Vytvorte zoskupenú alebo súhrnnú správu. Zoskupovanie a triedenie údajov v režime tabuľky režimu Access Access vo formulári nie je aktívne

Zoradenie, vyhľadávanie a filtrovanie údajov

Údaje uložené v databázových tabuľkách je možné efektívne využiť iba vtedy, ak existujú jednoduché a dostupné prostriedky na nájdenie potrebných informácií. Tabuľky môžu obsahovať obrovské množstvo záznamov a dobrý DBMS by mal poskytovať možnosť rýchlo a ľahko nájsť a vybrať medzi nimi tie správne. Access 2002 je v tomto ohľade príkladom toho, ako môžete tieto operácie vykonávať s cieľom maximalizovať dojem používateľov a súčasne efektívne spracovať veľké množstvo údajov.

Operácia triedenia údajov sa vždy používa na uľahčenie nájdenia potrebných informácií. Keď je tabuľka zobrazená na obrazovke (alebo na papieri), je oveľa jednoduchšie nájsť požadovaný riadok, ak sú riadky v poriadku. Ste zvyknutí na to, že tabuľkové údaje sú zoradené podľa abecedy, podľa dátumu, zvyšovaním alebo znižovaním hodnôt v stĺpcoch obsahujúcich čísla. V rôznych situáciách by sme však chceli triediť riadky podľa rôznych kritérií (stĺpce tabuľky). V ideálnom prípade by sa to malo robiť ľahkým pohybom ruky. Presne to vám Access umožňuje. Štandardne je tabuľka otvorená v režime Tabuľka zoradená podľa hodnoty poľa kľúča. Ak pre tabuľku nie je definované žiadne pole kľúča, záznamy sa zobrazia v poradí, v akom boli do tabuľky vložené. Ak potrebujete zoradiť záznamy podľa hodnoty iného poľa, umiestnite kurzor na ľubovoľný riadok zodpovedajúceho stĺpca a kliknite na jedno z tlačidiel na paneli s nástrojmi: Zoradiť vzostupne alebo Zoradiť zostupne.

Ďalší spôsob vykonania tejto operácie: kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľný riadok požadovaného stĺpca a z kontextového menu vyberte príslušný príkaz (obr. 1).

Záznamy si teda môžete objednať podľa ľubovoľného stĺpca v tabuľke. Existujú iba obmedzenia pre typ údajov, ktoré je možné usporiadať - nemôžete triediť hodnoty polí typu MEMO, hypertextových odkazov alebo objektov OLE.

Ak chcete správne používať triedenie, musíte poznať niekoľko jednoduchých pravidiel.

· Pri triedení vzostupne sa ako prvé v zozname zobrazia záznamy obsahujúce prázdne polia (s prázdnymi hodnotami).

· Čísla v textových poliach sú zoradené ako reťazce znakov, nie ako číselné hodnoty. Ak ich chcete zoradiť číselne, všetky textové reťazce musia obsahovať rovnaký počet znakov. Ak reťazec obsahuje menej znakov, musíte najskôr vložiť nulové nuly.

· Keď uložíte tabuľku, uloží sa aj poradie zoradenia.

Ryža. 1.

Komentovať

Poradie zoradenia závisí od jazykových nastavení definovaných v dialógovom okne Možnosti pri vytváraní databázy. Ak chcete zmeniť toto nastavenie, vyberte príkaz Možnosti z ponuky Nástroje, otvorte kartu Všeobecné a v poli Nové poradie zoradenia databázy vyberte požadovaný jazyk.

Ak zmeníte poradie zoradenia záznamov v tabuľke a potom sa rozhodnete ju zatvoriť, Access sa vás opýta, či chcete uložiť zmeny rozloženia. Ak odpoviete Áno, nové poradie zoradenia sa uloží a prehrá sa pri nasledujúcom otvorení tabuľky. Na návrat k pôvodnému poradiu zoradenia (podľa hodnoty poľa kľúča) je potrebné vykonať príkaz z ponuky Záznamy, Odstrániť filter / Zoradiť.

Niekedy je potrebné zoradiť podľa hodnoty viacerých polí. Za týmto účelom najskôr presuňte stĺpce, ktoré majú byť zoradené tak, aby sa objavili, po prvé vedľa seba, a po druhé, berúc do úvahy priority, priority sú nastavené zľava doprava, pretože hodnoty v stĺpci úplne vľavo budú najskôr zoradené. Potom musíte vybrať všetky stĺpce a kliknúť na tlačidlá Zoradiť vzostupne alebo Zoradiť zostupne na paneli s nástrojmi.

Existujú štyri metódy, ktoré môžete použiť na filtrovanie záznamov v režime Mriežka alebo Formulár: filtrovať podľa výberu, filtrovať podľa formulára, filtrovať vstup a rozšírený filter.

