الضرب يرسل لي نسخة من الرسالة في البريد. القواعد الأولية للمراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني. إلى من. ينسخ. نسخة مخفية

الاتصالات التجارية هي عالمها الخاص بقوانينها الخاصة. يعتمد الكثير على كيفية امتثالنا لهذه القوانين: الانطباع الذي نتركه على الزملاء والشركاء ، وإنتاجية العمل ، وحتى التقدم الوظيفي.

تحتل المراسلات التجارية مكانًا خاصًا في الاتصالات التجارية ، وهو واجب يومي لمعظم العاملين في المكاتب وليس فقط. يمكن أن تكون القدرة على إجراء المراسلات التجارية بشكل صحيح مساعدة جيدة لعقد صفقات مربحة وبناء صورة عملك.

لنلقِ نظرة على بعض ميزات خطاب العمل. إذن ، المراسلات التجارية هي:

• استخدام العبارات والكليشيهات الصيغية
• الحياد العاطفي
• الدقة الدلالية وإيجاز العرض ،
• حجة جيدة التنظيم.

المراسلات التجارية باللغة الإنجليزية هي نفس مجموعة القواعد والكليشيهات ، والتي نوصي ببعضها لكل من يعمل مع شركاء أجانب أو في شركات دولية. نلفت انتباهك إلى بعض العبارات المفيدة التي ستزين مراسلاتك التجارية. ستؤكد هذه العبارات على احترافك وتساعد في تشكيل صورة رجل الأعمال. ابدأ؟ م!

1. تجدون المرفقة

لنبدأ بالكلاسيكيات. غالبًا ما يتعين عليك إرفاق مستندات متنوعة أو ملفات أخرى بالحرف. هذه العبارة مثالية لإعلام المستلم بوجود مرفق. بعد كل شيء ، كلمة "مرفق" في الترجمة تعني "الاستثمار". يجب استخدام العبارة في نهاية الرسالة.

فيما يلي بعض أمثلة الاستخدام:

• يرجى الاطلاع على أعمالي المرفقة.
• يرجى الاطلاع على نسخة مرفقة من الاتفاقية / العقد.

2. لقد أرسلت

يمكن استخدام هذه العبارة إذا كنت بحاجة إلى إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى مستلمين آخرين. لإخطار المرسل إليه بهذا الأمر ، فإن عبارة "لقد قمت بإعادة التوجيه" مثالية. علي سبيل المثال:

• لقد قمت بإرسال السيرة الذاتية لآنا إليك.
• لقد قمت بإعادة توجيه البريد الإلكتروني الخاص بجون إليك.

3. لقد حصلت على نسخة طبق الأصل

قد لا يفهم الشخص الذي لا يعرف كل أسرار خصوصيات المراسلات التجارية ما يعنيه هذا الاختصار الغريب. لكننا محترفون. "لقد cc'ed" هو اختصار يشير إلى لقد تم نسخ الكربون. العبارة تعني "ضع شخصًا ما على نسخة لتلقي الرسائل".

لذلك إذا كنت بحاجة إلى إعلام شخص ما بأنك وضعت مستلمين آخرين في نسخة ، فلا تتردد في استخدام هذه العبارة. على سبيل المثال:

• لقد قمت بإرسال نسخة إلى سارة على هذا البريد الإلكتروني.
• لقد قمت بإرسال نسخة إلى جاك وجيمي على هذه الرسائل الإلكترونية.

بالنسبة للاختصارات التي لا يمكن استخدامها في المراسلات التجارية ، عادة ما يتم استثناء هذه الحالة.

4. لمزيد من التفاصيل

هذه العبارة طريقة مجربة لإنهاء رسالتك باللغة الإنجليزية بأدب. "لمزيد من التفاصيل" ، يعني "لمزيد من المعلومات التفصيلية" ، "بمزيد من التفاصيل". أمثلة على استخدام:

• لمزيد من التفاصيل اتصل بي في أي وقت.
• لمزيد من التفاصيل اكتب إلى مدير المبيعات لدينا.

