Для зручності вивчення матеріалу статтю розбиваємо на теми:

Вторинні (журнал обліку прибуткові ордерів та ін.).

Обов'язкові реквізити в первинних документах:

Назва документу;

Дата складання документа;

Найменування організації, від імені якої було складено документ;

Зміст операції;

Вимірювачі операції в натуральному і грошовому вираженні;

Найменування посад осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її виконання;

Особисті підписи зазначених осіб

Шлях переміщення документа в процесі його обробки; упорядкований список виконавців, яких документ протягом свого життєвого циклу, називається маршрутом документа.

Поняття документообіг можна трактувати як:

Рух документів в просторі і в часі з моменту їх створення або отримання до завершення виконання ши відправки;

Переміщення і (або) спільна обробка інформації співробітниками підрозділів на підприємстві, а також підприємством, його підрядчиками і логістичними партнерами.

Інформаційна готовність визначається здатністю підприємства надавати запрашіваеми споживачем дані на всіх стадіях виконання замовлення. Інформаційна готовність розраховується як відношення числа швидких і точних відповідей на запити до загальної кількості запитів за певний проміжок часу.

Цілі створення та функції інформаційної системи

Комплекс програмно-апаратних засобів, регламентів їх функціонування, а також персоналу, що реалізує всі і інформаційні потоки підприємства, спрямований на адекватне інформаційне забезпечення і підвищення ефективності процесу управління.

Виділимо основні цілі створення інформаційної системи:

Забезпечити виживання і дієздатність підприємства;

Забезпечення працівникам нормального трудового процесу;

Усунення плутанини в отриманні інформації та її використання;

Розширення функцій підприємства відповідно до вимог ринку.

Споживачів інформаційної системи можна класифікувати як:

Внутрішні - підрозділи маркетингу, відділ постачання і збуту, склад, розробники виробів і технологій, управлінська ланка підприємств;

Зовнішні споживачі і постачальники інформації: споживачі продукції, постачальники сировини й комплектуючих, посередники, підприємства конкуренти, інвестори, рекламодавці.

Основні принципи побудови інформаційної системи:

Ієрархія (підпорядкованість завдань і використання джерел даних);

Принцип агрегированности даних (облік запитів на різних рівнях);

Надмірність (побудова з урахуванням не тільки поточних, але і майбутніх завдань);

Конфіденційність;

Адаптивність до постійно змінюваних запитах;

Узгодженість та інформаційний єдність (визначається розробкою системи показників, в якій виключалася можливість неузгоджених дій і виведення неправильної інформації);

Відкритість системи. Логістична інформаційна система відрізняється від будь-якої іншої інформаційної системи функціональної наповнюваністю і рівнем інтеграції інформаційного простору. Головною її особливістю є інтеграція в єдиному інформаційному просторі трьох основних складових потоку руху товару: поставки, виробництва і споживання.

Завдяки функціонуванню системи управління підприємством досягається виконання цілей певного рівня. Зазвичай прийнято виділяти чотири рівні сходів цілей організації (природно, для досягнення цілей кожного рівня необхідна певна (інформація).

Інформація для вироблення стратегії і політик для підприємства

Інформаційна логістична система діє в наступних режимах:

Інформаційно-довідковий режим;

Режим сортування і угрупування;

Аналітичний режим видача аналітичних даних і документів за результатами обробки двох більш характеристик різною приналежності;

Розрахунковий режим (виконуються розрахунки по заздалегідь формалізованим моделям і залежностей);

Радить режим (видається кілька рішень на основі формалізованих і інтуїтивних методів);

Навчальний режим;

Оптимізаційний.

Інформаційні системи будь-якої функціональної спрямованості неможливо раціонально організувати без технічних засобів, які в свою чергу є невід'ємною частиною сучасного підприємства. До них можна віднести: засоби складання, копіювання, розмноження текстових документів; кошти графічних робіт і рахункових операцій; засоби зв'язку і багато іншого.

Вибір того чи іншого способу організації системи інформаційного забезпечення залежить від багатьох факторів, і насамперед від розмірів організації, що існують в ній бізнес процесів, наявності вільних.

Розробка і впровадження інформаційних систем

Інститут розвитку інформаційного суспільства ІРІО провів в Москві дослідження, метою якого було визначення рівня розвитку інформаційних технологій. Є інформація і з регіонів Росії. При зіставленні цих даних з даними про становище в Європейському союзі можна залишити уявлення про масштаби нашого відставання і його причини. В результаті проведеного ІРІО дослідження стало ясно, що в Москві на 55% підприємств велика частина персоналу користується комп'ютерами і на 26% має доступ в інтернет. Среднероссийские показники становлять відповідно 33,8% і 5,8%. В ЄС персональні комп'ютери використовують в середньому 49% співробітників компаній. Наведені вище показники свідчать про те, що основними елементами інформаційно-комунікаційних технологій (комп'ютери на робочих місцях, файловий сервер, електронна пошта, вихід в інтернет) підприємства мають у своєму розпорядженні. Однак Їх застосування не дає принципово нових можливостей в порівнянні з традиційними методами. Успішні ж компанії зазвичай впроваджують просто інформаційні технології.

При розробці інформаційних систем:

Особлива увага приділяється методам вимірювання і порівняння логістичних показників, а також методів управління ними;

Розробляються формалізовані і всеосяжні системи оцінки результатів обслуговування споживачів;

Встановлюються нормативи для кожного виду логістичних процедур на протязі всього процесу обслуговування споживачів;

Створюються так звані сховища даних, що є інтегрованими елементами інформаційних систем підприємств. Основна мета створення таких сховищ - полегшити доступ до даних усім менеджерам підприємства, а також споживачам і постачальникам;

Системи оцінки і контролю інтегруються з системами обслуговування замовлень і планування, включаючи прийом і обробку замовлень, планування логістичних операцій, управління запасами планування виробництва, складування і транспортування.

Визначитися з підприємства, т. Е. Зрозуміти, що ми маємо, що хотіли б мати в найближчому майбутньому, і розробити положення про організаційну структуру підприємства;

Розробити механізм фінансово-економічного управління підприємством в цілому, в тому числі розробити положення про фінансову структуру, визначити центри фінансового обліку та фінансової відповідальності;

Виділити основні логістичні цілі підприємства (в залежності від необхідності вирішення завдань, що стоять перед інформаційною системою): напрямки бізнесу, фінансові, технологічні, інформаційні та матеріальні потоки; оцінити документообіг;

Розробити механізми організації та оперативного управління ланцюгами поставок: стандарти, форми обліку та контролю, управлінської звітності;

Сформувати технологію ланцюгами поставок, систему фінансового планування і контролю, а також систему фінансового аналізу.

В даний час в Росії є інформаційно управляючі системи: АСУ окремих складів, системи управління забезпечення матеріалами і комплексні системи управління ланцюжків поставок. Найбільш доцільно при виборі систем управління віддавати перевагу комплексним інформаційно-керуючих систем, які забезпечують найбільший економічний ефект для підприємства.

Особливість цієї системи в тому, що вона автоматизує не тільки окремі склади, на і весь ланцюжок поставок. Її основою служить центральний модуль, на який можуть замикатися кілька десятків сотень АСУ окремих складів і виробничих підприємств. Окремі системи, встановлені на віддалених відстанях один від одного складах і підприємствах, обмінюються між собою і з центральним модулем по внутрішньому протоколу з використанням сервера. Інтерфейс дозволяє обмінюватися цим системам досить компактним обсягом інформації, що дуже важливо при сьогоднішньому стані і цінах на мережеві послуги та при використанні комутованого доступу до цих послуг. Передана інформація включає в себе і словесні повідомлення, і електронні документи, команди, підтвердження дій, дані про складські запаси, обсяги надходження, і видачі вантажу. У центральному модулі відбувається накопичення первинних статистичних даних і прогнозування потреб і відвантажень з урахуванням сезонних коливань потреб товарів.

Наведемо приклад, як діє механізм поповнення товарного запасу в магазинах торговельної мережі Пятерочка.

З інтерв'ю керівника дирекції логістики мережі універсамів Пятерочка Олександра Лайцева: Існують якась асортиментна матриця, складові якої - певні товари, - в певному обсязі повинні бути присутніми в наших торгових точках. Відповідальність за їх наявність несе керівник магазину. Інформаційна система в автоматичному режимі постійно аналізує запаси, і коли залишок якогось товару підходить до критичної точки, пропонує керуючому магазину зробити замовлення. Природно, це відбувається щодня, і кожен день замовляються різні товари. Поки що - на даному етапі - рекомендації інформаційної системи можна і потрібно коригувати, тому що програма поки що не знає всіх наших улюблених свят і не може рекомендувати замовити цукерки до дня вчителя або сковорідки до 8 Березня. Не дивлячись на це, вже зараз нашу програму можна назвати системою рівня ЄКР, тому що вона пов'язує всі ланцюжки підприємства: від управління матеріальними потоками - запасами - до управління потоками нематеріальними.

Інформаційний потік: поняття та види

У логістиці виділяють поняття інформаційний потік. Вважають інформаційним потоком сукупність повідомлень, що циркулюють всередині логістичної системи, а також між цією системою і середовищем, зовнішньої по відношенню до неї, необхідних для управління і контролю логістичних операцій.

Повідомлення, що становлять інформаційні потоки, виганяються на різних носіях інформації:

Паперових документах традиційного типу;

Електронні документи (магнітні та паперові - перфоленте, перфокартах) і ін.

Повідомлення можуть бути і усними, телефонними, а також мовними.

Виділяють наступні групи інформаційних потоків:

1) горизонтальні;

2) вертикальні;

3) зовнішні;

4) внутрішні;

5) вхідні;

6) вихідні.

Горизонтальними називають інформаційні потоки, що охоплюють сполучення між партнерами по господарських зв'язках одного рівня управління: підприємствами постачальниками і підприємствами споживачами матеріальних ресурсів або між ними та їх посередниками по процесу обігу товарів.

Вертикальними називають інформаційні потоки, що охоплюють повідомлення, що надходять зверху, з керівних інстанцій в підвідомчі, або ланки логістичної системи. З корпорацій і холдингу - в дочірні підприємства і т.д.

Зовнішніми називають інформаційні потоки, що протікають в середовищі зовнішньої по відношенню до логістичної системи. Так, горизонтальні інформаційні потоки повідомлень від підприємств партнерів є зовнішніми по відношенню до того партнеру, з яким вони спрямовані і який їх отримає.

Внутрішніми інформаційними потоками є повідомлення, що циркулюють всередині однієї логістичної системи. Для логістичних підсистем внутрішніми є потоки повідомлень всередині підсистеми. Решта повідомлення для них зовнішні.

Вхідні інформаційні потоки - повідомлення, що входять в логістичну систему або в одну з її підсистем.

Вихідні інформаційні потоки - повідомлення, що виходять за межі однієї логістичної системи або однієї з її підсистем.

Інформаційні потоки поділяють:

За терміновості: на звичайні, термінові, дуже термінові (блискавки)

За ступенем конфіденційності. Повідомлення, які містять комерційну таємницю, направляються з грифом секретності документа;

За значущістю інформаційні потоки поштових повідомлень ділять на прості, рекомендовані та цінні;

За швидкістю передачі повідомлень інформаційні потоки ділять на швидкі і традиційні (поштові);

- по області охоплення інформаційні потоки ділять на:

1) місцеві;

2) іногородні;

3) далекі;

4) міжнародні.

