Comment créer une demande de mise à jour dans access. Demande de mise à jour d'accès. Restrictions sur la mise à jour des champs

Aujourd'hui, nous allons parler de la demande de mise à jour d'accès. Une requête de mise à jour Access peut être utilisée pour mettre à jour les données dans les champs des tables de base. Des modifications sont apportées à un groupe d'enregistrements sélectionnés à l'aide de critères de sélection spécifiés par l'utilisateur. Les valeurs des modifications de champ sont définies dans la conception de la requête dans la ligne Mettre à jour vers.
Tâche. Calculez le coût de l'article dans chaque ligne de la table SHIPPING et enregistrez-le dans le champ SHIP_TOTAL de la même table.

Pour générer une requête de mise à jour, créez d'abord une requête Sélection basée sur deux tables : la table UPLOAD à mettre à jour et la table PRODUCT.
Convertissez la requête Sélection en requête Mise à jour en cliquant sur le bouton Mettre à jour dans l'onglet Conception du ruban ou en choisissant Mettre à jour dans la liste Type de requête du menu contextuel de la requête. Après avoir exécuté cette commande, la ligne Mettre à jour vers apparaît dans le formulaire de demande (Fig. 4.43).
Remplissez le formulaire de demande. Faites glisser le champ SUM_CONTROL mis à jour de la liste de la table SHIPPING vers la ligne Champ. Dans la ligne Mettre à jour vers, saisissez une expression * qui calcule la valeur à mettre à jour.
Affichez le contenu du champ SUM_RETURN mis à jour avant d'exécuter la requête en cliquant sur le bouton Afficher sur le ruban dans le concepteur de requêtes dans le groupe Résultats.
Pour mettre à jour le contenu du champ SUM_REFERENCE, exécutez la requête en cliquant sur le bouton Exécuter dans l'onglet Conception du ruban. Une boîte de dialogue apparaît vous informant du nombre d'enregistrements à mettre à jour et vous demandant si vous souhaitez poursuivre l'opération de mise à jour. Confirmez la mise à jour des enregistrements.
Affichez le contenu du champ SUM_RETF mis à jour après l'exécution de la requête. Pour ce faire, passez en mode feuille de données après avoir exécuté votre requête à l'aide du bouton Mode feuille de données de la barre d'état ou cliquez sur le bouton Afficher dans l'onglet Ruban.

Ainsi, la demande examinée permet d'automatiser le calcul du coût de la marchandise indiqué dans chaque ligne du cahier des charges de la facture - une entrée dans la table LIVRAISON.

Si vous devez mettre à jour uniquement certaines des lignes du tableau, définissez les critères de sélection des enregistrements mis à jour. Pour ce faire, complétez le formulaire de demande avec le champ par lequel vous souhaitez sélectionner les enregistrements. Faites glisser le champ CODES_TO dans le formulaire de demande et saisissez le paramètre dans la ligne Critères (voir Fig. 4.43).
Complétez votre demande. La mise à jour sera effectuée uniquement pour les enregistrements avec le code produit saisi.
Enregistrez la requête sous Calculer le coût.
Passez en mode SQL. L'instruction UPDATE équivalente à la demande de mise à jour serait écrite comme suit :
MISE À JOUR DE L'ARTICLE INNER JOIN SHIPPING ON ITEM_CODE = SHIPPING.CODE_CODE
SET SHIPPING.SUM_SUMP = * WHERE (((PRODUCT CODES) =));

Les noms des tables utilisées dans la requête et la manière dont elles sont jointes sont spécifiés immédiatement après le nom de l'instruction UPDATE. L'instruction UPDATE met à jour le champ UPLOAD.UNT_SUM spécifié dans la clause SET avec la valeur spécifiée par *. La mise à jour se produit dans tous les enregistrements qui satisfont à la condition de sélection spécifiée dans la clause WHERE.
Pour consolider, regardez le tutoriel vidéo :

Les demandes de mise à jour sont principalement utilisées pour apporter des modifications immédiatement à un grand nombre de enregistrements avec une seule requête. Un exemple classique d'une telle requête est la modification du prix dans la table Produits par un coefficient constant, par exemple, vous pouvez augmenter le prix de l'une des catégories de produits de 20 %. Pour créer une requête comme celle-ci :

