Діловодство від А до Я. Робота з вхідною кореспонденцією. Зміна розташування для збереження відправлених повідомлень електронної пошти Організація документообігу в створюваної компанії

Давайте розберемося чому Андроїд не зберігається історію дзвінків в журналі викликів. Існує кілька причин, за якими телефон дає такі збої. Спробуємо розібратися.

Ми не несемо відповідальності за ваші дії. Рекомендуємо звернутися в сервісний центр за рішенням проблеми.

• Ймовірно, ви могли витягати акумулятор з телефону, або робили повне скидання налаштувань, тим самим збивши дату і час. Ваш Андроїд «думає», що ці дзвінки вчинені в «майбутньому», тому він їх не відображає.

Вирішення цієї проблеми полягає в наступних діях:

1. Потрібно відкрити меню «Налаштування»;
2. Потім знаходимо пункт «Дата і час»;
3. Змінюємо дату на поточну;
4. Після змін слід перезавантажити телефон;

Інші можливі причини

Можливо, у вас змінені настройки в самих виклики.

Для цього потрібно зайти в журнал викликів. Зайдіть в налаштування, далі відкрийте вкладу «Функції» і потім натисніть «Показати приховані виклики». Дана опція є не на всіх прошивках.

Що означає «Cбросіть до заводських налаштувань» і навіщо це потрібно?

Ще один можливий варіант - елементарний «лаг»: скиньте телефон до заводських налаштувань, потім перевірте дату і час. Hard reset (скидання файлів і всі особисті дані у андроїда) - вимушене видалення всіх даних зі смартфона або інших пристроїв, з тією метою, щоб повернути ваше програмне забезпечення та систему, безпосередньо, в початковий вигляд. Контактні дані, завантаження, фото, додатки, налаштування вашої пошти. Після скидання даних налаштувань ваш телефон повернеться до стану, в якому ви його купили.

Перед скиданням налаштувань слід зберегти всі важливі для вас файли, так як відновити видалені файли вже не вийде. З пам'яті телефону будуть видалені таких файли як: sms повідомлення, пошта, яка була завантажена через додатки тощо. Файли, які не зачепить скидання ваших даних: фотографії, музика і відео.

Як це зробити?

Перший спосіб, як це здійснити - зробити скидання налаштувань через меню вашого телефону.

1. Зайдіть в меню вашого телефону.
2. Далі знайдіть пункт «Налаштування»
3. Потім пункт «Налаштування» або «Користувач і архівація".
4. Після цього «Архівація та скидання», також це може називатися, як просто «Скидання», або ж «Конфіденційність».
5. Далі знайдіть і виберіть «Скидання даних» або ж «Скидання пристрою».
6. Потім «Видалити все».
7. Ваше пристрій після цього перезавантажиться і дані будуть видалені.

Якщо з якоїсь причини у вас не виходить здійснити скидання до заводських налаштувань, є другий спосіб, як це можна зробити.

1. Затисніть кнопку харчування і вимкніть ваш андроїд.
2. Затримайте відразу три кнопки. Це кнопки «харчування», «додому (кнопка, що знаходиться по центру)», «верхня кнопка гучності».
3. Якщо ж у вашого смартфона відсутня така кнопка, як «додому», то затисніть і тримайте «харчування» плюс «верхня кнопка гучності».
4. На екрані вашого телефону незабаром повинен з'явитися значок завантаження, після цього ви можете відпустити кнопки.
5. Після цього з'явиться меню, в якому потрібно буде вибрати підпункт за допомогою кнопок регулювання гучності вашого телефону, який має назву «Wipe data / factory reset», після чого необхідно зробити підтвердження кнопкою «Home». Якщо ж даної кнопки у вас немає, то слід затиснути кнопку, що відповідає за включення пристрою.
6. Далі з'явиться пункт під назвою «Yes delete all user data», натисніть на нього. За цими покроковими діями піде видалення, після чого вибираємо «Reboot system now». Незабаром ваш андроїд буде включений.

Читайте ще

При створенні компанії і подальшої її роботі буде утворюватися велика кількість вхідних документів. І з часом воно буде тільки рости. Щоб не потонути в цьому потоці, необхідно підтримувати чіткий порядок на всіх етапах життя документів.

При створенні компанії і подальшої її роботі буде утворюватися велика кількість вхідних документів. І з часом воно буде тільки рости. Щоб не потонути в цьому потоці, необхідно підтримувати чіткий порядок на всіх етапах життя документів.