Важливу роль серед інформаційних потоків грають повідомлення документального характеру, що оформляються найчастіше на паперових носіях певної форми, заповнених в установленому порядку і завірених підписами і печаткою відправника, повідомлення називаються документальними. В інформаційних потоках документальні повідомлення займають велику частку.

У логістиці інформаційний потік часто є супроводжуючим (попутним) по відношенню до матеріального потоку і містить інформацію про матеріальний потік, необхідну для управління його рухом.

Частина інформаційних потоків в логістиці обслуговує не матеріальні потоки, а процес їх формування, зберігання ресурсів, на складі, процес внутрішньозаводського і всередині складського переміщення матеріальних ресурсів.

Оскільки логістика має справу з великими масами матеріальних цінностей, документальні повідомлення в ній грають велику роль.

Документальне забезпечення логістичного процесу - важливе завдання логістики.

Інформаційні потоки в логістиці формуються відповідно до матеріальними. Вважається, що кожному матеріальному потоку відповідає інформаційний потік. Таке відповідність не завжди буває ізольованим (повним). Часто інформаційний і матеріальний потоки протікають в різних часових інтервалах.

Переважно варіант випередження інформаційних потоків в порівнянні з рухом матеріальних потоків. Це дає можливість краще підготуватися до прийому вантажів. Фактично ж інформаційні потоки мають випередження далеко не завжди, нерідко складається їх відставання від термінів руху матеріальних потоків.

Інформаційні потоки повинні бути адекватні матеріальним потокам в частині характеристики цих потоків, але така відповідність є не завжди: в ряді випадків оформляються документи, загальні для декількох споживачів одержувачів, і тоді в них відображається інформація, частина якої надлишкова для кожного окремого одержувача даних ресурсів.

Є й інші невідповідності інформаційних потоків матеріальним.

Інформаційні потоки вивчають за допомогою ряду оцінок:

1) за джерелом виникнення;

3) обсягом;

4) періодичності;

5) порядку узгодження;

6) порядком затвердження;

7) термінів дії;

8) порядку зберігання та ін.

Розглянемо їх докладніше:

1. Джерела виникнення повідомлень можуть бути різними починаючи від учасників логістичних ланцюгів і суміжних, з ними організацій, повідомлення яких впливають на переміщення, організацію та приймання потоків.

2. У напрямку інформаційні потоки можуть бути горизонтальними (туди і назад) і вертикальними (зверху вниз і назад). Горизонтальними називають сполучення між учасниками логістичного процесу одного рівня рівноцінними партнерами. Вертикальні інформаційні потоки протікають між різними рівнями управління: верхнім - керівним і нижнім - підлеглим. Напрямок інформаційного потоку трактується і по іншому як пряме і непряме.

Є і третій варіант визначення поняття напрямок інформаційного потоку - облік географічного або територіального адресата його призначення.

3. Обсяг інформаційних потоків враховують декількома способами.

Один з них - облік розмірів потоку по числу:

1) документів;

2) листів в потоці;

3) сторінок в потоці;

4) пачок документів. Цей спосіб застосовують для визначення обсягу великих інформаційних потоків. Другий спосіб обліку обсягу інформаційних потоків застосовують для малих потоків. Причому обсяг потоку визначають числом рядків в документі - документо-рядків або числом слів в повідомленні - у телеграмах. Третій спосіб обліку - облік числа знаків в повідомленні - оцінюється в комп'ютерних системах в особливих одиницях виміру для обліку потреби в машинних носіях, розміщення в пам'яті ПЕОМ і в інших випадках.

4. Періодичність інформаційних потоків характеризує частоту їх формування. У логістиці багато інформаційні потоки разові, не повторюються і створюються один раз на кожен матеріальний потік, паралельно з ним, трохи раніше чи трохи пізніше. Але деякі інформаційні потоки в логістиці оформляють один раз в місяць, щоквартально і з іншою частотою.

5. Інформаційні потоки документального характеру проходять при оформленні певну процедуру узгодження. Планові повідомлення на підприємствах, наприклад, узгоджують з керівниками цехів і членами дирекції підприємства. Для кожного документа зазвичай встановлюють певні правила узгодження його проектованого змісту.

6. Кожне документальне повідомлення інформаційного потоку затверджується - підписується певними людьми: генеральним директором, виконавчим директором, їх заступниками і т.д. Без відповідного підпису документ сили не має.

7. Деякі документи мають термін дії, за межами якого вони стають недійсними. Такі документи можна використовувати лише протягом терміну їх дії. Але більша частина інформаційних потоків до таких документів не належить і є надішле повідомлення, необхідні для управління матеріальними потоками: розкриває характеристику цих потоків і стан їх руху до заданого місця доставки.

8. Різний і порядок зберігання повідомлень, доставлених в інформаційних потоках. Деякі повідомлення збирають в окремі пачки, інші зберігають на магнітних носіях і в іншій формі. Термін зберігання інформації різний: один, два роки, п'ять років, постійно (вічно) і ін. Організація інформаційних потоков- дорога справа. На їх формування, передачу, прийом, зберігання, аналіз витрачаються великі кошти.

Інформаційні потоки протікають в інформаційному просторі. Воно широко і практично охоплює всю земну кулю і освоєну частину.

Розглянемо, яке взаємодія інформаційних потоків з матеріальними. Найчастіше логістичний процес починається з інформаційного забезпечення та формування інформаційних потоків, які зумовлюють створення і переміщення матеріальних потоків. Нерідко перші інформаційні потоки складаються з протоколів про наміри сторін (званих також рамковими контрактами) стати партнерами в процесі купівлі продажу будь-якої продукції. Другий інформаційний потік, наступний за названим, - узгоджений сторонами контракт - договір про торгову операцію. Такий інформаційний потік в ринковій економіці випереджає матеріальний потік і є юридичною підставою для формування потоку матеріальних ресурсів. Після цього інформаційного потоку в узгоджені сторонами терміни формується і відвантажується матеріальний потік або кілька потоків, передбачених контрактом, відповідно до умов угоди, коли матеріальний потік відвантажено, інформація про це відсилається партнеру. Після приймання матеріального потоку його покупцем інформація про надходження передається постачальнику матеріальних ресурсів. Подібний обмін інформацією між ними здійснюється також протягом всього часу руху потоку.

Таким чином, протягом усього періоду існування матеріальних потоків інформаційні потоки про них або випереджають рух матеріалів, або слідують після завершення будь-якого етапу їх руху, після приймання потоку, перед його розформуванням.

Одночасно створюватимуться інформаційні та матеріальні потоки не можуть, так як умови і підстави для появи кожного з них різні. Саме послідовне чергування даних потоків створює можливість появи одного з них на основі попереднього функціонування другого потоку.

Це означає, що широко відоме положення логістики про те, що в ній кожному матеріальному потоку відповідає інформаційний, а рух потоків має бути синхронним, неправильно:

По-перше, одному матеріальному потоку відповідає, як правило, не один, а кілька інформаційних потоків.

По-друге, спочатку зазвичай народжується один два інформаційних потоку, а тільки потім з'являються підстави для формування матеріального потоку.

По-третє, коли матеріальний потік вже створений, інформація про його стан оформляється часто як оцінна того стану матеріального потоку, яке вже відбулося, тобто із запізненням в порівнянні з часом руху матеріального потоку.

Організація надійного логістичного процесу і на стадії збуту матеріальних ресурсів їх виробником, і на стадії постачання або покупця вимагає випереджаючого створення інформаційних потоків в порівнянні з матеріальними.

Інформаційне забезпечення матеріальних потоків часто відокремлено в часі і просторі від процесу фізичного переміщення матеріальних ресурсів. Але ряд інформаційних потоків від руху матеріальних потоків не відокремлений ні в часі, ні в просторі і рухається синхронно з ними, як супутній. Ці інформаційні потоки переводяться особами, які супроводжують вантаж: агентами, експедиторами.

Зовнішні інформаційні потоки найчастіше дозволяють відстежувати і направляти, координувати, виправляти, покращувати логістичний процес, що протікає в зовнішньому середовищі.

Зовнішні інформаційні потоки в ряді випадків мають декількох адресатів. Тоді тільки один з цих адресатів є одержувачем матеріального потоку, інформація про який міститься в інформаційному потоці, і для цього адресата обидва потоки рухаються по одному шляху. Решта маршрути подібних інформаційних потоків відмінні від шляху, по якому переміщається матеріальний потік.

Зовнішні інформаційні потоки відрізняються від внутрішніх по ретельності оформлення носіїв інформації, завіряються підписом і печаткою.

Внутрішні інформаційні потоки чітко характеризують етапи логістичного процесу - постачальницьке, внутрішньовиробничий, збутової. На основі інформаційних потоків фіксується акт початку процесу купівлі продажу товарів, приймання їх на склад підприємства, яка є кінцевим етапом постачання підприємства, купленими матеріальними ресурсами.

Найбільш прості інформаційні потоки всередині окремих виробничих підрозділів - цехів і дільниць. Вони, як правило, мало документовані, часто складаються з усних повідомлень.

Управління інформаційними потоками при логістиці - не самоціль, а засіб управління матеріальними потоками, їх формуванням, переміщенням, прийманням.

При вмілому управлінні інформаційними потоками знижуються на їх формування, передачу. Приймання та зберігання інформаційних масивів, прискорюється інформаційний обмін, швидкість їх приймання, не допускається невідповідність швидкості робіт передавача і приймача, враховується пропускна здатність засобів зв'язку на кожній ділянці інформаційного шляху і кваліфікація операторів, зайнятих на них.

Планування інформаційних потоків дозволяє заздалегідь визначити пропускну здатність засобів зв'язку, потрібну для обслуговування даних потоків в пунктах передачі, координації, приймання інформації. При проектуванні інформаційних потоків вибирається їх раціональний шлях і режим обслуговування засобами зв'язку. В результаті забезпечується надійність матеріально-технічного забезпечення інформаційних потоків. Це означає, що інформаційні потоки потрібно добре організувати, продумати і розрахувати. Без цього належне інформаційне забезпечення матеріальних потоків створити не вдається.

інформаційна інфраструктура

Інформаційна логістика є тією ланкою, яка зв'язує постачання, виробництво і збут.

Оскільки якість планування підвищується разом із зростанням повноти інформації та швидкості обробки даних, служби матеріального забезпечення виробничих, підприємств повинні оснащуватися сучасною обчислювальною технікою, що утворює єдину мережу і має доступ в Інтернет.

Економія від використання фактично ділиться в певних пропорціях між трьома сторонами: виробником, постачальником і транспортною компанією, компенсуючи витрати на створення і утримання сучасних інформаційних систем, які дозволяють отримувати додатковий прибуток від їх використання.

Для забезпечення інформаційного обслуговування всієї структури матеріально-технічного постачання повинні бути присутніми наступні дев'ять інформаційних елементів:

1) тип предмета постачання;

2) кількість або його обсяг;

3) походження предмета постачання;

4) його місце розташування (розміщення);

5) час прибуття в пункт розміщення;

6) час відправлення з пункту розміщення;

7) система транспортування;

8) час транспортування;

9) резервування.

Перераховані групи даних складаються для всіх місць розміщення і для кожного перевезеного об'єкта. З цією метою встановлюються пункти зчитування і передачі інформації в усіх місцях розміщення.