Développez la liste des tables en cliquant sur le raccourci les tables(Tables) fenêtres de base de données.
Sélectionnez le tableau Produits. Faites un clic gauche sur la flèche du bouton Nouvel objet(Nouvel objet) dans la barre d'outils et sélectionnez une valeur dans la liste Demande(Mettre en doute). La fenêtre Query Builder apparaît avec le tableau Produits en haut. Transférez les champs "Prix" et "TypeCode" dans le formulaire de demande.
Saisissez un critère de sélection des enregistrements : par exemple, dans la colonne "TypeID", saisissez la valeur 1.
Exécutez une requête pour vous assurer que tous les enregistrements contenant des boissons sont sélectionnés.
Modifions maintenant la demande en demande de mise à jour. Pour ce faire, exécutez la commande de menu Demande, mise à jour(Requête, Mise à jour). L'en-tête de la demande change et une ligne supplémentaire apparaît Mettre à jour(Mise à jour de). En même temps, les lignes Tri(Trier) et Sortie à l'écran(Montrer) (fig. 8.8).
Maintenant, vous devez aligner Mettre à jour(Mettre à jour vers) entrez une expression par laquelle évaluer nouveau prix: * 0, 2. Dans d'autres cas, vous pouvez saisir une constante, par exemple, si vous devez remplacer la date de plusieurs enregistrements par la date actuelle.
Vous pouvez maintenant exécuter votre requête. Pour cela, appuyez sur le bouton Lancer(Exécuter) dans la barre d'outils. Tout comme lors de l'ajout d'enregistrements à une table, Access affiche un message sur le nombre d'enregistrements à mettre à jour et demande une confirmation de mise à jour. Vous pouvez confirmer la mise à jour des enregistrements ou la refuser.

Riz. 8.8. Demande de mise à jour des enregistrements

Avant d'exécuter une demande de mise à jour, faites un clic gauche sur la flèche du bouton Vue(Afficher) et sélectionnez Mode tableau(Affichage de la fiche technique). Vous verrez tous les enregistrements qui seront mis à jour, bien que les données des champs mis à jour soient toujours anciennes. Et seulement après vous être assuré que les enregistrements requis sont sélectionnés, vous pouvez exécuter la requête.

Dans l'exemple ci-dessus, les valeurs ont changé dans un champ qui n'est pas la clé primaire de la table Products. Un cas particulier se produit lorsqu'une valeur doit être mise à jour clé primaire dans la table. Si cette table a une relation un-à-plusieurs avec d'autres tables, la modification de la clé primaire d'un enregistrement doit modifier simultanément les valeurs de clé étrangère dans tous les enregistrements liés des tables subordonnées. Access garantit que ce changement est effectué automatiquement car il prend en charge la mise à jour en cascade des enregistrements. Lors de la définition de la relation entre les tables, vous pouvez vérifier les (Champs liés à la mise à jour en cascade) .

Si cette case est cochée, lorsque la valeur de la clé primaire dans la table principale change, Access exécute automatiquement une requête spéciale qui met à jour les clés étrangères de tous les enregistrements associés dans la table subordonnée.

Vous pouvez voir comment fonctionne une telle requête en consultant les tables Employés et Commandes. Pour ce faire, nous devrons d'abord faire des copies de ces tables et établir une relation entre elles :

