Nouvelles fonctionnalités de l'inspecteur des documents pour Excel, PowerPoint et Word. Scripts de Dispatcher Screenwar. Supprimer les données personnelles des documents

La préservation des données à caractère personnel vaut la peine d'accorder une attention particulière, car depuis l'année dernière, le législateur a renforcé la responsabilité de l'employeur de non-respect de l'obligation de les protéger. L'article vous dira ce qui est considéré comme des données personnelles, quelles responsabilités pour leur protection sont établies pour les employeurs et comment organiser la comptabilité et le stockage corrects des données personnelles des employés.

Systématiser ou mettre à jour les connaissances, obtenir des compétences pratiques et trouver des réponses à vos questions sur au comptable de l'école. Les cours sont conçus pour répondre au "comptable" Professanningard.

L'employeur, acceptant un employé au travail, devrait demander certaines informations de sa part, qui sont nécessaires dans le cadre de la législation sur le travail, la taxe et la comptabilité. Droit fédéral du 27 juillet 2006 N ° 152-FZ "sur les données personnelles" exige de l'employeur, ce qui est dans ce cas un opérateur de données à caractère personnel et exécute leur traitement, assurer la sécurité de ces informations.

Quelles données sont personnelles

Les données personnelles sont toutes les informations, directement ou indirectement relatives au sujet de données personnelles - une personne physique certaine ou définie (art. 3 de la loi fédérale du 27 juillet 2006 n ° 152-FZ "sur les données personnelles", ci-après - la loi sur les données personnelles).

Les informations suivantes peuvent être attribuées aux données personnelles publiques:

• nom et prénom;
• date et lieu de naissance;
• adresse (lieu d'enregistrement);
• éducation, profession;
• une image d'une personne (photographie et vidéo), qui vous permet d'identifier et à cet effet est utilisée par l'opérateur (explication de la Roskomnadzor datée du 30 août 2013 "sur des problèmes de classification des images photo et vidéo, des données dactylocopiques et d'autres informations aux données personnelles biométriques et à leurs particularités de leur traitement »);
• état matrimonial, la présence d'enfants, parents;
• faits de biographie et d'activités de travail antérieures (lieu de travail, condamnation, service dans l'armée, travail dans des postes élus, dans la fonction publique, etc.);
• situation financière. Les informations sur la paie sont également des données personnelles (une lettre de Roskomnadzor du 07.02.2014 N ° 08km-3681);
• affaires et autres qualités personnelles évaluées;
• d'autres informations pouvant identifier les humains.

De plus, la loi sur les données personnelles est mentionnée:

• données personnelles spéciales (liées à l'affiliation nationale, aux vues politiques, aux croyances religieuses ou philosophiques, à la santé, à la vie intime). En règle générale, le traitement de ces données n'est pas autorisé. Exceptions - cas prévus à la partie 2 de l'article 10 de la loi sur les données à caractère personnel;
• données personnelles biométriques (caractériser les caractéristiques physiologiques et biologiques d'une personne, sur la base de laquelle on peut identifier sa personnalité). Pour traiter ces informations, le consentement du sujet des données à caractère personnel est nécessaire. Exception - cas établis par h. 2 c. 11 de la loi sur les données personnelles.

L'employeur a le droit de recevoir et d'utiliser uniquement ces informations qui caractérisent un citoyen à la place du contrat de travail (par exemple, des informations sur le statut social et de la propriété d'une personne ne sont pas liées à son processus de travail). Ces informations figurent dans les documents suivants présentés par l'employé lors de l'admission au travail:

• dans le passeport ou autre document certifiant l'identité;
• ouvrier du travail;
• documents sur la comptabilité militaire, l'éducation, la composition familiale;
• certificat de revenu de l'emploi précédent;
• profil rempli d'emploi;
• carte d'employé personnel (formulaire T-2);
• certificats de mariage, la naissance d'un enfant;
• certificats médicaux, etc.

L'employeur conserve des copies des documents énumérés, à l'exception des questionnaires, des livres de travail et des cartes personnelles.

Traitement des données personnelles

Traitement des données personnelles - Toute action (opération) ou un ensemble d'actions (opérations) engagées à l'aide d'outils d'automatisation ou sans l'utilisation de tels fonds avec des données à caractère personnel, y compris la collecte, l'enregistrement, la systématisation, l'accumulation, le stockage, le raffinement (mise à jour, changement) , extraction, utilisation, transmission (distribution, fourniture, accès), dépersonnelle, blocage, suppression, destruction des données (article 3 de la loi sur les données personnelles).

La loi sur les données à caractère personnel oblige l'employeur à se conformer à certaines exigences de traitement de ces données. Par exemple, le traitement des données personnelles n'est effectué qu'avec le consentement de l'employé (clause 1 de l'article 6, art. 9 de la loi sur les données personnelles). Afin d'éviter des litiges, il est préférable que ce consentement soit émis par écrit. La même règle est valable pour les candidats.

Dans certains cas, la forme écrite du consentement est directement prévue par la loi (la partie 4 de l'art. 9 de la loi sur les données à caractère personnel). Par exemple, le consentement écrit de l'employé pour le traitement de ses données personnelles est requis:

1) En obtenant des données à caractère personnel de l'employé à la tierce partie (paragraphe 3 de l'art. 86 du Code du travail de la Fédération de Russie). Mais dans ce cas, l'employé doit d'abord notifier cela et recevoir son consentement écrit (paragraphe 3 de l'art. 86 du Code du travail de la Fédération de Russie).

La notification doit être spécifiée (clause 3 de l'art. 86 du Code du travail de la Fédération de Russie):

• objectifs d'obtenir des données personnelles de l'employé d'une tierce partie;
• sources d'information estimées (personnes qui seront demandées par des données);
• méthodes d'obtention de données, de leur caractère;
• conséquences possibles du refus de l'employeur pour obtenir des données à caractère personnel de l'employé d'un tiers. Si l'employé ne se familiarise pas avec l'avis de la réception estimée de ses données personnelles d'une autre personne, il est conseillé de compiler la loi correspondante.

Si le travailleur a changé d'avis, alors à tout moment a le droit de retirer l'accord pour traiter les données à caractère personnel (partie 2 de l'article 9 de la loi sur les données personnelles).

Dans une telle situation, la continuation du traitement des données à caractère personnel de l'employé sans son consentement est possible en présence de bonnes raisons. Ils sont énumérés aux paragraphes 2 à 11 de la partie 1 de l'article 6 de l'article 10 de l'article 10 de l'article 11 de l'article 11 de la loi sur les données à caractère personnel (partie 2 de l'article 9 de la loi sur les données personnelles).

Certaines informations (qui ne sont pas liées aux objectifs énumérés au paragraphe 1 de l'article 86 du Code du travail de la Fédération de Russie), l'employeur n'a pas le droit de demander à des tiers même si l'employé accepte.

2) Lorsque les données personnelles de l'employé sont transférées à des tiers, à l'exception des cas où il est nécessaire d'empêcher la menace de la vie et la santé de l'employé (par. 2 article 88 du Code du travail de la Fédération de Russie);

3) traiter des catégories spéciales de données à caractère personnel de l'employé directement liées aux questions des relations de travail (article 4 de l'art. 86 du Code du travail de la Fédération de Russie, paragraphe 1 de la partie 2 de l'article 10 de la loi sur les données personnelles ). Ces données comprennent des informations sur l'affiliation raciale, la nationalité, les vues politiques, les croyances religieuses et philosophiques, la santé, la vie intime.