Для інформаційної підтримки збутової діяльності підприємства необхідно задіяти такі основні види інформації, що зберігаються в пам'яті автоматизованих інформаційних систем:

1) історія ринку збуту (включаючи аналіз по регіонах), типи збутових операцій;

2) прогнози ринку і збуту;

6) витрати;

7) моделі ринку (збуту);

8) контроль діяльності персоналу;

9) територіальне планування, цикли ділових поїздок, персональне розподіл відряджень;

10) джерела запитів переходу на новий продукт;

11) реєстр покупців;

12) виходить і отримана інформація;

13) друкування і відправка пошти;

14) контроль відповідей і аналіз результатів рекламної діяльності;

15) звіт збутової діяльності;

16) рух замовлення, виставлення рахунків, складання кошторисів і звітів;

17) доступ до внутрішньої і зовнішньої інформації та ін.

Логістична система на виробництві ефективна, коли створюються умови для її інтеграції в поточні виробничі та комерційні процеси. Ця проблема вирішується шляхом створення відповідного інформаційного базису. Сюди відносяться: актуальні огляди фондів (наявність фактичних і планованих замовлень, зміст виробничих основних і проміжних складів) і термінів (поставки, обробки, очікування, простої, дотримання термінів).

Для збору цих даних виробнича система по всьому підприємству в своєму розпорядженні датчиками і вимірювальними інструментами, які контролюють обсяги і терміни поточних процесів і передають ці відомості далі для інтерпретації.

Логістична система пред'являє до своєї вимірювальної мережі базових потреб:

Швидкий і надійний, ручний або автоматизований про дані про транспортні засоби та засоби виробництва;

Структурування внутрипроизводственной інформаційної системи підтримки прийняття рішень, яка в кожен момент містить актуальну інформацію про хід виробничих процесів по кожному з ділянок.

На транспорті, замість супроводжуючих вантаж численних документів (особливо в міжнародних повідомленні) по каналах зв'язку синхронно з вантажем передається інформація, що містить про кожну відправляється одиниці всі необхідні для характеристики товару реквізити. При такій системі на всіх ділянках маршруту в будь-який час можна отримати вичерпну інформацію про вантаж і на основі цього приймати управлінські рішення. У ряді випадків вантажовідправники отримали доступ до файлів, що відображає стан транспортних послуг і завантаження транспорту.

Обмін між виробниками товарів і великими магазинами для, населення, що включає:

Обмін накладними з транспортними конторами при прямій відправці товарів від виробника покупцеві.

За допомогою технологам безпаперових обмінів інформацією покупець може безпосередньо оформити замовлення на покупку.

Щоб реалізувати ці можливості електронного обміну, підприємства застосовують стандартні протоколи обміну і укладають між собою комерційні договори.

Розроблені та застосовуються стандартні комп'ютерні протоколи оформлення угод при наступних операцій:

Замовленнях на покупку;

Замовленнях на відправку партій вантажів;

Отриманні консультацій для вантажовідправників;

Заповненні фактурних рахунків;

Різних виплатах;

Оформленні накладних на перевезення вантажів;

Отриманні інформації про перевозяться товари.

Використання в логістиці технології автоматизованої ідентифікації штрихових кодів

Для ефективного управління логістичної системою необхідно в будь-який момент часу мати інформацію про вхідних і вихідних матеріальних потоках, а також про матеріальні потоки, що циркулюють всередині логістичної системи. Дана проблема вирішується шляхом використання мікропроцесорної техніки, здатної ідентифікувати (впізнавати) окрему вантажну одиницю. Устаткування, здатний зчитувати різноманітні штрихові коди, дозволяє отримувати інформацію про логістичної операції в момент і в місці її скоєння (на складах промислових підприємств, оптових баз, магазинів, на транспорті). Отримана інформація обробляється в режимі реального масштабу часу.

Одним з найперших патентів, що поклали початок базисної концепції штрихового коду, була розробка Д. Кермота, створена ще в 1934 р Цей патент описував сортувальну карткову систему для ідентифікації різних об'єктів, засновану на чотирьох паралельних лініях.

В кінці 40х рр. минулого століття американськими вченими Д. Вудлендомі Б. Сильвером були проведені дослідження технічних засобів, які могли б забезпечити автоматичне зчитування цін в касі магазину. У 1949 р вченні було отримано патент.

В кінці 60х рр. в США і Канаді почалися дослідження в області автоматизації торговельних терміналів в супермаркетах. Були доопрацьовані і впроваджені символіка бичаче око і сканери для його зчитування.

У нашій країні просуванням штрихового кодування і присвоєнням торгових штрихових кодів займається Асоціація автоматичної ідентифікації.

Штриховий код являє собою чергування темних і світлих смуг різної ширини, побудованих відповідно до певних правил.

Зображення штрихового коду наноситься на предмет, який є об'єктом управління в логістичній системі. Для реєстрації цього предмета проводять операцію сканування. При цьому невелика світла пляма або промінь лазера від скануючого пристрою рухається по штрихового коду, перетинаючи поперемінно темні і світлі смуги. Відбитий від світлих порожнисте світловий промінь вловлюється світлочутливий пристроєм і перетвориться в дискретний електричний сигнал. Варіації отриманого сигналу залежать від варіацій відбитого світла. ЕОМ, розшифрувавши електричний сигнал, перетворює його в цифровий код.

Автоматизований збір інформації заснований на використанні штрихових кодів різних видів, кожен з яких має свої технологічні переваги.

Контрольну цифру можна перевірити за допомогою нехитрого алгоритму і самостійно.

Для цього:

1) складіть всі цифри, що стоять на парних місцях;

2) отриману суму помножте на 3; отриманий результат X необхідно запам'ятати;

3) складіть всі цифри, що стоять на непарних місцях, без останньої (контрольної) цифри (У);

4) додайте до цієї суми число X, отриману суму назвемо УР;

5) залишимо від цього двозначного числа тільки друге число;

6) підрахуємо різницю 10 Р;

7) отриманий результат повинен збігатися з контрольною цифрою.

Введені з клавіатури комп'ютера, вручну, дані про товар містять в середньому одну помилку на кожні 300 введених знаків. При використанні штрихових кодів цей показник знижується до однієї помилки на 3 млн. Знаків. Середню вартість робіт з виявлення та усунення наслідків однієї такої помилки Американська асоціація менеджменту визначила в 25 дол.

Основні переваги.

На виробництві:

Створення єдиної системи обліку і контролю за рухом виробів і комплектуючих його частин на кожній ділянці, а також за станом логістичного процесу на підприємстві в цілому;

Скорочення чисельності допоміжного персоналу та звітної документації, виключення помилок.

У складському господарстві:

Автоматизація обліку і контролю за рухом матеріального потоку;

Автоматизація процесу інвентаризації матеріальних запасів;

Скорочення часу на логістичні операції з матеріальним і інформаційним потоком.

В торгівлі:

Створення єдиної системи обліку матеріального потоку;

Автоматизація замовлення і інвентаризація товарів;

Скорочення часу обслуговування покупців.

В даний час штрих-коди перестали бути способом ідентифікації споживчої продукції, ставши елементом системи управління виробництвом багатьох підприємств.

Доцільність застосування штрих кодів можна простежити по всьому ланцюжку від виробника до споживача:

Виробникам за допомогою штрих кодів можна прискорити процес інвентаризації, обліку, відвантаження, товару, значно поліпшити управління складським господарством, прискорити отримання замовлень і відправку товару;

Експортерам вирішується проблема з назвою, що важко товарів або переплутаними визначеннями. За допомогою штрихових кодів все говорять однією мовою;

Оптова торгівля за допомогою застосування штрихового кодування і комп'ютерів має доступ до кожного етапу процесу з моменту отримання замовлення до відправки і виписки рахунку;

Роздрібна торгівля має великий плюс у використанні штрих кодів, так як збільшується пропускна здатність кас, автоматично враховується запас продукції, прискорюються бухгалтерські процеси;

Покупець має можливість заощадити багато часу при розрахунку за покупку. Розрахунки стають більш ефективними, так як в чеку вказується і ціна кожного товару.

Радіочастотна ідентифікація (КГЮ)

Радіочастотна мітка, або транспондер, - (передавач приймач). Егго мітка зазвичай включає в себе приймач, передавач, антену і блок пам'яті для зберігання інформації. Отримуючи енергію від радіосигналу, що випускається стаціонарно закріпленим зчитувачем або ручним сканером, транспондер відповідає власним сигналом, що містить корисну інформацію.

Завдання ЄПВ системи - забезпечення зберігання Інформації в зручному носії мітці і передача її за допомогою спеціальних пристроїв у зручний час і місце для виконання певних процесі. Дані в мітці можуть забезпечити ідентифікацію об'єкта на виробництві, товарів в магазині, на складі і під час перевезення, місце розташування та ідентифікацію рухомих засобів, ідентифікацію тварин, людей, майна, документів та ін.

Мітки з джерелом живлення називаються активними, без харчування - пасивними.

ЕГШ бирки використовуються, щоб відстежувати рогата худоба, ідентифікувати втрачених домашніх тварин і в деяких країнах дають можливість жителям приміської зони проїжджати в місто на своєму авто через шлагбаум, де стягується в'їзний збір, без зупинки.

ЕІГО має ряд істотних переваг в порівнянні як галузі автоматичної ідентифік ації; Зараз розглядається як радикальний засіб вдосконалення процесу управління даними. Однією з технологій ЕГШ є місячна проїзна карта в метро. Протиугінні системи, що застосовуються на автомобілях управляються за допомогою КГШ. У магазинах датчики в стінах примірочної можуть визначити, який одяг замовник приміряє, і показати, чи є вони в магазині інших кольорів, розмірів або тканин. Бірки видаляють під час закупівлі та знову прикріплюють до нових виробів під час завантаження прилавка. Як технологія анти крадіжки КГШ має сенс в магазині, де продаються дорогі товари. Антена випромінює електромагнітні хвилі, які активізують ЕГШ мітку і дозволяють проводити запис і зчитування даних з цієї позначки. Антена є своєрідним каналом між міткою і приймачем, вона контролює весь процес отримання та передачі даних. Антени відрізняються за розмірами і формою. Вони можуть бути вбудовані в спеціальні сканери, а також в ворота, турнікети. Одвірки і т.п. для отримання інформації від предметів або людей, що проходять через зону дії антени. У разі безперервного зчитування великої кількості міток електромагнітне поле випромінюється антеною постійно. Якщо постійне опитування не потрібно, то поле може активуватися по команді оператора. Конструктивно антена і приймач з декодером можуть перебувати в одному корпусі. Функції приймача і декодера схожі на функції аналогічних блоків в радіоприймачі і сканері. Сигнал, що надходить з антени, модулюється, розшифровується і передається через стандартний інтерфейс в комп'ютер для подальшої обробки.

Активні мітки мають своє джерело живлення і зазвичай, тобто дані мітки можуть бути багаторазово лічені і записані з модернізацією інформації. Обсяг пам'яті активної мітки визначаться вимогами застосування. Деякі системи оперують пам'яттю до 1 МВ. У разі йорж мітка може видати пристрою повну інструкцію щодо функціонування, а потім прийняти повний звіт про виконання. Зашифровані дані стають частиною історії мітки. Активні мітки мають велику дальність зчитування, яка не залежить від енергії зчитувача.

Пасивні мітки не мають власного джерела живлення, а необхідну для роботи енергію отримують з надходить від зчитувача електромагнітного сигналу. Дальність читання пасивних міток залежить від енергії зчитувача і, як правило, не перевищує двох метрів. Пасивні мітки набагато легше активних, дешевше, а також мають практично необмежений термін служби.

