Посібник по роботі з програмою excel. Повні відомості про формули в Excel. Використання різних типів аргументів

Будь-яка людина, що використовує в повсякденній роботі комп'ютері, так чи інакше стикався з офісним додатком Excel, що входить в стандартний пакет Microsoft Office. Воно є в будь-якої версії пакету. І досить часто, починаючи знайомство з програмою, багато користувачів задаються питанням про те, в Excel самостійно?

Що являє собою програма Excel?

Для початку визначимося, що ж таке Excel, і для чого потрібно це додаток. Ймовірно, багато хто чув про те, що програма являє собою табличний редактор, проте принципи його функціонування в корені відрізняються від тих же таблиць, створюваних в Word.

Якщо в Word таблиця виступає скоріше елементом, в якому відображається текстова або то лист з таблицею Excel - це, по суті, уніфікована математична машина, яка здатна виробляти самі різні обчислення на основі поставлених типів даних і формул, за якими буде проводитися та чи інша математична або алгебраїчна операція.

Як навчитися працювати в Excel самостійно і чи можна це зробити?

Як говорила героїня фільму «Службовий роман», можна і зайця навчити курити. В принципі, немає нічого неможливого. Спробуємо розібратися в елементарних принципах функціонування програми і зупинимося на розумінні його основних можливостей.

Звичайно, відгуки людей, які знаються на специфіці додатки, говорять про те, що можна, припустимо, скачати який-небудь самовчитель роботи в Excel, однак, як показує практика і особливо коментарі початківців користувачів, такі матеріали дуже часто представлені в дуже заумні вигляді, а розібратися буває досить складно.

Здається, найкращим варіантом навчання стане вивчення основних можливостей програми, а потім їх застосування, так би мовити, «методом наукового тику». Само собою зрозуміло, спочатку потрібно розглянути основні функціональні елементи Microsoft Excel (уроки за програмою свідчать саме про це), щоб скласти для себе повну картину принципів роботи.

Основні елементи, на які слід звернути увагу

Найперше, на що звертає увагу користувач під час запуску програми, це лист у вигляді таблиці, в якій розташовуються осередки, нумеровані різним способом, в залежності від версії самого додатка. У ранніх версіях стовпці позначалися літерами, а рядки цифрами і числами. В інших релізах вся маркування представлена \u200b\u200bвиключно в цифровому вигляді.

Для чого це потрібно? Так, тільки для того, щоб завжди можна було визначити номер комірки для завдання певної операції обчислення по типу того, як задаються координати в двовимірної системі для точки. Пізніше буде зрозуміло, як з ними працювати.

Ще одна важлива складова - рядок формул - спеціальне поле, зліва має значок «f x». Саме тут задаються всі операції. При цьому самі математичні дії позначаються точно так же, як це прийнято в міжнародній класифікації (знак рівності «\u003d», множення «*» розподіл «/» і т.д.). Тригонометричні величини також відповідають міжнародним позначенням (sin, cos, tg і т.д.). Але це найпростіше. Операції складніше доведеться освоювати саме за допомогою довідкової системи або конкретних прикладів, оскільки деякі формули можуть виглядати досить специфічно (експоненціальні, логарифмічні, тензорні, матричні і т.п.).

Зверху, як і в інших офісних програмах розташована головна панель і основні розділи меню з основними пунктами операцій і кнопками швидкого доступу до тієї чи іншої функції.

і найпростіші операції з ними

Розгляд питання про те, неможливо без ключового розуміння типів даних, що вводяться в осередках таблиці. Відразу відзначимо, що після прописування якоїсь інформації можна натиснути кнопку введення, клавішу Esc або просто перемістити прямокутник з шуканої осередки в іншу - дані збережуться. Редагування комірки викликається подвійним кліком або натисканням клавіші F2, а по завершенні введення даних збереження відбуватися виключно при натисканні клавіші Enter.

Тепер кілька слів про те, що можна вводити в кожну клітинку. Меню формату викликається правим кліком на активній клітинці. Зліва є спеціальний стовпець із зазначенням типу даних (загальний, числовий, текстовий, процентний, дата і т.д.). Якщо вибирається загальний формат, програма, грубо кажучи, сама визначає, на що саме схоже введене значення (наприклад, якщо ввести 01/01/16, буде розпізнано дата 1 січня 2016 року).

При введенні числа можна використовувати і зазначення кількості знаків після коми (за замовчуванням відображається один символ, хоча при введенні двох програма просто округлює видиме значення, хоча справжнє не змінюється).

При використанні, скажімо, текстового типу даних, щоб споживач ні ввів, воно буде відображено саме в вигляді того, що набрано на клавіатурі, без змін.

Ось що цікаво: якщо навести курсор на виділену клітинку, в правому нижньому кутку з'явиться хрестик, потягнувши за який при затиснутою ліву кнопку миші, можна скопіювати дані в наступні за шуканої осередки по порядку. Але дані зміняться. Якщо взяти той же приклад з датою, наступним значенням буде вказано 2 січня і т.д. Таке копіювання буває корисно при завданні однаковою формули для різних осередків (іноді навіть з перехресними обчисленнями).

