Побиття надіслати мені копію повідомлення на пошту. Елементарні правила ділового листування на e-mail. Кому. Копія. Прихована копія

Ділове спілкування – це світ зі своїми законами. Від того, як ми дотримуємося цих законів, залежить багато чого: враження, яке ми виробляємо на колег та партнерів, продуктивність роботи і навіть просування кар'єрними сходами.

Особливе місце у діловому спілкуванні займає ділове листування, яке є повсякденним обов'язком більшості офісних працівників і не тільки. Уміння правильно вести ділове листування може стати гарною підмогою для укладання вигідних угод та формування вашого ділового іміджу.

Давайте розглянемо деякі особливості ділового листа. Отже, ділове листування - це:

• використання шаблонних фраз та кліше
• емоційна нейтральність,
• смислова точність та лаконічність викладу,
• грамотно побудована аргументація.

Ділове листування англійською мовою – це той самий набір правил та кліше, деякі з яких ми рекомендуємо використовувати всім, хто працює з іноземними партнерами або у міжнародних компаніях. Ми пропонуємо вашій увазі кілька корисних фраз, які прикрасять ваше ділове листування. Ці фрази підкреслять ваш професіоналізм та допоможуть сформувати імідж ділової людини. Почнімо!

1.Please find attached

Почнемо із класики. Часто доводиться прикріплювати до листа різні документи чи інші файли. Для того, щоб повідомити отримувача про наявність вкладення, відмінно підійде ця фраза. Адже слово Attachment у перекладі означає вкладення. Фразу слід використовувати наприкінці листа.

Наведемо кілька прикладів використання:

• Please find attached my portfolio.
• Please find attached copy of agreement/contract.

2.I have forwarded

Цю фразу можна використовувати, якщо вам необхідно надіслати лист іншим одержувачам. Щоб повідомити про це адресата, чудово підійде фраза "I have forwarded". Наприклад:

• I have forwarded Anna's CV до вас.
• I have forwarded John's email to you.

3.I've cc'ed

Людина, непосвячена в усі таємниці особливостей ділового листування, може й зрозуміти, що це дивне скорочення. Але ми професіонали. "I've cc'ed" - скорочення, яке розшифровується, як I have carbon copied. Фраза означає «поставити когось копію для отримання листів».

Так що якщо вам потрібно когось повідомити про те, що ви поставили в копію інших одержувачів - сміливо використовуйте цю фразу. Наприклад:

• I've cc'ed Sara on this email.
• I've cc'ed Jack and Jimmy on these emails.

Щодо скорочень, які не можна використовувати в діловому листуванні – для цього випадку зазвичай роблять виняток.

4.For further details

Ця фраза – перевірений спосіб ввічливо завершити ваш лист англійською. "For further details", означає "для більш детальної інформації", "детальніше". Приклади використання:

• Для нових details contact me any time.
• Для чотирьох деталей збираються до нас Sales-manager.

Ще одна фраза, яка допоможе вам чемно закінчити - "Як у вас будь-які питання, please do not hesitate to contact me". У перекладі це означає «Якщо у Вас виникли запитання, сміливо пишіть мені».

5.I look forward to

Фраза "look forward" означає "чекати з нетерпінням". Так що якщо ви з нетерпінням очікуєте на відповідь або якусь іншу дію від адресата, то буде цілком доречно вжити цієї фрази. Наприклад:

• I look forward to your answer.
• I'm looking forward to your reply.

Фразу краще використовувати наприкінці листа.

При написанні листа необхідно бути чемними навіть коли вам не дуже цього хочеться. Уміння складати грамотні листи у будь-якій ситуації відображає ваш професіоналізм, вихованість та знання ділової етики. Насамкінець нагадаємо, що в діловому листуванні ви повинні показати точність формулювань і бездоганну грамотність. Також неприпустимо використання скорочень (за рідкісними винятками).

Пишіть електронні листи англійською правильно, дорогі друзі! Успіхів!

Електронну пошту використовують не лише для надсилання повідомлень, але й для пересилання файлів (документів, фотографій та ін.). Вони називаються вкладеними чи прикріпленими.

Вкладений або прикріплений файл(Атачмент) — це файл з комп'ютера, який ми додаємо до листа для пересилання його електронною поштою.

Як прикріпити файл до листа та надіслати його

Допустимо, я хочу, щоб документ, який є на моєму комп'ютері, опинився на комп'ютері мого колеги. Я знаю адресу його електронної пошти, отже, можу зі своєї скриньки написати листа та прикріпити до нього файл.

