Beating să-mi trimită o copie a mesajului prin poștă. Reguli de bază ale corespondenței de afaceri prin e-mail. La care. Copie. Copie ascunsă

Comunicarea de afaceri este propria sa lume cu propriile sale legi. Multe depind de modul în care respectăm aceste legi: impresia pe care o facem colegilor și partenerilor, productivitatea muncii și chiar avansarea în carieră.

Un loc aparte în comunicarea de afaceri îl ocupă corespondența de afaceri, care este datoria zilnică a majorității lucrătorilor de birou și nu numai. Capacitatea de a conduce corespondența de afaceri în mod corespunzător poate fi de un bun ajutor pentru a încheia tranzacții profitabile și pentru a vă modela imaginea afacerii.

Să aruncăm o privire la câteva dintre caracteristicile unei scrisori de afaceri. Deci, corespondența comercială este:

• utilizarea expresiilor șablon și a clișeelor
• neutralitate emoțională,
• acuratețea semantică și concizia prezentării,
• argumentare bine structurată.

Corespondența de afaceri în limba engleză este același set de reguli și clișee, dintre care unele recomandăm să le folosească tuturor celor care lucrează cu parteneri străini sau în companii internaționale. Vă aducem în atenție câteva fraze utile care vă vor înveseli corespondența de afaceri. Aceste fraze vă vor sublinia profesionalismul și vă vor ajuta să modelați imaginea unui om de afaceri. Începe? M!

1.Vă rugăm să găsiți atașat

Să începem cu clasicii. De multe ori este necesar să atașați diferite documente sau alte fișiere la o scrisoare. Pentru a anunța destinatarul despre prezența unui atașament, această expresie este perfectă. La urma urmei, cuvântul „Atașament” în traducere înseamnă „atașament”. Expresia trebuie folosită la sfârșitul scrisorii.

Iată câteva exemple de utilizare:

• Vă rugăm să găsiți atașat portofoliul meu.
• Vă rugăm să găsiți atașat o copie a acordului/contractului.

2.Am transmis

Această expresie poate fi folosită dacă trebuie să trimiteți scrisoarea către alți destinatari. Pentru a anunța destinatarul despre acest lucru, expresia „am trimis” este perfectă. De exemplu:

• Ți-am trimis CV-ul Annei.
• Ți-am trimis e-mailul lui John.

3.Am cc’ed

O persoană care nu este la curent cu toate secretele particularităților corespondenței de afaceri poate să nu înțeleagă ce înseamnă această abreviere ciudată. Dar suntem profesioniști. „I’ve cc’ed” este o abreviere care înseamnă „I have carbon copied”. Expresia înseamnă „pune pe cineva într-o copie pentru a primi scrisori”.

Deci, dacă trebuie să informați pe cineva că ați introdus alți destinatari în copie, nu ezitați să folosiți această expresie. De exemplu:

• Am trimis-o pe Sara pe acest e-mail.
• I-am trimis pe Jack și Jimmy pe aceste e-mailuri.

În ceea ce privește abrevierile care nu pot fi folosite în corespondența de afaceri, se face de obicei o excepție pentru acest caz.

4.Pentru detalii suplimentare

Această expresie este o modalitate dovedită de a vă încheia politicos scrisoarea în engleză. „Pentru mai multe detalii” înseamnă „pentru mai multe detalii”, „pentru mai multe detalii”. Exemple de utilizare:

• Pentru mai multe detalii contactati-ma oricand.
• Pentru mai multe detalii scrieți managerului nostru de vânzări.

O altă frază care să te ajute să termini politicos este „Dacă ai întrebări, te rog nu ezita să mă contactezi”. Tradus, aceasta înseamnă „Dacă aveți întrebări, nu ezitați să-mi scrieți”.

5.Aștept cu nerăbdare

Expresia „aștept înainte” înseamnă „așteaptă înainte”. Deci, dacă așteptați cu nerăbdare un răspuns sau o altă acțiune din partea destinatarului, atunci va fi destul de potrivit să folosiți această expresie. De exemplu:

• Astept raspunsul tau.
• Astept cu interes raspunsul tau.

