Учет почтовых расходов. Способы оплаты услуг почтовой связи VI. Предъявление и рассмотрение претензий

26. Пересылка внутренних и международных отправлений оплачивается знаками почтовой оплаты, наличными деньгами, имеющими обращение на территории независимых государств, чеками из чековых книжек Сберегательного банка независимых государств, валютой, или путем безналичных расчетов.

27. В качестве знаков почтовой оплаты применяются почтовые марки (в том числе беззубцовые и блоки), маркированные конверты, маркированные почтовые карточки и оттиски маркировальных машин.

Срезанные (вырезанные) с маркированных конвертов и почтовых карточек непогашенные марки действительны к оплате пересылки писем, бандеролей и почтовых карточек в пределах государств РСС.

28. Знаками почтовой оплаты оплачиваются: пересылка простых и заказных почтовых отправлений; долгосрочные доверенности; заявления отправителей и адресатов почтовых отправлений.

Почтовые марки наклеиваются в правом верхнем углу почтового отправления, на доверенностях и заявлениях - на свободном месте. Запрещается наклеивать почтовые марки одну на другую.

Тарификация и наклеивание почтовых марок на корреспонденцию, посылаемую предприятиями, организациями и учреждениями, входит в обязанность отправителя.

Почтовые марки, изъятые из обращения, загрязненные, поврежденные, погашенные каким-либо способом, а также иностранные и разного рода непочтовые марки для оплаты внутренних и международных почтовых отправлений недействительны.

29. Знаки почтовой оплаты продаются по их номинальной стоимости в местах, определенных предприятиями связи, с учетом обеспечения удобств клиентуре в их приобретении.

Проданные знаки почтовой оплаты обратно не принимаются и не обмениваются.

30. Деньгами оплачиваются: пересылка ценных писем и бандеролей посылок, прямых контейнеров, мелких пакетов, денежных переводов, доплатных писем, телеграфных уведомлений о вручении почтовых отправлений; пользование населением абонементными ящиками; доставка на дом ценных писем и бандеролей, денежных переводов; хранение; досылка и возвращение почтовых отправлений; услуги за таможенные формальности; выдача мелких пакетов массой свыше 500 г; дополнительные услуги.

По желанию отправителей ценные письма разрешается отправлять в маркированных конвертах. Стоимость марки маркированного конверта учитывается при оплате за пересылку таких писем. Об этом делается отметка в квитанции.

Предприятия, организации и учреждения услуги почтовой связи оплачивают наличными деньгами, валютой или платежными поручениями через учреждения банков. Вместо оплаты услуг наличными деньгами может вноситься аванс в размере среднемесячного почтового расхода или оплачиваться чеками из лимитированных и нелимитированных книжек. Если после израсходования аванс не будет возобновлен, прием почтовых отправлений в счет аванса прекращается. Денежные переводы оплачиваются наличными деньгами или акцептованными (заверенными) учреждениями банков платежными поручениями, расчетными чеками финорганов.

В оплату сумм наложенного платежа можно принимать акцептованные платежные поручения и чеки из лимитированных и нелимитированных книжек. Сумма чека должна соответствовать итоговой сумме платы за пересылку посылок, ценных писем и бандеролей или сумме наложенного платежа. Чеки в сумме, не соответствующей сумме причитающейся платы, не принимаются. Чеки принимаются с таким расчетом, чтобы их можно было сдать в учреждение банка не позднее трех дней со дня их выписки. Чеки из лимитированных книжек действительны в течение шести месяцев со дня выдачи чековой книжки, а из нелимитированных - в течение года. Чеки, выписанные по истечении сроков действия чековых книжек, предприятиями связи не принимаются. Также не принимается чек в том случае, когда он не соответствует собственному корешку, в нем отсутствует запись о цели платежа (наложенный платеж, вид почтового отправления) и в случае несоблюдения лимита.

