Enrage pošlite kópiu na vašu e-mailovú adresu. Ako poslať list poštou. Napríklad musíte poznať rozdiel medzi

Doplnok "E-mail" poskytuje prístup cez protokol IMAP k akémukoľvek vzdialenému poštovému serveru, ktorý podporuje tento protokol, vrátane poštovej služby mail.ru (záložná Mail.ru). Záložná kópia pošty Mail ru pomocou tohto doplnku sa vytvorí automaticky.

Ako vytvoriť zálohu pošty Mail.ru pomocou doplnku E-mail?

Ak chcete, aby sa zálohovanie pošty Mail.ru stalo automatickou úlohou praktického zálohovania, použite nasledujúce pokyny:

1. Otvorte aplikáciu Handy Backup. Vyvolajte novú úlohu pomocou klávesov Ctrl+N alebo tlačidla.
2. V sprievodcovi vytvorením úlohy vyberte v kroku 1 zálohovanie údajov.
3. Prejdite na krok 2 a vyberte doplnok zo zoznamu zdrojov údajov Email.

1. Dvakrát kliknite na doplnok alebo kliknite na tlačidlo pridať - otvorí sa okno doplnku.
2. V dialógovom okne, ktoré sa otvorí, zadajte informácie o svojom účte na zálohovanie Mail.ru
>

Poznámka: kompletnú sadu štandardných nastavení pre zálohovanie pošty Mail.ru — server imap.mail.ru, port 993, typ pripojenia SSL/TLS, „Plain“.

1. Kliknite na tlačidlo OK - program vytvorí spojenie. Vráťte sa do okna pluginu.
2. Označte údaje na kopírovanie pošty.

Poznámka. Mail môžete zálohovať až do jednej správy.

1. Po označení všetkých požadovaných údajov znova kliknite na tlačidlo OK a vráťte sa na krok 2.
2. Pokračujte vo vytváraní úlohy. Viac o krokoch úlohy sa dozviete v Používateľskej príručke.

Výhody zálohovania pošty Mail.ru pomocou funkcie Handy Backup

Široký výber dátových úložísk

V kroku 3 si môžete vybrať, kam uložíte zálohu Mail.ru. K vašim službám je k dispozícii široká škála možností úložiska vrátane lokálnych a vymeniteľných diskov, FTP serverov, sieťových diskov a zariadení NAS, cloudov Yandex.Disk, Google Drive, Dropbox, OneDrive, špeciálneho úložiska HBDrive atď.

Ochrana a kompresia údajov

Zašifrujte svoje správy pomocou 128-bitového kľúča pomocou upraveného algoritmu BlowFish. Komprimujte dáta do jedného súboru alebo jednotlivo do ZIP archívu. Alebo ponechajte údaje nezmenené, aby ste mohli prezerať a upravovať zálohy pošty bez obnovy.

Rôzne možnosti zálohovania pošty

Vyberte si prírastkové, rozdielové alebo zmiešané zálohovanie pošty, aby ste ušetrili čas a sieťovú prevádzku. Ponechajte si viacero verzií zálohy mail.ru s časovou pečiatkou podľa potreby. Zbavte sa zastaraných záloh.

Volanie iných programov pred úlohou alebo po nej

Využite príležitosť spustiť iné úlohy, ako je poštový klient POP3 alebo zberač odpadu, pred alebo po úlohe zálohovania pošty Mail.ru. Automatizujte kopírovanie pošty ako súčasť vášho pracovného postupu!

Automatické spustenie a opakovanie úloh

Spustite zálohu pošty v určitom čase a opakujte ju v nastavených intervaloch od mesiacov po minúty vrátane. Spojte spustenie úlohy so systémovou udalosťou alebo pripojením USB disku. Na zmeškané úlohy použite automatické spustenie.

Ďalšie možnosti ovládania

Spustite Handy Backup ako službu Windows alebo ako program na príkazovom riadku, aby ste nerozptyľovali používateľa. Posielajte upozornenia e-mailom o vykonanej práci. Použite prehľady a protokoly na kontrolu práce. Spúšťajte úlohy manuálne z hlavného panela.

Zálohovanie pošty Mail.ru pomocou Handy Backup je plne automatizovaný a vysoko efektívny spôsob ukladania správ. Vyskúšajte to teraz stiahnutím bezplatnej 30-dňovej skúšobnej verzie!

