Creați un raport grupat sau un raport rezumat. Gruparea și sortarea datelor într-o formă de tabelare raport raport Access Access sortare nu este activă

Sortarea, căutarea și filtrarea datelor

Datele stocate în tabelele bazei de date pot fi utilizate în mod eficient numai dacă există mijloace simple și accesibile de a găsi informațiile de care aveți nevoie. Tabelele pot conține un număr imens de înregistrări, iar un SGBD bun ar trebui să ofere posibilitatea de a găsi și selecta rapid și ușor cele potrivite dintre ele. Access 2002 este un exemplu în acest sens cu privire la modul în care puteți efectua aceste operațiuni pentru a maximiza experiența utilizatorului și, în același timp, a procesa în mod eficient cantități mari de date.

Operația de sortare a datelor este întotdeauna utilizată pentru confortul găsirii informațiilor necesare. Atunci când un tabel este afișat pe ecran (sau pe hârtie), este mult mai ușor să găsiți rândul necesar dacă rândurile sunt în ordine. Sunteți obișnuiți cu faptul că datele tabulare sunt sortate alfabetic, după dată, prin creșterea sau descreșterea valorilor din coloanele care conțin numere. Dar în situații diferite, am dori să sortăm rândurile în funcție de diferite criterii (coloane de tabel). În mod ideal, acest lucru ar trebui făcut cu o mișcare ușoară a mâinii. Exact acest lucru vă permite să faceți Access. În mod implicit, când un tabel este deschis în modul Tabel, acesta este ordonat după valoarea câmpului cheie. Dacă nu este definit un câmp cheie pentru un tabel, înregistrările sunt afișate în ordinea în care au fost introduse în tabel. Dacă trebuie să sortați înregistrările după valoarea unui alt câmp, pur și simplu așezați cursorul pe orice rând al coloanei corespunzătoare și faceți clic pe unul dintre butoanele din bara de instrumente: Sortare crescătoare sau Sortare descendentă.

O altă modalitate de a efectua această operațiune: faceți clic dreapta pe orice rând al coloanei necesare și selectați comanda corespunzătoare din meniul contextual (Fig. 1).

Astfel, puteți comanda înregistrări în orice coloană din tabel. Există doar restricții privind tipul de date care pot fi comandate - nu puteți sorta valorile câmpurilor de tip MEMO, hyperlinkuri sau obiecte OLE.

Pentru a aplica corect sortarea, trebuie să cunoașteți câteva reguli simple.

· Când sortați în ordine crescătoare, înregistrările care conțin câmpuri goale (cu valori goale) apar mai întâi în listă.

· Numerele din casetele de text sunt sortate ca șiruri de caractere, nu ca valori numerice. Dacă doriți să le sortați numeric, toate șirurile de text trebuie să conțină același număr de caractere. Dacă șirul conține mai puține caractere, atunci mai întâi trebuie să inserați zerouri nesemnificative.

· Când salvați un tabel, se salvează și ordinea de sortare.

Orez. 1.

cometariu

Ordinea de sortare depinde de setările de limbă definite în caseta de dialog Opțiuni la crearea bazei de date. Pentru a modifica această setare, selectați comanda Opțiuni din meniul Instrumente, deschideți fila General și selectați limba dorită în câmpul Ordine de sortare bază de date nouă.

Dacă modificați ordinea de sortare a înregistrărilor dintr-un tabel și apoi decideți să îl închideți, Access vă întreabă dacă doriți să salvați modificările de aspect. Dacă răspundeți Da, noua ordine de sortare este salvată și redată la următoarea deschidere a mesei. Pentru a reveni la ordinea de sortare originală (după valoarea câmpului cheie), este necesar să executați comanda de meniu Înregistrări, Eliminare filtru / Sortare.

Uneori trebuie să sortați după valoarea câmpurilor multiple. Pentru a face acest lucru, mutați mai întâi coloanele care urmează să fie sortate astfel încât să apară, în primul rând, una lângă cealaltă și, în al doilea rând, ținând cont de priorități, prioritățile sunt stabilite de la stânga la dreapta, deoarece valorile din coloana din stânga vor fi sortate mai întâi. După aceea, trebuie să selectați toate coloanele și să faceți clic, respectiv, pe butoanele Sortare crescătoare sau Sortare descendentă de pe bara de instrumente.

Există patru metode pe care le puteți utiliza pentru a filtra înregistrările în modul Grilă sau Formular: filtrare prin selecție, filtrare după formă, filtrare Intrare și filtru avansat.