31. В оплату международной корреспонденции могут приниматься международные ответные купоны, выпускаемые Международным Бюро Всемирного почтового союза (рис. 1 - не приводится). Они должны, как правило, иметь на лицевой стороне оттиск календарного штемпеля иностранного почтового учреждения, продавшего купон. Непроштемпелеванный купон, в порядке исключения, также подлежит приему.

Предъявляемые при подаче почтового отправления ответные купоны обмениваются на марки из расчета оплаты одного простого международного письма массой до 20 г, пересылаемого наземным транспортом. На купоне ставится оттиск календарного штемпеля.

Принятые ответные купоны направляются на почтамты (узлы связи) с припиской к препроводительному письму ф. МС-4.

Почтамты и узлы связи по мере накопления международных ответных купонов не реже одного раза в квартал высылают их ценными письмами с описью вложения ф. 107 в адрес Центров международных расчетов независимых государств.

32. Плата за пересылку почтовых отправлений взимается при их подаче.

33. За доставку на дом ценных писем, ценных бандеролей и переводов может уплатить отправитель или адресат.

34. Плата за услуги почтовой связи взимается при приеме почтовых отправлений по тарифам, действующим на дату приема.

35. Услуги почтовой связи оплачиваются почтовыми марками Республики Беларусь, иными знаками почтовой оплаты, наличными деньгами или путем безналичных расчетов, а также международными ответными купонами.

36. Почтовыми марками Республики Беларусь оплачивается пересылка национальным оператором почтовой связи простых и заказных отправлений письменной корреспонденции (за исключением мешков "М").

Почтовые марки наклеиваются в правом верхнем углу почтового отправления. Не допускается наклеивание почтовых марок одна на другую, наклеивание поверх почтовых марок клеящей ленты, а также нанесение на почтовые марки иных веществ, способствующих повторному их использованию.

Проданные почтовые марки, маркированные конверты и маркированные почтовые карточки возврату и обмену не подлежат.

Почтовые марки, изъятые из обращения, загрязненные, поврежденные, заклеенные клеящей лентой, покрытые иным веществом, погашенные каким-либо способом, иностранные почтовые марки для оплаты услуг почтовой связи не принимаются.

37. Международные ответные купоны обмениваются на почтовые марки в порядке, установленном международными договорами Республики Беларусь.

38. В качестве знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату пересылки простых и заказных отправлений письменной корреспонденции, используются оттиски маркировальных (франкировальных) машин. Национальный оператор почтовой связи вправе на договорной основе разрешать пользователям услуг почтовой связи использование иных знаков (оплачено по договору, "Тахе percue" ("Сбор взыскан") и других), подтверждающих оплату пересылки отправлений письменной корреспонденции.

Маркировальные (франкировальные) машины должны быть зарегистрированы национальным оператором почтовой связи. Простые и заказные отправления письменной корреспонденции с оттиском клише маркировальных (франкировальных) машин принимаются к пересылке после заключения владельцем маркировальной (франкировальной) машины договора с национальным оператором почтовой связи об ее использовании Порядок сдачи почтовых отправлений национальному оператору почтовой связи определяется в договоре.

В случае несоответствия даты оттиска маркировальной (франкировальной) машины дате сдачи отправлений письменной корреспонденции национальному оператору почтовой связи почтовые отправления возвращаются отправителю для переоформления путем нанесения дополнительного оттиска календарного штемпеля маркировальной (франкировальной) машины. При этом оттиск календарного штемпеля маркировальной (франкировальной) машины с первоначальной датой перечеркивается.

39. Неоплаченные или не полностью оплаченные отправления письменной корреспонденции после выемки из почтовых ящиков при наличии адреса отправителя возвращаются ему без гашения марок с указанием причины возврата. При отсутствии адреса отправителя такие почтовые отправления передаются в нерозданные почтовые отправления.

40. Простые письма и почтовые карточки, вынимаемые из почтовых ящиков в течение 10 дней после введения новых тарифов, если они оплачены по ранее действовавшим тарифам, возврату не подлежат.