Коли колега зайде до своєї пошти, він побачить нове повідомлення, у якому буде документ. Його він зможе відкрити прямо у пошті або завантажити на свій комп'ютер.

Технологія пересилання файлів така:

1. Відкриваємо свою електронну скриньку.
2. Пишемо листа: вказуємо адресу пошти одержувача, тему та, якщо необхідно, друкуємо повідомлення.
3. Натискаємо спеціальну кнопку, щоб додати файл.
4. У вікні вибираємо файл з комп'ютера.
5. Надсилаємо листа, натиснувши на відповідну кнопку.

Приклад

1. Відкриваю свою електронну скриньку та натискаю на кнопку написання листа.

Яндекс.Пошта:	Mail.ru:	Gmail.com:

2. Друкую адресу того, кому хочу надіслати файл, та вказую тему.

Текст можна і не набирати, адже мені потрібно лише переслати файл. Але я його зазвичай друкую: вітаюся, пояснюю, що саме пересилаю і чому.

3. Для прикріплення файлу натискаю спеціальну кнопку вгорі або внизу (над або під частиною для введення тексту).

Яндекс.Пошта:	Mail.ru:	Gmail.com:

4. Відкривається маленьке віконце з файлами та папками мого комп'ютера. У ньому я маю знайти те, що хочу відправити.

Допустимо, мені потрібно переслати документ, який знаходиться на моєму комп'ютері в Локальному диску D у папці Договори. Значить, у вікні відкриваю Локальний диск D:

І відкриваю папку Договори:

Відображаються файли, які є в цій папці. Знаходжу серед них той, який хочу відправити, і клацаю ним двічі лівою кнопкою мишки.

Віконце зникає, а мій документ з'являється над або під кнопкою прикріплення.

в Яндекс.Пошті:

у Mail.ru:

у Gmail.com:

5. Для надсилання листа натискаю кнопку «Надіслати».

в Яндекс.Пошті:	у Mail.ru:	у Gmail.com:

Відразу після цього моє повідомлення з вкладеним документом піде за вказаною адресою. Ось як його побачить отримувач:

Зверніть увагу на іконку із зображенням скріпки наприкінці. Таким чином, поштовий сайт показує, що всередині є прикріплений файл.

Відкривши листа, одержувач побачить і текст, і документ, який зможе подивитися чи завантажити на свій комп'ютер.

Як додати кілька файлів до листа

В один лист можна додати кілька файлів будь-якого типу. Це можуть бути і фотографії, і документи, і музика, і навіть відео.

Для цього зовсім необов'язково надсилати кілька листів – можна написати один і додати до нього все, що хочемо надіслати. Відбувається це так: пишемо листа, додаємо до нього один файл, потім, так само, інший, третій і так далі.

А що робити, якщо їх не одні-два, а більше десяти? Чи можна додати папку повністю, а не кожен файл окремо?

На жаль, відправити папку електронною поштою не можна. Але її можна заархівувати та прикріпити до письма.

Зробити це можна прямо у вікні, через яке додаємо файл для надсилання. Клацаємо правою кнопкою мишки по папці, зі списку вибираємо 7-Zip або WinRAR та створюємо архів.

Потім там же вибираємо щойно створений архів, тобто клацаємо по ньому двічі лівою кнопкою мишки.

Архів, в якому знаходиться потрібна для пересилання папка, прикріплюється до листа. Залишається лише його відправити.

Нюанси

Якщо ви плануєте надіслати більше трьох файлів в одному листі, то хорошим тоном вважається заархівувати їх.

Наприклад, я хочу надіслати другу десять фотографій. Можна, звичайно, надіслати десять листів, до кожного з яких додати по фото. Але це незручно ні мені, ні, тим паче, йому. Тому вирішую надіслати один лист, до якого прикріпити всі фотографії.

У цьому випадку правильніше буде покласти їх в готельну папку на самому комп'ютері, потім заархівувати її і при відправці листа додати архів, що вийшов.

У результаті вирушить один файл, а не десять. Моєму другу буде простіше завантажити його на комп'ютер і розархівувати, ніж дивитися (завантажувати) кожну фотографію окремо.

Перед пересиланням фотографій електронною поштою їх слід стискати (зменшувати розмір).

Це більше, ніж правило гарного тону. Це необхідність! Але, на жаль, багато користувачів про це навіть не здогадуються.

