Munca de birou de la A la Z. Lucrați cu corespondența primită. Schimbarea locației pentru salvarea mesajelor de e-mail trimise Organizarea fluxului de lucru în noua companie

Să vedem de ce Android nu salvează istoricul apelurilor în jurnalul de apeluri. Există mai multe motive pentru care telefonul se blochează astfel. Să încercăm să ne dăm seama.

Nu suntem responsabili pentru acțiunile dvs. Vă recomandăm să contactați centrul de service pentru o rezolvare a problemei.

Probabil că ați putea scoate bateria de pe telefon sau să faceți o resetare completă din fabrică, batând astfel data și ora. Android-ul tău „crede” că aceste apeluri sunt făcute în „viitor”, așa că nu le afișează.

Soluția la această problemă este următoarea:

Trebuie să deschideți meniul „Setări”;
Apoi găsim elementul „Data și ora”;
Schimbați data la cea actuală;
După modificări, ar trebui să reporniți telefonul;

Alte cauze posibile

Poate că ați schimbat setările în apelurile în sine.

Pentru a face acest lucru, accesați jurnalul de apeluri. Accesați setări, apoi deschideți fila „Opțiuni” și apoi faceți clic pe „Afișați apelurile ascunse”. Această opțiune nu este disponibilă pe toate firmware-urile.

Ce înseamnă „Resetare la setările din fabrică” și de ce aveți nevoie de el?

O altă opțiune posibilă este un „lag” elementar: resetați telefonul la setările din fabrică, apoi verificați data și ora. Hard reset (resetarea fișierelor și a datelor dvs. de pe Android) - ștergerea forțată a absolut toate datele de pe un smartphone sau alte dispozitive, pentru a vă readuce software-ul și sistemul, direct, la forma inițială. Informații de contact, descărcări, fotografii, aplicații, configurarea e-mailului. După resetarea datelor din fabrică, telefonul va reveni la starea în care l-ați cumpărat.

Înainte de a reseta setările, ar trebui să salvați toate fișierele importante pentru dvs., deoarece nu veți putea recupera fișierele șterse. Fișierele, cum ar fi mesajele SMS, e-mailurile care au fost descărcate prin aplicații și altele asemenea, vor fi șterse din memoria telefonului. Fișierele care nu vor fi afectate de resetarea datelor dvs.: fotografii, muzică și videoclipuri.

Cum să o facă?

Prima modalitate de a face acest lucru este să faceți o resetare din fabrică prin meniul telefonului dvs.

Accesați meniul telefonului dvs.
Apoi, găsiți elementul „Setări”
Apoi, elementul „Setări generale” sau „Utilizator și backup”.
După aceea, „Arhivează și resetează”, poate fi numit și ca „Resetare” sau „Confidențialitate”.
Apoi, găsiți și selectați „Resetare date” sau „Resetare dispozitiv”.
Apoi „Ștergeți totul”.
Dispozitivul dvs. va reporni apoi și datele vor fi șterse.

Dacă din anumite motive nu puteți efectua o resetare din fabrică, există un al doilea mod de a face acest lucru.

Țineți apăsat butonul de pornire și opriți Androidul.
Țineți trei butoane simultan. Acestea sunt butoanele „putere”, „acasă” (butonul situat în centru), „butonul de volum superior”.
Dacă smartphone-ul dvs. nu are un astfel de buton precum „acasă”, atunci țineți apăsat și mențineți apăsat „putere” plus „butonul de volum superior”.
O pictogramă de încărcare ar trebui să apară pe ecranul telefonului dvs. la scurt timp, după care puteți elibera butoanele.
După aceea, va apărea un meniu în care va trebui să selectați un subelement folosind butoanele de volum ale telefonului dvs., numit „Ștergeți datele / resetarea din fabrică”, după care trebuie să confirmați cu butonul „Acasă”. Dacă nu aveți acest buton, atunci ar trebui să țineți apăsat butonul responsabil pentru pornirea dispozitivului.
Apoi, va apărea un element intitulat „Da șterge toate datele utilizatorului”, faceți clic pe el. Aceste acțiuni pas cu pas vor fi urmate de ștergere, după care selectăm „Reporniți sistemul acum”. Androidul tău va fi pornit în curând.

