Beating, aby mi poslal kópiu správy poštou. Základné pravidlá obchodnej korešpondencie prostredníctvom e-mailu. Komu. Kopírovať. Skrytá kópia

Obchodná komunikácia je svoj vlastný svet s vlastnými zákonmi. Veľa závisí od toho, ako dodržiavame tieto zákony: dojem, ktorý robíme na kolegov a partnerov, produktivita práce a dokonca aj kariérny postup.

Osobitné miesto v obchodnej komunikácii zaujíma obchodná korešpondencia, ktorá je každodennou povinnosťou väčšiny kancelárskych pracovníkov a nielen. Schopnosť správneho vedenia obchodnej korešpondencie môže byť dobrým pomocníkom pri uzatváraní ziskových obchodov a formovaní imidžu vašej firmy.

Poďme sa pozrieť na niektoré vlastnosti obchodného listu. Obchodná korešpondencia je teda:

• používanie vzorových fráz a klišé
• emocionálna neutralita,
• sémantická presnosť a stručnosť prezentácie,
• dobre štruktúrovaná argumentácia.

Obchodná korešpondencia v angličtine je rovnaký súbor pravidiel a klišé, z ktorých niektoré odporúčame používať každému, kto pracuje so zahraničnými partnermi alebo v medzinárodných spoločnostiach. Dávame do pozornosti niekoľko užitočných fráz, ktoré spestria vašu obchodnú korešpondenciu. Tieto frázy zdôraznia vašu profesionalitu a pomôžu formovať imidž podnikateľa. Začať? M!

1.Nájdite v prílohe

Začnime s klasikou. K listu je často potrebné pripojiť rôzne dokumenty alebo iné súbory. Na informovanie príjemcu o prítomnosti prílohy je táto fráza dokonalá. Veď slovo „Attachment“ v preklade znamená „príloha“. Fráza by mala byť použitá na konci listu.

Tu je pár príkladov použitia:

• V prílohe nájdete moje portfólio.
• V prílohe nájdete kópiu zmluvy/zmluvy.

2.Poslal som ďalej

Túto frázu môžete použiť, ak potrebujete list preposlať ďalším príjemcom. Na upovedomenie adresáta o tom je fráza „preposlal som“ perfektná. Napríklad:

• Poslal som vám Annin životopis.
• Poslal som vám Johnov e-mail.

3. Mám kópiu

Osoba, ktorá nie je zasvätená do všetkých tajomstiev osobitostí obchodnej korešpondencie, nemusí pochopiť, čo táto podivná skratka znamená. Ale my sme profesionáli. „I’ve cc’ed“ je skratka, ktorá znamená skopírovaný uhlík. Fráza znamená „vložiť niekoho do kópie, aby mohol dostávať listy“.

Ak teda potrebujete niekoho informovať, že ste do kópie vložili ďalších príjemcov, pokojne použite túto frázu. Napríklad:

• Napísal som Sare kópiu tohto e-mailu.
• Napísal som Jackovi a Jimmymu kópie týchto e-mailov.

Čo sa týka skratiek, ktoré nie je možné použiť v obchodnej korešpondencii, pre tento prípad sa zvyčajne robí výnimka.

4. Pre ďalšie podrobnosti

Táto fráza je osvedčený spôsob, ako zdvorilo ukončiť svoj list v angličtine. „Pre ďalšie podrobnosti“ znamená „pre viac podrobností“, „pre ďalšie podrobnosti“. Príklady použitia:

• Pre bližšie informácie ma kedykoľvek kontaktujte.
• Pre ďalšie podrobnosti napíšte nášmu obchodnému manažérovi.

Ďalšia fráza, ktorá vám pomôže skončiť zdvorilo, je „Ak máte nejaké otázky, neváhajte ma kontaktovať.“ V preklade to znamená „Ak máte nejaké otázky, pokojne mi napíšte.“

5.Teším sa

Fráza „tešiť sa dopredu“ znamená „tešiť sa dopredu“. Ak teda netrpezlivo čakáte na odpoveď alebo inú akciu adresáta, potom bude celkom vhodné použiť túto frázu. Napríklad:

• Teším sa na tvoju odpoveď.
• Teším sa na vašu odpoveď.