Недолік міток полягає в меншої дальності читання, яка залежить від енергії зчитувача, а також в необхідності використання більш потужних пристроїв зчитування.

Радіочастотні мітки виробляються різних форм і розмірів. Мітки, що використовуються для ідентифікації тварин, які поміщаються під шкіру тварини, можуть бути не більше грифеля олівця в діаметрі і півдюйма в довжині. Радіочастотна мітка може мати форму шурупа для ідентифікації дерев або лісоматеріалів, форму кредитної картки в системах доступу і оплати, форму брелка в протиугінних системах. Протикрадіжні важкі пластикові бирки і легкі паперові етикетки, які прикріплюються до товарів в магазинах, а також багажні етикетки теж є ЕГШ мітками. В контейнерних перевезеннях і важкому машинобудуванні використовуються прямокутні транспондери завбільшки з кілька сірникових коробок.

Основні переваги КРШ технології:

Для КГШ не потрібен контакт або пряма видимість;

ЕГШ мітки читаються швидко і точно (наближаючись до 100% -ної ідентифікації);

КГШ може використовуватися навіть в агресивних середовищах, а КГШ мітки можуть читатися через бруд, фарбу, пар, воду, пластмасу, деревину;

Пасивні КГШ мітки мають фактично необмежений термін експлуатації

КГШ мітки несуть велику кількість інформації і можуть бути інтелектуальні;

КГШ мітки практично неможливо підробити;

ЕГШ мітки можуть бути не тільки для читання, а й із записом інформації

Області застосування КРЮ системи

ЕГШ системи застосовуються в різноманітних випадках, коли потрібно оперативний і точний контроль, відстеження та облік численних переміщень різних об'єктів.

Типові застосування:

Електронний контроль за доступом і переміщеннями персоналу на території підприємств;

Управління виробництвом, товарними і митними складами (особливо великими), магазин, видачею та переміщенням товарів і матеріальних цінностей;

Автоматичний збір даних і при необхідності нарахування оплати на залізницях, ПлатиМО автомобільних дорогах, на вантажних станціях і терміналах;

Контроль, планування і управ легкі рухом, інтенсивністю графіка і вибором оптимальних маршрутів

Громадський транспорт - управління рухом, оплата Проїзд та оптимізація пасажиропотоків;

Системи електронних платежів для всіх видів транспорту, включаючи організацію платних доріг, автоматичний збір плати за проїзд і транзит, платні автостоянки.

інформаційний потік - це сукупність циркулюючих в системі організації повідомлень, необхідних для управління і контролю. Інформаційний потік може існувати у вигляді паперових і електронних документів.

Види інформаційних потоків

Сучасне підприємство наскрізь пронизане матеріальними потоками, тобто рухом матеріальних ресурсів, незавершеного виробництва, готової продукції.

Інформаційні потоки на сучасному підприємстві генеруються матеріальними потоками і є потоки повідомлень в мовної, документованої і інших формах між ланками організаційної структури компанії і між компанією і зовнішнім середовищем. У найзагальнішому вигляді можна виділити:

1. Логістичний блок.

2. Стратегічний блок.

3. Фінансовий блок.

Розглянемо приблизний зміст інформаційних потоків. Першою позначимо інформаційну модель однієї з важливих сфер діяльності підприємства - логістичний блок (малюнок 2.4).

Малюнок 2.4 - Інформаційна модель процесу управління закупівлями

Відповідно до сучасних досліджень інформаційну модель процесу управління закупівлями розглядають складається з декількох складових частин.

перший блок - вхідної інформації:

1. "Дані по запасах" - база даних по наявним запасам.

2. "Заявки підприємств" - подані заявки на постачання.

3. "Запланований обсяг виробництва, послуг" - виробнича програма.

4. "Інформація за джерелами постачання" - довідники, бази даних та інші джерела інформації по постачальникам.

5. "Інформація про хід виконання замовлення, контракту" - інформація, яка надається про хід виконання укладених контрактів на поставку продукції.

6. "Продукція, що поставляється" - поставляється за контрактом продукція.

другий блок- вихідна інформація:

1. "Відхилені заявки" - відхилені з різних причин заявки підрозділів (необгрунтованість, неможливість реалізації, відмова постачальників та інше).

2. "Контракти, договори" - укладені контракти на поставку.

3. "Фінансові документи" - фінансова документація по укладених контрактах (авансові рахунки, рахунки до оплати).

4. "Товари на склад" - надходження товарів, що пройшли вхідний контроль, на склад.

5. "Повернення товарів" - повернення неякісних або невідповідних контрактом товарів постачальнику.

6. "Оновлені дані по запасах" - уточнена інформація по запасах в базі даних.

Блок керування включає:

1. "Норми постачання" - встановлені норми витрат матеріалів (довідники, керівництва і т.д.).

2. "Допустимі умови закупівель" - прийнятні умови поставки (вартість, термін та ін.).

3. "Довгострокові угоди" - встановлені довгострокові угоди, партнерські зв'язки та інші умови, що склалися поставок.

4. "Стандарти якості" - встановлені стандарти якості.

Підрозділи, що працюють з даними інформаційними потоками, показані також на малюнку 2.5. Це - "Відділ логістики", "Планово-економічний відділ" ( "Відділ планування"), "Бухгалтерія" і "Склад"; крім того, що замовляють підрозділи, які подають заявки на постачання ( "Виробництво" та інші).

Під інформаційним управлінням розуміється організація і використання систем інформаційного забезпечення виробничо-господарських процесів на підприємстві. Воно базується на системному підході, який охоплює всі види діяльності, пов'язані з плануванням і управлінням процесами, націленими на забезпечення підприємства релевантною інформацією. Кожне підприємство повинно мати свою стратегію інтеграції інформаційного забезпечення прийняття рішень, яка визначається паспортними даними вироби, його життєвим циклом і технологією виготовлення, обраним способом обробки даних, засобами передачі інформації клієнтам і партнерам і іншими факторами.

Надзвичайно велике значення інформаційного забезпечення логістичного процесу. Підкреслюючи самостійне значення для ефективного функціонування підприємства управління інформаційними потоками і ресурсами, багато фахівців виділяють особливу, інформаційну логістику.

Дійсно, в центрі ефективного керованого матеріального потоку повинен знаходитися ефективно керований потік інформації. Розрізняють три варіанти взаємодії матеріальних та інформаційних потоків, коли інформація випереджає, супроводжує і пояснює матеріальний потік після його проходження.

Випередження інформаційним потоком матеріального ставить собі за мету усунення вузьких місць у виробничому процесі. Випереджаюче інформаційний потік у зустрічному напрямку містить, як правило, відомості про замовлення; випереджаюче інформаційний потік у прямому напрямку - це попередні повідомлення про майбутнє прибуття вантажу.

Супроводжуючі, коли одночасно з матеріальним потоком йде інформація про кількісні та якісні параметри матеріального потоку дозволяє швидко і правильно ідентифікувати товарно-матеріальні цінності та направити їх за призначенням.

Проходження інформаційного потоку з відставанням від матеріального зазвичай допускається тільки для оцінки останнього. Слідом за матеріальним потоком в зустрічному напрямку може проходити інформація про результати приймання вантажу за кількістю і якістю, різноманітні претензії, підтвердження, інформація про взаємні розрахунки і т.д.

Мета інформаційного забезпечення в логістиці полягає в тому, щоб отримати можливість управління, контролю і комплексного планування руху матеріалів і виробів. Для цього необхідно повний контроль всієї маси створюваної і переданої інформації. Все більш нагальною стає проблема безперервного обліку результатів функціонування системи, що сприяє оперативному внесенню змін як в побудову, так і в реалізацію ходу виробничих процесів і руху товару. Сьогодні процвітають ті компанії, які в змозі швидше всіх зібрати і обробити достовірну інформацію (про стан фінансів і складів, про рух матеріалів, про ціни у конкурентів і т.д.) і, проаналізувавши її, прийняти те чи інше рішення, - щоб не відстати і зіграти на випередження.

Перетворення параметрів і даних в інформацію для управління підпорядковується певним принципам. Головним з них є принцип мінімального необхідної кількості інформації, в основі якого лежать принципи універсалізації та оптимальної деталізації інформації. Не менш важливим є принцип надійності інформації, що збирається. Високий ступінь випадковості виникають подій часто веде до нестійким показниками, які мають тимчасовий характер, які можуть надавати хоча і тимчасове, але істотний вплив на величину інших показників. З динаміки і випадкової мінливості сучасного виробництва випливає необхідність дотримання принципу сталості збору виробничої і комерційної інформації.

Управління інформаційним потоком передбачає здійснення наступних основних типових функцій:

Фільтрацію потоку, тобто виборчу переробку одних і відторгнення інших інформаційних даних та документів;
- накопичення інформації та зберігання даних в інформаційному масиві;
- об'єднання і поділ інформаційних потоків в структурі інформаційної системи і в мережах комунікацій;
- транспортування потоків інформації;
- різні елементарно-інформаційні перетворення;
- обробку інформації, спрямовану на отримання даних, пов'язаних із здійсненням логістичних операцій.

Інформаційне обслуговування логістичної системи повинно відповідати певним організаційним вимогам.

До основних з яких відносяться наступні:

А) системність обслуговування, яка проявляється:
- в комплексності видів інформаційного обслуговування з урахуванням характеру діяльності споживачів і розв'язуваних ними завдань в логістичних процесах;
- у всебічному задоволенні інформаційних потреб, що виникають у працівників у логістичній системі;
б) надійність обслуговування, яка передбачає таке забезпечення інформацією, коли на кожному етапі виконання робіт споживач отримує всю необхідну йому інформацію в потрібні терміни і в найбільш зручному для нього вигляді;
в) повнота обслуговування, яка має на увазі:
- повноту охоплення виконуваних споживачем робіт;
- повноту доведення до конкретного споживача необхідної інформації, відібраної для нього з інформаційного потоку;
г) дифференцированность обслуговування, яка полягає в тому, що кожен споживач індивідуально забезпечується інформацією, що сприяє вирішенню поставлених перед ним завдань в логістичному процесі.

Основними компонентами інформаційної складової логістики є системи обробки інформації та передачі логістичних даних. Ухвалення управлінських рішень вимагає не тільки наявності звичайної техніки генерування, збору і обробки даних, а й створення інформаційної інфраструктури, тобто створення системи збору і обробки даних в заздалегідь визначених точках логістичного ланцюга, обміну інформацією між точками і передачі інформації на різні рівні управління.

Велика розмаїтість і обсяг зібраних даних вимагають і системного підходу до їх обробці. У світі обсяг найрізноманітнішої інформації, переданої через інформаційно-телекомунікаційну інфраструктуру, подвоюється кожні 2-3 роки. Проблема «інформаційнихперевантажень» вирішується сьогодні за допомогою вилучення з усього масиву даних необхідної для потреб користувача інформації шляхом застосування досконалих засобів обігу, подальшої обробки та своєчасного оновлення інформації. Сучасні технології дозволяють вирішувати питання стиснення внутрішньофірмової і зовнішньої інформації, використання комерційно вигідних інтерфейсів, трансферу спільно використовуваних знань між організаційними підрозділами і партнерами по кооперації.