Développez la liste des tables dans la fenêtre de la base de données et sélectionnez la table "Employés".
Copiez le tableau dans le presse-papiers en appuyant sur le raccourci clavier + .
Collez le tableau depuis le presse-papiers en appuyant sur le raccourci clavier + ... Une boîte de dialogue apparaîtra Insérer un tableau(Coller le tableau en tant que).
Dans le champ Nom de la table(Nom de la table) saisissez la chaîne : Employés (copie). Laisser le bouton radio par défaut dans le groupe Options de collage(Options de collage). Cliquez sur le bouton d'accord ou clé. La nouvelle table apparaît dans la liste.
Suivez les étapes 1 à 4 pour la table Commandes, en créant la table Commandes (copie).
Pour exécuter l'exemple, nous devrons modifier légèrement la table Orders (copy). Le champ "EmployeeID" de la table "Commandes" est un champ de recherche, c'est-à-dire que bien que ce champ contienne des codes d'employé, lorsque la table est affichée, ce champ affiche le nom et le prénom de l'employé. Nous pouvons temporairement supprimer le champ de recherche pour voir les résultats de la mise à jour en cascade de ce champ. Pour cela, il suffit d'ouvrir le tableau "Commandes (copie)" dans la vue Design, de sélectionner la ligne "ID employé", ouverte dans le panneau Propriétés du champ Onglet (Propriétés du champ) Substitution(Recherche) et définir la valeur de la propriété Type de source de chaîne(Type de source de ligne) égal Champ(Zone de texte). Enregistrez la modification.
Une autre modification devra être saisie dans le tableau « Employés (copie) ». Le champ "ID d'employé" qu'il contient a le type Contrer(AutoNumber), ainsi Access ne vous permettra pas de modifier la valeur de ce champ. Ouvrez cette table en mode Création et modifiez le type de données du champ "EmployeeID" en Numérique(Nombre).
Maintenant, nous devons établir des liens entre les nouvelles tables. Cliquez sur le bouton Schéma de données(Relations) dans la barre d'outils d'affichage de la fenêtre Schéma de données(Des relations).
Cliquez sur le bouton Disposition claire(Effacer la mise en page) pour effacer la fenêtre de mise en page des données. Confirmez votre intention dans la boîte de message en cliquant sur le bouton Oui(Oui).
Ajouter les tableaux "Employés (copie)" et "Commandes (copie)" à l'aide de la boîte de dialogue Ajout d'un tableau(Afficher le tableau). Pour ce faire, cliquez sur le bouton correspondant dans la barre d'outils.
Pour établir une relation un-à-plusieurs entre les tables, faites glisser le champ EmployeeID de la table Employés (copie) vers le champ correspondant dans la table Commandes (copie). Une boîte de dialogue apparaîtra Modification des liens(Modifier la relation).
Dans cette fenêtre, cochez les cases Assurer l'intégrité des données(Faire respecter l'intégrité référentielle) et mise à jour en cascade des champs associés(Champs liés à la mise à jour en cascade) (Figure 8.9). Cliquez sur OK.
Ferme la fenêtre Schéma de données(Des relations).

Riz. 8.9. Fenêtre de dialogue Modification des liens

Pour effectuer une mise à jour en cascade :

Ouvrez les tableaux "Employés (copie)" et "Commandes (copie)" et placez-les sur l'écran de manière à ce que les deux tableaux soient visibles (Figure 8.10).
Triez la table Commandes (Copie) par la colonne Employé. Pour cela, sélectionnez cette colonne par un clic gauche sur son en-tête et appuyez sur le bouton Trier par ordre croissant(Tri croissant) dans la barre d'outils.
Modifiez la valeur dans la colonne ID de l'employé du premier enregistrement de la table Employés (copie) en entrant le nombre 10 et appuyez sur la touche pour passer à l'enregistrement suivant. La modification du code sera immédiatement affichée dans la colonne "Employé" du tableau "Commandes (copie)".

Riz. 8.10. Mises à jour des enregistrements en cascade

Il existe des situations où il est nécessaire de mettre à jour les informations d'un champ dans l'ensemble de la base de données. C'est très facile à faire avec une demande de mise à jour. Pour créer une requête, dans l'onglet Créer, sélectionnez Générateur de requêtes. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, sélectionnez les tables dont vous avez besoin, dont les champs doivent être mis à jour. V cet exemple nous travaillons avec la table Étudiants et mettrons à jour la note de passage des candidats à l'université.

Après avoir ajouté la table requise, nous double-cliquons pour ajouter les champs requis pour la requête. Par exemple, le nom de l'élève et la note de passage. Dans le champ Type de demande, sélectionnez Mettre à jour la demande afin que la demande puisse modifier les informations du tableau en fonction de la condition. Une demande de mise à jour peut également ajouter ou supprimer des informations. C'est la même chose que Rechercher et remplacer, mais avec plus de nombreuses opportunités... Dans le champ Score de réussite, saisissez la condition de mise à jour requise et la condition de sélection. Par exemple, remplacez la note de passage par 5 pour tous les élèves qui en avaient auparavant moins de quatre.