41. За хрупкие и громоздкие посылки взимается дополнительная плата. Хрупкие и громоздкие международные посылки принимаются только в те страны, которые допускают эти отправления к пересылке. Если посылка является одновременно хрупкой и громоздкой, то дополнительная плата взимается только один раз.

42. Оплата воинской корреспонденции производится в соответствии с законодательством.

ГЛАВА 7

ПРЕДМЕТЫ И ВЕЩЕСТВА, РАЗРЕШЕННЫЕ К ПЕРЕСЫЛКЕ ВО ВНУТРЕННИХ ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНЯХ

43. В простых и заказных письмах пересылаются письменные сообщения, деловые бумаги, фотографии, художественные открытки, печатные рекламно-информационные материалы, схемы и другие.

44. В письмах с объявленной ценностью и отправлениях ускоренной почты с документами пересылаются ценные бумаги или документы (паспорта, свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, водительские удостоверения, военные билеты и другие), облигации государственных займов, лотерейные билеты, грамоты, фотографии, художественные карточки, почтовые марки, рукописи, судебные и пенсионные дела, деловые бумаги, документы, имеющие ценность для отправителя и (или) адресата.

45. В простых и заказных бандеролях пересылается только печатная продукция (бланки, брошюры, плакаты), фотографии, альбомы, печатные средства массовой информации, тетради, блокноты, деловые бумаги, художественная и иная литература, печатная рекламная информация и другая печатная продукция.

46. В мелких пакетах, предел стоимости вложения которых не должен превышать шести базовых величин, пересылаются предметы культурно-бытового и производственного назначения, деловые бумаги, печатные издания, художественная литература, литература по изобразительному искусству, звукозаписи, лекарства, лекарственные травы, семена, продукты питания длительного хранения и иные предметы, имеющие ценность.

47. В секограммах пересылаются письма, написанные секографическим способом и подаваемые открыто, клише со знаками секографии, звуковые записи и специальная бумага, предназначенные исключительно для слепых, при условии, что они тправляются официально признанной организацией для слепых и (или) в ее адрес.

48. В посылках и отправлениях ускоренной почты с товарным вложением пересылаются предметы культурно-бытового и производственного назначения, продукты питания длительного хранения, печатная продукция, растения, пчелы, медицинские препараты, медикаменты, овощи, фрукты и другие предметы.

ГЛАВА 8

ПРЕДМЕТЫ И ВЕЩЕСТВА, РАЗРЕШЕННЫЕ К ПЕРЕСЫЛКЕ В МЕЖДУНАРОДНЫХ ПОЧТОВЫХ ОТПРАЛЕНИЯХ

49. В простых и заказных письмах и отправлениях международной ускоренной почты с документами могут пересылаться письменные сообщения, деловые бумаги, квитанции, счета, фотографии и другие.

50. В письмах с объявленной ценностью пересылаются документы, копии документов и справок, заверенные в установленном порядке, ценные бумаги, иностранная валюта и платежные документы в иностранной валюте, документарные ценные бумаги.

51. В бандеролях могут пересылаться: полиграфическая продукция, географические карты, выкройки, каталоги, проспекты, различные объявления, открытки, описки и репродукции на бумаге, картоне или других материалах, обычно применяемых для книгопечатания, и другая продукция.

52. В качестве секограмм могут пересылаться письма, написанные секографическим способом и подаваемые в открытом виде, издания с выпуклым шрифтом для слепых, клише со знаками сскографии, а также специальная бумага, предназначенные исключительно для слепых и отправляемые официально признанным учреждением для слепых и (или) в их адрес. В качестве секограмм могут приниматься звуковые записи для слепых.

53. В мешках "М" пересылаются печатные средства массовой информации, книжная продукция и другая печатная продукция, направляемые в адрес одного и того же получателя и в одно и то же место назначения.

54. В мелкий пакет разрешается вкладывать документы, носящие характер текущей или личной переписки, однако эти документы могут направляться только адресату этого мелкого пакета.

