Ako vytvoriť zoznamy adries z programu Outlook. Spravujte kontakty v programe Outlook. Pridávanie kontaktov do zoznamu adries

Okrem jednotlivých kontaktov môže priečinok hostiť distribučné zoznamy, čo sú skupiny kontaktov. Predpokladajme, že máte štyri proxy a väčšina príkazov sa musí poslať všetkým štyrom. Aby ste si uľahčili prácu, pripravte si zoznam adresátov a uveďte kontakty na proxy. Potom pri odosielaní ďalšej smernice nebude potrebné postupne uvádzať adresy všetkých štyroch osôb, stačí vybrať príslušný zoznam adries. Ak chcete pridať zoznam, postupujte podľa krokov uvedených nižšie.

1. V rozbaľovacom zozname tlačidla Vytvorte vybrať tím Vytvorte zoznam adries.

Poznámka Outlook XP má schopnosť kombinovať viacero kontaktov na distribučnom zozname, čo je možné použiť v operáciách ako súčasný kontakt s viacerými ľuďmi.

Ryža. 20.7. Pridajte adresy do zoznamu adries programu Outlook

2. V teréne názov zadajte meno Štyri e-mailové adresy.

3. Kliknite na tlačidlo Vyberte položku Členovia.

4. V zozname zdrojov adries v okne pridania adries znázornenom na obr. 20.7, vyberte Kontakty.

Poznámka Adresy do distribučného zoznamu môžete vyberať nielen z priečinka Kontakty, ale aj z adresára Windows az iných adresárov adries zaregistrovaných v programe Outlook.

5. V ľavom zozname okna vyberte riadok Alexander Petrov (E-mail).

6. Kliknite na tlačidlo členov.

7. Zopakovaním krokov 5 a 6 pridajte e-mailové adresy dvoch ďalších ľudí do zoznamu adresátov.

8. Kliknite na tlačidlo OK.

10. V otvorenom dialógovom okne Pridanie nového záznamu v teréne Krátke meno vstúpi Sergej Nikolaev. V teréne Emailová adresa zadajte svoju e-mailovú adresu. Začiarknite políčko Pridať kontakt automaticky pridať novú adresu do priečinka Kontakty programu Outlook. Potom kliknite na tlačidlo OK... Okno zoznamu adries by teraz malo vyzerať ako na nasledujúcom obrázku. 20.8.

Poznámka Ak chcete odstrániť adresu zo zoznamu adresátov, vyberte riadok s touto adresou a kliknite na tlačidlo Odstrániť.

Outlook je aplikácia, ktorá je základným prvkom softvérového balíka od spoločnosti Microsoft. Aplikácia má veľa verzií. Pre väčšinu organizácií je to nevyhnutný nástroj na organizáciu práce a je tiež potrebný pre pohodlie toku dokumentov.

Mnoho firiem niekedy trávi veľa času posielaním e-mailov, a preto je potrebné ušetriť čas. Túto možnosť poskytuje aplikácia pri odosielaní listov špecifickej kategórii príjemcov (skupine). Na vytváranie zoznamov adries môžete použiť program Outlook.

Ako môžem pracovať s aplikáciou Outlook?

Ak chcete začať, musíte spustiť Outlook, musíte dvakrát kliknúť na ikonu aplikácie umiestnenú na monitore alebo kliknúť na "Štart" a vybrať požadovanú položku zo všetkých programov.

Po načítaní aplikácie v ponuke programu zvoľte "Súbor" a nájdite položku "Vytvoriť".

Potom, keď umiestnite kurzor myši na "Vytvoriť", zobrazia sa podpoložky na výber. Kde je potrebné nájsť prvok "Mailing list" a následne na tento prvok kliknúť ľavým tlačidlom myši. Po týchto akciách sa otvorí okno na úpravu a vytváranie nových zoznamov adries a listov.