Filtru de selecție

1. Porniți Microsoft Access și apoi deschideți baza de date

2. Într-un câmp dintr-un formular, subform, tabel sau subtabel, selectați o instanță a valorii pe care doriți să o filtrați (de exemplu, nume sau număr).

3. În înregistrări, selectați Filtrare, apoi faceți clic pe butonul Filtrare după selecție.

4. Repetați pașii 2 și 3 până când aveți setul de înregistrări pe care îl căutați.

NOTĂ: De asemenea, puteți filtra înregistrările care nu au o semnificație specifică. După ce ați selectat o valoare, faceți clic dreapta și selectați Filtru Excludeți selectați.

Filtrează după formă

1. Deschideți un formular în modul formular sau tabel, interogare sau modul formular în

Vizualizare tabel de date. Filtrați intrările din subtabelul care afișează subtabelul făcând clic pe indicatorul său de extindere.

2. În Înregistrări, selectați elementul Filtru, apoi faceți clic pe butonul Filtrare după formular pentru a merge la fereastra obișnuită de filtrare.

Puteți seta condiții pentru formular, tabelul principal al subformularului sau orice tabel subformular care este afișat. Fiecare subformular sau subtabel are propriile file Căutare și Sau.

1. Selectați câmpul pentru a specifica criteriile.

2. Introduceți o condiție de filtrare selectând valoarea pe care o căutați în lista valorilor câmpului (dacă lista conține valori câmpului) sau introduceți o valoare în câmp.

3. Pentru a găsi înregistrări în care un câmp specific este de tipul gol sau ne-gol, Nul sau Nu gol în câmp.

4. Pentru a specifica valori suplimentare care conțin intrări în filtru, faceți clic pe fila Sau din formular, subform, tabel sau subtabel de filtrat, apoi introduceți condiții suplimentare.

5. În meniul Filtru, faceți clic pe butonul Aplicare filtru pentru a vizualiza rezultatele filtrării.

Filtru pentru introducerea datelor

1. Deschideți formularul în Vizualizare formular sau tabel, Interogare sau Formular în vizualizare tabel date. Filtrați intrările din subtabelul care afișează subtabelul făcând clic pe indicatorul său de extindere.

2. Faceți clic dreapta într-un câmp într-un mod de filtrare subformular, tabel sau subtabel și introduceți valoarea pe care o căutați pentru a filtra fereastra meniului contextual.

3. Apăsați Enter pentru a aplica filtrul, apoi închideți meniul contextual.

Filtru avansat

1. Deschideți formularul în Vizualizare formular sau tabel, Interogare sau Formular în vizualizare tabel date.

2. Faceți clic pe formularul, subformularul, tabelul sau subtabelul pe care doriți să îl filtrați.

3. În Înregistrări, selectați Filtru, apoi faceți clic pe butonul Filtru avansat.

4. Adăugați câmpuri de care aveți nevoie pentru a specifica valori sau alte criterii pe care filtrul le va utiliza pentru a găsi înregistrări în structura Grid.

5. Pentru a specifica o ordine de sortare, faceți clic pe Sortare pentru un câmp din celulă, faceți clic pe butonul săgeată și selectați o ordine de sortare. Microsoft Access sortează mai întâi câmpul din stânga în proiectarea interogării, apoi Sortează câmpul următor la dreapta și așa mai departe.

6. În Condițiile pentru câmpurile incluse, introduceți o valoare în celulă, Când căutați sau introduceți o expresie.

7. În meniul Filtru, faceți clic pe butonul Aplicare filtru pentru a vizualiza rezultatele filtrării.

Access 2010 vă oferă posibilitatea de a lucra cu o cantitate imensă de date, ceea ce înseamnă că vă poate fi dificil să știți ceva despre baza dvs. de date doar uitându-vă la ea. Sortarea și filtrarea sunt două instrumente care vă permit să personalizați modul de organizare și vizualizare a datelor, facilitând lucrul cu acestea.

Despre sortare și filtrare

Practic, sortarea și filtrarea sunt instrumente care vă permit să vă organizați datele. Când sortați datele, le puneți în ordine. Filtrarea datelor vă permite să ascundeți datele neimportante și să vă concentrați numai pe datele care vă interesează.