Fráza sa najlepšie používa na konci listu.

Pri písaní listu musíte byť zdvorilí aj vtedy, keď sa vám práve nechce. Schopnosť písať kompetentné listy v akejkoľvek situácii odráža vašu profesionalitu, slušné vystupovanie a znalosť podnikateľskej etiky. Na záver vám pripomíname, že v obchodnej korešpondencii musíte preukázať presnosť formulácie a dokonalú gramotnosť. Je tiež neprijateľné používať skratky (až na zriedkavé výnimky).

Píšte e-maily správne v angličtine, milí priatelia! Veľa štastia!

E-mail slúži nielen na odosielanie správ, ale aj na odosielanie súborov (dokumentov, fotografií a pod.). Nazývajú sa vnorené alebo pripojené.

Vnorené resp priložený súbor(príloha) je nejaký druh súboru z počítača, ktorý pridáme k listu, aby sme ho odoslali e-mailom.

Ako pripojiť súbor k e-mailu a odoslať ho

Povedzme, že chcem, aby dokument v mojom počítači skončil v počítači kolegu. Poznám jeho e-mailovú adresu, čo znamená, že môžem napísať list zo svojej poštovej schránky a pripojiť k nemu súbor.

Keď kolega prejde na jeho poštu, zobrazí sa mu nová správa, v ktorej bude dokument. Môže si ho otvoriť priamo v pošte alebo stiahnuť do počítača.

Technológia prenosu súborov je nasledovná:

1. Otvárame našu emailovú schránku.
2. Píšeme list: uvedieme poštovú adresu príjemcu, predmet a v prípade potreby správu vytlačíme.
3. Stlačením špeciálneho tlačidla pridáte súbor.
4. V okne, ktoré sa otvorí, vyberte súbor z počítača.
5. List odošleme kliknutím na príslušné tlačidlo.

Príklad

1. Otvorím si e-mail a kliknem na tlačidlo na písanie listu.

Yandex Mail:	Mail.ru:	Gmail.com:

2. Napíšem adresu osoby, ktorej chcem súbor poslať, a uvediem predmet.

Nemusíte písať žiadny text, pretože potrebujem iba odoslať súbor. Ale zvyčajne si to vytlačím: pozdravím, vysvetlím, čo posielam a prečo.

3. Pre priloženie súboru kliknem na špeciálne tlačidlo nad alebo pod (nad alebo pod časťou pre zadávanie textu).

Yandex Mail:	Mail.ru:	Gmail.com:

4. Otvorí sa malé okno so súbormi a priečinkami v mojom počítači. V ňom musím nájsť to, čo chcem poslať.

Povedzme, že potrebujem poslať ďalej dokument, ktorý sa nachádza v mojom počítači na lokálnom disku D v priečinku Zmluvy. Takže v okne otvorím lokálny disk D:

A otvorím priečinok Zmluvy:

Zobrazia sa súbory, ktoré sa nachádzajú v tomto priečinku. Nájdem medzi nimi ten, ktorý chcem poslať, a dvakrát naň kliknem ľavým tlačidlom myši.

Okno zmizne a môj dokument sa zobrazí nad alebo pod tlačidlom pripojenia.

v Yandex.Mail:

v Mail.ru:

na Gmail.com:

5. Pre odoslanie listu kliknem na tlačidlo "Odoslať".

v Yandex.Mail:	v Mail.ru:	na Gmail.com:

Hneď potom mi na uvedenú adresu príde správa s priloženým dokumentom. Príjemca to uvidí takto:

Všimnite si ikonu sponky na konci. Pošta teda ukazuje, že vo vnútri je pripojený súbor.

Po otvorení listu sa príjemcovi zobrazí text aj dokument, ktorý si môže prezrieť alebo stiahnuť do svojho počítača.

Ako pridať viac súborov do e-mailu

K jednému písmenu môžete pridať niekoľko súborov akéhokoľvek typu. Môžu to byť fotografie, dokumenty, hudba a dokonca aj videá.