Avec l'incapacité de l'employé, le consentement écrit au traitement de ses données donne à son représentant légal (parent, gardien) (partie 6 de l'art. 9 de la loi sur les données personnelles). Et en cas de décès de l'employé, un tel consentement émet ses héritiers, si seulement elle n'était pas reçu de l'employé lui-même sous sa vie (la partie 7 de l'art. 9 de la loi sur les données personnelles).

Pas dans tous les cas nécessite le consentement de l'employé pour le traitement des données à caractère personnel. Par exemple, si les données ont été obtenues (p. 2 h. 1, article 6, paragraphe 2.3 de la partie 2 de l'article 10 de la loi sur les données personnelles, par. 1 des explications de Roskomnadzor):

1. des documents (informations) imposés à la conclusion du contrat de travail;
2. selon les résultats de l'examen médical préliminaire obligatoire de l'état de santé (art. 69 du Code du travail de la Fédération de Russie, paragraphe 3 des explications de Roskomnadzor du 14 décembre 2012 «Des problèmes liés au traitement des données à caractère personnel de travailleurs, candidats à remplir des postes vacants, ainsi que des personnes dans la réserve de personnel », des explications de Roskomnadzor datées du 14 décembre 2012);
3. dans le volume stipulé par le formulaire unifié n ° T-2, y compris les données personnelles de proches parents et dans d'autres cas établies par la législation de la Fédération de Russie (obtention d'une pension alimentaire, enregistrement d'admission au secret de l'État, la conception de social prestations) (clause 2 des explications de Roskomnadzor datée du 14.12. 2012);
4. de l'agence de personnel agissant au nom de la requérante (paragraphe 12 du paragraphe 5 des explications de Roskomnadzor datée du 14 décembre 2012);
5. du demandeur qui a lui-même posté son CV sur Internet, ce qui en fait un cercle de personnes peu illimitée abordable (paragraphe 10 de la partie 1 de l'art. 6 de la loi fédérale du 27 juillet 2006 n ° 152-фЗ, par. 12 p. 5 Explications de Roskomnadzor datée du 14.12.2012).

L'employeur avec le consentement de l'employé peut confier le traitement de ses données personnelles à une autre personne (partie 3 de l'art. 6 de la loi sur les données personnelles, par. 2 du paragraphe 5 des explications de Roskomnadzor datée du 14 décembre 2012) . Mais dans le même temps, c'est l'employeur qui est responsable devant l'employé des actions de cette personne (la partie 5 de l'art. 6 de la loi sur les données personnelles).

Dans le contour. Shkol: Modifications de la législation, des spécificités de la comptabilité et de la comptabilité fiscale, des rapports, des salaires et du personnel, des transactions en espèces.

Organisation de comptabilité et de stockage de données personnelles

L'employeur doit protéger les données personnelles de l'employé de l'utilisation ou une perte illégale à la charge de ses fonds (paragraphe 7 de l'art. 86 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Nous analyserons des actions étape par étape de l'employeur pour comptabiliser et stocker des données à caractère personnel dans l'organisation.

Étape 1. L'employeur doit publier une loi locale qui réglementera la procédure de stockage et d'utilisation des données à caractère personnel. Un tel acte est généralement la provision sur les données personnelles des employés, avec qui les employés doivent être familiarisés avec la signature (paragraphe 8 de l'art. 86 du Code du travail de la Fédération de Russie). Pour vous familiariser avec la réglementation sur les données à caractère personnel, comme avec le reste des actes de réglementation locaux, l'employé doit avant la signature du contrat de travail (art. 68 du Code du travail de la Fédération de Russie). Découvrez un employé avec un document en l'envoyant à l'adresse e-mail, cela ne sera pas considéré comme une signature. En l'absence d'une signature de l'employé, l'employeur ne sera pas en mesure de prouver que l'employé était familiarisé avec ce document.

La fourniture de données à caractère personnel, ainsi que tout autre acte réglementaire local, est publiée et approuvée par l'Ordre, qui signe le chef de l'organisation ou d'un autre commissaire à cette personne.

Dans le cas d'une vérification d'une organisation qui vérifie les autorités peut demander ce document et vérifier si les employés avec lui sont familiarisés. L'absence d'un tel document ou des employés non connus avec cela peut être la base d'attirer l'employeur en justice conformément à la partie 1 de l'article 5.27 du Code de Code de la Fédération de Russie, et dans le cas d'un trouble similaire Selon la partie 2 de l'article 5.27 du Code d'infractions administratives de la Fédération de Russie. Une telle conclusion est également confirmée par la pratique judiciaire (résolution du SAF du district de Moscou du 26 octobre 2006 n ° CA-A40 / 10220-06 N ° A40-20745 / 06-148-194).

Étape 2.. L'employeur approuve un document contenant une liste de données personnelles utilisées dans les activités de l'organisation. Ce document inclut toutes les informations que l'employé rapporte écrit sur lui-même sur l'admission au travail, ainsi que ceux utilisés à l'avenir lors de la documentation du personnel.

De plus, la liste doit indiquer les documents contenant les informations sur les employés de l'organisation qui soumet à diverses agences gouvernementales (inspection fiscale et du travail, autorités statistiques).

Étape 3.. L'employeur doit nommer responsable de travailler avec des données à caractère personnel et chargée de garantir des données personnelles. Une telle responsabilité peut être à la fois une personne spécifique et une division. Dans ce dernier cas, la responsabilité personnelle est responsable de la tête d'une telle unité. Cette ordonnance doit être portée à l'attention de tous les employés spécifiés, qui doivent être confirmés par leur signature.

Étape 4.. En cas de vérification afin d'éviter les différends de vérification, il est préférable de préparer les documents suivants:

• déclarations de travailleurs sur le consentement au traitement des données à caractère personnel;
• les magazines de comptabilité de données personnelles, leur émission et leur transfert à d'autres personnes et représentants de diverses organisations, agences gouvernementales;
• le magazine vérifie la disponibilité des documents contenant des données personnelles de l'employé.

Étape 5.. Par ordre du chef de l'Organisation d'établir une liste de sites de stockage de documentation, ce qui est le transporteur de données à caractère personnel des employés, ainsi qu'une liste de mesures nécessaires pour assurer la sécurité des données à caractère personnel, la procédure de leur adoption. Tous les documents contenant des données personnelles des travailleurs, tels que les affaires personnelles, les fichiers, les magazines de crédit, doivent être stockés dans des armoires spécialement équipées ou des coffres-forts verrouillés et scellés. Les ouvrages de travailleurs travaillant doivent être stockés séparément des affaires personnelles.

Résumons

• tous les employés ont reçu le consentement au traitement des données à caractère personnel;
• que ce soit des employés ayant des actes locaux, établissant la procédure de traitement de telles données et avec leurs droits et obligations dans ce domaine;
• référence dû au stockage et à la protection des données à caractère personnel;
• la documentation sur leur traitement des exigences de la législation, etc.

Lorsque vous utilisez la copie électronique de certains documents de bureau avec des clients ou des collègues, il est recommandé de vérifier le document pour des données cachées et personnelles. Ces informations cachées peuvent être supprimées avant de fournir un accès global à d'autres personnes. La fonction d'inspecteur de documents dans Word, Excel, PowerPoint ou Visio aide à trouver et supprimer des données cachées et des données personnelles dans les documents que vous envisagez de fournir le partage.