Sortarea înregistrărilor

Când sortați înregistrările, le introduceți într-o ordine logică, cu date similare grupate împreună. Drept urmare, datele sortate sunt adesea mai ușor de citit și de înțeles decât datele nesortate. În mod implicit, Access sortează înregistrările după numerele lor de identificare. Cu toate acestea, există multe alte modalități de a înregistra înregistrări. De exemplu, informațiile dintr-o bază de date deținută de o brutărie pot fi sortate în mai multe moduri:

• Comenzile pot fi sortate după data comenzii sau după numele clienților care au efectuat comenzile.
• Clienții pot fi sortați după nume sau după oraș sau cod poștal în care locuiesc clienții.
• Produsele pot fi sortate după nume, categorie (plăcinte, prăjituri, briose etc.) sau preț.

Puteți sorta atât textul, cât și numerele în două moduri: în ordine crescătoare și descendentă. Ascendent înseamnă creșterea, deci sortarea în ordine crescătoare va aranja numerele de la cel mai mic la cel mai mare și textul de la A la Z. Descendent înseamnă descendență sau cea mai mare valoare pentru numere și de la Z la A pentru text. Sortarea implicită a ID-ului afișată în tabelele dvs. este o sortare ascendentă, deci cele mai mici numere de ID sunt afișate mai întâi.

În exemplul nostru, vom sorta după tabel. Cu toate acestea, puteți sorta înregistrările în orice obiect Access. Procedura este practic aceeași.

Pentru a sorta înregistrările:

Tabelul va fi acum sortat după câmpul selectat.

Pentru a salva noua vizualizare, faceți clic pe butonul Salvare din bara de instrumente de acces rapid.

După ce salvați sortarea, înregistrările vor fi sortate astfel până când faceți un alt sortare sau ștergeți cea curentă. Pentru a elimina un sortare, faceți clic pe comanda Remove Sort.

Filtrarea înregistrărilor

Filtrele vă permit să vizualizați numai datele pe care doriți să le vizualizați. Când creați un filtru, setați criteriile pentru datele pe care doriți să le afișați. Filtrul caută apoi toate înregistrările din tabel, le găsește pe cele care corespund criteriilor dvs. de căutare și le ascunde temporar pe cele care nu.

Filtrele sunt utile, deoarece vă permit să vă concentrați asupra unor înregistrări specifice, fără a fi distras de datele care nu vă interesează. De exemplu, dacă aveți o bază de date care include informații despre clienți și comenzi, puteți crea un filtru pentru a afișa numai clienții care locuiesc într-un anumit oraș sau numai comenzile care conțin un anumit produs. Vizualizarea acestor date folosind un filtru va fi mult mai convenabilă decât căutarea acestora într-un tabel mare.

În exemplele și explicațiile noastre, vom aplica filtre la tabele. Cu toate acestea, puteți aplica filtre oricărui obiect Access. Procedura este practic aceeași.

Pentru a crea un filtru simplu:

Faceți clic pe OK. Filtrul va fi aplicat. Tabelul nostru de clienți afișează acum doar clienții care locuiesc în Cary.

Comutarea filtrului vă permite să îl porniți și să îl dezactivați. Pentru a vizualiza postări fără filtru, trebuie doar să faceți clic pe butonul Comutare filtru. Pentru a restabili filtrul, faceți clic din nou pe el.

Crearea unui filtru dintr-o selecție

Filtrarea selectabilă vă permite să selectați date specifice dintr-un tabel și să găsiți date care sunt similare sau diferite de acesta. De exemplu, dacă lucrați cu o bază de date într-o brutărie și doriți să găsiți toate produsele ale căror nume conțin cuvântul ciocolată, puteți selecta acel cuvânt într-un singur nume de produs și puteți crea un filtru cu acea selecție. Crearea unui filtru de selecție poate fi mai convenabilă decât crearea unui filtru simplu dacă câmpul în care lucrați conține multe elemente.

Pentru a crea un filtru dintr-o selecție:

Filtrul va fi aplicat. Tabelul nostru afișează acum numai produsele cu cuvântul ciocolată în numele lor.

Crearea unui filtru dintr-o interogare de căutare

De asemenea, puteți crea un filtru introducând un termen de căutare și specificând modul în care datele se potrivesc cu termenii dați. Crearea unui filtru dintr-un termen de căutare este similară cu crearea unui filtru dintr-o selecție.

