Створення звіту з групуванням або зведеного звіту. Угруповання та сортування даних у звіті Access Access форми режим таблиці сортування не активне

Сортування, пошук та фільтрація даних

Дані, які зберігаються в таблицях бази даних, можуть бути ефективно використані лише за умови, якщо існують прості та доступні засоби пошуку потрібної інформації. Таблиці можуть містити величезну кількість записів, і хороша СУБД має забезпечити можливість швидко та легко знайти та відібрати серед них потрібні. Access 2002 є в цьому плані прикладом того, як можна при виконанні цих операцій забезпечити максимальну зручність для користувачів і в той же час ефективність обробки великих обсягів даних.

Операція сортування даних завжди використовується для зручності знаходження потрібної інформації. Коли на екрані (або папері) відображається таблиця, набагато легше знайти потрібний рядок, якщо ці рядки впорядковані. Ви звикли до того, що табличні дані впорядковані за алфавітом, за датою, збільшенням або зменшенням значень у стовпцях, що містять числа. Але в різних ситуаціях ми хотіли б сортувати рядки за різними ознаками (стовпчиками таблиці). В ідеалі це має виконуватися легким рухом руки. Саме так і дозволяє робити Access. За замовчуванням, коли таблиця відкривається у режимі Таблиці, вона впорядковується за значенням ключового поля. Якщо ключове поле для таблиці не визначене, записи виводяться в порядку їхнього введення в таблицю. Якщо потрібно відсортувати записи за значенням іншого поля, достатньо встановити курсор на будь-який рядок відповідного стовпця і натиснути одну з кнопок на панелі інструментів: Сортування за зростанням (Sort Ascending) або Сортування за спаданням (Sort Descending).

Інший спосіб виконання цієї операції: клацнути правою кнопкою миші на будь-якому рядку потрібного стовпця і вибрати з контекстного меню (рис. 1) відповідну команду.

Таким чином, можна впорядкувати записи за будь-яким стовпцем таблиці. Обмеження існують лише на тип даних, які можна впорядковувати – не можна сортувати значення полів типу MEMO, гіперпосилання чи об'єкти OLE.

Щоб правильно застосовувати сортування, потрібно знати декілька простих правил.

· При сортуванні у зростаючому порядку записи, що містять порожні поля (з порожніми значеннями), вказуються у списку першими.

· Числа, що знаходяться у текстових полях, сортуються як рядки символів, а не як числові значення. Якщо потрібно відсортувати їх у числовому порядку, усі текстові рядки мають містити однакову кількість символів. Якщо рядок містить меншу кількість символів, спочатку потрібно вставити незначні нулі.

· При збереженні таблиці зберігається порядок її сортування.

Мал. 1.

Зауваження

Порядок сортування залежить від установок мови, визначених у діалоговому вікні Параметри (Options) під час створення бази даних. Щоб змінити це налаштування, необхідно вибрати в меню Сервіс (Tools) команду Параметри (Options), відкрити вкладку Загальні (General) та у полі Порядок сортування бази даних (New database sort order) вибрати потрібну мову.

Якщо ви змінили порядок сортування записів у таблиці, а потім вирішили її закрити, Access запитує, чи хочете зберегти зміни макета. Якщо ви відповісте Так(Yes), новий порядок сортування збережеться і відтвориться, коли таблиця буде відкрито наступного разу. Щоб повернутися до початкового порядку сортування (за значенням ключового поля), необхідно виконати команду меню Записи, Видалити фільтр (Records, Remove Filter/Sort).

Іноді слід виконати сортування за значенням кількох полів. Для цього перемістіть спочатку стовпці, що сортуються таким чином, щоб вони виявилися, по-перше, поруч, а по-друге, з урахуванням пріоритетів, - пріоритети встановлюються зліва направо, тому що першими будуть сортуватися значення в крайньому лівому стовпці. Після цього потрібно виділити всі стовпці і натиснути, відповідно, кнопку Сортування за зростанням (Sort Ascending) або Сортування за спаданням (Sort Descending) на панелі інструментів.

Існує чотири способи, які можна використовувати для відбору записів у режимі таблиці або форми: фільтр за виділеним, фільтр за формою, фільтрації Введення та Розширений фільтр.