Швидкий розвиток мереж локальних систем з понад регіональної і навіть інтернаціональної структурою призводить до відмови від класичних робочих полів інформатики та широкому залученню коштів телекомунікацій. Створення та експлуатація відповідної комунікаційної структури відносяться до завдань інформаційного менеджменту, проте, на відміну від загальноприйнятого розуміння інформаційного менеджменту в інформаційній логістиці на першому плані стоять інформаційні потоки між діями (операціями) по всередині - і межфирменной координації.

Обробка логістичної інформації

У логістичній системі весь хід підготовки і прийняття рішень в значній мірі є процесом переробки інформаційного потоку. Повна і своєчасна обробка інформації повинна забезпечувати стійкий зв'язок процесів постачання, обліку потреб виробництва, задоволення наявних замовлень на. У цих умовах розрив інформації або її оперативне надходження можуть привести до порушення постачання підприємства певного виду ресурсами, збоїв у виробничому процесі, зниження якості обслуговування споживачів.

Ефективне управління матеріальними потоками неможливо без потужної інформаційної системи, що забезпечує менеджерів різного рівня необхідної та достовірної інформацією для планування і контролю за функціонуванням логістичної системи. Ухвалення управлінських рішень неможливе без належного обміну інформацією між різними ланками управління, без наявності інформаційної структури, яка визначається системою потоків інформації як між джерелами і одержувачами зверху вниз (управління процесами), від низу до верху (контроль процесу), так і між паралельними підрозділами різного функціонального призначення.

В ідеальному випадку інформаційна система відіграє роль «центральної нервової системи», пов'язуючи воєдино виробничий план, план матеріально-технічного постачання і збуту, і забезпечує інтегроване управління матеріальними і інформаційними потоками, які циркулюють у логістичній системі.

Корпоративна інформаційна система сьогодні забезпечує оптимальне управління виробництвом, запасами, транспортними засобами, якістю продукції, сортуванням і упакуванням, ліквідацією простоїв, технічним обслуговуванням виробництва і т.д. Вона не тільки планує виробництво по вдосконаленим методиками, контролює виконання плану робіт, складає технологічні карти, управляє фінансами і трудовими ресурсами, а й здійснює ряд «невиробничих» функцій. У їх числі - контроль сервісного обслуговування, розподіл готової продукції і маркетинг.

Необхідно мати на увазі, що створення корпоративної інформаційної системи вимагає істотних витрат, виправданість яких залежить від чіткого виявлення інформаційних потреб логістики.

Процес виявлення інформаційних потреб можна представити у вигляді «компромісу» між витратами на отримання відповідної інформації і вигодою від зниження ступеня ризику, яка забезпечується наявністю даної інформації. Аналогічно вирішуються питання про кількість інформації, що зберігається в інформаційній системі інформації, швидкості її передачі, обробки, і т.д.

Одночасно при створенні інформаційної системи слід брати до уваги той факт, що потреба в кількості і якості інформації на різних рівнях управлінської ієрархічної структури неоднакова. Це означає, що інформаційна система повинна забезпечувати кожен ієрархічний рівень інформацією, необхідною для прийняття рішення на даному конкретному рівні.

Сучасні інформаційні системи є, по суті, результатом еволюційного розвитку автоматизованих систем управління підприємством. Нові економічні умови привели до зміни завдань управління підприємством. Як наслідок, виникли і нові вимоги до автоматизованих інформаційних систем.

Сучасна інформаційна система задіяна на інтегроване управління логістикою і виробництвом, забезпечення раціональних бізнес-процесів.

Сучасні інформаційні технології дають три переваги. Це зниження витрат за рахунок оптимізації бізнес-процесів, в тому числі «стиснення» їх у часі, гарантоване виконання замовлень в потрібному обсязі і в потрібний термін, забезпечення якості продукції через якість виробничих та управлінських технологій.

Впровадження автоматної системи управління підприємством дозволяє збільшити обсяг продажів не менше ніж на 15%, а економічний ефект від зниження втрат окупає всі витрати на систему вже через 1-2 квартали після початку її роботи в повному контурі. При цьому оперативні втрати або упущені вигоди знижуються на 80-90%, а стратегічні втрати - на 60-90%.

Наприклад, дослідження показують, що загальний ефект від впровадження системи за рахунок зниження втрат в процесі збуту становить не менше 2% від обсягу продажів. Це пов'язано в першу чергу з мінімізацією втрат, які бувають викликані зривами поставок продукції через збої і помилок в плануванні поставок, неповної або втраченої інформації, через низьку швидкості проходження заявок, невисокою гнучкості урахування потреб клієнта і т.д. Практично та ж цифра виходить при розрахунку економічного ефекту від зниження втрат в сфері управління складськими запасами. Система дозволяє отримувати в режимі моніторингу інформацію про стан конкретного матеріального ресурсу в будь-якому місці зберігання у відповідності з усіма зовнішніми і внутрішніми документами по його переміщенню, що дозволяє забезпечувати режим безперервної інвентаризації.

Інформаційна система повинна забезпечувати фіксацію, зберігання і обробку всієї інформації, істотної для прийняття управлінських рішень.

Методи управління інформаційними потоками можна поділити на зовнішнє і внутрішнє. Підприємство в метасистеме є самостійним суб'єктом діяльності, що має більшу свободу дій, тому управління ним з боку зовнішніх систем обмежено деяким безліччю ситуацій, при попаданні в які воно підлягає керуючому впливу. Під ситуацією, зазвичай, розуміється одноразове опис стану підприємства у формі безлічі його параметрів.

Сутність зовнішнього управління полягає в тому, щоб підприємство або виявилося в деякій заданій ситуації, або здійснило регламентоване поведінка при добровільному досягненні їм певної ситуації.

Можна сказати, що зовнішнє управління полягає в передачі підприємству інформаційних продуктів і контролі за зміною його поведінки. Однак специфіка ситуаційного управління полягає в тому, що керуючі системи направляють інформаційні потоки не безпосередньо підприємству, а в інформаційне поле. Підприємство зобов'язане самостійно знайти і придбати всі необхідні інформаційні потоки, які регламентують його поведінку в тих ситуаціях, в яких воно може виявитися. Відсутність необхідних інформаційних потоків або їх неправильне тлумачення не береться до уваги.

Повсякденна діяльність менеджера включає в себе: постановку цілей, прогнозування, планування, організацію, мотивацію і стимулювання, контроль і регулювання, оцінку виконання, інтерпретацію результатів.

Кожен крок його діяльності супроводжується ухваленням управлінського рішення. Для прийняття ефективного управлінського рішення менеджер повинен цілеспрямовано зібрати всю інформацію про стан та умови функціонування його підприємства в рамках вимог керуючих систем метасістеми. Іншими словами, менеджер повинен вибрати і придбати все інформаційні потоки, які стосуються його діяльності.

Однак інформаційні накопичувачі створюються і розміщуються, не погодившись з бажаннями і потребами менеджера. В ринкових умовах накопичувачі продають наявні у них інформаційні потоки підприємству, однак, первинний збір ними інформаційних продуктів і виробів здійснюється в загальному випадку хаотично. Іншими словами, вони не можуть дати менеджеру повного інформаційного забезпечення його управлінських рішень.

Конкуренти підприємства перебувають з ним в одному інформаційному полі, тому, чим більше вміло організована на підприємстві ефективна система пошуку і придбання інформаційних потоків, тим вище його конкурентоспроможність.

Зовнішня система спрямовує свої інформаційні потоки для того, щоб підприємство адекватно змінило свою поведінку, однак це можливо лише в тому випадку, якщо менеджер попередньо був навчений правильному сприйняттю відповідного інформаційного продукту.

Таким чином, систему взаємодії підприємства із зовнішніми інформаційними потоками можна уявити схематично. Схема представлена \u200b\u200bна малюнку 1.2.1.

Дослідники в області теорії інформації звертають увагу на те, що для розуміння і подальшого використання конкретної порції інформації одержувач повинен володіти певним запасом знань. Сукупність знань, що дозволяють розпізнати деякий безліч інформаційних продуктів називається інформаційним потенціалом.

Мал. 1.2.1.

Навчання, або формування інформаційного потенціалу, менеджера здійснюється за допомогою інформаційних потоків, що виробляються зовнішніми системами і посилаються в інформаційне поле. Природно розділити всі інформаційні потоки на керуючі і навчальні. Слід зауважити, що самі системи такого явного поділу не передбачають. Виробляючи керуючі інформаційні потоки, системи не дбають про те, щоб самим же виготовляти адекватні їм навчальні інформаційні потоки. Передбачається, що менеджери вже отримали їх раніше в навчальних системах або що якась інша система їх вже випустила або випустить пізніше. Найбільш яскраво це виражається у фінансовій сфері, коли постанови Уряду роз'яснюються потім податковою службою або центральним банком.

Навчальні інформаційні потоки направляються в той же глобальний інформаційний поле, де вони змішуються з іншими керуючими інформаційними потоками і нейтральними інформаційними виробами. При підготовці управлінського рішення вироблення можливих варіантів повинна узгоджуватися також і з обмеженнями, що накладаються керуючими системами. Однак ступінь обмежень залежить від виду керуючої системи.

Ставлення керуючих систем до підприємства визначається їх положенням в метасистеме (державні органи) або досвідом попередньої діяльності (конкуренти, партнери). Права одних систем по відношенню до підприємства можуть бути безумовними (державні органи), інших - умовними (добровільне взаємодія з партнерами), а третє - змішаними (умовними до взаємодії і безумовними після взаємодії з партнерами - договірні відносини).

Прямий і постійний контроль за поведінкою підприємства здійснює державна система управління, що складається з керівників і контролюючих систем.

Якщо керуюча система регламентує поведінку підприємства тільки в разі відповідності його стану певної ситуації, вона посилає ситуативні керуючі інформаційні потоки. При цьому регламентоване поведінка може бути або обов'язковим (нормативним), або рекомендаційним. Керуючі інформаційні потоки можна розділити відповідно на нормативні і методичні.

Інформаційний потенціал менеджера повинен забезпечити сприйняття всіх видів інформаційних потоків, щоб його управлінські рішення не привели до негативних наслідків для підприємства. Життєздатність підприємства безпосередньо залежить від його інформаційного потенціалу.

У процесі управління інформаційними потоками, зустрічаються найрізноманітніші ситуації, досить складні проблеми і завдання. Тому менеджеру доводиться приймати організаційні, екологічні, організаційно-економічні, соціальні, соціально-економічні, виробничо-технологічні і технічні рішення. При розгляді організаційно-економічних рішень видно, що, приймаючи рішення, менеджер повинен виконати наступні кроки, щоб забезпечити узгодженість з вимогами метасістеми:

• 1. Формалізувати майбутню ситуацію, в якій виявиться підприємство;
• 2. Виявити безліч систем, які керують підприємством в даній ситуації;
• 3. Класифікувати ці системи за ступенем їх прав щодо підприємства;
• 4. Знайти і придбати навчальні інформаційні потоки;
• 5. Переробити навчальні інформаційні потоки для збільшення інформаційного потенціалу;
• 6. Знайти і придбати керуючі інформаційні потоки;
• 7. Переробити керуючі інформаційні потоки і зафіксувати обмеження і вимоги керуючих систем по відношенню до підприємства.

При виборі кінцевого варіанту необхідно врахувати результати інформаційного аналізу вимог зовнішнього середовища. Позначимо через Т - час, необхідний для послідовного виконання всіх кроків, через t - час, відпущений менеджеру для прийняття конкретного рішення. Для абсолютної більшості ситуацій буде справедливо співвідношення: T \u003e\u003e t. На практиці найчастіше менеджер просто не виконує цих дій в силу зазначених нижче причин.