Citeste mai mult

În timpul creării unei companii și a activității sale ulterioare, va fi generat un număr mare de documente primite. Și în timp, va crește doar. Pentru a nu se îneca în acest flux, este necesar să se mențină o ordine clară în toate etapele vieții documentelor.

Organizarea fluxului de documente în noua companie creată

Responsabilitățile pentru contabilizarea documentelor primite sunt atribuite unei unități structurale speciale (instituție de învățământ preșcolar) sau serviciu de secretariat. Procedura de transmitere a documentelor și operațiunile efectuate cu acestea în companie sunt reglementate de instrucțiunile de lucru de birou, reglementările privind diviziunile structurale și fișele postului angajaților. Aceste documente de reglementare locale (interne) trebuie elaborate, aprobate și comunicate angajaților companiei. O îndeplinire clară a cerințelor instrucțiunilor, prevederilor face posibilă organizarea unui flux de lucru rațional al companiei - deplasarea documentelor din momentul creării sau primirii acestora până la finalizarea executării sau trimiterii.

Principiile principale ale organizării unui flux de lucru rațional sunt:

centralizată (în instituția de învățământ preșcolar) înregistrarea, primirea, transmiterea documentelor;
deplasarea documentelor pe calea cea mai scurtă cu timp și muncă minimă;
excluderea returnării documentelor, fără necesitatea unei afaceri corespunzătoare;
excluderea aprobărilor nerezonabile, aprobările paralele ale proiectelor de documente;
organizarea mișcării grupurilor de documente cu același traseu.

Livrarea și expedierea documentelor către companie se realizează prin poștă, curier, curier și telecomunicații (telegraf, telefon, e-mail). Documentele pot fi livrate de către angajații companiei care le-au primit în alte organizații și companii, precum și de către vizitatori.

Recepția, prelucrarea și trecerea documentelor primite (primite)

Luați în considerare principalele puncte care trebuie acordate atenției angajaților instituției de învățământ preșcolar atunci când primesc, procesează și transmit documentele primite către companie.

Toate documentele primite de companie (inclusiv telegrame, faxograme) sunt supuse procesării inițiale, revizuirii preliminare, înregistrarea, revizuirea conducerii și sunt transmise spre executare unui angajat al companiei.

La primirea documentului, angajatul instituției de învățământ preșcolar trebuie să verifice integritatea plicului, pachetului sau ambalajului, adresarea corectă a documentului. La deschiderea unui plic (pachet), se verifică prezența documentelor, inclusiv a atașamentelor. În caz de lipsă de atașamente, deteriorare a documentelor sau atașamente la acestea, este necesar să se informeze expeditorul în scris în aceeași zi. Se întocmește un act în 3 exemplare: primul rămâne în serviciul instituției de învățământ preșcolar, al doilea se atașează documentului primit, al treilea este transmis expeditorului documentului. E-mailul livrat incorect este returnat expeditorului.

Plicurile se pastreaza si se ataseaza la documente in cazurile in care doar ele pot fi folosite pentru stabilirea adresei expeditorului si a datei expedierii, in alte cazuri plicurile sunt distruse.

Plicurile marcate „Personal” și marcate „Secret”, „Secret comercial”, „Confidențial” nu se deschid de către angajații instituției de învățământ preșcolar. Este necesar să puneți o ștampilă pe chitanță și data primirii pe plic, după care plicul închis cu documentele ar trebui să fie transferat departamentului responsabil cu lucrul cu informații cu acces limitat și cu marca „Personal” - către destinatar.

Faxurile (faxurile) primite sunt înregistrate, revizuite și transmise spre examinare conducerii sau direct directorului companiei căreia i-a fost adresat faxul.

Acceptarea și înregistrarea documentelor în formă electronică, primite la adresa de e-mail a societății, se efectuează de către instituția de învățământ preșcolar, transmise prin rețeaua de informare și telecomunicații a societății conducerii sau executorului direct.

Documentele care necesită o examinare urgentă sunt depuse imediat pentru înregistrare. Prelucrarea restului corespondenței se efectuează în ziua primirii acesteia sau în prima zi lucrătoare când documentele sunt primite în afara programului de lucru.