V programe Microsoft Outlook môžete určiť, že pre všetky správy, ktoré odošlete, sa bude ostatným distribučným zoznamom alebo používateľom odosielať automatická skrytá kópia (kópia).

Jedným zo scenárov, v ktorom je toto pravidlo užitočné, je odpovedanie všetkým členom skupiny na prichádzajúce e-mailové správy, ako je napríklad Centrum pomoci. Keď jeden člen skupiny odpovie na správy, ostatní členovia skupiny automaticky dostanú kópiu odpovede a všetky odchádzajúce správy budú aktuálne.

pravidlá klienta

Vytvorte pravidlo

Teraz zakaždým, keď pošlete správu, či už ide o novú správu, prepošlete správu alebo odpoviete ľuďom alebo skupinám, ktoré sú špecifikované v pravidle, budú automaticky pridaní ako príjemcovia kópie. Mená osôb alebo skupín sa nezobrazujú v riadku „CC“ Napíšte správu, ale tieto mená sa zobrazia všetkým príjemcom správy.

Zakázanie pravidla

V zobrazení Pošta na karte Domov stlač tlačidlo pravidlá > Spravujte pravidlá a upozornenia.

Na karte v sekcii pravidlo

Kliknite na tlačidlo OK.

Pravidlá a upozornenia.

Poradenstvo:Ďalšie informácie o tom, ako rýchlo vypnúť toto pravidlo pre jednotlivé správy, nájdete v nasledujúcej časti ("").

Použitie kategórie na zakázanie automatického odosielania kópie pre jednotlivé správy

Ak chcete flexibilitu na zakázanie automatických nových pravidiel kopírovania na základe jedinej správy bez toho, aby ste museli prechádzať dialógovým oknom pravidlá a upozornenia, môžete použiť funkciu kategórií v Outlooku spolu s pravidlom.

Poradenstvo:

Najprv musíte vytvoriť pravidlo automatickej slepej kópie (CC) pre všetky e-mailové správy, ktoré odosielate.

Toto konkrétne pravidlo sa nazýva pravidlá klienta. Pravidlo klienta sa spúšťa iba na počítači, na ktorom je vytvorené, a spúšťa sa iba vtedy, keď je spustený program Outlook. Ak by ste poslali e-mailovú správu pomocou e-mailového účtu na inom počítači, pravidlo by sa nespustilo z tohto počítača, takže bolo vytvorené na tomto počítači. Toto isté pravidlo musí byť vytvorené na každom počítači, na ktorom ho plánujete používať.

Vytvorte pravidlo

Teraz sa pri každom odoslaní správy, či už ide o novú správu, keď správu prepošlete alebo odpoviete ľuďom, alebo distribučné zoznamy špecifikované v pravidle automaticky pridajú ako príjemcovia kópie. Mená osôb ani distribučné zoznamy sa nezobrazujú v riadku „CC“ Napíšte správu, ale tieto mená sa zobrazia všetkým príjemcom správy.

Zakázanie pravidla

Ak chcete zabrániť odoslaniu automatickej kópie, musíte pravidlo najskôr zakázať.

V pošte v ponuke servis stlač tlačidlo Pravidlá a upozornenia.

Na karte Pravidlá e-mailu V kapitole pravidlo zrušte začiarknutie políčka zodpovedajúceho pravidlu, ktoré ste vytvorili.

Kliknite na tlačidlo OK.

Teraz môžete poslať správu bez toho, aby ste automaticky posielali jej kópiu iným ľuďom alebo zoznamom adries. Pravidlo bude neaktívne, kým ho znova nepovolíte v dialógovom okne Pravidlá a upozornenia.

Poradenstvo:

Použitie kategórie na zakázanie automatického odosielania kópie pre jednotlivé správy

Ak chcete zakázať nové pravidlo automatického kopírovania pre jednotlivé správy bez otvorenia dialógového okna Pravidlá a upozornenia, môžete pravidlo nastaviť na kategóriu, ktorá je k dispozícii v programe Office Outlook 2007.

Upravte pravidlo, ktoré ste vytvorili skôr, aby po pridaní špecifikovanej kategórie do správy pravidlo automaticky neodoslalo kópiu.

Ak chcete vypnúť pravidlo automatického kopírovania pre správu, použite na ňu kategóriu.