Expresia este cel mai bine folosită la sfârșitul scrisorii.

Când scrii o scrisoare, trebuie să fii politicos chiar și atunci când nu prea ai chef. Abilitatea de a scrie scrisori competente în orice situație reflectă profesionalismul, bunele maniere și cunoștințele dvs. de etica în afaceri. În concluzie, vă reamintim că în corespondența de afaceri trebuie să arătați acuratețea formulării și o alfabetizare impecabilă. De asemenea, este inacceptabilă utilizarea abrevierilor (cu rare excepții).

Scrieți corect e-mailurile în engleză, dragi prieteni! Noroc!

E-mailul este folosit nu numai pentru trimiterea de mesaje, ci și pentru trimiterea de fișiere (documente, fotografii etc.). Ele sunt numite imbricate sau atașate.

Imbricat sau Fisier atasat(atașament) este un fel de fișier de pe un computer pe care îl adăugăm la o scrisoare pentru a o trimite prin e-mail.

Cum să atașați un fișier la un e-mail și să îl trimiteți

Să presupunem că vreau ca un document de pe computerul meu să ajungă pe computerul unui coleg. Îi cunosc adresa de e-mail, ceea ce înseamnă că pot să scriu o scrisoare din căsuța mea poștală și să-i atașez un fișier.

Când un coleg merge la poșta lui, va vedea un nou mesaj, în interiorul căruia va fi un document. Îl poate deschide direct prin e-mail sau îl poate descărca pe computer.

Tehnologia de transfer de fișiere este următoarea:

1. Deschidem caseta de e-mail.
2. Scriem o scrisoare: indicăm adresa de e-mail a destinatarului, subiectul și, dacă este necesar, tipărim mesajul.
3. Apăsați un buton special pentru a adăuga un fișier.
4. În fereastra care se deschide, selectați fișierul de pe computer.
5. Trimitem scrisoarea făcând clic pe butonul corespunzător.

Exemplu

1. Îmi deschid e-mailul și dau clic pe butonul pentru a scrie o scrisoare.

Yandex Mail:	Mail.ru:	Gmail.com:

2. Introduc adresa persoanei căreia vreau să-i trimit dosarul și indic subiectul.

Nu trebuie să tastați niciun text, pentru că trebuie doar să trimit fișierul. Dar de obicei îl imprimez: salut, explic ce trimit și de ce.

3. Pentru a atașa un fișier, dau clic pe butonul special de deasupra sau dedesubt (deasupra sau dedesubtul părții pentru introducerea textului).

Yandex Mail:	Mail.ru:	Gmail.com:

4. Se deschide o mică fereastră cu fișiere și foldere de pe computerul meu. În ea trebuie să găsesc ceea ce vreau să trimit.

Să presupunem că trebuie să trimit un document care se află pe computerul meu în unitatea D locală din folderul Contracte. Deci, în fereastra deschid unitatea locală D:

Și deschid folderul Contracte:

Fișierele care se află în acest folder sunt afișate. Îl găsesc printre ele pe cel pe care vreau să-l trimit și fac dublu clic pe el cu butonul stâng al mouse-ului.

Fereastra dispare, iar documentul meu apare deasupra sau sub butonul de atașare.

în Yandex.Mail:

în Mail.ru:

pe Gmail.com:

5. Pentru a trimite o scrisoare, dau clic pe butonul „Trimite”.

în Yandex.Mail:	în Mail.ru:	pe Gmail.com:

Imediat după aceea, mesajul meu cu documentul atașat va merge la adresa specificată. Iată cum îl va vedea destinatarul:

Observați pictograma agrafă de la sfârșit. Astfel, site-ul de mail arată că în interior există un fișier atașat.

După ce a deschis scrisoarea, destinatarul va vedea atât textul, cât și documentul, pe care le poate vizualiza sau descărca pe computer.

Cum să adăugați mai multe fișiere la un e-mail

Puteți adăuga mai multe fișiere de orice tip la o singură literă. Pot fi fotografii, documente, muzică și chiar videoclipuri.