Documentele adresate diviziilor structurale sunt transferate diviziilor, ocolind conducerea companiei.

Telegramele primite sunt acceptate la primire cu data și ora primirii ștampilate. Textul mesajului telefonic este înregistrat sau tipărit de către destinatar, înregistrat și transmis prompt managerului căruia îi este adresat.

În cazul în care compania trebuie să stabilească alte termene și să dezvolte metode suplimentare pentru procesarea și transferul documentelor, atunci aceste informații sunt incluse în actul de reglementare local care reglementează activitatea biroului companiei și este supus unei implementări stricte.

Examinarea preliminară a documentelor primite se efectuează pe baza evaluării conținutului acestora, pe baza împărțirii responsabilităților între conducerea stabilită în companie. Documentele care au trecut revizuirea preliminară sunt supuse înregistrării și numai după aceea sunt transmise spre examinare conducerii companiei. Documentele înregistrate de instituția de învățământ preșcolar se depun spre examinare conducerii societății în ziua în care sunt primite.

Documentele cu rezoluții revizuite de conducere sunt returnate instituției de învățământ preșcolar, unde conținutul rezoluției, termenul pentru executarea ordinului, numele complet al și poziția executanților ordinelor, numai după aceea documentul este transferat spre executare. Dacă executorii sunt mai multe divizii structurale, atunci originalul este predat executorului responsabil, iar copiile documentului sunt predate restului.

Trecerea unui document în curs de execuție de la un departament la altul se face numai cu permisiunea șefului, sau prin acord între șefii de departamente. În cursul execuției, serviciul DOE este notificat cu privire la transferul documentului, care face o notă despre acest lucru în RKF.

Înregistrarea și contabilizarea documentelor primite (incoming).

Toată corespondența: primită (incoming), outgoing (outgoing) sau internă trebuie să fie înregistrată la instituția de învățământ preșcolar a companiei. Înregistrarea unui document - stabilirea faptului de creare sau primire a unui document cu aplicarea unui număr de înregistrare pe acesta, urmată de înregistrarea informațiilor despre document în RKF.

Este important să știi, ce:

Documentele sunt înregistrate indiferent de metoda de livrare, transmitere sau creare.
Documentul trebuie înregistrat o singură dată: primit - în ziua primirii, creat - în ziua semnării sau aprobării.
Înregistrarea documentelor se efectuează într-un an calendaristic într-o secvență brută, cu începutul unui nou an calendaristic, numerele de înregistrare ale documentelor încep cu numărul 1.

Ar trebui să știi ce să mănânci tipuri de documente care nu necesită înregistrare:

GOST-uri, OST-uri, TU.
Programe, comenzi, cereri, comenzi.
Corespondența adresată angajaților organizației marcată „Personal”.
Rapoarte științifice.
Norme și standarde de consum de materiale.
Publicații tipărite (cărți, reviste, buletine).
Telegrame de felicitare, scrisori.
Liste de prețuri.
Cărți de invitație.
Programe conferinte, intalniri.
Materiale publicitare (pliante, programe, broșuri, anunțuri).
Formulare și formulare (cu excepția formularelor stricte de contabilitate și raportare).
Contestații anonime și scrisori de la cetățeni fără adresă de întoarcere.
Date statistice.

Există două tipuri de înregistrare a documentelor: centralizată și descentralizată.

Cu unul centralizat - înregistrarea documentelor se efectuează numai de către angajații instituției de învățământ preșcolar.

Cu descentralizat - înregistrarea documentelor se efectuează atât de către angajații instituției de învățământ preșcolar, cât și de către cei responsabili cu munca de birou din diviziile structurale. În acest caz, actul normativ local ar trebui să precizeze clar ce tipuri de documente de firmă trebuie înregistrate la instituția de învățământ preșcolar și în diviziile structurale și în ce formulare de înregistrare și contabilitate.

Pe documentele primite (intrat) supuse înregistrării, pe prima foaie a documentului se pune o ștampilă - o marcă de primire, care indică data primirii și numărul de înregistrare de intrare.

Dacă este necesar, se notează orele și minutele de la primirea documentului.