Фільтр виділення

1. Запустіть Microsoft Access, а потім відкрийте базу даних

2. У полі форми, підлеглої форми, таблиці або підтаблиця, виберіть один екземпляр значення, яке потрібно відфільтрувати (Наприклад, ім'я або номер).

3. На Записах Виберіть Фільтр, а потім натисніть кнопку Фільтр виділення.

4. Повторіть кроки 2 і 3, поки не буде набір записів Ви шукаєте.

ПРИМІТКА: Також можна фільтрувати записи, які не мають певного значення. Після вибору значення, клацніть правою кнопкою миші та виберіть команду Фільтр з виключенням виділеного.

Фільтр за формою

1. Відкрийте форму в режимі форми або таблиці, запиту або форми

Подання таблиці даних. Фільтрування записів у підтаблиці відображення підтаблиці клацнувши його індикатор розгортання.

2. На Записах Виберіть Фільтр, а потім натисніть кнопку Фільтр за формою Щоб перейти у вікно звичайного фільтра.

Можна встановити умови для форми, підлеглої форми основну таблицю або будь-якої підлеглої таблиці, відображається. Кожну підлеглу форму або підтаблиці має свої власні Шукати та Або вкладки.

1. Виберіть поле, щоб вказати критерії.

2. Введіть умову відбору, вибравши значення, яке ви Пошук у списку значень поля (якщо список містить значення полів), або введіть значення в полі.

3. Щоб знайти записи, у якому певне поле має тип порожні чи непусті, має значення Null -або-Не порожньо у полі.

4. Щоб вказати додаткові значення, що містять записи у фільтр, натисніть кнопку Або вкладки форми, підлеглої форми, таблиці або підтаблиці що фільтрації, а потім введіть додаткові умови.

5. На Фільтр меню натисніть кнопку Застосування фільтра, щоб переглянути результати фільтрації.

Фільтр для введення даних

1. Відкрийте форму в режимі форми або таблиці, запиту або форми в Подання таблиці даних. Фільтрування записів у підтаблиці відображення підтаблиці клацнувши його індикатор розгортання.

2. Клацніть правою кнопкою миші в полі у формі, підпорядкованій формі, у режимі таблиці або підтаблиці фільтрації та введіть значення, що ви шукаєте Для фільтрації вікно контекстного меню.

3. Натисніть клавішу ENTER, щоб застосувати фільтр, а потім закрийте контекстне меню.

Розширений фільтр

1. Відкрийте форму в режимі форми або таблиці, запиту або форми в Подання таблиці даних.

2. Клацніть у формі, підлеглої форми, таблиці, або підтаблиця, яку потрібно відфільтрувати.

3. На Записах Виберіть Фільтр, а потім натисніть кнопку Розширений фільтр.

4. Додайте поля, які потрібно вказати на значення або інші критерії, які будуть використовувати фільтр для пошуку записів у структурі Сітка.

5. Щоб вказати порядок сортування, клацніть Сортування для поля в клітинці, натисніть кнопку зі стрілкою та виберіть порядок сортування. Microsoft Access спочатку сортує крайнє ліве поле в бланку запиту, а потім Сортування наступне поле вправо і т.д.

6. В Умови для полів, які включені, введіть значення в осередку, При пошуку або введіть вираз.

7. На Фільтр меню натисніть кнопку Застосування фільтра, щоб переглянути результати фільтрації.

Access 2010 дає вам можливість працювати з величезною кількістю даних, а це означає, що вам може бути складно дізнатися щось про вашу базу даних, просто глянувши на неї. Сортування та фільтрація - це два інструменти, які дозволяють налаштувати, як ви організуєте та переглядаєте свої дані, що робить його зручнішим для роботи.

Про сортування та фільтрацію

По суті, сортування та фільтрація – це інструменти, які дозволяють організувати ваші дані. Коли ви сортуєте дані, ви упорядковуєте їх. Фільтрування даних дозволяє приховати неважливі дані та зосередитись тільки на даних, які вас цікавлять.

