كيفية إنشاء مجموعة جهات اتصال في Outlook. إدارة جهات الاتصال في Outlook. احذف جهات الاتصال في Outlook

بالإضافة إلى جهات الاتصال الفردية ، يمكنك وضع قوائم بريدية ، وهي مجموعات جهات اتصال ، في مجلد. لنفترض أن لديك أربعة نواب وأن معظم التوجيهات يجب إرسالها إلى الأربعة جميعًا. لتسهيل عملك ، قم بإعداد قائمة بريدية وقم بتضمين جهات الاتصال الخاصة بالبدلاء. بعد ذلك ، عند إرسال التوجيه التالي ، لن يكون من الضروري تحديد عناوين الأشخاص الأربعة بالتسلسل ، يكفي تحديد القائمة البريدية المناسبة. اتبع الخطوات أدناه لإضافة قائمة.

1. زر إسقاط خلقاختر فريقًا إنشاء قائمة بريدية.

ملحوظةيتمتع Outlook XP بالقدرة على دمج جهات اتصال متعددة في قائمة توزيع ، والتي بدورها يمكن استخدامها في العمليات كجهة اتصال متزامنة مع عدة أشخاص.

أرز. 20.7. أضف عناوين إلى قائمة توزيع Outlook

2. في الميدان اسمأدخل الاسم أربعة عناوين بريد إلكتروني.

3. انقر فوق الزر حدد الأعضاء.

4. في قائمة مصدر العنوان لنافذة إضافة العناوين ، كما هو موضح في الشكل. 20.7 ، حدد جهات الاتصال.

ملحوظةيمكنك تحديد عناوين القائمة البريدية ليس فقط من مجلد جهات الاتصال ، ولكن أيضًا من دفتر عناوين Windows وأدلة العناوين الأخرى المسجلة في Outlook.

5. في القائمة اليسرى من النافذة ، حدد الخط الكسندر بيتروف (البريد الإلكتروني).

6. انقر فوق الزر أعضاء.

7. كرر الخطوتين 5 و 6 لإضافة عناوين البريد الإلكتروني لشخصين آخرين إلى القائمة البريدية.

8. انقر فوق الزر نعم.

10. في مربع الحوار الذي يفتح إضافة إدخال جديدفي الميدان اسم قصيرأدخل سيرجي نيكولاييف. في الميدان عنوان البريد الالكترونىاكتب عنوان البريد الإلكتروني. خانة الاختيار إضافة جهة اتصالبحيث تتم إضافة العنوان الجديد تلقائيًا إلى مجلد جهات اتصال Outlook. ثم اضغط على الزر نعم. ستبدو نافذة القائمة البريدية الآن مثل تلك الموضحة في الشكل. 20.8.

ملحوظةلإزالة عنوان من القائمة البريدية ، حدد السطر الذي يحتوي على هذا العنوان وانقر على الزر حذف.

حتى الآن ، يعد إرسال رسائل البريد الإلكتروني أحد أكثر الطرق حداثة وفعالية للتفاعل مع العملاء الحاليين والمحتملين لأي شركة. يعد برنامج Outlook من أكثر الطرق تكلفة وأقل تكلفة لإرسال البريد الإلكتروني. لنلقِ نظرة على خطوات إنشاء قائمة بريدية في Outlook 2003 و 2007 و 2010. من حيث المبدأ ، العملية متشابهة ، ولكن هناك بعض الاختلافات.

Outlook 2003 و 2007 و 2010

1. انقر فوق الزر "دفتر العناوين" في الصفحة الرئيسية.
2. في نفس المكان ، حدد عنصر "جهات الاتصال".
3. من القائمة "ملف" ، حدد "سجل جديد". يمكن القيام بالشيء نفسه عن طريق النقر على شريط أدوات "سجل جديد".
4. في قسم "تحديد نوع المشاركة" ، حدد "القائمة البريدية".
5. أضف مجموعة جديدة إلى "جهات الاتصال". سيعمل هذا الإجراء على تعيين موقع تخزين لمجموعة جهات الاتصال.
6. انقر فوق "موافق" ويظهر نموذج غير مسمى.
7. في حقل الاسم ، أدخل اسم المجموعة المراد إنشاؤها.
8. لتحديد جهات اتصال من موارد أخرى ، انقر فوق عنصر "تحديد الأعضاء".
9. احفظ وأغلق النموذج.

خيارات بديلة

إذا كنا نتحدث عن رسائل البريد الإلكتروني الجماعية مع عدد كبير من المستلمين ، فلا توجد طرق أقل فعالية. على سبيل المثال ، يمكنك تثبيت برنامج متخصص لتوزيع البريد الإلكتروني أو الاتصال بخدمة التسويق عبر البريد الإلكتروني. يتنوع اختيار البرامج والخدمات اليوم من حيث السعر والخصائص الوظيفية.

كيفية إنشاء رسالة إخبارية على موقع smartresponder.ru

1. التسجيل في smartresponder.ru.
2. سجّل الدخول إلى حسابك وحدد "إنشاء قائمة بريدية جديدة".
3. حدد "نوع الإرسال":
   • سلسلة تلقائية متسلسلة من الحروف
   • البريد الدوري
4. من خلال تحديد عنصر "سلسلة الرسائل التلقائية المتسلسلة" ، سيتعين عليك إعداد الرسائل مسبقًا التي سيتم إرسالها إلى التواريخ والعناوين المحددة ، لذلك نختار "البريد الدوري".
5. حدد "لغة البريد" (الروسية أو الإنجليزية).
6. قم بإعداد تردد الإصدار.
7. حدد اسم الرسالة الإخبارية ، الموضوع.
8. أدخل وصفًا موجزًا ​​للقائمة البريدية.
9. انقر فوق "إنشاء".

يحتاج المستخدم أحيانًا إلى تغيير قائمة جهات الاتصال أو استكمالها أو نقلها إلى الشخص المناسب ونقلها إلى جهاز إضافي. لتسهيل الأمر ، يحتوي Outlook على جميع الأدوات اللازمة.

كيفية نقل العناوين من Outlook

كيفية تصدير جهات الاتصال

تختلف طرق ترحيل البيانات وفقًا لإصدار برنامج البريد الإلكتروني في Outlook.

تصدير جهات الاتصال من Outlook 2013

1. لتصدير البيانات من Outlook 2013 ، افتح البرنامج وفي علامة التبويب "ملف" - "فتح وتصدير" ، حدد "استيراد وتصدير".
2. سيقدم عميل البريد الخيارات الممكنة. انقر فوق "تصدير إلى ملف".

حدد المجلد الذي تريد تسجيل المعلومات.

حدد اسمًا للكائن المراد حفظه وانقر فوق الزر "إنهاء".

يمكنك اختبار ملف CSV الجديد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك عن طريق فتحه في Excel.

تصدير جهات الاتصال من Outlook 2010

1. افتح Outlook 2010 وانتقل إلى علامة التبويب ملف.

   انقر فوق "ملف" في شريط التحكم أعلى نافذة Outlook

تفتح نافذة خيارات Outlook. في القائمة الأفقية اليسرى ، انقر فوق "خيارات متقدمة".

سيتم فتح "معالج التصدير" ، وهنا حدد العنصر "قيم مفصولة بفواصل (Windows)" ، وهذا اسم آخر لملف CSV. انقر فوق {التالي.

2. حدد المجلد الذي سيتم تخزين معلومات الاتصال به.
3. انتظر حتى تكتمل عملية نقل المعلومات.

عند استخدام محتويات جهات الاتصال المنقولة في المنتجات الأخرى لعميل البريد ، سيكون العنصر "ملف بيانات Outlook (PST)" مطلوبًا.

تصدير جهات الاتصال من Outlook 2007

1. لنقل جهات الاتصال من Outlook 2007 ، افتح البرنامج وقم بتوسيع علامة التبويب ملف. في قائمة الوظائف ، انقر فوق "استيراد وتصدير".
2. سيتم فتح "معالج الاستيراد" ، والذي سيكون ضروريًا لإنشاء المستند. حدد "تصدير إلى ملف".
3. في النافذة التي تفتح ، حدد "قيم مفصولة بفواصل (Windows)". استمر بالضغط على زر "التالي".
4. عيّن المجلد الذي سيكون موقع الحفظ. انقر فوق "التالي".
5. انتظر حتى تنتهي عملية النقل.

كيفية نقل جهات الاتصال من Outlook إلى Excel

بغض النظر عن إصدار Outlook ، بمجرد نقل ملف CSV إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، يمكنك فتحه في Excel.

لا تنزعج إذا رأيت خلايا فارغة في المستند الخاص بك.هذه هي الوظائف التي لم يتم شغلها عندما كانت جهة الاتصال لا تزال في Outlook. لا يصف كل شخص جميع المعلومات: حول هاتف المنزل أو اسم المنظمة أو منصب جهة الاتصال.

بعد عرض الملف المنقول في Excel ، لا تحفظ التغييرات عند الإغلاق. يمكن أن يؤدي ذلك إلى إتلاف بنية المستند وجعله غير قابل للقراءة.

كيفية استيراد جهات الاتصال في جميع إصدارات Outlook

1. ستكون عملية إضافة ملف CSV إلى البريد هي نفسها لجميع إصدارات Outlook. يتم ذلك بنفس طريقة التصدير: "ملف" - "فتح وتصدير" - "استيراد وتصدير". في "معالج" حدد "استيراد من برنامج أو ملف آخر".
2. 
   
3. بعد اختيار الإجراء ، انقر فوق "التالي". انتظر حتى نهاية عملية النقل.

استيراد عناوين الإنترنت والبريد إلى Outlook بجميع الإصدارات

1. لاستيراد جهات اتصال من Outlook ، انتقل إلى "معالج الاستيراد والتصدير" مرة أخرى. حدد استيراد من برنامج أو ملف آخر.
2. في النافذة التي تفتح ، انقر على "استيراد عناوين الإنترنت والبريد".
3. اختر من بين خياري الاستيراد المقترحين "Outlook Express 4.x أو 5.x أو 6.x أو Windows Mail".
4. انقر فوق "التالي" وانتظر حتى يتم استيراد جهات الاتصال.

الاستيراد من برنامج أو ملف آخر في أي إصدار من Outlook

1. بعد اختيار "استيراد من برنامج أو ملف آخر" ، يمكنك إضافة جهات اتصال من أداة Lotus Organizer المساعدة ، بالإضافة إلى معلومات من Access أو Excel أو ملف نص عادي. حدد البرنامج الذي تخطط لإضافة جهات اتصال منه.
2. ستظهر نافذة بها مجموعة من الخيارات. إذا كنت ترغب في إنشاء نسخ مكررة ، فانقر فوق عنصر "السماح بإنشاء التكرارات".
3. حدد المجلد الذي تريد الحصول على المعلومات منه.
4. حدد مكان تخزين البيانات.

فيديو: تعليمات حول نقل الأسماء

أين يوجد دفتر العناوين في Outlook

يتم تخزين جميع المعلومات حول دفتر العناوين والرسائل والتقويمات والملاحظات على الكمبيوتر في نموذج مؤرشف. إذا كانت هناك حاجة للعثور عليها أو نسخها أو نقلها ، فسيكون من المفيد معرفة المجلدات التي يوجد بها ملف PST المطلوب:

• محرك الأقراص: / المستخدمون /<имя пользователя>
• محرك الأقراص: / المستخدمون /<имя пользователя>/ التجوال / محلي / Microsoft / Outlook؛
• محرك الأقراص: / المستخدمون /<имя пользователя>/ المستندات / ملفات Outlook ؛
• محرك الأقراص: / المستخدمون /<имя пользователя>/ المستندات / ملفات Outlook؛
• محرك الأقراص: / المستندات والإعدادات /<имя пользователя>

إذا كنت تستخدم IMAP أو Microsoft Exchange أو outlook.com ، فإن الموقع الذي يتم فيه تخزين معلومات بريدك الإلكتروني هو مساحة الخادم. يتم تسجيل البيانات بتنسيق دفتر العناوين الشخصي. إذا كان الأمر كذلك ، يمكنك العثور عليها هنا:

• محرك الأقراص: / المستخدمون /<имя пользователя>/ AppData / Local / Microsoft / Outlook ؛
• محرك الأقراص: / المستندات والإعدادات.

إذا كنت تستخدم حساب Microsoft Exchange Server ، فسيكون دفتر العناوين غير المتصل موجودًا في العناوين التالية:

• محرك الأقراص: / المستخدمون /<имя пользователя>/ AppData / Local / Microsoft / Outlook ؛
• محرك الأقراص: / المستندات والإعدادات /<имя пользователя>/ الإعدادات المحلية / بيانات التطبيق / Microsoft / Outlook.

قم بإنشاء دفتر عناوين في Outlook

بعد إنشاء دفتر العناوين ، يمكن إضافة جهات الاتصال إليه.

كيفية إضافة جهات اتصال إلى Outlook

تقوم جهات الاتصال بتخزين معلومات حول الأشخاص. يمكنك إدخال عنوان بريد إلكتروني فقط أو ملء مزيد من المعلومات ، مثل أرقام الهواتف وصورة الشخص والعنوان البريدي وعنوان العمل.

بعد إنشاء مجلد جهات اتصال منظم ، سيجد البرنامج المجلد الذي تحتاجه من خلال الأحرف القليلة الأولى وملء عنوان البريد الإلكتروني تلقائيًا.

إضافة جهة اتصال من رسالة بريد إلكتروني

تحتاج أولاً إلى فتح الرسالة المستلمة ، والنقر بزر الماوس الأيمن على اسم الشخص وتحديد "إضافة إلى جهات اتصال Outlook". قم بتعبئة البيانات المطلوبة حسب أسماء الحقول ثم احفظها.

إضافة جهة اتصال من البداية

فيديو: تعليمات حول إضافة جهات اتصال

كيفية إنشاء قائمة بريدية في إصدارات مختلفة من Outlook

للإرسال المتزامن إلى عدة مشتركين في وقت واحد ، نوصي باستخدام أداة مجموعة جهات الاتصال.

أنشئ قائمة توزيع في Outlook 2013

أنشئ قائمة توزيع في Outlook 2010

في القائمة الرئيسية لبرنامج العمل ، حدد العنصر "إنشاء مجموعة جهات اتصال". املأ المعلومات المهمة واحفظها.

فيديو: كيفية إنشاء مجموعة جهات اتصال في Outlook 2010

في Outlook 2007 ، اتبع المسار "ملف" - "جديد" - "قائمة التوزيع" أو اضغط على Ctrl + Shift + L. املأ المعلومات الخاصة بالمشاركين ، واحفظها.

حدد دفتر العناوين من خلال "ملف" - "إنشاء" أو استخدم الأمر Ctrl + Shift + L

يعتمد عدد الأشخاص الذين يمكن إرسال رسالة إليهم في وقت واحد على حجم ملفات الاسم. تقريبًا ، متوسط ​​العدد هو 100 جهة اتصال.

احذف جهات الاتصال في Outlook

لمنع تكرار جهات الاتصال ، عند استيرادها في "معالج الاستيراد" ، لا تنس تغيير إعدادات النقل القياسية "السماح بالنسخ المكررة" إلى عنصر آخر حيث يتوفر خيار استبدال العناصر الموجودة.

إذا كانت جهات الاتصال قد تضاعفت بالفعل ، فيمكنك إزالتها من "قائمة جهات الاتصال" بالنقر فوق عنصر "الهواتف". في الحقل الذي يفتح أمامك ، تحتاج إلى تحديد جهات اتصال مكررة ، ثم النقر فوق حذف.

إذا قمت بإلغاء تحديد قسم "التحقق تلقائيًا من وجود جهات اتصال مكررة" في "خيارات الاتصال" ، فعند تحديد شخص ما ، لن يتتبع Outlook بطاقات العمل المكررة.

تتمثل الوظيفة الرئيسية لبرنامج Microsoft Outlook في العمل مع البريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنه أداء وظائف الكمبيوتر المحمول ومدير الاتصال. بعد التعرف على طرق إضافة جهات الاتصال وحذفها وإنشاء مجموعات في عميل بريد Outlook ، يمكن للمستخدم تكوين البرنامج بالطريقة التي تناسبه ، وبمساعدته سيبقى على اتصال بالأصدقاء والزملاء.

هناك مواقف يتعين عليك فيها إرسال رسائل إلى مجموعة من الأشخاص. من أجل عدم إضافة نفس الأشخاص إلى قائمة المستلمين في كل مرة ، يتمتع Outlook بالقدرة على أتمتة هذه العملية.

الآن دعنا ننتقل إلى إنشاء مجموعة جهات اتصال. مع فتح Outlook 2010 ، حدد " جهات الاتصال"وانقر على" الصفحة الرئيسية". حدد العنصر " قم بإنشاء مجموعة جهات اتصال" (رسم بياني 1)

رسم بياني 1

في الميدان " اسم"أدخل اسم المجموعة التي سنطبق عليها التوزيع التلقائي وحدد العنصر" إضافة أعضاء».

اختر الطريقة التي سنضيف بها المشاركين مجموعات الاتصال: من جهات اتصال Outlook ، من دفتر عناوين موجود ، عن طريق إنشاء جهة اتصال جديدة. في مثالنا ، هذا هو إضافة جهات اتصال من Outlook.

الصورة 2

في النافذة التي تفتح ، حدد جهة الاتصال التي تريد إضافتها إليها مجموعة الاتصالوانقر على " أعضاء". ثم لا تنس النقر فوق احفظ وأغلق" (الصورة 2).

تين. 3

نتحقق من صحة أفعالنا. نخلق رسالة جديدة. في الميدان " إلى من…»اكتب اسم من خلقنا مجموعات الاتصال. إذا كنت بحاجة إلى إزالة بعض جهات الاتصال من القائمة البريدية ، فعندئذٍ في الحقل " إلى من…»الرسائل ، انقر فوق علامة الجمع (+) بجوار اسم القائمة البريدية للاطلاع على محتوياتها ، ثم احذف أسماء الأشخاص الذين لا يحتاجون لإرسال رسالة (الشكل 3).