Якщо говорити про формули, для найпростіших операцій можна використовувати подвійний підхід. Наприклад, для суми осередків A1 і B1, яка повинна бути обчислена в осередку C1, потрібно помістити прямокутник саме в поле C1 і задати обчислення за формулою «\u003d A1 + B1». Можна вчинити інакше, поставивши рівність «\u003d СУММ (A1: B1)» (такий метод більше застосовується для великих проміжків між осередками, хоча можна використовувати і функцію автоматичного підсумовування, так само як і англійську версію команди суми SUM).

Програма Excel: як працювати з листами Excel

При роботі з листами можна робити безліч дій: додавати листи, змінювати їх назву, видаляти непотрібні і т.д. Але найголовніше полягає в тому, що будь-які осередки, що знаходяться на різних аркушах, можуть бути пов'язані між собою певними формулами (особливо коли вводяться великі масиви інформації різного типу).

Як навчитися працювати в Excel самостійно в плані використання та обчислень? Тут не все так просто. Як показують відгуки користувачів, свого часу освоювали цей табличний редактор, без сторонньої допомоги зробити це буде досить важко. Потрібно почитати хоча б довідкову систему самої програми. Найпростішим способом є введення в тій же формулі осередків шляхом їх виділення (зробити це можна і на одному аркуші, і на різних. Знову ж таки, якщо вводити суму декількох полів, можна прописати «\u003d СУММ», а потім просто по черзі при затиснутою клавіші Ctrl виділяти потрібні комірки. Але це найпримітивніший приклад.

Додаткові можливості

Зате в програмі можна не тільки створювати таблиці з різними типами даних. На їх основі за пару секунд можна будувати всілякі графіки та діаграми задаючи для автоматичної побудови або виділений діапазон комірок, або вказувати його в ручному режимі при вході в відповідну меню.

Крім того, в програмі є можливість використання спеціальних надбудов, виконуваних скриптів на основі Visual Basic. Можна вставляти будь-які об'єкти у вигляді графіки, відео, аудіо або чогось ще. Загалом, можливостей вистачає. І тут порушена лише мала дещиця всього того, на що здатна ця унікальна програма.

Та що там казати, вона при правильному підході може обчислювати матриці, вирішувати всілякі рівняння будь-якої складності, знаходити створювати бази даних і пов'язувати їх з іншими додатками на зразок Microsoft Access і багато іншого - все просто не перерахуєш.

підсумок

Тепер, напевно, вже зрозуміло, що питання про те, як навчитися працювати в Excel самостійно, не так-то і простий для розгляду. Звичайно, якщо освоїти базові принципи роботи в редакторі, задавати прості операції труднощів не складе. Відгуки користувачів свідчу про те, що навчитися цьому можна максимум за тиждень. Але якщо буде потрібно використання більш складних обчислень, а тим більше, робота з прив'язкою до баз даних, як би хто цього не хотів, без спеціальної літератури або курсів тут просто не обійтися. Більш того, цілком можливо, доведеться підтягти навіть свої знання з алгебри і геометрії зі шкільного курсу. Без цього про повноцінному використанні табличного редактора можна навіть не мріяти.

Робота з Ексель: самовчитель. Excel (Ексель) - одна з базових програм пакету Microsoft Office. Це незамінний помічник при роботі з накладними, звітами, таблицями.
Excel (Ексель) дозволяє:
програмувати, зберігати величезні обсяги інформації
Будувати графіки і аналізувати результати
Швидко робити розрахунки
Ця програма є відмінним вибором для офісної роботи.
Початок роботи з Excel (Ексель)
1. Два рази клацнувши по назві листа, входимо в режим редагування. У цій панелі можна додати в книгу новий лист, видалити непотрібний. Зробити це легко - потрібно натиснути правою кнопкою миші і вибрати рядок «Видалити».

2. Створити ще одну книгу просто - вибираємо в меню «Файл» рядок «Створити». Нова книга розташується поверх старої, а на панелі задач з'явиться додаткова вкладка.

Робота з таблицями і формулами
3. Важлива функція Excel (Ексель) - зручна робота з таблицями.

Завдяки табличній формі подання даних, таблиці автоматично перетворюються в базу даних. Таблиці прийнято форматувати, для цього виділяємо комірки і задаємо їм окремі властивості і формат.

У цьому ж вікні можна провести вирівнювання в осередку, це робить вкладка «Вирівнювання».

У вкладці Шрифт є опція зміни шрифту тексту в осередку, а в Меню «Вставка» можна додавати і видаляти стовпці, рядки та багато іншого.

Переміщати осередки легко - в цьому допоможе іконка «Вирізати» на вкладці Основне

4. Не менш важливим, ніж уміння працювати з таблицями, є навик створення формул і функцій в Excel.

Проста F \u003d ma - це формула, сила дорівнює добутку маси і прискорення.