В умовах дефіциту необхідних керуючих інформаційних потоків і відповідного інформаційного потенціалу менеджер генерує також і шкідливі варіанти управлінського рішення, які нарівні з корисними розглядаються при виборі оптимального рішення.

Для забезпечення T< t менеджеру необходимо предварительно освоить все обучающие информационные потоки и сформировать полный информационный потенциал, настроенный на все возможные ситуации. Очевидно, что один человек в силу физических, физиологических и финансовых ограничений не имеет возможности найти в ситуативном информационном поле, приобрести и переработать все имеющиеся и относящиеся к управлению предприятием информационные потоки.

Вихід зі становища полягає в тому, що в процесі підготовки рішень беруть участь кілька співробітників. Організаційна структура підприємства передбачає поділ функцій між підрозділами і окремими фахівцями і, отже, розподіл прийнятих рішень між ними. Менеджер, особа, яка персоніфікує підприємство і відповідає за дії своїх співробітників, надає їх рішенням статус поведінки підприємства. Однак метод поділу функцій не гарантує прийняття раціональних рішень, особливо це стосується, стратегічних рішень.

Щоб забезпечити можливість розпізнавання всіх керуючих інформаційних потоків, головний менеджер може і повинен використовувати інформаційний потенціал членів своєї команди і інших фахівців. Сукупна здатність всіх членів команди менеджерів перетворювати надходить на підприємство безліч інформаційних потоків в процесі прийняття управлінських рішень називається інформаційним потенціалом команди менеджерів.

Частково вирішують проблему придбання інформаційних потоків спеціалізовані системи інформаційного обслуговування (ДІВ) поза і всередині підприємства. Системи інформаційного обслуговування є інструментом управління КІС підприємства.

СІО самостійно або на замовлення набувають інформаційні потоки у керуючих систем або інформаційних накопичувачів (бібліотек, магазинів), накопичують їх, виготовляють дублікати, частина з яких потрапляє на переробку безпосередньо команді менеджерів або інших фахівців. Що зберігаються в СІО підприємства інформаційні потоки стають його інформаційним ресурсом.

Необхідність відмінності інформаційного ресурсу і інформаційного потенціалу полягає, перш за все, в тому, щоб менеджер при розподілі фінансових коштів і плануванні робіт чітко усвідомлював процедуру підвищення інформаційного потенціалу. Таблиця 1.2.1. містить можливу спеціалізацію членів команди менеджерів і основні дії в процесі прийняття управлінського рішення.

Економічна, організаційна та соціально-політична складові компетентності команди менеджерів визначаються їх сукупним інформаційним потенціалом, тобто здатністю сприймати і адекватно реагувати на інформаційні продукти, що виробляються зовнішніми керуючими системами.

Внутрішня методологія управління інформаційними потоками базується на понятті документообігу.

Таблиця 1.2.1.

Функціональна спеціалізація команди менеджерів

Етап прийняття рішення	відповідальний менеджер	дії
1. Прогнозування поведінки зовнішнього середовища	Економіст-дослідник	Моніторинг і статистичний аналіз основних характеристик поведінки конкурентів, споживачів; підготовка пропозицій щодо зміни поведінки підприємства
2. Прогнозування поведінки підприємства	Менеджер-технолог	Моніторинг і статистичний аналіз основних показників діяльності підприємства; підготовка пропозицій щодо зміни поведінки підприємства
3. Формування мети, яку необхідно досягти	Головний менеджер	Визнання необхідності прийняття конкретного рішення; узгодження стратегічних і тактичних цілей; виділення можливих ресурсів (фінансових, матеріальних, людських); встановлення обмежень (часових, економічних, екологічних, соціальних)
4. Вимірювання поточного та планованого кінцевого стану системи	Менеджер-технолог	Вибір контрольованих параметрів стану системи; розробка методики вимірювання системи; фіксація результатів вимірювання
5. Цілеспрямований збір інформації, що впливає на прийняття рішення	Менеджер-юрист	Формалізація цільової ситуації; виявлення безлічі систем, керуючих підприємством в цій ситуації; класифікація цих систем за ступенем їх прав щодо підприємства; пошук, придбання і переробка навчальних інформаційних потоків; пошук, придбання і переробка керуючих інформаційних потоків;
6. Вироблення варіантів рішення	Економіст-конструктор	Логічне конструювання можливих варіантів; мозковий штурм для вироблення оригінальних варіантів
7. Вибір критеріїв порівняння варіантів	Головний менеджер	Формулювання критеріїв (економічних, екологічних, технічних, соціальних, моральних); встановлення пріоритетів критеріїв
8. Порівняння варіантів	Економіст-конструктор	Математичне моделювання; проведення експертної оцінки; приведення варіантів до єдиної бази
9. Вибір за критеріями одного раціонального варіанта	Економіст-конструктор	Додання вибраному варіанту статусу остаточного управлінського рішення
10. Втілення в життя	Менеджер-технолог	Побудова дерева рішень для функціональних підрозділів; узгодження термінів виконання окремих етапів; розподіл ресурсів
11. Оцінка результату досягнення мети	Менеджер-технолог	Оперативний контроль за ходом реалізації; своєчасне коректування управлінського рішення; перехід до початку циклу вироблення чергового рішення

Успіх управлінської діяльності в значній мірі залежить від того, наскільки швидко і якісно відбувається обробка всієї необхідної документації, рух якої здійснюється за визначеними маршрутами від місця складання або надходження в організацію до відправки зацікавленим організаціям або здачі на зберігання в архів. Це рух документів називається документообігом. Він повинен бути організований таким чином, щоб не було затримок і скупчень документів на робочих місцях. З цією метою в організаціях необхідно розробляти маршрути проходження документів і встановлювати конкретні терміни їх знаходження у кожного виконавця, здійснювати контроль за їх проходженням по всіх робочих місцях. Порядок руху документів представлений на малюнку 1.2.2.

Мал. 1.2.2.

Правильна організація роботи з документами залежить від того, наскільки чітко розділені функції і обов'язки між працівниками підприємства. Точне знання своїх обов'язків підвищує відповідальність кожного працівника і виключає дублювання операцій при роботі з документами.

Відповідно до мети створення документи поділяються на:

• - розпорядчі (наказ, вказівка);
• - організаційні (положення, статут, інструкція, протокол);
• - інформаційно-довідкові (довідка, доповідна або пояснювальна записка, акт, службовий лист, телеграма, телефонограма, факсограма, посвідчення про відрядження);
• - особисті (автобіографія, заява, доручення).

У документаційне забезпечення управління можна виділити три групи документів:

• - внутрішні (створені в організації і не виходять за її межі) - розпорядча, довідково-інформаційна документація;
• - вхідні (надходять в організацію). Сюди відносяться документи вищестоящих органів управління (постанови, рішення, накази, вказівки, інструктивно-методичні листи), документи інших організацій (листи, рішення, акти), звернення громадян та т.д .;
• - вихідні (відправляються в інші організації) - листи, планово-звітна документація.

Документи розподіляються в організації відповідно до функцій підрозділів і виконавців. Ці функції закріплені в положеннях про структурні підрозділи і в посадових інструкціях виконавців.

Обробка вхідних документів. Вхідні документи (тобто вся кореспонденція, що надходить в організацію поштою, телеграфом, факсом або будь-яким іншим шляхом) повинні пройти експедиційну обробку. Співробітник експедиції, перш за все, перевіряє правильність доставки кореспонденції, її збереження (відсутність пошкоджень упаковки, повноту надісланих матеріалів і т.д.). Розкриваються всі конверти, крім особистої кореспонденції. Конверти знищуються, за винятком тих випадків, коли на конверті є позначки «конфіденційно» або «терміново», а також, якщо адреса відправника, дати відправлення і надходження проставлені тільки на конверті. Експедиційна обробка документів повинна здійснюватися в день їх надходження в організацію.

Потім входять документи сортуються на реєстровані і незареєстровані. Не всі вхідні документи підлягають реєстрації. Організація сама визначає перелік нерегістріруемих документів. Як правило, до документів, що не підлягає реєстрації, відносяться вітальні листи, каталоги, друковані видання (брошури, журнали), повідомлення про зустрічі і т.п.

На реєстрованих документах проставляється реєстраційний штамп, що містить назву організації, дату надходження документа, його номер.

Вхідні документи проходять попередню обробку в канцелярії, де їх розподіляють на потоки:

• - керівникам організації - для обов'язкового розгляду;
• - структурним підрозділам - для виконання. Документи, які виконуються декількома підрозділами, розмножуються і передаються одночасно всім виконавцям

Керівник організації, розглянувши документ, визначає виконавця, дає йому чіткі і конкретні вказівки і встановлює реальні терміни виконання. Ці вказівки оформляються у вигляді резолюції на самому документі. Відомості про виконавця і термін виконання документа заносяться секретарем-референтом в реєстраційний журнал і служать підставою для взяття документа на контроль.

Документ з резолюцією керівника передається виконавцю і знаходиться у нього в роботі до остаточного вирішення питання. Коли робота над документом завершена, на документі проставляється відмітка про його виконання і направлення до справи. Після цього документ разом з копією відповіді передається секретареві-референту для підшивки в справу.

Обробка вихідних документів. Вихідними називаються документи, що відправляються з організації. Їх обробка включає наступні етапи:

• - складання проекту документа виконавцем;
• - узгодження проекту документа;
• - перевірка правильності оформлення проекту документа;
• - реєстрація документа;
• - відправка документа адресату;
• - підшивка другого примірника (копії) документа до справи.

Проект документа складається виконавцем і узгоджується із зацікавленими посадовими особами або структурними підрозділами. До передачі підготовленого документа на підпис виконавець повинен перевірити зміст документа і додатка до нього, правильність оформлення документа, наявність необхідних реквізитів. Вихідні документи оформляються в двох примірниках, крім факсів і телефонограм, які складаються в одному примірнику.

Підготовлений проект документа подається на підпис керівнику організації. Після підписання керівником двох примірників документ реєструється в журналі реєстрації вихідних документів. При розсилці документа більш ніж в чотири адреси виконавець готує список на розсилку і після його реєстрації організовує розмноження документа.

Експедиційна обробка вихідних документів включає сортування, упаковку, оформлення поштового відправлення і здачу в відділення зв'язку. Внутрішні документи - це документи, які готуються, оформляються і виконуються в межах самої установи. Їх підготовка і оформлення здійснюються відповідно до загальних правил оформлення вихідних документів і включають наступні етапи:

• - складання проекту документа;
• - узгодження;
• - перевірка правильності оформлення;
• - підписання документа керівником;
• - реєстрація.

На етапі виконання робота з внутрішніми документами організовується згідно з правилами роботи з вхідними документами і включає наступні етапи:

• - передача документа виконавцю;
• - контроль його виконання;
• - виконання;
• - підшивка виконаного документа в справу.

Розробку проектів документів та їх узгодження здійснюють співробітники структурних підрозділів. При підготовці проекту документа необхідно враховувати зміст раніше виданих документів і нормативних актів з цього питання. Для встановлення єдиного порядку складання документів в установі розробляється інструкція з діловодства, яка містить зразки правильно оформлених документів і правила роботи з ними.