Докладніше про те, навіщо це потрібно і як зробити, Ви дізнаєтесь з уроку «Стискання фото».

Завдання

1. Надішліть зі своєї електронної скриньки лист із вкладеним файлом на свою адресу. Тобто, у полі «Кому» надрукуйте адресу своєї електронної пошти. Після відправки Ви отримаєте від себе лист із цим вкладеним файлом.
2. Відкрийте свій лист і спробуйте подивитися надісланий файл у пошті. Потім завантажте його на комп'ютер та відкрийте безпосередньо з нього.
3. Надішліть на свою адресу листи з декількома вкладеними файлами (як окремо, так і заархівованими).
4. Спробуйте надіслати фотографії, попередньо стиснувши їх.

Не забувайте ставити адресатів листа у приховану копію, якщо не всі отримувачі повинні бачити один одного.

BCC, або Blind Carbon Copy- це те, що у російській мові називається прихованою копією. Завдяки їй одержувач не бачить інших адрес, куди приходить лист. Ця функція зустрічається у всіх поштових сервісах, від Outlook до Gmail, і якщо ви досі не знаєте про її існування, цілком можливо, що ваші колеги і клієнти вас недолюблюють.

Насамперед прихована копія - це негласний етикет електронного листування. Як не варто, так само не варто нікому показувати чужі поштові адреси. І навіть якщо ви таки натиснули на улюблену кнопку «Відповісти всім», до одержувачів у BCC ваше повідомлення не дійде.

Не всім це відомо, але BCC не лише захищає електронні адреси від сторонніх очей, а й працює як своєрідний антивірус, не пропускаючи спам на ваш комп'ютер. Все через те, що віруси, що переміщуються електронною поштою, недоступні приховані електронні адреси. І хоча поштова адреса в інтернеті не настільки особиста і важлива, як домашня, у відкритому доступі залишати її не варто - інакше спаму, швидше за все, не уникнути.

Крейг Чайлд

журналіст

«Прихована копія – це та графа, куди ви поміщаєте контакти, які не повинні бути помітні іншим людям. Зазвичай її використовують для розсилок та спаму, але ще це поле зручне, щоб дотримуватися пристойності та не показувати поштові адреси людям збоку. Я думаю, що помилково вважати, що людям комфортно, коли їхні адреси бачать інші люди. Наприклад, якщо це запрошення на вечірку: не всі знайомі один з одним, тому часто буває недоречним, щоб люди бачили контакти один одного».

Тепер, коли ви створили пошту Gmail, ви можете почати надсилати повідомлення електронної пошти. Складання електронного листа може бути таким самим простим, як і набір короткого повідомлення. Ви можете використовувати форматування, вкладення та підписи.

У цьому уроці ми покажемо, як скласти лист, додати до листа вкладення і як створити підпис, який відображатиметься у всіх ваших листах.

Написання листа

Для складання листа використовується окреме вікно. Саме в ньому ви додаватимете електронну адресу одержувача, тему, і саме повідомлення. Також можна використовувати різні типи форматування тексту та додавати вкладення. За бажання ви можете навіть створити підпис, який додаватиметься до всіх ваших листів.

Вікно складання листа

1. Одержувачі.

Це ті люди, яким ви надсилаєте листа. Вам потрібно буде написати електронну адресу кожного одержувача.

У більшості випадків ви додаєте одержувачів у поле Кому, але ви також можете додати їх у поля Копія або Прихована копія.

2. Копія та Прихована копія.

Копія означає "точна копія". Це поле використовується, коли ви хочете надіслати листа комусь, хто не є основним одержувачем. Таким чином, ви можете тримати людину в курсі, даючи їй знати, що відповідати на лист не обов'язково.

Прихована копія означає "точну приховану копію". Вона працює так само, як і Копія, але всі адреси одержувачів у цьому полі приховані. Таким чином використання цього поля-один з кращих способів відправити листа великої кількості людей і дотриматися конфіденційності.

3. Тема.

У темі має бути зазначена суть листа. Тема має бути короткою, але при цьому точно інформувати отримувача про суть повідомлення.

4. Тіло.

Це текст листа. Звичайний лист із привітанням, кількома параграфами, підписуєте своїм ім'ям тощо.

5. Кнопка Надіслати.

Коли ви закінчите лист, натисніть кнопку надіслати, щоб він пішов одержувачам.

6. Параметри форматування.