Щоб записати таку формулу в Excel (Ексель) необхідно почати зі знака «\u003d».

Друк документа
5. І головний етап після виконаної роботи - роздруківка документів.

В рамках першого матеріалу Excel 2010 для початківців ми познайомимося з основами цього додатка і його інтерфейсом, навчимося створювати електронні таблиці, а так само вводити, редагувати і форматувати дані в них.

Вступ

Думаю, не помилюся, якщо скажу, що найпопулярнішим додатком, що входять в пакет Microsoft Office, є тестовий редактор (процесор) Word. Однак є і ще одна програма, без якої рідко обходяться будь-який офісний працівник. Microsoft Excel (Ексель) відноситься до програмних продуктів, які називаються електронними таблицями. За допомогою Excel, в наочній формі, можна порахувати і автоматизувати розрахунки практично всього що завгодно, починаючи з особистого місячного бюджету і закінчуючи складними математичними і економіко-статистичними викладками, що містять великі обсяги масивів даних.

Однією з ключових особливостей електронних таблиць є можливість автоматичного перерахунку значення будь-яких потрібних осередків при зміні вмісту однієї з них. Для візуалізації отриманих даних, на основі груп комірок можна створювати різні види діаграм, зведені таблиці і карти. При цьому електронні таблиці, створені в Excel можна вставляти в інші документи, а так само зберігати в окремому файлі для подальшого їх використання або редагування.

Називати Excel просто «електронної таблицею» буде дещо некоректно, тому що в цю програму закладені величезні можливості, а за своїм функціоналом і кола вирішуваних завдань цей додаток, мабуть, може перевершити навіть Word. Саме тому в рамках циклу матеріалів «Excel для початківців» ми будемо знайомитися лише з ключовими можливостями цієї програми.

Тепер, після закінчення вступної частини, пора переходити до справи. У першій частині циклу, для кращого засвоєння матеріалу, в якості прикладу ми створимо звичайну таблицю, яка відображатиме особисті бюджетні витрати за півроку ось такого виду:

Але перед тим як починати її створення, давайте спочатку розглянемо основні елементи інтерфейсу і управління Excel, а так же поговоримо про деякі базові поняття цієї програми.

Інтерфейс і управління

Якщо ви вже знайомі з редактором Word, то розібратися в інтерфейсі Excel не складе труднощів. Адже в його основі лежить та ж Стрічка, Але тільки з іншим набором вкладок, груп і команд. При цьому щоб розширити робочу область, деякі групи вкладок виводяться на дисплей лише в разі потреби. Так само стрічку можна згорнути зовсім, клацнувши по активній вкладці два рази лівою кнопкою миші або натиснувши клавіші Ctrl + F1. Повернення її на екран здійснюється таким же способом.

Варто відзначити, що в Excel для однієї і тієї ж команди може бути передбачено відразу кілька способів її виклику: через стрічку, з контекстного меню або за допомогою поєднання гарячих клавіш. Знання та використання останніх може сильно прискорити роботу в програмі.

Контекстне меню є контекстно-залежним, тобто його зміст залежить від того, що користувач робить в даний момент. Контекстне меню викликається натисненням правої кнопки миші майже на будь-якому об'єкті в MS Excel. Це дозволяє економити час, тому що в ньому відображаються найбільш часто використовувані команди до обраного об'єкта.

Не дивлячись на таку різноманітність управління, розробники пішли далі і надали користувачам в Excel 2010 можливість вносити зміни у вбудовані вкладки і навіть створювати власні з тими групами і командами, які використовуються найбільш часто. Для цього необхідно натиснути правою кнопкою миші на будь-якій вкладці і вибрати пункт Налаштування стрічки.

У вікні, в меню праворуч, виберіть потрібну вкладку і клацніть по кнопці створити вкладку або Створити групу, А в лівому меню потрібну команду, після чого клікніть кнопку Додати. У цьому ж вікні можна перейменувати існуючі вкладки і видаляти їх. Для скасування помилкових дій існує кнопка Скидання, Яка повертає настройки вкладок до початкових.

Так само найбільш часто використовувані команди можна додати на Панель швидкого доступу, Розташовану у верхньому лівому кутку вікна програми.

Зробити це можна натиснувши на кнопку Налаштування панелі швидкого доступу, Де досить вибрати потрібну команду зі списку, а в разі відсутності в ньому необхідної, клацнути на пункт інші команди.

Введення і редагування даних

Створювані в Excel файли називаються робочими книгами і мають розширення «xls» або «xlsx». У свою чергу робоча книга складається з декількох робочих аркушів. Кожен робочий лист - це окрема електронна таблиця, які в разі потреби можуть бути взаємопов'язані. Активної робочої книгою є та, з якою в даний момент ви працюєте, наприклад, в яку вводите дані.

Після запуску програми автоматично створюється нова книга з ім'ям «Книга 1». За замовчуванням робоча книга складається з трьох робочих листів з іменами від «Лист1» до «Ліст3».