Pentru a face acest lucru, nu este deloc necesar să trimiteți mai multe scrisori - puteți scrie una și adăugați tot ceea ce vrem să trimitem la ea. Se întâmplă așa: scriem o scrisoare, îi adăugăm un fișier, apoi, în același mod, un altul, un al treilea și așa mai departe.

Și dacă sunt mai mult de unul sau doi, dar mai mult de zece? Pot adăuga un folder întreg în loc de fiecare fișier separat?

Din păcate, nu puteți trimite prin e-mail folderul. Dar poate fi arhivat și atașat scrisorii.

Acest lucru se poate face chiar în fereastra prin care adăugăm fișierul care urmează să fie trimis. Faceți clic dreapta pe folder, selectați 7-Zip sau WinRAR din listă și creați o arhivă.

Apoi, în același loc, selectăm arhiva nou creată, adică facem dublu clic pe ea cu butonul stâng al mouse-ului.

Arhiva care conține folderul necesar pentru redirecționare este atașată scrisorii. Rămâne doar să-l trimitem.

Nuanțe

Dacă intenționați să trimiteți mai mult de trei fișiere într-o scrisoare, atunci este considerată o bună practică să le arhivați.

De exemplu, vreau să trimit zece fotografii unui prieten. Puteți, desigur, să trimiteți zece scrisori, fiecare adăugând o fotografie. Dar acest lucru nu este incomod nici pentru mine, nici, cu atât mai mult, pentru el. Prin urmare, decid să trimit o scrisoare la care atașez toate fotografiile.

În acest caz, mai corect ar fi să le puneți într-un folder de hotel pe computerul propriu-zis, apoi să îl arhivați și să adăugați arhiva rezultată atunci când trimiteți o scrisoare.

Ca urmare, va fi trimis un fișier, nu zece. Prietenului meu îi va fi mai ușor să îl descarce și să îl dezarhivească decât să urmărească (descărcare) fiecare fotografie separat.

Comprimați (reduceți dimensiunea) fotografiilor înainte de a le trimite prin e-mail.

Aceasta este mai mult decât o regulă de bună formă. Aceasta este o necesitate! Dar, din păcate, mulți utilizatori nici măcar nu știu despre asta.

Veți afla mai multe despre de ce este necesar acest lucru și despre cum să o faceți în lecția „Comprimarea unei fotografii”.

Exercițiu

1. Trimiteți o scrisoare de la adresa dvs. de e-mail cu un fișier atașat la propria adresă. Adică, în câmpul „Către”, introduceți adresa dvs. de e-mail. Dupa trimitere vei primi de la tine aceeasi scrisoare cu acest fisier atasat.
2. Deschideți scrisoarea și încercați să vedeți fișierul trimis direct prin e-mail. Apoi descărcați-l pe computer și deschideți-l direct de pe acesta.
3. Trimiteți scrisori la adresa dvs. cu mai multe atașamente (atât individual, cât și arhivate).
4. Încercați să trimiteți fotografii după ce le-ați comprimat.

Nu uitați să puneți destinatarii scrisorii într-o copie oarbă, dacă nu toți destinatarii ar trebui să se vadă.

BCC sau Blind Carbon Copy- aceasta este ceea ce se numește o copie oarbă în rusă. Datorită acesteia, destinatarul nu vede toate celelalte adrese la care ajunge scrisoarea. Această caracteristică se găsește în toate serviciile de e-mail, de la Outlook la Gmail, iar dacă încă nu știi despre existența ei, atunci este posibil ca colegii și clienții tăi să te displace.

În primul rând, o copie oarbă este o etichetă nerostită a corespondenței electronice. La fel cum nu merită, la fel nu merită să arăți nimănui adresele de e-mail ale altcuiva. Și chiar dacă totuși ai dat clic pe butonul tău preferat „Răspunde tuturor”, mesajul tău nu va ajunge la destinatari în BCC.

Nu toată lumea știe acest lucru, dar BCC nu numai că protejează adresele de e-mail de privirile indiscrete, ci funcționează și ca un fel de antivirus, împiedicând spam-ul să intre în computer. Acest lucru se datorează faptului că adresele de e-mail ascunse sunt inaccesibile virușilor care călătoresc prin e-mail. Și, deși adresa poștală de pe Internet nu este la fel de personală și importantă precum adresa dvs. de domiciliu, nu ar trebui să o lăsați în domeniul public - altfel spam-ul nu va fi evitat cel mai probabil.