Filtrarea textului după interogarea de căutare

Când filtrați textul introducând un cuvânt de căutare, puteți utiliza unele dintre aceleași opțiuni pe care le utilizați când filtrați prin selecție, cum ar fi Conține, Nu conține, Se termină C și nu se termină. De asemenea, puteți alege una dintre următoarele opțiuni:

• Valori egale, care includ numai înregistrări cu date identice cu datele selectate
• Nu este egal, care include toate înregistrările, cu excepția datelor, care sunt identice cu selecția
• Începe cu, care include numai înregistrări ale căror date pentru câmpul selectat încep cu o interogare de căutare
• Nu începe cu, inclusiv toate înregistrările, cu excepția celor ale căror date pentru câmpul selectat încep cu o interogare de căutare

Pentru a filtra textul pentru un termen de căutare:

Filtrează numerele cu termenul de căutare

Filtrarea numerelor cu un termen de căutare este similară cu filtrarea textului. Cu toate acestea, când lucrați cu numere, sunt disponibile diverse opțiuni de filtrare. În plus față de Egal și Nu Egal, puteți alege:

• Mai mult decât numai includeți intrări cu numere în acest câmp care sunt mai mari sau egale cu numărul pe care îl introduceți
• Mai puțin decât include numai înregistrări cu numere în acest câmp care sunt mai mici sau egale cu numărul pe care îl introduceți
• Între includeri de intrări cu numere care se încadrează într-un anumit interval

Pentru a filtra numerele după termenul de căutare:

Tipuri specifice de numere pot include alte opțiuni de filtrare. De exemplu, datele stocate sub formă numerică (ll / zz / aa-ex. 01/12/2010) includ opțiuni de filtrare după perioade de timp.

Rândurile dintr-un tabel pot fi sortate în funcție de conținutul uneia sau mai multor coloane. Pentru aceasta, selectați câmpul prin care se va efectua sortarea și faceți clic pe butonul Sortare crescătoare sau Sortare descendentă de pe bara de instrumente.

Când căutați o anumită valoare, Access găsește și afișează înregistrarea corespunzătoare. Cu toate acestea, dacă mai multe înregistrări îndeplinesc criteriul specificat, atunci pentru confortul muncii, devine necesar să le afișați numai pe ecran folosind butoanele de sortare și filtrare situate pe bara de instrumente (sau Filtrare și sortare (Sortare) din meniul Înregistrări), puteți afișa pe ecran numai înregistrările necesare funcționării, precum și sortarea rapidă în ordinea dorită. Pentru a sorta întregul tabel, utilizați două butoane de sortare , și pentru a selecta înregistrări specifice, utilizați trei butoane de filtrare

Sortare rapida

Uneori trebuie să sortați înregistrările într-o anumită ordine. Butoanele de sortare din bara de instrumente vă permit să sortați coloanele în ordine crescătoare sau descendentă Mai întâi, selectați câmpurile de sortat, apoi faceți clic pe Sortare crescătoare (AZ) sau Descrescătoare (ZA) ( Sortează descrescător (ZA))

Pentru a selecta un câmp de sortare, trebuie doar să plasați cursorul în acesta la nivelul oricărei înregistrări. După aceea, faceți clic pe butonul corespunzător și datele vor fi instantaneu sortate.

Dacă doriți să sortați datele după mai multe câmpuri, selectați mai multe coloane. Pentru aceasta, selectați mai întâi o coloană, apoi apăsați tasta și trageți cursorul (În acest fel sunt selectate coloanele adiacente) În acest caz, înregistrările tabelelor sunt sortate mai întâi după prima coloană, apoi după a doua etc.

Pentru a restabili ordinea originală a înregistrărilor, utilizați comanda Înregistrări ^ Eliminare filtru / sortare

Filtrare

Filtrarea permite doar anumite înregistrări să fie vizualizate pe un formular. Selectați datele prin care doriți să filtrați și faceți clic pe butonul Filtrare prin selecție de pe bara de instrumente. Pentru a corecta filtrul, faceți clic pe butonul Modificare filtru. Pentru a specifica o condiție de filtrare mai detaliată, selectați comanda Filtrare din meniul Înregistrări și subcomanda Filtru avansat. Pentru a aplica un filtru obișnuit sau avansat, faceți clic pe butonul Aplicare filtru de pe bara de instrumente .

5. Crearea de interogări în mediul ms Access

Proces pentru proiectarea unei interogări utilizând bara de instrumente standard a ferestrei de interogare din Constructor.

Întrebări

Interogările oferă acces rapid și eficient la datele stocate într-un tabel.

Când creați un tabel utilizând MS Access, este posibil să observați că programul nu permite utilizarea câmpurilor calculate. De asemenea, nu există nicio modalitate de sortare după o cheie non-primară.

Prin interogări, puteți sorta sau evalua expresii. De exemplu, reuniți date din tabele conexe.