Výberový filter

1. Spustite program Microsoft Access a potom otvorte databázu

2. V poli vo formulári, podformulári, tabuľke alebo podtabuľke vyberte jednu inštanciu hodnoty, podľa ktorej chcete filtrovať (napríklad meno alebo číslo).

3. V záznamoch vyberte položku Filtrovať a potom kliknite na tlačidlo Filtrovať podľa výberu.

4. Opakujte kroky 2 a 3, kým nebudete mať požadovaný súbor záznamov.

POZNÁMKA: Môžete tiež filtrovať záznamy, ktoré nemajú konkrétny význam. Po výbere hodnoty kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte položku Filtrovať Vylúčiť vybraté.

Filtrovať podľa tvaru

1. Otvorte formulár v režime formulára alebo tabuľky, režime dotazu alebo formulára v

Zobrazenie tabuľky s údajmi. Filtrujte položky v podtabulke zobrazujúcej podtabuľku kliknutím na jej indikátor rozbalenia.

2. V záznamoch vyberte položku Filtrovať a potom kliknutím na tlačidlo Filtrovať podľa formulára prejdite do okna bežného filtra.

Môžete nastaviť podmienky pre formulár, hlavnú tabuľku podformulára alebo akúkoľvek zobrazenú tabuľku podformulárov. Každý podformulár alebo podtabulka má svoje vlastné karty Hľadať a Alebo.

1. Vyberte pole a zadajte kritériá.

2. Zadajte podmienku filtra výberom hodnoty, ktorú hľadáte v zozname hodnôt polí (ak zoznam obsahuje hodnoty polí), alebo zadajte hodnotu do poľa.

3. Ak chcete nájsť záznamy, v ktorých je konkrétne pole prázdneho alebo prázdneho typu, zadajte do poľa hodnotu Null alebo Nie.

4. Ak chcete zadať ďalšie hodnoty, ktoré obsahujú položky vo filtri, kliknite na kartu Alebo vo formulári, podformulári, tabuľke alebo podtabuľke, ktorú chcete filtrovať, a potom zadajte ďalšie podmienky.

5. V ponuke Filter kliknutím na tlačidlo Použiť filter zobrazíte výsledky filtrovania.

Filter na zadávanie údajov

1. Otvorte formulár v zobrazení Form alebo Tabuľka, Dotaz alebo Formulár v zobrazení Tabuľka údajov. Filtrujte položky v podtabulke zobrazujúcej podtabuľku kliknutím na jej indikátor rozbalenia.

2. Kliknite pravým tlačidlom myši na pole v režime podformulára, tabuľky alebo podtabuľky a zadajte požadovanú hodnotu, ktorou chcete filtrovať okno kontextovej ponuky.

3. Ak chcete použiť filter, stlačte kláves Enter a potom zatvorte kontextovú ponuku.

Rozšírený filter

1. Otvorte formulár v zobrazení Form alebo Tabuľka, Dotaz alebo Formulár v zobrazení Tabuľka údajov.

2. Kliknite na formulár, podformulár, tabuľku alebo podtabulku, ktoré chcete filtrovať.

3. V záznamoch vyberte položku Filter a potom kliknite na tlačidlo Rozšírený filter.

4. Pridajte polia, ktoré potrebujete na zadanie hodnôt alebo iných kritérií, ktoré filter použije na vyhľadanie záznamov v štruktúre mriežky.

5. Ak chcete určiť poradie zoradenia, kliknite na položku Zoradiť pre pole v bunke, kliknite na tlačidlo so šípkou a vyberte poradie zoradenia. Program Microsoft Access najskôr zoradí pole úplne vľavo v návrhu dotazu, potom zoradí ďalšie pole vpravo a podobne.

6. Do Podmienok pre polia, ktoré sú zahrnuté, zadajte hodnotu do bunky Pri hľadaní alebo zadajte výraz.

7. V ponuke Filter kliknutím na tlačidlo Použiť filter zobrazíte výsledky filtrovania.

Access 2010 vám dáva možnosť pracovať s veľkým množstvom údajov, čo znamená, že pre vás môže byť ťažké vedieť čokoľvek o svojej databáze len tým, že sa na ňu pozriete. Zoradenie a filtrovanie sú dva nástroje, ktoré vám umožňujú prispôsobiť si organizáciu a zobrazenie údajov, a uľahčiť tak prácu s nimi.

O triedení a filtrovaní

Triedenie a filtrovanie sú v zásade nástroje, ktoré vám umožňujú organizovať údaje. Keď triedite údaje, dávate ich do poriadku. Filtrovanie údajov vám umožňuje skryť nedôležité údaje a zamerať sa iba na údaje, ktoré vás zaujímajú.