Сортування записів

Коли ви сортуєте записи, ви вводите їх у логічний порядок, зі схожими даними, згрупованими разом. У результаті сортовані дані часто простіше читати та розуміти, ніж несортовані дані. За промовчанням Access сортує записи за їх ідентифікаційними номерами. Однак є багато інших способів запису записів. Наприклад, інформація в базі даних, що належить пекарні, може бути відсортована декількома способами:

• Замовлення можна сортувати за датою замовлення або прізвищем клієнтів, які розмістили замовлення.
• Клієнти можуть сортуватися на ім'я або місто або поштовий індекс, де клієнти живуть.
• Продукти можна сортувати за назвою, категорією (пироги, тістечка, кекси і т.д.) або ціною.

Ви можете сортувати як текст, так і цифри двома способами: у порядку зростання та зменшення. Висхідний означає йти вгору, так що при сортуванні за зростанням влаштують цифри від найменшого до найбільшого та тексту від A до Z . За спаданням означає спуск або найбільше значення для чисел і від Z до A для тексту. Сортування ідентифікаційного номера за замовчуванням, що відображається у ваших таблицях, є висхідним сортуванням, тому спочатку відображаються найменші ідентифікаційні номери.

У прикладі ми будемо виконувати сортування по таблиці. Однак, ви можете сортувати записи в будь-якому об'єкті Access. Процедура здебільшого така сама.

Для сортування записів:

Тепер таблицю буде відсортовано за вибраним полем.

Щоб зберегти новий вигляд, натисніть кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу.

Після збереження сортування записи будуть відсортовані таким чином, поки ви не виконаєте інше сортування або не видаліть поточний. Щоб видалити сортування, просто натисніть «Видалити сортування».

Фільтрування записів

Фільтри дозволяють переглядати лише ті дані, які ви хочете переглянути. Коли ви створюєте фільтр, ви встановлюєте критерії даних, які хочете відобразити. Потім фільтр виконує пошук усіх записів у таблиці, знаходить ті, які відповідають вашим критеріям пошуку, та тимчасово приховує ті, які цього не роблять.

Фільтри корисні, тому що вони дозволяють зосередитись на конкретних записах, не відволікаючись на дані, які вам нецікаві. Наприклад, якщо у вас є база даних, що включає інформацію про клієнта та замовлення, ви можете створити фільтр для відображення тільки клієнтів, які живуть у певному місті або тільки в замовленнях, що містять певний продукт. Перегляд цих даних за допомогою фільтра буде набагато зручнішим, ніж пошук його у великій таблиці.

У прикладах і поясненнях ми будемо застосовувати фільтри до таблиць. Однак можна використовувати фільтри до будь-якого об'єкта Access. Процедура здебільшого така сама.

Щоб створити простий фільтр:

Натисніть кнопку «ОК» . Фільтр буде використано. У таблиці наших клієнтів тепер відображаються лише клієнти, які мешкають у Кері.

Перемикання фільтра дозволяє вмикати та вимикати його. Щоб переглянути записи без фільтра, просто натисніть кнопку Toggle Filter . Щоб відновити фільтр, клацніть його ще раз.

Створення фільтра із виділення

Фільтрація на вибір дозволяє вибрати конкретні дані з таблиці і знайти дані, які схожі або несхожі на нього. Наприклад, якщо ви працюєте з базою даних в пекарні і хочете знайти всі продукти, імена яких містять слово шоколад, ви можете вибрати це слово в одному імені продукту і створити фільтр з цим вибором. Створення фільтра з вибором може бути зручнішим, ніж створення простого фільтра, якщо поле, в якому ви працюєте, містить багато елементів.

Щоб створити фільтр із виділення:

Фільтр буде використано. У нашій таблиці тепер відображаються лише продукти зі словом шоколад у їхніх іменах.

Створення фільтра із пошукового запиту

Ви також можете створити фільтр, ввівши пошуковий запит і вказавши спосіб відповідності даних даним термінам. Створення фільтра з пошукового терміна аналогічно до створення фільтра з виділення.

