну позицію під заголовком поля, значення якого Ви хочете використовувати для фільтрування.

5. Клацніть стрілку списку і виберіть значення поля.

6. Виконайте аналогічні дії для кожного поля, заданого для фільтрування. Будь-яке з них задає додаткові критерії відбору записів.

7. Для завдання додаткових умов фільтрування клацніть вкладку або внизу вікна Конструктора.

8. Натисніть кнопку застосування фільтру на панелі інструментів Фільтр .

Сортування даних (в режимі таблиці)

Спочатку слід виділити поле, по якому треба провести сортування даних (т. Е. Треба виділити весь стовпець нашої таблиці), для чого достатньо клацнути на імені поля в заголовку таблиці. Потім потрібно клацнути на одній з двох кнопок:

За допомогою першої з цих кнопок відбувається сортування текстових даних за алфавітом, а числових - по зростанню, за допомогою другої дані сортуються в зворотному порядку.

Фільтрація даних (в режимі таблиці)

Іноді буває необхідно побачити на екрані не всі записи бази даних (рядки таблиці), а лише ті з них, які відповідають певним умовам. Цей процес називається фільтрацією або вибіркою даних.

Щоб здійснити вибірку необхідних даних, слід:

1. Виконати команду Записи, Фільтр, Змінити фільтр.

2. Клацнути на імені потрібного поля в списку і ввести умову (маску) вибору.

3. Виконати команду Фільтр, Застосувати фільтр.

На екрані з'явиться таблиця, яка буде містити рядки, дані яких відповідають вказаним умові. Щоб знову побачити всю таблицю цілком, слід виконати команду Записи, Видалити фільтр.

В умовах крім математичних рівностей і нерівностей можна використовувати знак «*», який замінює собою будь-яку послідовність символів, або знак «?», Який замінює один символ.

Нижче наведені варіанти умов вибірки даних з нашої бази і результати вибірки.

Умова: зарплата:\u003e \u003d 200 (співробітники, у яких зарплата більше або дорівнює 200)

код	Прізвище	ім'я	Телефон	Зарплата
1	Іванов	Єгор		200
3	Єфімов	Євген		210

Умова: ім'я: Н * (співробітники, імена яких починаються на букву Н)

код	Прізвище	ім'я	Телефон	Зарплата
2	Семенов	Микола

Пошук даних за допомогою фільтрів.

Швидкий пошук даних

Обробка даних в БД.

Програма дозволяє здійснювати пошук записів, в яких значення певного поля повністю або частково збігаються з деякою величиною. Щоб здійснити швидкий пошук даних необхідно:

1.Открить БД «Провайдери Інтернету», двічі клацнувши по відповідному значку у вікні БД.

2. Ввести команду Правка - Найти ...З'явиться діалогова панель Пошук. У полі зразок: Необхідно ввести шуканий текст, а в поле збіг: Вибрати пункт з будь-який частина поля.

Набагато більше можливостей для пошуку даних в БД представляють фільтри. Фільтри дозволяють відбирати записи, які задовольняють заданим умовам. Умови відбору записів створюються з використанням операторів порівняння (\u003d,<, > і т.д.)

прості фільтри містять умову відбору записів тільки для одного поля. Складні фільтри містять кілька умов для різних полів. В результаті застосування складного фільтра будуть відібрані тільки ті записи, які задовольняють всім умовам одночасно.

1. Відкрити таблицю БД «Провайдери Інтернету», двічі клацнувши по відповідному значку у вікні БД.

2. Ввести команду Записи - Фільтр - Змінити фільтр. У вікні таблиці ввести умови пошуку в відповідних полях. Фільтр створений

3. Ввести команду Записи - Застосувати фільтр. У вікні таблиці будуть виведені записи, що задовольняють умовам пошуку.

Запити здійснюють пошук даних в БД так само, як і фільтри. Різниця між ними полягає в тому, що запити є самостійними об'єктами БД, а фільтри прив'язані до конкретної таблиці.

Запит є похідними об'єктом від таблиці. Однак результатом виконання запиту є також таблиця, тобто запити можуть використовуватися замість таблиць. Наприклад, форма може бути створена як для таблиці, так і для запиту.

Запити дозволяють відібрати ті записи, які задовольняють заданим умовам. Запити, як і фільтри, бувають прості і складні. Простий запит містить одну умову, а складний запит містить кілька умов для різних полів. У процесі створення запиту можна відбирати не тільки записи, але і поля, які будуть присутні в запиті. Створимо складний запит щодо виявлення оптимального провайдера в БД «Провайдери Інтернету».

1. У вікні виділити групу об'єктів запити і вибрати пункт Створення запиту за допомогою конструктора.
2. На діалогової панелі Додавання таблиці вибрати таблицю «Провайдери Інтернету», для якої створюється запит. Клацнути по кнопці Додати.
3. У вікні запиту в рядку поле: із списку вибрати імена полів, для яких будуть задані умови. В рядку Условие отбора: Ввести умови для обраних полів. В рядку Висновок на екран: Задати поля, які будуть представлені в запиті.
4. Зберегти запит під ім'ям запит 1 за допомогою команди Файл - Зберегти як ...
5. У вікні Провайдери Інтернету: база даних виділити запит 1 і клацнути по кнопці відкрити. У вікні запиту будуть виведені записи, що задовольняють умовам пошуку.