Na tento účel nie je vôbec potrebné posielať niekoľko listov - môžete napísať jeden a pridať k nemu všetko, čo chceme poslať. Stáva sa to takto: napíšeme list, pridáme k nemu jeden súbor, potom rovnakým spôsobom ďalší, tretí atď.

A čo ak ich je viac ako jeden alebo dva, ale viac ako desať? Môžem pridať celý priečinok namiesto každého súboru samostatne?

Žiaľ, priečinok nemôžete poslať e-mailom. Dá sa však archivovať a priložiť k listu.

Dá sa to urobiť priamo v okne, cez ktoré pridávame súbor na odoslanie. Kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok, vyberte zo zoznamu 7-Zip alebo WinRAR a vytvorte archív.

Potom na tom istom mieste vyberieme novovytvorený archív, to znamená, že naň dvakrát klikneme ľavým tlačidlom myši.

Prílohou listu je archív obsahujúci zložku potrebnú na preposielanie. Zostáva to už len poslať.

Nuansy

Ak plánujete poslať viac ako tri súbory v jednom liste, považuje sa za osvedčený postup archivovať ich.

Napríklad chcem poslať desať fotografií priateľovi. Môžete samozrejme poslať desať listov, z ktorých každý pridá fotografiu. Ale to nie je pohodlné ani pre mňa, a ešte viac pre neho. Preto sa rozhodujem poslať jeden list, ku ktorému pripájam všetky fotografie.

V tomto prípade by bolo správnejšie vložiť ich do hotelového priečinka v samotnom počítači, potom ho archivovať a výsledný archív pridať pri odosielaní listu.

V dôsledku toho sa odošle jeden súbor, nie desať. Pre kamaráta to bude jednoduchšie stiahnuť a rozbaliť, ako pozerať (sťahovať) každú fotku zvlášť.

Pred odoslaním e-mailom fotografie skomprimujte (zmenšite).

Toto je viac ako pravidlo dobrej formy. Toto je nevyhnutné! Ale, bohužiaľ, mnohí používatelia o tom ani nevedia.

Viac o tom, prečo je to potrebné a ako to urobiť, sa dozviete v lekcii „Komprimovanie fotografie“.

Cvičenie

1. Pošlite list z vášho e-mailu s priloženým súborom na vašu vlastnú adresu. To znamená, že do poľa „Komu“ zadajte svoju e-mailovú adresu. Po odoslaní dostanete od seba rovnaký list s týmto priloženým súborom.
2. Otvorte svoj list a skúste si pozrieť odoslaný súbor priamo v pošte. Potom si ho stiahnite do počítača a otvorte ho priamo z neho.
3. Posielajte listy na vašu adresu s niekoľkými prílohami (jednotlivo aj so zipsom).
4. Skúste odoslať fotografie po ich kompresii.

Nezabudnite uviesť adresátov listu do skrytej kópie, ak by sa všetci adresáti nemali navzájom vidieť.

BCC alebo Blind Carbon Copy- tomu sa v ruštine hovorí slepá kópia. Vďaka nej adresát nevidí všetky ostatné adresy, kam list príde. Táto funkcia sa nachádza vo všetkých e-mailových službách, od Outlooku po Gmail, a ak o jej existencii stále neviete, je možné, že vás vaši kolegovia a klienti nemajú radi.

Po prvé, slepá kópia je nevyslovená etiketa elektronickej korešpondencie. Rovnako ako to nestojí za to, rovnako sa neoplatí nikomu ukazovať e-mailové adresy niekoho iného. A aj keď ste stále klikli na svoje obľúbené tlačidlo "Odpovedať všetkým", vaša správa sa nedostane k príjemcom v BCC.

Nie každý to vie, ale BCC nielenže chráni e-mailové adresy pred zvedavými očami, ale funguje aj ako druh antivírusu, ktorý zabraňuje prenikaniu spamu do vášho počítača. Dôvodom je skutočnosť, že skryté e-mailové adresy sú pre vírusy, ktoré cestujú e-mailom, nedostupné. A hoci poštová adresa na internete nie je taká osobná a dôležitá ako vaša domáca adresa, nemali by ste ju nechať vo verejnej doméne – inak sa spamu s najväčšou pravdepodobnosťou nevyhnete.