هناك عبارة أخرى لمساعدتك على الانتهاء بأدب وهي "إذا كان لديك أي أسئلة ، فالرجاء عدم التردد في الاتصال بي." في الترجمة ، هذا يعني "إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في مراسلتي."

5. إنني أتطلع إلى

عبارة "نتطلع" تعني "نتطلع إلى". لذلك إذا كنت تتطلع إلى رد أو إجراء آخر من المرسل إليه ، فسيكون من المناسب تمامًا استخدام هذه العبارة. على سبيل المثال:

• أنا أتطلع لإجابتك.
• انا اتطلع الى ردك.

من الأفضل استخدام العبارة في نهاية الرسالة.

عند كتابة خطاب ، يجب أن تكون مهذبًا حتى عندما لا تشعر بذلك حقًا. تعكس القدرة على كتابة خطابات مختصة في أي موقف احترافك وتربيتك الجيد ومعرفتك بأخلاقيات العمل. في الختام ، نتذكر أنه في المراسلات التجارية يجب أن تظهر دقة الصياغة ومحو الأمية الذي لا تشوبه شائبة. كما أنه من غير المقبول استخدام الاختصارات (مع استثناءات نادرة).

اكتب رسائل البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية بشكل صحيح ، أيها الأصدقاء الأعزاء! حظ سعيد!

يستخدم البريد الإلكتروني ليس فقط لإرسال الرسائل ، ولكن أيضًا لإرسال الملفات (المستندات والصور وما إلى ذلك). يطلق عليهم متداخلة أو متصلة.

متداخل أو الملف المرفق(مرفق) هو نوع من الملفات من جهاز كمبيوتر نضيفه إلى حرف لإرساله عبر البريد الإلكتروني.

كيفية إرفاق ملف برسالة بريد إلكتروني وإرسالها

لنفترض أنني أريد مستندًا موجودًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بي لينتهي به المطاف على جهاز كمبيوتر زميلي. أعرف عنوان بريده الإلكتروني ، لذا يمكنني كتابة خطاب من صندوق بريدي وإرفاق ملف به.

عندما يذهب أحد الزملاء إلى بريده ، سيرى رسالة جديدة ، سيكون بداخلها مستندًا. يمكنه فتحه مباشرة في البريد أو تنزيله على جهاز الكمبيوتر الخاص به.

تقنية نقل الملفات كالتالي:

1. نفتح صندوق البريد الإلكتروني الخاص بنا.
2. نكتب خطابًا: أشر إلى عنوان البريد الإلكتروني للمستلم والموضوع ، وإذا لزم الأمر ، اطبع الرسالة.
3. انقر فوق الزر المخصص لإضافة ملف.
4. في النافذة التي تفتح ، حدد الملف من جهاز الكمبيوتر.
5. نرسل رسالة بالضغط على الزر المناسب.

مثال

1. أفتح صندوق البريد الإلكتروني الخاص بي وانقر على الزر لكتابة رسالة.

بريد ياندكس:	Mail.ru:	gmail.com:

2. أكتب عنوان الشخص الذي أرغب بإرسال الملف إليه وأشير إلى الموضوع.

لا يمكن كتابة النص ، لأنني بحاجة فقط لإرسال الملف. لكنني عادةً أطبعه: أقول مرحبًا ، أشرح بالضبط ما الذي أرسله ولماذا.

3. لإرفاق ملف ، أنقر على زر خاص أعلى أو أسفل (أعلى أو أسفل الجزء الخاص بإدخال النص).

بريد ياندكس:	Mail.ru:	gmail.com:

4. يتم فتح نافذة صغيرة بها ملفات ومجلدات على جهاز الكمبيوتر الخاص بي. يجب أن أجد فيه ما أريد إرساله.