Când se execută o interogare, MS Access citește date din tabele și afișează rezultatul execuției în modul tabel. Trebuie avut în vedere faptul că rezultatul interogării nu este salvat. Datele sunt stocate întotdeauna în tabele. Într-o interogare, MS Access stochează numai instrucțiuni despre cum ar trebui organizate datele ca urmare a executării interogării.

Pentru unele interogări, puteți efectua modificări la rezultatul interogării afișat în vizualizarea în tabel. Aceste modificări vor fi reflectate și în tabelele originale. Pe baza cererii, puteți proiecta un formular sau un raport.

Sortarea înregistrărilor din tabel

Într-un tabel, datele sunt întotdeauna sortate după cheia primară. Pentru a organiza un alt mod de sortare a datelor, este utilizată o interogare. Pentru a crea o astfel de interogare în fereastra bazei de date, selectați pictograma “ TABLE ”și indicați tabelul care urmează a fi sortat. Selectarea unei pictograme “ CERERE NOUĂ" , situat pe bara de instrumente, deschide o casetă de dialog pentru crearea unei noi interogări pentru tabelul specificat în fereastra bazei de date. Ca urmare a alegerii pictogramei “ NOI CERERE ”, caseta de dialog afișează o listă cu toate numele câmpurilor din tabelul sursă, la începutul căruia este caracterul„ * ”. Aruncați asteriscul pe formularul de solicitare QBE. Este un substituent pentru toate câmpurile de date. În plus, trageți câmpul de date prin care se efectuează sortarea în formularul de interogare.

Pentru acest câmp, selectați o metodă de sortare din lista Sortare. Selectați pictograma „EXECUTE” și MS Access va afișa pe ecran rezultatul interogării, afișat în modul tabel, cu datele sortate după cum este necesar.

Interogări cu criterii de căutare

Pentru a selecta date din tabele în funcție de o anumită condiție din MS Access, sunt utilizate interogări cu criterii de căutare. După ce ați specificat anterior condiția de selecție, rezultatul executării interogării va fi un set de date care îndeplinește criteriul format.

Pentru a compune o cerere, accesați fereastra bazei de date, selectați pictograma „CERERE” și apăsați butonul „Creare”, apoi butonul „Cerere nouă”. În următoarea casetă de dialog, selectați unul dintre tabelele bazei de date și apăsați butonul „Adăugați”, MS Access va plasa o listă a câmpurilor din tabelul specificat în fereastra de interogare. Acum puteți selecta unul sau mai multe câmpuri și le puteți trage în formularul de solicitare QBE.

În linia „Condiție de selecție”, puteți introduce acum criteriile de selecție. Pentru a indica un număr arbitrar de caractere, utilizați un asterisc (*) ca caracter substitut și un semn de întrebare (?) Pentru a indica un caracter arbitrar. Formulează-ți criteriile de solicitare. De exemplu, dacă este specificat doar criteriul „A *” pentru un câmp de text, atunci interogarea va afișa numai acele înregistrări al căror câmp de text începe cu litera „A” (sau „a”).

Dacă trebuie să găsiți o combinație de mai multe valori, trebuie să le introduceți în linia „Condiție de selecție”, folosind operatorii logici ȘI ȘI SAU ca separator. În plus față de operatorii obișnuiți de comparație, MS Access oferă trei operatori speciali utili pentru selectarea datelor: BETWEEN, IN, LIKE.

Interogări de parametri

Nu este întotdeauna posibil să se decidă la etapa de creare a unei interogări ce valori ar trebui să caute MS Access și, uneori, este necesară o condiție de selecție flexibilă, care se poate modifica în funcție de situația actuală. Prin urmare, în loc de o condiție de selecție care este direct introdusă în formularul QBE, puteți include un parametru în cerere și, în acest caz, înainte de a executa interogarea, MS Access va solicita de fiecare dată condiții specifice de selecție.

Pentru a seta un parametru, trebuie să introduceți un nume sau o frază între paranteze drepte () în linia „Criterii”. Ceea ce se află în paranteze este tratat de MS Access ca numele parametrului. Acest nume este afișat în caseta de dialog când se execută interogarea, deci este logic să folosiți o frază semnificativă ca nume de parametru. Mai mulți parametri pot fi specificați într-o singură cerere; numele fiecărui parametru trebuie să fie unic și informativ.