Фільтрування тексту за пошуковим запитом

При фільтрації тексту, ввівши слово для пошуку, можна використовувати деякі з тих же параметрів, які ви використовуєте при фільтрації за допомогою вибору, як Містить, Не містить, Ends С, і не закінчується. Ви також можете вибрати один з таких варіантів:

• Рівні значення, які включають лише записи з даними, що ідентичні вибраним даним
• Не дорівнює, що включає всі записи, крім даних, які ідентичні вибору
• Починається з, який включає лише записи, дані яких для вибраного поля починаються з пошукового запиту
• Не починається з, включаючи всі записи, крім тих, чиї дані для вибраного поля починаються з пошукового запиту

Щоб фільтрувати текст за пошуковим запитом:

Фільтрування чисел із пошуковим терміном

Процес фільтрації номерів із пошуковим терміном аналогічний процесу фільтрації тексту. Однак під час роботи з числами доступні різні параметри фільтрації. На доповнення до Рівно і не однаково, ви можете вибрати:

• Більше, ніж включати тільки записи з числами в цьому полі, які більші або рівні числа, яке ви вводите
• Менше, ніж включати тільки записи з номерами в цьому полі, які менше або дорівнює кількості, яку ви вводите
• Між включеннями записів із цифрами, які потрапляють у певний діапазон

Щоб фільтрувати числа за пошуковим запитом:

Конкретні типи чисел можуть включати інші параметри фільтрації. Наприклад, дати, що зберігаються у числовій формі (mm/dd/yy-eg, 12/01/2010), включають опції для фільтрації за періодами часу.

Рядки в таблиці можна відсортувати згідно з вмістом одного або кількох стовпців. Для цього виберіть поле, за яким буде сортуватися, і натисніть кнопку Сортування за зростанням або Сортування за спаданням на панелі інструментів.

При пошуку деякого значення Access знаходить і відображає відповідний запис Але якщо заданому критерію задовольняє кілька записів, то для зручності роботи виникає необхідність відобразити на екрані тільки їх За допомогою кнопок сортування та фільтрації, що знаходяться на панелі інструментів (або команд Фільтр (Filter) та Сортування ( Sort) з меню Записи (Records)), можна відобразити на екрані тільки необхідні для роботи записи, а також швидко відсортувати їх у потрібному порядку Для сортування всієї таблиці використовуються дві кнопки сортування, а для вибору певних записів – три кнопки фільтрації

Швидке сортування

Іноді потрібно відсортувати записи в певній послідовності Кнопки сортування панелі інструментів дозволяють сортувати стовпці за зростанням або зменшенням Спочатку виберіть поля для сортування, а потім натисніть кнопку Сортування за зростанням (А-Я) (Sort Ascending (AZ)) або Сортування за спаданням ( Я-А) (Sort Descending (ZA))

Для вибору поля сортування достатньо помістити в нього курсор на рівні будь-якого запису. Після цього натисніть на відповідній кнопці, і дані миттєво будуть відсортовані

Якщо ви хочете сортувати дані по кількох полях, виділіть кілька стовпців. Для цього спочатку виділіть один стовпець, а потім натисніть клавішу і перетягніть курсор (Таким чином виділяються суміжні стовпці) При цьому записи таблиці відсортуються спочатку по першому стовпцю, потім по другому і т.д.

Щоб відновити початковий порядок розташування записів, скористайтесь командою Записи^Видалити фільтр (Records^Remove Filter/Sort)

Фільтрування

Фільтрування дозволяє переглянути у формі лише певні записи. Виберіть дані, за якими слід відібрати, і натисніть кнопку Фільтр по виділеному на панелі інструментів. Щоб виправити фільтр, натисніть кнопку Змінити фільтр. Щоб встановити більш детальну умову для фільтрації, виберіть команду Фільтр у меню Записи та підкоманду Розширений фільтр. Для використання звичайного або розширеного фільтра натисніть кнопку Застосувати фільтр на панелі інструментів .

5. Створення запитів у середовищі ms Access

Процес проектування запиту за допомогою стандартної панелі інструментів вікна запиту в режимі Конструктора.

Запити

Запити забезпечують швидкий та ефективний доступ до даних, що зберігаються у таблиці.

При створенні таблиці за допомогою MS Access можна помітити, що програма не дозволяє використовувати поля, що обчислюються. Не існує також можливості виконати сортування за первинним ключем.