Робоче поле листа Excel поділено на безліч прямокутних осередків. Об'єднані по горизонталі осередку складають рядки, а по вертикалі - стовпці. Для можливості дослідження великого обсягу даних кожен робочий лист програми має 1 048 576 рядків пронумерованих числами і 16 384 стовпців позначених буквами латинського алфавіту.

Таким чином, кожна клітинка - це місце перетину різних стовпців і рядків на аркуші, які формують її власний унікальний адресу, що складається з букви стовпця і номера рядка, яким вона належить. Наприклад, ім'я першого осередку - A1, так як вона знаходиться на перетині стовпця «A» і рядки «1».

Якщо в додатку включена рядок формул, Яка розташована відразу ж під стрічкою, То зліва від неї знаходиться поле імені, Де відображається ім'я поточної комірки. Сюди ж ви завжди зможете ввести ім'я шуканої осередки, для швидкого переходу до неї. Особливо ця можливість корисна в великих документах, що містять тисячі рядків і стовпців.

Так само для перегляду різних областей листа, внизу і праворуч розташовуються смуги прокрутки. Крім цього переміщатися по робочій області Excel можна за допомогою клавіш зі стрілками.

Щоб почати вводити дані в потрібну комірку, її необхідно виділити. Для переходу в потрібну комірку клацніть на ній лівою кнопкою миші, після чого вона буде оточена чорною рамкою, так званим індикатором активного осередку. Тепер просто починайте друкувати на клавіатурі, і вся інформація, що вводиться надаватиметься в вибраній комірці.

При введенні даних в осередок можна так само використовувати і рядок формул. Для цього виділіть потрібну клітину, а потім клацніть на поле рядка формул і почніть друкувати. При цьому інформація, що вводиться буде автоматично відображатися в вибраній комірці.

Після закінчення введення даних натисніть:

• Клавішу «Enter» - такою активною коміркою стане клітина знизу.
• Клавішу «Tab» - такою активною коміркою стане клітина справа.
• Клацніть мишею по будь-якій іншій клітинці, і вона стане активною.

Щоб змінити або видалити вміст будь-якої комірки, клацніть на ній два рази лівою кнопкою миші. Переміщайте миготливий курсор в потрібне місце для внесення необхідних правок. Як і в багатьох інших додатках, для видалення і внесення виправлень використовуються клавіші стрілок, «Del» і «Backspace». При бажанні, всі необхідні правки можна виробляти і в рядку формул.

Обсяг даних, який ви будете вводити в клітинку, не обмежується її видимою частиною. Тобто клітини робочого поля програми можуть містити як одну цифру, так і кілька абзаців тексту. Кожна осередок Excel здатна вмістити до 32 767 числових або текстових символів.

Форматування даних осередків

Після введення назв рядків і стовпців отримуємо таблицю такого виду:

Як видно з нашого прикладу, кілька назв статей витрат «вийшли» за рамки меж осередку і якщо сусідня клітина (клітини) теж буде містити якусь інформацію, то введений текст частково перекривається їй і стає невидимим. Та й сама таблиця виглядає досить непривабливою і непрезентабельний. При цьому якщо надрукувати такий документ, то ситуація, що склалася збережеться - розібрати в такій таблиці що до чого буде досить складно, в чому ви можете самі переконатися з малюнка нижче.

Щоб зробити табличний документ більш акуратним і красивим, часто доводиться змінювати розміри рядків і стовпців, шрифт вмісту осередку, її фон, здійснювати вирівнювання тексту, додавати кордону та інше.

Для початку давайте приведемо до ладу лівий стовпець. Переведіть курсор миші на кордон стовпців «A» і «B» в рядок, де відображаються їх назви. При зміні курсора миші на характерний символ з двома різноспрямованими стрілками, натисніть і утримуючи ліву кнопку, тягніть з'явилися пунктирну лінію в потрібному напрямку для розширення стовпчика до тих пір, поки всі назви не вмістяться в рамках одного осередку.

Ті ж самі дії можна виконати і з рядком. Це є одним з найлегших способів зміни розміру висоти і ширини осередків.

Якщо необхідно задати точні розміри рядків і стовпців, то для цього на вкладці Головна у групі осередки виберіть пункт формат. У меню, за допомогою команд Висота рядка і Ширина стовпця можна задати ці параметри вручну.

Дуже часто необхідно змінити параметри зразу декількох осередків і навіть цілого стовпця або рядка. Для того що б виділити цілий стовпець або рядок, клацніть на його назві зверху або на її номері зліва відповідно.

Для виділення групи сусідніх осередків, обводьте їх курсором, утримуйте ліву кнопку миші. Якщо ж необхідно виділити розрізнені поля таблиці, то натисніть і утримуйте «Ctrl», після чого клацайте мишею по необхідним осередків.