Poradenstvo: Môžete použiť klávesovú skratku, ak ste ju zadali pri vytváraní kategórie.

Pri odoslaní správy sa pravidlo automatického odosielania kópie nepoužije.

Za posledné desaťročia si obchodná korešpondencia prostredníctvom e-mailu získala obrovskú popularitu a stala sa jedným z hlavných spôsobov obchodnej komunikácie. Dnes je ťažké nájsť človeka, ktorý by nepoužíval e-mail v praxi medziľudskej komunikácie. Napriek tomu si dnes mnohí kladú otázku: aby boli dodržané všetky pravidlá? Ako vytvoriť dobrý dojem o odosielateľovi pomocou kompetentného listu?

Tento článok popisuje pravidlá obchodnej e-mailovej korešpondencie a praktické rady uvedené v článku vám pomôžu naučiť sa správnu obchodnú komunikáciu pri písaní e-mailov.

Mnoho ľudí začína svoj pracovný deň tým, že si skontroluje poštovú schránku, či nemá nové správy. Ale, žiaľ, napriek prevládaniu tohto spôsobu výmeny informácií mnohí nevedia správne používať jazyk obchodnej korešpondencie a berú e-maily na neformálny spôsob komunikácie.

Vďaka rýchlosti doručenia zjednodušuje výmenu dôležitých úradných dokumentov, formulárov, žiadostí, no aj tu ľudia robia chyby pri odosielaní listov. Často sa stáva, že pri písaní e-mailu pri výmene akýchkoľvek súborov z nejakého dôvodu adresáti neskladajú úvodné eseje a nezadávajú témy, čo môže príjemcom skomplikovať prácu. Účelom tohto článku je odpovedať na otázku: ako poslať e-mail a dodržiavať všetky pravidlá obchodnej písomnej komunikácie e-mailom?

Pri písaní e-mailov musia byť vyplnené všetky poskytnuté polia

Pravidlá obchodnej e-mailovej korešpondencie ukladajú odosielateľovi listu povinnosť vyplniť všetky polia uvedené v e-maile, ako je adresa a meno príjemcu a odosielateľa listu. Nezabudnite opísať predmet, ktorý stručne popisuje podstatu odosielaného listu. Osud odoslaného listu a rýchlosť riešenia problému v ňom uvedeného veľmi často závisí od správne opísanej témy. Pracovný e-mail by mal začínať pozdravom – tento jednoduchý prejav úcty k príjemcovi je v korešpondencii veľmi dôležitý. Po pozdrave by mal nasledovať text, ktorý sa nazýva "telo listu" a na konci sa nechá podpis, napríklad "S úctou Brisov Petr Ivanovič."

Pozdravy v obchodnej korešpondencii

V tomto bode stojí za to zamerať vašu pozornosť ďalej, pretože gesto rešpektu je veľmi dôležité v každom aspekte obchodnej komunikácie. Optimálna pozdravná fráza je „Dobré popoludnie“ alebo „Dobrý deň“. Vedenie obchodnej korešpondencie prostredníctvom e-mailu obmedzuje odosielateľa v používaní fráz „Dobrý večer“ alebo „Dobré ráno“, pretože príjemca môže list prečítať oveľa neskôr, ako ho dostane. Rovnako nie je správne používať pri pozdrave hovorové výrazy používané pri pozdrave.

Po slove alebo fráze pozdravu by ste mali osloviť príjemcu menom a priezviskom, a ak je meno odosielateľovi neznáme, tento moment možno preskočiť. Potom môžete pristúpiť k prezentácii účelu listu.

Prílohy v obchodnej e-mailovej korešpondencii

Ak hlavným účelom listu nie je len písomné rozprávanie a prezentácia podstaty problému, ale aj zaslanie súboru, potom je lepšie priložiť odovzdaný predmet. Často sa stáva, že mnohí odosielatelia kvôli nepozornosti, ktorí v texte listu uviedli podstatu problému, zabudnú pripojiť potrebnú prílohu. Takáto nedbalosť môže nepriaznivo ovplyvniť obchodnú povesť odosielateľa obchodného listu.

E-mailová adresa by mala byť rozpoznateľná a stručná.