Pour exécuter une requête, vous devez l'exécuter en cliquant sur le bouton Exécuter dans l'onglet supérieur ou en double-cliquant dessus dans la liste des requêtes. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, vous devez confirmer le remplacement des données selon la condition que nous avons établie. En conséquence, toutes les notes inférieures à quatre points seront remplacées par une note de 5, qui peut être vue dans le tableau.

Retour à la rubrique

Jusqu'à présent, vous avez rencontré des requêtes qui effectuent la récupération de données et certains calculs. Cependant, les requêtes peuvent également être utilisées pour ajouter, supprimer et mettre à jour un groupe d'enregistrements dans une table de base de données Access. De telles requêtes sont un outil puissant pour transformer les données et sont appelées requêtes d'action. Supposons que, pour une raison quelconque, vous deviez ajuster les dates de vos contacts en remplaçant le mois de novembre par décembre dans tous les enregistrements de la table Liste datant de 1999. Cette opération est difficile à faire manuellement si la table contient plusieurs milliers d'enregistrements. Une demande d'action vous permet de résoudre rapidement le problème.

1. Dans la fenêtre de la base de données Access, cliquez sur le bouton les tables.

2. Sélectionnez la table Liste dont vous souhaitez mettre à jour les données.

3. Dans les boutons de la palette Nouvel objet sélectionner un article Demande... Une boîte de dialogue s'ouvrira Nouvelle requête montré dans la Fig. 17.8. Une fenêtre similaire s'ouvre lorsque vous cliquez sur le bouton Créer fenêtres de la base de données. Il vous permet de choisir la manière la plus pratique de créer un objet.

Riz. 17.8. Créer une demande

4. Double-cliquez sur la ligne Constructeur... La table Liste qui a été sélectionnée dans la fenêtre de la base de données à l'étape 2 apparaîtra automatiquement dans la fenêtre du concepteur de requêtes.

5. Faites glisser le champ dans le formulaire de demande Date, dont la valeur doit être mise à jour.

Noter Le nom du champ, entre crochets, est une référence à la valeur du champ. Pour faire référence à un champ dans une autre table, vous devez d'abord spécifier le nom de la table, puis le nom du champ (les deux noms entre crochets) et les séparer point d'exclamation... Par exemple [Contacts] ! [Nom de famille].

6. Dans les boutons de la palette Type de demande sélectionner un article Mettre à jour... Description de tout options possibles Les requêtes proposées par Access sont présentées dans le tableau. 17.2. La structure du formulaire de demande est modifiée en fonction du type de demande. Un champ apparaît sous la forme de l'option de demande de mise à jour sélectionnée. Mettre à jour, dans lequel vous devez saisir la nouvelle valeur du champ. Pour changer le mois de la date de novembre à décembre, ajoutez simplement 30 jours à la date.

7. Entrez dans la cellule Mettre à jour formule [Date] +30.

TABLEAU 17.2. Options de requête

Type de	La description
Échantillon	Récupérer des données dans une table de résultats de requête basée sur conditions spécifiées sélection
Traverser	Le résultat de la requête affiche des valeurs statistiques (somme, quantité ou moyenne) pour l'un des champs du tableau en fonction de deux paramètres des autres champs du tableau qui spécifient les en-têtes de ligne et de colonne du résultat de la requête croisée
Création d'un tableau	Création d'une nouvelle table dans la base de données courante ou dans une autre à partir des informations des tables existantes
Mettre à jour	Actualisation des données du tableau
Ajouter	Ajout d'un jeu d'enregistrements à une table
Suppression	Suppression des enregistrements de la table selon le critère spécifié

8. Pour mettre à jour uniquement les dates se référant à novembre 2000, entrez dans la cellule Critères la formule Entre DateValue ("1.11.99") et DateValue ("11/30/99"), qui a été discutée en détail plus tôt (Fig. 17.12) .

9. Fermez la demande en l'enregistrant en tant que Mise à jour.

10. Cliquez sur le bouton les tables fenêtres de la base de données et double-cliquez sur l'icône Lister ouvre ce tableau. Il comporte quatre entrées remontant à novembre 2000.