55. В посылках и отправлениях международной ускоренной почты с товарным вложением пересылаются предметы культурно-бытового и производственного назначения, продукты питания длительного хранения, печатная продукция, растения, лекарственные средства и другие вложения, если они разрешены к пересылке в страну назначения и не являются запрещенными и ограниченными к пересылке в соответствии с законодательством.

Ежедневно тысячи людей по всей стране приходят в отделения Почты России для того, чтобы отправить посылку, заказное письмо или приобрести конверты, почтовые марки. При этом с развитием системы безналичных платежей все большее количество людей не имеют при себе наличных денег и задаются вопросом «можно ли на почте расплатиться банковской картой?». Попробуем разобраться, существует ли такая возможность, и если да, то какой картой можно произвести оплату.

Когда появилась данная услуга

Разговоры на тему того, должна ли Почта России предоставлять своим клиентам возможность производить оплату своих услуг банковскими картами ведутся достаточно давно. Сторонники идеи о том, что Почта России обязана принимать банковские карты, ссылаются на то, что согласно действующему законодательству, регламентирующему права потребителей, клиенты имеют право оплачивать товары и услуги любым удобным им способом, в том числе и с использованием системы безналичных платежей.

Однако мало кто знает, что в соответствии со 161 федеральным законом «О национальной платежной системе» обязанностью исполнителя услуг является обеспечение оплаты либо наличными денежными средствами, либо картами платежной системы, разработанными для России (с 2015 года это платежная система «МИР»). Таким образом, согласно действующему законодательству Почта России имеет право не принимать к оплате карты международных платежных систем Visa, MasterCard (которых в нашей стране большинство).

Но принимая во внимание востребованность безналичной оплаты, в 2015 году было принято решение об установке практически во всех отделениях Почты России банковских POS — терминалов (на сегодняшний день их установлено более тысячи штук). Обеспечение возможности проведения безналичных платежных операций взял на себя «Почта Банк».

Что можно оплатить на почте картой

В настоящее время в отделениях Почты России оплатить картой можно только собственные услуги почты и реализуемые ей товары. При помощи платежной карты приобретают печатную продукцию (газеты, журналы), конверты, почтовые марки и товары реализуемые на почте (календари, открытки, комплекты постельного белья, подарочные наборы и тому подобное), оформляют подписку на печатные издания. Также Почта России предоставляет услугу по переводу получаемых социальных пособий (в том числе пенсий) на банковскую карту.

Что нельзя оплатить банковской картой

Не смотря на то, что в отделениях Почты России установлены платежные терминалы, банковской картой нельзя оплатить коммунальные платежи, налоги и штрафы. Связано это с тем, что данные платежи не являются собственными услугами почты и предоставляются в рамках агентского договора только за наличные деньги.

Также в соответствии с федеральным законом банковской картой нельзя оплачивать лотерейные билеты. Однако, принимая во внимание важность подобного рода платежей, на официальном сайте Почты России был создан сервис https://paycard.rapida.ru/pochta.

С его помощью можно оплатить:

мобильную связь;
коммерческие услуги (Oriflame, AVON, Mary Kay, Faberlik);
онлайн-игры (World of Tanks, World of Dragons, Game XP, XCraft и многие другие, сервисы ВКонтакте, Футбольный менеджер онлайн, Mamba);
страховые договоры (но только со страховыми компаниями «PPF Страхование жизни», «Благосостояние»);
штрафы и налоги;
коммунальные платежи;
охранные системы (только «Гольфстрим», «Сеть 52», «Подразделение Д»);
парковку в системе «Московский паркинг»;
телефон, телевидение, интернет;
электронный кошелек Web Money.

Стоит отметить, что за оплату вышеуказанных услуг сервис берет комиссию в размере 3 процента от суммы платежа.

Какими картами можно расплатиться

Отделения Почты России принимают к оплате банковские карты основных платежных систем «Visa», «MasterCard», «МИР».