Pravidlá obchodnej e-mailovej korešpondencie ukladajú odosielateľovi povinnosť mať rozpoznateľné elektronické meno, ktoré musí obsahovať pravdivé údaje o mene odosielateľa. Oficiálne listy a odvolania vyzerajú veľmi nestručne a hlúpo, keď sú v e-mailovej adrese uvedené neformálne výrazy alebo slová, napríklad e-mailová adresa „limon_petya“. Pre dospelého človeka to vyzerá veľmi nedôstojne. Pre obchodnú korešpondenciu je lepšie vytvoriť samostatný e-mail a dodržiavať etiketu obchodnej e-mailovej korešpondencie.

Použitie funkcie Rýchla odpoveď (odpoveď) na odpovedanie na predtým prijaté e-maily

Funkcia Reply or Response (skrátene Re:) pomáha používateľovi rýchlym spôsobom odpovedať na predtým odoslané správy od odosielateľa. Táto funkcia má tiež univerzálnu schopnosť prečítať predchádzajúcu korešpondenciu s partnerom na danú tému. Pravidlá obchodnej e-mailovej korešpondencie však ukladajú odosielateľovi povinnosť premenovať predmet obchodného listu, ak sa v priebehu korešpondencie zmení podstata diskusie.

Pred odoslaním obchodného listu skontrolujte pravopisné chyby a interpunkčné chyby.

E-mail zjednodušuje výmenu informácií, ale v obchodnej korešpondencii by ste nemali zanedbávať pravidlá ruského jazyka, pretože neopatrne urobená chyba môže ovplyvniť autoritu odosielateľa. Pred odoslaním listu by ste mali text niekoľkokrát skontrolovať a starostlivo skontrolovať, či neobsahuje pravopisné chyby a interpunkčné chyby. Mnoho e-mailových klientov má kontrolu pravopisu, takže dávajte pozor na slová podčiarknuté červenou farbou. Ak máte akékoľvek pochybnosti o správnom pravopise, mali by ste vyhľadať pomoc na internete alebo skontrolovať pravopis pomocou pravopisného slovníka.

Pole adresy musí byť vyplnené ako posledné.

Aby ste sa vyhli odosielaniu nedokončených alebo neupravených listov, adresu príjemcu obchodného listu zadávajte až na poslednú chvíľu pred odoslaním. Toto pravidlo je zahrnuté aj v základoch obchodnej e-mailovej korešpondencie. Stáva sa, že pri vypĺňaní poľa adresát môže e-mail ponúknuť zoznam predtým použitých adresátov, tu by ste mali zamerať svoju pozornosť aj na to, aby ste omylom neodoslali zostavený obchodný list cudziemu adresátovi.

Štruktúrovanie obchodného listu

Pravidlá štruktúrovania textu platia nielen pre papierové médiá, ale aj pre pravidlá obchodnej korešpondencie prostredníctvom e-mailu. Pre príjemcu nie je vždy vhodné čítať veľké množstvo textových správ na obrazovke monitora. Aby ste tento bod zjednodušili, mali by ste text rozdeliť na logicky vytvorené malé odseky a vyhnúť sa komplikovaným vetám pri písaní textu obchodných listov. Optimálna dĺžka jednej vety v obchodnom liste by nemala byť väčšia ako pätnásť slov.

Podstata obchodného listu by mala byť uvedená vo veci samej

Okrem uvedeného predmetu obchodného listu by adresáta mala zaujímať aj jasne formulovaná prvá a druhá veta hlavného textu. Úlohou odosielateľa je na začiatku listu uviesť podstatu problému alebo problému, s ktorým sa obracia na adresáta. V prvej vete by mal byť uvedený účel, na ktorý sa obchodný list posiela. Príklad: „Oznamujeme vám, že sa končia podmienky záväzku zo zmluvy č. 45 zo dňa 02.01.2017 „O dodávke sypkých materiálov“. Na predĺženie zmluvy by ste mali predložiť nový balík dokumentov. Vďaka určenému účelu má príjemca možnosť ponoriť sa do hlavnej myšlienky obchodného listu. Ak je text listu príliš veľký, potom je lepšie použiť funkciu pripojenia predmetu ako prílohy vo forme textového dokumentu, ale zároveň by mala byť v textovom poli ponechaná titulná esej, ktorá osvetľuje obchodný list. Ukážka: „Posielame vám elektronickú kópiu listu od Mak-Stroy LLC na posúdenie. Dovoľujeme si Vás požiadať, aby ste nám oznámili svoje rozhodnutie o predĺžení Zmluvy č. 45 zo dňa 2. januára 2017 „O dodávke sypkých materiálov“ do termínu uvedeného v liste.“

Na každý obchodný e-mail je potrebné odpovedať.