Craig Child

novinár

„Skrytá kópia je miesto, kam umiestňujete kontakty, ktoré by nemali byť viditeľné pre iných ľudí. Zvyčajne sa používa na korešpondenciu a spam, ale toto pole je vhodné aj na zachovanie slušnosti a nezobrazovanie e-mailových adries ľuďom zvonku. Myslím si, že je chybou myslieť si, že ľuďom vyhovuje, keď ostatní vidia ich adresy. Napríklad, ak ide o pozvánku na večierok: nie všetci sa poznajú, preto je často nevhodné, aby ľudia videli svoje kontakty.“

Teraz, keď ste si vytvorili poštu v Gmaile, môžete začať odosielať e-maily. Napísanie e-mailu môže byť také jednoduché ako napísanie krátkej správy. Môžete použiť formátovanie, prílohy a podpisy.

V tomto návode vám ukážeme, ako napísať list, pridať prílohu k e-mailu a ako vytvoriť podpis, ktorý sa bude zobrazovať vo všetkých vašich e-mailoch.

Písanie listu

Na zostavenie listu sa používa samostatné okno. Tu pridáte e-mailovú adresu príjemcu, predmet a samotnú správu. Môžete tiež použiť rôzne typy formátovania textu a pridať prílohy. Voliteľne môžete dokonca vytvoriť podpis, ktorý bude pridaný do všetkých vašich e-mailov.

Okienko na skladanie písmen

1. Príjemcovia.

Toto sú ľudia, ktorým pošlete list. Budete si musieť zapísať e-mailovú adresu každého príjemcu.

Vo väčšine prípadov pridáte príjemcov do poľa Komu, ale príjemcov môžete pridať aj do poľa Kópia alebo Skrytá kópia.

2. Kópia a Skrytá kópia.

Kópia znamená „presná kópia“. Toto pole sa používa, keď chcete poslať e-mail niekomu, kto nie je primárnym príjemcom. Týmto spôsobom môžete osobu informovať a zároveň jej dať vedieť, že nemusí odpovedať na e-mail.

Slepá kópia znamená „presná slepá kópia“. Funguje rovnako ako Cc, ale všetky adresy príjemcov v tomto poli sú skryté. Použitie tohto poľa je teda jedným z najlepších spôsobov, ako poslať e-mail veľkému počtu ľudí a zachovať ho v tajnosti.

3. Téma.

Predmet by mal naznačovať podstatu listu. Predmet by mal byť krátky, no zároveň presne informovať príjemcu o podstate správy.

4. Telo.

Toto je text listu. Obyčajný list s pozdravom, pár odsekmi, podpíšte sa menom atď.

5. Tlačidlo Odoslať.

Keď skončíte s e-mailom, kliknutím na tlačidlo odoslať ho odošlite príjemcom.

6. Možnosti formátovania.

Prístup k nim získate kliknutím na tlačidlo Možnosti formátovania. Formátovanie vám umožňuje zmeniť vzhľad a štýl vášho písania. Môžete napríklad zmeniť veľkosť a farbu písma, pridať odkazy.

7. Pripojte súbory.

Príloha je súbor (napríklad obrázok alebo dokument), ktorý sa odošle spolu s e-mailom. Gmail vám umožňuje zahrnúť do e-mailu viacero príloh. Ak chcete k e-mailu pridať prílohu, kliknite na tlačidlo Pripojiť súbory.

Ak chcete odoslať e-mail:

Ak je osoba, s ktorou si píšete, už vo vašich kontaktoch, môžete začať písať jej meno, priezvisko alebo e-mail, Gmail začne zobrazovať vhodné kontakty hneď pod poľom Komu. Môžete si vybrať tú, ktorú chcete, a stlačením klávesu Enter pridať adresu osoby do poľa Komu.