Завдяки запитам можна виконати сортування або обчислити вирази. Наприклад, звести разом дані зі зв'язаних таблиць.

Під час виконання запиту MS Access зчитує дані з таблиць та відображає результат виконання у режимі таблиці. При цьому слід зважати на те, що результат виконання запиту не зберігається. Дані завжди зберігаються у таблицях. У запиті MS Access зберігає лише інструкції у тому, як мають бути організовані дані у результаті виконання запиту.

Для деяких запитів можна змінити результат запиту, який відображається в режимі таблиці. Ці зміни відобразяться і у вихідних таблицях. За запитом можна розробити форму або звіт.

Сортування записів таблиці

У таблиці дані завжди відсортовані за первинним ключем. Щоб організувати інший спосіб сортування даних, використовується запит. Для створення такого запиту у вікні бази даних слід вибрати піктограму “ ТАБЛИЦЯ” та вказати таблицю, яку необхідно відсортувати. Вибір піктограми “ НОВИЙ ЗАПИТ" , розташованої на панелі інструментів, призводить до відкриття діалогового вікна для створення нового запиту для зазначеної у вікні бази даних таблиці. Внаслідок вибору піктограми “ НОВИЙ ЗАПИТ” у діалоговому вікні відображається список усіх імен полів вихідної таблиці, на початку якого розташовано символ "*". Відбуксируйте зірочку до бланку запиту QBE. Вона є символом-замінником усіх полів даних. Крім того, відбуксируйте в бланк запиту поле даних, за яким має бути проведене сортування.

Для цього поля у списку "Сортування" виберіть спосіб сортування. Виберіть піктограму “ВИКОНАТИ” і MS Access відобразить на екрані результат запиту, що відображається в режимі таблиці, дані, в якому відсортовані необхідним чином.

Запити з критеріями пошуку

Для вибірки даних із таблиць за певною умовою в MS Access використовуються запити з критеріями пошуку. Попередньо задавши умову відбору, результатом виконання запиту буде набір даних, що задовольняють сформований критерій.

Для складання запиту слід перейти у вікно бази даних, вибрати піктограму “ЗАПРОС” та натиснути кнопку Створити, а потім кнопку Новий запит. У наступному вікні діалогу слід вибрати одну з таблиць БД та натиснути кнопку "Додати", MS Access помістить у вікно запиту список полів зазначеної таблиці. Тепер можна вибрати одне або кілька полів та відбуксирувати їх у бланк запиту QBE.

У рядку "Умова відбору" тепер можна ввести критерії вибору. Для позначення довільної кількості символів використовуйте як символ-замінник зірочку (*), а для позначення одного довільного символу знак питання (?). Сформулюйте критерії запиту. Наприклад, якщо для текстового поля буде заданий лише критерій "А*", то в результаті виконання запиту будуть відображені лише записи, текстове поле яких починається з літери "А" (або "а").

Якщо потрібно знайти комбінацію кількох значень, потрібно ввести в рядок "Умова відбору", використовуючи як роздільника логічні оператори AND і OR. Крім звичайних операторів порівняння, MS Access надає три спеціальні оператори, корисні для відбору даних: BETWEEN, IN, LIKE.

Запити з параметрами

Не завжди можна вирішити на етапі створення запиту, які саме значення має відшукувати MS Access, а іноді потрібна гнучка умова відбору, яка може змінюватись в залежності від поточної ситуації. Тому замість умови відбору, що безпосередньо вводиться в бланк QBE, можна включити в запит параметр, і в цьому випадку перед виконанням запиту MS Access щоразу запитуватиме конкретні умови відбору.

Щоб встановити параметр, необхідно ввести в рядок "Умова відбору" ім'я або фразу, укладену у квадратні дужки (). Те, що укладено всередині квадратних дужок, MS Access розглядає ім'я параметра. Це ім'я виводиться у діалоговому вікні під час виконання запиту, тому розумно як ім'я параметра використовувати змістовну фразу. В одному запиті можна встановити декілька параметрів; при цьому ім'я кожного параметра має бути унікальним та інформативним.