Les informations cachées peuvent inclure:

données cachées ou informations personnelles qui peuvent ne pas être fournies dans les documents Word

les données Excel sont ajoutées au livre lorsque vous travaillez avec d'autres personnes.

données cachées et données personnelles dans PowerPoint, qui peuvent être stockées dans la présentation ou dans ses métadonnées.

informations de document et propriétés de fichier dans les documents Visio

Noter: À moins que vous envoyiez votre document Microsoft, aucune donnée ne sera disponible.

Cet article décrit les types de données généralement stockés dans des documents Office afin de pouvoir choisir ce que vous devez enregistrer et ce que vous souhaitez supprimer dans le document ou les métadonnées. Quelques informations que l'inspecteur de documents ne peut pas supprimer, voir les tableaux qui conduisent à des informations supplémentaires sur Word, Excel et PowerPoint.

Une copie électronique du document Word sur lequel vous souhaitez fournir un accès aux clients ou aux collègues contient souvent des données cachées ou des données personnelles stockées dans le document lui-même ou dans les propriétés du document ou des métadonnées.

Conseil: Si vous voulez juste ne pas imprimer de notes, allez à la page déposer _Gt_ Imprimer, Sélectionnez Imprimer toutes les pages Et décochez la case corrections d'impression.

Les documents de mots peuvent contenir des données cachées et personnelles des types suivants:

Notes, corrections pour corrections enregistrées, versions et notes manuscrites Si vous travaillez avec d'autres utilisateurs pour créer un document, le document peut contenir des éléments tels que corrections avec corrections, notes, notes manuscrites et versions. Ces informations permettent à d'autres personnes de voir les noms des personnes qui travaillaient sur le document, des commentaires des examinateurs et des modifications apportées au document, qui peuvent ne pas être nécessaires pour la collaboration en dehors du groupe.

Propriétés du document et des métadonnées: informations sur le document, telles que "l'auteur", "thème" et "nom". Les propriétés du document incluent également des informations fournies automatiquement par des programmes de bureau, tels que le nom d'utilisateur que l'utilisateur a enregistré la dernière fois et la date de création de documents. Si vous avez utilisé des fonctions spécifiques, le document peut également contenir des informations personnelles supplémentaires, telles que des en-têtes de messagerie, l'envoi et la vérification, les itinéraires et les noms de modèles.

Persécuteurs I. Les documents de mot de substrat peuvent contenir des informations dans les pieds de page. De plus, vous pouvez ajouter un substrat au document Word.

Texte caché Les documents de mots peuvent contenir du texte formaté comme texte caché. Si vous ne savez pas si le document contient le texte masqué, vous pouvez utiliser l'inspecteur de documents pour le trouver.

Propriétés du serveur de documents Si le document a été enregistré à l'emplacement sur le serveur de documents Management, par exemple sur le site Web de la pièce de pièce ou la bibliothèque créée sur Windows SharePoint Services, le document peut contenir des propriétés de document supplémentaires ou des informations associées à cet emplacement sur le serveur.

Données XML personnalisées. Les documents peuvent contenir des données XML personnalisées non affichées dans le document lui-même. Ces données XML peuvent être détectées et supprimées à l'aide de l'inspecteur de documents.

Avec l'aide de l'inspecteur de documents

Avec l'aide de l'inspecteur de documents, vous pouvez trouver et supprimer des données cachées et personnelles de Word Documents. L'inspecteur des documents est logique de fonctionner avant de fournir un accès global aux copies électroniques des documents Word, par exemple sous la forme d'investissements dans des messages électroniques.

Rechercher et supprimer des documents Inspecteur dans Word Documents

En mot, l'inspecteur de documents comprend plusieurs modules différents vous permettant de trouver et de supprimer des données cachées et personnelles spécifiques aux documents Word. La liste des différents types de données cachées ou personnelles pouvant être détectées et supprimées de documents Word à l'aide de l'inspecteur de documents est présentée dans le tableau ci-dessous.

Remarques:

Inspecteur	Trouve et supprime
Notes, corrections, versions Noter: Dans Word Starter 2010, l'inspecteur de documents supprime uniquement les versions et les notes.	Remarques Marqué le mode de correction Informations sur la version du document Notes manuscrites
Propriétés du document et des données personnelles	Général, Statistiques et Autres boite de dialogue Propriétés du document En-têtes de messagerie Itinéraires de documents Propriétés du serveur de documents Informations sur le type de contenu Nom d'utilisateur Nom de modèle
Circuits et "filigranes"	Titres de document Informations dans les colonnes du document "Marques d'eau"
Texte caché	Texte formaté comme masqué (paramètre de police disponible dans la boîte de dialogue Police de caractère) Noter: Cet inspecteur ne peut pas détecter le texte masqué par d'autres méthodes (par exemple, texte blanc sur fond blanc).
Données XML personnalisables	Données XML personnalisées pouvant être stockées dans le document
Contenu invisible	Noter: Cet inspecteur ne trouve pas d'objets bloqués par d'autres objets.

Lorsque vous utilisez la copie électronique du livre Excel, assurez-vous de visualiser un livre comme des données cachées ou des données personnelles pouvant être stockées dans le livre lui-même ou dans ses propriétés du document (métadonnées).

À l'aide de l'inspecteur de documents dans Excel, vous pouvez trouver et supprimer des données cachées et personnelles.

Noter: Bien que des livres envoyés à d'autres utilisateurs, vous pouvez supprimer des données cachées et personnelles si le livre Excel a été enregistré comme commun, il est impossible de supprimer des notes, des notes, des propriétés de document et des données personnelles. Pour supprimer ces données du livre général, copiez-la d'abord et annulez l'accès total.

Rechercher et supprimer des données cachées et personnelles

Utilisation de l'inspecteur de documents, vous pouvez supprimer des données cachées et personnelles de Excel Books. L'inspecteur des documents est logique de fonctionner avant de fournir un accès général aux copies électroniques des livres, par exemple sous la forme d'investissements dans des courriers électroniques.

Types de données cachées et personnelles dans Excel

Ce qui suit répertorie certains éléments qui peuvent être la source de données cachées et personnelles dans Excel Books.

Notes et notes manuscrites. Si le livre a été créé conjointement avec d'autres utilisateurs, il peut contenir des notes ordinaires et manuscrites. Ces informations permettent aux autres utilisateurs de trouver les noms des personnes travaillant sur ce livre, affichez les notes des examinateurs et consultez les modifications apportées au livre.

Propriétés du document et des données personnelles Métadonnées ou propriétés de document dans Excel, comme dans d'autres applications de bureau, y compris des informations sur l'auteur, le thème et le titre. Bureau enregistre automatiquement le nom d'utilisateur qui a enregistré la dernière fois le livre, la date de création de documents et l'emplacement du document (Excel 2013 ou ultérieur). Des informations supplémentaires (PII) peuvent être disponibles, telles que les en-têtes de messagerie, l'envoi, la vue, les itinéraires, les propriétés de l'imprimante (par exemple, le chemin d'accès à l'imprimante et le code d'impression secret), ainsi que le chemin d'accès au fichier à la publication. Les pages Web.

Pieds de page. Les livres Excel peuvent contenir des données sur pied.

Rangées cachées, colonnes et draps. Le livre peut cacher des cordes, des colonnes et des feuilles entières. Lors de la distribution d'une copie d'un livre contenant des chaînes cachées, des colonnes ou des feuilles, d'autres utilisateurs peuvent les afficher et afficher les données contenues dans elles.

Propriétés du serveur de documents. Le livre stocké sur le serveur de gestion de documents, par exemple sur le site Web de l'espace de travail pour des documents ou dans la bibliothèque Windows SharePoint Services, peut contenir des propriétés supplémentaires du document ou des informations de localisation sur le serveur.