În mod implicit, MS Access convertește parametrii introduși în interogare într-un tip de date text. Cu toate acestea, deoarece câmpurile de text nu pot fi comparate cu câmpurile de dată, tipul de date pentru parametri trebuie setat exact. Pentru a face acest lucru, selectați comanda Cerere / Parametri din meniu, în urma căruia MS Access va deschide caseta de dialog „Parametri de interogare”. Introduceți parametrul fără paranteze pătrate în caseta de dialog și selectați tipul de date dorit.

Acum, pentru a executa interogarea, trebuie mai întâi să introduceți o valoare a parametrului, iar rezultatul interogării va conține doar acele câmpuri care satisfac valoarea parametrului specificat.

Câmpuri calculate în interogări

Este posibil să setați un calcul pe orice câmpuri din tabel și să faceți din valoarea calculată un câmp nou în setul de înregistrări. Pentru aceasta, sunt utilizate multe funcții încorporate în MS Access. Puteți crea un câmp într-o interogare folosind operații aritmetice pe câmpuri de tabelă sau puteți crea un câmp nou ca rezultat al concatenării câmpurilor de text sau a constantelor de caractere.

Un câmp calculat este creat prin simpla introducere a unei expresii de calcul într-o coloană goală din foaia de interogare QBE. Trebuie doar să compuneți interogarea corespunzătoare folosind numele câmpurilor. După finalizarea introducerii, expresia va arăta astfel:

Expresia 1: [Câmpul1] „operator” [Câmpul2]

Numai numele câmpurilor sunt încadrate între paranteze drepte. MS Access folosește automat „Expresia 1” ca nume al expresiei calculate. Puteți schimba acest nume cu ceva mai semnificativ.

Când construiți expresii complexe, MS Access sugerează utilizarea unui utilitar numit „Expression Builder”. Pentru a accesa „Expression Builder”, faceți clic pe un câmp gol din formularul QBE, apoi - pe butonul „Build” de pe bara de instrumente.

Interogări rezumative

Interogările rezultate sunt semnificativ diferite de cele obișnuite. Pot folosi două tipuri de câmpuri. Există câmpuri după care datele sunt grupate și câmpuri pentru care se efectuează calcule. În plus, puteți include mai multe câmpuri pentru a defini condițiile de interogare.

Pentru a compune interogarea finală, în modul Constructor de interogări, selectați pictograma „OPERAȚII DE GRUP” sau utilizați comanda Operațiuni de vizualizare / grupare... Ca urmare, linia „Operațiune de grup” va apărea în formularul de solicitare . Apoi selectați din listă funcția „Grupare” pentru câmpul corespunzător.

Interogări pe mai multe tabele

Având în vedere posibilitățile interogărilor bazate pe un singur tabel, este ușor să organizați o vizualizare a datelor combinate din mai multe tabele conexe. Selectarea datelor din mai multe tabele este deosebit de utilă atunci când creați formulare și rapoarte.

Mai întâi, deschideți o fereastră Constructor de interogăriși adăugați tabele care conțin informațiile de care aveți nevoie. Dacă folosind mai devreme comanda Conexiuni a fost stabilită o relație între tabele, MS Access o va detecta automat. Această relație va fi afișată ca o linie trasată între câmpurile din tabele. Dacă nu există nicio relație între tabele, trebuie să stabiliți una.

Apoi, trebuie să definiți parametrii de comunicare. Arată spre linia de conectare și alege comanda Opțiuni de vizualizare / combinare. Aceasta va deschide o casetă de dialog care oferă trei opțiuni pentru definirea parametrilor de comunicare.

După aceea, trageți câmpurile din tabelele principale și subordonate în formularul de interogare. De obicei, există mai multe înregistrări care conțin informații despre obiecte decât sunt înregistrări pentru categoriile lor. Prin urmare, MS Access afișează categoria de câte ori este nevoie. Prin urmare, dacă zece obiecte diferite corespund unei categorii, categoria se va repeta de zece ori.

Notă: Câmpurile tabelului principal într-o relație unu-la-mulți nu pot fi modificate ca urmare a unei interogări afișate în modul tabel. În plus, aceste câmpuri pot conține valori duplicat.

Orice interogare selectată poate fi convertită în interogări de creare a tabelelor. În acest caz, se creează un tabel care conține rezultatul curent al interogării.

Interogări încrucișate

MS Access acceptă un tip special de interogare sumară numită interogare încrucișată. Această interogare vă permite să vedeți valorile calculate într-un tabel încrucișat, similar cu o foaie de calcul.

Imaginați-vă un tabel de produse care conține trei câmpuri de date: Tip, Furnizor și Preț. Pentru fiecare categorie de mărfuri, este necesar să se stabilească suma prețurilor mărfurilor, cu indicarea furnizorului.