Ďalej musíte do zobrazeného poľa zadať nový názov - "Názov". Okrem toho vám program umožňuje vytvárať rôzne skupiny a plynule prechádzať z jednej skupiny do druhej. Napríklad „Priatelia“, „Zákazníci“ atď.

Kliknutím na tlačidlo „Vybrať členov“ zobrazíte adresár. Zo zoznamu vašich kontaktov vyberte požadovanú adresu a kliknite na OK. Po týchto akciách sa okno na výber kontaktov zatvorí a požadovaný príjemca sa zobrazí vo vašom zozname adries, postup je potrebné opakovať, kým nebudú vyplnené všetky potrebné adresy. Tento spôsob je perfektný, keď je adresár Outlooku už naplnený potrebnými adresami (e-mailom). Ak však požadovaný kontakt nebol v adresách, budete musieť použiť inú metódu.

Kliknite na tlačidlo myši umiestnené vľavo na "Pridať". V okne, ktoré sa otvorí, uvidíte dve polia „E-mailová adresa“ a „Krátke meno“. Najpohodlnejšie bude skopírovať adresu a meno osoby, ktorá sa má pridať, ak už od nej máte list, inak bude potrebné zadať informácie ručne, potom kliknite na OK. Potom sa dialógové okno zatvorí a v zozname sa objaví nový kontakt.

V dôsledku toho sa vytvorí zoznam adries programu Outlook.

Moderná doba je sprevádzaná neskutočnou intenzitou. Prakticky každý deň musíte vykonávať akcie, ktorých rýchlosť vykonávania určuje efektivitu aktivít a potom môže závisieť aj úspech kariérneho rastu.

Často musíte posielať dôležitú korešpondenciu. Ak sa listy posielajú tým istým používateľom, vzniká naliehavá otázka, ako vytvoriť distribučnú skupinu v programe Outlook, čo výrazne ušetrí čas, vďaka čomu bude možné vykonať niekoľko ďalších manipulácií.

E-mailová aplikácia Outlook prichádza s mnohými úspešnými funkciami, ktoré uľahčujú vykonávanie mnohých úloh.

Ak medzi vaše profesionálne úlohy patrí práca so zdrojom pošty, ktorá zahŕňa nielen čítanie a odosielanie správ, ale aj odosielanie rôznych materiálov vašim priamym partnerom, je pre vás skutočne užitočné preštudovať si informácie o tom, ako vytvoriť poštovú skupinu v programe Outlook.

Vytvorenie kontaktnej skupiny

Ak vás zaujíma, ako vytvoriť zoznam adries v programe Outlook, v prvom rade by ste sa mali rozhodnúť, komu chcete alebo ste povinní podľa popisu vašej práce preposielať dôležité listy. Všetci títo používatelia sú vo väčšine prípadov už zahrnutí v zozname kontaktov programu Outlook, ale v záujme úspory času je najužitočnejšie ich spojiť do jednej všeobecnej skupiny.

Vytvorenie zoznamu

Nie je ťažké odoslať okamžitý mailing, ak si vopred vytvoríte zoznam obchodných partnerov. Z tohto dôvodu je vaším počiatočným cieľom vytvoriť taký užitočný zoznam kontaktov a na tento účel si pozorne preštudujte odporúčania skúsených používateľov, ako vytvoriť zoznam adries v programe Outlook.

Spustite poštovú aplikáciu Outlook, v spodnej časti okna na ľavej strane jednoducho nájdete ponuku „Kontakty“, kliknite na ňu.

Teraz na páse vodorovnej ponuky nájdite tlačidlo „Vytvoriť skupinu kontaktov“ a kliknite naň.

E-mailová aplikácia vás vyzve na zadanie názvu skupiny, ktorú vytvárate.

Môžete prísť s ľubovoľným názvom, len majte na pamäti, že ak máte v úmysle vytvoriť niekoľko skupín pre rôzne prípady, názov každej by mal byť taký, aby ste ich v zhone žiadnym spôsobom nezamieňali a neposielali listy do nesprávneho cieľa.