Тепер, коли ви знаєте, як виділяти і форматувати відразу кілька осередків, давайте вирівняємо назву місяців в нашій таблиці по центру. Різні команди вирівнювання вмісту всередині клітин знаходяться на вкладці Головна в групі з промовистою назвою вирівнювання. При цьому для табличній осередку це дію можна робити як щодо горизонтального напрямку, так і вертикального.

Обведіть осередки з назвою місяців в шапці таблиці і клацніть на кнопці Вирівняти по центру.

У групі шрифт на вкладці Головна можна змінити тип шрифту, його розмір, колір і накреслення: жирний, курсивний, підкреслений і так далі. Так само тут розміщені кнопки зміни меж осередку і кольору її заливки. Всі ці функції стануть в нагоді нам для подальшої зміни зовнішнього вигляду таблиці.

Отже, для початку давайте збільшимо шрифт назви колонок і стовпців нашої таблиці до 12 пунктів, а так само зробимо його жирним.

Тепер виділяємо спочатку верхню сходинку таблиці і встановлюємо їй чорний фон, а потім в лівому стовпчику осередкам з А2 по А6 - темно-синій. Зробити це можна за допомогою кнопки колір заливки.

Напевно ви помітили, що колір тексту у верхньому рядку злився з кольором фону, та й в лівому стовпчику назви читаються погано. Виправимо це, змінивши колір шрифту за допомогою кнопки колір тексту на білий.

Так само за допомогою вже знайомої команди колір заливкими надали фону парних і непарних рядків з числами різний синій відтінок.

Щоб осередки не зливалися, давайте визначимо ним кордону. Визначення меж відбувається тільки для виділеної області документа, і може бути зроблено як для одного осередку, так і для всієї таблиці. У нашому випадку виділіть всю таблицю, після чого клацніть на стрілку поруч із кнопкою інші кордону все в тій же групі шрифт.

У меню, виводиться список швидких команд, за допомогою яких можна вибрати відображення потрібних меж виділеної області: нижній, верхній, лівій, правій, зовнішніх, всіх та інше. Так само тут містяться команди для малювання кордонів вручну. У самому низу списку знаходиться пункт інші кордону дозволяє більш детально задати необхідні параметри кордонів осередків, яким ми і скористаємося.

У вікні, спочатку виберіть тип лінії кордону (в нашому випадку тонка суцільна), потім її колір (виберемо білий, так як фон таблиці темний) і нарешті, ті межі, які повинні будуть відображатися (ми вибрали внутрішні).

У підсумку за допомогою набору команд всього однієї групи шрифтми перетворили непоказний зовнішній вигляд таблиці в цілком презентабельний, і тепер знаючи як вони працюють, ви самостійно зможете придумувати свої унікальні стилі для оформлення електронних таблиць.

Формат даних осередку

Тепер, що б завершити нашу таблицю, необхідно належним чином оформити ті дані, які ми туди вводимо. Нагадаємо, що в нашому випадку це грошові витрати.

У кожну з осередків електронної таблиці можна вводити різні типи даних: текст, числа і навіть графічні зображення. Саме тому в Excel існує таке поняття, як «формат даних комірки», службовець для коректної обробки введеної вами інформації.

Спочатку, все осередки мають Загальний формат, Що дозволяє утримувати їм як текстові, так і цифрові дані. Але ви маєте право змінити це і вибрати: числовий, грошовий, фінансовий, процентний, дробовий, експоненціальний і формати. Крім цього існують формати дати, часу поштових індексів, номерів телефонів та табельних номерів.

Для осередків нашої таблиці, що містять назви її рядків і стовпців цілком підійде загальний формат (який задається за замовчуванням), так як вони містять текстові дані. А ось для осередків, в які вводяться бюджетні витрати більше підійде грошовий формат.

Виділіть в таблиці комірки містять інформацію по щомісячним витрат. На стрічці у вкладці Головна у групі число клацніть по стрілці поруч із полем числовий Формат, Після чого відкриється меню зі списком основних доступних форматів. Можна вибрати пункт грошовий прямо тут, але ми для більш повного ознайомлення виберемо найнижчу рядок Інші числові формати.

У вікні, в лівій колонці будуть відображені назва всіх числових форматів, включаючи додаткові, а в центрі, різні настройки їх відображення.

Вибравши грошовий формат, зверху вікна можна побачити, то, як буде виглядати значення в осередках таблиці. Трохи нижче моно встановити число відображення десяткових знаків. Щоб копійки не захаращували нам поля таблиці, виставимо тут значення рівним нулю. Далі можна вибрати валюту та відображення негативних чисел.

Тепер наша навчальна таблиця, нарешті, прийняла завершений вигляд:

До речі, всі маніпуляції, які ми робили з таблицею вище, тобто форматування осередків і їх даних можна виконати за допомогою контекстного меню, клацнувши правою кнопкою миші на виділеній області і вибравши пункт формат ячеек. В однойменному вікні для всіх розглянутих нами операцій існують вкладки: число, вирівнювання, шрифт, кордон і заливка.

Тепер після закінчення роботи в програмі ви можете зберегти або роздрукувати отриманий результат. Всі ці команди знаходяться у вкладці файл.