لنفترض أنني بحاجة إلى إرسال مستند موجود على جهاز الكمبيوتر الخاص بي في القرص المحلي D في مجلد العقود. لذلك ، في النافذة ، أفتح القرص المحلي D:

وافتح مجلد العقود:

يتم عرض الملفات الموجودة في هذا المجلد. أجد بينهم الشخص الذي أريد إرساله ، وانقر فوقه نقرًا مزدوجًا بزر الفأرة الأيسر.

تختفي النافذة ويظهر المستند الخاص بي أعلى أو أسفل زر إرفاق.

في Yandex.Mail:

في Mail.ru:

في gmail.com:

5. لإرسال رسالة ، انقر فوق الزر "إرسال".

في Yandex.Mail:	في Mail.ru:	في gmail.com:

بعد ذلك مباشرة ، ستنتقل رسالتي بالمستند المرفق إلى العنوان المحدد. إليك كيف سيرى المستلم ذلك:

لاحظ رمز مشبك الورق في النهاية. وهكذا يظهر موقع البريد أن هناك ملف مرفق بالداخل.

بعد فتح الرسالة ، سيرى المستلم كلاً من النص والمستند ، ويمكنهما عرضهما أو تنزيلهما على أجهزة الكمبيوتر الخاصة به.

كيفية إضافة ملفات متعددة إلى بريد إلكتروني

يمكنك إضافة عدة ملفات من أي نوع إلى حرف واحد. يمكن أن تكون الصور والمستندات والموسيقى وحتى مقاطع الفيديو.

للقيام بذلك ، ليس من الضروري على الإطلاق إرسال عدة رسائل - يمكنك كتابة واحدة وإضافة كل ما نريد إرساله إليه. يحدث هذا على النحو التالي: نكتب حرفًا ، ونضيف ملفًا واحدًا إليه ، ثم بنفس الطريقة ، آخر ، ثالثًا ، وهكذا.

ولكن ماذا لو لم يكن هناك واحد أو اثنان ، بل أكثر من عشرة؟ هل يمكن إضافة مجلد كامل بدلاً من كل ملف على حدة؟

عذرا ، لا يمكنك إرسال مجلد عن طريق البريد الإلكتروني. ولكن يمكن أرشفتها وإرفاقها بالحرف.

يمكنك القيام بذلك مباشرة في النافذة التي نضيف من خلالها ملفًا لإرساله. نقوم بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد ، واختيار 7-Zip أو WinRAR من القائمة وإنشاء أرشيف.

ثم ، في نفس المكان ، حدد الأرشيف الذي تم إنشاؤه حديثًا ، أي انقر نقرًا مزدوجًا فوقه بزر الماوس الأيسر.

يتم إرفاق الأرشيف ، الذي يحتوي على المجلد المطلوب لإعادة التوجيه ، بالحرف. يبقى فقط لإرساله.

الفروق الدقيقة

إذا كنت تخطط لإرسال أكثر من ثلاثة ملفات في بريد إلكتروني واحد ، فمن الأفضل أرشفتها.

على سبيل المثال ، أريد إرسال عشر صور إلى صديق. يمكنك بالطبع إرسال عشرة أحرف ، كل منها يضيف صورة. لكن هذا ليس مزعجًا بالنسبة لي ولا بالنسبة له أيضًا. لذلك ، قررت إرسال رسالة واحدة ، أرفق بها جميع الصور.

في هذه الحالة ، سيكون من الأصح وضعهم في مجلد منفصل على الكمبيوتر نفسه ، ثم أرشفته وإضافة الأرشيف الناتج عند إرسال رسالة.

نتيجة لذلك ، سيتم إرسال ملف واحد ، وليس عشرة. سيكون من الأسهل على صديقي تنزيله على جهاز كمبيوتر وفك ضغطه بدلاً من مشاهدة (تنزيل) كل صورة على حدة.

قبل إرسال الصور عن طريق البريد الإلكتروني ، يجب ضغطها (تقليل الحجم).

هذا أكثر من حسن الخلق. هذه ضرورة! لكن لسوء الحظ ، لا يعرف الكثير من المستخدمين عنها.