Pune în fereastră Constructor de interogări tabelul „Produse”. Apoi porniți linia „Operație în bloc” alegând comanda Vizualizare / Grup operațiuni... Apoi trageți câmpul de date „Tastați” în formularul de solicitare. Pentru acest câmp, selectați Grupare din listă.

În a doua coloană a formularului de solicitare, trageți câmpul de date Furnizor. Pentru această coloană, selectați și Grupare.

Trageți ultimul câmp „Preț” în formularul de solicitare. Selectați „Sumă” pentru acest câmp.

Când se execută o interogare, rezultatul acesteia este afișat în modul tabel, a cărui primă coloană va conține toate tipurile de bunuri, în a doua - pentru fiecare tip, va fi afișat numărul furnizorilor, iar în ultima coloană - suma prețurilor mărfurilor de acest tip și ale acestui furnizor.

Acum trebuie să convertiți interogarea finală într-o interogare încrucișată. Pentru a face acest lucru, selectați comanda Cerere / Cruce.

Alegerea acestei comenzi duce la înlocuirea liniei „Ieșire pe ecran” cu o nouă linie „Crosstab” sub forma unei interogări. Toți ceilalți parametri rămân nemodificați. Câmpul „Tipul” din tabelul original va fi folosit ca antet de rând. Prin urmare, din caseta de listă Crosstab, selectați Row Header. Pentru coloana Furnizor, selectați Anteturi de coloană din lista Crosstab.

Suma prețurilor articolelor trebuie plasată în celulele tabelului încrucișat. Prin urmare, pentru acest câmp, selectați Valoare din lista Crosstab.

Când se execută o interogare, rezultatul acesteia este afișat în modul tabel, în care numerele de categorie servesc drept titluri de rând. În plus, pentru fiecare furnizor, suma prețurilor articolelor din tabla încrucișată este plasată într-o coloană separată.

Notă: Când creați un tabel încrucișat, puteți selecta un singur câmp ca conținut al tabelului și un singur câmp ca titluri de coloană. Mai multe câmpuri ale tabelului sursă pot fi, de asemenea, specificate ca anteturi de rând.

Ștergeți solicitările

Toate interogările de mai sus sunt legate de interogări selectate, care vă permit doar să selectați și să vizualizați date din tabele. Următoarele solicitări sunt cereri de acțiune care vă permit să modificați informațiile stocate.

O interogare de ștergere elimină date specifice din tabele. Înainte de a construi o interogare de ștergere, ar trebui să luați în considerare ce înregistrări să ștergeți. Cea mai fiabilă metodă este de a crea în prealabil o interogare selectată.

În modul Constructor de interogări selectați tabelul care urmează să fie șters ulterior. Apoi definiți criteriile și vedeți rezultatul interogării afișat în vizualizarea în tabel. Comutarea rapidă între modurile de proiectare și de execuție se efectuează de obicei folosind pictogramele cu același nume aflate pe bara de instrumente.

Numai dacă rezultatele interogării conțin numai înregistrări care trebuie șterse, trebuie să transformați interogarea selectată într-o interogare de ștergere.

Pentru a face acest lucru, selectați comanda din bara de meniu Solicitare / Ștergere... După aceea, MS Access dezactivează liniile „Sortare” și „Afișare” din formularul de interogare. Aceste linii nu sunt necesare pentru solicitările de ștergere. În plus, textul „Stare” este afișat într-o nouă linie „Ștergere” pentru toate coloanele formularului de solicitare. Cu toate acestea, acest lucru nu modifică criteriile.

Dacă executați o interogare selectând pictograma „RUN”, MS Access nu va afișa rezultatul interogării pe ecran. În schimb, apare un mesaj care indică câte înregistrări vor fi șterse în tabelul original. Puteți întrerupe procesul de ștergere făcând clic pe butonul „Anulare”. Cu toate acestea, făcând clic pe OK se vor șterge definitiv înregistrările care îndeplinesc criteriile de interogare.

Actualizați solicitările

O cerere de actualizare vă permite să actualizați unele informații stocate, a căror actualitate a expirat în momentul curent.

Mai întâi, creați o nouă interogare de selecție și introduceți criteriile pentru selectarea înregistrărilor de modificat. Numai dacă rezultatul interogării îndeplinește cerințele specificate, ar trebui să fie convertit într-o interogare de înlocuire. Pentru a face acest lucru, selectați comanda Solicitare / Actualizare... Aceasta va dezactiva liniile „Afișare” și „Sortare” din formularul de solicitare. Ambele linii nu sunt necesare pentru cererea de înlocuire. În schimb, este inclusă o nouă linie „Actualizare”. Noile expresii pentru înregistrările care trebuie înlocuite trebuie introduse în această linie. Rețineți că tipul de date al expresiei trebuie să se potrivească cu tipul de date al câmpului din tabelul sursă.