висновок

Напевно, багато хто з вас виникає питання: «А навіщо створювати подібного роду таблиці в Excel, коли все те ж саме можна зробити в Word, використовуючи готові шаблони?». Так-то воно так, тільки ось виробляти всілякі математичні операції над осередками в текстовому редакторі неможливо. Саму ж інформацію в осередку ви практично завжди заносите самостійно, а таблиця є лише наочним поданням даних. Та й об'ємні таблиці в Word робити не зовсім зручно.

В Excel ж все навпаки, таблиці можуть бути як завгодно великими, а значення осередків можна вводити як вручну, так і автоматично розраховувати за допомогою формул. Тобто тут таблиця виступає не тільки як наочний посібник, а й як потужний обчислювально-аналітичний інструмент. Більш того осередку між собою можуть бути взаємопов'язані не тільки всередині однієї таблиці, а й містити значення, отримані з інших таблиць, розташованих на різних аркушах і навіть в різних книгах.

Про те, як зробити таблицю «розумної» ви дізнаєтеся в наступній частині, в якій ми познайомимося з основними обчислювальними можливостями Excel, правилами побудови математичних формул, функціями і багатьом іншим.

Більшість користувачів комп'ютерних систем на основі Windows з встановленим пакетом Microsoft Office неодмінно стикалися з додатком MS Excel. У початківців користувачів програма викликає деякі складнощі в освоєнні, проте робота в «Ексель» з формулами і таблицями не так вже й складна, як може здатися на перший погляд, якщо знати основні принципи, закладені в додатку.

Що таке Excel?

По суті своїй Excel являє собою повноцінну математичну машину для виконання безлічі арифметичних, алгебраїчних, тригонометричних та інших більш складних операцій, оперуючи кількома основними типами даних, не завжди відносяться саме до математики.

Робота з таблицями «Ексель» має на увазі використання більш широких можливостей з об'єднанням і обчислень, і звичайного тексту, і мультимедіа. Але в своєму первісному вигляді програма створювалася саме як потужний математичний редактор. Деякі, правда, спочатку приймають додаток за якийсь калькулятор з розширеними можливостями. Найглибша помилка!

Робота в «Ексель» з таблицями для початківців: перше знайомство з інтерфейсом

Насамперед після відкриття програми користувач бачить головне вікно, в якому присутні основні елементи управління і інструменти для роботи. У більш пізніх версіях при старті додатка з'являється вікно, в якому пропонується створити новий файл, за замовчуванням званий «Книга 1» або вибрати шаблон для подальших дій.

Робота з таблицями «Ексель» для початківців на першому етапі знайомства з програмою повинна зводитися саме до створення порожній таблиці. Поки розглянемо основні елементи.

Основне поле займає сама таблиця, яка розбита на клітинки. Кожна має нумерацію, завдяки двовимірним координатами - номер рядка і буквене позначення стовпчика (для прикладу беремо Excel 2016). Така нумерація потрібна для того, щоб у формулі залежностей можна було чітко визначити саме ту клітинку з даними, операція над якою буде проводитися.

Зверху, як і в інших офісних додатках, розташована панель головного меню, а трохи нижче - інструментарій. Під ним є спеціальний рядок, в якій вводяться формули, а трохи лівіше можна побачити віконце з координатами активної на даний момент осередку (на якій розташований прямокутник). Знизу представлена \u200b\u200bпанель листів і повзунок горизонтального переміщення, а під ним знаходяться кнопки перемикання виду і масштабування. Справа розташовується вертикальна смуга для переміщення по листу вгору / вниз.

Основні типи введення даних і найпростіші операції

На перших порах передбачається, що робота в «Ексель» з таблицями початківцям користувачем буде освоюватися по знайомих йому операцій, наприклад в тому ж текстовому редакторі Word.

Як завжди, в таблиці можна робити операції копіювання, вирізання або вставки даних, вводити текст або числові дані.

Але введення дещо відрізняється від того, який виробляється в текстових редакторах. Справа в тому, що програма спочатку налаштована на автоматичне розпізнавання того, що користувач прописує в активній клітинці. Наприклад, якщо ввести рядок 1/2/2016, дані будуть розпізнані як дата, і в комірці замість введених цифр з'явиться дата в спрощеному вигляді - 01.02.2016. Змінити формат відображення можна досить просто (на цьому зупинимося трохи пізніше).

Точно так само справа йде з числами. Можна вводити будь-які числові дані навіть з будь-якою кількістю знаків після коми, і вони будуть відображені в тому вигляді, в якому все їх звикли бачити. Але, якщо вводиться ціле число, воно буде представлено без мантиси (знаків після коми в вигляді нулів). Поміняти це теж можна.