سوف تتعلم المزيد حول سبب ضرورة ذلك وكيفية القيام بذلك في درس ضغط الصور.

المهمة

1. أرسل بريدًا إلكترونيًا يحتوي على مرفق من عنوان بريدك الإلكتروني إلى عنوانك الخاص. بمعنى ، في الحقل "إلى" ، اكتب عنوان بريدك الإلكتروني. بعد الإرسال ، ستتلقى بريدًا إلكترونيًا من نفسك يحتوي على هذا المرفق.
2. افتح رسالتك وحاول عرض الملف المرسل مباشرةً في البريد. ثم قم بتنزيله على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وافتحه مباشرة منه.
3. إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى عنوانك مع العديد من الملفات المرفقة (بشكل فردي ومضغوط).
4. حاول إرسال الصور بعد ضغطها.

لا تنس وضع مستلمي الرسالة في نسخة عمياء إذا لم يكن كل المستلمين بحاجة لرؤية بعضهم البعض.

BCC ، أو نسخة كربونية عمياء- هذا ما يسمى باللغة الروسية نسخة مخفية. بفضلها ، لا يرى المستلم جميع العناوين الأخرى التي تصل الرسالة إليها. توجد هذه الميزة في جميع خدمات البريد ، من Outlook إلى Gmail ، وإذا كنت لا تزال لا تعرف شيئًا عن وجودها ، فمن المحتمل جدًا أن زملائك وعملائك لا يحبونك.

بادئ ذي بدء ، النسخة المخفية هي آداب غير معلن عنها في المراسلات الإلكترونية. بما أن الأمر لا يستحق كل هذا العناء ، فلا يجب عليك بنفس الطريقة إظهار العناوين البريدية لأي شخص آخر. وحتى إذا كنت لا تزال تنقر على زر "الرد على الكل" المفضل لديك ، فلن تصل رسالتك إلى المستلمين في نسخة مخفية الوجهة.

لا يعرف الجميع ذلك ، ولكن BCC لا تحمي عناوين البريد الإلكتروني من أعين المتطفلين فحسب ، بل تعمل أيضًا كنوع من مكافحة الفيروسات ، مما يمنع البريد العشوائي من جهاز الكمبيوتر الخاص بك. هذا يرجع إلى حقيقة أن عناوين البريد الإلكتروني المخفية ليست متاحة للفيروسات التي تنتقل عن طريق البريد الإلكتروني. وعلى الرغم من أن العنوان البريدي على الإنترنت ليس شخصيًا ومهمًا مثل عنوان المنزل ، يجب ألا تتركه في المجال العام - وإلا فمن المرجح تجنب البريد العشوائي.

كريج تشايلد

صحافي

"نسخة مخفية الوجهة هي المكان الذي تضع فيه جهات اتصال لا ينبغي أن تكون مرئية للآخرين. يتم استخدامه عادةً للقوائم البريدية والبريد العشوائي ، ولكن هذا الحقل مناسب أيضًا لمواكبة المظاهر وعدم إظهار العناوين البريدية لأشخاص من الخارج. أعتقد أنه من الخطأ الاعتقاد بأن الناس مرتاحون لرؤية الآخرين لعناوينهم. على سبيل المثال ، إذا كانت دعوة إلى حفلة: لا يعرف الجميع بعضهم البعض ، لذلك من غير المناسب غالبًا أن يرى الأشخاص جهات اتصال بعضهم البعض ".

الآن بعد أن أنشأت Gmail الخاص بك ، يمكنك البدء في إرسال رسائل البريد الإلكتروني. يمكن أن يكون إنشاء بريد إلكتروني بسيطًا مثل كتابة رسالة قصيرة. يمكنك استخدام التنسيق والمرفقات والتعليقات التوضيحية.

في هذا البرنامج التعليمي ، سوف نوضح لك كيفية إنشاء رسالة وإضافة مرفق إلى خطاب وكيفية إنشاء توقيع سيظهر في جميع رسائلك.