Numărul de înregistrare al documentului servește drept caracteristică de înregistrare și căutare, prin urmare compania ar trebui să dezvolte un sistem uniform și stabil de înregistrare a documentelor. Părțile constitutive ale numărului de înregistrare trebuie să fie amplasate permanent în acesta.

Numărul de înregistrare al documentului de intrare (intrat) include numărul de ordine al chitanței în anul calendaristic. Numărul de serie al documentului, după examinarea de către conducător și emiterea unei rezoluții, poate fi completat cu o bară a codurilor subdiviziunii - executorul (în conformitate cu clasificatorul subdiviziunilor adoptat în societate), de exemplu :

În. Nr. 114/03, Unde

În. - indică faptul că documentul este primit;
114 - numărul de ordine al primirii documentului într-un an calendaristic;
03 - cod unitate structurală

La înregistrarea documentelor în sistemul informațional, numărul de înregistrare a documentului este atribuit automat în conformitate cu structura definită de software.

Dacă societatea utilizează tehnologia informației pentru înregistrarea și înregistrarea documentelor, informațiile despre document sunt introduse în baza de date, în timp ce compoziția datelor despre document și structura numărului de înregistrare al documentului sunt incluse în instrumentul software dezvoltat conform termenii de referință ai companiei.

Există multe soluții diferite pentru „sisteme electronice de gestionare a documentelor” (EDMS). În zilele noastre este deja evident că nicio organizație, instituție, companie nu se poate face fără managementul electronic al documentelor. Există oportunități ample în EDMS, dar pregătirea personalului instituției de învățământ preșcolar va fi necesară pentru a lucra în EDMS.

Notă principalele detalii ale formularului de înregistrare și control (RKF) și regulile de completare a acestora.

Rechizite	Reguli de umplere
1. Denumirea tipului de document	Completat în conformitate cu numele tipului de document înregistrat (de exemplu: scrisori, faxuri, telegrame, servicii și memorandumuri, comenzi, instrucțiuni, protocoale, instrucțiuni, contracte etc.)
2. Autorul (corespondentul) documentului	La înregistrarea documentelor primite, se înregistrează numele organizației, unității structurale sau funcționarului - autorul documentului. La înregistrarea contestațiilor cetățenilor se înscriu numele, prenumele, patronimul și adresa acestuia.
3. Data documentului	Data atribuită documentului de către organizația-autorul documentului este transferată către RKF.
4. Numărul de înregistrare al documentului	Numărul de înregistrare al documentului atribuit de organizația-autorul documentului este transferat către RKF. Dacă nu există niciunul, atunci coloana indică „b / n” (fără număr).
5. Data primirii	Se transferă la RKF din marcajul de pe primirea documentului (ștampila de înregistrare).
6. Numărul documentului de înregistrare (intrat).	Numărul de înregistrare atribuit documentului la admiterea în organizație este transferat către RKF de pe marca de pe primirea documentului (ștampila de înregistrare).
7. Titlul (rezumatul) documentului	Reluat din document; în lipsa acestuia, este format dintr-un angajat al instituţiei de învăţământ preşcolar. Rezumatul poate fi scris cu cuvinte cheie.
8. Rezoluție	În RKF este reportat de la rezoluția impusă documentului de către șef. Se indică numele executorului (executorilor), conținutul ordinului, autorul și data rezoluției.
9. Termenul limită de executare a documentului	Se timbrează data stabilită prin acte normative sau de către conducător și cuprinsă în rezoluție.
10. Marcați despre execuția documentului	Numărul de înregistrare și data documentului pregătit (răspunsul), un link către numărul său de înregistrare și data înregistrării sau o scurtă înregistrare a deciziei pe fond sunt transferate către RKF.
11. Indicele cazului	Indexul cazului este transferat către RKF în conformitate cu nomenclatorul cazurilor unității structurale în care este plasat documentul executat.

În informațiile despre document, astfel de date sunt introduse în RKF ca:

ștampila (marca) care restricționează accesul la document;
redirecționarea internă a documentelor de către executant;
Cuvinte cheie;
numărul de foi ale documentului;
prezența aplicațiilor și numărul de foi în acesta;
NUMELE COMPLET. si pozitia persoanei care a pus documentul sub control;
termene intermediare pentru executarea ordinelor;
amânarea datelor de spectacol;
perioada de păstrare a documentului;
starea documentului (proiect etc.);
modalitatea de primire sau trimitere a documentelor (prin poștă rusă, poștă rapidă, fax, curier etc.);
alte date după cum este necesar.