Zoradenie záznamov

Keď triedite záznamy, zadávate ich v logickom poradí a podobné údaje sú zoskupené. V dôsledku toho sú zoradené údaje často ľahšie čitateľné a zrozumiteľnejšie než netriedené údaje. Access predvolene triedi záznamy podľa ich identifikačných čísel. Existuje však mnoho ďalších spôsobov nahrávania záznamov. Napríklad informácie v databáze vo vlastníctve pekárne je možné triediť niekoľkými spôsobmi:

• Objednávky je možné triediť podľa dátumu objednávky alebo podľa priezviska zákazníkov, ktorí uskutočnili objednávky.
• Zákazníkov je možné zoradiť podľa mena alebo podľa mesta alebo PSČ, kde zákazníci žijú.
• Výrobky je možné triediť podľa názvu, kategórie (koláče, koláče, vdolky atď.) Alebo ceny.

Text aj čísla môžete triediť dvoma spôsobmi: vzostupne a zostupne. Vzostupne znamená ísť hore, takže zoradenie vzostupne zoradí čísla od najmenšieho po najväčšie a text od A do Z. Zostupne znamená zostup alebo najväčšiu hodnotu pre čísla a Z až A pre text. Predvolené triedenie ID zobrazené vo vašich tabuľkách je vzostupné, takže sa najskôr zobrazia najnižšie identifikačné čísla.

V našom prípade budeme triediť podľa tabuľky. Záznamy však môžete triediť v ľubovoľnom objekte Accessu. Postup je v zásade rovnaký.

Ak chcete zoradiť záznamy:

Tabuľka bude teraz zoradená podľa vybratého poľa.

Nové zobrazenie uložíte kliknutím na tlačidlo Uložiť na paneli s nástrojmi Rýchly prístup.

Po uložení zoradenia budú záznamy zoradené týmto spôsobom, kým nevykonáte ďalšie triedenie alebo neodstránite súčasné. Ak chcete triedenie odstrániť, jednoducho kliknite na príkaz Odstrániť zoradenie.

Filtrovanie záznamov

Filtre vám umožňujú zobraziť iba údaje, ktoré chcete zobraziť. Pri vytváraní filtra nastavujete kritériá pre údaje, ktoré chcete zobrazovať. Filter potom vyhľadá všetky záznamy v tabuľke, nájde tie, ktoré vyhovujú vašim kritériám vyhľadávania, a dočasne skryje tie, ktoré nie sú.

Filtre sú užitočné, pretože vám umožňujú zamerať sa na konkrétne záznamy bez toho, aby vás rozptyľovali údaje, ktoré vás nezaujímajú. Ak máte napríklad databázu, ktorá obsahuje informácie o zákazníkoch a objednávkach, môžete vytvoriť filter, ktorý bude zobrazovať iba zákazníkov, ktorí žijú v konkrétnom meste, alebo iba objednávky obsahujúce konkrétny produkt. Zobrazenie týchto údajov pomocou filtra bude oveľa pohodlnejšie, ako ich hľadať vo veľkej tabuľke.

V našich príkladoch a vysvetleniach použijeme filtre na tabuľky. Filtre však môžete použiť na ľubovoľný objekt Accessu. Postup je v zásade rovnaký.

Ak chcete vytvoriť jednoduchý filter:

Kliknite na tlačidlo OK. Filter sa použije. V našej tabuľke klientov sa teraz zobrazujú iba klienti, ktorí žijú v meste Cary.

Prepínanie filtra vám umožňuje zapnúť a vypnúť. Ak chcete zobraziť príspevky bez filtra, stačí kliknúť na tlačidlo Prepnúť filter. Ak chcete filter obnoviť, kliknite naň znova.

Vytvorenie filtra z výberu

Voliteľné filtrovanie vám umožňuje vybrať konkrétne údaje z tabuľky a nájsť údaje, ktoré sú im podobné alebo nepodobné. Ak napríklad pracujete s databázou v pekárni a chcete nájsť všetky výrobky, ktorých názvy obsahujú slovo čokoláda, môžete toto slovo vybrať v jednom názve produktu a vytvoriť filter s týmto výberom. Vytvorenie filtra výberu môže byť pohodlnejšie ako vytvorenie jednoduchého filtra, ak pole, v ktorom pracujete, obsahuje veľa položiek.

Vytvorenie filtra z výberu:

Filter sa použije. Naša tabuľka teraz zobrazuje iba výrobky s názvom čokolády.

Vytvorenie filtra z vyhľadávacieho dopytu

Môžete tiež vytvoriť filter zadaním hľadaného výrazu a určením, ako sa údaje zhodujú s danými výrazmi. Vytvorenie filtra z hľadaného výrazu je podobné vytvoreniu filtra z výberu.