Noter Les invites d'action peuvent effectuer des modifications de données à grande échelle qui ne peuvent pas être annulées. Fais attention. Avant d'exécuter de telles requêtes, il est utile de faire sauvegarde base de données pour pouvoir revenir à Etat initial les tables. Les icônes de demande d'action ont un point d'exclamation pour avertir de leur rôle spécial.

11. Dans la fenêtre de la base de données, cliquez sur le bouton Enquêtes.

12. Double-cliquez sur l'icône Mettre à jour.

Réponse Ouià la question sur la nécessité de lancer une demande d'action. Access vous informe qu'il a trouvé quatre enregistrements correspondant aux critères de filtrage et vous demande de confirmer que vous souhaitez les modifier.

13. Cliquez sur le bouton Oui et examinez les modifications apportées aux données de la table List.

Création de requêtes pour mettre à jour des tables

La demande de mise à jour des données est utilisée pour modifier enregistrements existants dans les tableaux. La principale différence entre ces demandes et les demandes d'ajout et de suppression est que les valeurs des champs individuels des enregistrements sont modifiées. Vous pouvez supprimer les valeurs des champs en les laissant vides, et l'opération équivaudra à supprimer une partie de l'enregistrement. De plus, vous pouvez remplir les valeurs vides des champs individuels avec des données, ce qui revient à ajouter des données. Mais si vous devez ajouter ou supprimer des lignes entières, vous devez utiliser des requêtes pour ajouter ou supprimer des enregistrements, respectivement.

Tous les champs ne peuvent pas être actualisés. Voici une liste de champs dont les valeurs ne peuvent pas être modifiées par une demande de mise à jour :

Les champs qui proviennent de requêtes récapitulatives ou de requêtes croisées, qui seront abordées plus loin dans ce chapitre ;

Champs de compteur, car leur valeur ne change que lorsque des enregistrements sont ajoutés à la table ;

Champs dans les demandes de jointure, car ces données ne sont pas stockées dans la base de données, mais sont sélectionnées dans les tables spécifiées ;

Champs dans les requêtes pour les valeurs uniques et les requêtes pour les enregistrements uniques - requêtes qui renvoient des valeurs ou des enregistrements non en double ;

Clés primaires impliquées dans les relations entre les tables, à moins que la relation n'ait été configurée pour effectuer automatiquement des mises à jour en cascade via les champs clés et tous les champs associés.

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Ce type de demande d'action est conçu pour modifier les valeurs de certains champs pour tous les enregistrements sélectionnés. Après être entré dans le mode Constructeur demande, vous devez sélectionner la commande Demande / Mise à jour ... Après cela, la ligne apparaîtra dans le formulaire de demande Mettre à jour... Cette chaîne est utilisée pour définir de nouvelles valeurs pour les enregistrements sélectionnés.

Riz. 25 Vue de la fenêtre de demande de mise à jour des fiches

Les valeurs peuvent être mises à jour non seulement dans les champs de critères, mais dans n'importe quel champ de la table. Vous pouvez également créer des champs calculés pour les enregistrements sélectionnés.

Demande de suppression d'enregistrements

Ce type de requête est utilisé pour supprimer un groupe d'enregistrements de base de données qui remplissent certaines conditions. Vous pouvez convertir une demande régulière en une demande de suppression à l'aide de la commande Demander / Supprimer en mode Conception de requête. Dans ce cas, la ligne apparaîtra dans le formulaire de demande Suppression où vous pouvez saisir une condition de suppression des enregistrements.

Fig. 26 Vue de la fenêtre de demande de suppression d'enregistrements

En mode Conception de requête, vous devez spécifier la table dans laquelle les suppressions seront effectuées. Définissez ensuite les critères et assurez-vous de visualiser les résultats de la requête de sélection.

Si la requête ne contient que des enregistrements à supprimer, vous devez la convertir en requête de suppression.

La suppression d'enregistrements peut entraîner des résultats imprévisibles, y compris la violation de l'intégrité de la base de données, pour les raisons suivantes :

La table fait partie d'une relation un-à-plusieurs

Comme condition pour garantir l'intégrité des données, l'option Suppression en cascade des champs associés.