Оплата услуг и товаров на почте банковской картой (видео):

Почта России является одним из самых посещаемых бюджетных учреждений в нашей стране. До недавнего времени самым популярным вопросом, связанным с работой почты, был вопрос о возможности оплачивать товары и услуги при помощи банковской карты. В 2015 году с появлением Почта-Банка на почте стало возможно приобрести печатную продукцию (газеты, журналы), конверты, почтовые марки, оплатить отправку посылки, заказного письма за безналичный расчет.

К оплате принимаются банковские карты основных платежных систем «Visa», «MasterCard», «МИР». Но при этом коммунальные платежи, лотерейные билеты, налоги и штрафы до сих пор оплачивают только за наличные деньги. Учитывая актуальность безналичной оплаты, на официальном сайте Почты России был запущен платежный сервис, через который можно провести основные виды платежей, при этом с клиента берется комиссия в размере 3 процентов от суммы.

Специфика деятельности некоторых бюджетных учреждений связана с необходимостью отсылать большое количество писем, телеграмм. Вариантов отправки корреспонденции несколько. Каждая организация выбирает наиболее удобный для себя способ, в зависимости от которого отражение операций по оплате почтовых услуг в бухгалтерском учете имеет свои особенности. В статье рассмотрена специфика отправки корреспонденции разными способами, а также порядок отражения указанных операций в бухучете.

Ю. Васильев Можно выделить несколько вариантов оплаты отправки корреспонденции бюджетными учреждениями:

– оплата почтовых услуг через подотчетное лицо;
– использование франкировальных (маркировальных) машин при оплате почтовых услуг;
– оплата почтовых услуг с применением авансовой книжки.

Рассмотрим, как, применяя тот или иной метод отправки корреспонденции, данные операции следует отражать в бухгалтерском учете.

Оплата почтовых услуг через подотчетных лиц

Порядок оплаты почтовых отправлений через подотчетных лиц предельно прост и не отличается от обычного порядка оплаты через данных лиц приобретения хозяйственных материалов. Приказом руководителя назначается лицо, ответственное за получение денежных средств из кассы учреждения на оплату услуг почты по отправке корреспонденции. С ним заключается договор о материальной ответственности, типовая форма которого утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» .

Для получения денежных средств из кассы учреждения следует написать заявление и указать в нем, что денежные средства из кассы берутся для оплаты почтовых расходов. Достаточно часто бухгалтеры бюджетных учреждений задают вопрос: на какой срок подотчетному лицу выдаются денежные средства из кассы учреждения? Как указано в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ , утвержденного Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 , учреждения вправе выдавать наличные денежные средства под отчет на оплату хозяйственно-операционных расходов (в их перечень входят и расходы на оплату услуг связи) уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности учреждения, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Таким образом, если денежные средства в подотчет выдаются на оплату почтовых услуг филиала или подведомственного учреждения, то срок их выдачи ограничивается приказом руководителя. Как правило, такой срок составляет месяц. Подотчетное лицо в начале месяца получает из кассы учреждения денежные средства и в конце месяца отчитывается за них. Однако возможны иные варианты, например неделя. При получении денежных средств для оплаты почтовых услуг головной организацией срок их выдачи также утверждается приказом руководителя, хотя об этом в названном письме прямо не говорится. Срок выдачи денежных средств в оплату почтовых услуг может составлять три дня, неделю, месяц и др.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию Авансовый отчет (ф. 0504049) . К нему прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы, обычно это контрольнокассовый чек, квитанции, накладные. Если почтовые отправления являются регистрируемыми (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные), что на практике бывает наиболее часто, то к контрольно-кассовому чеку прикрепляются квитанция, опись вложения. Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи , утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 , в квитанции отражается вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода). В описи вложения указывается перечень документов, вложенных в отправленное письмо (бандероль).

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 08.12.2006 № 168н «Об утверждении бюджетной классификации» расходы по почтовым услугам учитываются по подстатье 221 «Услуги связи» ЭКР.