يكتب رسالة

يتم استخدام نافذة منفصلة لكتابة خطاب. من خلاله ستضيف عنوان البريد الإلكتروني للمستلم والموضوع والرسالة نفسها. يمكنك أيضًا استخدام أنواع مختلفة من تنسيق النص وإضافة المرفقات. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك إنشاء توقيع يتم إضافته إلى جميع رسائلك.

نافذة الإنشاء

1. المستلمون.

هؤلاء هم الأشخاص الذين ترسل إليهم البريد الإلكتروني. ستحتاج إلى كتابة عنوان البريد الإلكتروني لكل مستلم.

في معظم الحالات ، ستضيف مستلمين في الحقل "إلى" ، ولكن يمكنك أيضًا إضافتهم في حقلي "نسخة إلى" أو "نسخة مخفية الوجهة".

2. نسخ و نسخة مخفية الوجهة.

النسخ يعني "نسخة طبق الأصل". يُستخدم هذا الحقل عندما تريد إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ليس المستلم الأساسي. بهذه الطريقة يمكنك إبقاء الشخص على اطلاع بينما تخبره أنه ليس عليه الرد على البريد الإلكتروني.

تعني "نسخة مخفية الوجهة" "نسخة مخفية الوجهة بالضبط". إنه يعمل بنفس طريقة عمل نسخة ، لكن جميع عناوين المستلمين في هذا الحقل مخفية. وبالتالي ، يعد استخدام هذا الحقل من أفضل الطرق لإرسال بريد إلكتروني لعدد كبير من الأشخاص والحفاظ على الخصوصية.

3. الموضوع.

يجب أن يشير الموضوع إلى جوهر الرسالة. يجب أن يكون سطر الموضوع موجزًا ​​، مع إبلاغ متلقي الرسالة بدقة.

4. الجسم.

هذا هو نص الرسالة. حرف عادي مع تحية ، بضع فقرات ، توقيع باسمك ، إلخ.

5. زر الإرسال.

عندما تنتهي من بريدك الإلكتروني ، انقر فوق الزر إرسال لإرساله إلى المستلمين.

6. خيارات التنسيق.

انقر فوق الزر Format Options للوصول إليها. يسمح لك التنسيق بتغيير شكل وأسلوب بريدك الإلكتروني. على سبيل المثال ، يمكنك تغيير حجم الخط ولونه وإضافة الروابط.

7. إرفاق الملفات.

المرفق هو ملف (مثل صورة أو مستند) يتم إرساله عبر بريد إلكتروني. يسمح لك Gmail بتضمين عدة مرفقات في رسالة بريد إلكتروني. انقر فوق الزر "إرفاق ملفات" لإضافة مرفق إلى البريد الإلكتروني.

لإرسال بريد إلكتروني:

إذا كان الشخص الذي تكتب إليه موجودًا بالفعل في جهات الاتصال الخاصة بك ، فيمكنك البدء في كتابة اسمه الأول أو اسم العائلة أو البريد الإلكتروني ، سيبدأ Gmail في عرض جهات الاتصال المناسبة أسفل حقل "إلى" مباشرةً. يمكنك تحديد واحد منهم والضغط على مفتاح Enter لإضافة عنوان الشخص في الحقل "إلى".

أضف ملحقات

التعلقهو ملف (على سبيل المثال ، صورة أو مستند) يتم إرساله بالبريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، إذا كنت تبحث عن وظيفة ، يمكنك إرسال سيرتك الذاتية عن طريق إرفاقها بحرف ، وسيصبح نص الرسالة خطاب تغطية. من الممارسات الجيدة تضمين إشارة إلى المرفق في نص البريد الإلكتروني ، خاصةً إذا كان المستلمون لا يتوقعون استلامه.

لا تنس إرفاق الملفات قبل النقر فوق إرسال. من الشائع جدًا أن ينسى المستخدمون إرفاق الملفات قبل إرسال رسالة.