GardenCo

Sortarea datelor

Informațiile din tabele pot fi sortate în ordine descrescătoare sau crescătoare după unul sau mai multe câmpuri. De exemplu, puteți sorta tabelul clienților în ordine alfabetică cu numele de familie ca primul câmp de sortare și prenumele ca al doilea. Rezultatul este o listă similară cu cea găsită în agenda telefonică.

În unele cazuri, sortarea este utilizată pentru a grupa datele tabulare în conformitate cu un principiu specific. De exemplu, dacă sortați informațiile despre adresă după codul poștal înainte de a imprima etichete poștale, etichetele vor fi grupate în funcție de cerințele serviciului poștal.

În acest exercițiu, veți utiliza diferite moduri de sortare a datelor într-un tabel și formular. Dosarul va fi folosit ca folder de lucru Office XP SBS \ Access \ Chap12 \ Sort... Urmați pașii de mai jos.

1. Deschideți baza de date GardenCo situată în folderul de lucru.

2. Deschideți masa Cliențiîn modul tabel.

3. Pentru a sorta tabelul după câmpul State, faceți clic oriunde în coloana State, apoi faceți clic pe buton. Intrările vor fi sortate după regiune.

Sfat... De asemenea, puteți utiliza comenzile Sortare ascendentăși în meniu Înregistrări sau faceți clic dreapta pe o coloană și apoi faceți clic pe comanda necesară în meniul contextual.

4. Pentru a inversa ordinea de sortare (presupunând că cursorul este încă în coloană Stat), faceți clic pe buton Sortează descrescător... Înregistrările pentru Oregon sunt acum în partea de sus a listei. În ambele cazuri, sortarea a fost efectuată alfabetic, dar datele din teren Oraș sunt aranjate la întâmplare. Evident, lista beneficiază de comanda orașelor din regiuni.

Deși esența sortării pare destul de evidentă, nu este atât de simplă pentru un computer. Accesul poate trata datele digitale atât ca numere, cât și ca text. Câmpurile care conțin, pe lângă numere, spații, liniuțe sau semne de punctuație (cum ar fi în coduri poștale sau numere de telefon) sunt tratate ca câmpuri de text. În schimb, câmpurile care conțin date precum prețul sau cantitatea sunt considerate numerice. La sortarea câmpurilor de text, toate înregistrările sunt sortate mai întâi după primul caracter, apoi după al doilea și așa mai departe - până la ultimul. Sortarea datelor numerice se efectuează după valorile lor în ordine crescătoare sau descendentă. Această abordare poate duce la rezultate neașteptate. Tabelul următor prezintă rezultatele sortării primei coloane în funcție de conținutul său text sau numeric.

Pentru a sorta o casetă de text care conține numere în ordine crescătoare sau descrescătoare, trebuie să le blocați cu zerouri în direcție la aceeași lungime. De exemplu, datele 001, 011, 101 vor fi sortate corect chiar dacă sunt definite ca text.

Sfat... Când sortați înregistrările după mai multe câmpuri, sortarea se efectuează secvențial, de la stânga la dreapta. Prin urmare, câmpurile de sortare trebuie să fie contigue și în ordinea corectă.

5. Pentru a plasa coloana Statîn stânga câmpului Oraș, faceți clic pe antetul coloanei și trageți-l spre stânga până între câmpuri Abordareși Oraș o linie întunecată nu va apărea.

6. De când coloana Stat este deja evidențiat, apăsați tasta (Schimb)și faceți clic în antetul coloanei Oraș pentru a răspândi selecția în ambele coloane.

7. Faceți clic pe butonul Sortare ascendentă pentru a sorta intrările după regiune și oraș în ordine crescătoare (orașele vor fi sortate în regiuni).

Sfat... Când vizualizați înregistrări în modul formular, le puteți sorta, dar numai după un câmp. Pentru a face acest lucru, faceți clic în câmpul necesar, apoi faceți clic pe unul dintre butoane Fel.

8. Deși ordinea coloanelor din tabel Clienți nu contează cu adevărat, întoarce în continuare coloana Stat la locul său original.

9. Salvați și închideți masa Clienți.

10. Închideți baza de date.