Données XML personnalisées. Les livres Excel peuvent contenir des données XML personnalisées non affichées dans le document lui-même. Ces données XML peuvent être détectées et supprimées à l'aide de l'inspecteur de documents.

Contenu invisible. Les livres peuvent contenir des objets formatés comme invisibles.

Fichiers ou objets mis en œuvre. Dans les livres, il peut y avoir des fichiers incorporés (par exemple, des documents de bureau ou des fichiers texte) ou des objets intégrés (par exemple, des diagrammes ou des équations) contenant des données invisibles.

Macros basées sur le code VBA. Dans les livres, il peut y avoir des macros, des modules VBA, des éléments COM et ActiveX, des formulaires utilisateur ou des fonctions utilisateur pouvant contenir des données cachées.

Éléments avec des données en cache. Dans les livres, il peut y avoir des données en cache de tables récapitulatives, de schémas sommaires, de sections, de délais et de formules de cubes pouvant ne pas être affichés.

Sondages Excel Les livres peuvent être cachés des problèmes d'enquête Excel qui ont été introduits dans Excel Online et sont stockés dans le livre, mais ne sont pas visibles.

Scripts de Dispatcher Screenwar. Dans les livres, il peut y avoir des scripts définis à l'aide du gestionnaire de script. Ils peuvent contenir des données mises en cache ou cachées.

Filtres. Dans les livres, il peut y avoir des autofilters ou des filtres de table actifs pouvant conduire à sauver des données cachées ou cachées dans des livres.

Noms cachés. Les livres peuvent avoir des noms cachés qui peuvent être une source de données cachées.

Rechercher et supprimer des documents Inspecteur dans Excel Documents

Dans l'inspecteur de documents affiche les éléments trouvés pouvant contenir des données cachées et personnelles liées à Excel Books. Le tableau ci-dessous répertorie les types de données telles que ce qui peut être supprimé des livres à l'aide de l'inspecteur de documents.

Remarques:

Toutes les fonctions Excel L figurant dans la table sont prises en charge dans Microsoft Excel Starter 2010.

Si des modules configurables sont ajoutés à l'organisation à l'inspecteur des documents, des données de type supplémentaires peuvent être détectées.

	L'inspecteur des documents trouve et supprime
Remarques	Remarques Notes manuscrites Noter: Dans Excel Starter 2010, l'inspecteur de documents ne supprime que des notes.
Propriétés du document et des données personnelles	Propriétés du document, y compris les informations des onglets Général, Statistiques et Autres boite de dialogue Propriétés du document (Excel 2013 et versions ultérieures). Quand choisir une équipe Supprimer tout L'emplacement actuel du document sera supprimé du fichier. Il est ajouté en économisant uniquement après la fermeture et la réouverture d'Excel 2013 ou plus tard. Titres de messagerie Itinéraires de documents Données envoyées à la vérification Propriétés du serveur de documents Informations sur la politique de gestion de documents Informations sur le type de contenu Nom d'utilisateur Informations sur le chemin de l'imprimante Notes aux scénarios Notes pour des noms spécifiques et des noms de table Connexions inactives aux données externes
Persputants	Informations dans des feuilles de feuilles Informations dans des notes aux feuilles
Lignes cachées et colonnes	Chaîne cachée Colonnes cachées avec données Remarques: Si le livre contient des colonnes cachées qui ne contiennent pas de données et situées entre les colonnes contenant les données, ces colonnes masquées vides seront également détectées et supprimées. Si les rangées ou les colonnes cachées du livre contiennent des données, leur retrait peut entraîner une modification des résultats du calcul des formules contenues dans le livre. Si on ne sait pas quelles données sont contenues dans des lignes ou des colonnes cachées, fermez l'inspecteur de documents, affichez les rangées et les colonnes cachées, puis parcourez leur contenu. L'inspecteur ne trouve pas de chiffres, de graphiques, de commandes, d'objets et d'éléments de Microsoft ActiveX, images et éléments graphiques de Smartart, qui peuvent être contenus dans des colonnes cachées. Les lignes cachées ou les colonnes ne sont pas supprimées si elles font partie de la table ou de la liste de liste, ainsi qu'une table de pivotement. Ces lignes et colonnes deviennent visibles.
Listes cachées	Listes cachées Noter: Si les feuilles cachées du livre contiennent des données, leur retrait peut entraîner une modification des résultats du calcul des formules contenues dans le livre. S'il n'est pas connu, quelles données sont contenues dans des feuilles cachées, fermez l'inspecteur des documents, affichent les feuilles cachées, puis parcourez leur contenu.
Données XML personnalisables	Données XML personnalisées pouvant être stockées dans le livre
Contenu invisible	Objets formatés comme invisibles Noter: L'inspecteur de documents ne détecte pas les objets bloqués par d'autres objets.

L'inspecteur de documents trouve les éléments énumérés ci-dessous pouvant contenir des données non affichées dans le livre. Il n'est pas capable de les supprimer, car cela peut conduire au mauvais travail du livre. Vous pouvez afficher chaque élément trouvé et décider de la supprimer manuellement ou de la remplacer par un élément sans données cachées, telles qu'un motif statique.

	L'inspecteur des documents trouve
	cellules des feuilles; objets, tels que des champs de texte ou des chiffres; titres des graphiques; rangées de diagrammes de données.
Fichiers ou objets mis en œuvre	dessins de points; visio Documents Objets; mot documents des objets; texte Opendocument.
Macros basés sur le code VBA	Macros ou modules VBA pouvant contenir des données cachées dans le livre. Ceux-ci inclus: macros, y compris les feuilles de macros Excel 4.0 (XLM); modules VBA; Éléments COM ou ActiveX. Formes personnalisées, y compris formulaire Excel 5.0 fonctions personnalisées.
Composants des analyses commerciales avec des données en cache	Composants d'analyse des affaires pouvant contenir des données en cache stockées dans le livre, y compris des données invisibles. L'inspecteur de documents vérifie la présence des éléments suivants pouvant contenir du cache consolidé, du cache de seplosion ou des cubes de cache: tableaux de synthèse et graphiques sommaires; sections et délais; cubes de formules.
Sondages Excel	Les problèmes d'enquête Excel créés dans Excel Online et sont enregistrés dans le livre, mais ne sont pas visibles.
Scénarios scénarios écriture	Les scripts définis à l'aide du gestionnaire de script et peuvent conduire à la préservation des données cachées ou cachées dans le livre.
Filtres	Filtres pouvant conduire à sauver des données cachées ou cachées dans le livre. L'inspecteur de documents vérifie la présence d'autofiltres et de filtres de tableaux appliqués aux données.
Noms cachés	Noms cachés qui peuvent être une source de données cachées dans le livre.

Vous pouvez rechercher et supprimer des informations cachées dans des présentations PowerPoint à l'aide de l'inspecteur de documents.

Conseil: Si vous voulez juste ne pas imprimer de notes, ouvrez l'onglet déposer _Gt_ Imprimer, Cliquez sur Diapositives en taille toute page Et décochez la case notes d'impression.

Rechercher et supprimer des données cachées et personnelles

Types de données cachées et personnelles

Les données cachées peuvent consister en des données que PowerPoint Ajouter pour fournir une collaboration sur la création d'une présentation avec d'autres personnes. Cela peut également contenir les informations que vous indiquez intentionnellement comme cachée.