Але після закінчення введення даних багато починаючі користувачі намагаються перейти на наступну комірку, використовуючи для цього клавіатурні стрілки (по типу того, як це можна зробити в таблицях Word). І це не спрацьовує. Чому? Та тільки тому, що робота з таблицями «Ексель» відрізняється від текстового редактора Word досить відчутно. Перехід бути здійснений натисканням клавіші Enter або установкою активного прямокутника на іншу клітинку за допомогою лівого кліка миші. Якщо після написання чогось в активному осередку натиснути клавішу Esc, введення буде скасований.

Дії з листами

Робота з листами на перших порах труднощів викликати не повинна. На панелі знизу є спеціальна кнопка додавання листів, після натискання на яку з'явиться нова таблиця з автоматичним переходом на неї і завданням імені ( «Лист 1», «Лист 2» і т. Д.).

Подвійним кліком можна активувати перейменування будь-якого з них. Також можна використовувати меню правого кліка для виклику додаткового меню, в якому є кілька базових команд.

формати осередків

Тепер найголовніше - формат комірки - одне з базових понять, яке і визначає тип даних, який буде використаний для розпізнавання її вмісту. Викликати редагування формату можна через меню правого кліка, де вибирається відповідний рядок, або за допомогою натискання клавіші F2.

У вікні зліва представлені всі доступні формати, а праворуч показані варіанти відображення даних. Якщо подивитися на приклад з датою, показаний вище, в якості формату вибирається «Дата», а праворуч встановлюється бажаний вид (наприклад, 1 лютого 2016 г.).

Для проведення математичних операцій можна використовувати кілька форматів, але в самому простому випадку виберемо числовий. Праворуч є кілька типів введення, покажчик на кількість знаків у мантисі після коми і поле установки роздільник груп розрядів. Використовуючи інші числові формати (експонентний, дробовий, грошовий і т. Д.), Теж можна виставляти бажані параметри.

За замовчуванням для автоматичного розпізнавання даних встановлено загальний формат. Але при введенні тексту або кількох літер програма може перетворити його мимовільно в щось інше. Тому для введення тексту для активного осередку потрібно встановити відповідний параметр.

Робота в «Ексель» з формулами (таблицями): приклад

Нарешті, кілька слів про формулах. І для початку розглянемо приклад суми двох чисел, що знаходяться в осередках A1 і A2. У додатку є кнопка автоматичного підсумовування з деякими додатковими функціями (обчислення середнього арифметичного, максимуму, мінімуму і т. Д.). Досить встановити активної клітинку, що знаходиться в тому ж стовпці нижче, і при виборі суми вона буде порахована автоматично. Те ж саме працює для горизонтально розташованих значень, але активний осередок для суми потрібно виставляти правіше.

Але можна ввести формулу і вручну (робота з таблицями «Ексель» передбачає і таку можливість, коли автоматичне дію не передбачено). Для тієї ж суми слід в рядку формул поставити знак рівності і прописати операцію у вигляді A1 + A2 або СУММ (A1; A2), а якщо потрібно вказати діапазон комірок, використовується такий вид після знака рівності: (A1: A20), після чого буде порахована сума всіх чисел, що знаходяться в осередках від першої до двадцятої включно.

Побудова графіків та діаграм

Робота з таблицями «Ексель» цікава ще й тим, що передбачає використання спеціального автоматизованого інструменту побудови графіків залежностей і діаграм на основі виділених діапазонів.

Для цього передбачена спеціальна кнопка на панелі, після натискання на яку можна вибрати будь-які параметри або бажаний вид. Після цього діаграма або графік відобразяться на аркуші у вигляді картинки.

Перехресні зв'язку, імпорт і експорт даних

У програмі також можна встановлювати зв'язки даних, що знаходяться на різних аркушах, використовувати на файли іншого формату або об'єкти, що знаходяться на серверах в інтернеті, і безліч інших надбудов.

Крім того, файли Excel можна експортувати в інші формати (наприклад, PDF), копіювати з них дані і т. Д. Але і сама програма може відкривати файли, створені в інших додатках (текстові формати, бази даних, веб-сторінки, XML- документи і т. д.).

Як бачимо, можливості редактора практично необмежені. І, звичайно, описати їх все просто не вистачить часу. Тут наведено лише початкові ази, але зацікавленому користувачеві доведеться почитати довідкову інформацію, щоб освоїти програму на найвищому рівні.

Програма Microsoft Excel зручна для складання таблиць і проведення розрахунків. Робоча область - це безліч осередків, які можна заповнювати даними. Згодом - форматувати, використовувати для побудови графіків, діаграм, зведених звітів.

Робота в Ексель з таблицями для початківців користувачів може на перший погляд здатися складною. Вона істотно відрізняється від принципів побудови таблиць в Word. Але почнемо ми з малого: з створення та форматування таблиці. І в кінці статті ви вже будете розуміти, що кращого інструменту для створення таблиць, ніж Excel не придумаєш.

Як створити таблицю в Excel для чайників

Робота з таблицями в Excel для чайників не терпить поспіху. Створити таблицю можна різними способами і для конкретних цілей кожен спосіб має свої переваги. Тому спочатку візуально оцінюємо ситуацію.