Keď ste si vymysleli meno a už ste ho zadali do riadku, kliknite na ďalšie tlačidlo „Pridať účastníkov“.

Mailová aplikácia vám hneď ponúkne niekoľko možností pridávania používateľov, spomedzi ktorých vyberte prvú možnosť, ktorá sa zameriava na pridávanie príjemcov správ z kontaktov samotnej aplikácie Outlook.

V novom okne, ktoré sa otvorí, zostáva vybrať potrebné kontakty a potom kliknúť na tlačidlo „Účastníci“. Takto si môžete vytvoriť zoznam všetkých, ktorým by ste mali smerovať určitú korešpondenciu.

Nezabudnite kliknúť na "OK" na konci vytvárania zoznamu kontaktov, inak sa v dôsledku vašej zabudnutia zoznam neuloží, budete musieť všetky tieto manipulácie vykonať znova.

Ak s prácou v takejto aplikácii ešte len začínate, v adresári Outlooku nebudete mať ani jednu emailovú adresu, tieto adresy budete musieť zadať ručne pri vytváraní zoznamu partnerov. Nebuďte leniví a strávte čas raz a nabudúce budete môcť oceniť výhody manipulácií, ktoré ste urobili.

Ako posielať korešpondenciu

Potom, čo sa vám podarilo vytvoriť zoznam všetkých príjemcov, s ktorými musíte udržiavať úzky kontakt každý deň prostredníctvom e-mailového zdroja, zostáva zistiť, ako vytvoriť zoznam adries v programe Outlook pre vytvorenú skupinu.

To tiež nie je ťažké, všetko zvládnete veľmi rýchlo a zapamätáte si to na prvýkrát.

Vytvorte novú správu alebo otvorte list, ktorý je potrebné poslať všetkým partnerom, ktorých ste zadali skôr. Do poľa „Komu“ jednoducho zadajte názov skupiny, ktorý ste si vymysleli. Všetky e-mailové adresy všetkých partnerov budú pridané automaticky. Neuvidíte ich, pretože v paneli s adresou sa zobrazí iba názov skupiny.

Zadajte prvé znaky z mena - a skupina sa automaticky ponúkne

Aby sa list dostal na miesto určenia, kliknite na „Odoslať“, všetci účastníci od vás okamžite dostanú správu.

Môže sa tiež stať, že budete potrebovať presmerovať korešpondenciu na týchto účastníkov, ale s výnimkou niekoľkých.

V takom prípade najprv urobte všetko, ako je popísané vyššie, a potom, čo je názov skupiny už uvedený v paneli s adresou, dávajte pozor na malé znamienko plus vedľa.

Kliknite na toto znamienko plus, hneď potom sa otvorí celý zoznam príjemcov. Ak potrebujete niekoho odstrániť z dôvodu, že tento konkrétny list nepotrebuje, odstráňte ho z kontaktov príjemcov a list ihneď odošlite.

Ako vidíte, pri vytváraní skupinového zoznamu ani pri priamom presmerovaní korešpondencie nie je nič zložité. Outlook je skvelá e-mailová aplikácia, ktorá obsahuje množstvo úžasných funkcií na uľahčenie úloh, takže sa s ňou zoznámte a uľahčite si prácu a zároveň zvýšite produktivitu.

Inštrukcie

Spustite program Outlook. Dvakrát kliknite ľavým tlačidlom myši na ikonu aplikácie na pracovnej ploche alebo kliknite na tlačidlo "Štart" a vyberte požadovanú položku z ponuky "Všetky programy". Po stiahnutí aplikácie vyberte ponuku „Súbor“ a nájdite riadok „Nový“. Keď umiestnite kurzor myši na tento štítok, zobrazia sa podpoložky akcií. Nájdite položku „Mailing list“ a kliknite na ňu ľavým tlačidlom myši. Otvorí sa okno na vytvorenie a úpravu nového zoznamu príjemcov pošty.