Existujú negatívne príklady obchodnej korešpondencie, keď príjemca z nejakého dôvodu ignoruje obchodný list. Niekedy skutočne môžu nastať prípady, keď nie je možné dať odpoveď kvôli určitým situáciám, napríklad lehota na vyriešenie problému môže trvať niekoľko dní alebo je príjemca zamyslený a nemôže okamžite odpovedať na položenú otázku. V tomto prípade treba uviesť krátky komentár k tejto veci, napríklad: „Dobrý deň, Petr Ivanovič. Dostal som váš list, ale dnes je pre mňa ťažké odpovedať, pretože sa musím poradiť s vyšším vedením. Váš problém nahlásim generálnemu riaditeľovi našej spoločnosti a do konca týždňa dám oficiálnu odpoveď. S pozdravom, obchodný manažér Belov Ivan Gennadievich.

Je potrebné pripomenúť, že ak odpoveď nebola poskytnutá do troch pracovných dní, mlčanie príjemcu obchodného listu možno hodnotiť ako ignorovanie a odmietnutie komunikácie s odosielateľom.

Pri zostavovaní odpovedí by ste mali odpovedať na všetky položené otázky.

Ak má list odoslaný adresátovi dotazovaciu povahu, potom pri zostavovaní listu by mali byť odpovede na otázky uvedené v poradí, ktoré je uvedené v prijatom texte obchodného listu. Ak boli položené otázky, odosielateľ dúfa, že na ne dostane konkrétne odpovede. Pri skladaní listu by sa odpovede nemali číslovať, stačí uviesť myšlienku v poradí. Ak chcete odpovedať na všetky položené otázky, musíte si najprv niekoľkokrát prečítať prijatý obchodný list a ak je otázok príliš veľa, je lepšie ich napísať oddelene, aby ste nezmeškali. Ak nie je možné odpovedať na niektoré z položených otázok, stojí za to uviesť, že v súčasnosti z nejakého dôvodu nie je možné odpovedať.

Nezneužívajte skratky, emocionálny dizajn a veľké písmená

Existujú negatívne príklady obchodnej korešpondencie, keď ju odosielatelia riedia neformálnymi znakmi vo forme emotikonov. Ich používanie je obľúbené pri komunikácii na sociálnych sieťach, pravidlá obchodnej korešpondencie však takéto prejavy emócií nevítajú, keďže príjemca nemusí poznať ich skutočný význam a považovať ich za nepochopiteľný súbor interpunkčných chýb.

Oplatí sa tiež odmietnuť písať text veľkými písmenami. Na internete sa súbor slov napísaných veľkými písmenami nazýva „kričiace frázy“ a častejšie takéto frázy nesú negatívnu konotáciu. Príjemca pri čítaní obchodného e-mailu môže takéto písmo vnímať negatívne, čo nepriaznivo ovplyvní vnímanie významu. Ak je v obchodnom liste potrebné zdôrazniť dôležitosť niektorého bodu, je lepšie použiť úvodné vety, napríklad „Upozorňujeme, že balík dokumentov na predĺženie zmluvy je potrebné dodať najneskôr do 2.10. 2017“ alebo „Upozorňujeme, že doklady na predĺženie zmluvy je potrebné predložiť do 10.2.2017.

Neposielajte citlivé informácie e-mailom

Na prenos osobných alebo dôverných informácií je lepšie odmietnuť e-mailové schránky, pretože hrozí zachytenie informácií votrelcami na ich vlastné sebecké účely. Takéto informácie môžu zahŕňať: telefónne čísla, heslá k bankovým kartám, osobné bankové účty atď. Je dôležité si uvedomiť, že informácie sú uložené na serveri poštového agenta a v prípade hackerstva môžu byť odcudzené.

Na konci listu musí byť podpis odosielateľa.