Подивіться уважно на робочий лист табличного процесора:

Це безліч осередків в стовпці і рядках. По суті - таблиця. Стовпці позначені латинськими буквами. Рядки - цифрами. Якщо вивести цей лист на друк, отримаємо чисту сторінку. Без будь-яких кордонів.

Спочатку давайте навчимося працювати з осередками, рядками і стовпцями.



Як виділити стовпець і рядок

Щоб виділити весь стовпець, клацаємо по його назві (латинської букви) лівою кнопкою миші.

Для виділення рядка - за назвою рядка (по цифрі).

Щоб виділити декілька стовпців або рядків, клацаємо лівою кнопкою миші по назві, тримаємо і протягаємо.

Для виділення стовпця за допомогою гарячих клавіш ставимо курсор в будь-яку клітинку потрібного стовпчика - натискаємо Ctrl + пробіл. Для виділення рядка - Shift + пробіл.

Як змінити кордони осередків

Якщо інформація при заповненні таблиці не поміщається потрібно змінити кордони осередків:

Для зміни ширини стовпців і висоти рядків відразу в певному діапазоні виділяємо область, збільшуємо 1 стовпець / рядок (пересуваємо вручну) - автоматично зміниться розмір всіх виділених стовпців і рядків.

Примітка. Щоб повернути колишній розмір, можна натиснути кнопку «Скасування» або комбінацію гарячих клавіш CTRL + Z. Але вона спрацьовує тоді, коли робиш відразу. Пізніше - не допоможе.

Щоб повернути рядки в вихідні кордону, відкриваємо меню інструменту: «Головна» - «Формат» і вибираємо «Автоподбор висоти рядка»

Для стовпців такий метод не актуальний. Натискаємо «Формат» - «Ширина за замовчуванням». Запам'ятовуємо цю цифру. Виділяємо будь-яку клітинку в стовпці, межі якого необхідно «повернути». Знову «Формат» - «Ширина стовпчика» - вводимо заданий програмою показник (як правило це 8,43 - кількість символів шрифту Calibri з розміром в 11 пунктів). ОК.

Як вставити стовпець або рядок

Виділяємо стовпець / рядок правіше / нижче того місця, де потрібно вставити новий діапазон. Тобто стовпець з'явиться зліва від виділеного вічка. А рядок - вище.

Натискаємо правою кнопкою миші - вибираємо в випадаючому меню «Вставити» (або тиснемо комбінацію гарячих клавіш CTRL + SHIFT + "\u003d").

Відзначаємо «стовпець» і тиснемо ОК.

Порада. Для швидкої вставки стовпця потрібно виділити стовпець в бажаному місці і натиснути CTRL + SHIFT + "\u003d".

Всі ці навички знадобляться при складанні таблиці в програмі Excel. Нам доведеться розширювати межі, додавати рядки / стовпці в процесі роботи.

Покрокове створення таблиці з формулами

Тепер при друку кордону стовпців і рядків будуть видні.

За допомогою меню «Шрифт» можна форматувати дані таблиці Excel, як в програмі Word.

Поміняйте, наприклад, розмір шрифту, зробіть шапку «жирним». Можна встановити текст по центру, призначити переноси і т.д.

Як створити таблицю в Excel: покрокова інструкція

Найпростіший спосіб створення таблиць уже відомий. Але в Excel є більш зручний варіант (в плані подальшого форматування, роботи з даними).

Зробимо «розумну» (динамічну) таблицю:

Примітка. Можна піти іншим шляхом - спочатку виділити діапазон комірок, а потім натиснути кнопку «Таблиця».

Тепер вносите необхідні дані в готовий каркас. Якщо буде потрібно додатковий стовпець, ставимо курсор в призначену для назви осередок. Вписуємо найменування і натискаємо Enter. Діапазон автоматично розшириться.

Якщо необхідно збільшити кількість рядків, зачіпляються в нижньому правому куті за маркер автозаповнення і простягаємо вниз.

Як працювати з таблицею в Excel

З виходом нових версій програми робота в Ексель з таблицями стала цікавіше і динамічніше. Коли на аркуші сформована розумна таблиця, стає доступним інструмент «Робота з таблицями» - «Конструктор».

Тут ми можемо дати ім'я таблиці, змінити розмір.

Доступні різні стилі, можливість перетворити таблицю в звичайний діапазон або зведений звіт.

Можливості динамічних електронних таблиць MS Excel величезні. Почнемо з елементарних навичок введення даних і автозаповнення:

Якщо натиснути на стрілочку праворуч кожного підзаголовка шапки, то ми отримаємо доступ до додаткових інструментів для роботи з даними таблиці.

Іноді користувачеві доводиться працювати з величезними таблицями. Щоб подивитися підсумки, потрібно перегорнути не одну тисячу рядків. Видалити рядки - не варіант (дані згодом знадобляться). Але можна приховати. Для цієї мети скористайтеся числовими фільтрами (картинка вище). Прибираєте галочки навпроти тих значень, які повинні бути заховані.