Правильно оформлений проект документа узгоджується із зацікавленими посадовими особами і підрозділами і подається на підпис керівнику. Підписаний документ реєструється і передається конкретному виконавцю. Виконавець знайомиться з документом в день його отримання і несе повну відповідальність за роботу за цим документом. Якщо його виконання доручено кільком особам, то відповідальним виконавцем вважається той, чиє прізвище стоїть першою в резолюції. Однак всі виконавці в рівній мірі несуть відповідальність за своєчасну і високоякісну роботу по виконанню документа і зобов'язані подавати відповідальному виконавцю всі необхідні матеріали (відомості, довідки тощо) у встановлені ним строки.

Істотний вплив на належне виконання документів надає хороша організація контролю за цим процесом. Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів.

Контроль виконання включає:

• - постановку документа на контроль;
• - перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;
• - перевірку і регулювання ходу виконання;
• - облік і узагальнення результатів контролю виконання документів;
• - інформування керівника.

У ряді організацій для ведення контрольних операцій використовується персональний комп'ютер, який в заданому режимі встановлює проміжні терміни виконання і виводить на екран номери документів в день, призначений для проведення по ним контрольних операцій

Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдання і повідомлення результатів зацікавленим особам і організаціям (підготовка відповіді, проведення ділової зустрічі і т. Д.).

Таким чином, в сучасній соціально-економічній обстановці в умовах пошуку оптимальних шляхів інформатизації суспільства і входження України у світовий інформаційний простір першорядне значення набуває рішення багатоаспектної проблеми документаційного забезпечення управління (ДОП), за допомогою якого процеси документування, організації документів і документообігу набувають нормативний або впорядкований характер.

ДОУ також є інструментом управління КІС підприємства. На малюнку 1.2.3 автором пропонується визначити місце служби контролінгу в системі ДОУ.

Тобто спільна злагоджена робота служб документаційного забезпечення управління та служби контролінгу дозволить підвищити якість обробки, руху і виконання документів на підприємстві. На наш погляд, служба контролінгу повинна контролювати виконання основних функцій діловодного обслуговування.

Функції діловодного обслуговування в системі ДОУ;

Функції контролінгу в системі діловодного обслуговування.

Мал. 1.2.3. Місце служби контролінгу в системі ДОУ

Отже, управління документацією розуміється як повноцінна управлінська функція організації, реалізація якої поширюється на всі стадії життєвого циклу побутування документів (від виникнення документів - до їх знищення або передачі на зберігання в архів), всі види документів і системи документації організації. Управління документацією ґрунтується на принципах економічності і ефективності і на широкому використанні нових інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент по відношенню до документації організації як повноцінному ресурсу управління. Тим самим підкреслюється взаємозв'язок документації та інформації в управлінні.

ЗМІСТ

ВСТУП .................................................................. ............... ..2
1.Інформаціонние потоки і документообіг на підприємстві
1.1.Определение ПОНЯТИЙ ...................................................... 4
1.2.ІНФОРМІРОВАНІЕ КЕРІВНИКІВ - Типові ПРОБЛЕМИ .................................................................. ............... .4
1.3.ІНФОРМАЦІОННИЕ ПРОБЛЕМИ ПІДПРИЄМСТВ ................ ... ..5
1.4.ТРЕБОВАНІЯ ДО СИСТЕМИ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ ........ 6
1.5.ОРГАНІЗАЦІЯ СИСТЕМИ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ ...... 7
1.6.Аналіз ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ .............................. .8
2.Економіческое характеристику підприємства ТОВ «ЕЛЕКТРА-Н»
2.1.Опісаніе ТОВ «ЕЛЕКТРА-Н» .......................................... ... 11
2.2.ЕКСПРЕСС Аналіз фінансового стану ТОВ «ЕЛЕКТРА-Н» ......................................................... .................. .12
3.Аналіз інформаційних потоків і Документообігу НА ПРИКЛАДІ ТОВ «ЕЛЕКТРА-Н»
3.1.Составленіе графіка інформаційних потоків ... ... 25
4.Путі вдосконалення інформаційних потоків і документообігу .......................................... ............ .. ...... ..28
ВИСНОВОК ............................................................ ............... .30
Список використаної літератури ................................................... ... ......... .32

ВСТУП
Удосконалення методів управління є одним з основних завдань, від вирішення якої залежить ступінь прогресу підприємства. З кожним роком неминуче зростає і ускладнюється інтенсивність обміну інформацією на підприємстві, в зв'язку з чим більшої актуальності набуває проблема створення методів опису, аналізу та дослідження потоків інформації. Для її вирішення розглядаються: аналіз організації; вдосконалення схеми документообігу; розробка автоматизованих систем інформаційного забезпечення. Вивчення потоків інформації дає загальне уявлення про функціонування об'єктів управління і є першим кроком в аналізі організації. На даному етапі можливо вирішення низки завдань щодо поліпшення схеми документопотоков. Подальше дослідження інформаційних потоків дозволяє виявити елементи інформаційного відображення об'єкта, відносини між ними, структуру і динаміку потоків інформації.
Проблеми своєчасного забезпечення керівників підприємства оперативною інформацією в значній мірі визначаються недосконалістю системи інформаційних потоків підприємства. В роботі розглядаються типові проблеми системи інформаційних потоків російських підприємств і підхід до їх аналізу в концепції контролінгу.
Мета курсової роботи - дослідити способи побудови ефективного документообігу на підприємстві та шляхи вдосконалення системи інформаційних потоків на прикладі ТОВ «Електра-Н».
Об'єкт дослідження - інформаційні потоки і документообіг ТОВ «Електра-Н» спеціалізірущееся в області електронних систем безпеки і життєзабезпечення в місті В. Новгороді.
Предмет дослідження - ефективність документообігу та вдосконалення системи інформаційних потоків підприємства ТОВ «Електра-Н».
Виходячи з поставленої мети, визначені наступні завдання:

розглянути поняття інформаційних потоків;
розглянути типові інформаційні проблеми підприємства;
розглянути організацію системи інформаційних потоків;
проаналізувати спрямованість і інтенсивність документообігу на підприємстві, а також шляхи його вдосконалення.

Методичною основою дослідження послужили роботи з економічної теорії наступних авторів: К. Васенева, Б.П. Бармакова, В.І. Садовникова, П.Л. Епштейна, А.А. Модіна та ін.

1. Інформаційні потоки і документообіг на підприємстві
1.1 ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТЬ
Інформаційні потоки - це фізичне переміщення інформації від одного співробітника підприємства до іншого або від одного підрозділу до іншого. Перетворення інформації (бухгалтерська проводка) не розглядається в якості інформаційних потоків.
Система інформаційних потоків - сукупність фізичних переміщень інформації, що дає можливість здійснити будь-який процес, реалізувати будь-яке рішення. Найбільш загальна система інформаційних потоків - це сума потоків інформації, яка дозволяє вести підприємству фінансово-господарську діяльність.
Інформаційні потоки забезпечують нормальну роботу організації. Мета роботи з інформаційними потоками - оптимізація роботи підприємства.

1.2 ІНФОРМУВАННЯ КЕРІВНИКІВ - Типові ПРОБЛЕМИ
Керівники підприємства (генеральний директор, фінансовий директор, начальники служб) повинні мати у своєму розпорядженні оперативну інформацію, щоб при виникненні відхилень від плану, в першу чергу за витратами, мати можливість своєчасно прийняти коригуючі рішення.
Традиційно інформацію у вигляді фактичної кошторису витрат по підприємству надає бухгалтерія. Дані у формі кошторису витрат і розрахунків на окремі види продукції надаються після того, як:
оброблені рахунку за електроенергію, газ, воду;
проведений розрахунок послуг цехів один одному і стороннім організаціям;
нарахована амортизація основних фондів;
розподілені накладні витрати між цехами і видами продукції;
нараховані податки в бюджет і проведені відрахування до позабюджетних фондів.
Після зіставлення фактичної кошторису витрат з виручкою бухгалтерія розраховує фінансовий результат.
Сьогодні на більшості російських промислових підприємств ці операції (закриття рахунків, формування витрат і фінансового результату) здійснюють щомісяця, тобто плановий відділ підприємства визначає на місяць випуск продукції, витрати і фінансовий результат, а потім розраховує фактичні дані і порівнює з плановими.
Недолік цієї системи - неоперативність. Закриття рахунків, розрахунок витрат і фінансового результату забирає у бухгалтерії стільки часу, що зазвичай фактичну кошторис витрат отримують до 20-го числа наступного місяця. Це означає, що, приймаючи рішення, керівник змушений оперувати даними двомісячної давності і більше покладатися на свою інтуїцію. Оперативно може бути надана тільки інформація про обсяг випущеної продукції (щоденні відомості з цеху) і про рух грошей на розрахунковому рахунку (платіжні доручення і виписки надходять у фінансовий відділ щодня).
Вищесказане робить необхідним створення системи забезпечення керівників підприємства оперативною інформацією про виручку і витрати. Створення такої системи - важливе завдання служби контролінгу: керівники повинні отримувати інформацію про витрати частіше, ніж раз на місяць. Для цього необхідно навести порядок в інформаційних потоках підприємства.

1.3 ІНФОРМАЦІЙНІ ПРОБЛЕМИ ПІДПРИЄМСТВ
Наведена вище ситуація з забезпеченням керівників підприємства оперативною інформацією обумовлена \u200b\u200bнедоліками організації інформаційних потоків. Серед типових недоліків системи інформаційних потоків російських підприємств слід назвати:
дублювання наданої інформації;
відсутність релевантної (істотної) інформації;
відсутність однозначного розподілу відповідальності за документи;
несвоєчасність надання інформації;
інформація може не доходити до адресата;
після отримання інформації можуть знадобитися уточнення.
Важливим завданням служби контролінгу стає вдосконалення системи інформаційних потоків, зміна алгоритмів проходження документів, автоматизація передачі інформації.
Система інформаційних потоків контролінгу повинна органічно вбудовуватися в загальну систему інформаційних потоків підприємства, інакше станеться відторгнення співробітниками підприємства нав'язаної їм схеми.
Необхідний аналіз функціонування існуючої на підприємстві системи інформаційних потоків на наявність «вузьких місць», зайвих ланок (для цього у контролерів повинні бути необхідні повноваження). Впровадження системи контролінгу призводить до перебудови і оптимізації системи інформаційних потоків - всього економічного документообігу підприємства.

1.4 ВИМОГИ ДО СИСТЕМИ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ
Інформація, яка збирається в системі контролінгу для обробки і
аналізу, повинна відповідати таким вимогам:
своєчасності, тобто інформація за витратами, виручці, прибутку має надходити тоді, коли ще має сенс її аналізувати;
достовірності;
релевантності, тобто інформація повинна допомагати приймати рішення;
корисності (ефект від використання інформації повинен перекривати витрати на її отримання);
повноті, тобто не повинно бути упущень;
зрозумілості, тобто інформація не повинна вимагати «розшифровки»;
регулярності надходження.
Система контролінгу вирішує свої завдання і в області автоматизації на підприємстві. Трудомісткість обробки деталізованої інформації за центрами витрат величезна, вручну її обробляти складно. Економісти цехів (філій, складів, магазинів) відразу вимагають автоматизувати їх працю, так як для них робота в системі контролінгу - додаткове навантаження навіть в тому випадку, якщо збір планової і фактичної інформації відбувається раз на місяць. Якщо інформація збирається раз на тиждень, то підрозділи фізично не встигнуть обробити і надати інформацію службі контролінгу, яка в свою чергу не встигатиме зводити всі дані по підприємству. Тому якщо автоматизується обробка проводок і сальдо по рахунках або нарахування амортизації, або розрахунок заробітної плати, точно так же доцільно автоматизувати і контролінгову роботу.