Craig Child

jurnalist

„Bcc este locul în care pui contacte care nu ar trebui să fie vizibile pentru alte persoane. De obicei este folosit pentru mailing-uri și spam, dar acest câmp este convenabil și pentru a menține decența și pentru a nu afișa adresele de e-mail persoanelor din exterior. Cred că este o greșeală să crezi că oamenii se simt confortabil atunci când alții le văd adresele. De exemplu, dacă aceasta este o invitație la o petrecere: nu toată lumea se cunoaște, așa că adesea este inadecvat ca oamenii să-și vadă contactele. ”

Acum că v-ați creat e-mailul Gmail, puteți începe să trimiteți e-mailuri. Compunerea unui e-mail poate fi la fel de ușor ca și tastarea unui mesaj scurt. Puteți utiliza formatarea, atașamentele și semnăturile.

În acest tutorial, vă vom arăta cum să compuneți o scrisoare, să adăugați un atașament la un e-mail și cum să creați o semnătură care va apărea în toate e-mailurile dvs.

Scrie o scrisoare

O fereastră separată este folosită pentru a compune o scrisoare. Aici veți adăuga adresa de e-mail a destinatarului, subiectul și mesajul în sine. De asemenea, puteți utiliza diferite tipuri de formatare a textului și puteți adăuga atașamente. Opțional, puteți chiar să creați o semnătură care va fi adăugată la toate e-mailurile dvs.

Fereastra de compunere a scrisorii

1. Destinatari.

Acestea sunt persoanele cărora le trimiteți scrisoarea. Va trebui să notați adresa de e-mail a fiecărui destinatar.

În cele mai multe cazuri, veți adăuga destinatari în câmpul Către, dar puteți adăuga și destinatari în câmpurile Cc sau Bcc.

2. Cc și Bcc.

Copie înseamnă „copie exactă”. Acest câmp este folosit atunci când doriți să trimiteți un e-mail unei persoane care nu este destinatarul principal. În acest fel, puteți ține persoana informată în timp ce îi spuneți că nu trebuie să răspundă la e-mail.

Copie carbon oarbă înseamnă „copie carbon oarbă exactă”. Funcționează la fel ca Cc, dar toate adresele destinatarilor din acest câmp sunt ascunse. Astfel, folosirea acestui câmp este una dintre cele mai bune modalități de a trimite un e-mail unui număr mare de persoane și de a-l păstra confidențial.

3. Subiect.

Subiectul ar trebui să indice esența scrisorii. Subiectul trebuie să fie scurt, dar în același timp să informeze cu acuratețe destinatarul despre esența mesajului.

4. Corp.

Acesta este textul scrisorii. O scrisoare obișnuită cu un salut, câteva paragrafe, semnează-ți numele etc.

5. Butonul de trimitere.

Când ați terminat cu e-mailul, faceți clic pe butonul de trimitere pentru a-l trimite destinatarilor.

6. Opțiuni de formatare.

Faceți clic pe butonul Opțiuni de formatare pentru a le accesa. Formatarea vă permite să schimbați aspectul și stilul scrisului. De exemplu, puteți modifica dimensiunea și culoarea fontului, puteți adăuga link-uri.

7. Atașați fișiere.

Un atașament este un fișier (cum ar fi o imagine sau un document) care este trimis împreună cu un e-mail. Gmail vă permite să includeți mai multe atașamente într-un e-mail. Faceți clic pe butonul Atașați fișiere pentru a adăuga un atașament la e-mail.

Pentru a trimite un e-mail:

Dacă persoana căreia îi scrieți se află deja în agenda dvs., atunci puteți începe să-i introduceți prenumele, numele sau adresa de e-mail, Gmail va începe să afișeze contactele potrivite chiar sub câmpul Către. Puteți selecta pe cel dorit și apăsați tasta Enter pentru a adăuga adresa persoanei în câmpul Către.