Pridávanie príloh

Príloha Je súbor (napríklad obrázok alebo dokument), ktorý sa odosiela spolu s listom. Ak si napríklad hľadáte prácu, môžete poslať svoj životopis tak, že ho pripojíte k listu a telo listu sa stane sprievodným listom. Je dobrou praxou zahrnúť zmienku o prílohe do tela e-mailu, najmä ak príjemcovia neočakávajú, že ju dostanú.

Pred kliknutím na tlačidlo Odoslať nezabudnite priložiť súbory. Je veľmi bežné, že používatelia zabudnú priložiť súbory pred odoslaním správy.

Ak chcete pridať prílohu:

1. Počas písania listu kliknite na ikonu kancelárskej sponky v spodnej časti okna na písanie.
2. Zobrazí sa dialógové okno sťahovania súboru. Vyberte požadovaný súbor a kliknite na tlačidlo Otvoriť.
3. Príloha sa začne sťahovať na poštový server. Väčšina príloh sa stiahne za pár sekúnd, niektoré však trvajú dlhšie.
4. Keď ste pripravení odoslať svoj e-mail, kliknite na tlačidlo Odoslať.

Pred odoslaním prílohy na server môžete kliknúť na tlačidlo Odoslať. Gmail odošle e-mail až po jeho stiahnutí.

Gmail vám umožňuje pridávať rôzne typy formátovania textu.

• Kliknutím na tlačidlo Formátovanie v spodnej časti okna na písanie správy otvorte možnosti formátovania.

1) Písmo

V Gmaile si môžete vybrať z niekoľkých písiem. Môžete zmeniť písmo celého písmena alebo niekoľkých slov.

2) Veľkosť písma

Vo väčšine prípadov nebudete ani premýšľať o zmene veľkosti písma a použijete obvyklú veľkosť písma, niekedy však na zvýraznenie niektorých slov potrebujete inú veľkosť.

Pri tejto možnosti buďte opatrní. Príliš veľké alebo malé písmená môžu spôsobiť, že list nebude čitateľný.

3) Tučné, kurzíva, podčiarknuté

Text môžete zvýrazniť jeho vytvorením tučný píšte kurzívou alebo podčiarknite.

4) Farba textu a pozadia

V neformálnom liste môžete pre niektoré slová zmeniť farbu textu a pozadia.

Pokúste sa vyhnúť príliš svetlým tónom, pretože text tejto farby je na bielom pozadí ťažko viditeľný.

5) Zarovnanie

Môžete zmeniť zarovnanie textu v liste.

6) Číslované zoznamy a zoznamy s odrážkami

Svoj text môžete napísať do očíslovaného zoznamu alebo zoznamu s odrážkami.

Táto metóda pomáha zvýrazniť každý prvok zoznamu a oddeliť ich od seba.

7) Zarážka

Môžete zvýšiť alebo znížiť výplň vľavo alebo vpravo.

8) Citát

Citát je ďalší spôsob, ako zvýrazniť časť textu.

9) Jasné formátovanie

Ak chcete zo správy úplne odstrániť všetko formátovanie, kliknite na tlačidlo Vymazať formátovanie.

10) Tlačidlo plus

Kliknutím na tlačidlo plus otvoríte ďalšie možnosti: Pridať fotografiu, vložiť odkaz, vložiť emotikon alebo vložiť pozvánku.

Pridanie podpisu

Podpis je voliteľný blok písmen, ktorý sa objaví na konci textu v každom odoslanom liste. Gmail v predvolenom nastavení nezahŕňa podpis do e-mailu, ale dá sa to ľahko opraviť. Zvyčajne obsahuje vaše meno a kontaktné údaje: telefónne číslo, e-mailovú adresu. Ak v práci používate Gmail, môžete do podpisu zahrnúť názov pracovnej pozície, názov a adresu spoločnosti alebo adresu webovej stránky.

Nezabudnite, aby bol váš podpis krátky. Namiesto uvádzania všetkých telefónnych čísel, e-mailových a poštových adries stačí uviesť niekoľko základných.

Pamätajte, že váš podpis uvidí veľa ľudí, takže nemusíte vždy uvádzať svoju domácu adresu alebo iné osobné informácie. Navyše sa to môže stať, aj keď píšete svojim priateľom, pretože môžu váš list poslať niekomu inému.