Ako už bolo spomenuté, každý odoslaný e-mail musí obsahovať špecifický podpis. Vývojári poštových schránok často zavádzajú funkciu podpisového bloku, do ktorého môžete zadať svoje údaje o pozícii, mene a kontaktnom telefónnom čísle. Následne sa tento blok automaticky zobrazí na konci každého písmena, čo uľahčí písanie. Je dôležité správne napísať podpis, aby mal príjemca možnosť pri odpovedi na list správne osloviť odosielateľa. Príklad podpisu môže vyzerať takto: "S úctou, Nikolaj Aleksandrovič Petrov, +79810000000."

Na záver možno poznamenať, že na to, aby ste pochopili, ako viesť obchodnú korešpondenciu prostredníctvom e-mailu, nemusíte ovládať ďalšie a zložité základy. Stačí dodržiavať základné pravidlá etikety a dodržiavať normy ruského jazyka.

Ak potrebujete poslať kópie niektorých listov v pošte Mail.ru do inej poštovej schránky (e-mailu), t.j. poslať nie všetku poštu, ale iba tú, ktorá prichádza z konkrétnej adresy alebo obsahuje nejaké špecifické slová, potom podľa tohto podrobného návodu "" bude nastavenie trvať 3 minúty.

Krok 1. V pošte nájdeme požadované písmeno v priečinku „Doručená pošta“ a označíme ho začiarknutím, potom v rozbaľovacej ponuke „Viac“ vyberte možnosť „Vytvoriť filter“:

Krok 2 Otvorí sa stránka s mnohými nastaveniami filtra, aby ste nastavili filter na odosielanie niektorých listov na iný e-mail, zaškrtnite prvý riadok „Od“ a do protiľahlého stĺpca vložte adresu alebo jej časť, z ktorej prichádzajú listy. V druhom odseku uvádzame adresu, na ktorú sa majú kópie posielať. V treťom odseku uveďte, čo robiť s listom prijatým vo vašej pošte. Ďalej zadajte svoje e-mailové heslo a kliknite na „Pridať filter“:
Krok 3 Teraz sa na zadanú adresu automaticky odošle list s potvrdzovacím kódom, tento kód je potrebné zadať do príslušného poľa, ktoré nájdete v ľavom menu „Filtre“. V hornom riadku bude neoverená adresa na preposielanie, kliknite na tento odkaz a zobrazí sa pole na prilepenie kódu:

Po nastavení vám prídu špecifikované písmená na adresu, ktorú ste uviedli a potvrdili kódom. Na nastavenie presmerovania všetku prichádzajúcu poštu použiť iný.

„Poštová“ etiketa nevyžaduje dokonale navrhnutý text. Môže to trvať príliš dlho. Hlavné je vyhnúť sa tomu, o čom budeme písať nižšie – na začiatok to bude stačiť.

Odoslanie e-mailu, ktorý nie je naliehavý, označený ako „urgent“

„Je to ako v rozprávke o chlapcovi, ktorý neustále kričal „vlci“. Ak zneužijete označenie „naliehavé“, ľudia prestanú reagovať na vaše e-maily. A skutočne dôležitý list môže zostať nepovšimnutý.

známosť

Áno, tón vášho e-mailu môže odrážať váš vzťah s príjemcom. Môžete však byť považovaný za neprofesionálneho, ak si dovolíte byť v korešpondencii príliš neformálny. Nepoužívajte nadmerne výkričníky, emotikony, farebný text, ozdobné fonty alebo príliš krátke správy.

Buďte obzvlášť opatrní, ak musíte pracovať s ľuďmi rôzneho veku, s jazykovou bariérou alebo s tými, ktorí uprednostňujú tradičnejšiu formu komunikácie.

Príliš suchý tón

Zároveň by ste ani vy nemali byť roboti. Nič, ak v listoch ukážete svoj charakter alebo nadšenie - v rozumných medziach.

Odpovedať všetkým

Pracovný email neslúži na zábavu, ale na komunikáciu. Ak teda odpovedáte na e-mail odoslaný skupine ľudí, dobre si rozmyslite, či kliknete na „odpovedať všetkým“. Aby ste to dosiahli, vaša odpoveď musí byť pre každého mimoriadne dôležitá.

Posielanie kópií bez povolenia

Zdieľanie informácií iných ľudí s ostatnými je prinajmenšom neprijateľné. Nezáleží na tom, či klientovi pošlete kópiu listu od svojho šéfa, ktorý mu akýmkoľvek spôsobom odpovedal, alebo zapojíte jedného zamestnanca do osobnej korešpondencie s iným. Málokomu sa môže páčiť, ak pošlete kópiu listu bez jeho súhlasu.