В бухгалтерском учете операции по выдаче в подотчет сумм на оплату почтовых расходов отражаются следующими бухгалтерскими записями:

– выдана из кассы в подотчет сумма денежных средств на оплату почтовых расходов:

Дебет счета 208 04 560

Кредит счета 201 04 610 «Выбытия из кассы»

– подотчетное лицо отчиталось за произведенные расходы:

Дебет счета 401 01 211 «Расходы на услуги связи»

Дебет счетов 201 05 510 «Поступления денежных документов» (в случае приобретения подотчетным лицом марок и конвертов для отправки корреспонденции), 208 04 660

– возвращен неизрасходованный остаток подотчетной суммы:

Дебет счета 201 04 510 «Поступления в кассу»

Кредит счета 208 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

Оказание почтовых услуг с применением франкировальных машин

Почтовые услуги по отправке корреспонденции могут быть оказаны учреждениям с использованием франкировальной или маркировальной машин. По своей функциональной направленности они отличаются друг от друга незначительно. Что такое франкировальная (маркировальная) машина и каковы ее функциональные характеристики?

Франкировальная машина (маркировальная машина) – машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации. Сумма почтового сбора и дата отправления устанавливаются экспедитором на наборном механизме маркировального барабана, очередной номер отправления набирается автоматически. С помощью маркировальной машины ведется учет почтовых расходов для безналичных расчетов с организациями связи.

Для расчетов с помощью франкировальной (маркировальной) машины организация заключает с почтовым отделением договор на ее обслуживание. Однако одного договора для использования в работе франкировальной машины недостаточно. Необходимо получить разрешение на ее применение. Согласно Приказу Министерства информационных технологий и связи РФ от 29.09.2006 № 127 «Об утверждении административного регламента федеральной службы по надзору в сфере связи по исполнению государственной функции по выдаче разрешений на применение франкировальных машин» (далее – Административный регламент) государственная услуга по оформлению разрешения предоставляется на основании письменного заявления в территориальный орган Россвязьнадзора. Заявление может быть направлено по почте или доставлено заявителем непосредственно в территориальный орган Россвязьнадзора, на территории осуществления полномочий которого предполагается использовать франкировальную машину.

В заявлении указываются (п. 6.3 Административного регламента ):

– полное наименование юридического лица (ФИО индивидуального предпринимателя), его место нахождения (место жительства) и почтовый адрес, ИНН (для филиала дополнительно КПП), телефон, факс;

– наименование модели (серии) франкировальной машины;
– место установки франкировальной машины;
– возможные дата и время проведения проверки.

К заявлению прилагаются:

– копия технического паспорта франкировальной машины;
– нотариально заверенная копия свидетельства о постановке владельца франкировальной машины на учет в налоговом органе;
– копия договора с организацией федеральной почтовой связи (филиалом организации) на оказание услуг почтовой связи с использованием франкировальной машины (для организаций федеральной почтовой связи (их филиалов), являющихся владельцами франкировальных машин, представлять договор на оказание услуг почтовой связи не требуется);
– копии сертификатов соответствия;
– оттиск клише франкировальной машины.

После представления всех вышеперечисленных документов в течение 30 дней со дня регистрации заявления о выдаче разрешения Россвязьнадзор выдает разрешение. Срок его действия не ограничен. Плата за рассмотрение заявлений и выдачу разрешений с заявителей не взимается. При утрате разрешения или его порче оформляется новое.