Les présentations PowerPoint peuvent contenir des données cachées et personnelles des types suivants:

Notes et notes manuscrites Si vous travaillez avec d'autres utilisateurs pour créer une présentation, votre présentation peut contenir des éléments tels que des notes et des notes manuscrites. Ces informations permettent aux autres utilisateurs de voir les changements et les noms des personnes qui ont travaillé sur la présentation, ainsi que de réviser les commentaires.

Données de suivi des correctifs. Lorsque vous travaillez sur un document général, qui est stocké dans le cloud, PowerPoint 2016 pour Office 365 enregistre des données sur l'OMS et lorsqu'elle est introduite dans un document de changement.

Propriétés du document et des données personnelles. Les propriétés du document (métadonnées) incluent des informations sur la présentation comme nom de l'auteur, du thème et du titre. De plus, ils contiennent des données automatiquement enregistrées par des programmes Office, tels que le nom de l'utilisateur qui a enregistré le dernier document et la date de création de documents. Si vous avez utilisé des fonctions spécifiques, le document peut également contenir des informations personnelles supplémentaires, telles que les en-têtes de messagerie par courrier électronique, l'envoi de données de vérification, des itinéraires de documents, des chemins vers des imprimantes, ainsi que des informations de manière au fichier pour publier des pages Web.

Contenu invisible sur la diapositive. La présentation peut contenir des objets formatés comme non rénovables.

Contenu en dehors de la diapositive. Les présentations PowerPoint peuvent contenir des objets qui ne sont pas affichés car ils ont été déplacés au-delà de la diapositive. Ces objets peuvent être des inscriptions, des images, des éléments graphiques et des tables.

Notes à la présentation. La section Notes sur PowerPoint Présentation peut contenir du texte indésirable pour fournir d'autres utilisateurs, en particulier si ces notes ont été créées exclusivement pour le rapporteur.

Propriétés du serveur de documents. Si la présentation a été enregistrée sur le serveur de gestion de documents, par exemple sur le site Web de l'espace de travail pour les documents ou dans la bibliothèque de services SharePoint Windows, il peut contenir des propriétés supplémentaires ou des informations de localisation sur le serveur.

Données XML personnalisées. Les présentations peuvent contenir des données XML personnalisées non affichées dans le document lui-même. Ils peuvent être détectés et supprimés à l'aide de l'inspecteur de documents.

Informations qui trouvent et supprime l'inspecteur des documents

L'inspecteur de documents dans PowerPoint comprend plusieurs modules différents qui vous permettent de trouver et de supprimer des données cachées et personnelles spécifiques aux présentations PowerPoint. Une liste de divers types de données cachées et personnelles pouvant être supprimées des présentations à l'aide de l'inspecteur de documents est présentée dans le tableau ci-dessous.

Si des modules supplémentaires ont été ajoutés à l'organisation de l'inspecteur des documents, vous pouvez vérifier la présence dans les présentations d'autres types d'informations.

Inspecteur	Trouve et supprime
Remarques	Remarques Notes manuscrites
Propriétés du document et des données personnelles	Propriétés du document, y compris les informations des onglets Général, Statistiques et Autres boite de dialogue Propriétés du document Titres de messagerie Itinéraires de documents Données envoyées à la vérification Propriétés du serveur de documents Informations sur la politique de gestion de documents Informations sur le type de contenu Chemin de fichier pour publier des pages Web
Déplacer les données de suivi	Données sur qui et quand le fichier a été modifié. Cette fonctionnalité n'est disponible que des abonnés Office 365, qui participent au programme d'évaluation préliminaire des bureaux. Si vous avez un abonnement à Office 365, assurez-vous de disposer de la dernière version du bureau.
Contenu invisible sur la diapositive	Objets formatés comme non affinés Cet inspecteur ne détecte pas les objets bloqués par d'autres objets.
Contenu en dehors de la diapositive	Contenu ou objets qui ne sont pas affichés dans la présentation, car ils sont situés en dehors de la zone de diapositive Collections de photos Images L'inspecteur de documents ne détecte pas et ne supprime pas d'objets avec des effets d'animation en dehors de la diapositive.
Notes à la présentation	Texte ajouté à la section Notes à la présentation L'inspecteur de documents ne supprime pas les images ajoutées aux notes de la section.
Données XML personnalisables	Données XML personnalisées pouvant être stockées dans la présentation

Informations que l'inspecteur du document trouve mais ne peut pas supprimer

L'inspecteur de documents trouve les éléments énumérés ci-dessous pouvant contenir des données non affichées dans la présentation. Il n'est pas capable de les éliminer, car cela peut entraîner une présentation inappropriée. Vous pouvez afficher chaque élément trouvé et décider de la supprimer manuellement ou de la remplacer par un élément sans données cachées, telles qu'un motif statique.

	L'inspecteur des documents trouve
Fichiers ou objets mis en œuvre	Fichiers mis en œuvre (par exemple, des documents de bureau ou des fichiers texte) ou des objets incorporés (par exemple, des diagrammes ou des équations) pouvant contenir des données invisibles. Voici quelques exemples de types d'objets: dessins de points; objets d'équation Microsoft 3.0; objets de graphique Microsoft Graph. objets de présentation PowerPoint; visio Documents Objets; mot documents des objets; texte Opendocument.
Code Macros ou VBA	Macros ou modules VBA pouvant contenir des données cachées. Ceux-ci inclus: modules VBA; Éléments COM ou ActiveX.

Inspecteur de documents et de données personnelles

Les données de suivi de correction figurant dans l'Assemblée de 8403 PowerPoint 2016 pour les participants du programme d'évaluation préliminaire Office 365 sont un exemple de restrictions inhérentes à l'inspecteur de documents. Par exemple, nous supposons que Mars et Regina travaillent ensemble sur la présentation A dans Office 365. La présentation est ajoutée aux données de suivi de correction (c'est-à-dire des noms d'utilisateur et des informations sur l'heure d'expansion). Si GLEB ouvrira ensuite une présentation A dans PowerPoint 2013 et lance l'inspecteur de documents pour supprimer des données personnelles, l'inspecteur de cette version de PowerPoint ne sera pas en mesure de trouver et de supprimer des données de suivi de la structure ajoutées à la présentation dans une version ultérieure de PowerPoint ( Office 365), que Regina et Martha. Pour supprimer ces données, GLEB devra accéder à la dernière version de PowerPoint, puis exécuter l'inspecteur de documents.

Vous pouvez supprimer des informations cachées dans Visio ainsi que dans d'autres applications de bureau. Avant de fournir aux autres utilisateurs une copie du document Visio, vous devrez peut-être supprimer certaines données du document et ses propriétés.

Vous pouvez facilement supprimer les données personnelles suivantes dans Visio:

Remarques insérées sur les pages de document

Noms, examine les initiales et accumulées par eux

Chemins vers des ensembles d'éléments

Façons de modèles et de noms de leurs fichiers

Noter: Si le document est publié sur un serveur partagé, alors quand il ouvre des informations sur qui l'a ouvert et le nom de l'ordinateur sur lequel le fichier est stocké est affiché. Pour protéger ces données, fournissez un accès aux documents uniquement aux utilisateurs dont vous avez confiance.

Vous pouvez rechercher et supprimer des informations cachées dans Visio Présentations en effectuant les étapes ci-dessous.

au menu Déposer Cliquez sur Supprimer des informations cachées.

Si vous utilisez Visio Premium 2010 ou plus tard, vous trouverez cette commande dans la section. Déposer > Intelligence > Supprimer des informations personnelles.