Filtrovanie textu podľa vyhľadávacieho dopytu

Pri filtrovaní textu zadaním hľadaného slova môžete použiť niektoré z rovnakých možností, aké používate pri filtrovaní podľa výberu, napríklad Obsahuje, Neobsahuje, Končí C a nekončí. Môžete si tiež vybrať jednu z nasledujúcich možností:

• Rovnaké hodnoty, ktoré zahŕňajú iba údajové záznamy, ktoré sú zhodné s vybratými údajmi
• Nie je rovnaké, čo zahŕňa všetky záznamy okrem údajov, ktoré sú zhodné s výberom
• Začína na, ktoré zahŕňa iba záznamy, ktorých údaje pre vybraté pole začínajú vyhľadávacím dopytom
• Nezačína sa vrátane všetkých záznamov okrem tých, ktorých údaje pre vybraté pole začínajú vyhľadávacím dopytom

Filtrovanie textu pre hľadaný výraz:

Filtrujte čísla podľa hľadaného výrazu

Filtrovanie čísel pomocou hľadaného výrazu je podobné filtrovaniu textu. Pri práci s číslami sú však k dispozícii rôzne možnosti filtrovania. Okrem Rovných a Nerovných si môžete vybrať aj:

• Viac než len zahrňte položky s číslami v tomto poli, ktoré sú väčšie alebo rovné číslu, ktoré zadáte
• Menšie ako zahrnúť iba záznamy s číslami do tohto poľa, ktoré sú menšie alebo rovné zadanému číslu
• Medzi inklúziami záznamov s číslami, ktoré spadajú do určitého rozsahu

Filtrovanie čísel podľa hľadaného výrazu:

Špecifické typy čísel môžu zahŕňať ďalšie možnosti filtrovania. Napríklad dátumy uložené v číselnej forme (mm / dd / rr-napr. 01/12/2010) obsahujú možnosti filtrovania podľa časových období.

Riadky v tabuľke je možné triediť podľa obsahu jedného alebo viacerých stĺpcov. Ak to chcete urobiť, vyberte pole, podľa ktorého sa bude triedenie vykonávať, a na paneli s nástrojmi kliknite na tlačidlá Zoradiť vzostupne alebo Zoradiť zostupne.

Pri hľadaní určitej hodnoty Access vyhľadá a zobrazí zodpovedajúci záznam. Ak však zadané kritérium spĺňa niekoľko záznamov, bude z dôvodu pohodlia potrebné ich na obrazovke zobraziť iba pomocou tlačidiel na triedenie a filtrovanie umiestnených na paneli s nástrojmi (alebo Filtrovanie a triedenie (Triedenie) z ponuky Záznamy), môžete na obrazovke zobrazovať iba záznamy potrebné na prevádzku a tiež ich rýchlo zoradiť v požadovanom poradí. Na zoradenie celej tabuľky použite dve tlačidlá na triedenie a vyberte konkrétne záznamy, použite tri filtračné tlačidlá

Rýchle triedenie

Niekedy je potrebné záznamy zoradiť v určitej sekvencii. Triediace tlačidlá na paneli s nástrojmi vám umožňujú zoradiť stĺpce vzostupne alebo zostupne. Najprv vyberte polia, ktoré chcete zoradiť, a potom kliknite na položku Zoradiť vzostupne (AZ) alebo Zostupne (ZA) (Zoradiť Zostupne (ZA))

Ak chcete vybrať triediace pole, umiestnite doň kurzor na úrovni ľubovoľného záznamu. Potom kliknite na zodpovedajúce tlačidlo a údaje sa okamžite zoradia.

Ak chcete zoradiť údaje podľa niekoľkých polí, vyberte niekoľko stĺpcov. Najprv to urobte tak, že vyberiete jeden stĺpec a potom stlačíte kláves a potiahnite kurzor (Týmto spôsobom sa vyberú susedné stĺpce) V tomto prípade sú záznamy tabuľky zoradené najskôr podľa prvého stĺpca, potom podľa druhého atď.

Ak chcete obnoviť pôvodné poradie záznamov, použite príkaz Záznamy ^ Odstrániť filter / Zoradiť

Filtrácia

Filtrovanie umožňuje zobrazenie iba určitých záznamov vo formulári. Vyberte údaje, podľa ktorých chcete filtrovať, a na paneli s nástrojmi kliknite na tlačidlo Filtrovať podľa výberu. Ak chcete opraviť filter, kliknite na tlačidlo Zmeniť filter. Ak chcete zadať podrobnejšiu podmienku filtrovania, vyberte príkaz Filtrovať z ponuky Záznamy a čiastkový príkaz Rozšírený filter. Ak chcete použiť bežný alebo rozšírený filter, kliknite na tlačidlo Použiť filter na paneli s nástrojmi .

5. Vytváranie dotazov v prostredí ms Access

Proces pre navrhovanie dotazu pomocou panela s nástrojmi štandardného okna dotazu v Konštruktér.

Dopyt

Dopyty poskytujú rýchly a efektívny prístup k údajom uloženým v tabuľke.

Pri vytváraní tabuľky pomocou programu MS Access si môžete všimnúť, že program neumožňuje použitie vypočítaných polí. Neexistuje ani spôsob triedenia podľa iného ako primárneho kľúča.

Prostredníctvom dotazov môžete triediť alebo hodnotiť výrazy. Napríklad spojte údaje zo súvisiacich tabuliek.