Маркировальные машины могут:

1) суммировать произведенные организацией почтовые расходы;

Наиболее удобный для бюджетных организаций вариант (особенно при оплате почтовых расходов за счет бюджетных средств) – суммирование произведенных почтовой организацией расходов. В этом случае можно избежать уплаты авансовых платежей. Работник почтового отделения ежемесячно снимает показания счетчика франкировальной машины. По показаниям счетчика на начало и конец месяца выставляется счет (счет-фактура), к которому прилагается акт выполненных работ. В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

– на сумму отправленной корреспонденции:

Дебет счета 401 01 221 «Расходы на услуги связи»

Кредит счета 302 04 730

– на сумму произведенной оплаты:

Дебет счета 302 04 830

Кредит счетов 304 05 221 , 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»

В случае если маркировальная машина вычитает почтовые расходы из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма,
организация должна перечислить на счет почтового отделения некоторую сумму денежных средств, которая является авансом. Технический работник почтового отделения «загружает» в машину показатели, эквивалентные сумме произведенной оплаты. Штампуя конверт для отправки, оператор (работник организации) указывает сумму отправки, которая вычитается из остатка той, что занесена в память машины, и проставляется на конверте или липкой наклейке. Когда показания счетчика кассового механизма достигнут нуля, маркировальная машина автоматически выключается. Иными словами, машина перестает работать, если вся внесенная на счет почтового учреждения сумма израсходована.

В этом случае в бухгалтерском учете операции по оплате почтовых расходов будут отражаться следующими записями:

– на сумму авансового платежа:

Дебет счета 206 04 560

Кредит счетов 201 01 610 304 05 221 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи»

– зачет аванса на сумму оказанных учреждению в течение месяца почтовых услуг:

Дебет счета 302 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»

Кредит счета 206 04 660

Обратите внимание : Постановлением Правительства РФ от 23.02.2007 № 126 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2007 год» не ограничен размер авансового платежа при совершении расчетов с поставщиками и подрядчиками за счет бюджетных средств. Напомним, что в прошлом году он также составлял 100% от стоимости заключенных договоров (контрактов) (п. 37 Постановления Правительства РФ от 22.02.2006 № 101 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2006 год» ).

Пример 1.

Бюджетное учреждение осуществляет расчеты с почтовым отделением связи с помощью франкировальной машины, которая суммирует произведенные почтовые отправления. В конце месяца бюджетному учреждению выставлены счет на сумму 3 562 руб. (в том числе НДС – 543,36 руб.)
и акт выполненных работ с реестром произведенных отправлений. Оплата почтовых расходов производится за счет бюджетных средств.

Оплата почтовых услуг с использованием авансовой книжки

Оплата почтовых услуг может производиться не только с помощью подотчетных лиц, франкировальных (маркировальных) машин, но и с использованием авансовой книжки. Организация заключает с почтовым отделением договор, предметом которого являются расчеты за почтовые услуги с помощью авансовой книжки. Затем приобретается авансовая книжка, которая хранится не в кассе учреждения, а в почтовом отделении. Организация перечисляет денежные средства на счет почтового отделения в качестве аванса в счет последующей отправки телеграмм и писем. Сведения об оплате заносятся в авансовую книжку организации. По мере отправки корреспонденции авансовая книжка расходуется.

Практика показывает, что при оплате почтовых услуг с использованием авансовой книжки у бухгалтеров возникают затруднения в отражении операций по оплате почтовых расходов и приобретению авансовой книжки. Является ли авансовая книжка денежным документом или ее можно отразить в учете как материальный запас? Как в бухгалтерском учете отражается пополнение авансовой книжки?

По мнению автора, авансовая книжка не является денежным документом, поэтому при ее приобретении не следует использовать счет 201 05 000 «Денежные документы». Авансовая книжка – это печатная продукция, следовательно, ее приобретение, в соответствии с п. 66 Инструкции № 25н , следует отражать так:

– оприходована в учете приобретенная авансовая книжка:

Дебет счета 105 06 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»

Кредит счета 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

– оплачена стоимость авансовой книжки:

Дебет счета 302 22 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Кредит счетов 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», 304 05 340 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов»

Что касается перечисления денежных средств в оплату почтовых услуг, то на практике могут применяться следующие варианты отражения данной операции:

– перечислены денежные средства почтовому отделению:

Кредит счетов 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», 304 05 221 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи»

– на сумму пополнения авансовой книжки:

Дебет счета 201 05 510 «Поступление денежных документов»

Кредит счета 302 04 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»