Do poľa Názov zadajte názov zoznamu. Týmto spôsobom môžete vytvoriť niekoľko rôznych skupín príjemcov pre rôzne úlohy a potom medzi nimi rýchlo prepínať. Napríklad Zákazníci, Zamestnanci, Priatelia atď.

Kliknutím na tlačidlo „Vybrať členov“ pridáte príjemcov z adresára. Nájdite v zozname požadovanú osobu a kliknite na OK. Okno výberu príjemcu sa zatvorí a príjemca sa zobrazí v distribučnom zozname, opakujte, kým nezadáte všetky požadované adresy. Táto metóda je vhodná, ak ste už zadali mená a e-maily tých, ktorým chcete posielať poštu, do adresára programu Outlook. Ak ide o nový názov, musíte použiť iný spôsob zadávania cieľov.

Kliknite ľavým tlačidlom myši na nápis „Pridať“. Otvorí sa malé okno, v ktorom uvidíte polia „Krátky názov“ a „E-mailová adresa“. Skopírujte a prilepte meno a adresu, ak máte e-mail od danej osoby, alebo zadajte nové meno a adresu manuálne. Kliknite na tlačidlo OK (aktivuje sa až po zadaní vašej e-mailovej adresy). Dialógové okno sa zatvorí a v zozname príjemcov sa zobrazí nový riadok. Opakujte túto akciu toľkokrát, koľkokrát je potrebné, aby ste pridali všetkých odberateľov do distribúcie.

Kliknite na tlačidlo "Súbor" v hornom riadku okna a vyberte položku "Uložiť". Kliknite ľavým tlačidlom myši a po niekoľkých sekundách sa vytvorí zoznam adries programu Outlook.

Zdroje:

• ako vytvoriť zoznam

Inštrukcie

Vyvolajte hlavné systémové menu kliknutím na tlačidlo "Štart" a prejdite na položku "Všetky programy". Rozbaľte prepojenie Microsoft Office a spustite Outlook. Ak chcete použiť mená príjemcov, ktorí sú v adresári aplikácie, otvorte ponuku Súbor na hornom paneli služieb Oulook a vyberte príkaz Nový.

Vyberte podpríkaz "Zoznam adresátov" a do riadku "Názov" zadajte požadovaný názov vytvoreného zoznamu. Prejdite na kartu Zoznam adresátov v dialógovom okne, ktoré sa otvorí, a použite prepojenie Vybrať účastníkov. Zadajte adresár obsahujúci požadované e-mailové adresy v adresári Address Book. Do riadku „Hľadať“ zadajte meno vybraného príjemcu a zvýraznite definované meno v adresári umiestnenom pod panelom vyhľadávania. Kliknite na odkaz „Účastníci“ a zopakujte všetky vyššie uvedené kroky pre každého požadovaného príjemcu pošty. Potvrďte vykonanie vybranej akcie kliknutím na tlačidlo OK.

Rýchlo rozdeľte jednu skupinu kontaktov (distribučný zoznam) do oboch iba v dvoch krokoch

Ak máte nainštalovaný Kutools for Outlook, môžete rýchlo rozdeliť svoju skupinu kontaktov na svoju fantastickú Rozdeliť skupinu kontaktov v programe Outlook. Kliknite a získajte 60-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu bez obmedzení!

Odstrániť členov

Ak chcete odstrániť členov zo skupiny, vyberte členov, ktorých chcete odstrániť, a potom kliknite Odstrániť člena v Komunitní používatelia skupina pod kontaktná skupina Tab.


Pozornosť: V programe Outlook 2007 môžete pridať nových členov kliknutím Vyberte účastníkov alebo Pridať nové pod Distribučný zoznam Tab. Pozrite si snímku obrazovky: