La introducción de propiedad intelectual corporativa, desarrollada de forma independiente o comprada a un proveedor, a menudo va acompañada de la alteración (rediseño) de las existentes en la empresa. Procesos de negocios. Tenemos que reconstruirlos para que cumplan con los requisitos de los estándares y la lógica del sistema que se está implementando. Observemos de inmediato que la introducción de sistemas de información resuelve una serie de problemas técnicos y de gestión, pero genera problemas asociados con Factor humano.

La implementación de un sistema de información, por regla general, facilita enormemente la gestión de las actividades empresariales, optimiza interna y externa. flujos de información, elimina los cuellos de botella de gestión. Sin embargo, una vez que el sistema se ha instalado con éxito, "probado" en funcionamiento y demostrado su eficacia, algunos empleados se muestran reacios a utilizar el SI en su trabajo. Como resultado de la reingeniería, queda claro que algunos empleados duplican en gran medida el trabajo de otros o no son necesarios en absoluto. Además, la implantación del CIS va acompañada de una formación obligatoria, pero, como demuestra la experiencia rusa, no hay mucha gente dispuesta a volver a formarse. ¡Romper viejas habilidades e inculcar otras nuevas es un proceso largo y difícil!

Debe quedar claramente entendido que la propiedad intelectual corporativa está diseñada para simplificar la gestión de una organización, mejorar los procesos, fortalecer el control y así proporcionar beneficios competitivos. Sólo desde este punto de vista se pueden evaluar los beneficios de su implementación.

Siguiendo esta lógica, queda claro que aunque el SI corporativo generalmente tiene como objetivo proporcionar a todos los usuarios la información necesaria, gestionar el desarrollo y la implementación del CIS es prerrogativa de la alta dirección de la empresa. ¿Entienden esto los líderes?

Aquí también tenemos que luchar contra los estereotipos persistentes. “¿Para qué necesito un sistema corporativo si en la empresa ya todo va bien?” “¿Por qué romper algo si todo funciona?” Pero la mayoría de las veces no es necesario romperlo. En la primera etapa, solo es necesario formalizar y transferir de manera competente y correcta los procesos identificados dentro de los cuales vive la empresa al SI corporativo. Esta formalización sólo agudizará y pulirá las ideas exitosas de marketing y producción, y optimizará proceso de gestión y control y permitirá cambios más específicos.

La introducción de un nuevo SI es un proceso complejo, que dura desde varios meses para los SI pequeños hasta varios años para los SI de grandes empresas distribuidas con una amplia gama de productos y un gran número de proveedores. El éxito de un proyecto para desarrollar (o adquirir) e implementar un sistema de información depende en gran medida de la disposición de la empresa para llevar a cabo el proyecto, el interés personal y la voluntad de la dirección, un programa de acción realista, la disponibilidad de recursos, personal capacitado, y la capacidad de superar la resistencia en todos los niveles de la organización establecida.

Actualmente ha surgido un conjunto estándar de técnicas para introducir sistemas de información. Regla básica: realizar las fases requeridas de forma secuencial y no saltarse ninguna de ellas.

Los siguientes factores son críticos para la implementación:

• la presencia de objetivos de proyecto y requisitos de propiedad intelectual claramente definidos;
• disponibilidad de una estrategia para la implementación y uso de la propiedad intelectual;
• realizar un estudio previo al proyecto de la empresa y construir modelos "tal como está" y "tal como será";
• planificar el trabajo, los recursos y monitorear la implementación del plan de implementación;
• participación de la alta dirección en la implementación del sistema;
• realizar trabajos de implementación de SI por parte de especialistas en integración de sistemas junto con especialistas empresariales;
• seguimiento periódico de la calidad del trabajo realizado;
• obteniendo rápidamente resultados positivos al menos en parte de los módulos de SI implementados o en el proceso de la misma operación de prueba.

Antes de que comience el desarrollo proyecto de implementación necesario:

• formalizar los objetivos del proyecto de implementación de SI tanto como sea posible;
• estimar los costos y gastos mínimos necesarios;
• establecer una alta prioridad para el proyecto de implementación sobre otros proyectos en curso;
• dotar gerente de proyecto los máximos poderes posibles;
• realizar una labor educativa masiva con el personal de la empresa con el fin de transmitir a todos la importancia y necesidad de las próximas transformaciones;
• desarrollar medidas organizativas para el uso de nuevas tecnologías de la información;
• distribuir la responsabilidad personal en todas las etapas de implementación y operación de prueba.

También es necesario determinar las áreas funcionales de implementación de los módulos del sistema de información:

• gestión organizacional;
• apoyo organizativo y administrativo;
• control Procesos de negocios;
• gestión, planificación financiera y contabilidad;
• gestión de personal;
• gestión de documentos;
• gestión de materiales apoyo técnico;
• Gestión de las relaciones con los clientes y el entorno externo.

Además de lo anterior, es necesario establecer requisitos tecnológicos para la implementación de SI:

• plataforma del sistema- implementación y adaptación de una solución preparada por el fabricante o desarrollo personalizado de acuerdo con términos de referencia cliente;
• integrabilidad- los datos se almacenan y procesan en un único espacio de información; esto garantiza su integridad, coherencia, fiabilidad y reutilización; el sistema puede incluir tecnologías y aplicaciones recientemente desarrolladas y ya utilizadas;
• adaptabilidad- el sistema está configurado de acuerdo con requerimientos del cliente y sobre las características del campo de información del cliente;
• distribución- el sistema puede funcionar eficazmente en divisiones y sucursales de la empresa geográficamente remotas;
• escalabilidad- el sistema puede realizarse en forma de un marco que contiene módulos básicos y complementarse de acuerdo con los requisitos del entorno externo e interno cambiante.

Principales fases de la implementación del sistema de información.

Fase "Trabajos preliminares de preparación del proyecto de implementación del SI". Durante la encuesta previa al proyecto de la empresa (Fig. 8.4), se recopila información detallada sobre la estructura estructural de la organización, las relaciones funcionales, el sistema de gestión, los principales procesos comerciales, los flujos dentro de la empresa (flujo de control, flujo de documentos, flujo de datos). , Flujo de trabajo, Flujo de caja ), necesarios para construir modelos apropiados y seleccionar objetos para la automatización. Se evalúan los plazos, los recursos, los tipos y volúmenes de trabajo, la variedad y el coste del software, el hardware y las telecomunicaciones, el coste de la formación del personal, etc.

Fase "Preparación del proyecto". Una vez finalizada la primera fase, se lleva a cabo la planificación preliminar y la formación de los procedimientos de lanzamiento del proyecto:

• formación de grupos de proyectos y de expertos;
• distribución de poderes y responsabilidades;
• determinación de requisitos organizativos y técnicos para el proceso de implementación;
• aclarar las especificaciones y expectativas del cliente;
• formación del grupo de implementación formado por especialistas de la empresa cliente.

Por alguna razón, a menudo se pasa por alto el último punto, muy importante, al elaborar un plan de implementación. ¡Pero el éxito de todo el proyecto depende en gran medida de ello! Una vez iniciada la financiación, el proyecto se considera lanzado.

Fase "Desarrollo conceptual del proyecto". Durante esta fase:

• se forma y aprueba un proyecto conceptual;
• se logra una comprensión inequívoca y obligatoria de las intenciones de todos los participantes del proyecto con respecto al SI implementado;
• se aclaran y especifican las metas y objetivos del proyecto;
• se determinan las dimensiones del prototipo del sistema;
• Se acuerda el plan de trabajo ampliado, la secuencia de etapas y las condiciones. operación de prueba, indicadores de planificación, financieros y de presentación de informes;

En este caso, todas estas acciones sin fallar están documentados, acordados y aprobados por todas las partes interesadas y responsables.

Fase "Implementación del proyecto". Durante el trabajo de implementación principal, se crea, instala y configura el entorno del sistema, se determinan los procedimientos de administración del sistema y se instalan los sistemas y aplicaciones básicos de hardware y software. El sistema configura la dotación de personal organizacional y la organización. estructuras funcionales empresas que utilizan unidades organizativas tales como sucursal, departamento, sección, grupo de trabajo, etc.

Gestión de sistemas de información.

En casi cualquier organización moderna podemos observar el estrecho entrelazamiento de las tecnologías de la información y los procesos comerciales de la actividad principal. Por tanto, la implementación (reemplazo) de un sistema de información resulta ser una transformación seria, que muchas veces afecta a diversas áreas de la empresa. Como resultado, en muchos casos se convierte en un proceso complejo y doloroso. Sin embargo, los problemas que surgen durante la implementación del sistema ya han sido suficientemente estudiados y ahora se han creado métodos efectivos para resolverlos, combinados en los estándares (metodologías) relevantes.

La implementación de un sistema de información no es sólo la instalación de software, sino también un conjunto de medidas que requieren mucha mano de obra tanto para reingeniería de los procesos de negocios de la empresa como para perfeccionar el software implementado, así como para capacitar a los empleados de la empresa para trabajar con el sistema.

Al comenzar a considerar cuestiones relacionadas con la organización de la implementación de sistemas de información, primero debemos aclarar el significado del término "sistema de información". Desafortunadamente, hasta ahora, un sistema de información suele significar un paquete de software, lo cual es completamente falso y no permite formarse una idea correcta de los objetivos del proyecto de implementación.

Un sistema de información es un complejo complejo de componentes heterogéneos que interactúan entre sí y crean las propiedades del sistema necesarias para el consumidor. Un sistema de información debe considerarse como toda la infraestructura empresarial involucrada en el proceso de gestión de flujos de información y documentos e incluye:

Elementos tecnológicos que aseguran el funcionamiento del sistema:

Modelo de información del área temática;

Recursos humanos responsables de la formación y desarrollo del modelo de información;

Paquete de software;

Recursos humanos responsables de configurar el paquete de software;

Hardware y base técnica;

Recursos humanos operativos y técnicos;

Elementos de gestión que aseguran la organización del funcionamiento del sistema:

Reglamento para el desarrollo del modelo de información y las reglas para realizar cambios al mismo;

Normas de soporte técnico y de usuario del paquete de software;

Normas para realizar cambios en la configuración del paquete de software y la composición de sus módulos funcionales;

Normas para el uso del paquete de software e instrucciones para el usuario;

Normativa para la formación y certificación de usuarios.

La tarea de un proyecto de implementación de un sistema de información incluye la creación (adaptación) y puesta en funcionamiento productivo de todos los elementos enumerados anteriormente. La complejidad de esta tarea se evidencia en las decepcionantes estadísticas sobre el éxito de los proyectos de TI, conocidas por los resultados de la investigación del Grupo Standish: en 1998, sólo el 26% de los proyectos se completaron a tiempo, no excedieron el presupuesto y aseguraron la implementación de las funciones previstas.

Las fuentes de problemas al implementar un sistema de información cubren varios aspectos de un proyecto privado y de las actividades de la empresa en su conjunto. Éstas incluyen:

Falta de gestión en la empresa;

La necesidad de una reorganización parcial o total de la estructura empresarial;

La necesidad de cambiar la tecnología empresarial en diversos aspectos;

Resistencia de los empleados de la empresa;

Aumento temporal de la carga de trabajo de los empleados durante la implementación del sistema;

Es necesario formar un equipo calificado de implementación y mantenimiento del sistema y seleccionar un líder de equipo fuerte.

Además, durante el proceso de implementación, es necesario implementar una estrategia de TI unificada de la empresa, que permitirá combinar adecuadamente el desarrollo (creación) de las partes de software y hardware del sistema en paralelo con un conjunto de trabajos para desarrollar. la infraestructura TI existente de la empresa.

Una parte importante de los problemas de implementación de proyectos se debe a errores bastante típicos que son conocidos, pero que a menudo se repiten:

Diseñar sistemas sin tener en cuenta la estrategia de desarrollo empresarial: es necesario imaginar la estructura y escala del negocio en el futuro durante al menos 3 años;

Violación del principio de construcción de un sistema "de arriba hacia abajo" y, como consecuencia, falta de apoyo informativo para la toma de decisiones de gestión en los niveles superiores de gestión;

Pasión excesiva por la reingeniería de procesos de negocio y, a veces, subordinación injustificada a los requisitos de la funcionalidad estándar del sistema ERP básico;

Rediseño fundamental de la funcionalidad básica del sistema ERP;

Expectativas poco realistas debido a una evaluación incorrecta de la rentabilidad de implementar un sistema ERP.

Al mismo tiempo, la experiencia acumulada en la implementación de sistemas de información indica la presencia de un grupo estable de factores de éxito para tales proyectos y, como consecuencia, la posibilidad de desarrollar una tecnología para gestionar con éxito un proyecto de implementación teniendo en cuenta estos factores. La organización racional de los proyectos de implementación de sistemas de información se describe en estándares (internacionales, estatales, corporativos), que a menudo se denominan metodologías de implementación.

Factores de éxito del proyecto de implementación.

Las metodologías de implementación suelen ser desarrolladas por los principales fabricantes de sistemas de información, teniendo en cuenta las características de sus productos de software, así como el alcance de la implementación. El lado positivo de tales normas es su orientación práctica. Representan instrucciones de trabajo y plantillas de documentos de proyectos profundamente investigadas, probadas y probadas repetidamente. Estos estándares suelen estar lejos de abstracciones teóricas, se centran en las características de sistemas específicos y contienen la mejor experiencia. Pero las normas también tienen aspectos negativos: ni siquiera las metodologías destinadas a sistemas de clase similar son intercambiables. Por ejemplo, la metodología de implementación del sistema Microsoft Axapta está dirigida en gran medida a gestionar la configuración y modificaciones del módulo; y al implementar módulos funcionalmente similares de SAP u ORACLE EBS, prevalece la ideología de la reingeniería empresarial, en la que se pide a la organización que cambie sus procesos de negocio, adaptándolos a las “mejores prácticas” registradas en el sistema. Los ejemplos de metodologías más conocidos incluyen la siguiente lista, lejos de ser exhaustiva:

Desarrollos de Microsoft: metodologías "OnTarget", "MSF (Microsoft Solutions Framework)", "Metodología de Business Solutions Partner";

Desarrollos de la empresa SAP - metodologías "SAP Procedural Model", "ASAP (Accelerated SAP)";

Desarrollos de la empresa Oracle: un conjunto de metodologías "Método Oracle".

Esta variedad de estándares permite a las organizaciones elegir una estrategia racional basada en ellos y formular sus propios procedimientos de implementación, es decir, no "reinventar la rueda" y al mismo tiempo garantizar ventajas competitivas. Adaptar las metodologías a las necesidades de una empresa en particular no consiste tanto en traducir textos y plantillas de documentos al ruso, sino en adaptar los enfoques teniendo en cuenta las condiciones rusas. En este caso, generalmente se revisan los plazos y la secuencia de tareas recomendadas por los estándares, se crean métodos para recopilar, verificar y convertir datos de origen y se desarrollan soluciones para la integración con sistemas heredados.

Para el Cliente del sistema de información, los principales resultados del uso de la metodología son:

Crear una solución que satisfaga de manera óptima los requisitos del cliente;

Uso máximo eficiente de los recursos del proyecto;

Minimizar el tiempo y los costos de implementación;

Reducir los riesgos del proyecto.

Al mismo tiempo, organizar el trabajo de acuerdo con una metodología documentada también resulta útil para el desarrollador del sistema:

Aparece una base metodológica para capacitar a nuevos empleados en métodos de implementación estándar;

Se reducen los costos internos de organización e implementación de proyectos;

Mejora la interacción y el entendimiento mutuo entre los miembros del equipo del proyecto;

Aumenta la eficiencia de compartir recursos entre proyectos y equipos.

A pesar de la variedad de metodologías existentes, su contenido incluye los siguientes componentes: una descripción de la composición y estructura del paquete de trabajo del proyecto de implementación, las reglas para gestionar dicho proyecto y la estructura organizativa del equipo de implementación.

La estructuración de un conjunto de obras consiste principalmente en identificar fases (etapas) del proyecto. La división del proyecto en fases (de 3 a 4 meses de duración) debido a la alta complejidad de los proyectos y al importante tiempo dedicado a la implementación de sistemas de información, permite obtener resultados significativos en menos tiempo y obtener las siguientes ventajas en la organización del proyecto:

Los datos de la documentación del proyecto no quedan obsoletos;

Después de completar cada fase del proyecto, es posible aclarar o ajustar las tareas a resolver en fases posteriores;

Se reducen los riesgos del proyecto causados ​​por cambios organizativos en la empresa del Cliente durante el proyecto;

Se optimiza el presupuesto del proyecto y el cronograma de pagos.

La composición de las etapas del proyecto y la distribución del trabajo en etapas depende de la metodología específica, sin embargo, es posible identificar una composición típica de etapas que están presentes en diversos grados en todas las metodologías y están determinadas por la propia lógica de implementación. Estas son las etapas de definir el proyecto, examinar el objeto de automatización, analizar los resultados del examen y desarrollar el diseño del sistema, crear (configurar) el sistema, poner el sistema en funcionamiento y mantener el sistema.

El siguiente paso es identificar los procesos (conjuntos de trabajo) realizados en varias etapas de los proyectos. La composición y secuencia de ejecución de los procesos están determinadas por una metodología específica y sirven como base para la planificación del proyecto, para construir una estructura jerárquica de trabajo.

Así, la metodología de implementación se construye como la intersección de dos áreas diferentes de conocimiento: una tecnología específica para crear un producto, un sistema de información, y una tecnología bastante universal para gestionar las actividades del proyecto.

Componentes de la metodología de implementación.

Principales etapas de la implementación del sistema de información.

1. Identificación de los principales flujos de información en la empresa, formación de una base de documentación básica regulatoria y de referencia y su conciliación.

Durante esta etapa se determinan los principales flujos de información de la empresa y los problemas que pueden surgir durante la implementación (por ejemplo, falta de documentos primarios, documentación normativa y de referencia, estándares, etc.). Se forma y verifica una base de datos de documentación regulatoria básica de referencia. A partir de los resultados de esta encuesta, se elabora un documento, firmado por todos los participantes en el proyecto de implementación, que describe todos los problemas identificados y describe las formas de eliminarlos. El éxito de todo el proyecto a menudo depende de la calidad de esta etapa y de la integridad del documento preparado. Cabe decir que una condición necesaria para el éxito de todo el proyecto de implementación es su documentación detallada.

2. Construcción de un modelo funcional-informativo de actividad empresarial (IDEF), descripción y optimización de procesos sujetos a automatización.

Además de construir un modelo funcional e informativo de las actividades de la empresa, en esta etapa se desarrollan y acuerdan la configuración de los directorios y clasificadores del sistema. Si es necesario, se toman decisiones para cambiar las prácticas contables o los modelos funcionales existentes. Aquí es muy importante la presencia de estándares corporativos (que normalmente no existen en Ucrania). En esta etapa, se deben crear o analizar las normas de contabilidad corporativa para verificar su integridad. Esta tarea sólo puede ser realizada por personal bien capacitado o consultores externos. El principal requisito en este caso es la disponibilidad de todos los libros de referencia y clasificadores necesarios para el funcionamiento del sistema (un clasificador unificado de productos, bienes y materiales; un plan de cuentas y características analíticas de la contabilidad; directorios de deudores y acreedores, un directorio de transacciones comerciales básicas, normas para contabilizar el movimiento de activos materiales y monetarios, etc.) y cumplimiento de los principios de su organización con los requisitos del sistema.

El modelado de procesos de negocios empresariales también es muy deseable, ya que le permite estar bien preparado para la implementación. El modelado debe ser realizado por empleados bien capacitados de la empresa del cliente con la participación de consultores altamente calificados y con el modelo creado vinculado a los estándares comerciales y al sistema futuro. Después de la capacitación, el grupo de implementación desarrolla un plan detallado para el proyecto de implementación, que incluye cuestiones como las responsabilidades de los participantes del proyecto, las fechas de inicio y finalización del trabajo, así como otras tareas relacionadas que se resuelven en paralelo. El trabajo lo llevan a cabo conjuntamente el equipo de implementación y consultores externos.

3. Implementación de un proyecto piloto.

En esta etapa, todas las actividades de la empresa están completamente modeladas. En las divisiones individuales de la empresa, los datos reales se ingresan en el sistema (hasta cierto punto) y las funciones comerciales se prueban consistentemente simulando situaciones reales de las actividades de la empresa (en condiciones lo más cercanas posible a la realidad). El trabajo mutuo de los departamentos se desarrolla a partir de ejemplos piloto. Con base en los resultados del ejemplo piloto, la dirección de la empresa toma una decisión sobre la implementación a gran escala del sistema.

4. Adaptación del sistema en la empresa.

Durante esta etapa, el sistema se configura de acuerdo con el plan del proyecto de implementación y el equipo de implementación prueba los módulos y funciones individuales. Los usuarios finales reciben formación para trabajar con el sistema configurado directamente en su lugar de trabajo. En este caso, ya se debe instalar y configurar un sistema para limitar el acceso del usuario final a la información. La formación la llevan a cabo miembros del equipo de implementación: empleados de la empresa del cliente.

5. Operación de prueba del sistema ERP.

Durante esta etapa, el cliente debe asegurarse de que la funcionalidad obtenida como resultado de la configuración del sistema cumpla plenamente con los requisitos de la empresa. En esta etapa se mantiene la doble entrada de datos en el sistema antiguo y en el nuevo. Durante la operación de prueba: se generan informes estándar (utilizando el sistema ERP y de la forma habitual) y se realiza la verificación de datos; el sistema se pone en funcionamiento gradualmente, en áreas individuales de contabilidad o gestión; se documentan las instrucciones para el mantenimiento de los lugares de trabajo y se ajustan las descripciones de trabajo de los participantes en el proceso contable, etc.

6. Puesta en operación comercial del sistema.

Se elabora un plan para transferir el sistema implementado a operación comercial y se determinan los procedimientos de trabajo y un cronograma para la transición de los usuarios finales al trabajo en el nuevo sistema. Luego, estos planes se implementan de manera consistente. Se convierten los datos más necesarios de los sistemas heredados.

7. Apoyo a la operación industrial.

Los requisitos modernos para cualquier empresa que espera tomar una posición fuerte en el mercado moderno presuponen una disposición para implementar objetivos específicos, así como una disposición para transformar sus actividades mediante la introducción de nuevos logros. En primer lugar, se trata de altas tecnologías, que en la mayoría de los casos permiten no solo facilitar la implementación de tareas individuales, sino también reducir los costos de la empresa en su conjunto.

En este sentido, los directivos prestan cada vez más atención a la necesidad de introducir sistemas de información en el proceso. Sin embargo, este proceso requiere cierta preparación, además, el proceso de implementación en sí debe tener en cuenta ciertas características comerciales.

La implementación de cualquier nuevo sistema de información debe ocurrir sólo después de que se haya formulado la gama de tareas específicas que el sistema debe resolver. Es necesaria una comprensión clara de exactamente qué procesos se pueden optimizar o mejorar mediante el sistema de información implementado.

En base a esto, podrá planificar mejor el proceso de implementación en sí y también tener en cuenta exactamente cuánto tiempo llevará hacerlo, así como dominar el nuevo sistema. En base a esto se calcula la viabilidad económica de esta operación.

Si el uso del nuevo sistema corresponde a los objetivos estratégicos, su uso está plenamente justificado y la propia empresa está preparada para dominarlo, entonces se puede pasar a la siguiente etapa.

Características generales de los proyectos de implantación de sistemas de información.

La tarea de un proyecto de implementación de un sistema de información incluye la creación (adaptación) y puesta en funcionamiento productivo de todos los elementos enumerados anteriormente. La complejidad de esta tarea se evidencia en las decepcionantes estadísticas sobre el éxito de los proyectos de TI, conocidas por los resultados de la investigación del Grupo Standish: en 1998, sólo el 26% de los proyectos se completaron a tiempo, no excedieron el presupuesto y aseguraron la implementación de las funciones previstas.

Las fuentes de problemas al implementar un sistema de información cubren varios aspectos de un proyecto privado y de las actividades de la empresa en su conjunto. Éstas incluyen:

• · falta de gestión en la empresa;
• · la necesidad de una reorganización parcial o total de la estructura empresarial;
• · la necesidad de cambiar la tecnología empresarial en diversos aspectos;
• · resistencia de los empleados de la empresa;
• · aumento temporal de la carga de trabajo de los empleados durante la implementación del sistema;
• · la necesidad de formar un equipo calificado de implementación y mantenimiento del sistema, seleccione un líder de equipo fuerte.

Además, durante el proceso de implementación, es necesario implementar una estrategia de TI unificada de la empresa, que permitirá combinar adecuadamente el desarrollo (creación) de las partes de software y hardware del sistema en paralelo con un conjunto de trabajos para desarrollar. la infraestructura TI existente de la empresa.

Una parte importante de los problemas de implementación de proyectos se debe a errores bastante típicos que se conocen, pero que, sin embargo, se repiten a menudo:

• · diseñar sistemas sin tener en cuenta la estrategia de desarrollo empresarial: es necesario imaginar la estructura y escala del negocio en el futuro durante al menos 3 años.
• · violación del principio de construcción de un sistema "de arriba hacia abajo" y, como consecuencia, falta de apoyo informativo para la toma de decisiones de gestión en los niveles superiores de gestión;
• · pasión excesiva por la reingeniería de procesos de negocio y, a veces, subordinación injustificada a los requisitos de la funcionalidad estándar del sistema ERP básico;
• · rediseño radical de la funcionalidad básica del sistema ERP;
• · expectativas poco realistas debido a una evaluación incorrecta de la eficiencia económica de la implementación de un sistema ERP.

Al mismo tiempo, la experiencia acumulada en la implementación de sistemas de información indica la presencia de un grupo estable de factores de éxito para tales proyectos y, como consecuencia, la posibilidad de desarrollar una tecnología para gestionar con éxito un proyecto de implementación teniendo en cuenta estos factores (Fig. .2). La organización racional de los proyectos de implementación de sistemas de información se describe en estándares (internacionales, estatales, corporativos), que a menudo se denominan metodologías de implementación.

Arroz. 2. Factores de éxito del proyecto de implementación.

Objeto y composición de las metodologías de implementación.

Las metodologías de implementación suelen ser desarrolladas por los principales fabricantes de sistemas de información, teniendo en cuenta las características de sus productos de software, así como el alcance de la implementación. El lado positivo de tales normas es su orientación práctica. Representan instrucciones de trabajo y plantillas de documentos de proyectos profundamente investigadas, probadas y probadas repetidamente. Estos estándares suelen estar lejos de abstracciones teóricas, se centran en las características de sistemas específicos y contienen la mejor experiencia. Pero las normas también tienen aspectos negativos: ni siquiera las metodologías destinadas a sistemas de clase similar son intercambiables. Por ejemplo, la metodología de implementación del sistema Microsoft Axapta está dirigida en gran medida a gestionar la configuración y modificaciones del módulo; y al implementar módulos funcionalmente similares de SAP u ORACLE EBS, prevalece la ideología de la reingeniería empresarial, en la que se pide a la organización que cambie sus procesos de negocio, adaptándolos a las “mejores prácticas” registradas en el sistema. Los ejemplos de metodologías más conocidos incluyen la siguiente lista, lejos de ser exhaustiva:

• · Desarrollos de Microsoft: metodologías “OnTarget”, “MSF (Microsoft Solutions Framework)”, “Business Solutions Partner Methodology”;
• · desarrollos de la empresa SAP - metodología “SAP Procedural Model”, “ASAP (Accelerated SAP)”;
• · desarrollado por Oracle - un conjunto de metodologías “Método Oracle”.

Esta variedad de estándares permite a las organizaciones elegir una estrategia racional basada en ellos y formular sus propios procedimientos de implementación, es decir, evitar “reinventar la rueda” y al mismo tiempo proporcionar ventajas competitivas. Adaptar las metodologías a las necesidades de una empresa en particular no consiste tanto en traducir textos y plantillas de documentos al ruso, sino en adaptar los enfoques teniendo en cuenta las condiciones rusas. En este caso, generalmente se revisan los plazos y la secuencia de tareas recomendadas por los estándares, se crean métodos para recopilar, verificar y convertir datos de origen y se desarrollan soluciones para la integración con sistemas heredados.

Para el Cliente del sistema de información, los principales resultados del uso de la metodología son:

• · crear una solución que satisfaga de manera óptima los requisitos del cliente;
• · uso máximo eficiente de los recursos del proyecto;
• · minimizar el tiempo y los costos de implementación;
• · reducir los riesgos del proyecto.

Al mismo tiempo, organizar el trabajo de acuerdo con una metodología documentada también resulta útil para el desarrollador del sistema:

• · aparece una base metodológica para la formación de nuevos empleados en métodos de implementación estándar;
• · se reducen los costes internos de organización e implementación de proyectos;
• · mejora la interacción y el entendimiento mutuo entre los miembros del equipo del proyecto;
• · aumenta la eficiencia al compartir recursos entre proyectos y equipos.

A pesar de la variedad de metodologías existentes, su contenido incluye los siguientes componentes estándar: una descripción de la composición y estructura del paquete de trabajo del proyecto de implementación, las reglas para gestionar dicho proyecto y la estructura organizativa del equipo de implementación.

Estructurar un conjunto de obras consiste, en primer lugar, en identificar las fases (etapas) del proyecto. La división del proyecto en fases (de 3 a 4 meses de duración) debido a la alta complejidad de los proyectos y al importante tiempo dedicado a la implementación de sistemas de información, permite obtener resultados significativos en menos tiempo y obtener las siguientes ventajas en la organización del proyecto:

• · los datos de la documentación de diseño no quedan obsoletos;
• · después de completar cada fase del proyecto, es posible aclarar o ajustar las tareas a resolver en fases posteriores;
• · se reducen los riesgos del proyecto causados ​​por cambios organizativos en la empresa del Cliente durante el proyecto;
• · se optimiza el presupuesto del proyecto y el calendario de pagos.

La composición de las etapas del proyecto y la distribución del trabajo en etapas depende de la metodología específica, sin embargo, es posible identificar una composición típica de etapas que están presentes en diversos grados en todas las metodologías y están determinadas por la propia lógica de implementación. Estas son las etapas de definir el proyecto, examinar el objeto de automatización, analizar los resultados del examen y desarrollar el diseño del sistema, crear (configurar) el sistema, poner el sistema en funcionamiento y mantener el sistema.

El siguiente paso es identificar los procesos (conjuntos de trabajo) realizados en varias etapas de los proyectos. La composición y secuencia de ejecución de los procesos están determinadas por una metodología específica y sirven como base para la planificación del proyecto, para construir una estructura jerárquica de trabajo.

Así, la metodología de implementación se construye como la intersección de dos áreas diferentes de conocimiento: una tecnología específica para crear un producto, un sistema de información, y una tecnología bastante universal para gestionar las actividades del proyecto (Fig. 3).

Arroz. 3.

En base a esto, la implementación de procesos de información es un proceso bastante complejo y laborioso que requiere una modernización constante de los servicios. Consta de muchos factores y aspectos, ignorarlos puede alterar la estructura de toda la producción y conducir, si no a la ruina de la empresa, al menos a costos innecesarios.

UNIVERSIDAD NACIONAL TAVRICHESKY

a ellos. Y EN. VERNADSKY

Facultad de Economía

Departamento de Cibernética Económica

departamento diurno

MALYSHEV SERGEY IVANOVICH

IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS (SISTEMAS) DE LA INFORMACIÓN EN LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA

Trabajo del curso

Estudiante de 2do año, gr. 201K ______________ Malyshev S.I.

Consejero científico,

Profesor asociado, Ph.D. ______________ Krulikovsky A.P.

Simferópol, 2009

INTRODUCCIÓN ……………………………………………………………………….3

CAPÍTULO 1

SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN LA ECONOMÍA ………………………………………………………………...6

1.1. Historia del desarrollo de los sistemas de información…………………………..... 6

1.2. Clasificación de tecnologías y sistemas de información……………………..... 8

1.3. Tipos de sistemas de información en una organización…………………………... 16

1.4. Consumidores potenciales de tecnologías de la información………… 19

1.5. Experiencia en el uso de sistemas de información…………………………. 21

CAPITULO 2

SELECCIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN …………………………………………………………………...22

2.1. El problema de elegir un sistema de información…………………………. 22

2.2. Criterios para elegir un sistema……………………………………………………………….... 24

2.3. Métodos para implementar el sistema……………………………………………………………….. 27

2.4. Etapas de implementación del sistema de información…………………………. 30

CONCLUSIÓN………………………………………………………………………………………….…32

LISTA DE FUENTES………………………………………………………………………………...35

Introducción

La transición a las relaciones de mercado en la economía y el progreso científico y tecnológico han acelerado enormemente el ritmo de introducción de los últimos logros en el campo de la información en todas las esferas de la vida socioeconómica de la sociedad. El término "informatización" apareció por primera vez durante la creación de sistemas informáticos y de información multiterminales locales y redes de colas.

La informatización en el campo de la gestión de procesos económicos implica, en primer lugar, aumentar la productividad de los trabajadores reduciendo la relación costo/producción, así como mejorar las calificaciones y la alfabetización profesional de los especialistas que participan en actividades de gestión. En los países desarrollados se están produciendo simultáneamente dos revoluciones mutuamente relacionadas: en la tecnología de la información y en los negocios, ayudándose mutuamente.

Las tecnologías de la información existen desde hace mucho tiempo, por lo que con el desarrollo de las computadoras y las comunicaciones comenzaron a aparecer diversas variaciones: “tecnologías de la información y las comunicaciones”, “tecnologías de la información informática”, etc. En este trabajo, entenderemos por tecnologías de la información el significado moderno, es decir, la integración de computadoras, electrónica y medios de comunicación.

Existen muchas definiciones para este término, por ejemplo:

La tecnología de la información es un conjunto de métodos y medios organizados sistémicamente para resolver problemas de gestión para la implementación de operaciones de recopilación, registro, transferencia, acumulación, búsqueda, procesamiento y protección de información basada en el uso de software desarrollado, medios informáticos y de comunicación utilizados, como así como los métodos mediante los cuales se ofrece información a los clientes.

Existe una conexión entre la tecnología de la información y la gestión. El gerente siempre tiene que tomar decisiones en condiciones de gran incertidumbre: inflación, cambios en el tipo de cambio, cambios en las condiciones fiscales y legales de trabajo, y los competidores no están dormidos. Las computadoras pueden calcular opciones de manera rápida y precisa y así brindar respuestas a todo tipo de preguntas de este tipo. Esta es quizás una de las principales ventajas de una computadora sobre una persona.

Las nuevas tecnologías de la información se caracterizan por:

Operación del usuario en modo manipulación;

Soporte de información de extremo a extremo en todas las etapas del flujo de información basado en bases de datos integradas, proporcionando una única forma unificada de presentación, almacenamiento, búsqueda, visualización, recuperación y protección de datos;

Proceso de procesamiento de documentos sin papel;

Modo interactivo de resolución de problemas;

Posibilidades de ejecución colectiva de documentos basados ​​​​en tecnología de red cliente-servidor, unidos por medios de comunicación;

Posibilidades de reestructuración adaptativa de formas y métodos de presentación de información en el proceso de resolución de un problema.

La indispensabilidad de la tecnología informática es que permite optimizar y racionalizar la función de gestión mediante el uso de nuevos medios para recopilar, transmitir y convertir información.

¿Qué puede aportar la implementación de un sistema de información?

Reducir los costos generales de la empresa en la cadena de suministro (en adquisiciones),

Aumentar la velocidad de rotación,

Reducir el exceso de inventario al mínimo.

Aumento y complejidad de la gama de productos,

Mejorar la calidad del producto,

Cumplir con los pedidos a tiempo y mejorar la calidad general del servicio al cliente.

La reforma de los métodos de gestión de los objetos económicos implicó no solo una reestructuración de la organización del proceso de automatización de las actividades de gestión, sino también la difusión de nuevas formas de implementación de estas actividades. El propósito de este trabajo es explorar métodos para implementar un nuevo sistema de información y considerar los resultados de su uso.

1.1. Historia del desarrollo de los sistemas de información.

La historia del desarrollo de los sistemas de información y los propósitos de su uso en diferentes períodos se presentan en la Tabla 1.

Cuadro 1. Cambio de enfoque en el uso de sistemas de información

Período de tiempo	Concepto de uso de información	Tipo de sistemas de información	Propósito de uso
1980 -???? ggg.	Flujo en papel de documentos de liquidación. Asistencia básica en la elaboración de informes. Control de gestión de ventas (sales) La información es un recurso estratégico que proporciona una ventaja competitiva.	Sistemas de información para el procesamiento de documentos de liquidación en máquinas contables electromecánicas. Sistemas de información de gestión para información de producción. Sistemas de apoyo a la decisión Sistemas para la alta dirección Sistemas de información estratégica. Oficinas automatizadas	Aumentar la velocidad del procesamiento de documentos. Simplificar el procedimiento de procesamiento de facturas y cálculos de nómina. Acelerar el proceso de presentación de informes Desarrollo de la solución más racional. Supervivencia y prosperidad de la empresa.

Los primeros sistemas de información aparecieron en los años 50. Durante estos años estaban destinados al procesamiento de facturas y nóminas, y se implementaban en máquinas contables electromecánicas. Esto condujo a cierta reducción de costos y tiempo para preparar documentos en papel.

años 60 están marcados por un cambio de actitud hacia los sistemas de información. La información obtenida de ellos comenzó a utilizarse para informes periódicos sobre muchos parámetros. Para lograrlo, las organizaciones necesitaban equipos informáticos polivalentes capaces de cumplir muchas funciones, y no sólo procesar facturas y calcular salarios, como ocurría anteriormente.

En los años 70 y principios de los 80. Los sistemas de información están empezando a utilizarse ampliamente como medio de control de gestión, apoyando y acelerando el proceso de toma de decisiones.

A finales de los 80. El concepto de uso de sistemas de información está cambiando nuevamente. Se convierten en una fuente estratégica de información y se utilizan en todos los niveles de cualquier organización. Los sistemas de información de este período, que proporcionan la información necesaria a tiempo, ayudan a la organización a lograr el éxito en sus actividades, crear nuevos bienes y servicios, encontrar nuevos mercados, conseguir socios dignos, organizar la producción de productos a bajo precio y mucho más.

Actualmente, las tecnologías de la información se pueden clasificar según una serie de características, en particular: el método de implementación en el sistema de información, el grado de cobertura de las tareas de gestión, las clases de operaciones tecnológicas que se implementan, el tipo de interfaz de usuario, las opciones de uso. una red informática y el área temática atendida.

Tabla 2. Clasificación de las tecnologías de la información.

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN	Según el método de implementación en el SI.	Tradicional
		Nuevas tecnologías de la información
	Según el grado de cobertura de las tareas de gestión	Procesamiento electrónico de datos
		Automatización de funciones de control.
		Apoyo a las decisiones
		Sede electrónica
		Soporte experto
	Por clase de operaciones tecnológicas que se están implementando	Trabajar con un editor de texto
		Trabajar con un procesador de mesa
		Trabajar con DBMS
		Trabajar con objetos gráficos
		Sistemas multimedia
		Sistemas de hipertexto
	Por tipo de interfaz de usuario	Lote
		Conversacional
	Según el método de construcción de la red.	Local
		Multi nivel
		Repartido
	Por área temática atendida	Contabilidad
		Actividades bancarias
		Actividades tributarias
		Actividades de seguros

Consideremos la relación entre los sistemas de información y las tecnologías de la información.

Un sistema de información económica es un conjunto de flujos internos y externos de comunicación de información directa y de retroalimentación de un objeto económico, métodos, herramientas, especialistas involucrados en el proceso de procesamiento de la información y el desarrollo de decisiones de gestión.

Un sistema de información automatizado es un conjunto de métodos y modelos de información, económicos y matemáticos, técnicos, software, herramientas tecnológicas y especialistas, diseñados para procesar información y tomar decisiones de gestión.

Por tanto, un sistema de información puede definirse en términos técnicos como un conjunto de componentes interconectados que recopilan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y la gestión en una organización. Además de apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de información también pueden ayudar a los gerentes a analizar problemas, hacer visibles objetos complejos y crear nuevos productos.

Los sistemas de información contienen información sobre personas, lugares y objetos importantes dentro de una organización o en el entorno. La información son datos que se han convertido en una forma que es significativa y útil para los usuarios. Los datos, por el contrario, son flujos de hechos sin procesar que representan resultados encontrados en las organizaciones o en el entorno físico antes de que hayan sido organizados y convertidos en una forma que los usuarios puedan comprender y utilizar.

Según las fuentes de recepción, la información se puede dividir en externa e interna. La información externa consiste en directivas de autoridades superiores, diversos materiales de los gobiernos central y local, documentos recibidos de otras organizaciones y empresas relacionadas. La información interna refleja datos sobre el progreso de la producción en la empresa, sobre la implementación del plan, sobre el trabajo de los talleres, las áreas de servicio y sobre la comercialización de la producción.

Todo tipo de información necesaria para la gestión empresarial constituye un sistema de información. El sistema de gestión y el sistema de información en cualquier nivel de gestión forman una unidad. La gestión sin información es imposible.

Tres procesos en un sistema de información producen la información que las organizaciones necesitan para tomar decisiones, gestionar, analizar problemas y crear nuevos productos o servicios: entrada, procesamiento y salida.

Ingresar información de fuentes externas o internas;

Procesar información de entrada y presentarla en una forma conveniente;

Generar información para presentarla a los consumidores o transferirla a otro sistema;

La retroalimentación es información procesada por personas de una organización determinada para corregir la información de entrada.

Arroz. 1. Procesos en el sistema de información

Durante el proceso de entrada, se registra o recopila información no verificada dentro de la organización o del entorno externo. El procesamiento transforma esta materia prima en una forma más significativa. Durante la etapa de salida, los datos procesados ​​se transfieren al personal o procesos donde serán utilizados. Los sistemas de información también necesitan retroalimentación, que son los datos procesados ​​devueltos necesarios para adaptar los elementos de la organización para ayudar a evaluar o corregir los datos procesados.

Un sistema de información se define por las siguientes propiedades:

Cualquier sistema de información puede analizarse, construirse y gestionarse sobre la base de principios generales para la construcción de sistemas;

El sistema de información es dinámico y está en evolución;

Al construir un sistema de información, es necesario utilizar un enfoque sistemático;

El resultado del sistema de información es información sobre cuya base se toman las decisiones;

Un sistema de información debe percibirse como un sistema de procesamiento de información humano-computadora.

Existen sistemas de información informática organizacionales formales e informales. Los sistemas formales se basan en datos y procedimientos aceptados y organizados para recopilar, almacenar, producir, distribuir y utilizar esos datos.

Los sistemas de información informales (como los chismes) se basan en acuerdos implícitos y reglas de conducta no escritas. No existen reglas sobre qué es la información o cómo se recopilará y procesará. Estos sistemas son necesarios para la vida de la organización. Tienen muy poca relación con la tecnología de la información.

Aunque los sistemas de información informática utilizan tecnología informática para procesar información no verificada y convertirla en información significativa, existe una clara diferencia entre una computadora y un programa de computadora, por un lado, y un sistema de información, por el otro. Las computadoras electrónicas y los programas para ellas son la base técnica, las herramientas y los materiales de los sistemas de información modernos. Las computadoras proporcionan equipos para almacenar y producir información. Los programas informáticos, o software, son conjuntos de manuales de servicio que controlan el funcionamiento de las computadoras. Pero las computadoras son sólo una parte del sistema de información.

Desde una perspectiva empresarial, un sistema de información representa decisiones organizativas y de gestión basadas en tecnologías de la información en respuesta al desafío que plantea el entorno. Comprender los sistemas de información no significa tener conocimientos de informática; un gerente debe tener una comprensión más amplia de la organización, gestión y tecnología de los sistemas de información y su capacidad para proporcionar soluciones a los problemas del entorno empresarial.

A la hora de clasificar los sistemas de información conviene distinguir entre sistemas CRM (relación con el cliente), ERP (gestión empresarial) y MPC (gestión basada en el desempeño financiero).

En el mercado interno, los límites de dicha clasificación son muy borrosos, por ejemplo, el conocido sistema financiero 1C se posiciona como un ERP, mientras que sería incorrecto decir que 1C es un competidor de un sistema ERP como Navision. Axaptra.

Los primeros sistemas que se desarrollaron para resolver problemas de gestión empresarial abarcaban principalmente el campo de la contabilidad de almacenes o materiales (IC - Control de Inventario). Su aparición se debe al hecho de que la contabilidad de materiales (materias primas, productos terminados, bienes), por un lado, es una fuente eterna de diversos problemas para el gerente de una empresa y, por el otro (en una empresa relativamente grande), una de las áreas más intensivas en mano de obra que requieren atención constante. La principal "actividad" de dicho sistema es la contabilidad de materiales.

La siguiente etapa en la mejora de la contabilidad de materiales estuvo marcada por los sistemas para planificar la producción o los recursos materiales (según la dirección de las actividades de la organización). Estos sistemas, incluidos en el estándar, o más bien en dos estándares (MRP - Planificación de requisitos de materiales y MRP II - Planificación de requisitos de fabricación), están muy extendidos en Occidente y han sido utilizados con éxito durante mucho tiempo por las empresas, principalmente en las industrias manufactureras. Los principios básicos que formaron la base de los sistemas estándar MRP incluyen

Descripción de las actividades de producción como un flujo de pedidos interrelacionados;

Teniendo en cuenta las limitaciones de recursos al ejecutar órdenes;

Minimizar los ciclos de producción y los inventarios;

Formación de órdenes de suministro y producción con base en órdenes de venta y cronogramas de producción.

Por supuesto, existen otras funciones de MRP: planificación del ciclo de procesos, planificación de carga de equipos, etc. Cabe señalar que los sistemas estándar MRP resuelven el problema no tanto de la contabilidad como de la gestión de los recursos materiales de una empresa.

El nuevo tipo de sistema de información más popular en este momento son los sistemas ERP (planificación de recursos empresariales). Los sistemas ERP en su funcionalidad cubren no solo la contabilidad del almacén y la gestión de materiales, que los sistemas descritos anteriormente brindan en su totalidad, sino que también agregan todos los demás recursos de la empresa, principalmente monetarios. Es decir, los sistemas ERP deben cubrir todas las áreas de la empresa directamente relacionadas con sus actividades. En primer lugar, esto se refiere a las empresas manufactureras. Los sistemas de esta norma apoyan la implementación de funciones financieras y de gestión básicas. Por ejemplo, en los sistemas Baan es:

Finanzas y Contabilidad,

Producción,

Ventas (incluida contabilidad de almacén, comercio y marketing),

Transporte,

Servicio y mantenimiento de equipos,

Gestión de proyectos,

Y también un único panel de gestión: el módulo del Sistema de información del administrador, en el que el gerente puede ver todos los departamentos principales y los indicadores de producción.

La tarea principal de los sistemas ERP es monitorear el estado actual de las cosas en la empresa y alertar a los gerentes sobre todos los cambios peligrosos en las actividades de producción.

Un sistema de información, como cualquier otra herramienta, debe tener unas características y requisitos propios, según los cuales se pueda determinar su funcionalidad y eficacia. Por supuesto, para cada empresa específica, los requisitos para un sistema de información serán diferentes, ya que se deben tener en cuenta las particularidades de cada organización.

A pesar de esto, es necesario destacar varios requisitos básicos para el sistema, comunes a todos los "consumidores":

1. Localización del sistema de información. Debido a que los mayores desarrolladores de sistemas de información son empresas extranjeras, el sistema debe adaptarse para que lo utilicen las empresas nacionales. Y aquí nos referimos a la localización, tanto funcional (teniendo en cuenta las peculiaridades de la legislación y los sistemas de pago ucranianos) como lingüística (sistema de ayuda y documentación en ucraniano).

2. El sistema debe proporcionar una protección confiable de la información, lo que requiere control de acceso basado en contraseña, un sistema de protección de datos multinivel, etc.

3. Si el sistema se implementa en una empresa grande con una estructura organizativa compleja, es necesario implementar el acceso remoto para que la información pueda ser utilizada por todas las divisiones estructurales de la organización.

4. Debido a la influencia de factores externos e internos (cambios de rumbo empresarial, cambios de legislación, etc.), el sistema debe ser adaptativo. Aplicable a Ucrania, esta cualidad del sistema debe considerarse más seriamente, ya que en nuestro país los cambios en la legislación y las reglas contables ocurren varias veces más a menudo que en países con economías estables.

5. Es necesario poder consolidar información a nivel empresarial (combinando información de sucursales, subsidiarias, etc.), a nivel de tareas individuales y a nivel de períodos de tiempo.

Estos requisitos son los criterios principales, pero no los únicos, para elegir un sistema de información corporativa para una empresa.

Dado que existen diferentes intereses, características y niveles en una organización, existen diferentes tipos de sistemas de información. Ningún sistema por sí solo puede satisfacer plenamente las necesidades de información de una organización. Una organización se puede dividir en niveles: estratégico, gerencial, de conocimiento y operativo; y en áreas funcionales como ventas y marketing, producción, finanzas, contabilidad y recursos humanos. Los sistemas se crean para servir a estos diversos intereses organizacionales. Cuatro tipos principales de sistemas de información sirven a diferentes niveles organizacionales: sistemas de nivel operativo, sistemas de nivel de conocimiento, sistemas de nivel de gestión y sistemas de nivel estratégico.

Tabla 3. Tipos de sistemas de información.

Los sistemas de nivel operativo apoyan a los gerentes de operaciones, monitoreando actividades organizacionales básicas como ventas, pagos, cobros de depósitos y nóminas. El objetivo principal del sistema en este nivel es responder preguntas de rutina y mover los flujos de transacciones a través de la organización. Para responder a este tipo de preguntas, la información generalmente debe ser fácilmente accesible, oportuna y precisa.

Los sistemas de conocimiento apoyan a los trabajadores del conocimiento y a los procesadores de datos en una organización. El propósito de los sistemas de conocimiento es ayudar a integrar nuevos conocimientos en el negocio y ayudar a la organización a gestionar el flujo de documentos. Los sistemas de conocimiento, especialmente en forma de estaciones de trabajo y sistemas de oficina, son las aplicaciones de más rápido crecimiento en los negocios hoy en día.

Los sistemas de nivel gerencial están diseñados para servir al control, la gestión, la toma de decisiones y las actividades administrativas de los mandos intermedios. Determinan si los objetos funcionan bien e informan periódicamente. Por ejemplo, un sistema de control de movimientos informa el movimiento del inventario total, la uniformidad del departamento de ventas y el departamento que financia los costos de los empleados en todas las secciones de la empresa, señalando dónde los costos reales exceden los presupuestos.

Algunos sistemas de nivel gerencial apoyan la toma de decisiones inusuales. Suelen centrarse en soluciones menos estructuradas cuyos requisitos de información no siempre son claros.

Los sistemas de nivel estratégico son una herramienta para ayudar a los directivos de alto nivel que preparan estudios estratégicos y tendencias a largo plazo en la empresa y en el entorno empresarial. Su objetivo principal es hacer coincidir los cambios en las condiciones operativas con las capacidades organizativas existentes.

Los sistemas de información también se pueden diferenciar de manera funcional. Las funciones organizativas clave, como ventas y marketing, producción, finanzas, contabilidad y recursos humanos, están respaldadas por sistemas de información patentados. En las grandes organizaciones, las subfunciones de cada una de estas funciones principales también tienen sus propios sistemas de información. Por ejemplo, una función de fabricación podría tener sistemas para control de inventario, control de procesos, mantenimiento de planta, ingeniería asistida por computadora y planificación de requisitos de materiales.

Una organización típica tiene sistemas en varios niveles: operativo, gerencial, de conocimiento y estratégico para cada área funcional. Por ejemplo, una función comercial tiene un sistema comercial a nivel operativo para registrar datos comerciales diarios y procesar pedidos. El sistema de niveles de conocimiento crea exhibidores apropiados para demostrar los productos de la empresa. Los sistemas de nivel gerencial monitorean los datos de ventas mensuales para todos los territorios comerciales e informan sobre los territorios donde las ventas exceden los niveles esperados o caen por debajo de los niveles esperados. El sistema de pronóstico predice las tendencias comerciales durante un período de cinco años, al servicio del nivel estratégico.

1.4 . Consumidores potenciales tecnologías de la información

Desde el punto de vista del uso de las tecnologías de la información, casi todo el conjunto de empresas del mercado se puede dividir en cuatro categorías, en las cuales:

· en el proceso de desarrollo se introdujeron varios sistemas no relacionados para la contabilidad y gestión de la empresa en determinadas áreas de actividad, como ventas, compras, almacén, contabilidad, personal, etc.;

· se introdujo un sistema de información integrado, desarrollado "por encargo" e incluyendo componentes de la lista enumerada de posibles módulos, pero que no alcanza el nivel moderno ni los requisitos de los nuevos estándares que surgen constantemente;

· las tecnologías de la información (con excepción de la contabilidad) prácticamente no se utilizan en la gestión de procesos y recursos;

· se ha intentado implementar un sistema industrial cuyas características cumplan con los requisitos de uno de los estándares aceptados (MRP, MRPII, ERP, etc.), pero el resultado de la implementación no es satisfactorio.

Hay dos categorías más, pero lo más probable es que estas empresas ya no sean consumidores potenciales de nuevas soluciones. Algunos de ellos ya han hecho su elección y están en proceso de implementarla, otros han implementado con éxito cualquiera de los sistemas ERP conocidos (pero prácticamente no existen empresas de este tipo en Ucrania).

A pesar del nivel bastante alto de oferta y de los niveles potencialmente altos de demanda, sólo unos pocos altos directivos deciden realizar este tipo de cambio.

Los directivos que ya tienen algún sistema de información en funcionamiento se enfrentan a un dilema: gastar una cantidad considerable en una “solución integrada”, cuyo efecto está lejos de ser obvio, y al mismo tiempo desechar programas “buenos y antiguos” que no funcionan. cumplir con el nivel moderno implementaciones, pero probadas en el tiempo y "funcionan"; o dejar todo como está y olvidarse de los conceptos modernos de ERP, comercio electrónico y otros logros en el campo de la gestión y, en consecuencia, perder ciertas ventajas competitivas.

Los directivos de empresas en las que, en el mejor de los casos, sólo está automatizado el trabajo del departamento de contabilidad, generalmente no conocen bien la tecnología para implementar soluciones informáticas ni el volumen de recursos necesarios.

Finalmente, los gerentes que ya han experimentado la implementación fallida de uno de los sistemas conocidos tienen una opinión especial al respecto, y es muy difícil encontrar argumentos que les hagan creer en la posibilidad de un cambio exitoso y volver a intentarlo.

1 .5. Experiencia en el uso de sistemas de información.

Muchas grandes empresas de EE.UU. y Europa empezaron a utilizar sistemas de información estándar ERP hace varios años. Todavía no se puede decir lo mismo de los países asiáticos. La mayoría de los gerentes financieros de las empresas asiáticas apenas han oído hablar de estos sistemas, y mucho menos los han implementado.

Aunque hay empresas que han decidido pasarse a sistemas ERP.

Los desarrolladores de sistemas de información, en particular SAP, Baan, Oracle, PeopleSoft y J.D. Edwards, anuncian sus productos de manera bastante agresiva, lo que da la impresión a las personas con menos conocimientos en este campo de que estos programas pueden resolver todos los problemas de sus empresas.

Las estadísticas muestran que la mayoría de los intentos de implementar un sistema de información terminaron en fracaso, grandes pérdidas o quiebra.

Por ejemplo, la dirección de FoxMeyer afirma que una implementación errónea de un sistema ERP llevó a su quiebra. La empresa culpa de ello a los creadores y consultores del sistema. La misma suerte corrieron Dell Computer, Dow Chemical y Kellogg's.

Pero también hay ejemplos de uso exitoso de sistemas ERP. Por ejemplo, la empresa de telecomunicaciones Aliant afirma que el proyecto de implementación de un sistema ERP fue todo un éxito. La tasa esperada de retorno de la inversión en este proyecto fue del 33%.

A pesar de muchos intentos fallidos de implementar sistemas de información, muchas empresas de todo el mundo están pensando seriamente en crear un sistema para mejorar sus operaciones. Lo más probable es que esto esté completamente justificado, ya que con un enfoque profesional razonable para la implementación de un sistema de información, se puede crear una herramienta para una gestión empresarial más eficaz.

Capítulo 2. Selección, implementación y operación de un sistema de información.

2.1. El problema de elegir un sistema de información.

Requisitos del sistema de información.

Un sistema de información de gestión para una empresa industrial no debe limitarse únicamente a la gestión de procesos comerciales. Este sistema debe combinar los tres niveles de gestión de procesos que ocurren en la empresa:

· Gestión de Procesos de Negocio

· gestión de desarrollos de diseño

· gestión del proceso de producción.

La unidad de un sistema de información de gestión empresarial radica en el hecho de que los datos recibidos o ingresados ​​en cualquier nivel del sistema deben estar disponibles para todos sus componentes (principio de entrada única).

La experiencia mundial en el uso de tecnologías de la información dice que la estructura de un sistema de información de gestión empresarial unificado de este tipo debería ser la siguiente:

La "columna vertebral" de un sistema de información de gestión empresarial unificado es el sistema de gestión de procesos de negocio de la empresa, un sistema de clase ERP (planificación de recursos empresariales). Un elemento necesario son los sistemas de automatización de las actividades de diseño, ingeniería y preparación tecnológica de la producción (CAD/CAM/CAE/PDM), que aseguran una reducción del tiempo del ciclo de producción y mejoran la calidad del producto. El tercer elemento son los sistemas de control del proceso de producción. El middleware garantiza la interacción de todas las soluciones descritas anteriormente en el marco de un sistema unificado de gestión empresarial analítica e informativa.

Problemas de elección.

Ante la necesidad de implementar sistemas de información en una empresa, la dirección se enfrenta al problema de la elección. Desarrollelo usted mismo o cómprelo, y si lo compra, ¿qué?

Al evaluar objetivamente la probabilidad de desarrollo independiente de un sistema de gestión moderno, podemos decir con seguridad que es cero. Con el debido respeto a nuestros desarrolladores, podemos decir con confianza que incluso si logran desarrollar un sistema de gestión empresarial, no será muy pronto. La historia del desarrollo de los sistemas de control modernos más populares tiene entre 20 y 25 años y muchos miles de instalaciones operativas. Pero cada instalación del sistema no es sólo dinero para nuevos desarrollos, es, ante todo, retroalimentación de las necesidades del cliente.

En mi opinión, las grandes empresas deberían centrarse en los sistemas occidentales. Y la siguiente pregunta que hay que responder es ¿qué sistema occidental elegir?

Para el usuario ucraniano, la elección de estos sistemas es limitada. No muchas empresas occidentales han entrado en el mercado postsoviético. En realidad se trata de SAP, Computer Associates, BAAN e ISF. ORACLE, JDEdvards, SSA, JBA y QAD intentaron salir. Además, sólo los productos de SAP y Computer Associates tienen implementaciones reales. Además, se diseñan diferentes sistemas para diferentes negocios. Algunos, como SAP o CA-Masterpiece, están dirigidos al mercado corporativo, otros, como BAAN o MK Enterprise (antes MANMAN/X) al mercado de empresas o empresas industriales. Y la empresa debe tomar la decisión correcta para que, como resultado de un error, no termine con un sistema que no sea adecuado para ella.

2.2. Criterios de selección del sistema

Funcionalidad.

Se entiende por funcionalidad del sistema su cumplimiento de aquellas funciones comerciales que ya existen o que recién están planificadas para su implementación en la organización. Por ejemplo, si el objetivo de la organización es reducir las pérdidas financieras reduciendo los defectos, entonces el sistema seleccionado debe proporcionar automatización del proceso de control de calidad.

Por lo general, para determinar si un sistema cumple con los requisitos funcionales propuestos, basta con tener una comprensión clara de la estrategia de desarrollo empresarial, una descripción contextual del negocio y una descripción formalizada de las actividades de la empresa. Si todos estos componentes necesarios para seleccionar un sistema no están disponibles, se incluyen en la etapa de preparación de los datos iniciales para seleccionar un sistema. Para llevar a cabo tal escala de trabajo, es necesario tener un número bastante grande de empleados, pero como no tiene sentido mantener constantemente ese personal en la empresa, lo más apropiado parece invitar a consultores externos.

Una comprensión claramente estructurada de los procesos de negocio de la propia organización, obtenida como resultado de la interacción con consultores externos, ayuda no solo a construir un sistema de información empresarial, sino también a que la alta dirección represente mejor el trabajo de su organización, así como tomar prestada la experiencia de otras organizaciones.

Costo total de la propiedad.

El costo total de propiedad es un concepto relativamente nuevo. Se refiere a la suma de los costos directos e indirectos que soporta el propietario del sistema durante su ciclo de vida.

Es necesario definir claramente el ciclo de vida de cada uno de los sistemas propuestos, que incluye el tiempo de vida del sistema existente, el tiempo para diseñar uno nuevo, el tiempo para comprar componentes e implementar el nuevo sistema, el tiempo de operación, que se limita al período en el que el 90% del costo del sistema se devuelve del resultado de su trabajo, y la suma de todos los costos directos e indirectos.

Perspectivas de desarrollo.

Las perspectivas de desarrollo del sistema las establece el proveedor del mismo y el conjunto de normas que éste cumple.

Obviamente, la estabilidad del proveedor del sistema en el mercado también tiene un gran impacto en las perspectivas de desarrollo. Para determinar la sostenibilidad, es necesario saber claramente qué forma de propiedad del sistema tiene el proveedor, qué participación en el mercado ocupa y cuánto tiempo ha existido en el mercado.

Especificaciones.

Comprender las especificaciones técnicas es la mejor manera de garantizar que el sistema cumpla con el propósito previsto. Las características técnicas incluyen:

arquitectura del sistema,

Fiabilidad,

escalabilidad,

Capacidad de recuperación

Disponibilidad de instalaciones de respaldo,

Medios de protección contra ataques técnicos,

Posibilidad de integración con otros sistemas.

Minimizando riesgos.

El riesgo generalmente se entiende como una cierta probabilidad de que al implementar un sistema de información de gestión no se logren algunos objetivos. Obviamente, en este caso, la organización puede esperar tanto una pérdida única de dinero, que afecta significativamente el ciclo de vida del sistema, como una fuga de fondos constante y a largo plazo.

Para reducir esta probabilidad, se lleva a cabo un análisis exhaustivo de los factores de riesgo y la implementación gradual de la solución. Cada etapa va precedida de una nueva valoración de la realidad y la decisión se modifica de cierta manera.

Para minimizar los riesgos de inversión, se distinguen los siguientes objetos de costos:

· proceso de creación del sistema

· equipo

· software

· personal

· administración de tareas

Para cada objeto de costo se proponen una serie de características que debe cumplir para reducir los riesgos.

2.3. Métodos de implementación del sistema.

Una empresa que planea implementar un sistema de gestión informática normalmente establece las siguientes pautas: el sistema debe estar operativo lo antes posible, a tiempo y dentro del presupuesto. Algunas organizaciones evitan implementar este tipo de sistemas por temor a que no se utilicen y, si se utilizan, serán ineficaces. Además, los empleados que adquieran nuevas habilidades durante la implementación del sistema abandonarán la empresa, y entonces será difícil encontrar recursos técnicos para mantener su funcionamiento. No ahorrará recursos ni implementará el propósito funcional del sistema implementado.
Estos temores están completamente justificados. Los proyectos de implementación de sistemas fracasan, incluso en empresas con una buena gestión. En aquellos casos en los que todo transcurre con mayor o menos normalidad, muchas veces no se cumplen los plazos para el inicio de la operación comercial y no es posible mantenerse dentro del presupuesto asignado. Sin embargo, los métodos que se describen a continuación, cuando se utilizan correctamente, pueden ayudar a minimizar el riesgo de fallos en la implementación. Con una planificación y gestión adecuadas, es muy posible cumplir los plazos y mantenerse dentro del presupuesto. Desde el principio, debes asegurarte de que el proyecto esté correctamente organizado.

Necesario:

1. Lograr la confianza en el éxito y la dedicación de quienes desempeñan un papel clave en la implementación del proyecto.

2. Determinar quién será el director del proyecto de tiempo completo para la implementación del sistema. Esta persona debe tener las habilidades necesarias para realizar dicho trabajo, preferiblemente tener experiencia en la implementación de sistemas.

3. Definir claramente y reflejar en documentos las funciones y responsabilidades, así como el ámbito de competencia de cada miembro del equipo de especialistas que trabaja en el proyecto.

4. Asegurar que las personas que desempeñan estas funciones tengan las capacidades necesarias.

5. Desarrolle un plan de trabajo detallado, divídalo en etapas, determine los plazos para completar las tareas y cúmplalos.

Antes de comenzar a implementar el sistema, debe pensar en la estructura organizativa y los procesos comerciales:

1. Asegúrese de que las reglas y procedimientos contables se registren en documentos en la forma prescrita y sean comprensibles para los empleados contables.

2. Describir los métodos de negocio y las acciones que deben realizarse como consecuencia de su aplicación.

3. Si es necesario, cambie estos métodos para que proporcionen una operación e integración más eficientes del nuevo sistema.

4. Describa la estructura organizacional y piense si se adapta mejor a los objetivos de la empresa.

5. Estudiar los métodos más eficaces utilizados en la industria.

Asegurar la creación de la infraestructura técnica necesaria:

1. Hacer que los expertos apropiados evalúen la infraestructura actual en función de los requisitos del nuevo sistema. Definir el papel del departamento de sistemas de información y considerar qué cambios sufrirá en el nuevo entorno.

2. Realice los cambios necesarios en las áreas enumeradas antes de poner el sistema en producción. Garantizar que el sistema satisfaga las necesidades básicas de todos los usuarios.

3. Documentar las necesidades del negocio con suficiente detalle para comparar un sistema con otro.

4. Utilizar los documentos recibidos para garantizar que las funciones implementadas satisfagan las necesidades.

Gestionar el cambio adaptándonos a los empleados.

1. Realice cambios gradualmente, sin olvidar que los empleados solo pueden dominar una determinada cantidad de información a la vez.

2. Involucrar a todos los que desempeñan un papel importante en el proyecto desde el principio. Una buena forma de hacerlo es pedirles que expresen su opinión como parte de la definición detallada de las necesidades de la empresa.

3. Comunicarse periódicamente con dichos empleados, dándoles la oportunidad de ser escuchados.

4. Desarrollar un plan de capacitación para que las personas no sólo aprendan a ingresar datos en el sistema, sino que comprendan cómo cambiará su trabajo.

Una vez completadas las actividades, puede proceder directamente a la implementación del sistema.

2.4. Etapas de implementación del sistema de información.

Deben distinguirse tres etapas en la implementación del sistema de información:

1. Investigación. La empresa implementadora realiza un estudio de los procesos comerciales de su empresa.

2. Refinamiento del sistema. Los programadores de la empresa implementadora configuran o modifican la funcionalidad requerida del sistema.

3. Iniciando el sistema. El inicio del uso real del sistema incluye procesos de capacitación del personal.

Investigación de procesos de negocio.

Cualquier empresa proveedora de sistemas destina una determinada cantidad de tiempo a estudiar los procesos de negocio de la empresa donde se implementará el sistema de información.

En esta etapa, es necesario describir con la mayor precisión posible a los representantes de la empresa qué procesos deben mejorarse.

Como regla general, la funcionalidad de un sistema de información es algo más amplia que los procesos comerciales reales de la empresa. En esta etapa, es necesario determinar cómo afectará la presencia de ciertas funciones al costo final del sistema, el tiempo de implementación y, lo más importante, si la funcionalidad propuesta cumple con los objetivos de la empresa.

Es importante que los resultados de la investigación de procesos de negocio se proporcionen en un documento separado, donde, de acuerdo con los requisitos de la empresa, se describan en detalle los procesos de negocio estudiados.

Mejora del sistema.

Después de investigar los procesos de negocio, la empresa proveedora debe responder con precisión a la pregunta sobre el costo y el momento de implementar el sistema de información.

En la etapa de finalización del sistema, es importante controlar el proceso de implementación de las funciones requeridas en el sistema de información. Es necesario comprobar el cumplimiento de la implementación con los requisitos de la empresa y, si es necesario, utilizar el mecanismo establecido para influir en la empresa implementadora.

Es importante que la empresa cuente con un director de proyectos de implementación que conozca bien los objetivos y los procesos comerciales de la empresa. Es necesario entender que esta persona también debe tener experiencia en apoyar la implementación de dichos sistemas en la empresa.

Iniciando el sistema.

En esta etapa, es importante cambiar los procesos comerciales de la empresa para utilizar el sistema implementado. La tarea principal es formar y motivar rápidamente al personal para que utilice el nuevo sistema de información.

Muchos proyectos para implementar sistemas de información han fracasado o no han dado los resultados deseados debido a la renuencia de las personas a utilizar un sistema nuevo e inconveniente; es necesario realizar capacitaciones y mostrar cómo el uso del sistema permitirá deshacerse de las tareas rutinarias y optimizar trabajar.

Desarrollo de sistemas de información.

El sistema implementado, por regla general, no comienza a funcionar inmediatamente. Es necesario analizar qué tan exitosa fue la implementación y si se lograron los principales objetivos de la implementación.

La implementación puede considerarse exitosa solo si el sistema le permite obtener beneficios, es decir, optimiza el funcionamiento de los servicios, le permite completar el trabajo más rápido y mejora la calidad de los procesos. Es necesario analizar constantemente el desempeño del sistema, así como el grado de interés del personal en utilizar este sistema.

El proceso de implementación de un sistema de información lleva al menos varios meses. Durante este tiempo, es importante centrarse en los objetivos que su empresa quiere alcanzar al implementar el sistema, y ​​también debe recordar los posibles riesgos y costos financieros. Organiza tu trabajo correctamente y la implementación de un sistema de información en tu empresa será un éxito.

z conclusión

El uso de la tecnología de la información para gestionar una empresa hace que cualquier empresa sea más competitiva al aumentar su capacidad de gestión y adaptabilidad a los cambios en las condiciones del mercado. Esta automatización le permite:

Incrementar la eficiencia de la gestión de la empresa proporcionando a los gerentes y especialistas la información más completa, oportuna y confiable basada en un único banco de datos.

Reducir los costos comerciales automatizando los procesos de procesamiento de información, regulando y simplificando el acceso de los empleados de la empresa a la información necesaria. Cambiar la naturaleza del trabajo de los empleados, liberándolos del trabajo rutinario y brindándoles la oportunidad de concentrarse en responsabilidades profesionalmente importantes.

Garantizar una contabilidad y un control fiables de los ingresos y gastos de efectivo en todos los niveles de gestión.

Los gerentes de nivel medio e inferior analizan las actividades de sus departamentos y preparan rápidamente informes resumidos y analíticos para la gerencia y los departamentos relacionados.

Aumente la eficiencia del intercambio de datos entre divisiones individuales, sucursales y la oficina central.

Garantizar la total seguridad e integridad de los datos en todas las etapas del procesamiento de la información.

La automatización da un efecto mucho mayor con un enfoque integrado. La automatización parcial de puestos o funciones individuales sólo puede resolver otro problema "candente". Sin embargo, al mismo tiempo también surgen efectos negativos: la intensidad laboral y los costos de mantenimiento del personal no disminuyen y, en ocasiones, incluso aumentan; no se elimina la inconsistencia en el trabajo de los departamentos.

Entonces, para la implementación exitosa de un sistema de gestión empresarial es necesario:

A la hora de elegir un sistema, no se base en su presencia en el mercado, sino en su idoneidad para satisfacer las necesidades comerciales de la empresa;

Iniciar la implementación con un gerente de proyecto sólido y un plan de proyecto cuidadosamente pensado;

Revisar las prácticas comerciales de la empresa antes de seleccionar un sistema;

Comunicarse periódicamente con los empleados, buscando involucrarlos en la implementación del sistema y permitirles garantizar que sus necesidades sean tomadas en cuenta;

Monitorear el progreso del proyecto, verificando los hitos planificados y los plazos para completar las tareas;

Establecer plazos realistas y elaborar un presupuesto razonable;

Adecuar el nivel de formación de los empleados del departamento de sistemas de información a los nuevos requisitos;

Confíe la ejecución del proyecto a alguien que conozca desde dentro las actividades de su empresa.

El plan de implementación estándar fue desarrollado por Oliver Wight, pero la experiencia muestra que, en un grado u otro, casi todas las empresas siguen esta estrategia.

Este plan consta de las siguientes etapas:

1. Examen preliminar y evaluación del estado de la empresa;

2. Reciclaje preliminar;

3. Especificaciones técnicas (análisis del problema de construir un sistema);

4. Estudio de viabilidad (análisis costo-efecto);

5. Organización del proyecto (nombramiento de responsables, composición de comités);

6. Desarrollo de metas (lo que esperamos del proyecto);

7. Términos de referencia para la gestión de procesos;

8. Reciclaje inicial (reciclaje de empleados);

9. Planificación y gestión de alto nivel;

10. Gestión de datos;

11. Introducción simultánea de diversas tecnologías de organización y gestión;

12. Software;

13. Ejemplo experimentado;

14. Obtención de resultados;

15. Análisis del estado actual;

16. Reciclaje constante.

Las tecnologías de la información, a pesar de su carácter revolucionario, no han abolido el proceso de producción, no han eliminado a los competidores y no han quitado a la persona el derecho a tomar decisiones. El objeto de gestión: la empresa no ha dejado de existir, aunque se haya vuelto virtual, el entorno externo sigue existiendo, e incluso ha aumentado, persiste la necesidad de encontrar soluciones a problemas semiestructurados. Más bien, podemos hablar de la intensificación de todos los procesos en la era de la información. Las herramientas para gestionar una empresa han cambiado, pero han cambiado tanto que han afectado a todos los procesos en los que están involucrados los directivos: planificación, organización, liderazgo y control.

Lista de fuentes:

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10. Grinberg A. S., Shestakov V. M. Tecnologías de la información para modelar procesos de gestión económica Editorial: Unity-Dana; 400 págs., 2003

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Materiales utilizados de los sitios:

32. www.altrc.ru

33. www.bankreferatov.ru

34. www.economía.ru

35. www.erp-people.com

39. www.parus.ru

La implementación de propiedad intelectual corporativa, desarrollada de forma independiente o comprada a un proveedor, suele ir acompañada de una interrupción (rediseño) de los procesos comerciales existentes en la empresa. Tenemos que reconstruirlos para que cumplan con los requisitos de los estándares y la lógica del sistema que se está implementando. Observemos de inmediato que la introducción de sistemas de información resuelve una serie de problemas técnicos y de gestión, pero genera problemas asociados con el factor humano.

La introducción de un nuevo SI es un proceso complejo, que dura desde varios meses para los SI pequeños hasta varios años para los SI de grandes empresas distribuidas con una amplia gama de productos y un gran número de proveedores. El éxito de un proyecto para desarrollar (o adquirir) e implementar un sistema de información depende en gran medida de la disposición de la empresa para llevar a cabo el proyecto, el interés personal y la voluntad de la dirección, un programa de acción realista, la disponibilidad de recursos, personal capacitado, y la capacidad de superar la resistencia en todos los niveles de la organización establecida.

Actualmente ha surgido un conjunto estándar de técnicas para introducir sistemas de información. Regla básica: realizar las fases requeridas de forma secuencial y no saltarse ninguna de ellas.

Críticos para la implementación son los siguientes: factores :

· presencia de objetivos de proyecto y requisitos de propiedad intelectual claramente formulados;

· disponibilidad de una estrategia para la implementación y uso de la propiedad intelectual;

· realizar un estudio previo al proyecto de la empresa y construir modelos "tal cual" y "tal como será";

· planificación del trabajo, recursos y seguimiento de la implementación del plan de implementación;

· participación de la alta dirección en la implementación del sistema;

· realizar trabajos de implementación de SI por parte de especialistas en integración de sistemas junto con especialistas empresariales;

· seguimiento regular de la calidad del trabajo realizado;

· obtener rápidamente resultados positivos al menos en parte de los módulos IS implementados o durante su operación de prueba.

Antes de que comience el desarrollo proyecto de implementación necesario:

· formalizar los objetivos del proyecto de implementación de SI tanto como sea posible;

· estimar los costos y gastos mínimos necesarios;

· establecer una alta prioridad para el proyecto de implementación sobre otros proyectos en curso;

· conceder al director del proyecto los máximos poderes posibles;

· realizar una labor educativa masiva con el personal de la empresa para transmitir a todos la importancia y necesidad de las próximas transformaciones;

· desarrollar medidas organizativas para el uso de nuevas tecnologías de la información;

· distribuir la responsabilidad personal en todas las etapas de implementación y operación de prueba.

También es necesario determinar las áreas funcionales de implementación de los módulos del sistema de información:

· gestión organizacional;

· apoyo organizativo y administrativo;

· Gestión de Procesos de Negocio;

· gestión, planificación, finanzas y contabilidad;

· gestión de personal;

· gestión de documentos;

· Gestion de logistica;

· gestión de las relaciones con los clientes y el entorno externo.

Además de lo mencionado anteriormente, debe configurar requisitos tecnológicos a la implementación de SI:

· plataforma del sistema- implementación y adaptación de una solución preparada por el fabricante o desarrollo personalizado de acuerdo con las especificaciones técnicas del cliente;

· integrabilidad- los datos se almacenan y procesan en un único espacio de información; esto garantiza su integridad, coherencia, fiabilidad y reutilización; el sistema puede incluir tecnologías y aplicaciones recientemente desarrolladas y ya utilizadas;

· adaptabilidad- el sistema está configurado de acuerdo con los requisitos del cliente y las características del campo de información del cliente;

· distribución- el sistema puede funcionar eficazmente en divisiones y sucursales de la empresa geográficamente remotas;

· escalabilidad- el sistema puede realizarse en forma de un marco que contiene módulos básicos y complementarse de acuerdo con los requisitos del entorno externo e interno cambiante.

6.6.1 Principales fases de implementación del sistema de información

Fase "Trabajos preliminares de preparación del proyecto de implementación del SI". Durante la encuesta previa al proyecto de la empresa (Fig.4), se recopila información detallada sobre la estructura estructural de la organización, las relaciones funcionales, el sistema de gestión, los principales procesos comerciales, los flujos dentro de la empresa (flujo de control, flujo de documentos, flujo de datos). , Flujo de trabajo, Flujo de caja ), necesarios para construir modelos apropiados y seleccionar objetos para la automatización. Se evalúan los plazos, los recursos, los tipos y volúmenes de trabajo, la variedad y el coste del software, el hardware y las telecomunicaciones, el coste de la formación del personal, etc.

Fase "Preparación del proyecto". Una vez finalizada la primera fase, se lleva a cabo la planificación preliminar y la formación de los procedimientos de lanzamiento del proyecto:

· formación de grupos de proyectos y de expertos;

· distribución de poderes y responsabilidades;

· determinación de los requisitos organizativos y técnicos para el proceso de implementación;

· aclaración de las especificaciones y expectativas del cliente;

· formación del grupo de implementación formado por especialistas de la empresa del cliente.

Por alguna razón, a menudo se pasa por alto el último punto, muy importante, al elaborar un plan de implementación. ¡Pero el éxito de todo el proyecto depende en gran medida de ello! Una vez iniciada la financiación, el proyecto se considera lanzado.

Fase "Desarrollo conceptual del proyecto". Durante esta fase:

· se forma y aprueba un proyecto conceptual;

· se aclaran y especifican las metas y objetivos del proyecto;

· se determinan las dimensiones del prototipo del sistema;

· se acuerdan el plan de trabajo ampliado, la secuencia de las etapas y las condiciones de la operación de prueba, los indicadores de planificación, financieros y de presentación de informes;

Además, todas estas acciones deben ser documentadas, acordadas y aprobadas por todas las partes interesadas y responsables.

Fase "Implementación del proyecto". Durante el trabajo de implementación principal, se crea, instala y configura el entorno del sistema, se determinan los procedimientos de administración del sistema y se instalan los sistemas y aplicaciones básicos de hardware y software. El sistema configura las estructuras organizativas, de personal y organizativas y funcionales de la empresa utilizando unidades organizativas como una sucursal, departamento, departamento, grupo de trabajo, etc.

Figura 12 - Contenido aproximado del repositorio del proyecto de implementación

Se lleva a cabo la instalación, configuración y puesta en marcha de herramientas de red y telecomunicaciones, se transfieren datos de sistemas locales anteriores y se forman interfaces con sistemas heredados y externos. Al mismo tiempo, todos los modelos, planos, productos de software en funcionamiento y documentación creados se colocan en el repositorio de un extremo a otro del proyecto de implementación (Fig. 12). Una parte importante de este repositorio es el sistema de documentación generado dentro del proyecto (Fig. 13).

Figura 13 - Composición aproximada de la documentación para el proceso de implementación del sistema de información

Se están resolviendo los problemas sistemáticos de seguridad del funcionamiento del sistema en modo multiusuario. Se crean aplicaciones, plantillas, informes, formularios de acceso de clientes y se distribuyen derechos de usuario. Todos los sistemas se están probando en "modo combate" con la participación de todas las partes interesadas.

Una vez finalizada la fase de implementación, el proyecto de implementación se considera completo. Se pone en funcionamiento el sistema de información.

Preguntas de control

1. ¿Qué es un “sistema de información abierto”? Enumere las principales propiedades de los sistemas abiertos.

2. Describa la esencia del enfoque de procesos moderno para gestionar las actividades de una empresa y el uso de este enfoque en el desarrollo de sistemas de información.

3. ¿Qué modelos y cómo se utilizan en el diseño de sistemas de información?

4. ¿Qué herramientas de software se utilizan para modelar procesos en el desarrollo de sistemas de información?

5. ¿En base a qué datos e información se desarrollan los modelos de estado COMO ES y COMO SER?

6. ¿Quién en la empresa se ocupa del desarrollo, implementación y desarrollo de la propiedad intelectual? ¿Quién participa en la preparación de especificaciones técnicas para el desarrollo de propiedad intelectual?

7. Nombra las principales etapas del diseño de tecnologías de la información.

8. Enumere las etapas del ciclo de vida del sistema de información.

9. ¿En qué etapa del desarrollo e implementación de SI se encuentra capacitado el personal de la empresa?

10. Enumere las principales fases de la implementación de SI.