– расход авансовой книжки:

Дебет счета 208 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

Кредит счета 201 05 610 «Выбытие денежных документов»

– отчет подотчетного лица за отправленную корреспонденцию:

Дебет счета 401 01 221 «Расходы на услуги связи»

Кредит счета 208 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

Однако последний способ отражения бухгалтерских записей не совсем верен, поскольку:

– за оказанные услуги по отправке корреспонденции отчитывается почтовое отделение, которое не является подотчетным лицом организации;

– пополнение авансовой книжки некорректно рассматривать как поступление денежных документов, поскольку фактически денежные документы не приобретаются. Авансовая книжка в данном случае – способ контроля перечисленного аванса, и его расходование;

– использование счета 302 04 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи» при оплате аванса противоречит методологии бюджетного учета, изложенной в Инструкции № 25н.

– перечислен аванс за почтовые услуги:

Дебет счета 206 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи»

– почтовым отделением представлены счет, реестр отравленной корреспонденции, акт выполненных работ:

Дебет счета 401 01 221 «Расходы на услуги связи»

– произведен зачет аванса на сумму оказанных учреждению в течение месяца почтовых услуг:

Кредит счета 206 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи»

Пример 2.

Бюджетное учреждение осуществляет расчеты с почтовым отделением связи посредством авансовой книжки, стоимость которой составляет 15 руб. Сумма зачисленных на авансовую книжку денежных средств равна 2 640 руб. (в том числе НДС – 398,14 руб.). В конце месяца бюджетному учреждению выставлены счет на сумму 1 580 руб. (в том числе НДС – 241,02 руб.) и акт выполненных работ с реестром произведенных отправлений. Оплата почтовых расходов производится за счет бюджетных средств.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Форма авансового отчета утверждена Приказом Минфина РФ от 23.09.2005 № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета».

Н аш вопрос в следующем, подписан муници пальный контракт на поставку не маркированных конвертов с почтовыми марками эквивалентными литере "А" наносимыми участником, т.е. Брянская городская администрация в результате получает маркированные конверты, но в предмете контракта и в счёте звучат "не маркированные конверты с почтовыми марками, наносимыми участником". Казначейство не пропускает оплату по статье 221 , мотивируя тем, что не маркированные конверты это статья 340. Мы это понимаем, но мы же получили товар в "сборе- конверт+марка". Как правильно оплатить?

Ответ

В соответствии с Указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 01.07.2013 г. № 65н, услуги почтовой связи, включая приобретение почтовых марок и маркированных конвертов, подлежат отнесению на подстатью КОСГУ 221 "Услуги связи". В бухучете маркированные конверты для пересылки почтовых отправлений учитывают в составе денежных документов на счете 0.201.35.000 «Денежные документы» (п. 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). В случае приобретения конвертов, на которых отсутствуют знаки почтовой оплаты (немаркированные конверты), речь об оплате услуг почтовой связи не идет, поэтому оснований для отнесения расходов по приобретению таких конвертов на подстатью КОСГУ 221 у учреждения нет так же, как и нет оснований для их учета в составе денежных документов.
По общему правилу расходы на приобретение объектов, которые в дальнейшем в соответствии с положениями Инструкции № 157н могут учитываться в составе нефинансовых активов, относятся на соответствующие статьи КОСГУ группы 300 "Поступление нефинансовых активов". При этом расходы на приобретение объектов, относящихся к основным средствам, осуществляются за счет статьи КОСГУ 310 "Увеличение стоимости основных средств", а расходы на приобретение объектов, относящихся к материальным запасам, - за счет статьи КОСГУ 340 "Увеличение стоимости материальных запасов".
Поскольку немаркированные конверты могут учитываться в составе материальных запасов, то расходы на их приобретение следует осуществлять по статье КОСГУ 340 "Увеличение стоимости материальных запасов". При этом расходы на почтовые марки нужно отражать по подстатье КОСГУ 221 "Услуги связи"(раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 г. № 65н).