Організація документообігу в створюваної компанії

Обов'язки з обліку вхідних документів покладаються на спеціальний структурний підрозділ (служба ДОУ) або секретарську службу. Порядок проходження документів та операції, вироблені з ними в компанії, регламентуються інструкцією з діловодства, положень про структурні підрозділи та посадових інструкцій працівників. Це локальні (внутріучрежденческіе) нормативні документи повинні бути розроблені, затверджені і доведені до відома працівників компанії. Чітке виконання вимог інструкцій, положень дає можливість організації раціонального документообігу компанії - рух документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.

Основними принципами організації раціонального документообігу є:

• централізована (в службі ДОП) реєстрація, прийом, відправка документів;
• рух документів по найбільш короткому шляху c мінімальними витратами часу і праці;
• виключення повернення документів, без відповідної ділової необхідності;
• виключення необгрунтованих погоджень, паралельних погоджень проектів документів;
• організація руху груп документів, що мають однаковий маршрут.

Доставка і відправлення документів в компанію здійснюється засобами поштового, кур'єрською, фельд'єгерського та електрозв'язку (телеграф, телефон, електронна пошта). Документи можуть доставлятися працівниками компанії, які отримали їх в інших організаціях і компаніях, і відвідувачами.

Прийом, обробка та проходження вступників (вхідних) документів

Розглянемо основні моменти, на які необхідно звернути увагу працівників служби ДОУ при прийомі, обробці і проходженні документів, що надходять в компанію.

Всі документи, що надходять до компанії (включаючи телеграми, факсограми), проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і передаються на виконання співробітнику компанії.

При отриманні документа працівник служби ДОУ повинен перевірити цілісність конверта, пакета або упаковки, правильність адресування документа. При розтині конверта (пакета) перевіряється наявність документів, включаючи додатки. При недостачі вкладень, пошкодження документів чи додатків до них необхідно повідомити в той же день відправнику в письмовій формі. Складається акт у 3 примірниках: перший залишається в службі ДОП, другий долучається до документу, що надійшов, третій направляється відправнику документа. Помилково доставлена \u200b\u200bкореспонденція повертається відправнику.

Конверти зберігаються і додаються до документів у випадках, коли тільки по ним можна встановити адресу відправника і дату відправки, в інших випадках конверти знищуються.

Конверти з позначкою «Особисто» і грифами «Таємно», «Комерційна таємниця», «Конфіденційно» працівниками служби ДОУ Чи не розкриваються. Потрібно на конверті проставити штамп про надходження і дата надходження, після чого закритий конверт з документами передати в підрозділ, що відповідає за роботу з інформацією обмеженого доступу, а з відміткою «Особисто» - передати адресату.

Прийняті факсограми (факси) реєструються, розглядаються і передаються на розгляд керівництву або безпосередньо виконавцю компанії, яким було адресовано факс.

Прийом і реєстрація документів в електронному вигляді, що надійшли на електронну адресу компанії, здійснюється службою ДОУ, передаються по інформаційно-телекомунікаційної мережі компанії керівництву або безпосередній виконавцю.

Документи, що вимагають термінового розгляду, передаються на реєстрацію негайно. Обробка решті кореспонденції здійснюється в день її надходження або в перший робочий день при надходженні документів у неробочий час.

Документи, адресовані в структурні підрозділи, передаються в підрозділи, минаючи керівництво компанії.

Надійшли телеграми приймаються під розписку з проставленням дати і часу прийому. Текст телефонограми записується або друкується одержувачем, реєструється і оперативно передається керівнику, якого вона адресована.

Якщо в компанії необхідно встановити інші строки і розробити додаткові способи обробки і передачі документів, то ця інформація включається в локальний нормативний акт, що регламентує діловодство компанії і підлягає неухильному виконанню.

Попередній розгляд документів, що надходять проводиться виходячи з оцінки їх змісту, на підставі встановленого в компанії розподілу обов'язків між керівництвом. Документи, які пройшли попередній розгляд, підлягають реєстрації та тільки після цього передаються на розгляд керівництву компанії. Документи, зареєстровані службою ДОУ, передаються на розгляд керівництву компанії в день їх надходження.

Розглянуті керівництвом документи з резолюціями повертаються в службу ДОУ, де в реєстраційно-контрольному журналі, картці або базі даних (РКФ) вноситься зміст резолюції, термін виконання доручення, П.І.Б. і посади виконавців доручень, тільки після цього документ передається на виконання. Якщо виконавцями є кілька структурних підрозділів, то оригінал передається відповідальному виконавцю, а іншим передаються копії документа.