Adăugarea de atașamente

Atașamentul Este un fișier (de exemplu, o imagine sau un document) care este trimis împreună cu scrisoarea. De exemplu, dacă sunteți în căutarea unui loc de muncă, puteți trimite CV-ul atașându-l la scrisoare, iar corpul scrisorii va deveni o scrisoare de intenție. Este o bună practică să includeți o mențiune a atașamentului în corpul e-mailului, mai ales dacă destinatarii nu se așteaptă să îl primească.

Nu uitați să atașați fișiere înainte de a face clic pe butonul Trimiteți. Este foarte frecvent ca utilizatorii să uite să atașeze fișiere înainte de a trimite un mesaj.

Pentru a adăuga un atașament:

1. În timp ce compuneți o scrisoare, faceți clic pe pictograma agrafă din partea de jos a ferestrei de scriere.
2. Va apărea o casetă de dialog pentru descărcarea fișierului. Selectați fișierul dorit și faceți clic pe Deschidere.
3. Atașamentul va începe descărcarea pe serverul de e-mail. Majoritatea atașamentelor sunt descărcate în câteva secunde, dar unele durează mai mult.
4. Când sunteți gata să trimiteți e-mailul, faceți clic pe Trimitere.

Puteți face clic pe butonul Trimiteți înainte ca atașamentul să fie încărcat pe server. Gmail va trimite e-mailul numai după ce a fost descărcat.

Gmail vă permite să adăugați diferite tipuri de formatare a textului.

• Faceți clic pe butonul Formatare din partea de jos a ferestrei de scriere pentru a deschide opțiunile de formatare.

1) Font

Există mai multe fonturi din care să alegeți în Gmail. Puteți schimba fontul întregii litere sau a câtorva cuvinte.

2) Dimensiunea fontului

În cele mai multe cazuri, nici nu te vei gândi la schimbarea mărimii fontului și vei folosi dimensiunea obișnuită a fontului, dar uneori, pentru a evidenția unele cuvinte, ai nevoie de o dimensiune diferită.

Aveți grijă cu această opțiune. Literele prea mari sau prea mici pot face litera imposibil de citit.

3) Bold, Italic, Subliniat

Puteți evidenția text făcându-l îndrăzneţ scrie cu italice sau subliniază.

4) Textul și culoarea de fundal

Într-o scrisoare informală, puteți schimba culoarea textului și a fundalului pentru unele cuvinte.

Încercați să evitați tonurile prea deschise, deoarece textul acestei culori este greu de văzut pe un fundal alb.

5) Alinierea

Puteți modifica alinierea textului din scrisoarea dvs.

6) Liste numerotate și marcate

Puteți scrie textul într-o listă numerotată sau cu marcatori.

Această metodă ajută la evidențierea fiecărui element din listă și la separarea lor unul de celălalt.

7) liniuță

Puteți crește sau micșora umplutura la stânga sau la dreapta.

8) Citat

Un citat este o altă modalitate de a evidenția o bucată de text.

9) Formatare clară

Pentru a elimina complet toate formatările din mesaj, faceți clic pe butonul Ștergere formatare.

10) Butonul Plus

Faceți clic pe butonul plus pentru a deschide opțiuni suplimentare: adăugați o fotografie, inserați un link, inserați un emoticon sau inserați o invitație.

Adăugarea unei semnături

O semnătură este un bloc de litere opțional care apare la sfârșitul textului în fiecare scrisoare pe care o trimiteți. În mod implicit, Gmail nu include o semnătură în e-mail, dar este ușor de remediat. De obicei, include numele și informațiile dvs. de contact: număr de telefon, adresa de e-mail. Dacă utilizați Gmail la serviciu, puteți include în semnătură titlul postului, numele și adresa companiei sau adresa site-ului web.

Nu uitați să păstrați semnătura scurtă. În loc să enumerați toate numerele de telefon, adresele de e-mail și poștale, este suficient să specificați câteva de bază.

Amintiți-vă că multe persoane vă vor putea vedea semnătura, așa că nu trebuie să includeți întotdeauna adresa de domiciliu sau alte informații personale. Mai mult, acest lucru se poate întâmpla chiar și atunci când le scrii prietenilor tăi, deoarece aceștia pot trimite scrisoarea ta către altcineva.