Keď sa vykoná dotaz, MS Access načíta údaje z tabuliek a zobrazí výsledok vykonania v režime tabuľky. Malo by sa pamätať na to, že výsledok dotazu sa neuloží. Dáta sú vždy uložené v tabuľkách. V dotaze MS Access ukladá iba pokyny o tom, ako by mali byť údaje usporiadané v dôsledku vykonania dotazu.

Pri niektorých dotazoch môžete vykonať zmeny vo výsledku dotazu zobrazeného v zobrazení tabuľky. Tieto zmeny sa prejavia aj v pôvodných tabuľkách. Na základe žiadosti môžete navrhnúť formulár alebo správu.

Zoradenie záznamov tabuľky

V tabuľke sú údaje vždy zoradené podľa primárneho kľúča. Na usporiadanie iného spôsobu triedenia údajov sa používa dotaz. Ak chcete vytvoriť takýto dotaz v okne databázy, vyberte ikonu “ TABLE “a uveďte tabuľku, ktorú chcete zoradiť. Výber piktogramu “ NOVÁ ŽIADOSŤ “ , umiestnený na paneli s nástrojmi, otvorí dialógové okno na vytvorenie nového dotazu pre tabuľku zadanú v okne databázy. Výsledkom je výber piktogramu “ NEW REQUEST “, v dialógovom okne sa zobrazí zoznam všetkých názvov polí zdrojovej tabuľky, na začiatku ktorých je znak„ * “. Umiestnite hviezdičku na formulár žiadosti QBE. Je to zástupný symbol pre všetky dátové polia. Okrem toho presuňte dátové pole, pomocou ktorého sa má triedenie vykonať, do formulára dopytu.

V tomto poli vyberte metódu triedenia zo zoznamu Zoradiť. Vyberte ikonu „EXECUTE“ a MS Access zobrazí na obrazovke výsledok dotazu zobrazený v režime tabuľky s údajmi zoradenými podľa potreby.

Dopyty s kritériami vyhľadávania

Na výber údajov z tabuliek podľa konkrétnych podmienok v programe MS Access sa používajú dotazy s kritériami vyhľadávania. Po predchádzajúcom zadaní podmienky výberu bude výsledkom spustenia dotazu skupina údajov, ktoré spĺňajú vytvorené kritérium.

Ak chcete napísať požiadavku, choďte do okna databázy, zvoľte ikonu „REQUEST“ a stlačte tlačidlo „Vytvoriť“ a potom tlačidlo „Nová požiadavka“. V nasledujúcom dialógovom okne vyberte jednu z databázových tabuliek a stlačte tlačidlo "Pridať", MS Access umiestni zoznam polí zadanej tabuľky do okna dotazu. Teraz môžete vybrať jedno alebo viac polí a pretiahnuť ich do formulára žiadosti QBE.

Do riadka „Podmienka výberu“ môžete teraz zadať kritériá výberu. Na označenie ľubovoľného počtu znakov použite ako zástupný znak hviezdičku (*) a na označenie jedného ľubovoľného znaku otáznik (?). Sformulujte svoje kritériá požiadavky. Ak je napríklad pre textové pole zadané iba kritérium „A *“, potom dotaz zobrazí iba tie záznamy, ktorých textové pole začína písmenom „A“ (alebo „a“).

Ak potrebujete nájsť kombináciu niekoľkých hodnôt, musíte ich zadať do riadka „Podmienka výberu“ pomocou logických operátorov AND a OR ako oddeľovača. Okrem bežných porovnávacích operátorov poskytuje MS Access tri špeciálne operátory užitočné na výber údajov: MEDZI, IN, PÁČI.

Parametrické dotazy

Vo fáze vytvárania dotazu nie je vždy možné rozhodnúť, aké hodnoty by mal MS Access hľadať, a niekedy je potrebná flexibilná podmienka výberu, ktorá sa môže meniť v závislosti od aktuálnej situácie. Preto namiesto podmienky výberu priamo zadanej do formulára QBE môžete do požiadavky zahrnúť parameter a v takom prípade MS Access pred vykonaním dotazu zakaždým požiada o konkrétne podmienky výberu.

Ak chcete nastaviť parameter, musíte do riadka „Kritériá“ zadať názov alebo frázu uzavretú v hranatých zátvorkách (). Čo je v hranatých zátvorkách, považuje MS Access za názov parametra. Tento názov sa zobrazuje v dialógovom okne pri spustení dotazu, takže má zmysel používať ako názov parametra zmysluplnú frázu. V jednej požiadavke je možné zadať niekoľko parametrov; názov každého parametra musí byť jedinečný a informatívny.