Передача документа, що знаходиться на виконанні, з одного підрозділу в інший проводиться тільки з дозволу керівника, або за домовленістю між керівниками підрозділів. Про передачу документа в ході виконання повідомляється служба ДОУ, яка робить про це відмітку в РКФ.

Реєстрація та облік вступників (вхідних) документів

Вся кореспонденція: надходить (що входить), що відправляється (виходить) або внутрішня повинна проходити реєстрацію в службі ДОП компанії. Реєстрація документа - фіксація факту створення або надходження документа із зазначенням на ньому реєстраційного номера з подальшим записом відомостей про документ у РКФ.

Важливо знати, Що:

1. Документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі або створення.
2. Документ повинен реєструватися тільки один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження.
3. Реєстрація документів проводиться в межах календарного року до валового послідовності, з початком нового календарного року реєстраційні номери документів починаються з цифри 1.

Слід знати, що є види документів, котрі мають потреби в реєстрації:

1. ГОСТ, ОСТи, ТУ.
2. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
3. Кореспонденція, адресована працівникам організації з позначкою «Особисто».
4. Наукові звіти.
5. Норми і нормативи витрат матеріалів.
6. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
7. Вітальні телеграми, листи.
8. Прейскуранти.
9. Запрошення.
10. Програми конференцій, нарад.
11. Рекламні матеріали (листівки, програми, проспекти, сповіщення).
12. Форми і бланки (крім бланків суворого обліку та звітності).
13. Анонімні звернення і листи громадян без зворотної адреси.
14. Статистичні данні.

Існує два види реєстрації документів: централізована і децентралізована.

При централізованої - реєстрація документів здійснюється тільки працівниками служби ДОУ.

При децентралізованій - реєстрація документів здійснюється як працівниками служби ДОУ, так і відповідальними за діловодство в структурних підрозділах. В цьому випадку в локальному нормативному акті має бути чітко прописано, які види документів компанії повинні реєструватися в службі ДОП і в структурних підрозділах і в яких реєстраційно-облікових формах.

На що надходять (входять) документах, що підлягають реєстрації, на першому аркуші документа проставляється штамп - відмітка про надходження, в якому вказується дата надходження і вхідний реєстраційний номер.

При необхідності відзначаються годинник і хвилини надходження документа.

Реєстраційний номер документа служить його обліковим і пошуковою ознакою, тому в компанії повинна бути розроблена однакова і стабільна система реєстрації документів. Складові частини реєстраційного номера повинні мати в ній постійне розташування.

Реєстраційний номер надходить (що входить) документа включає в себе порядковий номер надходження в межах календарного року. Порядковий номер документа після розгляду керівником і винесення резолюції може доповнюватися через косу риску кодів підрозділу - виконавця (відповідно до прийнятого в компанії класифікатором підрозділів), наприклад:

Вх. № 114/03, де

Вх. - вказується, що документ є вхідним;
114 - порядковий номер надходження документа в межах календарного року;
03 - код структурного підрозділу

При реєстрації документів в інформаційній системі реєстраційний номер документа присвоюється автоматично відповідно до структури, яка визначається програмними засобами.

Якщо в компанії для реєстрації та обліку документів застосовуються інформаційні технології, відомості про документ вносяться в базу даних, при цьому склад даних про документ і структура реєстраційного номера документа закладена в програмний засіб, розроблене за технічним завданням компанії.

Існує безліч різноманітних рішень «систем електронного документообігу» (СЕД). В даний час вже очевидно, що жодна організація, установа, компанія не може обійтися без електронного документообігу. У СЕД відкриваються широкі можливості, але потрібно навчання персоналу ДОУ для роботи в СЕД.

Відзначимо основні реквізити реєстраційно-контрольної форми (РКФ) і правила їх заповнення.

реквізити	Правила заповнення
1. Найменування виду документа	Заповнюється відповідно до найменування виду реєстрованого документа (наприклад: листи, факси, телеграми, службові та доповідні записки, накази, розпорядження, протоколи, інструкції, договори і т.д.)
2. Автор (кореспондент) документа	При реєстрації документів, що надходять записується найменування організації, структурного підрозділу або посадової особи - автора документа. При реєстрації звернень громадян вводиться його прізвище, ім'я, по батькові та адреса.
3. Дата документа	У РКФ переноситься дата, привласнена документу організацією-автором документа.
4. Реєстраційний номер документа	У РКФ переноситься реєстраційний номер документа, присвоєний організацією-автором документа. Якщо такий відсутній, то в графі вказується «б / н» (без номера).
5. Дата надходження	Переноситься в РКФ з позначки про наявність документа (реєстраційному штампі).
6. Реєстраційний (вхідний) номер документа	Реєстраційний номер, присвоєний документу під час вступу до організації, переноситься в РКФ з позначки про наявність документа (реєстраційного штампа).
7. Тема (короткий зміст) документа	Переноситься з документа; при його відсутності формується працівником служби ДОУ. Короткий зміст може записуватися ключовими словами.
8. Резолюція	У РКФ переноситься з резолюції, накладеної на документ керівником. Вказується прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, автор і дата резолюції.
9. Термін виконання документа	Проставляється дата, встановлена \u200b\u200bнормативними правовими актами або керівником і міститься в резолюції.
10. Відмітка про виконання документа	У РКФ переноситься реєстраційний номер і дата підготовленого документа (відповіді), посилання на його реєстраційний номер і дату реєстрації або короткий запис вирішення питання по суті.
11. Індекс справи	У РКФ переноситься індекс справи відповідно до номенклатури справ структурного підрозділу, до якого поміщений виконаний документ.