T.V. Voitsekhovich,

Deoarece ne-am adresat scrisoarea către noi, după următoarea procedură de trimitere și primire a mesajelor, o vom primi. În mod implicit, mesajele primite sunt plasate într-un folder Inbox(Inbox). Această secțiune descrie în detaliu cum să lucrați cu acest folder și cu mesajele primite.

Lucrul cu un mesaj

De obicei, când sosește un mesaj nou, apare o casetă de dialog de notificare care vă solicită să deschideți mesajul primit. Mai mult, un semnal sonor și o pictogramă în formă de plic de pe bara de sistem de lângă ceas sunt notificate cu privire la un mesaj de intrare.

În dosar Inbox(Inbox) deschideți făcând dublu clic pe un mesaj primit, un mesaj trimis către dvs. (Fig. 9.30). După cum puteți vedea, mesajul a păstrat complet formatul, atașamentul și alte elemente asociate cu acesta, dar totul în ordine.

Deci, deoarece postarea noastră conținea parametri suplimentari Vot(Vot), Marcați pentru execuție(Urmărire) și Importanţă(Importanță), în partea de sus a literei de pe bara galbenă de informații, toate sunt listate. Mai mult, după cum puteți vedea, în partea de sus a mesajului primit este afișat un panou de vot cu butoane. Testul a trecut și testul a eșuat. Despre răspunsuri și transferuri vom vorbi puțin mai târziu, dar acum, din moment ce ați citit acest mesaj, puteți completa marcajul pentru execuție. Faceți clic pe butonul cu același nume de pe bara de instrumente Standardși bifați caseta Efectuat(Complet). Un mesaj suplimentar va apărea sub numele mărcii în fâșia de informații despre finalizarea cunoștinței cu data corespunzătoare.

Orez. 9.30.

Mai mult, așa cum era de așteptat, a apărut o casetă de dialog care vă solicita să confirmați primirea și citirea acestui mesaj. Dacă doriți ca confirmarea să fie trimisă automat, bifați caseta Nu mai întrebați despre trimiterea confirmărilorși faceți clic pe Da.

cometariu

Este posibil ca această casetă de dialog să nu fi apărut, caz în care răspunsul la cererea de livrare și de citire va fi trimis automat (vezi secțiunea 9.10.1 „Procesarea mesajelor”).

Urmează câmpurile Din(Din), La care(Acea), Copie(SS), Trimis de(Trimis) și Temă(Subiect). Aceste câmpuri sunt numai pentru citire și numai pentru copiere, cu excepția câmpului Din(De la), care afișează numele și adresa de e-mail ale expeditorului. Dacă nu aveți acest expeditor în lista de contacte, puteți adăuga procedura fără a părăsi formularul Mesaj(Mesaj). Mutați mouse-ul peste câmp Din(De la) și faceți clic dreapta. Selectați comanda din meniul contextual Adaugă la contacte(Adaugă la contacte). Va apărea un formular a lua legatura(Contact) cu câmpuri completate automat Numele complet(Numele complet) și E-mail Poștă(Adresa de e-mail). Adăugați informații suplimentare dacă este necesar și salvați contactul (vezi capitolul 4 „Contacte”).

Următorul câmp mare afișează informațiile trimise de expeditor. Rețineți că acest câmp nu este disponibil pentru introducere, deși arată opțiuni de formatare pentru textul existent. Dar utilizatorul poate copia textul mesajului, precum și poate salva fundalul sau imaginile încorporate.

Exemplul 9.22. Salvați fundalul mesajului

Nume fișier: =< Им i file>

Singura procedură de formatare disponibilă destinatarului în acest caz este creșterea sau micșorarea dimensiunii fontului. Modificarea dimensiunii fontului se efectuează făcând clic pe butonul cu același nume de pe bara de instrumente Standard.