Program MS Access štandardne prevádza parametre zadané v dotaze na textový typ údajov. Pretože však textové polia nemožno porovnávať s poliami dátumu, typ údajov pre parametre je potrebné nastaviť presne. Ak to chcete urobiť, vyberte príkaz Požiadavka / parametre z ponuky, v dôsledku čoho MS Access otvorí dialógové okno „Parametre dotazu“. V dialógovom okne zadajte parameter bez hranatých zátvoriek a vyberte požadovaný typ údajov.

Na vykonanie dotazu musíte najskôr zadať hodnotu parametra a výsledok dotazu bude obsahovať iba tie polia, ktoré zodpovedajú zadanej hodnote parametra.

Vypočítané polia v dotazoch

Výpočet je možné nastaviť na akékoľvek polia v tabuľke a z vypočítanej hodnoty urobiť nové pole v sade záznamov. Na tento účel sa používa mnoho funkcií zabudovaných do programu MS Access. Pole v dotaze môžete vytvoriť pomocou aritmetických operácií na poliach tabuľky, alebo môžete vytvoriť nové pole v dôsledku zreťazenia textových polí alebo znakových konštánt.

Vypočítané pole sa vytvorí jednoduchým zadaním výrazu výpočtu do prázdneho stĺpca v hárku dotazu QBE. Stačí vytvoriť zodpovedajúci dotaz pomocou názvov polí. Po dokončení zadávania bude výraz vyzerať takto:

Výraz 1: [pole1] „operátor“ [pole2]

V hranatých zátvorkách sú uzavreté iba názvy polí. MS Access automaticky používa ako názov vypočítaného výrazu „Výraz 1“. Tento názov môžete zmeniť na niečo zmysluplnejšie.

Pri vytváraní komplexných výrazov MS Access navrhuje použiť nástroj s názvom „Expression Builder“. Ak chcete prejsť na „Nástroj na tvorbu výrazov“, kliknite na prázdne pole vo formulári QBE a potom - na tlačidlo „Vytvoriť“ na paneli s nástrojmi.

Súhrnné otázky

Výsledné dotazy sa výrazne líšia od bežných. Môžu používať dva typy polí. Existujú polia, podľa ktorých sú údaje zoskupené, a polia, pre ktoré sa vykonávajú výpočty. Okrem toho môžete zahrnúť viac polí na definovanie podmienok dotazu.

S cieľom zostaviť konečný dotaz v režime Dotazový konštruktér, vyberte ikonu „SKUPINOVÉ OPERÁCIE“ alebo použite príkaz Zobraziť / zoskupiť operácie... V dôsledku toho sa vo formulári žiadosti zobrazí riadok „Skupinová prevádzka“ . Potom vyberte funkciu "Zoskupenie" pre zodpovedajúce pole zo zoznamu.

Viac tabuľkové dotazy

Po zvážení možností dotazov založených na jednej tabuľke je ľahké zorganizovať pohľad na kombinované údaje z niekoľkých súvisiacich tabuliek. Výber údajov z viacerých tabuliek je obzvlášť užitočný pri vytváraní formulárov a zostáv.

Najprv otvorte okno Dotazový konštruktér a pridajte tabuľky, ktoré obsahujú potrebné informácie. Ak skôr pomocou príkazu Pripojenia bol vytvorený vzťah medzi tabuľkami, MS Access ho automaticky zistí. Tento vzťah sa zobrazí ako čiara nakreslená medzi poľami v tabuľkách. Ak medzi tabuľkami neexistuje žiadny vzťah, musíte ju vytvoriť.

Ďalej musíte definovať parametre komunikácie. Ukážte na spojovaciu čiaru a zvoľte príkaz Možnosti Zobraziť / Skombinovať. Otvorí sa dialógové okno, ktoré ponúka tri možnosti na definovanie parametrov komunikácie.

Potom presuňte polia z hlavnej a podradenej tabuľky do dotazového formulára. Spravidla existuje viac záznamov, ktoré obsahujú informácie o objektoch, než záznamov pre ich kategórie. Preto MS Access zobrazí kategóriu toľkokrát, koľkokrát je to potrebné. Ak teda jednej kategórii zodpovedá desať rôznych predmetov, kategória sa zopakuje desaťkrát.

Poznámka: Polia kmeňovej tabuľky vo vzťahu jedna k mnohým nemožno zmeniť na základe dotazu zobrazeného v režime tabuľky. Tieto polia môžu navyše obsahovať duplicitné hodnoty.

Všetky vybrané dotazy je možné previesť na dotazy na vytváranie tabuliek. V takom prípade sa vytvorí tabuľka, ktorá obsahuje aktuálny výsledok dotazu.

Krížové otázky

MS Access podporuje špeciálny typ súhrnného dotazu, ktorý sa nazýva krížový dotaz. Tento dotaz vám umožňuje zobraziť vypočítané hodnoty v krížovej tabuľke, podobne ako v tabuľke.

Predstavte si tabuľku produktov, ktorá obsahuje tri údajové polia: Typ, Dodávateľ a Cena. Pre každú kategóriu tovaru je potrebné určiť súčet cien tovaru s uvedením dodávateľa.