За промовчанням MS Access перетворює введені в запит параметри текстовий тип даних. Однак, оскільки текстові поля не можна порівнювати з полями дат, тип даних параметрів необхідно встановити точно. Для цього виберіть команду Запит/Параметриз меню, у результаті MS Access відкриє вікно діалогу "Параметри запита". Введіть параметр без квадратних дужок у діалогове вікно та виберіть потрібний тип даних.

Тепер для виконання запиту спочатку необхідно ввести значення параметра, а результат запиту міститиме лише поля, які задовольняють заданому значенню параметра.

Обчислювані поля у запитах

Існує можливість завдання обчислення над будь-якими полями таблиці і зробити значення, що обчислюється, новим полем у наборі записів. Для цього використовується безліч вбудованих у MS Access функцій. Можна створити поле в запиті за допомогою арифметичних операцій над полями таблиць, а також створити нове поле як результат конкатенації текстових полів або символьних констант.

Створення поля, що обчислюється, здійснюється шляхом простого введення виразу для обчислення в порожньому стовпці бланка запиту QBE. Необхідно лише скласти відповідний запит з використанням імен полів. Після того як введення буде завершено, вираз матиме такий вигляд:

Вираз 1: [Поле1] “оператор” [Поле2]

У квадратні дужки полягають лише імена полів. MS Access автоматично використовує "Вираз 1" як ім'я обчисленого виразу. Це ім'я можна змінити більш змістовне.

При побудові складних виразів MS Access пропонує використовувати утиліту, що має назву “Побудовник виразів”. Для переходу в "Побудовник виразів" необхідно клацнути по порожньому полю в бланку QBE, а потім по кнопці "Побудувати" панелі інструментів.

Підсумкові запити

Підсумкові запити значно відрізняються від звичайних. У них можна використовувати два типи полів. Існують поля, за якими здійснюється угруповання даних, та поля, для яких проводяться обчислення. Додатково можна ввімкнути поля для визначення умов запиту.

Щоб скласти підсумковий запит, перебуваючи в режимі Конструктора запиту, слід вибрати піктограму “ГРУППОВІ ОПЕРАЦІЇ” або скористатися командою Вид/Групові операції. У результаті бланку запиту з'явиться рядок "Групова операція" . Потім для відповідного поля зі списку необхідно вибрати функцію "Угруповання".

Багатотабличні запити

Розглянувши можливості запитів, що ґрунтуються на одній таблиці, легко організувати перегляд об'єднаних даних з кількох зв'язаних таблиць. Вибір даних із кількох таблиць особливо корисно використовувати під час створення форм і звітів.

По-перше, відкрийте вікно Конструктора запитута додайте таблиці, які містять необхідну інформацію. Якщо раніше за допомогою команди Зв'язкибуло встановлено зв'язок між таблицями, то MS Access визначить це автоматично. Цей зв'язок буде відображено у вигляді лінії, проведеної між полями таблиць. Якщо зв'язок між таблицями відсутній, ви маєте його встановити.

Далі слід визначити параметри зв'язку. Вкажіть на сполучну лінію та виберіть команду Вид/Параметри об'єднання. В результаті відкриється діалогове вікно, в якому пропонуються три опції визначення параметрів зв'язку.

Після цього відбуксируйте до бланку запиту, поля з головної та підлеглої таблиці. Як правило, є більше записів, що містять відомості про об'єкти, ніж записів про їхні категорії. Тому MS Access відображає категорію стільки разів, скільки потрібно. Отже, якщо одній категорії відповідає десять різних об'єктів, категорію буде повторено десять разів.

Примітка:Поля головної таблиці щодо “один-багатьом” не можна змінити в результаті запиту, що відображається в режимі таблиці. Крім того, ці поля можуть містити значення, що повторюються.

Будь-які запити-вибори можуть бути перетворені на запити створення таблиці. У цьому випадку створюється таблиця, яка містить результат запиту, отриманий на даний момент.

Перехресні запити

MS Access підтримує спеціальний тип підсумкових запитів, який називають перехресним запитом. Такий запит дозволяє побачити значення, що обчислюються, у вигляді перехресної таблиці, що нагадує електронну таблицю.

Уявіть таблицю товарів, що містить три поля даних: "Тип", "Постачальник" і "Ціна". Для кожної категорії товарів необхідно визначити суми цін товарів із зазначенням постачальника.