Uneori, mesajul primit nu identifică textul. În același timp, nu vedeți text rusesc, ci un set de caractere de neînțeles. Una dintre problemele care apar în acest caz este determinarea incorectă a codificării mesajului primit. Puteți încerca manual să modificați codificarea selectând valoarea corespunzătoare din listă> vizualizare> Codificare.

Ultimul câmp luat în considerare aici este Atașamentul(Atasamente). Pentru a salva sau a deschide un atașament, urmați exemplul de mai jos.

Exemplul 9.23. Salvarea fișierelor atașate

Practic, există o altă modalitate mai convenabilă și mai rapidă de a economisi investițiile. Puteți pur și simplu să faceți dublu clic pe pictograma fișierului atașat. Va apărea o casetă de dialog Deschiderea unui atașament(Opening Mail Attachments), notificând despre posibilitatea unui virus într-un fișier atașat (Fig. 9.31). Deoarece acest fișier a fost atașat de noi, puteți fi aproape sută la sută sigur că nu conține viruși și nu ezitați să apăsați butonul Salvați atașamentul(Salvați-l pe disc). În caseta de dialog care apare, selectați un folder pentru a stoca fișierul. În caz contrar, dacă mesajul cu fișierul atașat nu vă inspiră încrederea potrivită, pur și simplu ștergeți-l.

Uneori, atașarea conține un fișier cunoscut de Windows ca editor, cum ar fi imagini sau atașamente audio. Astfel, în lipsa protecției la deschiderea atașamentului, dublu clic pe pictograma fișierului îl va deschide și, în consecință, o posibilă infecție cu virus. Când lucrează în siguranță, Outlook va emite un avertisment și va oferi două opțiuni: deschis sau salvați pe disc. Vă sfătuiesc cu tărie să nu deschideți astfel de fișiere din Outlook, ci mai întâi să le salvați pe disc și apoi să vă asigurați că verificați dacă există viruși. Și numai după aceste proceduri deschideți fișierul. Desigur, aceste acțiuni încetinesc oarecum procesul de procesare a mesajelor, dar dacă computerul este infectat cu un virus, acest proces se poate opri cu totul.

Orez. 9.31. Fereastra de dialog Deschiderea unui atașament

După cum puteți vedea, vizualizarea și procesarea mesajului primit este destul de simplă. Uneori, când sosesc mai multe mesaje, este convenabil să folosiți butoanele speciale Următorul sau Înapoi(Înapoi) pentru a merge la mesajul următor sau anterior fără a lăsa un formular deja deschis.

Pe lângă lucrul cu un mesaj, prin deschiderea formularului acestuia, puteți lucra cu el direct într-una dintre vizualizările folderului Inbox, despre care se va discuta în secțiunea următoare.

Vizualizări ale folderelor Inbox

După cum am menționat mai sus, mesajele primite pot fi văzute în folder Inbox(Inbox) trimis - în dosar Trimis(Trimis), netrimis - în dosar Proiecte(Proiect). Pentru toate aceste foldere, Microsoft Outlook oferă mai multe vizualizări standard. Vom lua în considerare vizualizările folosind exemplul unui folder Inbox. Masa 9.6 oferă o descriere a vizualizărilor standard ale folderelor Inbox.

Performanţă	Articole afișate
Mesaje	Lista tuturor mesajelor. Câmpuri afișate: Importanță, Pictogramă, Marcare, Atașament, De la, Subiect, Primit
Mesaje cu previzualizare automată	Lista tuturor mesajelor cu primele trei rânduri de text pentru mesajele care nu au fost încă deschise
Prin steagul de urmărire	Lista tuturor mesajelor, grupate după ștampila dată
Ultimele șapte zile	Mesaje primite în ultimele șapte zile
Semnalat pentru următoarele șapte zile	Mesaje marcate cu un steag pentru următoarele șapte zile
După subiecte (După subiect de conversație)	Lista tuturor mesajelor grupate după câmpul Subiect
De către expeditor	Lista tuturor mesajelor grupate după câmpul De la
Mesaje necitite	Mesaje marcate ca necitite
După destinatar (Trimite către)	Mesaje grupate după câmpul Către
Cronologie mesaj	Toate mesajele sunt afișate cronologic pe o cronologie

Tabelul 9.6. Vizualizări ale folderelor Inbox