Posielanie slepých kópií

Posielanie slepých kópií vyvoláva nedôveru. Ak chcete niekomu poslať list a táto osoba by sa teoreticky nemala zúčastňovať na pracovnej korešpondencii, skopírujte text a pošlite ho ako samostatný list.

Nedefinovaný predmet e-mailu

Témy ako „To som ja“, „Ahoj“ alebo „Pre vašu informáciu“ (FYI) jednoducho nepriťahujú pozornosť. Osoba nebude chápať, čo je v stávke, a nebude chcieť odpovedať na list. Pracovné listy by mali byť jasné a stručné. Príjemca s väčšou pravdepodobnosťou otvorí e-mail, ak pochopí, čo od neho chcete.

Posiela sa príliš veľa súkromných e-mailov

Niekedy môžete použiť vtipy, dojemné príbehy a motivačné citáty, aby ste niekoho rozveselili. Ale ľudí to rýchlo omrzí a je úplne jedno, s akými úmyslami ste im napísali. Ak posielate príliš veľa súkromných e-mailov, jednoducho sa nastavia na automatické odstraňovanie.

byť drzý

Nemali by ste posielať listy plné jedu, pretože ľudia vám to príležitostne pripomenú. Namiesto toho napíšte list a nechajte ho dva dni v Konceptoch. Potom sa k nemu môžete vrátiť a upraviť ho a odstrániť ostne. Takto rýchlejšie dostanete to, čo chcete. Navyše s vami bude zaobchádzané ako s veľmi trpezlivým a premysleným profesionálom.

hlúpa poštová adresa

Ak posielate e-mail klientovi, zamestnancovi alebo potenciálnemu zamestnávateľovi, nepoužívajte e-mail s názvom „neprofesionál“. Ak je v názve pošty niečo, čo tvrdí, že je vtipné alebo obsahuje sexuálne či vulgárne konotácie (niečo ako [chránený e-mailom]), riskujete, že od samého začiatku nastavíte partnera voči sebe negatívne. Vytvorte samostatnú poštu pre čisto profesionálne potreby.

Tlačové chyby

Skutočnosť, že e-mail bol odoslaný z iPhone, nie je ospravedlnením pre odosielanie nedbalých e-mailov. Ak v liste urobíte viac chýb, môže to byť považované za neprofesionálne. Ak ide o veľmi dôležitý list a niekam sa ponáhľate, skúste si ho pred odoslaním aspoň skontrolovať.

Posielanie emailov skoro ráno

Väčšina ľudí pri prijímaní listov pozerá na čas odoslania. Ak je list odoslaný príliš skoro, môže sa s vami zaobchádzať negatívne. Minimálne vás budú považovať za workoholika bez súkromia. Horšie je, ak sa stanete posadnutým. Ak vás inšpirácia v noci zobudí, napíšte list, uložte si ho do Konceptov a pošlite ho počas pracovnej doby.

Príliš veľa interpunkčných znamienok

Ľudia sa niekedy nechajú uniesť a dajú veľa výkričníkov. Výsledok sa niekomu môže zdať nezrelý alebo príliš emotívny. Nezneužívajte!!!

Neprofesionálne písma

Purple Comic Sans má svoje vlastné využitie. V biznise je lepšie používať klasické fonty, farby a veľkosti. Vaše listy by mali byť ľahko čitateľné.

Typicky sa používa veľkosť písma 10 alebo 12. Najlepšie sú písma, s ktorými sa pracuje, sú ľahko čitateľné písma ako Arial, Calibri alebo Times New Roman. Uprednostňuje sa čierna.

príliš dlhý list

Väčšina ľudí trávi niekoľko sekúnd čítaním e-mailov, nie minúty. Mnohí vo všeobecnosti len prechádzajú textom očami, takže na základe toho píšte listy. Ľudia ťažko čítajú veľké odseky – rozdeľte text na menšie bloky. Zvýraznenia a zoznamy s odrážkami sa čítajú oveľa ľahšie. Hlavný bod môžete zvýrazniť aj tučným písmom alebo kurzívou, ale nerobte to často.