Onglet ouvert Renseignements personnels.

Cochez la case Supprimer les éléments suivants du document.

Conseil: Cochez la case Prévenir en cas de réinsertion de ces donnéesSi vous souhaitez recevoir un avertissement en essayant de ré-insérer des données personnelles.

Pour supprimer des données confidentielles des sources externes, cochez la case Supprimer des données de sources externes stockées dans le document actuel.

Noter: Ce drapeau ne pas Vous permet de supprimer des données relatives à la figure. Il supprime la source de données du circuit, mais si les données de celui-ci en sont déjà, elles doivent être supprimées manuellement.

Retour

Cet article est mis à jour 8 janvier 2019.g. À la suite de votre avis. Si vous avez trouvé cet article utile et surtout si vous n'avez pas, utilisez les examens des contrôles de retour afin de nous donner un certain nombre de propositions de manière constructive.

Le moyen le plus simple de saisir la queue d'un employé négligent ou d'un étudiant qui a donné son rapport ou son cours «à l'extérieure» est de voir l'auteur ou les co-auteurs du document. Ces informations sont stockées avec d'autres fichiers de métadonnées et peuvent ensuite être consultés par n'importe qui. L'affaire acquiert une position particulièrement délicate si un artiste familier est familier pour la personne d'inspection: un employé de la même entreprise ou d'un étudiant du même flux. Bien sûr, un mensonge à plusieurs étages trouvera un moyen de sortir de la situation, mais tel qu'il était, alors elle n'a pas compris la lumière. Faites attention aux utilisateurs de documents associés dans le coin inférieur droit

Banal, bien sûr, un exemple, mais il est généralement percé dessus.

Quelles informations peuvent fuir

L'aide officielle de Microsoft donne la même chose à représenter la menace potentielle pour votre réputation. Je vais lui donner la presser ici:

• Traces de la présence d'autres utilisateurs, ainsi que des instructions faites par eux et a ajouté des commentaires, si vous travaillez sur un document en collaboration.
• Les informations décolorées contenues dans les tiges et les pieds de page, ainsi que le substrat (filigrane).
• Texte de texte caché, objets PowerPoint invisibles, chaînes cachées, colonnes et feuilles Excel.
• Contenu, situé à l'extérieur de la zone de diapositive PowerPoint.
• Propriétés supplémentaires du document et d'autres métadonnées, telles que le chemin d'accès à l'imprimante ou les titres des lettres électroniques.

Documents d'inspecteur

"Inspecteur de document" est un outil pratique pour vérifier les fichiers pour des informations non désirées. Il est pratique pour l'expéditeur et le destinataire du document. Il suffit de passer à la "information" et de lancer le chèque. Un couple de clics et cinq secondes seront déplacés pour être hors de toutes possibles.

L'entrepreneur reste à supprimer et à vérifier - explorer un document en fonction des preuves existantes.

Interdiction de maintenir des données personnelles

Supprimer des données personnelles
des fichiers de métadonnées

Les fichiers créés dans les programmes les plus populaires ont des propriétés automatiquement complétées à partir de l'ordinateur et du programme lui-même. En raison de la nécessité de la production de fichiers surplombant l'organisation, ces données doivent être supprimées. Par exemple, dans MS Office Documents, vous devez supprimer le nom de la société, le nom de l'auteur du document et de l'utilisateur, le dernier conserver le document. Comment faire?

La résolution de la tâche d'éliminer les métadonnées à partir de documents peut être divisée en plusieurs étapes:

• Supprimer des données de documents déjà créés.
• Non-conservation de ces données dans des documents nouvellement créés.
• Contrôle de l'envoi de ces données par le biais de fonds de messagerie.

Pour les fichiers déjà créés, la tâche est résolue par les moyens intégrés de systèmes d'exploitation modernes. En commençant par Windows 7, il suffit d'appeler les propriétés du fichier et au bas de l'onglet "Détails" Sélectionnez "Supprimer les propriétés et les informations personnelles". Sélectionnez plusieurs fichiers du même type à la fois, vous pouvez effacer les données directement à partir de plusieurs documents.

Pour la suppression de masse d'informations à partir de fichiers, vous pouvez utiliser des applications spéciales. Par exemple, Batchpurificateur vous permet de supprimer automatiquement les métadonnées de 60 valeurs de 24 types de fichiers, y compris des applications de bureau et des fichiers graphiques (PNG, JPEG).

Pour les nouveaux documents de l'application Microsoft Office, les utilisateurs doivent appliquer "Inspecteur de documents" à partir du menu "Détails" - "Recherche de problèmes", qui analyse un document non enregistré pour les données personnelles et leur retrait.

Dans les versions antérieures de Microsoft Office (XP ou 2003), vous devez installer le complément Office 2003 / XP: Supprimer les données cachées, RhD_Tool Extension, après quoi les données facultatives suppriment Hiden Data apparaissent dans le menu Fichier.

Pour obtenir les données d'enregistrement des applications Microsoft Office pour les documents nouvellement créés, il est possible d'identifier l'utilisateur, les modifications suivantes dans le registre peuvent être apportées:

Windows Registry Editor version 5.00

"Société" \u003d "_"

"CompanyName" \u003d "_"

"Nom d'utilisateur" \u003d "_"

"Userinitials" \u003d "_"

Pour changer Appliquer, MS Office Applications ne doit pas être lancée.

L'étape suivante consiste à contrôler l'envoi par courrier électronique de données cachées ou d'informations personnelles.

Malheureusement, les solutions sont intégrées à Microsoft Outlook. Vous pouvez utiliser l'application Confidentsend pour surveiller et nettoyer automatiquement les documents, qui peuvent être nettoyés pour nettoyer manuellement ou nettoyer automatiquement les métadonnées des fichiers de pièces jointes. Confidentsend Parcourez également un message à une correspondance avec des modèles de texte d'utilisateur prédéterminé et, si possible, il émet un avertissement (voir fig. 2).

Il ne fait aucun doute que la protection des informations secrètes et confidentielles. Tout au long de son existence, l'humanité a inventé différentes manières qui pourraient empêcher ou au moins rendre difficile l'accès à ces informations, ainsi que des systèmes de cryptage. Au 20ème siècle, la nouvelle technologie numérique d'accumulation, de stockage et de transmission d'informations est apparue. Les systèmes informatiques ont permis de recruter, de modifier, de vérifier l'orthographe et l'orthographe, convertir et transmettre des informations sous forme électronique, compréhensible pour presque tous les ordinateurs. À partir de ce point, le problème de la confidentialité et de la protection des informations personnelles est devenu particulièrement pertinent. Les pirates informatiques, les espions industriels, les concurrents et autres détracteurs développent constamment de nouvelles façons d'accéder à des particuliers et des entreprises.

Les produits logiciels les plus existants des informations sur le marché appelés métadonnées sont enregistrés dans les mêmes fichiers avec lesquels les utilisateurs et qui sont utilisés pour enregistrer l'historique de l'édition de fichiers, ainsi que pour aider à rechercher et à extraire des informations à partir de fichiers. Les exemples caractéristiques des métadonnées sont le nom et le nom de famille de son auteur, la société, le nom de l'ordinateur, la version du document, la version du document, diverses informations cachées, etc. Ces métadonnées sont également utilisées pour universaliser la procédure de sauvegarde de toutes les informations de fichier dans un lieu prédéterminé.

Dans le même temps, la plupart de ces informations confidentielles sont enregistrées comme par défaut, parfois inconnues pour l'utilisateur de la manière et dans un lieu et une forme inconnus. Il n'est pas secret pour quiconque que même sans danger pour le type de paramètre dans les produits logiciels peut stocker des informations informées de l'utilisateur persistant du propriétaire du produit ou de sa société. Un exemple est un mot d'éditeur de texte à partir de Microsoft ou de toute autre application logicielle qui fonctionne avec des documents électroniques et vous permet d'enregistrer diverses versions du document dans le même fichier à l'aide de différents modes. Considérons un cas simple mais très caractéristique. Supposons que notre lecteur, étant le chef du département marketing, a travaillé pendant plusieurs semaines avec son équipe pour créer un document décrivant les caractéristiques du dernier développement. Dans le même temps, la parcelle de ce document était prévue au service des ventes pour créer une nouvelle campagne de marketing. Au dernier moment, il a été décidé de supprimer plusieurs caractéristiques de la description du produit afin de vérifier et de clarifier davantage. Cependant, on sait que ces caractéristiques entreront nécessairement dans la version finale du document marketing de ce produit. En excluant que la version de la version est activée pour ce document et que chaque modification, y compris la nouvelle version avec les caractéristiques à distance, sera enregistrée dans le fichier, ce document est devenu le répit répandu. Supposons qu'après avoir envoyé une lettre avec le fichier spécifié au service des ventes, elle est tombée à un concurrent. Ce dernier, visualisant diverses versions du document, peut facilement estimer votre niveau actuel et vos résultats attendus, ainsi que des informations de transfert en temps voulu sur vos développeurs. De plus, les propriétés de l'établissement peuvent contenir le nom et l'adresse électronique de l'auteur du document. Il sera donc considéré qu'il a volontairement fourni un document pour l'utilisation des concurrents.

Comment organiser la protection des informations privées et la protéger contre l'accès indésirable? Nous allons essayer de répondre à cette question dans cet article. Nous considérons également des endroits dans le document où les métadonnées peuvent être stockées et nous décrivons les moyens de supprimer ces données, protégeant ainsi le document. Avant de procéder à l'affaire, nous notons que, comme objet testé, cet article décrit les versions anglaises de l'éditeur de texte bien connu et populaire de Microsoft Word - Word 2000 et Word 2002 - inclus dans le package Microsoft Office. Il convient de souligner que, malgré la généralité et la continuité de ces versions de cet éditeur, ils ont encore des différences dans leurs fonctionnalités. Cela vaut principalement la peine d'être attentif aux lecteurs qui s'assoient immédiatement pour leur ordinateur personnel.

Comment accéder à des informations personnelles

aLNNYNE DU SIMPLY - Nous montrerons comment sans astuces spéciales pour obtenir des informations personnelles. Ceci est fait à l'aide de la seule fonctionnalité Microsoft Word, qui vous permet de visualiser le texte sans le formater. Il s'avère que cette fonctionnalité peut être utilisée pour voir les métadonnées associées à un document spécifique. Tout le monde peut avoir accès à ces données. Pour cela, vous avez besoin de:

1. Exécutez Microsoft Word Editor.
2. Dans l'élément de menu principal de fichier, cliquez sur Ouvrir.
3. Dans la boîte de dialogue qui apparaît dans la section Fichiers de type, définissez le texte de récupération de n'importe quel fichier, sélectionnez Microsoft Word Format Document et cliquez sur Ouvrir.

Dans le même temps, un document non formaté s'ouvrira, ce qui vous permet de trouver facilement des informations contenant le nom de l'auteur du document et du chemin où vous pouvez trouver un document enregistré.

Compte tenu de tout ce qui précède, nous vous recommandons: Avant de fournir un document à d'autres utilisateurs, consultez les informations cachées afin de décider s'il vaut la peine d'être laissé dans ce document pour l'examen universel. Par exemple, sélectionnez la sélection des modifications de la piste dans le menu principal de l'éditeur de mots Microsoft, puis l'élément Versions du menu Fichiers ou définissez le mode Autoriser rapidement les sauvegardes à l'aide du bouton d'indicateur dans le menu Options du menu Outils, peut être tracé pour tout informations cachées ou distantes pouvant potentiellement rester dans le document édité.

Comme vous pouvez le constater, il est assez simple d'accéder à des informations personnelles. Naturellement, une question raisonnable se pose sur la manière dont il existe des moyens de protéger les informations confidentielles des yeux indiscrets. Ensuite, l'attention des lecteurs proposera plusieurs des techniques les plus courantes.

Supprimer les données personnelles des documents

La version actuelle de Word Editor fournit à l'utilisateur les opportunités les plus larges dans le travail avec des données personnelles, en commençant par manuel et se terminant par un moyen programmable pour supprimer les informations. En raison du fait que dans le cadre de cet article, nous ne traitons pas des problèmes de la rédaction de programmes spécialisés, nous nous concentrerons sur les principaux lecteurs les plus simples et accessibles.

Tout d'abord, il est nécessaire de s'assurer que certaines informations personnelles ont été supprimées lors de la préservation du document. Pour ce faire, vous devez effectuer les actions suivantes:

1. Dans le menu Word principal, sélectionnez l'élément Outils et, dans le sous-menu Options. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, ouvrez l'onglet Sécurité.
2. Dans la section Options de confidentialité, activez les informations de Supprimer les informations personnelles de ce fichier sur Enregistrer et appuyez sur la touche OK.
3. Enregistrer le document.

Dans le même temps, le document est supprimé, par exemple, les informations personnelles suivantes:

• propriétés du fichier: Auteur, Head, Société et Nom préservaient la dernière version du document;
• noms d'utilisateur liés aux commentaires et aux modifications de la tolérance (changements de piste);
• le nom enregistré par est remplacé par l'auteur;
• l'en-tête de messagerie électronique est généré par le bouton E-mail de la barre d'outils.

Il convient de souligner que l'opération spécifiée n'est pas installée dans l'éditeur de Word par défaut. Et même si un tel drapeau est défini, il ne fera que correspond à la fenêtre activée en cours avec le document. Par conséquent, ce mode doit être installé pour chaque document séparément.

Une autre façon qui mérite l'attention est la méthode d'élimination manuelle des informations personnelles. Dans les propriétés du document (dans la structure de fichier), des informations sur le document lui-même sont stockées: le nom du fichier de document, l'emplacement de celui-ci, la date de création et d'autres attributs de fichiers. Dans le même temps, d'autres métadonnées, telles que le nom de l'auteur, le nom de la société et l'éditeur de document peuvent être stockées dans les propriétés du document. Vous pouvez supprimer ces informations des propriétés du document à l'aide de la séquence d'actions suivante:

1. Ouvrez le document dans Word Editor.
2. Dans la section Menu principal du fichier, sélectionnez Propriétés.
3. Dans la boîte de dialogue multi-pages qui apparaît sur chaque résumé, les statistiques, le contenu et le signet personnalisé peuvent contenir des informations confidentielles. Pour supprimer des informations inutiles ou indésirables, il est nécessaire de le sélectionner et de le supprimer avec la touche Suppr.

Bien entendu, les procédures ci-dessus peuvent être automatisées et programmées en rendant ce processus rapide et pratique. Cependant, la description des principes de la programmation dans le mot dépasse la portée de cet article et nous envoyons le lecteur à la littérature spécialisée.

Où l'information est cachée

la règle ascendante est guidée par des personnes pratiques, explique: "Plusieurs fois mourront - une fois". Ce principe vital peut être appliqué avec succès pour travailler avec des documents. Devez-vous toujours vous précipiter pour participer à des informations personnelles? Où sont les informations cachées stockées? Quels sont les moyens d'afficher des informations cachées? Ces questions seront données dans cette section.