1.5 ОРГАНІЗАЦІЯ СИСТЕМИ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ
Для створення системи інформаційних потоків необхідно:
визначити структуру інформації, яку необхідно надавати;
проаналізувати існуючий на підприємстві документообіг;
розробити нову систему документообігу.
Структура інформації включає в першу чергу класифікацію доходів і видів витрат по об'єктах калькуляції (по підрозділах, продуктів, договорами).
В ході аналізу документообігу слід з'ясувати: чи можна збирати інформацію про видах витрат, наприклад, в середині місяця, які існують перешкоди, що потрібно зробити, щоб їх усунути? Виявляється, що можна зобов'язати комірників здавати дані по витраті матеріалів (лімітно-забірні карти) і в середині місяця, а не тільки в кінці; що табельщики можуть вводити в програму розрахунку заробітної плати дані з табеля щодня і т.д. Служба контролінгу може наказати від імені фінансового або генерального директора надавати дані частіше.
Служба контролінгу повинна домовитися з бухгалтерією про введення даних цехів за витратами, щоб далі служба контролінгу вибирала інформацію з бази даних і обробляла її за своїми «контролінгову правилами», тобто отримувала зведені аналітичні форми. В результаті обробки контролінгові дані виходять «не зовсім точними» з бухгалтерської точки зору, проте ця точність достатня для прийняття управлінських рішень. Саме ці достовірні на 95% дані потрібні фінансовому директору сьогодні, а точні на 100% бухгалтерські звіти через місяць - інформація, марна для прийняття оперативних управлінських рішень.
Служба контролінгу робить проводок, що не перераховує обороти і не змінює сальдо по рахунках - це прерогатива бухгалтерії. Служба контролінгу аналізує дані і групує їх за певними ознаками: змінні і постійні, які стосуються певному центру витрат і не належать, і т.д. Тому служба контролінгу не заважає бухгалтерії, що дозволяє їм працювати в єдиній команді.

1.6 АНАЛІЗ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ
У процесі аналізу інформаційних потоків підприємства служба контролінгу вивчає процеси виникнення, руху і обробки інформації, а також спрямованість і інтенсивність документообігу на підприємстві.
Мета аналізу інформаційних потоків - виявлення точок дублювання, надлишку та нестачі інформації, причин її збоїв і затримок.
Найбільш поширений і, мабуть, самий практичний метод аналізу інформаційних потоків - складання графіків інформаційних потоків. Для побудови графіків інформаційних потоків слід знати (або виробити самим) певні правила їх складання і умовні позначення окремих елементів.
Кожен інформаційний потік - одиничне переміщення інформації - має наступні ознаки:
документ (на чому фізично міститься інформація);
проблематику (до якої сфери діяльності підприємства відноситься інформація: до закупівель, до збуту продукції, до закриття місяця і отримання зведених витрат, до планування і т.д.);
виконавця (людини, який цю інформацію передає);
періодичність (частота передачі: щомісячно, щоквартально, щоденно).
На підприємстві виділяють два рівня деталізації інформаційних потоків:
на рівні підприємства деталізація проводиться до рівня цеху (підрозділу), тобто інформація передається між цехами і службами підприємства;
на рівні цеху (підрозділу) підприємства деталізація проводиться до рівня робочого місця, тобто інформація передається між працівниками цеху і пов'язаних з цехом служб.
Важливо дотримання єдиних правил, що дає можливість аналітичній службі розмовляти однією мовою з іншими учасниками процесу аналізу інформаційних потоків (фінансово-економічними службами, відділом автоматизації і т.д.). На рівні підприємства доцільно будувати графіки інформаційних потоків по окремим проблемам, так як кількість інформаційних потоків (зв'язків) дуже велике, тому важко виявити єдиний алгоритм. На рівні окремих цехів допускається побудова загального графіка інформаційних потоків з усіх проблем, так як тут кількість потоків (зв'язків) не надто велике, хоча можлива побудова графіків по кожній проблемі.
До графіку інформаційних потоків докладають розшифровку інформаційних зв'язків на підприємстві або в підрозділі.
Складений графік інформаційних потоків має істотний недолік - велика кількість інформаційних зв'язків ускладнює його читання і аналіз, але саме аналіз інформаційних потоків і був метою складання графіка. Тому доцільно розробляти графіки, зображує не статичні зв'язки між відділами, а потік документів, пов'язаний з виконанням якоїсь конкретної робочої завдання.

2. ЕКОНОМІЧНА ХАРАКТКРІСТІКА ПІДПРИЄМСТВА ТОВ «ЕЛЕКТРА-Н»
2.1 ОПИС ТОВ «ЕЛЕКТРА-Н»

Організація ТОВ «Електра-Н» територіально розташована за адресою: Великий Новгород, ул.Б.Санкт-Петербурзька, д.80.
Компанія "Електра-Н" заснована в 1991 р Спочатку займалася розробкою спеціального телевізійного обладнання для наукових досліджень. З 1993 р спеціалізується в області електронних систем безпеки і життєзабезпечення. В даний час в фірмі працює більше 30 чоловік. Входить до групи компаній "Електра".
Основними напрямками діяльності компанії є:
- розробка концепцій безпеки об'єктів;
- проектування систем безпеки для об'єктів будь-якої складності;
- поставка обладнання, монтаж систем безпеки;
- техніко-експлуатаційне обслуговування систем безпеки;
- навчання персоналу, консультації в галузі електронних систем безпеки і охоронних систем;
- розробка і виробництво комп'ютерних систем реєстрації зображень для потреб фотоніки, високошвидкісний фотографії та спектрометрії;
- проектування та монтаж інженерних мереж і систем, технологічного обладнання;
- Проведення робіт із забезпечення пожежної безпеки будівель і споруд;
- проектування та монтаж ЛВС.

Організаційна структура ТОВ «Електра-Н» включає в себе:
- апарат управління підприємством
- фінансово-договірний відділ
- відділ маркетингу та інновацій
- відділ інформаційних технологій
- технічний відділ
- проектний відділ
- монтажний відділ
- відділ логістики
- відділ продажу
- відділ експлуатації обладнання.

Відповідальність і повноваження всередині організації розташовуються зверху вниз, тобто від вищестоящих керівників до нижчестоящим керівникам. У свою чергу нижчестоящі керівники очолюють спеціалізовані організаційні підструктури за функціональними ознаками. Таким чином, це спосіб організації праці відповідає лінійно-функціональної структури управління.
Технологія обробки облікової інформації та документообіг розробляє, доповнює або переглядає сам головний бухгалтер або працівники бухгалтерії під контролем головного бухгалтера.

2.2 ЕКСПРЕС АНАЛІЗ ФІНАНСОВОГО СТАНУ ТОВ «ЕЛЕКТРА-Н»
Аналіз детального фінансового стану підприємства
Горизонтальний і вертикальний аналіз активів підприємства

кошти підприємства	На початок 2007		На кінець 2007		приріст
	тис. руб.	частка,%	тис. руб.	частка,%	тис. руб.	частка,%
Необоротні активи	678	22,30%	1033	14,86%	355	-7,44%
Оборотні активи	2362	77,70%	5919	85,14%	3557	7,44%
У тому числі в сфері:
виробництва	264	11,18%	84	1,42%	-180	-9,76%
звернення	2098	88,82%	5835	98,58%	3737	9,76%
З них оборотні активи:
з мінімальним ризиком вкладень	249	10,54%	2021	34,14%	1772	23,60%
з невисоким ризиком вкладень	2113	89,46%	3898	65,86%	1785	-23,60%
з високим ризиком вкладень	-	-	-	-	-	-
Разом	3040	100,00%	6952	100,00%	3912	-
В тому числі:
немонетарні активи	935	30,76%	753	10,83%	-182	-19,93%
монетарні активи	2105	69,24%	6199	89,17%	4094	19,93%

Горизонтальний аналіз активів підприємства показує, що абсолютна їх сума за звітний період збільшилася на 3912 тис руб. Це говорить про те, що підприємство підвищило свій економічний потенціал. Вертикальний аналіз активів балансу, відображаючи частку кожної статті в загальній валюті балансу, дозволяє визначити значимість змін по кожному виду активів. Отримані дані показують, що структура активів аналізованого підприємства змінилася несуттєво: зменшилася частка основного капіталу на 7,44%, а оборотного, відповідно збільшилася на 7,44%. А оборотні активи в сфері виробництва та обігу змінилися досить істотно: у сфері виробництва зменшилися на 14,65%, а в сфері обігу збільшилися на 14,65%. Значну питому вагу займають монетарні активи в загальній валюті балансу, за звітний рік їх частка збільшилася на 19,93%.

Аналіз стану запасів

показники	На початок періоду		На кінець періоду		зміни
	Тис. руб.	частка%	Тис. руб.	частка%	Тис. руб.	частка%
Запаси, в т.ч .:	264	100	84	100	-180	-
- Сировина і матеріали	103	39,02	0	0	-103	-39,02
-Готова продукція і товари для перепродажу	77	29,17	3	3,57	-74	-25,6
- витрати майбутніх періодів	84	31,82	81	96,43	-3	+64,61

В аналізований період загальна кількість запасів зменшилася на 180 тис руб, що негативно позначається на діяльності підприємства. Також знизилася кількість сировини і матеріалів на 103 тис руб і знизилися витрати майбутніх періодів на 3 тис руб. Частка готової продукції і товарів для перепродажу на кінець року зменшилася на 25,6%, що є нездоровою тенденцією діяльності підприємства.

Аналіз дебіторської заборгованості

Проведені розрахунки свідчать про збільшення дебіторської заборгованості в 2 з гаком рази і склала на кінець року 3814 тис руб .. Сума неоплачених рахунків з покупцями та замовниками також збільшилася в 2 рази. Всі дані таблиці свідчать про негативні результати діяльності підприємства в звітному році.

Аналітичний баланс підприємства

актив	сума	пасив	сума
1. Необоротні кошти	1033	1. власні кошти	4577
2. оборотні кошти:	5919	2. довгострокові позикові джерела	0
- запаси і витрати	84	3. короткострокові позикові джерела: - короткострокові кредити банків - кредиторська заборгованість	2375
- дебіторська заборгованість	3814		0
- грошові кошти	2021		2375
- короткострокові фінансові вкладення	0
- ПДВ	0
- інші	0	4. Інші пасиви	0
Разом	6952	Разом	6952

На кінець року підприємство має активів на суму 6952 тис. Руб. і зобов'язань на таку ж суму. Актив підприємства показує розміщення коштів підприємства, а пасив - звідки взялися кошти для їх придбання.

Аналіз руху грошових коштів
Обсяг грошових коштів на початок року склав 249 тис руб, а на кінець року - +2021 тис руб. Це говорить про те, що доходи підприємства зростають, а також збільшення грошових коштів підприємства позитивно впливає на ліквідність балансу.
Аналіз пасиву балансу

джерело капіталу	Наявність коштів, тис. Руб			Структура коштів,%
	На початок періоду	На кінець періоду	зміна	На початок періоду	На кінець періоду	зміна
Власний капітал	811	4577	+3766	26,68	65,84	+39,16
Позиковий капітал	2229	2375	+146 і т.д.................
* Примітка. Унікальність роботи вказана на дату публікації, поточне значення може відрізнятися від зазначеного.