Натисніть кнопку Параметри форматування, щоб отримати доступ до них. Форматування дозволяє змінювати вигляд та стиль вашого листа. Наприклад, ви можете змінити розмір і колір шрифту, додати посилання.

7. Прикріпити файли.

Вкладення - це файл (наприклад, зображення або документ), який надсилається разом із листом. Gmail дозволяє включати до листа кілька вкладень. Натисніть кнопку Прикріпити файли, щоб додати вкладення до листа.

Щоб надіслати електронний лист:

Якщо людина, якій ви пишите, вже є у вас в контактах, то ви можете почати набирати її ім'я, прізвище або email, Gmail почне відображати відповідні контакти трохи нижче за поле Кому. Ви можете вибрати з них потрібну та натиснути клавішу Enter, щоб додати адресу людини в поле Кому.

Додавання вкладень

Вкладення– це файл (наприклад, зображення або документ), який надсилається разом із листом. Наприклад, якщо ви шукаєте роботу, можете відправити резюме, вклавши його в лист, а тіло листа стане супровідним листом. Хорошим тоном є включення в тіло листа згадки про вкладення, особливо якщо одержувачі не очікують його отримати.

Не забувайте прикріплювати файли, перш ніж натиснути кнопку Надіслати. Користувачі часто забувають прикріпити файли до відправлення повідомлення.

Щоб додати вкладення:

1. Під час створення листа натисніть значок скріпки внизу вікна створення листа.
2. Відобразиться діалогове вікно завантаження файлів. Виберіть потрібний файл та натисніть Відкрити.
3. Додаток почне завантажуватися на поштовий сервер. Більшість вкладень завантажується за кілька секунд, але для деяких потрібно більше часу.
4. Коли ви готові надіслати листа, натисніть Надіслати.

Ви можете натиснути кнопку Надіслати до того, як вкладення завантажиться на сервер. Gmail надішле листа тільки після того, як він закачається.

Gmail дозволяє додавати різні типи форматування тексту.

• Натисніть кнопку Форматування внизу вікна створення листа, щоб відкрити параметри форматування.

1) Шрифт

У Gmail можна вибрати один із кількох шрифтів. Ви можете змінити шрифт всього листаабо кількох слів.

2) Розмір шрифту

У більшості випадків ви про зміну розміру шрифту навіть не думатимете і використовуватимете звичайний розмір шрифту, але іноді, для виділення деяких слів, потрібен інший розмір.

Будьте обережні з цією опцією. Занадто великі або маленькі літери можуть зробити лист, що не читається.

3) Напівжирний, Курсив, Підкреслений

Ви можете виділити текст, зробивши його напівжирним, написати курсивомабо підкреслити.

4) Колір тексту та фону

У неофіційному листі можна змінити колір тексту та фону для деяких слів.

Намагайтеся уникати дуже світлих тонів, тому що текст такого кольору погано видно на білому тлі.

5) Вирівнювання

Ви можете змінити вирівнювання тексту у вашому листі.

6) Нумерований та маркований списки

Ви можете записати текст у вигляді нумерованого або маркованого списку.

Такий спосіб допомагає виділити кожен елемент списку та відокремити їх одного від одного.

7) Відступ

Ви можете збільшити або зменшити відступи ліворуч або праворуч.

8) Цитата

Цитата - ще один спосіб виділити частину тексту.

9) Очистити форматування

Щоб повністю видалити всі форматування з листа, натисніть кнопку Очистити форматування.

10) Кнопка плюс

Натисніть на кнопку плюс, щоб відкрити додаткові опції: Додати фото, вставити посилання, вставити смайлик або вставити запрошення.

Додавання підпису

Підпис – це опціональний блок листа, який з'являється в кінці тексту в кожному листі, що надсилається. За промовчанням Gmail не вставляє в лист підпис, але легко виправити. Зазвичай до неї входить ваше ім'я та контактна інформація: телефон, електронна адреса. Якщо ви використовуєте Gmail на роботі, у підпис можна включити посаду, назву та адресу компанії або адресу сайту.

Пам'ятайте, що підпис має бути коротким. Замість перерахування всіх номерів телефону, email та поштових адрес, достатньо вказати пару основних.

Пам'ятайте, що ваш підпис зможе побачити багато людей, тому не завжди потрібно включати до нього домашню адресу або іншу особисту інформацію. При чому таке може статися навіть тоді, коли ви пишете своїм знайомим, адже вони можуть надіслати ваш лист комусь іншому.