Par exemple, vous décidez d'exclure certains étudiants et supprimez les enregistrements correspondants de la table Étudiants... En même temps, il y a aussi une table Examens qui est associé au tableau Étudiants, relation un-à-plusieurs. Si l'option est sélectionnée pour assurer la cohérence des données, la suppression des dossiers des élèves supprimera leurs dossiers de notes, c'est-à-dire les informations de progression !

Si l'option est installée Suppression en cascade des champs associés et que vous essayez de supprimer des enregistrements en mode vue table, vous recevrez un avertissement concernant une éventuelle suppression de données dans d'autres tables. Et vous ne verrez pas d'avertissement lorsque vous utilisez des demandes de suppression. MS Access n'affichera que des informations sur le nombre d'enregistrements à supprimer, mais ne dira rien sur la suppression en cascade.

Demande d'ajout d'enregistrements

À l'aide d'une requête d'ajout d'enregistrement, vous pouvez copier les enregistrements sélectionnés et les placer dans une autre table. Vous pouvez également utiliser une requête d'ajout pour transférer des données vers votre base de données à partir d'une autre source (à partir d'une autre table).

Vous pouvez commencer à exécuter une requête d'ajout d'enregistrement (comme dans d'autres requêtes d'action) en exécutant une requête d'extraction pour vous assurer que vous copiez les enregistrements requis.

Si vous devez ajouter des enregistrements à une table dans une autre base de données, vous devez d'abord joindre la table source à la base de données contenant la table cible à l'aide de la commande Fichier / Données externes / Lien vers les tableaux. Pour sélectionner les enregistrements ajoutés, vous devez créer une demande de sélection. Ensuite il faut exécuter la requête compilée et évaluer le résultat en passant en mode table à l'aide de la commande Vue / Mode de la table. Après cela, vous devez revenir au mode Constructeur et activer la commande Demander / Ajouter.

Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, vous devez dans le champ Nom de la table le nom de la table à laquelle vous souhaitez joindre les données du jeu d'enregistrements de résultats de la requête. Fermer une boîte de dialogue avec un bouton d'accord oblige Access à ajouter la ligne à la conception de la requête Ajouter.

Riz. 27 Vue de la fenêtre de demande d'ajout d'enregistrements

Dans une chaîne Ajouter insère automatiquement (ou manuellement) les noms de ces champs dans la table cible qui correspondent aux noms des champs de requête. L'étape suivante consiste à exécuter la requête. Pour ce faire, exécutez la commande Demander / Exécuter ou cliquez sur le bouton Exécuter sur la barre d'outils. Dans une boîte de dialogue spéciale, Access indiquera combien d'enregistrements seront ajoutés à la table cible, et vous demandera de confirmer l'exécution de cette opération.

Toutefois, lorsque vous basculez entre les sélections de requête et inversement, Access ne conserve pas les mappages de noms de champ. Ainsi, si vous souhaitez exécuter une requête de sélection avant d'exécuter la requête d'ajout d'enregistrement correspondante, vous devez ré-apparier les noms des deux tables.

Les enregistrements ajoutés par erreur sont facilement trouvés et supprimés. Cependant, vous pouvez gagner du temps en sauvegardant la table dans laquelle vous ajouterez des enregistrements.

Demande de mise à jour des enregistrements
Une requête de mise à jour d'enregistrement apporte des modifications générales à un groupe d'enregistrements d'un nom pour plusieurs tables. Les données changent dans les tables de base.

Créez une requête pour mettre à jour les enregistrements de la table.
1. Créez une nouvelle requête pour inclure les tables contenant les enregistrements à mettre à jour.
2. En mode Conception, cliquez sur le bouton Type de requête dans la barre d'outils et sélectionnez Mettre à jour.
3. Déplacez avec la souris les champs à mettre à jour ou définissez pour eux une condition de sélection dans la liste des champs de la table.
4. Pour les champs à mettre à jour, dans la cellule Mettre à jour, saisissez l'expression ou la valeur à utiliser pour modifier les champs.
5. Pour les champs selon lesquels vous souhaitez filtrer les enregistrements mis à jour, saisissez les conditions de sélection.
6. Pour mettre à jour les enregistrements, cliquez sur le bouton Exécuter de la barre d'outils.

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