Les informations cachées peuvent être trouvées dans les fonctions de suivi de suivi (fonctions de commentaire), qui sont destinées à l'éditeur Microsoft Word pour la plupart du service. Ils vous permettent de conserver des informations intermédiaires sur la mise en forme, les inserts de texte, les suppressions, les remarques, etc., en d'autres termes, peuvent être activement utilisés dans le processus de travail sur un document d'un ou plusieurs auteurs. Dans ce cas, en sélectionnant le mode de lecture de toutes les fonctions de service, vous pouvez voir toutes les modifications apportées aux noms des auteurs. Ceci est fait en utilisant l'élément de menu Afficher.

Il convient de garder à l'esprit que lorsque vous travaillez sur tout document, il est souhaitable d'adhérer à deux règles simples. La première règle stipule que, avant de supprimer toutes les informations, il est utile de imprimer un document modifié avec des commentaires. Ainsi, à tout moment, il sera possible de faire ces informations dans une nouvelle version du document. Afin de visualiser des modifications ou des commentaires, vous devez sélectionner le balisage dans le menu principal.

La deuxième règle concerne principalement ceux qui oublient de suivre la présence d'informations auxiliaires dans le document envoyées ou transmises. Pour ces utilisateurs, un analyseur automatique est fourni pour le mode de changement de piste activé, qui affichera une prévention dans le document d'information modifiant lorsque vous essayez de l'imprimer, d'enregistrer ou d'envoyer un courrier électronique à partir de Word Editor. Pour activer ce mode, dans la section Menu principale Outils, dans la boîte de dialogue Options, vous devez sélectionner l'onglet Sécurité et, à l'aide de l'avertissement avant de contenir, sauvegarder ou envoyer un fichier à l'aide du bouton Drapeau. Donc, la signification de la deuxième règle est la suivante: Toujours garder l'analyseur de changements de piste activé.

Le deuxième endroit où des informations confidentielles peuvent être stockées est un texte masqué Microsoft Word. Ce mode vous permet d'afficher ou de masquer le texte spécifié à l'aide d'une procédure spéciale pour le formatage de caractères qui les rend invisibles. Par exemple, dans le processus d'édition de texte en mode de texte masqué (texte masqué - des caractères spéciaux non réductibles dans le fichier de document) peuvent être effectués pour vous-même n'importe quelle marque. Pour afficher le texte masqué, dans la section Menu principale des outils, vous devez sélectionner des options et dans l'onglet Affichage - Mode texte masqué dans la section Marques de formatage (Fig. 2).

Dans ce cas, mot marquera le texte caché en utilisant un soulignement en pointillés. Malheureusement, les développeurs de l'éditeur n'ont pas fourni d'analyseur automatique dans le document du texte caché. Cependant, il existe une procédure très simple pour son élimination du document lors de l'impression. Pour ce faire, dans la section Menu principale des outils, sélectionnez Options, puis marquez l'impression et activez le bouton d'indicateur de texte masqué dans l'inclusion avec la section Zone de document. Dans tous les autres cas, vous devrez supprimer le texte manuellement.

La troisième source de fuites indésirables d'informations peut être des versions précédentes infructueuses du document. L'éditeur de mots prévoit la possibilité d'enregistrer dans le même fichier de plusieurs versions du document. Ces versions sont présentes dans le fichier dans le mode de texte masqué et peuvent être supprimés au besoin. Ils sont disponibles pour tous les utilisateurs et rester dans le document, même s'il est enregistré dans un autre format. Par conséquent, ces versions devraient être supprimées à temps, pour laquelle il existe plusieurs façons.

Le premier moyen prévoit la préservation des versions précédentes du document. Dans ce cas, la version actuelle est enregistrée en tant que document séparé. Pour ce faire, sélectionnez l'élément Versions dans le menu principal. Choisissez ensuite la version du document que vous souhaitez enregistrer sous forme de fichier séparé. Ensuite, appuyez sur la touche Ouvrir et dans le fichier de menu principal, sélectionnez Enregistrer sous. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, définissez le nom du fichier et appuyez sur la touche Enregistrer.

La deuxième méthode consiste à éliminer les versions indésirables du document, qui nécessiteront les étapes suivantes. Dans le menu principal, le fichier doit sélectionner des versions, puis la version du document est supposée être supprimée (pour sélectionner plusieurs versions, vous devez contenir la touche CTRL). Ensuite, cliquez sur le bouton Supprimer.

Gardiens silencieux d'informations cachées

lecteurs de pied et ne soupçonnez pas que certaines procédures dans Word conservent les métadonnées par défaut. Et certainement ne réalisez pas que le blocage de ces procédures vous permet de supprimer les métadonnées indésirables des documents. Racontez-lui plus en détail.

Premièrement, considérez la méthode de sauvegarde rapide du document. Notez que cela fonctionne si le rapide Fast Saves clignote. Cependant, tout le monde ne sait pas que si vous ouvrez un document édité dans ce mode, sous la forme d'un fichier texte, il peut contenir les informations précédemment supprimées du document. En effet, le mode d'économie rapide ajoute des modifications à la fin du document, sans prendre en compte toutes les modifications (y compris les informations distantes), menées dans le document lui-même. Par conséquent, pour compléter la suppression effacée du document d'information, vous devez désactiver le mode d'économie rapide. Pour ce faire, dans le menu principal, vous devez sélectionner des outils, puis la section Options et la boîte de dialogue Enregistrer (Fig. 3).

Deuxièmement, examinez la procédure de combinaison de documents. Lors de la comparaison et de la combinaison de documents Word utilise des nombres générés au hasard pour un suivi facile pour les documents pertinents. Malgré le fait que ces chiffres sont cachés, ils peuvent potentiellement être utilisés pour démontrer que les documents ont une source générale. Pour arrêter le stockage de nombres aléatoires pendant le processus de combinaison de documents, les étapes suivantes doivent être effectuées:

1. Dans le menu Outils, exécutez la commande Options. Dans la boîte de dialogue multi-pages qui apparaît, sélectionnez la boîte de dialogue Sécurité.
2. Désactivez le numéro de magasin aléatoire pour améliorer le bouton de drapeau de la précision de la fusion.

Cependant, il convient de noter que la confidentialité devra payer - le résultat de la fusion des documents ne sera pas optimal: pour le mot éditeur posera problématique de déterminer le nombre de documents connexes.

La connaissance est le pouvoir

Tous ceux qui ont lu cet article seront certainement un avis personnel sur le problème de la protection des informations sur un ordinateur personnel et tout le monde sera attendu pour prendre leur décision. Vous pouvez suivre les règles énumérées et ne pouvez pas enregistrer des informations, mais il est possible de le perdre si vous ne faites aucun effort. L'article couvrait les moyens les plus simples de prévenir les fuites d'informations. En outre, comme indiqué ci-dessus, il existe un certain nombre de programmes visant à résoudre de nombreux problèmes susmentionnés qui permettront sans aucun doute de faciliter de manière significative la procédure de vérification du contenu dans les documents indésirables pour diffuser des données. Cependant, c'est le sujet pour un autre article. En conclusion, je voudrais noter que, empêchant les informations personnelles, vous pouvez non seulement protéger votre entreprise, votre connaissance et votre expérience, mais aussi donner une histoire décisive aux personnes impurs.

ComputerPress 10 "2002