Vložte do okna Dotazový konštruktér tabuľka „Produkty“. Potom výberom príkazu zapnite riadok „Hromadná operácia“ Zobraziť / zoskupiť operácie... Potom presuňte údajové pole „Typ“ do formulára žiadosti. V tomto poli zo zoznamu vyberte položku Zoskupenie.

V druhom stĺpci formulára žiadosti presuňte pole Údaje dodávateľa. V tomto stĺpci vyberte aj položku Zoskupenie.

Presuňte pole „Cena“ vo formulári žiadosti ako posledné. V tomto poli zvoľte „Suma“.

Keď je dotaz vykonaný, jeho výsledok sa zobrazí v režime tabuľky, v ktorom prvý stĺpec bude obsahovať všetky druhy tovaru, v druhom - pre každý typ budú uvedené čísla dodávateľov a v poslednom stĺpci - súčet cien tovaru tohto druhu a tohto predajcu.

Teraz musíte konečný dotaz previesť na krížový dotaz. Ak to chcete urobiť, vyberte príkaz Žiadosť / kríž.

Voľba tohto príkazu vedie k nahradeniu riadka „Výstup na obrazovku“ novým riadkom „Crosstab“ vo forme dotazu. Všetky ostatné parametre zostávajú nezmenené. Pole „Typ“ pôvodnej tabuľky sa použije ako názov riadkov. Preto v zozname krížovej položky vyberte položku Hlavička riadka. V stĺpci Dodávateľ vyberte v zozname krížových tabuliek hlavičky stĺpcov.

Súčet cien položiek musí byť vložený do buniek krížovej tabuľky. Preto pre toto pole vyberte hodnotu zo zoznamu krížových tabuliek.

Keď sa dotaz vykoná, jeho výsledok sa zobrazí v režime tabuľky, v ktorom čísla kategórií slúžia ako nadpisy riadkov. Okrem toho je pre každého predajcu súčet cien položiek v kontingenčnej tabuľke umiestnený v samostatnom stĺpci.

Poznámka: Pri vytváraní kontingenčnej tabuľky môžete vybrať iba jedno pole ako obsah tabuľky a iba jedno pole ako hlavičky stĺpcov. Niekoľko polí zdrojovej tabuľky je možné zadať aj ako hlavičky riadkov.

Odstrániť žiadosti

Všetky vyššie uvedené dotazy sa týkajú výberových dotazov, ktoré vám umožňujú iba vyberať a zobrazovať údaje z tabuliek. Nasledujúce požiadavky sú akčné požiadavky, ktoré vám umožňujú upraviť uložené informácie.

Odstrániť dotaz odstráni konkrétne údaje z tabuliek. Pred vytvorením dotazu na odstránenie by ste mali zvážiť, ktoré záznamy chcete odstrániť. Najspoľahlivejšou metódou je predbežné vytvorenie výberového dotazu.

V režime Dotazový konštruktér vyberte tabuľku, ktorú chcete neskôr odstrániť. Potom definujte kritériá a zobrazte výsledok dotazu zobrazený v tabuľkovom zobrazení. Rýchle prepínanie medzi režimami návrhu a vykonávania sa zvyčajne vykonáva pomocou rovnomenných ikon umiestnených na paneli s nástrojmi.

Iba ak výsledky dotazu obsahujú iba záznamy, ktoré sa majú odstrániť, mali by ste výberový dotaz transformovať na odstránený dotaz.

Ak to chcete urobiť, vyberte príkaz na paneli s ponukami Požiadať / odstrániť... Potom program MS Access vypne vo formulári dotazu riadky „Zoradiť“ a „Zobraziť“. Tieto riadky nie sú potrebné pre žiadosti o odstránenie. Okrem toho sa pre všetky stĺpce formulára žiadosti v novom riadku „Odstrániť“ zobrazí text „Podmienka“. To však nemení kritériá.

Ak spustíte dotaz výberom ikony „RUN“, MS Access nezobrazí výsledok dotazu na obrazovke. Namiesto toho sa zobrazí správa udávajúca, koľko záznamov bude z pôvodnej tabuľky odstránených. Proces vymazania môžete prerušiť kliknutím na tlačidlo „Zrušiť“. Kliknutím na tlačidlo OK sa však natrvalo odstránia záznamy, ktoré spĺňajú kritériá dotazu.

Aktualizovať žiadosti

Žiadosť o aktualizáciu vám umožňuje aktualizovať niektoré uložené informácie, ktorých aktuálnosť v aktuálnom okamihu vypršala.