Помістіть у вікно Конструктора запитутаблицю "Товари". Потім увімкніть рядок "Групова операція", вибравши команду Вид/Групові операції. Після цього відбуксируйте поле даних "Тип" у бланк запиту. Для цього поля виберіть зі списку значення "Угруповання".

У другому стовпчику бланка запиту відбуксируйте поле даних "Постачальник". Для цього стовпця також виберіть "Угруповання".

Останнім у бланк запиту відбуксируйте поле "Ціна". Для цього поля виберіть "Sum".

При виконанні запиту його результат відображається в режимі таблиці, у першому стовпці якої будуть усі типи товарів, у другому – для кожного типу будуть наведені номери постачальників, а в останньому стовпці – суми цін товару даного типу та даного постачальника.

Тепер необхідно підсумковий запит перетворити на перехресний запит. Для цього виберіть команду Запит/Перехресний.

Вибір цієї команди призводить до заміни в бланку запиту рядка "Виведення на екран" на новий рядок "Перехресна таблиця". Інші параметри залишаються без зміни. Поле "Тип" вихідної таблиці буде використано як заголовок рядків. Тому з поля списку "Перехресна таблиця" виберіть "Заголовок рядків". Для стовпця "Постачальник" виберіть зі списку "Перехресна таблиця" елемент "Заголовок стовпців".

Суму цін товарів необхідно помістити в осередках перехресної таблиці. Тому для цього поля зі списку "Перехресна таблиця" слід вибрати елемент "Значення".

Під час виконання запиту його результат відображається в режимі таблиці, в якій номери категорій служать заголовками рядків. Крім цього, для кожного постачальника суму цін товарів у перехресній таблиці розміщено в окремому стовпці.

Примітка:При створенні перехресної таблиці ви можете вибрати лише одне поле як вміст таблиці і лише одне поле як заголовок стовпців. Як заголовки рядків можна вказати і кілька полів вихідної таблиці.

Запити на видалення

Усі перелічені вище запити відносяться до запитів-вибору, які дозволяють лише вибирати і переглядати дані з таблиць. Наступні запити є запитами-дії, що дозволяють модифікувати інформацію, що зберігається.

За допомогою запиту видалення здійснюється видалення певних даних з таблиць. Перш ніж створити запит на видалення, слід подумати, які записи необхідно видалити. Найнадійнішим методом є попереднє створення запиту-вибору.

В режимі Конструктора запитуВиберіть таблицю, в якій пізніше буде видалено. Потім визначте критерії та перегляньте результат виконання запиту, що відображається в режимі таблиці. Швидке перемикання між режимами конструктора та виконання зазвичай здійснюється за допомогою однойменних піктограм на панелі інструментів.

Лише в тому випадку, якщо в результаті запиту присутні тільки записи, що підлягають видаленню, слід перетворити запит-вибору в запит на видалення.

Для цього у рядку меню виберіть команду Запит/Видалення. Після цього MS Access вимикає у бланку запиту рядки "Сортування" та "Виведення на екран". Для запитів видалення ці рядки не потрібні. Крім того, для всіх колонок бланка запиту в новому рядку "Видалення" відображається текст "Умова". Проте критерії у своїй не змінюються.

Якщо виконати запит, вибравши піктограму “ВИКОНАТИ”, MS Access не відобразить на екрані результат виконання запиту. Замість нього з'явиться повідомлення про те, скільки записів буде видалено у вихідній таблиці. Ви можете перервати процес видалення, натиснувши кнопку "Скасувати". Однак натискання OK призводить до безповоротного видалення записів, які відповідають критеріям запиту.

Запити-оновлення

Запит-оновлення дозволяє проводити оновлення деякої інформації, що зберігається, своєчасність якої закінчилася на поточний момент.

Спочатку створіть новий запит вибору та введіть критерії для вибору записів, що змінюються. Тільки якщо результат запиту відповідає заданим вимогам, слід перетворити їх у запит заміни. Для цього виберіть команду Запит/Оновлення. При цьому будуть вимкнені рядки "Виведення на екран" та "Сортування" у бланку запиту. Обидва ці рядки не потрібні для запиту на заміну. Замість них включається новий рядок "Оновлення". У цей рядок слід ввести нові вирази для записів, що замінюються. Зауважте, що тип даних виразу повинен збігатися з типом даних поля вихідної таблиці.