لإضافة مرفق:

1. عند إنشاء رسالة ، انقر فوق رمز مشبك الورق الموجود أسفل نافذة إنشاء الرسالة.
2. سيظهر مربع حوار تحميل الملف. حدد الملف المطلوب وانقر فوق فتح.
3. سيبدأ تنزيل المرفق على خادم البريد. يتم تنزيل معظم المرفقات في بضع ثوانٍ ، لكن بعضها يستغرق وقتًا أطول.
4. عندما تكون جاهزًا لإرسال البريد الإلكتروني ، انقر فوق إرسال.

يمكنك النقر فوق الزر "إرسال" قبل تحميل المرفق إلى الخادم. سيرسل Gmail البريد الإلكتروني فقط بعد تنزيله.

يتيح لك Gmail إضافة أنواع مختلفة من تنسيق النص.

• انقر فوق الزر تنسيق أسفل نافذة إنشاء البريد الإلكتروني لفتح خيارات التنسيق.

1) الخط

في Gmail ، يمكنك الاختيار من بين عدة خطوط. يمكنك تغيير خط حرف بأكمله أو بضع كلمات.

2) حجم الخط

في معظم الحالات ، لن تفكر حتى في تغيير حجم الخط وستستخدم حجم الخط العادي ، ولكن في بعض الأحيان ، لتمييز بعض الكلمات ، تحتاج إلى حجم مختلف.

كن حذرا مع هذا الخيار. قد تؤدي الأحرف الكبيرة جدًا أو الصغيرة إلى جعل الحرف غير قابل للقراءة.

3) غامق ، مائل ، تسطير

يمكنك تمييز النص بجعله بالخط العريض، اكتب بخط مائلأو تسطير.

4) لون النص والخلفية

في الكتابة غير الرسمية ، يمكنك تغيير لون النص والخلفية لبعض الكلمات.

حاول تجنب الدرجات اللونية الفاتحة للغاية ، حيث يصعب رؤية نص هذا اللون على خلفية بيضاء.

5) التسوية

يمكنك تغيير محاذاة النص في رسالتك.

6) القوائم المرقمة والنقطية

يمكنك كتابة النص الخاص بك على هيئة قائمة ذات تعداد رقمي أو نقطي.

تساعد هذه الطريقة في إبراز كل عنصر من عناصر القائمة وفصلها عن بعضها البعض.

7) مسافة بادئة

يمكنك زيادة الهوامش أو إنقاصها على اليسار أو اليمين.

8) اقتبس

الاقتباس هو طريقة أخرى لتمييز جزء من النص.

9) مسح التنسيق

لإزالة كل التنسيقات تمامًا من رسالة بريد إلكتروني ، انقر فوق الزر مسح التنسيق.

10) زر زائد

انقر فوق زر علامة الجمع لفتح خيارات إضافية: إضافة صورة أو إدراج ارتباط أو إدراج رمز أو إدراج دعوة.

إضافة التوقيع

التوقيع هو كتلة أحرف اختيارية تظهر في نهاية النص في كل بريد إلكتروني ترسله. بشكل افتراضي ، لا يقوم Gmail بتضمين توقيع في رسائل البريد الإلكتروني ، ولكن هذا حل سهل. عادة ما تتضمن اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك: رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني. إذا كنت تستخدم Gmail في العمل ، فيمكنك تضمين المسمى الوظيفي واسم الشركة والعنوان أو عنوان موقع الويب في توقيعك.

تذكر أن التوقيع يجب أن يكون قصيرا. بدلاً من سرد جميع أرقام الهواتف والبريد الإلكتروني والعناوين البريدية ، يكفي تحديد اثنين من الأرقام الأساسية.

ضع في اعتبارك أن توقيعك سيكون مرئيًا لكثير من الأشخاص ، لذلك لا تحتاج دائمًا إلى تضمين عنوان منزلك أو معلومات شخصية أخرى. لماذا يمكن أن يحدث هذا حتى عندما تكتب إلى أصدقائك ، لأنهم يستطيعون إعادة توجيه رسالتك إلى شخص آخر.