Najprv vytvorte nový výberový dotaz a zadajte kritériá pre výber záznamov, ktoré chcete zmeniť. Iba vtedy, ak výsledok dopytu spĺňa špecifikované požiadavky, by sa mal previesť na náhradný dotaz. Ak to chcete urobiť, vyberte príkaz Žiadosť / aktualizácia... Vo formulári žiadosti sa vypnú riadky „Zobraziť“ a „Zoradiť“. Oba tieto riadky nie sú potrebné pre žiadosť o výmenu. Namiesto toho je zahrnutý nový riadok „Aktualizácia“. Do tohto riadku by sa mali zadať nové výrazy pre záznamy, ktoré sa majú nahradiť. Všimnite si toho, že dátový typ výrazu sa musí zhodovať s dátovým typom poľa v zdrojovej tabuľke.

GardenCo

Triedenie údajov

Informácie v tabuľkách je možné zoradiť zostupne alebo vzostupne podľa jedného alebo viacerých polí. Tabuľku zákazníkov môžete napríklad zoradiť abecedne s priezviskom ako prvým poľom zoradenia a krstným menom ako druhým. Výsledkom je zoznam podobný tomu, ktorý sa nachádza v telefónnych zoznamoch.

V niektorých prípadoch sa triedenie používa na zoskupenie tabuľkových údajov podľa konkrétneho princípu. Ak napríklad pred tlačou poštových štítkov zoradíte informácie o adrese podľa PSČ, štítky budú zoskupené podľa požiadaviek poštovej služby.

V tomto cvičení využijete rôzne spôsoby na triedenie údajov v tabuľke a vo formulári. Priečinok bude použitý ako pracovný priečinok Office XP SBS \ Access \ Chap12 \ Zoradiť... Postupujte podľa nižšie uvedených krokov.

1. Otvorte databázu GardenCo umiestnenú v pracovnom priečinku.

2. Otvorte stôl Klientov v stolovom režime.

3. Ak chcete tabuľku zoradiť podľa poľa Stav, kliknite kdekoľvek v stĺpci Stav a potom kliknite na tlačidlo. Záznamy budú zoradené podľa regiónu.

Rada... Môžete tiež použiť príkazy Zoradiť vzostupne a v ponuke Záznamy alebo kliknite pravým tlačidlom myši na stĺpec a potom kliknite na požadovaný príkaz v kontextovom menu.

4. Ak chcete obrátiť poradie zoradenia (za predpokladu, že je kurzor stále v stĺpci) Štát), kliknite na tlačidlo Zoradiť zostupne... Záznamy pre Oregon sú teraz na vrchole zoznamu. V oboch prípadoch bolo triedenie vykonávané podľa abecedy, ale údaje v poli Mesto sú usporiadané náhodne. Zoznam očividne ťaží z objednávania miest v rámci regiónov.

Aj keď sa zdá, že podstata triedenia je celkom zrejmá, pre počítač to nie je také jednoduché. Access môže považovať digitálne údaje za čísla aj za text. Polia, ktoré obsahujú okrem čísel aj medzery, pomlčky alebo interpunkčné znamienka (napríklad v poštových smerovacích číslach alebo telefónnych číslach), sa považujú za textové polia. Polia obsahujúce údaje, ako je cena alebo množstvo, sa naopak považujú za číselné. Pri triedení textových polí sú všetky záznamy zoradené najskôr podľa prvého znaku, potom podľa druhého a podobne - až do posledného. Zoradenie číselných údajov sa vykonáva podľa ich hodnôt vzostupne alebo zostupne. Tento prístup môže viesť k neočakávaným výsledkom. Nasledujúca tabuľka zobrazuje výsledky zoradenia prvého stĺpca podľa toho, či je jeho obsah textový alebo číselný.

Ak chcete zoradiť textové pole obsahujúce čísla vzostupne alebo zostupne, musíte ich vyplniť úvodnými nulami na rovnakú dĺžku. Napríklad údaje 001, 011, 101 budú zoradené správne, aj keď sú definované ako text.

Rada... Pri triedení záznamov podľa viacerých polí sa triedenie vykonáva postupne, zľava doprava. Polia na triedenie preto musia byť susediace a v správnom poradí.

5. Na umiestnenie stĺpca Štát naľavo od poľa Mesto, kliknite na hlavičku stĺpca a presuňte ho doľava, kým nie je medzi poliami Adresa a Mesto tmavá čiara sa nezobrazí.

6. Od stĺpca Štát je už zvýraznený, stlačte kláves (Shift) a kliknite na hlavičku stĺpca Mesto aby sa výber rozšíril do oboch stĺpcov.

7. Kliknite na tlačidlo Zoradiť vzostupne na zoradenie záznamov podľa regiónu a mesta vzostupne (mestá budú zoradené v rámci regiónov).

Rada... Pri prezeraní záznamov v režime formulára ich môžete zoradiť, ale iba podľa jedného poľa. Ak to chcete urobiť, kliknite na požadované pole a potom kliknite na jedno z tlačidiel Zoradiť.

8. Hoci poradie stĺpcov v tabuľke Klientov na tom nezáleží, stĺpček stále vráťte Štát na svoje pôvodné miesto.

9. Uložte a zatvorte tabuľku Klientov.

10. Zatvorte databázu.