GardenCo

Сортування даних

Інформація в таблицях може бути відсортована в порядку зменшення або зростання за одним або декількома полями. Наприклад, можна відсортувати таблицю клієнтів за алфавітом, скориставшись прізвищем як перше поле сортування та ім'ям - як друге. Вийде список, подібний до того, що зустрічається в телефонних довідниках.

У деяких випадках сортування застосовується для того, щоб згрупувати табличні дані за певним принципом. Наприклад, якщо, перш ніж друкувати поштові наклейки, відсортувати адресну інформацію за поштовим індексом, наклейки будуть згруповані відповідно до вимог поштової служби.

У цій вправі ви скористаєтеся різними способами сортування даних у таблиці та формі. Як робоча буде використовуватися папка Office XP SBS\Access\Chap12\Sort. Виконайте такі кроки.

1. Відкрийте базу даних GardenCo в робочій папці.

2. Відкрийте таблицю Клієнтиу режимі таблиці.

3. Щоб відсортувати таблицю по полю Штат, клацніть будь-де стовпця Штат, а потім клацніть на кнопці . Записи будуть упорядковані регіонами.

Порада. Можна також скористатися командами Сортування за зростанням (Sort Ascending)та в меню Записи (Records)або клацнути правою кнопкою миші на стовпці, а потім клацнути на потрібній команді у контекстному меню.

4. Щоб змінити порядок сортування на зворотний (за умови, що курсор все ще знаходиться у стовпці Штат), клацніть на кнопці Сортування за спаданням (Sort Descending). Записи для штату Орегон знаходяться на початку списку. В обох випадках сортування здійснювалось за алфавітом, але дані в полі Місторозташовуються безладно. Очевидно, що список виграє, якщо впорядкувати міста у регіонах.

Хоча суть сортування здається цілком очевидною, для комп'ютера все не так просто. У Access цифрові дані можуть трактуватися як числа, і як текст. Поля, що містять, крім цифр, пробіли, тире або розділові знаки (як, наприклад, у поштовому індексі або телефонних номерах), трактуються як текстові. На відміну від них поля, що містять такі дані, як ціна чи кількість, вважаються числовими. При сортуванні текстових полів всі записи впорядковуються спочатку за першим символом, потім по другому і так далі - аж до останнього. Сортування числових даних здійснюється за їх значеннями в порядку зростання або зменшення. Такий підхід може призвести до несподіваних результатів. У наступній таблиці представлені результати сортування першого стовпця в залежності від того, чи є його вміст текстовим або числовим.

Щоб відсортувати текстове поле, що містить цифри, в порядку зростання або зменшення значень, потрібно доповнити їх провідними нулями до однакової довжини. Наприклад, дані 001, 011, 101 будуть правильно відсортовані, навіть якщо вони визначені як текстові.

Порада. При сортуванні записів за кількома полями сортування здійснюється послідовно, зліва направо. Тому поля сортування повинні бути суміжними та розташовуватися у потрібній послідовності.

5. Щоб розмістити стовпець Штатзліва від поля Місто, клацніть на заголовку стовпця і перетягніть його вліво, поки між полями Адресаі Містоне з'явиться чорна лінія.

6. Так як стовпець Штатвже виділено, натисніть клавішу (Shift)і клацніть у заголовку стовпця Місто, щоб поширити виділення на обидва стовпці.

7. Клацніть на кнопці Сортування за зростанням (Sort Ascending), щоб упорядкувати записи по регіонах та містах у порядку зростання (міста будуть відсортовані всередині регіонів).

Порада. Переглядаючи записи в режимі форми, їх можна відсортувати, але лише по одному полю. Для цього клацніть у потрібному полі, а потім клацніть на одній із кнопок Сортування (Sort).

8. Хоча порядок стовпців у таблиці Клієнтине має особливого значення, все ж таки поверніть стовпець Штатна колишнє місце.

9. Збережіть та закрийте таблицю Клієнти.

10. Закрийте базу даних.