У відомостях про документ вносяться в РКФ такі дані, як:

• гриф (відмітка) обмеження доступу до документа;
• внутрішня переадресація документів по виконавцям;
• ключові слова;
• кількість аркушів документа;
• наявність додатків і кількість в ньому листів;
• П.І.Б. і посаду особи, яка поставила документ на контроль;
• проміжні терміни виконання доручень;
• перенесення термінів виконання;
• термін зберігання документа;
• статус документа (проект та ін.);
• спосіб отримання або відправки документів (поштою Росії, експрес-поштою, факсом, кур'єром і ін.);
• інші дані по необхідності.

Т. В. Войцехович,

Оскільки ми адресували свій лист самим собі, то після чергової процедури відправки та прийому повідомлень ми його і отримаємо. За замовчуванням приходять повідомлення переносяться у папку вхідні (Inbox). В даному розділі детально розповідається про роботу з цією папкою і приходять повідомленнями.

Робота з повідомленням

Як правило, під час вступу нового повідомлення з'являється що повідомляє діалогове вікно, яке пропонує відкрити надійшло повідомлення. Більш того, про що прийшло повідомляють звуковий сигнал і значок у вигляді конверта на системній панелі поруч з годинником.

В папці вхідні (Inbox) відкрийте подвійним клацанням миші прийшло повідомлення, відправлене самому собі лист (рис. 9.30). Як видно, повідомлення повністю зберегло формат, вкладення та інші елементи, з ним пов'язані, але про все по порядку.

Отже, оскільки наше повідомлення містило додаткові параметри голосування (Voting), Відмітка до виконання (Follow Up) і важливість(Importance), у верхній частині листа на жовтій інформаційної смузі все вони і перераховуються. Більш того, як видно, вгорі прийшов повідомлення відображається панель голосування з кнопками Тест пройдено і тест не пройдений. Про відповіді і пересиланнях ми поговоримо трохи пізніше, а зараз, оскільки з даним повідомленням ви ознайомилися, можна завершити позначку до виконання. Натисніть однойменну кнопку на панелі інструментів стандартна і встановіть прапорець завершена (Complete). Під назвою позначки в інформаційній смузі з'явиться додаткове повідомлення про завершення ознайомлення з відповідною датою.

Мал. 9.30.

Більш того, як і передбачалося, з'явилося діалогове вікно, яке пропонує підтвердити отримання та прочитання даного повідомлення. Якщо ви хочете, щоб підтвердження відправлялося автоматично, встановіть прапорець Чи не питати знову про відправку підтверджень і натисніть кнопку Так.

зауваження

Дане діалогове вікно могло і не з'явитися, в цьому випадку відповідь на запит про доставку та прочитання буде відісланий автоматично (див. Розділ 9.10.1 "Обробка повідомлень").

Далі йдуть поля від (From), Кому (Те), копія (СС), відправлено (Sent) і Тема (Subject). Ці поля доступні тільки для читання і копіювання, за винятком поля від (From), що відображає ім'я та електронну адресу відправника. Якщо у вас немає цього відправника в списку контактів, процедуру додавання можна здійснити, не виходячи з форми Повідомлення (Message). Підведіть покажчик миші до поля від (From) і клацніть правою кнопкою. Виберіть в контекстному меню команду Додати до контактів (Add To Contacts). з'явиться форма Контакт (Contact) з автоматично заповненими полями Повне ім'я (Full Name) і Ел. пошта (E-mail Address). Додайте при необхідності додаткову інформацію та збережіть контакт (Див. Розділ 4 "Контакти").

Наступне велике поле відображає інформацію, надіслану відправником. Зауважте, що це поле не доступно для введення, хоча і показує параметри форматування наявного тексту. Але користувач може копіювати текст повідомлення, а також зберігати його фон або вбудовані картинки.

Приклад 9.22. Збереження фону повідомлення

Файл: \u003d< Им я файлу\u003e

Єдина процедура форматування, доступна в даному випадку одержувачу, - це збільшення або зменшення розміру шрифту. Зміна розміру шрифту здійснюється натисканням однойменної кнопки на панелі інструментів Стандартна.

Іноді прийшло повідомлення не ідентифікує текст. Ви при цьому бачите не російська текст, а незрозумілий набір символів. Однією з проблем, що виникають в цьому випадку, є невірне визначення кодування прийшов повідомлення. Ви можете вручну спробувати змінити кодування, вибравши відповідне значення зі списку\u003e вид\u003e Кодування.

Останнє розглядається тут поле - вкладення (Attachments). Щоб зберегти або відкрити вкладення, виконайте наступний приклад.

Приклад 9.23. Збереження приєднаних файлів

В принципі, є ще один більш зручний і швидкий спосіб збереження вкладень. Ви можете просто двічі клацнути по піктограмі приєднаного файлу. З'явиться діалогове вікно відкриття вкладення (Opening Mail Attachments), що повідомляє про можливість утримання вірусу у вкладеному файлі (рис. 9.31). Оскільки цей файл вкладений нами, то можна бути майже на сто відсотків упевненим, що вірусів він не містить, і сміливо натиснути кнопку зберегти вкладення (Save it to disk). У діалоговому вікні виберіть папку для зберігання файлу. В іншому випадку, якщо повідомлення з приєднаним файлом не вселяє вам належної довіри, - просто видаліть його.

Іноді вкладення містить файл, редактор якого відомий Windows, наприклад малюнки або звукове вкладення. Таким чином, в разі відсутності захисту відкриття вкладення подвійне клацання по піктограмі файлу викличе його відкриття і, відповідно, можливе зараження вірусом. При безпечній роботі Outlook видасть попередження і запропонує два варіанти: відкрити або зберегти на диску. Переконливо раджу не відкривати з Outlook подібні файли, а спочатку зберегти їх на диску, після чого обов'язково перевірити на наявність вірусів. І тільки після цих процедур відкрити файл. Звичайно, дані дії кілька уповільнюють процес обробки повідомлень, але в разі зараження комп'ютера вірусом цей процес може припинитися зовсім.

Мал. 9.31. Діалогове вікно відкриття вкладення

Як бачите, перегляд і обробка отриманого повідомлення досить прості. Іноді, коли приходить більш ніж одне повідомлення, зручно скористатися спеціальними кнопками Далі (Next) або назад (Back) для переходу до наступного або попереднього повідомлення, не залишаючи вже відкритої форми.

Крім роботи з повідомленням, відкриваючи його форму, можна працювати з ним безпосередньо в одному з уявлень папки вхідні, які і будуть розглянуті в наступному розділі.

уявлення папки вхідні

Як згадувалося вище, отримані повідомлення можна побачити в папці вхідні (Inbox), відправлені - в папці Відправлені (Sent), невідправлені - в папці Чернетки (Draft). Для всіх цих папок Microsoft Outlook пропонує кілька стандартних уявлень. Ми ж будемо розглядати подання на прикладі папки Вхідні. У табл. 9.6 наведено опис стандартних уявлень папки Вхідні.

подання	Відображені елементи
Повідомлення (Messages)	Список всіх повідомлень. Відображені поля: Важливість, Значок, Відмітка, Вкладення, Від, Тема, Отримано
Повідомлення з автопереглядом (Messages with AutoPreview)	Список всіх повідомлень з трьома першими рядками тексту для ще не відкритих листів
За позначці "До виконання" (By Following-Up Flag)	Список всіх повідомлень, згрупованих за позначці з певною датою виконання
За останні сім днів (Last Seven Days)	Повідомлення, отримані за останні сім днів
Зазначені на наступні сім днів (Flagged for next seven days)	Повідомлення, призначені відміткою на наступні сім днів
За предметами (By Conversation topic)	Список всіх повідомлень, згрупованих по полю Тема
За відправнику (By Sender)	Список всіх повідомлень, згрупованих по полю Від
Непрочитані повідомлення (Unread Messages)	Повідомлення, помічені як непрочитані
За одержувачу (Send To)	Повідомлення, згруповані по полю Кому
Тимчасова шкала для повідомлень (Message Timeline)	Всі повідомлення відображаються в хронологічному порядку на часовій шкалі

Таблиця 9.6. уявлення папки вхідні